Conceitos aula 02

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Técnicas de vendas
Tema: Planejamento e Gestão de Força de Venda
Aula 03
Planejar é vital para toda e qualquer instituição independentemente do seu tamanho e ou faturamento. No mundo corporativo altamente competitivo, são as empresas que tem um bom planejamento e o executam com eficácia que conquistam mais espaço.
Um planejamento bem elaborado facilita as ações a serem executadas, pois há definição clara dos objetivos a serem alcançados, a estratégia a ser utilizada e os resultados que se esperam com as ações, previamente estabelecidas.
Introdução
Nesta aula vamos conhecer um pouco sobre o que é planejamento de vendas e a sua importância. Vamos conhecer um pouco sobre o estabelecimento de territórios e rotas de vendas, largamente utilizados por inúmeras empresas. Finalizando veremos como se dá a formação da força de vendas, de grande importância para as empresas, já que é ela que traz receita para as organizações.
Vamos juntos caminhar por esta senda repleta de surpresas advindas do comportamento do ser humano enquanto vendedor e comprador. Sem dúvida um universo rico em experiências que fazem com que vendas seja sempre algo fascinante.
Planejamento de vendas
Planejar significa decidir antecipadamente o que deve ser feito e constitui-se na primeira etapa do processo administrativo. O planejamento contribui para a redução de custos, pois as operações passam a ser estabelecidas dentro dos padrões de racionalidade e de eficiência, para melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. É um trabalho mental que requer certo tempo para a sua elaboração.
O Planejamento de vendas deve ser pautado em dados concretos, devendo o administrador compilar dados, analisá-los, e informar-se a respeito de vários setores.
O Planejamento de vendas consiste em, analisar as situações interna e externa, fazer uma previsão do que pode acontecer preparar-se para atender e executar essa previsão e controlar o trabalho para que tais objetivos sejam alcançados. Para isso, utilizam-se algumas atividades básicas da Administração de empresas, a saber: planejar, organizar, implementar e controlar. Assim, segundo Castro & Neves pag. 35 podemos aplicar as atividades citadas da seguinte forma:
1. Planejamento e organização estratégica da força de vendas, onde verifica-se: 
Análise de necessidades do comprador e compreensão do papel de vendas em marketing;
Análise ambiental da concorrência e benchmarking;
Potencial de vendas e definição de quotas;
Organização de vendas: desenho de territórios, especialização de vendas e número de vendedores;
Definição do “formato de entrada da força de vendas – análise do modo de governança (interno, externo) e remuneração.
2. Implementação da força de vendas:
Administração de cientes e informações;
Gerenciamento do território: recrutamento e seleção dos agentes de venda;
Gerenciamento do território: treinamento e motivação.
3. Controle da força de vendas:
Administração de conflitos;
Controles e auditoria de vendas.
As empresas se planejam em etapas assim dispostas:
Compilação de dados: começa com uma análise da situação ambiental, e para isso, é necessário que os dados sejam compilados e armazenados de forma que proporcionem fácil acesso aos planejadores. Recomenda-se que o gerente de vendas se preocupe com a coleta de dados, organizando-se para isso. Grandes empresas têm condições de montar departamentos especializados em SIM (Sistema de Informações de Marketing). O importante é que os dados sejam de fato úteis para a empresa.
Percepção e estudos dos fatores que possam reduzir a eficiência e o crescimento futuro da empresa: Nesta segunda etapa do planejamento, a preocupação é comparar as informações da análise ambiental com os recursos da empresa a fim de verificar as reais oportunidades existentes para obtenção do crescimento e melhoria da eficiência. Esses levantamentos são feitos através de estudos dos dados compilados nas etapas anteriores, em que se determinam pontos fortes e fracos na empresa, ameaças e oportunidades no meio ambiental. Para isso, é necessário que seja feito um levantamento do potencial de mercado e do potencial de vendas. Ou seja, devemos saber até onde podemos vender e qual a capacidade máxima do mercado.
