ROTEIRO PARA PRORROGAÇÃO DOS CONTRATOS CONTINUADOS

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SUPERINTENDÊNCIA REGIONAL DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL DA 10ª REGIÃO FISCAL
DIVISÃO DE PROGRAMAÇÃO E LOGÍSTICA
EQUIPE DE LOGÍSTICA
Roteiro para
PRORROGAÇÃO DO PRAZO DE VIGÊNCIA DE CONTRATOS DE SERVIÇOS CONTINUADOS
com fulcro no inc. II do art. 57 da Lei Federal nº 8.666/93 e IN SLTI nº 2/2008
Porto Alegre, 12 de junho de 2014.
ROTEIRO
Verificar a existência de previsão de prorrogação do prazo de vigência do contrato no instrumento convocatório e/ou no contrato e se o contrato está vigente, ou seja, verificar as prorrogações anteriores.
OBS: É nulo e sem nenhum efeito o aditamento de prorrogação celebrado após o término do prazo de vigência contratual.
Certificar-se da continuidade da necessidade da Administração de manutenção dos serviços contratados para o próximo período de vigência do contrato (12, 15 ou 20 meses). 
OBS: Nas contratações de serviços continuados, o contratado não tem direito subjetivo à prorrogação contratual (art. 30-A da IN SLTI nº 2/2008), porém a decisão sobre a prorrogação não é um ato totalmente discricionário da Administração, ou seja, não é uma faculdade prorrogar ou não ao seu talante o contrato existente. Desse modo, ocorridos os pressupostos de sua legitimidade (manutenção da necessidade dos serviços; interesse do contratado e obtenção de preços e condições vantajosas para a Administração), surge para a Administração Pública a obrigação de prorrogar o ajuste, pois sua atuação está vinculada a essas vantagens (Conforme Marçal Justen Filho e Diógenes Gasparini).
Obter declaração do fiscal do contrato atestando a boa execução dos serviços e propondo a prorrogação.
Analisar detidamente a planilha de custos e formação de preços, para:
Realizar negociação contratual para a redução/eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro período da contratação, sob pena de não renovação do contrato (inc. XVII do art. 19 e inc. II do art. 30-A, ambos da IN SLTI nº 2/2008).
OBS: Para os fins deste Roteiro, entende-se por custos fixos aqueles que não variam ao longo do prazo do contrato, como, por exemplo, os dos equipamentos, e por custos variáveis aqueles que, mesmo tendo valor fixo mensal na Planilha de Custos podem variar na prática, como, por exemplo, vale-transporte (depende de onde vão residir os empregados) e os encargos sociais que são calculados por índices estatísticos, que dependem dos percentuais de ocorrência (rescisão sem justa causa, auxílio-doença, licença-maternidade, etc).
Analisar prioritariamente os seguintes itens de custos: Aviso Prévio Trabalhado (item 5 do Anexo VII da IN SLTI nº 2/2008) e Equipamentos.
Poderá ser objeto de negociação para a prorrogação contratual eventual equívoco apresentado na proposta no dimensionamento dos quantitativos que favoreça a contratada, o qual será revertido para ela como lucro durante o período anterior à prorrogação (§ 2º do art. 23 da IN SLTI nº 2/2008).
OBS: Não há amparo legal para aumentar eventuais valores ou percentuais de itens de custos da planilha em que houve equívoco para menor na proposta da contratada, como o dimensionamento do quantitativo de vale-transporte (art. 23 e seu § 1º da IN SLTI nº 2/2008). Porém, existe amparo para negociar a redução, quando houver superdimensionamento de quantitativos.
Pesquisar, no mercado ou em outros órgãos e entidades da Administração Pública, preços e condições mais vantajosas, de forma a garantir a continuidade da contratação mais vantajosa, em relação à realização de uma nova licitação.
