relatorio parcial de estágio (Isadora Matheus) (1) (1)

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RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO - OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL
SEMESTRE 2017.3 EAD
Aluno (a): Isadora Januário Matheus 
Matrícula: 201501182081
Empresa: Subsecretaria Municipal de Esportes e Lazer
Endereço da empresa: Rua Maia de Lacerda 167, 6º andar, Estácio, Rio de Janeiro, RJ – CEP: 20250-001
Telefone da empresa: 3973-3636
Site/e-mail da empresa: www.rio.rj.gov.br/web/smel, isadora.smel@gmail.com
APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
A Subsecretaria de Esporte e Lazer, que é vinculada à Secretaria Municipal da Casa Civil da Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro, tem como competência formular, implementar e gerir a Política Pública de Esportes e Lazer no Município do Rio de Janeiro. 
As estratégias incluem a gestão, a infraestrutura e a promoção de ações associadas ao esporte que sustentem a premissa que o Município se torne referência na gestão sustentável do esporte.
Estão sobre responsabilidade do Órgão as Vilas Olímpicas: Nilton Santos (Ilha do Governado), do Vidigal, do Encantado, Dr. Sócrates Brasileiro Sampaio de Souza Vieira de Oliveira (Pedra de Guaratiba), da Mangueira, Félix Mieli Venerando (Honório Gurgel), Manoel Francisco dos Santos – “Mané Garrincha” (Cajú), Artur da Távola (Vila Isabel), Professor Manoel José Gomes Tubino (Mato Alto), Oscar Schimidt (Santa Cruz), Clara Nunes (Acarí), Jornalista Ary de Carvalho (Pedra de Guaratiba), Carlos Castilho (Alemão), da Gamboa, Mestre André (Padre Miguel), da Maré, CIAD – Centro Integrado de Atenção à Pessoa Portadora de Deficiência Mestre Candeia, GREIP – Grêmio Recreativo e Esportivo dos Industriários da Penha, Parque das Vizinhanças Carlos Roberto de Oliveira “Dicró” (Piscinão de Ramos), Parque das Vizinhanças Dias Gomes (Deodoro), Centro Esportivo Miécimo da Silva, Centro Esportivo Waldir Pereira “DIDI”, Parque Radical de Deodoro, Cidade da Crianças Leonel Brizola, Arena Carioca 3, o Parque Machado de Assis (Santo Cristo) e o Polo Jardim Bangu. O Órgão conta também com o Programa Rio em Forma Olímpico implantado como núcleos dentro das comunidades. 
Estes Equipamentos Esportivos são gerenciados por Organizações Sociais contratados pela Subsecretaria. Organização social é uma qualificação, um título, que a Administração outorga a uma entidade privada, sem fins lucrativos, para que ela possa receber determinados benefícios do Poder Público (dotações orçamentárias, isenções fiscais etc.), para a realização de seus fins, que devem ser necessariamente de interesse da comunidade.
A) PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO
Fui provida no cargo de Agente de Administração do Quadro Permanente do Município do Rio de Janeiro, hoje lotada na Subgerência de Analise de Despesas e Organizações Sociais da Gerência de Analise de Contratos e Convênios da Coordenadoria de Esportes e Lazer e Inclusão Social.
Seguem abaixo as atividades por mim desempenhadas:
Atestação das despesas / análise de contrato
Ao receber as faturas ou nota fiscal via correio/e-mail, tenho que ter conhecimento de todas as condições de contratação, para examinar e analisar se o serviço está sendo executado ou o material/equipamento está sendo entregue, e acompanhar a execução da despesa em todas as suas fases utilizando planilha informatizada. 
Devo propor ao ordenador de despesa aplicação de penalidade ao fornecedor/prestador de serviço em caso de atraso, inexecução ou descumprimento das condições de contratação;
A atestação sem ressalvas indicará que o recebimento se deu em condições satisfatórias. A atestação é materializada através da assinatura, carimbo e data. Após, envio para o setor de orçamento que coleta mais duas atestações e encaminha a fatura para liquidação no Tesouro Municipal.
Acompanhamento de consumo com concessionárias (Ligth, CEDAE E FOZ 5).
