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Informática Instrumental- UVB
Faculdade On-line UVB41
Aula 04
Introdução ao Microsoft Access 
Conceitos básicos e o primeiro contato com a ferramenta
Objetivos da Aula
Os objetivos desta aula são apresentar a você o conceito de banco 
de dados através do Microsoft Access 2000, e suas principais 
características.
Ao término desta aula, você deverá estar apto a entender melhor o 
uso desta poderosa ferramenta, além de perceber que implementá-
la em seu ambiente de trabalho trará uma grande melhoria na 
performance operacional e gerencial de sua organização.
Introdução
Banco de Dados ou BD, nada mais é do que uma solução lógica para 
acomodar dados relacionados a um certo assunto, visando posterior 
consulta, ou mesmo alteração de dados.
A tecnologia aplicada aos métodos de armazenamento de informações 
vêm crescendo, e gerando um impacto cada vez maior no uso de 
computadores, seja em qualquer área em que os mesmos possam ser 
aplicados.
Um banco de dados pode ser definido como um conjunto de dados 
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devidamente. relacionados. Por dados, podemos compreender 
fatos conhecidos que podem ser armazenados, e que possuem um 
significado implícito. Porém, o significado do termo banco de dados 
é mais restrito que simplesmente a definição dada acima. Um banco 
de dados possui as seguintes propriedades:
• É uma coleção lógica coerente de dados com um significado 
inerente – portanto, uma disposição desordenada dos dados 
não pode ser referenciada como um banco de dados -;
• É projetado, construído e possui dados para um propósito 
específico - um banco de dados possui um conjunto pré-
definido de usuários e aplicações desenvolvidas -;
• Representa algum aspecto do mundo real, o qual é chamado 
também de minimundo - qualquer alteração efetuada 
no minimundo é automaticamente refletida no banco de 
dados.
• Representa algum aspecto do mundo real, o qual é chamado 
também de minimundo - qualquer alteração efetuada 
no minimundo é automaticamente refletida no banco de 
dados.
Um banco de dados pode ser criado, e mantido por um conjunto de 
aplicações desenvolvidas, especialmente, para esta tarefa ou por um 
Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD). Um SGBD permite 
aos usuários criarem, e manipularem bancos de dados de uso geral. 
O conjunto formado por um banco de dados somado às aplicações 
que o manipulam é chamado de Sistema de Banco de Dados.
A necessidade de armazenar, organizar e processar é atividade 
crescente no mundo moderno, e algumas das soluções encontradas 
para essas tarefas estão de tal maneira incorporadas ao nosso 
cotidiano, que, muitas vezes, nem sequer damos conta disso.
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Um exemplo disso é o caso das listas telefônicas, dos fichários de livros 
de uma biblioteca, das fichas dos funcionários de uma empresa, dos 
cadastros de clientes de loja, etc.
Todos esses exemplos podem ser considerados precursores dos modernos 
bancos de dados, pois cumprem basicamente as mesmas funções:
•.Acrescentar novos dados;
•.Localizar os dados armazenados anteriormente;
•.Alterar dados, ou apagar aqueles que não sejam mais úteis.
Hoje é impossível lidar com um grande número de informações 
apenas empregando métodos tradicionais. Exemplo: uma empresa 
tem um cadastro, com dados de milhares de clientes, espalhados 
pelo mundo, e quer selecionar rapidamente, cerca de 10 mil deles, 
para receberem uma mala direta. Precisa, também, gerar etiquetas de 
endereçamento para as malas diretas que serão produzidas. E tudo 
isso deve ser feito em algumas horas. É ai que, entram em cena os 
bancos de dados computadorizados.
Bancos de dados 
Graças à velocidade dos computadores e sua capacidade de lidar 
com tarefas repetitivas e tediosas, os programas de bancos de dados 
computadorizados acrescentam novos, e interessantes recursos.
Vejamos alguns exemplos:
• Atualizar e manter dados de forma rápida, eficiente, os quais 
ocupam pouco espaço físico;
• Selecionar rapidamente parcelas dos dados;botões 
proporcionam acesso a recursos especiais;
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• Organizar os dados em ordens diferentes, tais como: ordem 
numérica, alfabética, por cidade, etc;
• Produzir relatórios ou listas, como no caso das etiquetas de 
endereçamento, conforme exemplo citado, anteriormente;
• Gerar estatísticas e cálculos precisos; 
• Evitar erros e assegurar maior consistência dos dados. Nos 
métodos manuais, uma pessoa pode colocar por engano a 
ficha de um funcionário no arquivo reservado para clientes, 
neste caso, um banco de dados possui recursos para impedir 
esses tipos de erros.
Recursos do banco de dados
Os bancos de dados possuem alguns recursos básicos. Em volta destes 
recursos, é que você irá trabalhar, e desenvolver desde um pequeno 
banco de dados, até um sistema de gerenciamento deste banco. São 
eles:
•.Tabelas.
