PROGRAMA 5S

Prévia do material em texto

PROGRAMA 5S
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...................................................................................3
2. CONCEITO ........................................................................................4
3. PRINCÍPIOS.......................................................................................5
3.1. SEIRI SENSO DE UTILIZAÇÃO.....................................................5
3.1.1. Conceito ............................................................................................5
3.1.2. Benefícios ........................................................................................5
3.2. SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO...............................................5
3.2.1. Conceito ............................................................................................5
3.2.2. Benefícios ........................................................................................6
3.3. SEISOU SENSO DE LIMPEZA ......................................................6
3.3.1. Conceito ............................................................................................6
3.3.2. Benefícios .........................................................................................7
3.4. SEIKETSU SENSO DE SAÚDE.....................................................7
3.4.1. Conceito ............................................................................................7
3.4.2. Benefícios .........................................................................................8
3.5. SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA ...................................8
3.5.1. Conceito ............................................................................................8
3.5.2. Benefícios .........................................................................................9
4. 5S E AS ORGANIZAÇÕES ...............................................................10
4.1. IMPLEMENTAÇÃO ..........................................................................10
4.2. OBJETIVOS ......................................................................................11
4.3. VANTAGENS ....................................................................................12
REFERÊNCIAS............................................................................................15
RESUMO
CONCEITOS DO PROGRAMA 5S
Criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reconstrução e reestruturação do país que necessitava reorganizar suas indústrias e melhorar a produção devido à alta competitividade do mundo pós-guerra, o programa 5S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização e otimização do ambiente de trabalho e dos processos nas empresas.O programa 5S visa conscientizar todos da organização da necessidade e da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É uma reeducação cultural que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados. Vislumbra e objetiva termos nas organizações ambientes limpos, organizados, com asseio, bem como o bem estar das pessoas, proporcionando condições para uma maior produtividade.
O Programa baseia–se em cinco conceitos, conceitos estes que na verbalização em japonês, sua língua original, começam com a letra S:
1.º S – Seiri – Senso de Utilização e Descarte
2.º S – Seiton – Senso de Arrumação e ordenação
3.º S – Seiso – Senso de Limpeza
4.º S – Seiketsu – Senso de Saúde e Higiene
5.º S – Shitsuke – Senso de Auto-Disciplina
Para facilitar a memorização, o SEBRAE utiliza outra sigla para ensinar estes conceitos em português. É o programa De OLHO:
De=> de Descarte
O=> de Organização
L=> de Limpeza
H=> de Higiene
O=> de Ordem mantida
1. INTRODUÇÃO
A globalização transformou o mundo dos negócios, e as empresas
visualizando a agressividade da concorrência global perceberam que não estavam
mais sozinhas no mercado, e começaram a buscar cada vez um diferencial, seja
retendo os melhores talentos humanos ou implantando programas de qualidade,
ações estas que fazem grande diferença diante da concorrência. Os consumidores
também mudaram sua postura, hoje são mais informados, conscientes e exigentes,
procuram produtos e serviços de alta qualidade e eficiência.
Segundo o site 5S não adianta as empresas apenas possuírem os recursos, é
preciso saber utilizá-los, organizá-los, mantê-los e descartá-los da melhor maneira
possível, para isto existem os programas de qualidade que auxiliam nestas tarefas.
A experiência demonstra que qualquer programa de melhoria da qualidade e
produtividade deve iniciar-se com a mudança de hábitos dos colaboradores quanto à
limpeza, organização, asseio e ordem do local de trabalho , ou seja, os recursos
humanos têm um papel fundamental neste processo (MARTINS; LAUGENI, 2005, p.
463).
O 5S é um destes programas, que surgiu no Japão no início dos anos 1950,
para melhorar o ambiente das fábricas e desenvolver o país, destruído pela
Segunda Guerra Mundial , para os japoneses um ambiente de trabalho limpo e
organizado proporciona aumento da produtividade e melhoria da qualidade. O nome
do programa é baseado nas iniciais de cinco palavras japonesas Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu e Shitsuke (ANDRADE,1996, p. 91).
