Teoria da Administração

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Atividade
Alunas: Lorrayne e ...
Professora: Marluce
 Administração
A Administração se inicia nos tempos remotos da história, como destaque nessa linha histórica a Revolução Industrial (1760-1840) alavancou entendimentos mais científicos em relação a Administração. 
Atualmente a Administração é conceituada como o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas. É uma palavra com origem no latim “administratione”, que significa “direção, gerência”.
Deste modo é um ramo das ciências humanas que se caracteriza pela aplicação prática de um conjunto de princípios, normas e funções dentro das organizações. É praticada especialmente nas empresas, sejam elas públicas, privadas, mistas ou outras.
O processo de administrar tem uma série de características entre elas, um circuito de atividades interligadas, busca de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle. Assim para obtenção de melhores resultados ocorre com:
 PLANEJAR (Eficácia) --> ORGANIZAR (Eficiência) --> LIDERAR (Eficácia) --> CONTROLAR (Eficiência)
Eficiência: Eficiência é relativa aos meios, como fazer as coisas da melhor maneira possível. Ser eficiente significa executar da melhor maneira possível, evitando desperdícios e maximizando a produtividade.
Eficácia: Eficácia se relaciona aos fins, qual o objetivo correto a se perseguir. É mais importante que a eficiência, pois sem o direcionamento correto a melhor execução só levará a resultados desnecessários.
Planejar: Planejar é o primeiro passo do Processo de Administrar, é pensar antes de agir ou preparar as maneiras mais adequadas para a ação. Dessa forma objetiva-se o melhor caminho para se atingir os resultados esperados. 
Organizar: Organizar é o segundo passo do Processo de Administrar, consiste em procurar a melhor forma para executar o que foi planejado. Nesse momento é importante a eficiência das operações.
 Liderar: Liderar é usar das habilidades técnicas, conceituais e principalmente humanas, para se construir junto às pessoas o resultado esperado.
Controlar: Controlar é saber se o que foi planejado e organizado está dando os resultados esperados, é medir o sucesso ou insucesso de todo o processo administrativo. É fundamental o controle para garantir a eficiência e eficácia da Administração.
 Por fim a administração deve ser uma tarefa estratégica, ou seja, feita de forma estudada e de acordo com o planejamento estratégico, para obtenção de melhores resultados.
 
 Organizações, tipos e exemplos
Organização empresarial: Em Administração de Empresas, entende-se por organização uma entidade social formada por duas ou mais pessoas que trabalham de forma coordenada em determinado ambiente externo visando um objetivo coletivo. A estrutura de uma organização pode ser formal ou informal. Uma organização formal é planejada e estruturada seguindo um regulamento interno. Organização informal são as relações geradas espontaneamente entre as pessoas, resultado do próprio funcionamento e evolução da empresa.
Ex: comercio, bancos etc.
Organização social: Constitui a reunião de diversas pessoas para a obtenção de um fim ideal, podendo este ser alterado pelos associados, possui ausência de finalidade lucrativa e o patrimônio é constituído pelos associados ou membros.
Ex: associações de classe ou de representação de categoria profissional ou econômica, instituições religiosas, clubes esportivos e etc.
 Instituições
Instituição é o próprio ato de estabelecer ou formar alguma coisa, para que se exercitem ou se cumpram as finalidades pretendidas ou as disposições impostas. Neste sentido, a instituição se apresenta como a fundação ou a criação de alguma coisa, com finalidades próprias e determinadas pela própria vontade criadora.
Em decorrência disso, “instituição” é uma expressão empregada para designar a própria corporação ou a organização instituída, não importa o fim a que se destine, isto é, econômico, religioso, educativo, cultural, etc. As instituições podem ser públicas ou privadas.
