ARQUIVOLOGIA

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ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
1. Noções de Arquivologia
1. Arquivo: é o conjunto de documentos acumulados por uma pessoa física ou jurídica ao longo de sua existência que comprovam as suas atividades.
Uma justificativa para se conservarem os documentos na unidade de trabalho ou na instituição é o poder de prova que eles podem apresentar.
Obs: Os documentos são necessários para provar a existência de uma instituição e de suas atividades.
O termo documento é utilizado para indicar toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois compro va fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
2. Documento: é toda informação registrada, independentemente do suporte utilizado.
3. Suporte: é o material em que a informação foi registrada.
Informação + Suporte = Documento
Exemplos de suportes: papel, CD, fita magnética, mídias digitais, película 
fotográfica, papiro, pergaminho etc.
Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
ATENÇÃO! O arquivo não depende da natureza ou do suporte.
Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo.
2. Função e Finalidade do Arquivo
Arquivo é entendido também como um setor de uma instituição.
Função do arquivo: guardar e organizar os documentos, tornando disponíveis as informações mantidas sob a sua guarda.
Finalidade do arquivo: servir de apoio à administração e servir de base para a história.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
ATENÇÃO! 
Primeira e principal finalidade do arquivo é servir à administração; 
Finalidade secundária do arquivo é servir de base para a história.
3. Diferença s Básicas entre Arquivo e Biblioteca
ATENÇÃO!
• O objetivo do arquivo é funcional, pois ele comprova o funcionamento da instituição.
• Os documentos do arquivo estão organicamente vinculados a uma pessoa, física ou jurídica, e não podem ser repassados para outra. Os documentos da biblioteca, entretanto, não estão organicamente vinculados a uma determinada pessoa.
Arquivo é o local onde são reunidos os documentos de uma instituição.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional.
OBS1: Os documentos da biblioteca formam coleções cuja aquisição se dá por meio de compra, de doação ou de permuta.
OBS2: O arquivo não é um órgão colecionador de documentos, e, sim, a biblioteca.
1. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
1. quanto aos estágios de evolução;
2. quanto à entidade mantenedora;
3. quanto à natureza dos documentos;
4. quanto à extensão de sua atuação.
2. QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
1. Correntes (1ª Idade) arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo resolvidos.
2. Intermediários (2ª Idade) arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados.
3. Permanentes (3ª Idade) arquivos que guardam documentos que já prescreveram e são guardados pelo valor histórico.
3. QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA
	
1. Públicos arquivos de órgãos e entidades públicas.
2. Privados mantidos por entidades privadas. Podem ser institucionais, comerciais ou pessoais.
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
1. Arquivos Especiais mantêm sob guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides) e que exijam tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação;
2. Arquivos Especializados mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento, independentemente do suporte que apresentem.
5. QUANTO À EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO
1. Setoriais instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de arquivos correntes;
2. Central ou Geral acumulam em um único local documentos correntes provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes.
Os arquivos setoriais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GÊNERO E NATUREZA DO ASSUNTO
1. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO GÊNERO
Gênero documental: aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou símbolos utilizados para registrar a informação.
Existem sete classificações dos documentos quanto ao gênero:
1. Escritos ou Textuais: são aqueles que contêm texto.
2. Iconográficos: documentos que apresentam imagens estáticas. 
Exemplo: gravuras, fotografias, desenhos etc.
3. Cartográficos: documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma área maior. 
Exemplo: mapas, plantas etc.
	
4. Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem.
5. Sonoros: documentos que contenham som.
6. Filmográficos: documentos que contêm imagens em movimento. 
Exemplo: documentos audiovisuais.
7. Informáticos: documentos em meio digital.
ATENÇÃO! Não existe gênero tridimensional para classificação de documentos.
2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO
1. Sigilosos: documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e divulgação.
2. Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
ATENÇÃO! A maioria dos documentos públicos é de natureza ostensiva.
Art. 5º, XXXIII, Constituição Federal: “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.”
 
Segundo a Lei n. 12.527, de 2011, os graus de sigilo de um documento sigiloso são classificados em:
1. ultrassecretos;
2. secretos;
3. reservados.
