Design Thinking para Eventos

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SUMÁRIO
Sumário ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 2
O que é o Design Thinking ������������������������������������������������������������������������ 3
O que aprender com o Design Thinking? ���������������������������������������������� 4
Entenda a metodologia do Design Thinking ���������������������������������������� 5
Os Pilares do Design Thinking ������������������������������������������������������������� 5
Premissas para aplicar o Design Thinking no planejamento 
estratégico de eventos ������������������������������������������������������������������������������ 6
Passo a passo para aplicar o Design Thinking no planejamento 
estratégico de eventos ������������������������������������������������������������������������������ 7
Fase 1 – Descoberta ������������������������������������������������������������������������������ 7
Fase 2 – Definição ���������������������������������������������������������������������������������� 7
Fase 3 – Desenvolvimento ������������������������������������������������������������������� 8 
Fase 4 – Entrega ������������������������������������������������������������������������������������� 8
Resultados reais e satisfação atingida ������������������������������������������������� 9
Entenda como os grandes eventos constroem expectativa do 
público ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10
Vantagens em estreitar relacionamentos ��������������������������������������� 11
Posicionamento da estratégia de marketing ���������������������������������� 12
Processo de motivação dos colaboradores������������������������������������� 13
Identificação da empresa como inovadora no mercado ��������������� 13
Desenvolvimento de um ambiente descontraído �������������������������� 14
Saiba como criar experiências incríveis em eventos corporativos
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15
Ofereça experiências gastronômicas ����������������������������������������������� 16
Aposte em tecnologia e interatividade ������������������������������������������� 17
Invista na cenografia ��������������������������������������������������������������������������� 18
Ofereça uma internet com qualidade ���������������������������������������������� 18
Novidades tecnológicas que são tendência na organização de um 
evento ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
Venda de ingressos online ����������������������������������������������������������������� 20
Projeção mapeada ������������������������������������������������������������������������������� 20
Aplicativo para o evento �������������������������������������������������������������������� 20
Realidade Virtual ��������������������������������������������������������������������������������� 21
Smartphones ���������������������������������������������������������������������������������������� 21
Redes sociais ���������������������������������������������������������������������������������������� 22
Dicas para lidar com prazos curtos na produção de eventos ������� 23
Mantenha uma checklist atualizada ������������������������������������������������� 24
Divida as tarefas entre a equipe ������������������������������������������������������� 24
Seja organizado ������������������������������������������������������������������������������������ 24
Utilize ferramentas de auxílio ����������������������������������������������������������� 24
Faça o borderô ������������������������������������������������������������������������������������� 24
Como manter seus participantes engajados mesmo após o 
término do seu evento? ��������������������������������������������������������������������������� 26
E qual a importância disso? ���������������������������������������������������������������� 27
Como posso fazer isso? ����������������������������������������������������������������������� 28
Sobre o Aprende Aí ����������������������������������������������������������������������������������� 31
Sobre a mobLee ����������������������������������������������������������������������������������������� 32
Design Thinking em eventos
Somos adestrados para resolver problemas, algo tão natural que, em muitos casos, nem percebemos. As fórmulas nos são dadas, os problemas são apresentados e temos que sair de uma situação 
problemática para uma solução, quase que como um passe de mágica. 
Quando pequenos, as escolas nos cobram isso nas provas, trabalhos 
e disciplinas separadas, cada uma com um foco específico. Esse 
adestramento nos ajuda até certo ponto. Com o passar do tempo, 
os desafios ficam mais complexos e os problemas maiores e 
mais impactantes e, ainda assim, somos cobrados por problemas 
resolvidos como mágica.
O QUE É O
DESIGN THINKING
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O QUE APRENDER COM O 
DESIGN THINKING?
O Design Thinking é uma abordagem que nos ajuda mudar o nosso estado mental e nos estimula a resolver problemas com novas perspectivas, encontrar soluções e dar respostas 
colocando sempre as pessoas no centro das decisões e envolvendo-as 
em todo o processo, desde o entendimento, até a entrega das soluções. 
 
Nunca se falou tanto em performance, produtividade, fazer cada vez 
mais, gastando cada vez menos. A exigência por resultados mais rápidos 
e equipes com metas audaciosas só fazem aumentar a tensão e afastar 
o “pensar” de forma criativa e planejada.
Essa metodologia extremamente produtiva e eficaz une a 
sensibilidade dos designers para encontrar as verdadeiras 
necessidades das pessoas e fazer com que aquela ideia seja 
economicamente viável. É uma ótima alternativa para mapear 
necessidades do público em um evento, entender possibilidades para 
um evento impecável com soluções que atenda a todos e, com isso, 
apresentar resultados em um curto espaço de tempo. 
Envolve co-criação, trabalho em equipe, ideação, prototipação, testes e 
muito mais. Você pode aplicar sem necessitar de ferramentas complexas 
ou processos meticulosos. Basta juntar os envolvidos, ter um quadro ou 
papel e canetas, boas ideias e já é possível obter melhoria nos resultados 
obtidos ou a solução para um problema existente. 
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Design Thinking em eventos
ENTENDA A METODOLOGIA 
DO DESIGN THINKING
Os Pilares do Design 
Thinking
O Design Thinking surgiu de um 
problema também, pois uma das 
grandes dúvidas que levaram 
ao Design Thinking é: somos 
cobrados por respostas o tempo 
todo, mas em qual momento nos 
ensinam a fazer perguntas? 
O Design Thinking busca o 
resgate da forma como um 
designer pensa para chegar em 
novas soluções, centradas nas 
pessoas, conectando a forma e a 
função do que se constrói. 
A base principal dessa abordagem é 
pautada por três pilares: a Empatia, 
a colaboração e a experimentação. 