Ao receber as faturas analiso o consumo mensal de cada unidade esportiva, por meio de planilhas que me servirão de base para saber com o consumo anual de serviço de concessionaria. Esses dados servirão como base para a Lei Orçamentária Anual (LOA), que é uma lei elaborada pelo Poder Executivo que estabelece as despesas e as receitas que serão realizadas no próximo ano.
E possível verificar também a variação de um mês para o outro, se houve alta muito grande de consumo. Quando ocorre, solicitamos a concessionaria prestadora do serviço correspondente para verificamos possíveis problemas, como vazamento de água, ou furto tanto de água quanto de energia elétrica.
Revisão dos editais de Convocação Publica para processos seletivos de Gestão das Unidades Esportivas.
A Convocação Publica para processo seletivo de Gestão é feita individualmente para cada Unidade Esportiva. Antes de ser publicado no Diário Oficial do Município do Rio de Janeiro (http://doweb.rio.rj.gov.br/) analiso profundamente o edital, em busca de possíveis erros que possam invalidar todo o processo seletivo. Conferencia das metas a serem atingidas pelas Organizações que serão adjudicadas, datas e horários das aberturas dos envelopes, estimativas de valores, entre outros. Após envio estes arquivos e tudo que sair posteriormente em relação a este assunto no D.O. Rio, para ser publicado no banner do e-compras rio (http://ecomprasrio.rio.rj.gov.br/editais/banners_lista.asp), portal de compras da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, onde as empresas que tem interesse em fornecer serviços e produtos para a prefeitura por meio de licitações podem encontrar todas as informações pertinentes.
Gestão de Estoque
Como gestora do estoque na unidade consumidora de materiais, tenho como função:
O recebimento dos materiais da unidade armazenadora e conferência do material solicitado através do SIGMA - Sistema de Informações Gerenciais de Material;
A estocagem, zelando pela conservação do material, pela segurança contra arrombamento, desvio, estrago e extravio, providenciando as condições necessárias para evitar deterioração e perda;
O controle, registrando as atividades realizadas, com auxilio de planilha informatizada, onde facilita nas consultas e elaboração de relatórios como consumo médio, para que o consumo não ultrapasse o estoque de segurança, e me dá informações para providenciar o ressuprimento em tempo hábil, minimizando assim desperdícios e/ou prejuízos;
O manuseio e a distribuição do material de acordo com as necessidades dos usuários.
Aquisição de materiais e serviços por meio de dispensa de licitação
No serviço publico é possível efetuar compras ou serviços de pequeno valor, indispensáveis ao atendimento de situações de emergências, sem ter a necessidade de se fazer uma Licitação. É o que chamamos de Dispensa de Licitação, respeitando os limites fundamentados no artigo 24 da Lei 8666/93. 
Ao Receber a demanda pela Coordenadoria, consulto previamente no setor de orçamento se há verbas para a possível contratação/aquisição. Se não, informo a coordenadoria a indisponibilidade orçamentária e aguardo novo posicionamento. Se sim, faço um memorando de abertura de processo. Coleto a assinatura do coordenador no memorando, e entrego o memorando assinado no protocolo para abertura de processo. Ao receber o processo pelo protocolo, elaboro o termo de referência onde terá todas as informações do serviço que pretendo contratar ou produtos para adquirir, tempo de entrega, especificações, quantidades, endereço de entrega, entre outros. Faço a pesquisa de preço solicitando a diversos fornecedores ou prestadores de serviço que me envie proposta de preços (preciso de no mínimo 3). Elaboro um quadro demonstrativo da pesquisa, onde é possível ver claramente qual foi a proposta mais vantajosa. No site da Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro (http://www.rio.rj.gov.br/web/cgm/tabelas) encontramos uma tabela, atualizada quinzenalmente para termos uma estimativa de preços nos dar uma base para analisar as propostas. Solicito os documentos e certidões que qualifica a empresa que apresentou menor preço. Faço a Solicitação de Despesa no sistema FINCON (sistema informatizado corporativo da Prefeitura do Riode Janeiro destinado a registrar e evidenciar, com base nas leis orçamentárias, de licitações, Código de Administração Financeira do Município do Rio de Janeiro e seu regulamento e controle interno, fatos relacionados aos processos administrativos de despesa, bem como aos eventos orçamentários, financeiros e patrimoniais.), elaboro os despachos de aprovação do termo de referência e autorização para a execução da dispensa. Coleta as assinaturas do coordenador e da subsecretária. Envio para o setor orçamentário que providenciará a publicação no Diário Oficial do Município. Após a publicação, recebo a nota de empenho pelo setor orçamentário e à envio juntamente com a ordem de execução de serviço ou de fornecimento de Material para a empresa vencedora. Recebo o material e confiro os produtos ou execução do serviço. Junto com os materiais ou no final da execução do serviço a empresa envia a nota fiscal, onde eu faço todo o procedimento de atestação de despesa mencionado acima.