Todos têm direito à informação, desde que ela não esteja classificada em um dos graus de sigilo: ultrassecreto, secreto e reservado.
Documentos de um acervo que podem ser amplamente divulgados à sociedade são considerados ostensivos quanto à natureza do assunto.
ATENÇÃO!
• Confidencial e sigiloso não são espécies de grau de sigilo. Os graus de sigilo são reservados, secretos e ultrassecretos.
• Um documento ultrassecreto pode permanecer sigiloso por, no máximo, vinte e cinco anos; um documento secreto por, no máximo, quinze anos; e um documento reservado por, no máximo, cinco anos.
• O prazo de sigilo de um documento ultrassecreto é o único prazo que pode ser renovado, desde que por um tempo não superior a vinte cinco anos.
FORMA – FORMATO – TÉCNICA DE REGISTRO – ESPÉCIE E TIPOLOGIA
1. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À FORMA
Forma do documento: é o estágio de preparação ou transmissão do documento.
Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia etc.
2. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO FORMATO
Formato do documento: formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. 
Exemplos: o papel é um suporte que pode assumir o formato de livro, de caderno, de apostila, de cartão, de ficha, de folha etc.
Para a arquivística, os vocábulos forma e formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia,minuta, rascunho.
3. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À TÉCNICA DE REGISTRO
Técnica de registro: refere-se à técnica utilizada para registrar a informação 
no documento.
Exemplos: manuscrito, datilografado, impresso etc.
DICA: As classificações dos documentos mais recorrentes nas provas de concurso público são as classificações quanto ao gênero, à natureza do assunto, à espécie e ao tipo ou tipologia.
4. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À ESPÉCIE
Espécie é diferente de tipologia.
Espécie documental: espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. 
5. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO AO TIPO OU TIPOLOGIA
Tipo ou tipologia documental: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
6. ESPÉCIE X TIPOLOGIA
Espécie: é a configuração que o documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação.
Exemplos: cheque, diploma, certidão, alvará, boletim, atestado etc.
Tipo ou tipologia documental: é a soma ou junção de uma espécie documental com a atividade ou função do documento.
Tipo/Tipologia = Espécie + Atividade ou Função
Obs: O ofício, o memorando, o formulário e o processo são exemplos de espécies documentais.
ARQUIVO CORRENTE INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE VALOR DOS DOCUMENTOS
1. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)
Existem três fases para o ciclo vital dos documentos:
1. Correntes (1ª Idade): arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo resolvidos.
2. Intermediários (2ª Idade): arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados.
3. Permanentes (3ª Idade): arquivos que guardam documentos que já prescreveram e são guardados pelo valor histórico.
2. VALORES DOS DOCUMENTOS
1. Valor primário (administrativo): documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativamente, legalmente ou juridicamente. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. 
Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário). 
Exemplos: fatura do cartão de crédito, contrato de contratação de curso etc.
2. Valor secundário (histórico): documentos vinculados a fatos históricos para a instituição ou para a sociedade. Poucos documentos atingirão esse valor. 
É um valor imprescritível. Compreende os documentos da fase permanente. 
Também é chamado na bibliografia arquivística de valor probatório ou informativo.
ATENÇÃO! Nem todo arquivo que passa pela idade corrente e intermediária chega à idade permanente, por não possuir valor histórico.
OBS: Probatório e informativo são sinônimos de histórico.
Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo corrente ou arquivo intermediário.
Por meio do valor primário dos documentos, é possível identificar os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
A identificação do valor primário dos documentos de arquivo fornece as informações necessárias para a determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
São arquivos de valor secundário, nos quais os documentos são utilizados como fonte de pesquisa e informação PERMANENTES
Os arquivos correntes armazenam documentos de valor primário.
A fase corrente é definida de acordo com os valores administrativos dos documentos.
Os arquivos intermediários guardam documentos oficiais ou de valor administrativo.
ATENÇÃO!
• Os documentos de arquivo são prescritíveis, podendo ser eliminados.
• Os documentos históricos são imprescritíveis, não podendo ser eliminados.
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode adquirir valor secundário.