Empatia
É se colocar no lugar do outro 
e buscar uma conexão com os 
sentimentos, necessidades e 
percepções dos usuários; 
Colaboração
Envolver pessoas e stakeholders 
para a construção de soluções por 
diversos pontos de vista. Significa 
pensar conjuntamente, co-criar 
em equipes multidisciplinares 
para que o pensamento e 
capacidade de entendimento se 
multiplique exponencialmente; 
Experimentação
Significa sair do campo das ideias, 
da fala. Construir e testar soluções 
para evitar problemas na fase de 
implementação. É o momento deprototipar e testar as soluções 
geradas para receber feedbacks 
e percepções importantes para 
implementar com mais relevância 
e valor percebido.
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PREMISSAS PARA APLICAR 
O DESIGN THINKING NO 
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 
DE EVENTOS
Quando se fala de qualquer desafio, seja ele o desenvolvimento de 
um novo produto, solução ou até mesmo um evento, a abordagem 
estimula que:
 A equipe entenda o contexto do evento;
 Entender o público e quais as necessidades deles; 
 Pensar e mapear soluções para demandas do evento, 
 a partir das necessidades do público;
 Realizar testes para errar de forma barata e na hora certa 
 e, assim não comprometer a realização do evento, visando uma 
 implementação mais assertiva e com maior valor agregado. 
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PASSO A PASSO PARA APLICAR O DESIGN 
THINKING NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 
DE EVENTOS
Tudo começa com um desafio de design, por exemplo: “Como podemos melhorar a experiência dos convidados e participantes do evento?”. Este desafio deve ser o foco da 
aplicação de todo processo que tem 4 fases.
Fase 1 – Descoberta
 
Nela, a equipe que está desenvolvendo o evento deve mergulhar na 
vida das pessoas que são o foco da solução, entrevistando participantes 
de eventos anteriores e semelhantes ao que está sendo criado.
Nesta etapa, é preciso entender quais são os objetivos da empresa 
que está promovendo o evento, mapear necessidades do público, 
expectativas e desejos dos envolvidos. 
Essa é uma das etapas mais importantes dessa construção, pois é a 
base das informações necessárias para todo o projeto.
Fase 2 – Definição
 
Aqui, a equipe utiliza toda a informação para identificar quem são as 
personas que serão o foco do evento, ou seja, quais são os grupos e 
tipos de perfis de pessoas que se engajarão com a iniciativa. 
Além disso, é importante que a equipe mapeie a jornada de interação 
entre os usuários e a empresa, respondendo o roteiro: 
 Quais são os momentos que os usuários vivenciam, antes, 
 durante e depois do evento? 
 Quais são as ações dos usuários? 
 Quais são os pontos de contato ou as evidências que os usuários 
 interagem antes, durante e depois do evento? 
 Quais são as sensações vividas em cada um desses momentos? 
Todas essas respostas são mapeadas em uma jornada de diagnóstico 
e, com base nisso, é possível identificar oportunidades de melhorias 
para o evento, por exemplo: 
 Como podemos melhorar o processo de compra do ingresso? 
 Como podemos melhorar a compra de comidas e bebidas? 
Essas oportunidades são estímulos para a geração de ideias, que 
começa na próxima etapa, a de Desenvolvimento.
 
 
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Fase 3 – Desenvolvimento 
 
É a etapa em que a equipe começa a pensar soluções com base em 
sessões de geração de ideias e brainstorming. 
Aqui a equipe se reúne, envolve pessoas e diferentes stakeholders, 
como por exemplo, potenciais clientes, fornecedores, parceiros e 
gestores para que todos os aprendizados gerados até o momento 
sejam compartilhados e alinhados e sejam a base para a construção 
das soluções. Aqui o que importa é a quantidade, quanto mais ideias, 
melhor!
As ideias geradas passam para a última etapa, a Entrega. 
 
Fase 4 – Entrega
Aqui a equipe seleciona as ideias com base em critérios estratégicos, 
como: tempo de implementação, impacto na vida dos clientes, 
diferenciação, etc. Essas ideias selecionadas viram protótipos, ou 
seja, evidências que ajudem na visualização e teste das ideias, para 
que, antes de se implementar o evento, a equipe possa construir um 
contexto controlado e em menor escala e envolver mais stakeholders 
para receber testes e feedbacks. 
Com base nesses testes, a equipe deve construir e entregar uma nova 
jornada ideal do evento, combinando as ideias e considerando os 
pontos de melhoria.
Diferente da jornada de diagnóstico, que mostra uma foto das 
relações, ações e interações que existem atualmente, a jornada de 
entrega é baseada no evento ideal e nela devem ser respondidos 
pontos como: 
Como deve ser o evento ideal?
Quais são os momentos, novos e antigos, que devem existir? 
Quais são os pontos de contato e as evidências que devem ser 
adicionados ou mantidos com o objetivo de proporcionar uma melhor 
experiência para as pessoas? 
Toda essa construção, com base no entendimento das pessoas e 
dos processos, gera um guia de como o evento deve acontecer para 
proporcionar melhores momentos e melhores contextos de serviço, 
ajudando a empresa e gerando mais valor para os convidados e 
participantes.
Design Thinking em eventos
RESULTADOS REAIS
E SATISFAÇÃO ATINGIDA
De maneira geral, por ser centrado nas pessoas, o Design Thinking ajuda em um entendimento profundo do público, na identificação das suas necessidades e, com isso, é possível 
identificar, avaliar, entender e tornar possível e aplicável ao que o cliente 
precisa para tornar o evento uma experiência inesquecível. 
Com o Design Thinking, não existe mais o “achismo” ou “eu tive uma 
ideia”, mas sim nós temos a certeza que o evento será cada vez melhor 
já que foi possível entender e estudar diretamente com o cliente o 
que realmente pode ser uma experiência única, com ideias pensadas 
coletivamente e lapidadas em equipe. 