Este programa japonês de organização foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa,
com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das
pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios,
reduzindo custos e aumentando produtividade das instituições (DAYCHOUW, 2007,
p. 148), ou seja, foi criado para ajudar as pessoas e as empresas a administrar da
melhor maneira os seus recursos.
Os 5S podem ser praticados por qualquer pessoa, em qualquer circunstância,
pois transmite a ideia de que a melhoria de pequenas coisas, praticadas de forma
habitual, persistente e honesta, pode atingir resultados extraordinários.
Este programa chegou ao Brasil em 1991 com a abertura do mercado
realizada pelo governo Collor, nesta época as empresas brasileiras começaram a
4
buscar um diferencial para competir com as multinacionais e os produtos importados
que invadiam o país.
2. CONCEITO
O 5S é um dos programas de qualidade mais difundido nas organizações
hoje, pois implica em profundas mudanças comportamentais, tanto em questão de
pensamento e atitudes quanto em relação à cultura organizacional, pois envolve
todos os membros da empresa dentro e fora dela (MELO, 2011).
O 5S é um programa, ou um conjunto de ferramentas, usado para promover
a qualidade nas organizações (MELO, 2011, p. 145). É o bom senso que pode ser
ensinado, aperfeiçoado, praticado para o crescimento humano e profissional, por
isto, convém se tornar um hábito, costume e cultura.
Bertaglia (2009, p. 437) considera que os 5S constituem uma técnica
utilizada para estabelecer e manter a qualidade ambiental na organização,
adotando-se procedimentos efetivos .
É algo simples, acessível a qualquer pessoa, por menor que seja seu grau de
instrução , por isto pode ser implantado em qualquer tipo de empresa e pode ser
estendido para a vida pessoal dos envolvidos (MARTINS; LAUGENI, 2005, p. 464).
Sua implementação mudou radicalmente a percepção de que as indústrias
ou os locais de produção poderiam ser sujos, bagunçados e desorganizados
(SELEME; STADLER, 2008, p. 36).
Este programa somente tem efeito se os recursos humanos da empresa
estiverem informados, envolvidos e comprometidos com o processo, caso contrário,
as ações não surtiram efeito, portanto as pessoas são a chave para o sucesso do
5S.
O 5S não é a solução de todos os problemas de qualidade, mas é
considerado o primeiro passo para projetos mais audaciosos como as certificações
ISO, entre outros. Após se adaptarem ao 5S os recursos humanos da organização
estarão mais dispostos a mudarem, facilitandoa implantação de qualquer outro
programa de qualidade (CASSEMIRO, 2010). Além disto, aprenderam a ter prazer
em cuidar do patrimônio da empresa e do ambiente de trabalho, lutando para que
tudo fique sempre agradável.
5
3. PRINCÍPIOS
3.1. SEIRI SENSO DE UTILIZAÇÃO (ORGANIZAÇÃO, SELEÇÃO)
3.1.1. Conceito
Segundo o site 5S o senso de utilização ajuda a desenvolver a noção de
utilidade de cada recurso disponível, ensina a destinar o lugar onde cada coisa pode
ser mais útil e eficiente.
O Seiri consiste em fornecer aos funcionários os conhecimentos necessários,
através de treinamentos, palestras, reuniões, entre outros, para que tenham
discernimento para identificar e separar o que é necessário e útil, do que é
desnecessário e inútil (SELEME; STADLER, 2008). Descartando ou reciclando
aquilo que é considerado desnecessário para o exercício das atividades. Tomando
medidas preventivas para eliminar os excessos, evitando custos, desgastes e
prejuízos desnecessários (BERTAGLIA, 2009).
Resumindo é utilizar os recursos disponíveis com bom senso e equilíbrio,
evitando ociosidade e carência, devendo manter no ambiente somente os recursos
necessários (CEBRAC, 2005, p. 88).
3.1.2. Benefícios
Liberação de espaços para diversos fins;
Reciclagem de recursos escassos;
Recolocação de pessoas que não estejam sendo bem utilizadas;
Combate ao excesso de burocracia;
Diminuição de custos.
