02 Ms Project Regular

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OFICINA
MS Project
OFICINA 02
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OFICINA 02
Revisão
Introdução à Ferramenta
Monitor, deixamos um vídeo na pasta que apresenta as fases de um projeto através de desenho animado. 
Caso ache interessante aplique com a sua turma. 
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REVISÃO
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REVISÃO
Você lembra em quantas fases um projeto é dividido?
 E quais são elas?
Vamos rever cada uma delas?
Questione os alunos sobre o conteúdo visto anteriormente, despertando o interesse dos alunos.
Faça questionamentos, para a revisão fique interativa e os alunos participam.
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REVISÃO
 Planejamento
 Iniciação
 Execução
 Controle
 Finalização
O projeto pode ser divido em etapas. Podendo ser de duas formas para que haja uma organização.
Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Finalização ou Planejamento, Execução e Finalização. 
Cada etapa é composta por uma fase de elaboração do projeto, são independentes, porém o sucesso de uma é a garantia de que a outra será bem desenvolvida. 
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 INICIAÇÃO
É a fase inicial do projeto.
Nós definimos objetivos, planos estratégicos, escopos preliminares, levantamento dos requisitos, análise de mercado, análise de viabilidade, entre outros.
 
"Os processos executados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase."
PMBOK (2013, p. 49)
Isto quer dizer que na fase inicial será definido o escopo preliminar do projeto. Além disso, os recursos financeiros começarão a ser comprometidos.
Os processos de iniciação podem começar até mesmo antes do início do projeto, por meio de: “levantamento inicial de requerimentos, necessidades de negócio, relação com o plano estratégico, verificação da viabilidade e diversas outras ações que podem ser tomadas antes do início formal do projeto”(MUTO; TAVEIRA, 2008, p. 29).
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 PLANEJAMENTO
É a fase de elaboração e organização do projeto.
Nesta fase, realizamos o planejamento das etapas do projeto.
"Os processos necessários para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.“ PMBOK (2013, p. 49)
Planejar vai além de apenas quere algo, planejar é traçar metas e avaliar meios para chegar a determinados resultados. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente as atividades que devem ser desempenhadas, além de quais objetivos serão alcançados, visando dar condições para que a empresa se organize a partir de determinadas análises a respeito da realidade atual e futura que se pretende alcançar.
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 EXECUÇÃO
É a fase de execução do planejado.
Nesta fase, nós colocamos em prática cada etapa planejada, buscando satisfazer as especificações do projeto.
 
"Os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do projeto."
PMBOK (2013, p. 49)
Isto quer dizer que neste grupo se encontram todos os processos que serão executados para concluir o projeto, que foram devidamente planejados anteriormente. Aqui serão cumpridas todas as especificações do projeto.
Conferir a agenda – Planejar o calendário, todo projeto tem um inicio e um fim, e no decorrer desse período teremos as tarefas e os recursos.
Tarefas – Tarefas são etapas necessárias para contemplar um projeto, devendo ser executada em uma sequencia determinada pela natureza do Projeto.
Ex.: 
- Fazer a terraplanagem;
Instalar sistema de segurança;
Colocar asfalto no estacionamento;
Comprar a cerveja para o Churrasco;
As tarefas costumam ter uma duração e quem (pessoas/equipes) irão realizá-las.
Recursos – são pessoas, equipamentos ou instalações necessárias para a EXECUÇÃO do projeto.
Cada um desses item serão melhores descritos em outras oficinas. 
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Controle e Monitoramento
É a fase de acompanhamento, análise e controle do progresso e desempenho do projeto.
Nós acompanhamos, comparamos e controlamos as tarefas executadas, fazendo com que elas se mantenham de acordo com o que foi planejado.
Esta fase acontece junto e após a etapa de execução.
 
Os processos exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes.
PMBOK (2013, p.49)
Verificamos se o planejado foi executado, ou seja, se atingimos o objetivo inicial do Projeto em prazo e custo. 
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 FINALIZAÇÃO
É a fase de encerramento, resultados e análise do projeto.
Nesta etapa o projeto está em processo de finalização. Devemos então comparar os resultados e realizar uma análise de custo, tempo e recursos utilizados na execução total das etapas do nosso projeto.
 