Isso é a base de um evento único, com as melhores ideias geradas, 
aplicadas, executadas e testadas!
ENTENDA COMO OS GRANDES 
EVENTOS CONSTROEM 
EXPECTATIVA DO PÚBLICO
Grandes eventos aumentam o processo de engajamento com a empresa. Por isso, torna-se muito importante conhecer os benefícios dos eventos corporativos em diferentes situações. 
A expectativa do público é construída gradativamente de acordo com 
o envolvimento emocional de tudo aquilo que será vivenciado.
Além de uma boa estratégia de relacionamento, 
o planejamento de atividades também representa a oportunidade 
de mostrar profissionalismo e credibilidade. Não importa qual seja 
o perfil dos participantes, o que faz toda diferença no resultado 
final é conhecer detalhadamente o objetivo principal da ação.
Quer saber mais sobre o assunto? Vamos mostrar a construção 
do engajamento com o público e suas principais expectativas em 
relação a um evento grandioso.
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Vantagens em estreitar relacionamentos
Quando somos convidados para uma grande festa, a ansiedade 
começa a surgir já nos preparativos, como na escolha do traje 
adequado e a curiosidade sobre as surpresas escolhidas pelos 
organizadores. Em um evento corporativo não pode ser diferente. É 
preciso envolver o público, de forma certeira, para despertar um maior 
envolvimento com tudo o que será apresentado.
Dessa forma, você cria engajamento e ainda consegue ter uma boa 
noção sobre a expectativa dos participantes. Outro ponto essencial é 
que conhecendo os interesses específicos de cada inscrito, torna-se 
possível direcionar as atividades para atender as necessidades iniciais. 
Mostrar a marca com um posicionamento inovador, seguro e confiável 
faz muito diferença no momento de estreitar relacionamentos.
Assim, além de aumentar o networking, a estratégia bem elaborada 
impressiona as pessoas e contribui para o fortalecimento do negócio. 
Não se trata apenas de entregar tudo o que realmente é prometido 
durante a divulgação do evento. Elementos surpresas ajudam a tornar 
a marca comentada entre o público em pontos estratégicos, como 
em redes sociais.
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Posicionamento da estratégia de marketing
 
Eventos de grande porte funcionam como uma ótima oportunidade 
para mostrar seus principais diferenciais. Pense na estratégia de 
marketing em detalhes e converse com todos os envolvidos para 
identificar os objetivosprincipais da atividade.
Seja a apresentação de um novo produto, uma feira, palestra ou 
um workshop, o que determina seu sucesso é o conhecimento 
do público-alvo, a divulgação direcionada e a programação escolhida 
para entreter. Estabeleça metas em cada etapa do processo de 
organização. Observe como seus concorrentes lidam com as 
atividades direcionadas aos participantes em geral.
Assim, você terá uma espécie de termômetro para criar a expectativa 
em torno do grande dia. Conseguir impactar as pessoas envolve muita 
pesquisa e extrema dedicação. Saiba reconhecer o que realmente 
funciona diante de uma oportunidade existente no segmento de atuação.
A criatividade é uma importante aliada nesse momento. Evite apenas 
repetir os formatos considerados engessados no mercado. Alternativas 
selecionadas especificamente para a ocasião surpreendem o público e 
ganham repercussão positiva em longo prazo.
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Processo de motivação dos colaboradores
 
De nada adianta atingir o público correto se a equipe de 
colaboradores não estiver motivada adequadamente. Com a correria 
da rotina de trabalho e o excesso de afazeres, muitos funcionários 
acabam entrando em um modo mecânico de operar. Para evitar que 
situações assim aconteçam é preciso investir em reflexões sobre o 
conceito determinado pela empresa.
Afinal, todos precisam conhecer profundamente os valores e a 
missão oficial do negócio. Em projetos ou eventos específicos, torna-
se essencial uma produtividade exemplar. Por isso, invista em uma 
programação diferenciada para a equipe interna. Além de ter um 
efeito rápido de motivação, ainda podem surgir novas ideias sobre o 
andamento do trabalho diante do aumento de interatividade�
Além de tudo, a ação ainda ajuda no relacionamento entre os 
colaboradores e faz com que todos se sintam prestigiados. 
Funcionários felizes costumam produzir com mais qualidade e em 
grande quantidade. 
Identificação da empresa como inovadora no 
mercado
O posicionamento de uma marca em sua área de atuação diz muito 
sobre as expectativas do público. Ao conhecer outras atividades 
proporcionadas pela mesma empresa, cria-se certa ansiedade sobre 
qual será o próximo passo. Afinal, quando você aposta em pontos 
surpreendentes nos eventos, desperta um relacionamento direto com 
as emoções dos envolvidos.
Atualmente, a competitividade de mercado pede estratégias cada vez 
mais elaboradas. Por isso, mostre tudo o que se torna diferencial e atrativo 
aos olhos dos participantes. Uma boa forma de se tornar uma marca 
inovadora é apostar na comunicação adequada do trabalho. Desenvolver 
um aplicativo para o seu evento é uma excelente forma de manter um 
contato direto com os inscritos e valorizar ainda mais a experiência.
Priorize lançamentos de produtos em formatos interativos, por 
exemplo. Assim, os potenciais compradores conseguem tirar todas as 
dúvidas e testá-los pessoalmente antes de tomar a decisão final.
Outra dica de sucesso é incluir elementos no material de 
divulgação que tornem seu evento viral na internet. Uma campanha 
compartilhada nas redes sociais alcança um número incontável de 
pessoas e faz a atividade ser lembrada e reconhecida.
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Desenvolvimento de um ambiente 
descontraído
 
O estilo descontraído inserido em eventos incentiva a descontração 
entre os participantes e a criatividade. Saber que existe um local onde 
todos se sentem confortáveis e felizes abre caminho para um maior 
envolvimento do público. Ofereça a chance de desfrutarem o que a 
programação desenvolveu de melhor. O grande segredo está em um 
planejamento detalhado e repleto de ações direcionadas.
