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Dicas para Escrever E-mails e Circulares

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Unidade 7 – Comunicação escrita no domínio empresarial
E-mail e circular
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Para que a comunicação atinja seu propósito, é preciso que o enunciador construa o enunciado, considerando as condições de produção (qual gênero, qual seu objetivo, de que lugar social escreve etc.) e de recepção de sua mensagem (quem é seu enunciatário, que tipo de relação há entre eles etc.).
Condições de produção e recepção da mensagem
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Como se trata de um texto escrito produzido em uma situação em que enunciador e enunciatário, provavelmente, não estarão juntos, deve-se primar pela:
Clareza
Concisão
Precisão
Objetividade
Cuidados com a escrita
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Termos rebuscados ou formais demais quando a situação não os exigir: 
Destarte (Dessa maneira); Outrossim (Igualmente)
Expressões redundantes:
“antecipar para antes”; “conclusão final”; “conviver junto”; “elo de ligação”; “encarar de frente”; “ganhar grátis”; “subir pra cima”; “descer pra baixo”; “há anos atrás” (o verbo haver já indica tempo decorrido); “metades iguais”; “panorama geral”; “exportar para fora”; “planos para o futuro”; “protagonista principal”; “repetir de novo”; “cabeça decapitada”; “planejar antecipadamente”; “surpresa inesperada”.
Evite, portanto:
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Escrever um e-mail formal não é como escrever uma carta comercial, embora os dois sejam bastante semelhantes.
Os fatores mais importantes para escrever um e-mail formal perfeito são a concisão, a clareza e o português correto.
E-mail 
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Use uma saudação adequada; dirigir-se ao destinatário pelo nome é o melhor a se fazer. Se necessário, use pronomes formais como, por exemplo, Sr., Sra. ou Dr. junto ao sobrenome do destinatário, seguido por uma vírgula.
Fuja de frases vazias, como “venho por meio deste” por serem justamente óbvias; ninguém recebe um documento com “hoje, não é por meio deste...”.
Quando for o caso, é importante que você se apresente já no primeiro parágrafo. Isso inclui dizer por que motivo você está escrevendo aquele e-mail e, caso não conheça a pessoa, onde você conseguiu o endereço eletrônico dela. Por exemplo: “O Meu nome é Joana. Estou entrando em contato para…”.
Tente ao máximo escrever uma mensagem curta, pois, apesar de ser algo formal, continua sendo um e-mail e deve ter essa característica.
Certifique-se de não divagar sobre o assunto, mas ir direto ao ponto. Procure falar sobre os assuntos mais importantes. 
Como iniciar o e-mail
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Estudar e saber das regras de gramática, ter vocabulário e saber como ordenar as palavras contribuem para tornar compreensível o conteúdo do seu e-mail.
Verifique exaustivamente a ortografia e a gramática. As caixas de mensagem do gmail, hotmail e muitos outros já dispõem de ferramentas de verificação da ortografia e da gramática do texto da mensagem. Já não há desculpas para não escrever corretamente as palavras.
Organize seu texto em parágrafos de acordo com a abordagem dada ao assunto em questão.
Não escreva textos somente em letras maiúsculas. Elas dificultam a leitura e dão a impressão de que quem escreveu estava gritando.
Não escreva textos somente em letras minúsculas. Elas dão a impressão de descaso ou mesmo de preguiça.
Não envie e-mails irrelevantes o tempo todo. O mundo corporativo não tem tempo a perder. Envie apenas o que realmente interessa ao seu interlocutor.
Não escreva e-mails muito longos. Seja sucinto no corpo do e-mail. Se for necessário escrever mais, envie um anexo.
Conteúdo do e-mail
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No fim da sua mensagem, use termos formais, tais como “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”. Não use a abreviação “Att.”
Assine os e-mails com seu nome completo e, caso ache necessário, acompanhado de seus telefones para contato.