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Agora Veremos!
Introdução à Ferramenta
Selecione a Versão
Monitor, escolha a versão do sistema operacional de sua unidade.
Basta clicar em cima do número para ser direcionado a apresentação correta.
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ACESSANDO O MS PROJECT
ACESSANDO O MS PROJECT
Continuar
Digite “Project 2013”
Logo abaixo vai aparecer o ícone do Project 2013, basta clicar nele.
Após esse slide, clique no botão “Continuar” para dar continuidade à apresentação da ferramenta.
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ACESSANDO O MS PROJECT
Após essa maneira que é demostrada, temos outra no próximo slide.
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ACESSANDO O MS PROJECT
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PROJETO VAZIO
Essa é a tela inicial do Project 2013 – Project disponível na universidade. 
O aluno poderá ter a versão 2016, onde as ferramentas são muito semelhantes. 
Como será o primeiro contato do aluno com a ferramenta Ms Project, apenas apresente onde criamos um modelo NOVO e os pré-existentes. 
O NOVO irá gerar um projeto em branco, o que possibilitará a elaboração de um projeto desde o inicio. Faremos isso na próxima oficina.
Os modelos pré-existentes trás modelos prontos. 
Para finalizar, vamos apresentar um projeto (MODELO) pronto aos alunos, sem grandes detalhes. 
Apresente :
Interface;
O gráfico de Gantt;
Visualização de um modelo de gráfico (cronograma) pode ser a linha do tempo.
Planilha de custo.
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PROJETO VAZIO
PROJETO
GRÁFICO DE GANTT
Como podemos ver o menu é muito parecido com outras ferramentas do pacote office.
O Project pode até ser parecido com o Excel visualmente, mas a edição é completamente diferente, nada de fórmulas.
Essa é principal tela, “Gráfico de Gantt com linha do tempo”, a que vamos utilizar com mais frequência, existem duas áreas: “Projeto” e “Gráfico de Gantt”. 
A área de Projeto será o local onde vamos inserir as informações que definimos para cumprir nosso objetivo, podemos observar que existem algumas colunas com as seguintes informações: Modo da tarefa, Duração, Início, Término, Predecessoras e Nomes dos recurso.
Já na área Gráfico de Gantt um calendário. Separado por semanas, marcando sempre a data do início de cada uma.
 
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PROJETO VAZIO
NOME DA COLUNA
LINHAS
COLUNAS
Como podemos ver o menu é muito parecido com outras ferramentas do pacote office.
O Project pode até ser parecido com o Excel visualmente, mas a edição é completamente diferente, nada de fórmulas.
Essa é principal tela, “Gráfico de Gantt com linha do tempo”, a que vamos utilizar com mais frequência, existem duas áreas: “Projeto” e “Gráfico de Gantt”. 
A área de Projeto será o local onde vamos inserir as informações que definimos para cumprir nosso objetivo, podemos observar que existem algumas colunas com as seguintes informações: Modo da tarefa, Duração, Início, Término, Predecessoras e Nomes dos recurso.
Já na área Gráfico de Gantt um calendário. Separado por semanas, marcando sempre a data do início de cada uma.
 