Todos os fatores precisam ser alinhados cuidadosamente para criar uma 
verdadeira experiência associada ao objetivo da marca. Impressionar as 
pessoas certas traz muitos benefícios ligados a engajamento.
Dessa forma, o evento ganha uma série de postagens em redes 
sociais em tempo real, por exemplo. Fotos, comentários e vídeos 
do ambiente despertam interesse e ainda mostram o que está 
funcionando perfeitamente e os pontos que precisam de melhorias.
Em outras oportunidades de organizar uma ação, você pode utilizar 
o feedback como um grande ponto de partida para as preferências 
dos participantes. Guarde as melhores avaliações online para ajudar na 
construção do cronograma oficial.
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SAIBA COMO CRIAR 
EXPERIÊNCIAS INCRÍVEIS
EM EVENTOS CORPORATIVOS
Bem mais do que a presença dos convidados em um evento corporativo, espera-se engajamento e participação do público. O seu envolvimento é de fundamental importância para 
atingir os objetivos propostos e ter um evento bem-sucedido.
Assim, se você pretende realizar a gestão de eventos 
corporativos, é necessário estar 100% antenado nas 
novidades para proporcionar uma experiência totalmente nova e 
incrível aos participantes.
No texto de hoje daremos algumas dicas de ações que podem dar 
bons resultados em eventos corporativos e gerar engajamento 
com o seu público. 
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Design Thinking em eventos
Ofereça experiências 
gastronômicas
Todo mundo gosta de ser 
bem servido e contratar 
um bom buffet é essencial 
para garantir que seu evento 
atenda às expectativas do 
seu público. É possível ir além 
daquele coquetel tradicional e 
oferecer aos seus participantes 
um cardápio diferenciado.
Para isso, saia do comum, mas 
procure por opções viáveis e que 
agradarão ao paladar de grande 
parte das pessoas. Pesquise por 
tendências em gastronomia e 
quais as melhores formas de 
servir o seu público. Veja algumas 
sugestões abaixo.
Cozinha temática
Uma boa ideia é investir em 
cozinhas regionais ou de alguma 
nacionalidade específica, tais 
como a cozinha nordestina, 
japonesa, tailandesa, indiana etc.
Os buffets de eventos 
corporativos tendem a ser mais 
tradicionais, porém, dependendo 
da ocasião, é possível alinhar 
a necessidade de formalidade 
com uma cozinha temática e 
pratos típicos. Com certeza os 
participantes ficarão curiosos para 
prová-los, além de deixar o menu 
do evento muito mais atrativo.
Finger foods
Se o evento for mais 
descontraído, invista em um 
cardápio finger foods. Ao pé da 
letra, o termo se refere a comidas 
em que se utiliza os dedos para 
ingerir, que dispensam talheres e 
até mesmo uma mesa e pratos.
Esse estilo de comida proporciona 
maior liberdade aos participantes 
para transitar no evento e melhorar 
o networking. Afinal, este é um dos 
objetivos dos eventos corporativos, 
não é mesmo?
Calculadora de coffee 
breaks e happy hours
Os momentos de coffee break 
e happy hour em eventos são 
considerados cada vez mais 
importantes, já que são o 
espaço para que os participantes 
possam interagir e realizar 
networking. Imagine se, nesse 
momento, acaba a comida 
e a bebida? Por isso, para 
você evitar que os participantes 
do seu evento passem fome ou 
que comida seja desperdiçada, 
criamos a calculadora de coffee 
breaks e happy hours gratuita�
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Aposte em 
tecnologia e 
interatividade
Com o avanço dos meios 
tecnológicos, cada vez mais 
os eventos corporativos se 
apropriam de ferramentas e 
dispositivos para trazer mais 
interatividade aos convidados�
O mais interessante nessa 
questão é a possibilidade de 
poder estender o evento a um 
público que está em outros 
locais, sem necessariamente ter a 
presença física.
Veja abaixo alguns exemplos de 
tecnologia que podem auxiliar 
na hora de criar uma experiência 
incrível aos seus participantes.Video mapping
Apesar do nome não ser tão 
comum, você provavelmente já se 
deparou com algumas projeções 
em área externas de algum 
evento, corporativo ou não. O 
video mapping é exatamente essa 
projeção de elementos audiovisuais 
em paredes, fachadas ou objetos.
Não existe uma regra: é possível 
usar tanto em locais fechados 
quanto em áreas externas. 
Além disso, a técnica pode ser 
usada para trazer elementos da 
identidade visual da empresa e 
auxiliar na decoração da festa 
ou confraternização.
Outro ponto a ser levado em 
consideração, é a distância entre 
os participantes e o telão. Você 
já assistiu a uma palestra e 
teve dificuldade para enxergar 
o conteúdo da apresentação? 
Talvez a organização 
tenha deixado os participantes 
muito distantes do palco, por 
isso, é importante calcular 
corretamente essa distância. A 
nossa calculadora de distância 
entre telão e plateia pode te 
ajudar nessa!
Aplicativos
Hoje o uso de aplicativos já é uma 
verdadeira febre devido às suas 
facilidades e comodidade�
Através de um aplicativo é 
possível realizar o convite, 
apresentar o ingresso de entrada 
ao evento, disponibilizar mapas 
para chegar ao local, realizar 
sorteios, pedir feedbacks, 
avaliações e muito mais.
Os aplicativos são totalmente 
personalizados para a finalidade 
do seu evento e, no caso da 
gestão de eventos corporativos, 
eles podem se tornar grandes 
aliados para conseguir interação e 
participação do seu público-alvo.
Realidade Virtual
As câmeras 360º e os óculos de 
realidade virtual estão fazendo 
muito sucesso e se popularizando. 