3. IDADES DOS DOCUMENTOS
As características de cada idade dos documentos são:
1ª Idade – Fase Corrente: 
• constituída por documentos mais novos;
• documentos sujeitos a consultas frequentes;
• documentos em tramitação (em curso ou em andamento);
• deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.
2ª Idade – Fase Intermediária:
• documentos menos utilizados;
• otimiza o espaço dos setores;
• atende às solicitações das diversas áreas da instituição;
• não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia);
• os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
3ª Idade – Fase Permanente:
• documentos de valor histórico;
• seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente;
• não elimina seus documentos;
• deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo, e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.
ATENÇÃO! Por atenderem a necessidades especiais, os documentos do arquivo corrente não podem permanecer distante de seus usuários diretos.
Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que são regularmente consultados.
Arquivo Corrente é o conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso seu acesso deve ser fácil e rápido.
São considerados arquivos correntes os conjuntos de documentos com curso em andamento.
AVALIAÇÃO – TABELA DE TEMPORALIDADE – TRANSFERÊNCIA –
RECOLHIMENTO
AVALIAÇÃO DOS DOCUMENTOS CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Avaliação documental
• É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores;
• É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.
ATENÇÃO! O ato de analisar o documento para determinar por quanto tempo ele deve ser guardado é uma forma de avaliação do documento. Da mesma forma que um profissional avalia um imóvel ou veículo, a empresa deverá formar uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por profissionais de várias áreas que terão como responsabilidade compor a Tabela de Temporalidade da empresa/instituição.
Tabela de temporalidade
• A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição;
• É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser aplicada na instituição.
Resolução n. 40 – CONARQ
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
ATENÇÃO! Todo órgão público só poderá eliminar documentos se tiver uma Comissão Permanente de Avaliação constituída e uma Tabela de Temporalidade criada em que conste o que e quando se pode eliminar. Não se elimina documentos com base no conhecimento de um funcionário.
TABELA DE TEMPORALIDADE – EXEMPLO:
A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade.
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e controlar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação.
OBS: A tabela de temporalidade é criada pela Comissão Permanente de Avaliação.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente.
Os documentos só poderão ser eliminados mediante o prazo que está previsto na tabela de temporalidadedo órgão.
Cada tipo de documento terá um prazo de guarda, definido na tabela de temporalidade.
Cuidado com questões que generalizam o prazo de guarda/eliminação dos documentos. Não existe um prazo padrão, mas, sim, um período definido dentro da tabela de temporalidade do órgão/empresa e este varia de documento para documento.
OBS: Os processos podem conter valor secundário ou não.
Não se pode generalizar prazo de guarda/eliminação de documentos.
ATENÇÃO! Toda questão que estabelecer um prazo (ex: 5 anos) de guarda/eliminação de documentos pode ser considerada incorreta, pois esses prazos devem ser definidos na tabela de temporalidade e sempre variam de acordo com os critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação de cada órgão/empresa.
Cuidado para não confundir os conceitos de destino final e prazo de guarda.
Vantagens da avaliação:
• ganho de espaço físico;
• agilidade ao organizar e recuperar a informação;
• economia de recursos humanos e materiais;
• preservação da história.
Ao avaliar os documentos, pode-se determinar quando perderão o valor e poderão ser eliminados, além de realizar economia.
ATENÇÃO! Alguns documentos podem ser eliminados ou enviados ao arquivo permanente já na fase corrente, sem que obrigatoriamente passem pela fase intermediária. 
Assim, a idade intermediária não é obrigatória.
Pontos de atenção:
• Todo documento passa pela idade corrente;
• Não há obrigatoriedade em passar pela idade intermediária;
• Alguns documentos podem ser “recolhidos” da idade corrente para a idade permanente (não confundir com “transferidos”).
“Recolhimento” implica que o documento está agora no arquivo permanente.
Não se pode generalizar um prazo para a realização de procedimentos referentes aos documentos. Estes devem ser prescritos na tabela de temporalidade.
Os documentos podem ou não ser recolhidos ao arquivo permanente, mas isso é definido na tabela de temporalidade.
A eliminação não é obrigatória!
CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS
O ideal é ter locais separados para cada tipo de material dentro do arquivo em 
que se possa controlar as condições de luminosidade, temperatura e umidade 
individualmente.