Formulação das suposições fundamentais: Não existe bola de cristal que revele a realidade do que acontecerá no futuro, para que as empresas possam adaptar-se às condições previstas. Os administradores devem trabalhar com suposições, evidentemente baseadas em dados que possam fundamentá-las, diferenciando-as da simples adivinhação. A partir de opiniões, julgamentos, dados estatísticos, projeções de empresas especializadas, a empresa pode fazer a sua previsão de vendas e, em consequentemente, o orçamento.
Determinação dos objetivos e metas: À luz das informações e da análise do que poderá ocorrer no futuro, a empresa pode estabelecer objetivos e metas, ou o que espera alcançar em determinado período. Os objetivos formam a base do planejamento. Além disso, servem como instrumentos de controle, de vez que podem ser utilizados como parâmetros para ações corretivas. Como vimos, as vendas são estipuladas a partir dos objetivos mais gerais da empresa.
Determinação das atividades que precisam ser exercidas para alcançar os objetivos: Para se determinar as atividades a fim de se alcançar os objetivos propostos, há necessidade de se fazer as seguintes perguntas: A quem vender? O que vender? Qual o método de vendas mais apropriado? Não se pode abrir mão do preparo de um cronograma dessas atividades. Nessa etapa final do planejamento, deve-se determinar os aspectos mais operacionais e quantificáveis para a execução do programa de vendas. Podem-se estabelecer quotas de vendas, frequência de visitas e objetivos de cada visita as diferentes clientes.
Cronograma: O cronograma é importante para efetuar-se o acompanhamento das atividades. Quais os contatos a serem feitos? Qual a frequência das visitas? Quais as quotas? Quais e quantos os territórios? E finalmente, o orçamento está sendo seguido?
Territórios e rotas de vendas
É importante definirmos o que é um território de vendas.
Um território de vendas compreende um grupo de clientes ou uma área geográfica atribuídos ao profissional de vendas. (Futrell pág. 362). Normalmente o profissional de vendas recebe uma determinada área geográfica contendo clientes já cadastrados e clientes em potenciais, também denominados prospects.
Frutell aponta algumas razões pelas quais as empresas criam e usam territórios de vendas, observe a seguir: 
Obter cobertura total do mercado – com o objetivo de cobrir o mercado alcançando o potencial de vendas desse mesmo mercado. Com território individual, o profissional pode atender às necessidades dos clientes com muito melhor qualidade. Outro benefício do território é que o gerente pode manejar facilmente as áreas. Conforme os clientes e os resultados alcançados.
Estabelecer as responsabilidades de cada profissional de vendas – os profissionais de vendas atuam como gerentes comerciais dos seus respectivos territórios. São os responsáveis pelo desenvolvimento de cada cliente do seu território. Normalmente isso faz com que o desempenho do profissional de vendas seja ampliado paulatinamente, em função do controle que exerce em cada cliente.
Avaliar desempenho – os dados efetivos de desempenho são coletados, analisados e comparados com as metas esperadas, assim o desempenho é monitorado. Há uma comparação com o desempenho do território, com o distrital e o regional, comparando-o com toda a equipe de vendas.
Melhorar o relacionamento com os clientes. À medida que o profissional de vendas efetua regularmente suas visitas ao cliente, o relacionamento é estreitado, facilitando as negociações. O relacionamento é tão importante que alguns profissionais, com o passar do tempo constroem relacionamentos de tanta confiança que o cliente deixa por conta do profissional de vendas a efetuação do pedido.
Reduzir as despesas de vendas – ao se estabelecer os territórios de vendas, evita-se aduplicação de esforços. Isso reduz os custos de vendas e aumenta os lucros da empresa.,
Permitir melhor ajuste entre o profissional de vendas e as necessidades do cliente – os profissionais de vendas são treinados para atender as necessidades dos clientes do seu território. Quanto maior o relacionamento entre o cliente e o profissional de vendas, maior a probabilidade das vendas serem bem sucedidas.