Por que não proporcionar essa 
experiência no seu evento?
A grande vantagem de contar 
com uma tecnologia desse porte 
é conseguir que os próprios 
participantes compartilhem o que 
está acontecendo, aumentando 
a visibilidade e a popularidade do 
seu evento�
Obviamente, é necessário que o 
uso da tecnologia seja aliado ao 
seu objetivo� Seu uso indevido 
pode, inclusive, atrapalhar e 
causar problemas de repercussão.
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Invista na cenografia
Um ambiente bem decorado e 
receptivo é essencial em qualquer 
tipo de evento. Por isso, contrate 
uma empresa responsável por 
decoração e adéque a cenografia 
para o propósito e o estilo do evento.
A cenografia contribui para a 
sensação que os participantes terão 
ao entrar no local, trazendo o tom 
que você precisa para o seu evento.
Locais alternativos
Uma boa dica para quem quer 
investir na cenografia e trazer uma 
experiência completamente nova 
é arriscar em locais alternativos�
Parece loucura, mas até mesmo a 
estrutura de um avião antigo já foi 
utilizada como local para realizar 
um evento. Assim, para conseguir 
sair do comum sem errar na 
escolha do lugar, fique atento aos 
objetivos da sua empresa e à sua 
carta de produtos.
Alguns exemplos bacanas de 
locais que podem ser explorados 
são os terraços e jardins, que 
são ótimos para trazer temas de 
sustentabilidade e responsabilidade 
social. Unidades móveis também 
podem ser muito interessantes, 
ainda mais se você puder fazer um 
tour com seus participantes.
O importante é pesquisar 
e pensar fora da caixinha 
para encontrar o local ideal, 
considerando todas as 
necessidades que ele precisa 
atender, tais como capacidade 
para o número de pessoas, 
adequação para luz, som, cozinha, 
entre outros�
Decoração temática e 
ambientação
Outra forma de chamar atenção 
para o seu evento corporativo 
sem necessariamente ter ideias 
mirabolantes é apostar em uma 
decoração temática com uma boa 
ambientação.
É possível alinhar os enfeites, 
buffet, as luzes e som para que 
componham o tema da festa. 
Vamos tomar como exemplo 
uma festa que tem como tema o 
lançamento de um produto para 
ser usado no verão. Nesse caso, 
a decoração poderia remeter a 
uma praia, com coqueiros, areia 
e clima quente para que, de fato, 
os participantes se sintam no 
verão e prontos para utilizar o 
seu produto. Além disso, podem 
ser servidos drinks com água de 
coco e incluir frutos do mar no 
cardápio.
Isso é só uma breve 
exemplificação de como tornar 
o seu evento corporativo uma 
experiência muito interessante 
e marcante aos participantes. 
Considere seu budget, seu 
público-alvo e seu objetivo para 
ter novas ideias�
Ofereça uma internet 
com qualidade
Você já participou de um evento 
que oferecia internet sem fio aos 
participantes, mas a conexão era 
tão ruim que se tornava quase 
inutilizável? Muitos organizadores 
subestimam a infraestrutura de 
internet necessária, causando 
lentidão e incômodo para os 
participantes.
Para evitar esse problema, 
calcule corretamente a velocidade 
ideal para o seu evento com a 
nossa ferramenta gratuita!
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NOVIDADES TECNOLÓGICAS 
QUE SÃO TENDÊNCIA NA 
ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO
Um bom produtor deve estar sempre de olho no que é tendência na produção de evento para oferecer um serviço atualizado e cheio de novidades para os seus participantes. 
Digo isso porque cada vez mais são lançadas tecnologias que podem 
ser aplicadas na organização e você deve saber como fazer um bom 
uso delas se quiser se destacar diante de seus concorrentes.
A variedade de novas tecnologias a serviço dos organizadores de 
eventos tem causado uma mudança de mentalidade no mercado 
como um todo. A cada ano que passa, as pessoas se tornam mais 
confortáveis com as soluções digitais e, consequentemente, mais 
dispostas a experimentar as novidades que venham a surgir. Se 
antes o sentimento geral em torno da tecnologia enquanto 
aplicada a eventos era de desconfiança, hoje a tônica é outra, 
encarando-a como uma oportunidade a ser desbravada.
Usar a tecnologia a seu favor pode garantir experiências únicas 
aos participantes do seu evento, além de proporcionar um 
diferencial ao seu trabalho. Ela ainda é capaz de ajudar a poupar 
tempo, otimizar e automatizar algumas funções e pode estimular 
a interação entre o público.
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Venda de ingressos 
online
Vender ingressos na internet é 
uma tendência que, com certeza, 
veio para ficar. Com isso, você 
garante mais comodidade ao seu 
público, que não precisa sair de 
casa para comprar seus ingressos, 
já que isso pode ser feito com 
apenas alguns cliques.
Não são somente os participantes 
do evento os beneficiados por 
essa tecnologia� Ela também é 
uma excelente ferramenta para 
os produtores, que ganham mais 
facilidade para controlar a quantidade 
de ingressos vendidos e até mesmo 
para organizar listas, caso seja 
necessário fazer credenciamento.
Outra vantagem que a 
venda online apresenta é a 
possibilidade de coletar dados dos 
compradores, pois os contatos 
de e-mail podem ser utilizados 
para divulgação de eventos 
futuros�
Projeção mapeada
A projeção mapeada é uma técnica 
que permite desenvolver imagens 2D 
ou 3D que se encaixam no formato 
de estruturas físicas do ambiente, 
dando ares de modernidade ao 
seu evento e enriquecendo a sua 
comunicação visual.
Apesar de ser uma tecnologia 
ainda pouco utilizada, a projeção 
mapeada se mostra muito 
promissora e pode ser aplicada 
em qualquer tipo de evento, 
como feiras, eventos corporativos, 
congressos, entre outros.