 Atualmente, a maioria dos bancos de dados trabalha com 
base no conceito de tabela. Ela é nada mais é do que uma 
coleção de dados que tem a mesma estrutura, por exemplo: 
uma tabela usada pelo departamento pessoal de uma 
empresa pode conter informações completas sobre cada um 
dos funcionários. Essas informações distribuídas em vários 
campos incluem um número de código do funcionário, 
sobrenome, nome, cargo, data de nascimento, etc;
Eis a seguir o exemplo de uma tabela:
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Importante: Veja todos os campos que citei no exemplo, inseridos 
na construção desta tabela.
• Atualizar e manter dados de forma rápida, eficiente, os quais 
ocupam pouco espaço físico;
•.Formulários
 Um formulário é outra forma de visualizar os dados de 
uma tabela. Ele exibe um registro de cada vez, facilitando a 
manipulação dos dados. Isso permite examinar, modificar, 
apagar ou acrescentar novos registros de dados aos já 
existentes. Veja abaixo o exemplo de um formulário: 
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Importante: É possível visualizar também outros tipos de 
informações, tais como: foto do funcionário, cliente, etc. 
•.Consultas
 Os modernos programas de bancos de dados permitem que 
eles contenham várias tabelas. O programa é capaz de cruzar 
dados dessas várias tabelas para selecionar informações 
segundo critérios determinados pelo usuário. Esse processo 
é chamado de consulta. Por exemplo, além da Tabela de 
Funcionários detalhada acima, nosso banco de dados pode 
ter uma Tabela de Pedidos, na qual estejam registradas as 
vendas da empresa.
 Uma consulta pode cruzar os dados da Tabela de Funcionários, 
e os da Tabela de Pedidos para avaliar, por exemplo, as vendas 
por funcionário no país, em determinado período. Conforme 
ilustra a figura abaixo:
Importante: O cruzamento das informações pode ser proveniente 
de várias tabelas. 
•.Relatórios
 Depois de selecionados, os dados de uma consulta podem 
ser mostrados na forma de listagens, gráficos, etiquetas, 
de acordo com a necessidade do usuário. Essas formas de 
exibição são chamadas de relatórios. Os dados da consulta 
acima podem ser mostrados através do exemplo a seguir:
Importante: Os relatórios também podem ser originados através 
do cruzamento de várias tabelas.
•.Macros
 As macros são conjuntos de ações executadas 
seqüencialmente. Em geral, elas são usadas para facilitar a 
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interface com o usuário, e envolve barras de ferramentas, 
menus e formulários. Uma de suas vantagens é a facilidade 
com que são criadas. As macros normalmente são usadas 
para tarefasrelacionadas à exibição ou ocultação de barras 
de ferramentas, abertura e fechamento de formulários, bem 
como criação de relatórios. 
Importante: Uma macro pode criada a partir de um botão de 
barra de ferramentas ou de um formulário.
Elas podem ter as seguintes funções:
• Executar um procedimento criado em outro programa;
• Atribuir uma determinada função a uma tecla;
• Criar barras de menus personalizadas;
• Executar uma série de ações no momento em que um banco 
de dados é aberto.
Nesta aula, fizemos uma introdução ao mundo dos bancos de dados, 
e trabalhamos seus conceitos básicos. Pode-se dizer que, em grandes 
bancos de dados com centenas de milhares de registros, a velocidade 
é um fator extremamente importante. Portanto, antes de começar a 
desenvolver um banco de dados, planeje-o com cuidado, levando-se 
em conta as características dos dados.
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Para a próxima aula, trabalharemos na configuração de documentos 
a partir do Word.
Glossário
Arquivo: Em banco de dados significa um grupo de registros que, por 
sua vez, representa um grupo de campos;
Campo: Cada um dos espaços reservados às informações em um 
banco de dados. Por exemplo, em um banco de dados de funcionários, 
Nome é um campo e Cargo é outro. Nas tabelas, os campos são 
representados por colunas.
Consistência de dados: É a coerência entre os dados contidos em 
várias tabelas. O banco de dados deve ser capaz de assegurar com que 
as informações de duas tabelas cruzadas sejam consistentes entre si;
Registro: Informações referentes a um mesmo elemento. Num banco 
de dados de funcionários, por exemplo, dados, tais como Nome, 
Cargo, Endereço, etc. formam um registro. Nas tabelas, os registros 
são representados por linhas.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Bibliografia Básica:
CATAPULT, Inc. MS Office 2000. São Paulo: Makron Books, 2000.,
Bibliografia Complementar:
AITKEN, Peter. 10 minutos para aprender Word 2000. São Paulo: 
Berkeley, 1999.
BRAGA, William. Windows XP IT Educacional. R. Janeiro, Alta books 
2002.
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FULTON, Jennifer. 10 minutos para aprender Excel. São Paulo: 
Berkeley, 1999.
MICROSOFT PRESS. MS Excel 2000 passo a passo. São Paulo: 
Makron Books, 2000.
MICROSOFT PRESS. MS Word 2000 – passo a passo. São Paulo: 
Makron Books, 2000.
Sugestões Bibliográficas
NORTON, Peter. Introdução à Informática., São Paulo: Makron Books, 
1.996.
WARNER, Nancy D. Microsoft 2000, Rio de Janeiro: Campus, 1.999.
MICHAEL, Halvorson; MICHAEL, Young. Microsoft Office 97 – Guia 
Autorizado Microsoft; São Paulo.