Beneficiar tanto o profissional de vendas como a empresa – uma boa divisão de territórios ajuda sobejamente a empresa a alcançar os objetivos propostos por ela para a área de vendas.
Rotas
Como vimos até aqui, um território de vendas é formado por clientes ativos e clientes em potencial que se encontram em determinada área geográfica. Assim, concluímos que um território de vendas é composto de um grupo de clientes que se encontram numa área geográfica.
Os clientes formam os territórios de vendas. Um território de vendas compreende um grupo de clientes ou uma área geográfica, atribuídos a um profissional de vendas. Os clientes daquela área geográfica são de responsabilidade do profissional de vendas. Esse profissional deverá conhecer profundamente cada um dos seus clientes, inclusive o seu potencial de compra.
Com a sua carteira de clientes, o profissional de vendas forma o seu roteiro, isto é, o padrão de movimentação usado para trabalhar no seu território. Algumas empresas, via departamento de vendas, determinam o roteiro a ser executado pelo profissional. Tais roteiros precisam ser viáveis, de baixo custo, flexíveis e lucrativos. Em teoria, projetos de rotas formais rígidas permitem que a empresa: melhore a cobertura do território, minimize o tempo perdido e estabeleça comunicação entre a gerência e a equipe de vendas ao tornar conhecida a localização e atividades profissionais de vendas individuais.
Um roteiro elaborado cuidadosamente, sem dúvida, em muito contribui para o atingimento dos objetivos propostos pela empresa e serve como um facilitador de negócio para o profissional de vendas.
A Formação da força de vendas
O vernáculo formar vem do latim, formare, segundo o dicionário Michaelis significa: “dar forma natural a alguma coisa, fabricar, fazer.” Ao pensarmos sobre força de vendas, estamos trabalhando com uma matéria prima que é a principal do nosso universo: recursos humanos. 
Quase não existe diferença entre o atleta que vence e o que chega por último. Ambos possuem o mesmo número de músculos para trabalhar. Ambos jogam com as mesmas regras e usam equipamentos semelhantes.
Porém, o vencedor é o que tem a determinação de vencer, é aquele que faz o que é preciso, treina dia após dia, esforça-se um pouco mais a cada treino e é capaz de visualizar sua passagem pela linha final à frente dos outros atletas. Tanto o vendedor melhor pago quanto aquele que raramente realiza uma venda possuem os mesmos talentos e recursos. A diferença está no que eles fazem com o que têm.
São as pessoas que fazem a diferença, logo formar uma força de vendas significa trabalhar com o material humano e toda a sua complexidade. Assim, a formação da força de vendas passa por algumas etapas que veremos a seguir.
Recrutamento e Seleção
Ao formar a equipe de vendas, é de suma importância observar, na seleção, alguns quesitos importantes para o profissional de vendas:
Variáveis físicas e geográficas: idade, sexo, estado civil, religião, aparência física.
Formação acadêmica e experiência profissional: escolaridade, contexto familiar, experiência na área.
Aptidões: inteligência, habilidades cognitivas, inteligência verbal, inteligência emocional, inteligência intrapessoal, inteligência interpessoal, inteligência corporal, inteligência matemática.
Habilidades que podem ser aprendidas: apresentação oral, habilidades de relacionamentos, habilidades administrativas, conhecimento da atividade e do negócio.
Personalidade: responsabilidade, sociabilidade, autoestima, criatividade, flexibilidade, necessidade de realização pessoal, necessidade de buscar resultados
Treinamento
Treinamento é a atividade oferecida pela empresa para dar ao profissional de vendas a oportunidade de ter novas atitudes, conceitos, regras e capacidades relacionadas à função, objetivando, sempre, o seu melhor desempenho no ato da venda, trazendo dividendos para a empresa.