OBS 1: A regra é a obtenção de no mínimo 3 (três) preços para balizar a comparação com os preços praticados no mercado, conforme reiteradas deliberações do Tribunal de Contas da União - TCU. A não obtenção de 3 (três) preços deve ser devidamente justificada.
OBS 2: A pesquisa de preços é obrigatória para contratos celebrados antes da regras da IN SLTI nº 6/2013. Para contratos celebrados posteriormente à IN SLTI nº 6/2013 não será obrigatório se atendidas as condições do § 2º do art. 30-A da IN SLTI nº 2/2008, com a redação dada pela IN SLTI nº 6/2013.
Enviar correspondência/e-mail ao contratado solicitando que ele manifeste o interesse na prorrogação do prazo de vigência do contrato (a assinatura do termo aditivo supriria esta etapa), propondo, se for o caso, negociação para eliminação/redução de itens componentes de custos da planilha, justificando detalhadamente a pretensão da Administração para convencer o contratado e evitar a não prorrogação.
OBS: Sabe-se que as repactuações a que o contratado fizer jus e não forem solicitadas durante a vigência do contrato, serão objeto de preclusão com a assinatura da prorrogação contratual ou com o encerramento do contrato (§ 7º do art. 40 da IN SLTI nº 2/2008 e Acórdãos TCU nºs 1.827/2008 e 1.828/2008). Assim, a recomendação é alertar o contratado a esse respeito.
Solicitar complementação do valor da garantia, se for o caso.
Não prorrogar o contrato quando os preços estiverem superiores aos estabelecidos como limites pelas Portarias do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, nos contratos de Limpeza e Conservação e Vigilância, admitindo-se a negociação para redução dos preços; nem prorrogar quando o contratado tiver sido declarado inidôneo ou suspenso no âmbito da União ou do próprio órgão contratante, enquanto perdurarem os efeitos (incisos I e II do § 2º do art. 30-A da IN SLTI nº 2/2008); e nem quando não tiver regularidade trabalhista comprovada pela CNDT.
Inserir no processo documento que comprove a reserva de créditos (se for no mesmo exercício) ou previsão orçamentária de recursos (PROGORCAM) para o exercício seguinte.
 Inserir no processo a Declaração sobre a Lei de Responsabilidade Fiscal, assinada pelo Ordenador de Despesas (geralmente o Superintendente/Delegado/Inspetor), incluindo os dois exercícios posteriores, bem como a fórmula de cálculo adotada, se for o caso.
OBS: Para os contratos cuja vigência se encerra no dia 31/12, verificar se o sistema ainda exige NE para publicar o extrato do aditivo. Se ainda exigir, sugere-se utilizar a mesma NE do exercício.
Inserir no processo a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, comprovando a regularidade trabalhista da contratada (mesma da habilitação). A CNDT deverá ser impressa novamente na mesma data da celebração do aditamento.
Inserir no processo a Declaração do SICAF, comprovando a regularidade fiscal da contratada (mesma da habilitação). O SICAF deverá ser impresso novamente na mesma data da celebração do aditamento.
Inserir no processo consultas ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria Geral da União, no sítio www.portaltransparencia.gov.br/ceis, e ao Cadastro Nacional de Condenações Civis por Ato de Improbidade Administrativa (CNCIA), do Conselho Nacional de Justiça, no sítio www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php, para verificar se a contratada está impedida de licitar e contratar com a União. Essas consultas deverão ser feitas novamente na mesma data da celebração do aditamento.
Inserir no processo consulta ao Cadastro Informativo dos créditos não quitados de órgãos e entidades federais – CADIN. Essa consulta deverá ser feita novamente na mesma data da celebração do aditamento.
15) 	Elaborar minuta de termo aditivo, sempre verificando a atualização dos dados de modelo anterior.