Como fazer a despedida
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Como tratar os anexos do e-mail
Sempre que enviar documentos anexos ao mail, informe no corpo da mensagem e deve listar esses documentos.
Dê nomes adequados aos documentos que anexa ao e-mail.
Após finalizar o seu e-mail formal, revise tudo, procure por erros escondidos e veja se a mensagem está adequada para ser transmitida ao destinatário do e-mail formal.
Se achar necessário, solicite comprovativo de leitura, por vezes é muito útil.
Cuidado com os recursos CC e CCO!
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A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas.
Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários.
Este documento oficial deve ter:
1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
2. Título e número (circular nº 02/2009);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)
Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode-se colocar (em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular.
Circular
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Sabe-se que o desperdício de papel é um dos maiores problemas enfrentados pelos gestores. Nessa perspectiva, assuma a condição de diretor geral de uma organização e redija uma circular, informando aos colaboradores de todo o departamento administrativo que a empresa adotou uma nova política para o uso de folhas de papel: esse material só poderá ser usado para impressão de documentos oficiais que dizem respeito à comunicação externa. Proponha medidas alternativas que possam ser adotadas nas demais situações em que as folhas se fazem necessárias. 
Após redigir sua circular, você deverá encaminhá-la por e-mail (jaqueline.cardoso@prof.una.br) para que os líderes de cada setor a distribuam. 
Proposta
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Unidade 8 - Oratória
Recursos e técnicas para apresentação oral
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Na apresentação oral, tem-se como objetivo fazer com que um público específico consiga receber, de forma eficaz, a mensagem cujo propósito pode ser variado: persuadir, informar, conscientizar/alertar, instruir etc.
Nesse sentido, é preciso que se leve em conta que retemos as informações da seguinte forma:
10% do que lemos;
20% do que ouvimos;
30% do que vemos;
50% do que vemos e ouvimos;
Em função disso, na apresentação oral, devemos nos valer da combinação do discurso ORAL + material VISUAL.
Planejamento da apresentação
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Devemos, então, definir:
Para que público vou falar?
Quanto tempo tenho para fazer a apresentação?
Qual é minha intenção?
Quais recursos vou utilizar?
Como vou verificar se consegui atingir meu objetivo?
 
Planejamento da apresentação
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Esse elemento orientará a forma como você deverá:
 abordar o assunto (forma/informal; genérica/específica; técnica/vulgar etc.);
usar a linguagem;
se portar e, até mesmo, se trajar. 
Para que público vou falar?
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Saber usar o tempo a seu favor é fundamental numa apresentação oral. Para isso, é necessário determinar qual é o seu principal objetivo e organizá-la em torno dessa meta, eliminando aquilo que é secundário e dando prioridade ao que é fundamental.
Assim, deve-se destinar:
15% para a INTRODUÇÃO
75% para o DESENVOLVIMENTO
10% para a CONCLUSÃO
Quanto tempo tenho para fazer a apresentação?
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Quando temos claro o propósito de nossa comunicação, fica mais fácil traçarmos as estratégias que nos permitirão atingir nossos objetivos.
A depender do propósito da apresentação oral (persuadir, informar, conscientizar/alertar, instruir ), podemos usar recursos diferentes, como exibir um vídeo, apresentar um depoimento, realizar uma dinâmica, fazer uma demonstração prática, mostrar fotos etc. 
Qual é minha intenção?
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Além da fala, é importante lançar mão de recursos adicionais, como:
quadro;
slides;
autoridades no assunto (depoimentos, ilustração etc.);
objetos (no caso de demonstrações e dinâmicas)
participação da plateia.
Quais recursos vou utilizar?
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Segundo , quando não se tem objetivo, qualquer resultado é bom. Por isso, tão importante quanto traçar o objetivo é verificar se ele foi atingido. Para isso, é preciso que se defina qual recurso será utilizado para esse fim.
