Conhecimentos Especificos pdf

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Conhecimentos Específicos 1 
 
 
 
 
TÉCNICAS/MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO1 
 
A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram 
a ser determinados pela natureza dos documentos a serem 
arquivados, e pela estrutura da entidade. Dividem-se em 
básicos e padronizados. 
 
Método alfabético 
É o mais simples e mais antigo, baseia-se na ordem 
alfabética. Quando o método alfabético envolve nome de 
pessoas, pode ser chamado método nominal. 
 
Regras de alfabetação 
 
Nome + sobrenome 
Luiz Carlos Oliveira 
Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos 
 
Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, 
um, uma (não são considerados) 
André Luiz de Oliveira 
Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de 
 
Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (não se separa) 
Stefan De La Rua 
Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan 
 
Observação: alguns autores falam que as partículas dos 
nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais 
comum é considerá-las como parte integrante do nome, 
quando escritas com letras maiúsculas. 
 
Exemplo: 
Esteban De Penedo 
Arquiva-se: De Penedo, Esteban 
 
Giulio di Capri 
Arquiva-se: Capri, Giulio di 
 
Títulos honoríferos, científicos e profissionais 
liberais: a titulação não faz parte da regra de alfabetação 
Presidente Fernando Henrique Cardoso 
 
Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente) 
 
Sobrenomes compostos: nesse caso, segue-se uma 
ideia de substantivo + adjetivo 
André Castelo Branco 
Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André 
 
Heitor Villa-Lobos 
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor 
 
 
1Fabrício Mariano http://simagestao.com.br/wp-
content/uploads/2016/01/metodos-de-arquivamento-e-guarda-de-
documentos.pdf 
Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho, júnior 
segue a ideia acima 
Paulo Carlos Filho 
Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo 
 
Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e São não se 
separam 
Luciano Santo Cristo 
Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano 
 
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome que corresponde ao sobrenome da família do 
pai 
Francisco de Pina de Mello 
Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de 
 
Nomes orientais, japoneses, chineses e árabes 
arquivam-se como se apresentam 
Li Yutang 
Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo) 
 
Nomes com sobrenome repetido arquivam-se pela 
ordem alfabética dos mesmos 
J. Vasconcelos 
John Vasconcelos 
Jeil Vasconcelos Arquiva-se: 
VASCONCELOS, J. 
VASCONCELOS, Jeil 
VASCONCELOS, John 
 
Empresas: nome de firmas, empresas, instituições e 
órgãos governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam 
EMBRATEL 
Arquiva-se: EMBRATEL 
 
Empresas com artigos 
O Globo 
Arquiva-se: Globo (O) 
Observação: alguns autores admitem arquivar O Globo 
exatamente como se escreve, mas na hora da procura o 
arquivista procura pela letra G. 
 
Títulos de congressos, conferências, reuniões, 
assembleias deverão ser arquivados de modo que a 
numeração não faça parte da regra de alfabetação, e a 
procura seja feita em ordem alfabética 
Segunda Conferência de Física Terceiro Congresso de 
Geofísica Arquiva-se: 
Conferência de Física (Segunda) 
Congresso de Geofísica (Terceiro) 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
É um sistema direto, em que a busca é feita diretamente 
no documento. É o preferido quando o principal elemento do 
documento é a procedência ou o local. 
 
MÉTODO NUMÉRICO 
O principal elemento é o número. Dividido em simples, 
cronológico e dígito-terminal. 
 
Método numérico simples: corresponde à atribuição de 
um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo à 
ordem de entrada ou registro, sem qualquer preocupação 
com a ordenação alfabética. Nesse método, quando se anula 
um registro, este é aproveitado para outro arquivamento. 
Técnicas de Arquivamento. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Conhecimentos Específicos 2 
 Método numérico cronológico: nesse caso, além da 
ordem numérica, deve observar-se a data da produção do 
documento. Nesse método, quando se anula um registro, só se 
aproveita o número se for na mesma data. 
 
Método numérico dígito-terminal: esse método surge 
em decorrência da necessidade de reduzir erros no 
arquivamento de grande volume, cujo elemento principal de 
identificação é o número. Os documentos são numerados 
sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos 
cada um, lidos da direita para a esquerda. Exemplo: 524375: 
- grupo primário: 75; 
- grupo secundário: 43; grupo terciário: 52. 
 
MÉTODO IDEOGRÁFICO OU TEMÁTICO 
Método de ordenação que tem por eixo os assuntos 
presentes, explicitamente ou não, nos documentos. 
 
Enciclopédico: faz prevalecer a classificação pelos 
assuntos básicos ou temas que admitem diversas 
decomposições. É muito indicado quando a 
departamentalização é por processo e existem campos 
técnicos bem definidos. 
 
Método dicionário: despreza a classificação por assuntos 
correlatos em subcampos, procedendo-se apenas à rigorosa 
ordenação alfabética. É aconselhável para pequenos arquivos. 
 
Método duplex: utilizado com o estabelecimento de um 
código numérico para os diversos títulos e subtítulos de 
assuntos principais e correlatos. 
 
Método de classificação decimal: o conhecimento é 
dividido em 10 classes, e estas podem ser divididas em outras 
10 subclasses. 
 
Unitermo ou indexação coordenada: o método consiste 
em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um 
número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada. 
Esse número, denominado número de registro, é controlado 
através de livro próprio, deve ser assinalado no documento 
em local visível e previamente determinado. 
 
SISTEMAS PADRONIZADOS 
 
Variadex: esse método foi padronizado pela “Remington 
Rand”, é considerado uma variação do sistema alfabético. 
Para um grupo de letras é definida uma cor associada. O 
método não é fixo, ou seja, as cores podem variar de país para 
país. 
 
