aula 06 organizacao dos arquivos

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ARQUIVOLOGIA 
 
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS 
 
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: 
 
LEVANTAMENTO DE DADOS 
 
 
• Legislação pertinente: 
 
a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e 
procedimentos. 
b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos. 
c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos. 
 
 Organização: 
 
a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição 
delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que 
integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. 
b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando 
claras as atividades de cada um de seus órgãos. 
 
• Documentação: 
 
a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc. 
b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem 
de computador. 
c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês. 
d) Estado físico: necessidade de restauração. 
 
• Processos: 
 
a) Rotinas e formulários em uso na empresa. 
b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a 
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, 
carimbar, data). 
c) Arranjo e classificação documental. 
 
• Recursos: 
 
a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da 
empresa (nível das pessoas, escolaridade). 
b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento. 
c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. 
 
ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
 
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará 
habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu 
diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada 
caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. 
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma 
instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, 
uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo 
administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. 
 
PLANEJAMENTO 
 
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do 
arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra 
seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e 
permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da 
instituição. 
 
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 
 
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto 
arquivístico e seu acompanhamento. 
 
 
Ainda sobre Organização de Arquivos: 
 
Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de 
segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso: 
 
Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, 
incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. 
Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou 
dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 
 
Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a 
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de 
qualquer documento que tenha sido dele retirado. 
 
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As 
possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a 
variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de 
difícil entendimento. 
 
Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da 
empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos 
documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito 
rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. 
 
Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, 
proporcionando pronta localização dos documentos.