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Informática Instrumental- UVB
Faculdade On-line UVB16
Aula 2
Introdução às ferramentas do 
Microsoft Office 2000
As extensões dos arquivos do MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, 
MS Outlook e MS Access
Objetivos da Aula
Analisar as ferramentas básicas que compõem o MS Office, bem 
como identificar a diferenciação das extensões. 
Ao final desta aula, você deverá estar apto a diferenciar os 
documentos criados por cada uma das ferramentas do Office 
2000, bem como estabelecer a utilidade de cada um deles.
Conhecendo o Microsoft Office 2000
O Microsoft Office é um pacote composto por programas que 
trabalham de modo integrado, e isso se deve ao fato de que 
muitas tarefas aprendidas em um programa podem ser facilmente 
implementadas e, muitas vezes, compartilhadas.
As ferramentas que compõem o Microsoft Office são, basicamente:
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• Word: programa de processamento de textos com recursos 
que permitem criar documentos que vão desde uma simples 
carta com uma página até relatórios complexos de inúmeras 
páginas;
• Excel: aplicativo para gerar planilha de cálculos, que possui 
importantes recursos para a geração de gráficos;
• PowerPoint: programa de apresentação de slides para uso 
profissional;
• Outlook: programa de correio eletrônico (e-mai), que possui, 
como recurso atrativo, um gerenciador de lista de contatos 
para facilitar o envio de mensagens a um grande número de 
pessoas ao mesmo tempo (estilo mala direta);
• Access: software gerenciador de banco de dados, que 
permite importar e exportar dados de outros aplicativos, 
visando, assim, o processamento de informações integradas 
com outras ferramentas. Este programa é oferecido apenas 
na versão mais completa do Microsoft Office. 
A seguir, vamos fazer uma pequena introdução em cada uma das 
ferramentas apresentadas acima, sendo que nas próximas aulas iremos 
nos aprofundar mais em determinados conceitos com o objetivo de 
definir competências mais adequadas a aplicações de natureza mais 
complexa. Será dada mais ênfase também no que diz respeito à 
integração entre todas as ferramentas utilizadas.
A partir de agora veremos como fazer este gerenciamento, 
despertando em você, a habilidade de organização e a competência 
necessária para organizar toda sua documentação eletrônica.
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Introdução ao MS - Word
Extensão: .DOC
O MS Word é, sem dúvida alguma, o mais bem sucedido processador 
de textos da atualidade, pois oferece inúmeras opções de recursos 
para escrever documentos. Inicialmente, iremos abordar aspectos 
básicos desta ferramenta, para mais tarde, então, nos aprofundarmos 
nela, um pouco mais.
Quando trabalhamos, lidamos com documentos de diversas páginas, 
os quais muitas vezes chegam a ser até mesmo mais longos do que uma 
tela cheia pode exibir de cada vez. A grande vantagem do MS Word, 
ou simplesmente Word, é a existência de uma régua de marcação 
que exibe as posições das colunas dos caracteres digitados, dentro da 
própria página que está sendo imediatamente vista na tela.
O Word também fornece informações na barra de status, a qual 
exibe a posição exata do seu cursor dentro de um documento que 
está sendo editado. Por exemplo, em um texto de 17 páginas, você 
pode estar posicionado na página 7, na seção 1, e a 10 cm do topo do 
documento, na linha 14, e coluna 33. 
Complicado isso ?
Não, de forma alguma. Fique bem tranqüilo, pois tudo isso você nem 
sequer percebe que está acontecendo, uma vez que, tudo é feito 
automaticamente pelo próprio aplicativo.
Sempre que estiver trabalhando em um documento editado pelo 
Word, ou estiver inserindo texto nesse mesmo documento, como 
por exemplo, um determinado relatório já gravado em determinada 
pasta, isto pode ser perfeitamente alterado, por recursos próprios para 
processar textos no ambiente Word, tais como: recursos de inclusão, 
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alteração ou exclusão. Estes recursos ou comandos podem ser 
empregados para manipular dados que vão desde um caracter, uma 
frase, parágrafos inteiros ou até todo o corpo do texto digitado.