Para aplicar essa tecnologia no seu 
evento, é fundamental contratar 
um bom designer para fazer o 
projeto, além de ter equipamentos 
que permitam executar a ideia 
com boa qualidade.Aplicativo para o 
evento
Os aplicativos para 
eventos ajudam a 
melhorar a experiência dos 
participantes. Com ele, você pode 
disponibilizar a programação com 
detalhes, como horário, local 
de realização e dados sobre as 
atrações que estarão presentes.
Além disso, é possível que ocorra 
algum imprevisto e a programação 
atrase, comprometendo a grade 
como um todo. Nesses casos, é 
importante que o organizador 
faça o possível para que o atraso 
não saia completamente de 
controle, sem também esquecer 
de notificar os participantes sobre 
a mudança. Em outros tempos, 
a divulgação da programação 
do evento, inevitavelmente, 
acabava dependendo de materiais 
impressos. Mas hoje em dia, 
os aplicativos para eventos 
cumprem com excepcional 
louvor a tarefa, permitindo 
ainda que a programação seja 
instantaneamente atualizada com 
o menor dos esforços.
Além da exibilidade na distribuição 
das informações aos 
participantes, também se 
tornaram potencializadores 
de engajamento, oferecendo 
integração com mídias sociais, 
recursos de networking, 
realização de enquetes e envio 
de perguntas a palestrantes em 
tempo real, além de uma série 
de outras possibilidades. Assim, 
a ferramenta é uma excelente 
alternativa para melhorar a 
comunicação do evento, uma 
vez que concentra todas as 
informações importantes em um 
só local de fácil acesso.
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Realidade Virtual
A realidade virtual foi um sonho 
por muitos anos e encantou 
muitas pessoas nos filmes de 
ficção científica que exploravam 
a possibilidade de imergir em um 
mundo virtual. Hoje em dia, ela é, 
de fato, uma realidade e pode ser 
usada durante os seus eventos 
como forma de divulgar seus 
produtos ou se aproximar de seus 
consumidores�
Por ser uma novidade ainda pouco 
acessível, o público costuma fazer 
fila para testar o equipamento e 
ter a oportunidade de viver essa 
experiência. Dessa forma, investir 
em uma campanha de realidade 
virtual bem produzida é uma 
forma de garantir boa impressão 
de seus participantes.
Um exemplo de campanha bem-
sucedida é a da Oi, que lançou 
um novo combo de produtos 
com uma aplicação de realidade 
virtual na qual o cliente percorria 
ambientes virtuais graças a um 
gráfico feito em 360º. As ações 
foram realizadas nas lojas físicas 
e atraíram a atenção de muitos 
consumidores�
Já pensou utilizar a realidade 
virtual nos eventos corporativos 
da sua empresa, deixando 
seus treinamentos ainda mais 
interativos? :)
Smartphones
No início dos anos 2000, 
documentos, formulários de 
inscrição e afins continuavam 
sendo entregues em versão física 
aos seus destinatários. Ainda que 
a internet existisse há alguns anos 
e já começassem a consolidar 
sua presença, a dependência dos 
serviços de correio continuava 
grande. Hoje, tudo isso pode ser 
feito de maneira instantânea a 
partir dos smartphones, e a nossa 
própria percepção em torno da 
passagem do tempo mudou 
drasticamente, acompanhada pelo 
desejo de que tudo se resolva num 
piscar de olhos.
Cada vez mais presente 
no cotidiano das pessoas, 
o smartphone vai muito 
além de um mero aparelho 
para entretenimento. Ele 
representa um poderoso 
meio de comunicação e 
dispõe de aplicativos que 
são ferramentas ricas para 
produção de eventos.
As automações realizadas em 
torno dos sistemas de registro 
de inscrição, catapultadas por 
plataformas para emissão 
online de tickets, também 
otimizaram profundamente o 
processo de planejamento de 
um evento. Os organizadores 
puderam, dessa forma, simplificar 
radicalmente a logística 
necessária. Além disso, os reflexos 
dessas soluções ultrapassaram 
o momento das inscrições, 
promovendo aprimoramentos 
na etapa de credenciamento, 
que causaram redução em filas 
e melhora na percepção inicial dos 
participantes perante o evento.
Sabendo disso, é muito 
importante ficar por dentro das 
novidades e aprender como 
utilizar esse tipo de aparelho a 
seu favor, no sentido de otimizar e 
automatizar alguns processos do 
seu trabalho�
Você pode utilizar, por exemplo, 
o aplicativo do Google Agenda, 
que permite organizar suas 
tarefas e estabelecer metas a 
serem cumpridas, o que é ótimo 
para quem tem dificuldade de 
respeitar prazos, pois atrasos são 
problemas sérios para a produção 
de um evento�
O Google ainda disponibiliza 
o Google Drive, ferramenta 
para compartilhamento 
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de documentos na nuvem, 
o que facilita a troca de 
informações entre os membros 
da organização e possibilita o 
acesso aos documentos por meio 
de qualquer aparelho com acesso 
à internet�
Redes sociais
Um bom produtor não deve 
ficar longe das redes sociais, 
pois elas são excelentes meios 
de divulgação para qualquer 
tipo de evento. Com elas, é 
possível garantir um grande 
alcance e divulgar uma série 
de informações sobre a sua 
produção, tudo isso gastando 
nada ou muito pouco, caso você 
queira patrocinar suas postagens.