Elaborar instrução/representação relatando os passos anteriores, com a proposição, à autoridade que celebrou o contrato, de prorrogação do prazo de vigência do contrato, tendo em vista ter sido comprovada a vantajosidade para a Administração. Justificar a prorrogação (§ 2º do art. 57 da Lei nº 8.666/93). Criar “barrinhas” de títulos para cada etapa, o que corresponderá a um verdadeiro roteiro. A instrução/representação é o documento que organiza/sistematiza todo o procedimento da prorrogação, para fins de compreensão pela autoridade e assessoria jurídica.A autoridade deve se manifestar expressamente sobre a vantajosidade da contratação e sua comprovação e da correção dos cálculos efetuados.
Aprovação da autoridade que celebrou o contrato e autorização para o encaminhamento à PRFN/4ªR.
Encaminhar o processo à PRFN/4ªR para aprovação da minuta de termo aditivo, com antecedência razoável para análise e, se for o caso, aprovação.
Inserir no processo declaração do SICAF, na mesma data que constar no termo aditivo, comprovando a regularidade fiscal da contratada (mesma da habilitação), inserindo a comprovação no processo.
Inserir no processo consulta da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, na mesma data que constar no termo aditivo, comprovando a regularidade trabalhista da contratada (mesma da habilitação) inserindo a comprovação no processo (Lei nº 12.440/2011).
Inserir no processo consulta ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), da Controladoria Geral da União, no sítio www.portaltransparencia.gov.br/ceis, e ao Cadastro Nacional de Condenações Civis por Ato de Improbidade Administrativa (CNCIA), do Conselho Nacional de Justiça, no sítio www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php, na mesma data que constar no termo aditivo (mesma da habilitação), para verificar se a contratada está impedida de licitar e contratar com a União (Acórdão TCU Plenário nº 1793/2011).
Inserir no processo consulta ao Cadastro Informativo dos créditos não quitados de órgãos e entidades federais – CADIN, na mesma data que constar no termo aditivo, (inciso III do art. 6º c/c o art. 8º da Lei nº 10.522/02). Exigência da PRFN/4ªR para contratação e prorrogações.
Colher as assinaturas no termo aditivo. O termo aditivo da prorrogação deve, obrigatoriamente, ser assinado antes da extinção do prazo de vigência. É nulo o aditivo celebrado com data posterior à data de extinção do prazo de vigência.
Encaminhar o processo à autoridade superior à que celebrou o contrato, para aprovação do termo aditivo, obrigatoriamente se o valor do contrato (considerando suas prováveis prorrogações) for superior a R$ 80.000,00.
Publicar no DOU o extrato do termo aditivo até o 5º dia útil do mês seguinte (somente o pregão na forma presencial tem prazo distinto das demais modalidades, ou seja, até 20 dias depois da assinatura, conforme art. 20 do Decreto nº 3.555/2000). Quando da publicação no SIASG/SICON, adicionar o valor do aditivo para o próximo período de vigência do contrato.
Remeter uma via, com aviso de recebimento, do termo aditivo ao contratado.
Cronogramar o aditivo no SIASG/CRONOGRAMA.
CONSIDERAÇÕES FINAIS:
Este roteiro foi elaborado para ser utilizado pelas Delegacias/Inspetorias/Alfândegas/Superintendência da 10ª Região Fiscal.
Este roteiro não exime a necessidade de acompanhamento das alterações periódicas que ocorrem sobre a matéria tratada, nem substitui as orientações expedidas pelos órgãos competentes sobre o assunto. Cada Delegacia/Inspetoria/Alfândega/Superintendência poderá adequar este roteiro em função de suas peculiaridades locais, desde que sejam cumpridas as formalidades essenciais.
Não há a pretensão de que este roteiro seja definitivo no assunto e, portanto, poderá ser aperfeiçoado por meio do envio de sugestões dos colegas que atuam na área de licitações e contratos.
Este documento foi elaborado por diversos colegas da RFB que atuam na área de licitações e contratos administrativos. A coordenação foi da Equipe de Logística da Divisão de Programação e Logística da Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil da 10ª Região Fiscal, Porto Alegre/RS. 
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