Sabe-se que o ser humano nunca deve deixar de aprender; logo, o profissional de vendas deve sempre aprender, ampliar o seu conhecimento. Essa verdade é, mais do que nunca, patente nos dias atuais, onde o consumidor demonstra um conhecimento maior e, consequentemente, uma maior exigência, o que impele o profissional de vendas a uma busca constante pelo saber.
A Formação da força de vendas
As empresas treinam os seus profissionais com o objetivo de aumentarem as suas vendas, melhorar a produtividade e os seus lucros. Vale a pena ler as palavras do presidente da United States Steel, mencionado no livro do Futrel pág. 397:
“Promovemos atividades de treinamento e desenvolvimento para obter resultados... Estamos interessados em coisas específicas que promovam maiores compensações para os funcionários, melhor retorno para os acionistas e possibilitem um reinvestimento que atenda às necessidades da empresa. Em outras palavras, estamos interessados em coisas que afetem o resultado final. Embora não seja possível avaliar o treinamento facilmente quando acontece com algumas outras funções, à medida que as pessoas melhoram seu desempenho, isso se reflete em resultados no trabalho e em todos os aspectos de suas vidas.”
Finalidades específicas de um treinamento de vendas:
Ajudar os profissionais de vendas a se tornarem melhores gestores dos seus territórios;
Orientar os novos profissionais de vendas na função;
Melhorar o conhecimento em diversas áreas, pertinente a arte de vender;
Reduzir as faltas e a rotatividade;
Influenciar atitudes positivamente em áreas como satisfação no trabalho;
Baixar os custos de vendas;
Formar profissionais de vendas;
Aumentar as vendas numa determinada categoria de produto ou cliente.
O objetivo final do treinamento é investir no maior bem da empresa, o seu recurso humano, especificamente em vendas. Investindo na sua equipe de vendas, qualificando-a continuamente, alcançando, assim, bons resultados.
Motivação
Motivação é aquilo que inclina o homem a agir, a ter iniciativa. O dicionário Michaelis diz que motivação é o ato de motivar, é uma espécie de energia psicológica ou tensão que põe em movimento o organismo humano, determinando um dado comportamento. Ainda diz que é o processo de iniciação de uma ação consciente e voluntária.
Em vendas, podemos definir motivação como sendo o montante de esforço que um vendedor está disposto a investir em atividades como visitar clientes, fazer relatórios, prestar serviço pós-venda, enfim, todas as atividades inerentes ao profissional de vendas.
Existem várias teorias de motivação como a Hierarquia de Necessidades de Maslow, em que necessidades fisiológicas, segurança, sociais, ego e auto realização são buscadas pelas pessoas, embora sejam todas elas ativas todo o tempo. Também a Teoria dos Fatores de Higiene de Herzberg, em que as pessoas buscam satisfazer seus fatores que não estão cobertos de forma satisfatória.
Há também a Teoria CeY de McGregor, ressaltando estilos de gerência onde X é controlador e Y é motivador. Essa abordagem acredita que a motivação do indivíduo é consequência do estilo gerencial utilizado.
Outra importante teoria de forte aplicação em vendas é a Teoria da Expectativa, em que a motivação ocorre como um ciclo. A capacidade da pessoa, somada à sua motivação, definem o esforço, que determinarão o desempenho superior em determinado aspecto, depois a recompensa e satisfação, que levará maior motivação e assim por diante (Darmon, 2005).
Todas essas teorias devem ser analisadas e utilizadas pelas empresas sempre visando aumentar a motivação dos seus profissionais de vendas. Uma pessoa motivada não consegue ter uma visão positiva a longo prazo da atividade que desenvolve; portantoé fundamental que o profissional de vendas esteja sempre muito motivado.
Conclusão
Vimos, nesta aula, a importância do Planejamento de Vendas, identificamos e aprendemos sobre a formação dos territórios de vendas e aprendemos um pouco sobre a formação da força de vendas, onde concluímos ser esta vital para uma empresa, por ser ela a responsável pela receita.