Método soundex: método baseado no som das palavras, 
em função da pronúncia e da letra inicial, método criado pela 
língua inglesa. Busca de sons próximos e semelhantes. 
 
Método rôneo: conhecido também como método híbrido, 
é um método que está em franco desuso. O seu mecanismo 
consiste na combinação do método alfanumérico com o 
numérico ordinário. 
 
Método automático: após 1950, as empresas estavam 
em um novo momento administrativo e os materiais de 
arquivos tiveram que ter novas metodologias, ou seja, ser 
flexíveis para atender a massa documental que cresceu 
exponencialmente. 
 
OUTRO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO 
 
Método de vigência contínua: é também conhecido 
como follow-up. Tem grande valor para o controle de 
informação solicitada, encomendas de materiais. A sua 
indicação é recomendada quando se precisa, entre outras 
coisas, evitar o procedimento errado de muitos chefes, que 
prendem documentos importantes em seu poder. 
 
ARQUIVAMENTO 
 
Os documentos devem ser arquivados, obedecendo às 
seguintes operações: 
 
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para 
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao 
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada. 
 
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos 
classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por 
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade 
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será 
possível manter reunidos todos os documentos referentes a 
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o 
arquivamento. Neste sentido, podemos definir a Ordenação 
como a forma de disposição dos documentos. 
 
Após a ordenação, os documentos classificados sob o 
mesmo código formarãodossiês acondicionados em capas 
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos 
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo 
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma 
ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua 
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão 
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com 
suas dimensões. Esta operação possibilita: 
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma 
pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes 
ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de 
pastas. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL 
 
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL 
 061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. 
DIVULGAÇÃO 
 
– organizar internamente cada pasta, separando os 
documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, 
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que 
relativos a um mesmo assunto. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO 
 
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame 
e título de concurso, ordenados alfabeticamente. 
 
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no 
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com 
a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois 
um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, 
sem possibilidades de recuperação quando solicitado 
posteriormente. 
 
Rotinas Correspondentes às Operações de 
Arquivamento 
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que 
tratam do mesmo assunto); 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Conhecimentos Específicos 3 
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem 
cronológica decrescente, sendo o documento com data mais 
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, 
de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, 
geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência 
de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter 
uma única cópia; 
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas 
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos 
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas 
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, 
identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas 
e caixas; 
6. Manter reunida a documentação seriada, como por 
exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o 
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta 
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação 
sempre que chegar um novo número. 
 
Etapas dos Arquivamentos: 
Segundo Marilena Leite Paes, etapas dos Arquivamentos: 
1) Inspeção - verificar se é um documento para 
arquivamento 
2) Estudos - leitura cuidadosa do documento para 
Verificar a entrada dela 
3) Classificação - Determinação da entrada 
4) Codificação - colocar no documento o código que irá 
identifica-lo 
5) Ordenação - como será disposto o documento 
6) Guarda - é a ação de guardar no lugar adequado e 
definido nas etapas anteriores. 
 
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta 
operação ocorre quando processos, dossiês ou outros 
documentos são retirados do arquivo para: 
– emprestar aos usuários; 
– prestar informações; 
– efetuar uma juntada. 
 
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado 
por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são 
registradas informações sobre processos, dossiês ou outros 
documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do 
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data 
da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem 
como finalidade controlar o prazo para devolução do 
documento e servir como indicador de sua frequência de uso, 
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para 
sua transferência e recolhimento. 
Por meio desse controle é possível informar com precisão 
e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). 
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta 
de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da 
devolução do documento; 
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem 
cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo 
de devolução. 
 
 
01. Assinale a opção que apresenta a ordem cronológica 
correta das operações realizadas na organização dos 
documentos de arquivo. 
(A) classificação, arquivamento e ordenação 
(B) ordenação, classificação e arquivamento 
(C) classificação, ordenação e arquivamento 
(D) arquivamento, ordenação e classificação 
(E) ordenação, arquivamento e classificação 
02. A operação de reunir os documentos classificados sob 
um mesmo assunto corresponde a: 
(A) Ordenação. 
(B) Arquivamento. 
(C) Estudo. 
(D) Codificação. 
(E) Inspeção. 
 
03. A ordenação corresponde à disposição dos 
documentos em pastas e destas dentro de arquivos. A escolha 
da forma de ordenação depende muito da natureza dos 
documentos. São métodos básicos de ordenação, EXCETO: 
(A) Ordenação alfabética 
(B) Ordenação cronológica 
(C) Ordenação aleatória 
(D) Ordenação geográfica 
 
04. Arquivamento é o conjunto das operações de 
acondicionamento e armazenamento de documentos. 
( ) Certo ( ) Errado 
 
05. Uma vez classificado e tramitado, um documento 
deverá ser arquivado, obedecendo a certas operações. Uma 
delas refere-se ao exame do documento para verificar se este 
se destina realmente ao arquivamento, se possui anexo e se a 
classificação atribuída será mantida ou alterada. A outra é 
relativa à reunião dos documentos classificados sob um 
mesmo assunto, objetivando agilizar o seu arquivamento, 
minimizar a possibilidade de erros e mantê-los reunidos 
quando relacionados ao mesmo assunto, organizando-os 
previamente para o arquivamento. Essas duas operações são 
denominadas, respectivamente, 
(A) ordenação e codificação. 
(B) inspeção e ordenação. 
(C) codificação e classificação. 
(D) classificação e inspeção. 
 
Respostas 
01: C / 02: A / 03: C / 04: Certo / 05: B. 
 
 Anotações 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Questões 
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