3.2. SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO (CLASSIFICAÇÃO, SISTEMATIZAÇÃO,
ARRUMAÇÃO)
3.2.1. Conceito
O Seiton consiste em manter as coisas em seus devidos lugares, de modo
que possam ser facilmente localizados sempre que necessário (MELO, 2011,
p.146), por isto nesta fase o objetivo é identificar e organizar todos os recursos,
utilizando para isto critérios e métodos mais eficientes e efetivos para definir os
6
locais apropriados para guardar os recursos. Os locais apropriados são escolhidos
de acordo com a facilidade para armazenagem, identificação, manuseio, reposição,
retorno ao local de origem após o uso . Também inclui saber dividir o que é
profissional do que é pessoal, além de aprender a distribuir o tempo de maneira
eficiente (BERTAGLIA, 2009, p. 438).
Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Ter o que é
necessário, na quantidade certa, na hora e lugar certo traz vantagens operacionais
(OLIVEIRA, 2008, p. 350).
Resumindo significa dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer
um excelente sistema de comunicação visual para rápido acesso a eles (CEBRAC,
2005, p. 89).
3.2.2. Benefícios
Economia de tempo na busca de materiais, produtos, objetos ou documentos;
Diminuição do cansaço físico por motivos desnecessários;
Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;
Evita compras ou pagamentos em duplicidade;
Facilita o controle de estoque;
Maior controle sobre o que cada empregado usa;
Diminuição do estresse por buscas mal sucedidas.
3.3. SEISO SENSO DE LIMPEZA (ZELO)
3.3.1. Conceito
Seiso é manter o ambiente de trabalho e os equipamentos utilizados sem
poeira, sujeira ou resíduos de qualquer espécie. Envolve também a produção de
menos lixo e sua correta destinação (MELO, 2011, p.148).
Para Andrade (1996) o Seiso orienta a eliminar toda a sujeira, mantendo o
ambiente arrumado, purificando assim além do ambiente, o corpo e o espírito das
pessoas.
Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as fontes de sujeira
juntamente com suas respectivas causas.
Nesta fase se busca desenvolver em cada empregado a importância de
estar em um local limpo, o que proporciona um ambiente de trabalho de
7
qualidade e segurança. O foco principal está na utilização adequada do
local, das máquinas e equipamentos, agindo de modo a evitar que estas
máquinas gerem ou acumulem sujeiras, poluindo o ambiente
(CASSERMIRO, 2010).
O processo de limpeza deve ser efetuado por todas as pessoas , ou seja,
existe uma responsabilidade individual pela limpeza. Esse processo também é
válido no aspecto da manutenção das informações , para que as mesmas sempre
estejam atualizadas para possíveis tomadas de decisão (BERTAGLIA, 2009, p. 439).
Ter um senso de limpeza equivale a praticar a limpeza de maneira habitual e
rotineira, sobretudo, não sujar (CEBRAC, 2005, P. 89).
3.3.2. Benefícios
Sentimento de bem estar nos empregados;
Sentimento de excelência transmitido aos clientes;
Evita danos a materiais e produtos;
Previne e minimiza a ocorrência de acidentes;
Maximizar a qualidade dos produtos;
Reduz a necessidade de manutenção dos equipamentos.
3.4. SEIKETSU SENSO DE SAÚDE (ASSEIO, HIGIENE, INTEGRIDADE,
PADRONIZAÇÃO)
3.4.1. Conceito
A manutenção da ordem, da arrumação e da limpeza conquistados nos três
passos iniciais e a extensão de tais ações aos próprios funcionários formam o
Seiketsu, nesta etapa a preocupação é a higiene e a saúde do trabalhador, ou seja,
eliminar tudo que possa prejudicar o trabalhador e colocar em risco sua saúde, isto
envolve ergonomia, medicina e segurança do trabalho, entre outros (MELO, 2011, p.
148).
Nesta fase a empresa deve buscar humanizar o ambiente de trabalho,
ajudando a desenvolver o cuidado de cada empregado com si mesmo e com o
colega de trabalho, dando ênfase ao relacionamento interpessoal.
8
Para Andrade (1996, p. 77 e 78) o Seiketsu ensina a eliminar as fontes de
acidentes e evitar vícios e abusos físicos e mentais , proporcionando bem estar e
qualidade de vida.