As redes sociais ainda dão a 
oportunidade de chegar mais 
perto de seu público, graças 
a mecanismos de interação, 
como a caixa de comentários e 
compartilhamentos. Assim, você 
pode observar mais de perto 
esse grupo de pessoas, processo 
fundamental para conhecer seus 
desejos e fazer campanhas mais 
bem direcionadas à persona do 
seu evento�
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DICAS PARA LIDAR COM 
PRAZOS CURTOS NA 
PRODUÇÃO DE EVENTOS
Qualquer profissional da área de produção de eventos sabe como prazos curtos podem dificultar o trabalho. Saber lidar com local, atração, alimentação e público é fundamental 
para entregar um serviço de qualidade — mas o tempo pode ser 
seu inimigo se não houver um planejamento!
Como cumprir todas as suas obrigações dentro da data 
combinada? O recomendado é manter a calma e seguir algumas 
dicas que garantem a fluidez do trabalho:
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Mantenha uma 
checklist atualizada
Essa é uma prática essencial para 
qualquer produtor. O ideal é ter 
uma lista com todos os objetivos 
a serem cumpridos.
Assim, com a evolução da 
produção, cada estágio de 
desenvolvimento deve ter um 
acompanhamento de novas 
necessidades, apontando o que 
ainda não foi cumprido e o que já 
está pronto.
Dessa forma, é possível saber 
exatamente onde investir o 
esforço de seus funcionários!
Divida as tarefas 
entre a equipe
Qualquer negócio de sucesso conta 
com uma equipe capacitada. Então, 
saiba utilizar isso da melhor forma!
Muitas tarefas concentradas na 
mão de uma pessoa pode acabar 
atrasando o planejamento do 
evento, principalmente se os 
prazos forem curtos. Divida o 
trabalho com o seu time e escolha 
os mais capacitados para controlar 
algumas atividades�
Além de aumentar a fluidez do 
serviço, a sua relação com os 
funcionários melhora: a maior 
confiança ao dar atribuições motiva 
a todos, reduz os níveis de estresse 
e facilita a resolução de problemas.
Assim, nenhum membro fica 
sobrecarregado e você consegue 
entregar tudo a tempo!
Seja organizado
Organização é essencial para 
qualquer trabalho. Na produção 
de eventos, isso não teria como 
ser diferente�
Sabemos que um gestor dessa 
área deve ficar antenado 
em todas as tarefas, mas é 
importante manter a atenção: 
tenha em vista apenas o 
necessário para resolver 
o trabalho. O excesso de 
informações à disposição 
muitas vezes pode atrapalhar o 
andamento das suas atividades�
Separe seu trabalho em fases 
e faça o acompanhamento por 
partes. Assim, quando surgir 
algum problema,você pode 
identificar sua origem e resolvê-lo 
de forma simplificada.
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Utilize ferramentas 
de auxílio
A tecnologia é parte essencial 
na vida de qualquer pessoa na 
atualidade. Então, por que não 
usá-la a seu favor?
Procure por um software 
especializado, capaz de facilitar o 
acompanhamento da produção de 
eventos: assim, você economiza 
tempo e consegue gerir as tarefas 
com muito mais fluidez.
Alguns apps ainda permitem que 
o desenvolvimento do seu 
trabalho seja acessado por 
dispositivos como celular, tablet 
e computador. Esse sistema 
multiplataforma garante 
a facilidade para resolver 
problemas de qualquer lugar.
Faça o borderô
O borderô é um documento 
muito importante, pois aponta 
informações detalhadas sobre a 
economia do evento. Portanto, é 
fundamental mantê-lo atualizado: 
boletos, movimentação financeira 
e notas de cartão devem estar 
disponíveis para consulta de 
maneira simplificada.
Dessa forma, é possível 
apontar gastos desnecessários 
para otimizar o investimento 
do orçamento disponível, 
permitindo planejamentos mais 
eficientes no futuro!
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COMO MANTER SEUS 
PARTICIPANTES ENGAJADOS 
MESMO APÓS O TÉRMINO 
DO SEU EVENTO?
Durante muitos anos, uma das maiores preocupações dos or-ganizadores de eventos era garantir que todas as atividades permanecessem dentro do orçamento e saíssem conforme o 
planejado. Quando isso acontecia: sucesso! Os convidados iam embora 
satisfeitos, as luzes se apagavam e finalmente, o sentimento de dever 
cumprido surgia. Mas hoje, compreendemos que o fim de seu evento 
não significa o fim do compromisso com os participantes.
Sabemos que a energia gasta ao planejar um evento é enorme e, 
com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é fácil esquecer 
ou deixar de lado uma parte extremamente importante: o engaja-
mento dos participantes. Existem inúmeras táticas e estratégias 
para engajar ainda mais em seus eventos, mas é necessário pensar 
além do dia do evento e em possíveis formas de como prolongar o 
seu relacionamento com os participantes. 
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27
E qual a importância 
disso?
Engajar seus participantes após 
o encerramento do evento 
vai muito além de mandar 
um e-mail agradecendo a 
participação dos que estiveram 
nele ou continuar informando 
sobre os próximos eventos e 
programações. Hoje, com a grande 
disponibilidade de ferramentas 
de marketing e tecnologia, esse 
envolvimento ficou muito mais 
fácil, possibilitando que o pós-
evento se tornasse uma grande 
oportunidade para promover 
um envolvimento memorável e 
construísse um relacionamento 
duradouro com seus participantes.
Pesquisas indicam que quase 70% 
da receita de uma empresa vem 
de clientes que já são recorrentes, 
por isso, é importante manter 
o follow-up e reforçar o canal 
de comunicação estabelecido 
em até uma semana depois, 
enquanto seus participantes 
ainda estão empolgados com o 
evento, diminuindo as chances 
de esfriar essa ligação. Por isso, 
o engajamento pós-evento 
não é apenas uma ferramenta 
para atrair seus participantes, 
mas também, mantê-los fiéis e 
perpetuar um relacionamento, 
que possivelmente abrirá portas 
para demais edições.