Um exemplo prático para ilustrar o uso destes recursos seria, por exemplo, 
a alteração de um documento que você tenha recebido de sua filial ou de 
seu gerente e que precisa ser prontamente modificado ou atualizado. Às 
vezes, é comum o gerente de uma empresa solicitar uma atualização de 
documento para que ele possa autorizar uma nova compra. 
Uma outra situação importante é a criação de um novo documento, 
que pode ser, por exemplo, a criação de uma carta.
E se precisar, como você irá fazer isso? 
No menu Arquivo, clique em Novo e, em seguida, selecione Documento 
em branco. Note que aparecerá na tela um espaço todo branco, simulando 
uma folha de papel. Você deverá digitar em cima da folha. Agora você 
irá redigir o texto conforme as suas necessidades de uso profissional. 
Outra opção é abrir um arquivo com a extensão .DOC existente. Clique 
em Arquivo, e depois escolha Abrir. Você terá de procurar dentro de 
várias pastas onde está guardado o arquivo desejado.
Importante: caso não encontre o arquivo, feche o Word, e 
posteriormente, utilize o recurso localizar, visto na aula anterior.
Introdução ao MS - Excel
Extensão: .XLS
Quando iniciamos o programa MS Excel, imediatamente é exibida 
uma pasta de trabalho em branco. Não confunda ela com as pastas 
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da aula anterior. Essa pasta é onde você armazenará seus dados, e 
dentro dela estarão as planilhas, os gráficos, etc.
Importante: dentro do mesmo arquivo você verá inúmeras pastas 
contendo informações de maneira dividida, mas dentro do Excel 
elas formarão um único arquivo.
Ao iniciar o Excel serão abertas três planilhas chamadas de Plan1, 
Plan2 e Plan3. Contudo, é permitido que você acrescente mais 
planilhas, basta para isso clicar com o botão direito em cima de uma 
delas (1, 2 e 3), e depois utilizar a opção Inserir.
Um exemplo a ser aplicado no seu dia a dia é a configuração de um 
relatório, contendo o balanço dos 12 meses do ano. Além das 3 planilhas 
existentes, você irá criar outras 9, e depois irá renomeá-las com os 
respectivos nomes dos meses do ano, de Janeiro até Dezembro.
Mas o que é uma planilha?
Uma planilha é uma grade de colunas (vertical) e linhas horizontal). A 
intersecção de qualquer coluna e linha é chamada de célula – guarde 
bem este nome. Cada célula em uma planilha possui uma referência 
de célula única, ou seja, a designação formada pela combinação dos 
títulos da linha, e da coluna. Por exemplo, A8 refere-se à célula na 
intersecção da coluna A com a linha 8.
O ponteiro da célula é em forma de cruz, que aparece sobre as mesmas 
na planilha. Você deverá usar sempre o ponteiro da célula para 
selecioná-la na planilha. A célula (ou células) escolhida é chamada de 
célula ativa, e ela serve para identificar tudo que está selecionado 
Importante: quando selecionar mais de uma célula – um 
intervalo delas –, isto pode ser feito por coluna, linha ou qualquer 
combinação de células, colunas e linhas. 
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Introdução ao MS - PowerPoint
Extensão: .PPT
Este programa é utilizado para criar apresentações de maneira mais 
profissional. Exemplos de apresentação são relatórios, planilhas, etc., 
que exijam um tratamento mais refinado, elegante e criativo, contendo 
efeitos sonoros, imagens dinâmicas, entre outros recursos. Todos os 
tipos de documentos do MS Office podem ser compartilhados com 
o MS PowerPoint, como textos do Word, planilhas geradasno Excel, 
entre outros formatos.
Ao contrário do Word e Excel, o PowerPoint produz slides, ou seja, 
telas de apresentação que permitem a inserção de muitos recursos, 
como objetos do ClipArt, animações, fotos, por exemplo, entre outros, 
que podem ser utilizados nas suas apresentações para fornecer ao 
conteúdo uma forma mais elegante e didática. O PowerPoint utiliza 
vários recursos ou opções de manipulação do conteúdo dos seus 
slides, tais como: estrutura de tópicos, slides, folhetos e anotações.