De acordo com o site 5S o senso de saúde auxilia a padronizar o
comportamento, os valores e as práticas favoráveis à saúde física, mental e
ambiental. Para isto os funcionários devem participar do desenvolvimento desses
padrões , para que se sintam parte do programa e coloquem em pratica o que foi
definido (BERTAGLIA, 2009, p. 439).
A integração dos recursos e as ações anteriores, são medidas que
transformam o ambiente de trabalho em um lugar mais saudável, agradável, limpo e
seguro (CEBRAC, 2005). E padronizando os 3S anteriores eles se tornam hábitos e
ajudam na busca de melhores resultados tanto para a empresa quando para os
colaboradores (MARTINS; LAUGENI, 2005).
3.4.2. Benefícios
Contribui para um ambiente de trabalho saudável e harmonioso;
Preserva a vida pelo seu valor;
Reduz o absenteísmo;
Possibilita que o empregado transforme sua energia física e mental em
trabalho;
Eleva a motivação e a satisfação dos trabalhadores com o trabalho.
3.5. SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA (COMPROMISSO, ORDEM,
EDUCAÇÃO)
3.5.1. Conceito
Este é o último S e o mais complexo de todos,
nesta fase os repensáveis pelo programa verificam se a essência do
programa foi alcançado, e que independentemente da fiscalização da
empresa, as atitudes, pensamentos e comportamentos de cada um estão
voltados à prática diária de cada senso. A autodisciplina requer de cada
empregado à consciência e um constante aperfeiçoamento em atitudes
diárias no uso da criatividade em sua atividade, na comunicação
interpessoal, no compartilhamento de valores, onde cada empregado possa
buscar desenvolver seu próprio senso de ordenação, assumindo o
compromisso com a metodologia adotada, de modo que, fazendo sua parte,
possa contribuir para o desenvolvimento do todo (CASSEMIRO, 2010).
9
Segundo o site 5S o senso de autodisciplina orienta a adaptação às novas
realidades, para que as relações com o ambiente e as pessoas sejam recicláveis e
sustentáveis de forma saudável.
É manter de forma disciplinada tudo o que leva a melhoria do local de
trabalho, da qualidade e da segurança do colaborador, como por exemplo
conscientizá-lo do uso correto dos equipamentos de proteção individual, ou seja,
fazer com que os colaboradores pratiquem continuamente os 5S (MARTINS;
LAUGENI, 2005). Porque a pessoa autodisciplinada toma a iniciativa de fazer o que
precisa ser feito , mas para que isto aconteça é preciso estimular os colaboradores
melhorando a comunicação, atribuindo responsabilidades e dando autoridade,
lançando desafios compatíveis com as habilidades e educando a criatividade
(CEBRAC,2005, P. 90).
Tudo isto faz com que as pessoas executem os 5S a todo momento, porque
compreendem e reconhecem as melhorias que o programa oferece (BERTAGLIA,
2009), incorporando assim o 5S como um modo de vida pessoal e profissional.
O Skitsuke também indica que é preciso fazer auto-avaliação, tomar decisões
e ter atitudes para melhorar sempre que necessário, levando a melhoria continua
(ANDRADE, 1996).
3.5.2. Benefícios
Cumprimento dos procedimentos operacionais;
Constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento dos empregados;
Concretização da gestão participativa;
Melhor entrosamento entre empregados e gerentes;
Confirmação/reavaliação dos valores da empresa;
Incentivo a capacidade criativa dos empregados;
Cumprimento de acordos;
Iniciativa de auto desenvolvimento pessoal e profissional;
Iniciativa de identificar e resolver problemas;
Maior índice de participação espontânea em equipes de trabalho.
10
4. 5S E AS ORGANIZAÇÕES
De acordo com o site 5S este programa prepara e atende as empresas que
querem evitar desperdícios, eliminar perdas e adquirir certificações de qualidade,
que buscam sempre a melhoria continua do local de trabalho.
Os 5S podem ser implantados como um plano estratégico que, ao longo do
tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da
qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças
comportamentais em todos os níveis hierárquicos (CEBRAC, 2005, p. 88).