Do mesmo modo, o termo “instituto”, embora componha a razão social de algumas entidades, não corresponde a uma espécie de pessoa jurídica, podendo ser utilizado por entidade governamental ou privada, lucrativa ou não lucrativa, constituída sob a forma de fundação ou associação. Usualmente, vemos o termo “instituto” associado a entidades dedicadas à educação e pesquisa ou à produção científica.
 Departamentalização
Departamentalização é um dos conceitos básicos de organização. Consiste no agrupamento de atividades diferentes em unidades especializadas dentro de uma organização. Este agrupamento tem o objetivo de organizar, facilitar a supervisão e a coordenação, e otimizar a busca por resultados. Segundo Rebouças (2009).
Para se realizar a Departamentalização, é preciso fazer uma análise cuidadosa das tarefas. Rebouças recomenda a utilização dos princípios de diferenciação e de integração das tarefas. Tarefas diferentes devem ser realizadas por departamentos diferentes, ao passo que tarefas semelhantes devem ser agrupadas em um mesmo departamento. Além desses, existem quatro outros princípios que podem vir a calhar no processo de criação ou fusão de departamentos.
Princípio do maior uso: o departamento que mais realiza uma determinada tarefa deve ser responsável por ela;
Princípio de maior interesse: a supervisão de uma tarefa deve ficar a cargo do departamento e do gerente que tem mais interesse em ter essa tarefa realizada com sucesso;
Princípio de separação do controle: tarefas de supervisão devem ser separadas das tarefas de execução;
Princípio da supressão da concorrência: as atividades de um departamento não podem ser realizadas também por outro. Caso essa repetição seja detectada, é preciso que a função seja restringida a apenas um departamento para se evitar o desperdício de recursos e tempo.
Existem várias formas de se departamentalizar uma organização, por função, por localização, por produto ou serviço, por clientes, por processos, por projetos, etc. Cada uma delas segue critérios diferentes. A seguir vamos comentar sobre cada uma delas:
Departamentalização por função ou funcional: é uma das mais comuns. Nela, os funcionários são agrupados conforme a função que exercem na empresa. Sua vantagem é tirar o maior proveito das especialidades. A desvantagem é inibir uma visão holística dos processos de produtos finais.
Departamentalização por quantidade: baseia-se em critérios numéricos. Um responsável fica a cargo de um número determinado de funcionários. Esse tipo de departamentalização é usado, às vezes, quando há uma divisão de turnos de trabalho na empresa. Ela só é bem sucedida quando as tarefas exercidas pelos funcionários são semelhantes e repetidas.
Departamentalização por local ou locacional, territorial ou por função geográfica: muito comum nas multinacionais, consiste na distribuição de departamentos conforme sua localização geográfica. Esse tipo de departamentalização apresenta vantagens estratégicas, já que permite a instalação de unidades mais perto de seus clientes, matéria prima, canais de escoamento, etc. Porém, tem como desvantagem a despesa de manter várias instalações e salários.
Departamentalização por produto ou serviço: é aquela utilizada quando a organização quer ou necessita focar mais nos produtos que em suas funções internas. A vantagem são funcionários com habilidades específicas são concentrados em apenas um foco de atividade. Além disso, fica mais fácil avaliar os resultados de cada departamento. Por outro lado, os custos administrativos são mais altos, uma vez que cada unidade tem sua equipe de marketing, de análise financeira, etc.
Departamentalização por cliente: também é orientada pelo mercado. Cada departamento é direcionado a um público-alvo do produto. O ponto forte dessa divisão é facilitar oatendimento das necessidades do consumidor.
Departamentalização por processo: ocorre quando as tarefas passam de um departamento para o outro, seguindo uma sequência lógica.
Departamentalização por projetos: empresas que lidam com projetos temporários, como agências de consultoria, dividem seus recursos humanos, financeiros e materiais de acordo com projetos com prazos limitados. Essa departamentalização tende a ser temporária.
Departamentalização matricial: ocorre quando há mais de um tipo de distribuição de tarefa ocorrendo ao mesmo tempo. Por exemplo, a sobreposição da departamentalização funcional com a de produtos.