Um exemplo disso é o RD 
Summit que teve sua primeira 
edição em 2013 com apenas 300 
participantes, mas ao investir em 
ações pós-evento, cresceu 20 
vezes mais do que no primeiro 
encontro e nesse ano conta com 
mais de 8.000 pessoas, tornando-
se o maior evento de Marketing 
Digital e vendas da América Latina�
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Como posso fazer 
isso?
Mande uma pesquisa 
de opinião aos seus 
participantes
Por mais estranho que possa 
parecer, muitos organizadores 
não pedem o feedback em seus 
eventos, seja por esquecimento, 
por não dar a devida importância 
ou por simplesmente não gostar 
de receber feedbacks, afinal, não 
é tão simples lidar com as críticas 
e sugestões. Mas querendo ou 
não, é inevitável negar que a 
pesquisa de opinião é importante 
para alinhar os pontos fortes e 
fracos com a sua equipe, além 
de ajudar a reformular suas 
estratégias e melhorá-los nas 
próximas edições.
É claro que o feedback pode 
ser dado em qualquer etapa do 
evento, mas se essa abertura 
não aconteceu, há diversos 
modos de pedir a opinião dos 
seus participantes e mantê-los 
engajados no pós-evento. Uma 
das maneiras mais tradicionais 
é distribuir formulários ao final 
da programação. Mas além de 
gerar uma grande quantidade 
de papéis para organizar, ela é 
pouco viável sustentavelmente. 
Além disso, no final do evento 
os participantes estão cansados 
e provavelmente, querem 
ir embora ou já marcaram 
outros compromissos… Nessa 
correria, quem vai parar para 
dar feedback? Isso não quer 
dizer que os participantes não 
queiram ser ouvidos.
Uma outra saída, é encaminhar 
os formulários por e-mail poucas 
horas após o encerramento. 
Assim, o participante poderá 
respondê-lo no momento em 
que se sentir mais confortável 
e com disponibilidade para isso. 
Além disso, se você dispõe de um 
aplicativo em seu evento pode 
criar um canal para pedir esse 
feedback no próprio dispositivo 
móvel do participante, permitindo 
o compartilhamento de opiniões 
em tempo real e em qualquer 
momento do evento�
Disponibilize vídeos e pdfs 
de palestras
Por mais normal que isso possa 
parecer, nos eventos em que há 
palestras, workshops e painelistas, 
dificilmente é possível participar 
de toda a programação por 
choque de horários. Mesmo 
assim, é natural querer estar por 
dentro de tudo que aconteceu. 
Uma maneira de tentar amenizar 
isso, é disponibilizar os pdfs 
apresentados nas palestras por 
e-mail, diminuindo essa sensação 
de “perda”. Assim, caso tenham 
interesse, seus participantes 
podem fazer o download do 
material e opinar sobre eles.
Vídeos também são uma ótima 
maneira de envolver seus 
participantes, afinal, todos 
sabemos que memórias são 
poderosas. Você pode usar esse 
sentimento de nostalgia a seu 
favor, filmando os melhores 
momentos e encaminhando-os 
por e-mail ou nas redes sociais 
do seu evento� Além de ser 
econômico, é uma forma diferente 
de envolvê-los e melhorar suas 
experiências, possibilitando até 
mesmo o compartilhamento e 
viralização do material.
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29
Lembre-se de se manter 
presente nas redes sociais
É natural os participantes 
compartilharem que estão ou 
estiveram em um evento e o que 
fizeram nele como palestras, 
coffee break e momentos de 
descontração. Ao estar presente 
nas redes sociais você facilita 
a interação entre participantes, 
podendo criar comunidades que 
fortaleçam o engajamento do 
seu evento�
Mas antes de escolher quais 
redes sociais você utilizará e 
a quantidade de publicações, 
considere seus recursos e 
disponibilidade de tempo. Para 
te ajudar nisso, preparamos um 
checklist daquilo que você não 
pode esquecer na hora de planejar 
as mídias sociais dos seus eventos!
Se o seu evento dispõe de um 
aplicativo, você também pode 
aproveitar a oportunidade para 
estabelecer conexões em redes e 
comunidades que foram criadas 
durante o evento no app e 
prolongar esse networking. Afinal, 
nós vemos smartphones emtodos 
os lugares, na rua, no mercado, na 
padaria... Por que em um evento 
seria diferente, não é mesmo?
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	Sumário
	O que é o Design Thinking
	O que aprender com o Design Thinking?
	Entenda a metodologia do Design Thinking
	Os Pilares do Design Thinking
	Premissas para aplicar o Design Thinking no planejamento estratégico de eventos
	Passo a passo para aplicar o Design Thinking no planejamento estratégico de eventos
	Fase 1 – Descoberta
	Fase 2 – Definição
	Fase 3 – Desenvolvimento 
	
Fase 4 – Entrega
	Resultados reais
	e satisfação atingida
	Entenda como os grandes eventos constroem expectativa do público
	Vantagens em estreitar relacionamentos
	Posicionamento da estratégia de marketing
	Processo de motivação dos colaboradores
	Identificação da empresa como inovadora no mercado
	Desenvolvimento de um ambiente descontraído
	Saiba como criar experiências incríveis em eventos corporativos
	Ofereça experiências gastronômicas
	Aposte em tecnologia e interatividade
	Invista na cenografia
	Ofereça uma internet com qualidade
	novidades tecnológicas que são tendência na organização de um evento
	Venda de ingressos online
	Projeção mapeada
	Aplicativo para o evento
	Realidade Virtual
	Smartphones
	Redes sociais
	Dicas para lidar com prazos curtos na produção de eventos
	Mantenha uma checklist atualizada
	Divida as tarefas entre a equipe
	Seja organizado
	Utilize ferramentas de auxílio
	Faça o borderô
	Como manter seus participantes engajados mesmo após o término do seu evento?
	E qual a importância disso?
	Como posso fazer isso?
	Sobre o Aprende Aí
	Sobre a mobLee