Hoje a maioria das organizações de grande e médio porte vêm adotando o 5S
para facilitar a Qualidade Total (ANDRADE, 1996), pois o programa 5S é uma
alternativa simples e econômica para o combate aos desperdícios, conservação de
recursos naturais e aumento da rentabilidade do capital investido, em qualquer tipo
de empresa ou instituição (CEBRAC, 2005, p. 91), ou seja, é um modelo que
permite fácil aplicação em diversos ambientes e faz com que pequenas mudanças
no dia-a-dia proporcionem bons resultados.
Para o sucesso do programa deve-se seguir os sensos aplicando-os um após
o outro, contando com a participação de todos os funcionários. Este é o grande
desafio das empresas brasileiras, pois a tendência é relaxar e com o tempo a
empresa volta a ser o que sempre foi e fica claro que não houve a mudança de
cultura, que é fundamental para o sucesso e manutenção do programa, se a
mudança não acontece todo o programa não faz sentido (CASSEMIRO, 2010).
Alguns exemplos de empresas brasileiras que implantaram e mantêm o
programa 5S conquistando bons resultados são: CEMAN, CVRD, CSN, RHODIA,
FORD, PETROBRÁS, PRONOR, BRAHMA, CARAÍBA METAIS, MARCOPOLO,
AZALÉIA, FIAT, SESI, ACESITA, BELGO-MINEIRA, FIESC, OLSEN, entre outras.
4.1. IMPLEMENTAÇÃO
A metodologia de implantação do programa 5S pode ser modificada para
situações diferentes, dependendo de variáveis como o tamanho da empresa e o
grau de cumplicidade dos funcionários para com o seu trabalho, entre outras
(CASSEMIRO, 2010).
Segundo Bertaglia (2009) para se implementar os 5S todos da organização
devem estar comprometidos com o processo, a sensibilização da alta administração
11
é essencial para que o programa aconteça de fato, a maioria das implementações
seguem os seguintes passos:
Criação e composição do comitê responsável pelo programa;
Análise da situação ou do ambiente de trabalho;
Elaboração do plano de implantação do programa;
Definição das tarefas diárias;
Elaboração do cronograma;
Realização de reuniões para formalizar e anunciar oficialmente o programa
aos interessados;
Treinamento e desenvolvimento para que as pessoas saibam resolver os
problemas que vão surgindo, com suas próprias ideias, solucionando-os mais
rapidamente;
Execução dos 5S;
Apresentação dos resultados e premiações;
Documentar todo o processo, através de fotos, relatórios, planilhas, entre
outros, para demonstrar a todos os envolvidos as ações aplicadas e os resultados
obtidos;
Inspeção, avaliação e manutenção dos locais de trabalho, além de receber
manter o canal de comunicação livre para dar e receber feedback, para assegurar
que o programa esta sendo seguido, e que os resultados levaram a uma melhoria
continua, caso contrário tomar medidas corretivas.
O responsável pela implantação deve utilizar outras ferramentas de apoio
como o PDCA, Brainstorming, estrutura de solução de problemas, relacionar causa e
efeito, além de ser muito criativo (RAMALHO, 2009).
4.2. OBJETIVOS
Alguns objetivos do programa são (CEBRAC, 2005, p. 88):
Melhorar do ambiente de trabalho;
Prevenir acidentes;
Incentivar a criatividade;
Rediz os custos;
Desenvolver o trabalho em equipe;
Eliminar desperdícios;
12
Melhorar as relações humanas;
Maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis;
Melhorar da qualidade de produtos e serviços.
4.3. VANTAGENS
O site 5S citou as principais vantagens que o seu homônimo gera para as
indústrias:
Libera áreas, otimizando o espaço físico;
Evita desperdícios;
Melhora relacionamentos;
Facilita as atividades e localização de recursos disponíveis;
Proporciona qualidade de vida;
Proporciona produtos e serviços com mais qualidade.
Para Bertaglia (2009) os benefícios mais comuns do 5S são:
Simplificação do ambiente de trabalho;
Elimina aspectos desnecessários e atividades que não agregam valor;
Proporciona melhor qualidade, eficiência e segurança;
Melhora a imagem da empresa;
Diferencial competitivo;
Eleva o nível de participações dos funcionários na busca de melhorias.