Departamentalização mista: se dá pela combinação de tipos diferentes de departamentalizações. São várias as possibilidades de combinações.
 Organograma e Fluxograma
Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma empresa, isto é, do desenho organizacional que, por sua vez, consiste na configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno de uma organização. É considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional. 
Ele é especialmente útil para pessoas de fora da empresa (ao visualizar o organograma, a pessoa deve ser capaz de identificar qual pessoa contatar para resolver determinado problema) ou para funcionários recém chegados (ele terá uma maior noção da sua posição e do seu papel no esquema global da empresa, além de deixar claro quem se reporta a quem).
Alguns organogramas apresentam o nome do dirigente de cada departamento, bem como o número de funcionários subordinado a ele e informações referentes à divisão do trabalho. No entanto, um organograma com apenas o nome dos cargos é mais interessante, visto que a utilização dos nomes dos dirigentes faz com que os manuais organizacionais tenham que ser constantemente reeditados para atualizar nomes, sempre que houver mudança de direção.
Outra vantagem do organograma é identificar falhas estruturais na empresa, tais como duplicidade de funções e o consequente desperdício de mão-de-obra. Os principais objetivos de um organograma são: apresentar os diversos órgãos competentes de uma organização, comunicar os vínculos e relações de interdependência entre os vários departamentos e indicar os níveis hierárquicos em que se dividem uma determinada empresa.
Existem quatro tipos de organogramas. A seguir, é possível ter uma ideia melhor sobre cada um dos tipos de organograma:
Organograma por linha
É o que apresenta uma leitura mais fácil. Muito adotado por organizações com estrutura hierárquica rígida, ele tem uma clara inspiração nos arranjos militares de organização.
Organograma de assessoria
Deriva-se do organograma em linhas. No entanto, este tipo de organograma apresenta uma diferença crucial: as conexões horizontais, tão raras no organograma de linhas. 
Organograma funcional
É aquele utilizado quando a estrutura organizacional da empresa é baseada no critério funcional. Se o organograma por linha é o mais simples, o organograma matricial, por sua vez, é 
o mais complexo. Isso porque ele é a combinação de duas formas de se organizar a empresa.
Organograma matricial
Se o organograma por linha é o mais simples, o organograma matricial, por sua vez, é o mais complexo. Isso porque ele é a combinação de duas formas de se organizar a empresa. 
 Adiante podemos conceituar fluxograma como sendo a representação gráfica da sequência de atividades de um processo. Resumo ilustrativo do fluxo das várias operações de um processo, mostrando as suas etapas. 
Além da sequência das atividades, o fluxograma mostra o que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia/cliente/fornecedor). Consegue facilitar a visualização das diversas etapas que compõem um determinado processo, permitindo identificar aqueles pontos que merecem atenção por parte da equipe de melhoria. 
Tem por objetivo torar mais fácil a análise de um processo identificando: as entradas e seus fornecedores, saídas e seus clientes e pontos críticos do processo. 
O fluxograma ainda utiliza conjuntos de símbolos para representar as etapas do processo as pessoas ou setores envolvidos, a sequência das operações e a circulação dos dados e dos documentos, os mais utilizados são:
 Operação: Indica etapa do processo. A etapa e quem a executa são 
 registrados no interior do retângulo.
 Decisão: Indica o ponto em que a decisão deve ser tomada. A questão é escrita dentro do losango, duas setas, saindo mostram a direção o processo em função da resposta sim ou não.
 Sentido do fluxo: Indica o sentido e a sequência das etapas do processo, indica o início e o fim do processo.
 Sendo assim o fluxograma pode ser utilizado para entender um processo e identificar oportunidades de melhoria (situação atual), para desenhar um novo processo já incorporando as melhorias (situação desejada) e para disseminar informações do processo.
Exemplo