Controle dos aparelhos celulares e modem 4G
Sou responsável pela distribuição, orientação e recolhimento dos aparelhos celulares e modem 4G, disponibilizados pela prefeitura no âmbito da Subsecretaria de esportes e Lazer. Utilizo planilhas eletrônicas elaboradas por mim e termo de responsabilidade quando entrego um aparelho ao usuário. Quando devolvido, assino que o usuário devolveu naquela data e no estado x de conservação. Em caso de roubo do aparelho solicito um aparelho novo, mediante Registro de Ocorrência e em caso de defeito, envio para a assistência técnica da operadora.
Gestão das Impressoras
As impressoras que utilizamos fazem parte de um contrato de prestação de serviços (assistência técnica), com fornecimento de materiais (toner e papel). Sou responsável pela solicitação de reposição de suprimento e ou chamado técnico.
Gestora do setor de informática
Na prefeitura quem faz o serviço de TI é a Empresa Municipal de Informática – IPLANRIO. Como gestora tenho a responsabilidade de: solicitar login de acesso nos computadores, habilitação de acesso as pastas, criação de e-mails corporativos, solicitação de manutenção quando o defeito é genérico, e autorização de alguma solicitação feita pelo usuário direto na central de atendimento da Empresa. 
Gestora no SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Faço o cadastramento ou exclusão de funcionários neste sistema, que serve para consultar, cadastrar ou tramitar processos dentro do âmbito da Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro.
Desenvolvo estas atividades desde: 02/01/2017 até o atual momento.
B) CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO
Missão da empresa
Contribuir com a política pública do esporte e lazer na cidade do Rio de Janeiro, promovendo a inclusão social por intermédio do esporte, do lazer, mecanismos que são fundamentais para o crescimento do indivíduo e, principalmente, na formação da cidadania.
Contribuição das atividades desenvolvidas por você para o alcance dos objetivos organizacionais. 
Contribuo fiscalizando os serviços e produtos, para que estes sejam executados nas condições estabelecidas em contratos. Dou Suporte nos processos seletivos para a escolha da Organização Social que fará a gestão de cada equipamento esportivo. Cuido para que não falte material de trabalho, comprando e distribuindo de forma efetiva e eficaz. 
Permito a comunicação, por meio de uma boa gestão das linhas telefônicas e fluides no trabalho por intermediar a Subsecretaria com a Empresa Municipal de Informática.
C) RELACIONAR AS ORIENTAÇÕES E TREINAMENTOS RECEBIDOS E APRENDIZAGEM DECORRENTE
Neste período não realizei nenhum treinamento externo ou interno.
Quando recebia alguma tarefa que eu desconhecia o procedimento, primeiro buscava orientação dentre os meus colegas de trabalho, depois consultava no órgão controlador que é subsecretaria de serviços compartilhados. Buscava também nas legislações em vigor ou algum manual.
D) RECURSOS UTILIZADOS NAS ATIVIDADES – MANUAIS E EQUIPAMENTOS
Lei 8666/93
Decreto nº 34012 de 20/06/2011 consolidação dos procedimentos para atestação de despesa
Manual de rotinas e procedimentos sobre gestão de estoque no Município do Rio de Janeiro
Norma pesquisa de preços - material – Nor-Pro-Infralog-200
Norma pesquisa de preços - serviço – Nor-Pro-Infralog-201
Sigma – Sistema de Informações Gerenciais de Material
Fincon – http://finconrr.rio.rj.gov.br
E-mail
telefone
Planilhas no excel
Sicop –Sistema Único de Controle de Protocolo
Portal da Prefeitura – www.rio.rj.gov.br
E) RESULTADOS ESPERADOS EM RELAÇÃO AS SUAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA: 
Dados que servirão de tomada de decisão quanto à renovação de contratos.