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MENU
GUIAS DO PROJECT
Essas são as guias do Project, vamos conhecer as opções de cada uma.
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GUIA TAREFA
Apresentar a guia tarefa e
os recursos mais utilizados:
As opções de exibição;
Formatação da fonte;
Cronograma;
Inserir as tarefas.
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GUIA RECURSO
Lembrando que tudo que vamos utilizar sobre recursos podemos encontrar aqui.
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GUIA RELATÓRIO
Onde vamos conhecer todos os relatórios que o MS Project disponibiliza.
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GUIA PROJETO
Essa é a guia projeto, as opções mias utilizadas são:
Informações do Projeto;
Alterar Período de Trabalho;
Definir Linha de Base.
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GUIA EXIBIÇÃO
Na guia Exibição temos:
Diagrama de rede;
Planejador de equipe;
Classificação de dados;
Macros.
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GUIA FORMATO
Na guia Exibição temos:
Diagrama de rede;
Planejador de equipe;
Classificação de dados;
Macros.
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GUIA ARQUIVO
INFORMAÇÕES
NOVO
ABRIR
SALVAR
SALVAR COMO
IMPRIMIR
Explique aos alunos o que cada opção faz, por exemplo, Informações, Novo, Salvar ...
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OPÇÕES 
Agora vamos ver as “Opções” do Ms Project. Clique na guia “ARQUIVO” e depois clique em “Opções”.
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GERAL
Nas opções do Project podemos fazer algumas alterações antes de iniciar nosso projeto ou no decorrer dele. Vamos conhecer as possibilidades.
No campo “Geral” vamos encontrar as seguintes opções:
“Opções de Interface do Usuário” você pode definir o Estilo de dica de tela, conforme vamos usando o Project nós veremos essas dicas;
O “Modo de Exibição do Project”, onde podemos definir qual é a melhor forma de deixar a nossa principal tela de trabalho, o padrão pré-estabelecido é Gantt com Linha do Tempo. (Mostre as outras opções para os alunos);
O Formato de data também pode ser alterado;
“Personalizar a cópia do Microsoft Office” conseguimos estabelecer opções do usuário;
“Opções de inicialização” você pode tirar o opção de inicialização, e abre diretamente com um projeto vazio;
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EXIBIR
No campo “Exibir” podemos realizar as seguintes alterações:
Uma das mais importantes é o Tipo de Calendário, no Brasil utilizamos o calendário Gregoriano, mas o Project também disponibiliza os calendários Islâmico e Tailandês Budista;
Podemos definir as Opções de moeda para cada projeto, como o Símbolo, Posicionamento, Dígitos decimais e Moeda. (mostre as outras opções de moeda para os alunos).
Mostrar indicadores e opções de botão para Atribuições de recursos, Edições em trabalho, unidades ou duração, Edição nas datas de início e término e Exclusões na coluna nome. Por padrão essas opções já estão marcadas são indicadores que já nos avisam sobre possíveis alterações, vamos entender melhor durante a elaboração dos projetos.
Mostrar essas opções na barra de entrada, deixa uma barra na tela principal.
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CRONOGRAMA
O Cronograma temos um pouco mais de opções:
Em Opções de calendários para este projeto podemos definir o calendário para o projeto que está aberto ou para todos os outros;
Podemos escolher quando começa a semana e o ano fiscal;
Hora de início padrão e término padrão(expediente), horas por dia(quantidade de horas trabalhadas por dia), horas por semana(quantidade de horas trabalhadas por semana), dias por mês(quantidade de dias trabalhados por mês);
Cronograma temos a opções de mostrar mensagens de inconsistências de agendamento e mostrar as unidade de atribuição como Porcentagem ou Decimal;
Em Opções de agendamento deste projeto podemos definir para o projeto que estamos trabalhando ou para todos, novas tarefas criadas podem ser definidas como Agendada Manualmente ou Agendada Automaticamente;
Tarefas agendadas automaticamente em data de início do projeto ou data atual;
Podemos alterar como a duração pode ser inserida: Minutos, Horas, Dias, Semanas ou Meses;
Trabalho por ser inserido em: Minutos, Horas, Dias, Semanas ou Meses;
O tipo de tarefa padrão pode ser estabelecido como Unidades fixas, Duração fixa ou Trabalho fixo;