É possível, também, a preparação dos arquivos utilizando o assistente 
para viagem – não é pizza! –, mas você pode gerar arquivos de 
apresentações em tamanhos pequenos. Este recurso é útil caso haja 
a necessidade de se deslocar e se apresentar fora de seu ambiente de 
trabalho e que por ventura não tenha o PowerPoint instalado.
Toda a apresentação criada por você também pode ser impressa, inclusive 
com as opções contidas na divisão da estrutura de tópicos, nas anotações 
do apresentador, e nos folhetos da audiência a serem usados.
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Introdução ao MS - Outlook
Extensão: .EML
É um programa de gerenciamento de informações que ajuda você 
e seu grupo de trabalho a organizar as informações e se comunicar 
com outras pessoas e grupos. O Outlook apresenta correio eletrônico 
(e-mail), ferramentas para gerenciamento de contatos, agenda, 
calendário de planejamento e um gerenciador de documento.
Com o Outlook você poderá manter o controle sobre seus e-mails, 
compromissos diários e reuniões. Não há diferença alguma se você 
trabalha em um computador individual ou ligado a grupos de 
trabalho. Este aplicativo é a uma excelente ferramenta para organizar 
o seu tempo. 
As pastas de correio do Outlook permitem ler, criar e enviar mensagens. 
Ao receber uma correspondência eletrônica, ela vai automaticamente 
para a caixa de entrada. Quando você cria e envia uma mensagem, ela 
vai para a caixa de saída, até que seu computador faça uma conexão 
com a internet. Depois que seu computador estiver conectado a 
mensagem é encaminhada, e seu conteúdo é movido para a pasta de 
itens enviados.
Você já deve ter percebido que para utilizar os recursos de correio 
eletrônico do Outlook é preciso estar conectado à internet e também 
ter criado uma conta – o seu próprio e-mail: seunome@provedor.com.
br. A partir dela, você poderá utilizar todos os recursos disponíveis do 
seu programa de correio eletrônico.
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Introdução ao Access 2000
Extensão: .MDB
O programa Access foi criado para gerenciar dados, os quais consistem, 
basicamente, uma coleção de informações que somente se tornam 
úteis quando organizadas de forma significativa, de modo a facilitar o 
seu trabalho profissional.
Um banco de dados é em uma coleção de tabelas, formulários, 
consultas e relatórios usados para gerenciar e apresentar dados. O 
processo para criar um banco de dados envolve os seguintes passos 
básicos:
• Criar um banco de dados a partir da geração de tabelas 
visando armazenar informações;
• Digitar informações ou importá-las;
• Desenvolver objetos de banco de dados adicionais com o 
objetivo de visualizar, editar e imprimir as informações de 
seu banco de dados.
Um exemplo que você estará utilizando muito no Access será a criação 
de Mala Direta, atualmente um recurso extremamente valioso no 
envio de correspondência para públicos previamente selecionados, 
dando um caráter mais personalizado para comunciação com clientes, 
fornecedores, etc.
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Nesta aula fizemos uma breve introdução a cada programa que 
compõe o pacote de ferramentas do Microsoft Office. Também 
procuramos desenvolver em você a competência necessária para 
compreender as distinções entre formatos ou extensões de arquivos 
para cada aplicativo desta suíte. Mostramos, ainda, vários modos de 
uso das ferramentas com ênfase em aplicações que integrem os vários 
recursos disponíveis pelo Office. Na próxima aula iremos colocar, 
de fato, a mão na massa, pois iremos presenciar situações diárias, 
utilizando os programas para desenvolver arquivos e ferramentas que 
facilitem nosso dia a dia.
Referências Bibliográficas
AITKEN, Peter. 10 minutos para aprender Word 2000. São Paulo: 
Berkeley, 1999.
BRAGA, William. Windows XP IT Educacional. Rio de Janeiro: Alta books, 
2002.
Sugestões Bibliográficas
WARNER, Nancy D. Microsoft 2000. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
HALVORSON, Michael. Micorsoft Office 97 – Guia Autorizado Microsoft. 
São Paulo: Makron Books, 1999.