Que não falte suprimentos necessários para a execução de tarefas 
Medição dos contratos dentro do prazo previsto
Dados necessários para responder qualquer questionamento que qualquer órgão externo possa solicitar
Realização dos serviços programados dentro dos eventos
Pró-atividade
Trabalho em equipe
F) RESULTADOS ALCANÇADOS
Despesas atestadas e liquidadas
Contratos cumpridos ou em execução de acordo com as condições estabelecidas na contratação
Convocações Publicas já finalizadas ou em fase de finalização
Estoque atendendo a demanda dos usuários
Aquisições finalizadas com sucessos (Ex. café, carimbos, troféus, medalhas)
Controle de aparelhos e modens (quantidade total, quantidade em uso, quantidade disponível)
Soluções de suprimento e manutenção das impressoras
Solicitação do serviço de TI
G) INDICADORES RELACIONADOS AO SEU DESEMPENHO PROFISSIONAL
CONHECIMENTO DO TRABALHO - aplicação dos métodos e procedimentos adequados aos objetivos do trabalho;
PONTUALIDADE – cumprimento do horário de trabalho;
ASSIDUIDADE – comparecimento ao trabalho com permanência produtiva;
ORGANIZAÇÃO – Observação de prioridade, adequada utilização de recursos, cumprimento dos prazos estabelecidos;
INICIATIVA – apresentação de sugestões para melhoria do trabalho, e/ou busca de participação e solução em situações previstas e imprevistas;
ESPIRITO DE EQUIPE – compromisso e corresponsabilidade no alcance dos resultados, colaboração com a equipe;
RELACIONAMENTO INTERPESSOAL – respeito à individualidade no trato com as pessoas;
AUTODESENVOLVIMENTO - manifestação de interesses em se desenvolver profissionalmente, busca de aprendizagem no ambiente de trabalho e receptividade às criticas coma finalidade de superar dificuldades; 
COMUNICAÇÃO – ouvir e compreender seus superiores, colegas de trabalho subordinados e público em geral, verificação do entendimento das informações transmitidas e recebidas, clareza na forma de se expressar;
CUIDADO COM MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E AMBIENTE – manutenção dos materiais, equipamentos e ambiente de trabalho organizado, providências quanto à reposição de material;
H) DIFICULDADES ENCONTRADAS X OPORTUNIDADES
Dificuldades:
Prazo de execução – Algumas demandas chegam com muito pouco prazo de execução.
Ruído na comunicação – Retenção de dados importantes para execução do serviço. 
Treinamento específico
Oportunidades:
Aprendizado – Desafios quando demandam algo que não sei o procedimento
Construção de network – Conheço várias pessoas a cada troca de gestão da pasta.
I) FATORES OBSERVADOS
Como você percebe os seguintes fatores no exercício do seu estágio na empresa
Tenho liberdade para articular e obter opções de resolução, e espaço para questionar, sugerir, modificar, implementar novas ideias porem a decisão final é sempre do Coordenador
Ao iniciar o período das atividades que exponho neste relatório a atmosfera da organização e de sua área de trabalho estava bastante harmônica, porem como é um Órgão Publico e as mudanças de Gestão são constantes, neste momento em que finalizo o meu relatório parcial, o clima é de expectativas, pois mudanças estão para acontecer.
É nítida a existência de dois tipos de hierarquia, a formal e a informal (pela lei dos mais antigos).Em meio às turbulências que enfrento, estou satisfeita sim aonde eu trabalho.
	J) CRITICAS
	 Não se aplica.
	 L) SUGESTÕES DE MELHORIA
	Plano de carreira para servidores;
Manual mais completo sobre as atividades administrativas dentro dos Órgãos Públicos;
Call center para tirar dúvidas não sanadas em manuais ou ajudas dos companheiros de trabalho. 
	 M) CATEGORIA PROFISSIONAL DO ORIENTADOR / SUPERVISOR DO ESTÁGIO OU SUPERVISOR, CHEFIA OU GERÊNCIA DA ATIVIDADE PROFISSIONAL. 
	Subgerente de análise de Despesas e Organizações Sociais da Gerência de acompanhamento de Contratos e Convênios