Temos outras opções que vamos compreender nas próximas oficinas.
Em Opções de Agendamento de Alertas podemos alterar as definições para o projeto que estamos trabalhando ou para todos novos projetos;
Mostrar avisos de agendamento de alertas sempre que fizermos alguma alteração, que por padrão já vem selecionada;
Mostrar sugestões de agendamento da tarefa pode ser habilitada para nos auxiliar;
Em Cálculo já está definido para calcular o Projeto depois de cada edição, você pode desativar essa opção;
Nas Opções de cálculo do Projeto podemos alterar as definições para o projeto que estamos trabalhando ou para todos novos projetos;
Já estão definidas por padrão Atualizar status da tarefa atualiza status do recurso, Projetos inseridos são calculados como tarefas resumo e Custos reais são sempre calculados pelo Project;
A acumulação do custo fixo por padrão pode ser alterada de Rateado( a mais utilizada) para Início e Fim.
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REVISÃO
Basicamente altera como o Project corrigirá e formatará o texto.
Em Opções de Autocorreção já existem algumas opções definidas como por exemplo “corrigir duas iniciais maiúsculas”, mas você já pode incluir outras se achar necessário.
Além disso pode escolher o Idioma do dicionário.
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SALVAR
Basicamente são as opções para salvar o arquivo. 
Como por exemplo: alterar formato, local de salvamento do arquivo, salvar automaticamente, entre outros.
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IDIOMA
Para configurar as Preferências de Idioma do Office.
Você pode adicionar mias idiomas para editar os seus documentos e definir a ordem de prioridade de idioma botões, guias e ajuda.
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AVANÇADO
Aqui são as opções avançadas para se trabalhar com o Project. Como o próprio nome já diz são passos mais adiantados que vamos ver no decorrer das oficinas.
Temos muitas opções, mas vou descrever brevemente as mais utilizadas:
Assistente de Planejamento;
Definir taxa padrão e taxa padrão e taxa padrão de hora extra;
Mais opções de Valor Agregado;
Mais opções de cálculo do projeto.
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PERSONALIZAR FAIXA DE OPÇÕES
Aqui podemos Personalizar as faixas de Opções e incluir o tirar comandos.
Por exemplo podemos usar a ativar a guia Desenvolvedor.
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BARRA DE FERRAMENTA DE ACESSO RÁPIDO
A barra de acesso rápido é aquela que fica no canto esquerdo superior da tela. Você pode colocar os comandos que mias utiliza e deixar lá para acessar com mais agilidade.
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ESTRUTURANDO UM PROJETO
ESTRUTURA DO PROJETO
São códigos alfanuméricos que identificam a localização exclusiva de cada tarefa na estrutura de estrutura de tópicos do seu projeto.
Estrutura de divisão 
Códigos de EDT (estrutura) de detalhamento de trabalho são códigos alfanuméricos que identificam a localização exclusiva de cada tarefa na estrutura de estrutura de tópicos do seu projeto. Códigos de EDT podem ser usados para reportar agendamentos e controlar os custos.
São numeradas da esquerda para a direita e de cima para baixo. 
Apresente a divisão de tarefas em um projeto. 
Criaremos um projeto e desenharemos o fluxograma dele, para que facilite a visualização das fases desse projeto.
Apresente o fluxograma aos alunos.
Mostre a classificação em :
1.1 Tarefa
1.1.1 Subtarefa
1.2.1 Subtarefa
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EXEMPLO
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EXEMPLO
Construção Casa
1. Infraestrutura
1.1 Preparo do terreno
1.2 Fundação
1.3 Alvenaria
2. Montagem
2.1 Telhado
2.2 Elétrica
2.3 Hidráulica
3. Acabamento
3.1 Pintura
3.2 Limpeza
Faça uma dinâmica com os alunos no intuito que participem do exemplo para que se torne dinâmico e de fácil aprendizagem.
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VAMOS PRATICAR!
Abra o arquivo do Excel com os alunos para que possa revisar na prática o conteúdo.
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EXERCÍCIO
Dividam-se em grupos e elaborem um esboço de um projeto, seguindo a mesma estrutura do exemplo citado anteriormente. Escolha algum dos temas abaixo:
Laboratório de Informática;
Criação de um Departamento Coorporativo;
Manutenção de Equipamentos.
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Até a próxima Oficina!
Calendário