ATENÇÃO!
• O arquivo deve criar ambientes climatizados para cada tipo de suporte 
(material);
• Umidade e temperatura devem ser constantes (evitar oscilações);
• A luminosidade do local deve ser evitada (principalmente nos arquivos permanentes).
A luz solar (e também a artificial) podem danificar documentos, causar amarelamento, ressecamento e até queimar os materiais.
A umidade é um fator que deve ser evitado, pois pode danificar os documentos.
Cada tipo de material requer um tipo de ambiente específico para seu armazenamento.
Fatores químicos:
• poeira;
• sujeira;
• fumaça;
• objetos metálicos;
• objetos ácidos (colas, sacos plásticos ou fitas adesivas);
• alimentos.
A limpeza é um fator essencial na conservação dos documentos. O arquivo deve ser um ambiente limpo e com circulação de ar para que se mantenha arejado. Ao realizar a limpeza do ambiente, é recomendável que se evite o uso de água, pois ela pode danificar os documentos e aumentar o nível de umidade do ambiente. Segundo a bibliografia, é recomendado o uso de um pano úmido e de aspirador de pó.
ATENÇÃO!
• A limpeza é fator essencial na conservação dos documentos;
• A limpeza pode ser realizada com pano úmido ou aspirador de pó;
• A higienização dos documentos pode ser feita com pano/escova macio ou aspirador;
• Clipes e colchetes devem ser de plástico;
• Na confecção e no acondicionamento, deve-se utilizar material de pH neutro.
• O papel tende a se deteriorar com o passar dos anos devido a sua acidez. 
Isso o torna amarelado e consequentemente mais fraco em relação a uma folha nova, como no exemplo abaixo: 
• A acidez é “contagiosa”, ou seja, se um documento nas condições acima for colocado em contato com um documento novo e em bom estado, em cerca de um ano o novo documento estará em acelerado processo de degradação.
• A plastificação e o uso de sacos plásticos devem ser evitados, pois podem acelerar o processo de envelhecimento dos documentos.
• Materiais de limpeza utilizados no ambiente também devem ser de pH neutro, pois evitam a contaminação dos documentos.
A acidez do plástico pode fazer com que os documentos envelheçam mais rapidamente.
Fatores biológicos:
• insetos;
• microrganismos;
• ácaros;
• ratos;
• homem.
• A presença de insetos, microrganismos, ácaros e ratos pode ser evitada, mantendo-se o ambiente limpo e arejado;
• Dentre os fatores biológicos, o homem é o mais perigoso aos documentos, pois o simples fato de manuseá-los já contribui para a sua deterioração.
Umidade e temperatura interferem bastante na proliferação de fungos, que são nocivos aos arquivos.
Agentes biológicos estão relacionados a seres vivos.
ACONDICIONAMENTO
• Refere-se à embalagem em que o documento é guardado, a fim de protegê-lo e conservá-lo durante o período em que estiver arquivado (envelope, pasta, caixa etc.).
ARMAZENAMENTO
• Refere-se ao local ou mobiliário em que o documento é guardado, normalmente depois de acondicionado (armário, estante, gaveta, prateleira etc.).
ATENÇÃO! Cuidado com pegadinhas.
Colocar na embalagem → acondicionar; 
Colocar no mobiliário → armazenar. 
DICA: Acondicionamento → embalagem; armazenamento → mobiliário.
Cuidado com as inversões de conceitos.
PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Desinfestação;
• Limpeza;
• Alisamento;
• Restauração ou reparo
DESINFESTAÇÃO
• Consiste em empregar produtos químicos buscando eliminar insetos que, porventura, estejam presentes no ambiente de arquivo (baratas, traças ou cupins, por exemplo);
• O método de combate aos insetos mais eficiente é a fumigação.
Existem câmaras especiais para fumigação. O processo consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o vácuo, aplica-se produto químico adequado, e submetem-se os documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, retiram-se os documentos. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.
O processo de eliminação de insetos e pragas dos documentos é denominado desinfestação e o método mais eficiente é denominado fumigação.
Cuidado para não confundir conceitos sobre o combate a insetos.
LIMPEZA
• Em países desenvolvidos há instalações especiais para a operação de limpeza, que é a fase posterior a fumigação. 