Isso pode se dar através de:
Questionário oral – o apresentador elabora perguntas sobre o conteúdo abordado e confere se houve dúvidas da parte da plateia.
Dinâmicas de grupo – o apresentador realiza uma dinâmica cujo resultado evidencia se o grupo compreendeu ou não a mensagem da apresentação oral.
Espaço para perguntas – o apresentador abre espaço para que o público lhe faça perguntas.
Avaliação escrita - o apresentador entrega uma folha para que os participantes avaliem a apresentação oral a partir de seus objetivos.
Como vou verificar se consegui atingir meu objetivo?
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O uso das Linguagens 
na apresentação oral
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Usar vocabulário adequado ao público;
Evite usar gírias;
Flexione a voz: não mantenha um tom constante; crie contrastes;
Lance mão de exemplos e analogias quando eles forem necessários; 
Seja objetivo e conciso;
Procure usar a norma padrão da língua portguesa.
Linguagem Verbal
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Lembre-se de que seu corpo fala. Por isso, ao falar:
posicione-se com o corpo ereto, com uma boa postura de pé; 
nunca fique na frente do equipamento ou do recurso visual; 
olhe nos olhos das pessoas que estão em sua plateia;
demonstre motivação, energia e não seja indiferente, apático;
evite os excessos/exageros na gesticulação, no andar, na repetição das muletas da linguagem (né, aí, ok, enfim etc.).
Linguagem não verbal
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A introdução é um convite aos ouvintes para prestar atenção à mensagem que você trouxe. Eles esperam o melhor de você e querem gostar do que vão assistir. Então, para despertar e cativar o interesse do ouvinte:
 Apresente-se, expondo os motivos que o levaram a escolher o tema em pauta, transmita aos espectadores o seu interesse pelo tema, revele o que o habilita a estar ali, quais os objetivos do trabalho, o que a plateia ganhará por ouvi-lo, quais são as suas expectativas de troca com o público.
 Determine quais são os três pontos principais da palestra.
 Esquematize: quanto tempo durar a apresentação, que metodologia você vai adotar, quais os recursos que vai usar e se haverá espaço para perguntas.
 Comece fazendo uma pergunta instigadora à plateia (desde que você conheça a resposta e esteja preparado para a participação da plateia).
 Destaque a importância do assunto.
 Relacione o tema com o passado, presente e futuro.
 Lance várias perguntas a ser respondidas durante a explanação.
 Conte uma pequena parábola, uma história; ou comece interpretando o verso de um autor famoso.
 Faça a ligação do tema com a vida das pessoas da plateia.
 Relacione o tema com um fato histórico.
Organizando a apresentação
INTRODUÇÃO
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O desenvolvimento é o espaço que se tem para agrupar, reunir os argumentos mais consistentes que darão veracidade e credibilidade às ideias que você defende.
Organizando a apresentação
DESENVOLVIMENTO
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A conclusão de um discurso é quando o comunicador sintetiza e resume com precisão e ênfase os temas que foram apresentados durante a etapa do desenvolvimento. A conclusão não deve ser repetitiva, mas expandir a ideia central, destacando os principais pontos.
Uma característica dos bons desfechos é tecer comentários sobre o futuro e projetar perspectivas. Quanto maior for a relação entre o que foi dito e o que pode vir a acontecer, mais chances você terá de conquistar o público. Além disso, os ouvintes poderão avaliar melhor o conteúdo do que foi exposto.
Procure ser breve em suas conclusões. O assunto já foi dissecado em partes, esclarecido em minúcias e exposto em detalhes. Use o máximo possível dos recursos e das técnicas que a comunicação oferece para deixar a conclusão marcante. Seja enérgico, breve e ritmado. Procure demonstrar ao seu público que os dados e os raciocínios apresentados são coerentes e sensatos.
Use uma frase sugestiva para deixar a sua marca de forma positiva.
Organizando a apresentação
CONCLUSÃO
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