Na falta destas instalações usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó. 
ALISAMENTO
• Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com Forte percentagem de umidade (90 a 95% ), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro. 
RESTAURAÇÃO OU REPARO
• São técnicas de restauração ou reparo de documentos:
1) Banho de gelatina;
2) Tecido;
3) Silking;
4) Laminação;
5) Laminação manual; e
6) Encapsulação.
ATENÇÃO! Com o passar do tempo a tendência do papel é se tornar cada vez mais fraco até que se deteriore completamente. Assim, as técnicas de reparo visam reforçar o papel para aumentar a sua durabilidade. O objetivo é sempre o mesmo, mas o que muda de uma técnica para outra são apenas os materiais utilizados para se chegar ao resultado esperado.
1) BANHO DE GELATINA:
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigirhabilidade do executor.
Atenção às principais desvantagens estudadas sobre a técnica do banho de Gelatina.
A técnica de combate a insetos mais eficaz nos arquivos é a fumigação.
2) TECIDO:
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Cuidado para não confundir conceitos.
3) SILKING:
Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. 
É, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.
Cuidado para não confundir os conceitos de silking e alisamento.
A técnica de combate a insetos é denominada fumigação.
4) LAMINAÇÃO:
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose , colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155°C. 
A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são a s que mais se aproximam do método ideal.
5) LAMINAÇÃO MANUAL:
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.
6) ENCAPSULAÇÃO:
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. 
O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.
O método mais eficiente para se combater insetos é a fumigação.
Quando se fala em conservação de documentos, os assuntos mais cobrados são os que foram descritos no módulo anterior (controle de umidade, temperatura, luminosidade, elementos químicos, etc.). Por se tratar de um assunto estritamente técnico, os conceitos estudados nesse módulo são menos cobrados e por isso quando são cobrados em prova podem acabar fazendo com que muitos candidatos errem a questão. Uma das formas mais comuns utilizadas pelas bancas para confundir os candidatos é a troca de conceitos. 
Assim, o ideal é saber de qual bibliografia os conceitos são retirados, treinar e 
estudar bastante.
AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS – DOCUMENTOS DIGITAIS E DIGITALIZAÇÃO
Documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que exijam equipamentos e programas que permitam sua leitura e decodificação que permitam o acesso às informações nele contidas.
Criação de documentos digitais:
• Utilização de programas ou softwares específicos;
• Utilização de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBDs);
• Por meio da digitalização.
Criação de documentos digitais por meio de programas ou softwares específicos:
• Editores de texto;
• Planilhas eletrônicas;
• Softwares de edição de imagens, dentre outros.
Criação de documentos digitais por meio de sistemas gerenciadores de bancos de dados:
• O usuário preenche formulários contendo campos predefinidos, que formarão os registros a serem gravados no sistema;
• Cada registro gravado pode ser considerado um novo documento no arquivo da instituição.
ATENÇÃO! O uso de SGBDs é mais comum do que se pode imaginar. Por exemplo: ao efetuar uma compra via internet, realizar um saque em um caixa eletrônico ou mesmo preencher um formulário em sistema eletrônico, já se cria um documento dentro do banco de dados da empresa/instituição à qual se destine.
DIGITALIZAÇÃO
É a conversão de documentos em meio analógico (papel, microfilme ou fitas de vídeo, por exemplo) para o formato digital, por meio de equipamentos eletrônicos.
• O equipamento mais utilizado para esse fim é o escâner, os quais podem ser de mão, de mesa ou profissionais.
A utilização dos sistemas gerenciadores de bancos de dados também é considerada uma maneira de se gerar um documento digital, e a sua visualização se dá por meio de programas de computador.
• Os órgãos públicos ou empresas privadas podem ter um setor específico para a digitalização de documentos ou, como é muito comum atualmente, contratar empresas terceirizadas para realizar esse tipo de serviço.
Etapas da digitalização:
• Preparação da documentação a ser digitalizada;
• Captura das imagens;
• Controle da qualidade;
• Indexação.
Preparação da documentação:
• Ordenação dos documentos;
• Remoção de grampos (para evitar danos ao equipamento de digitalização);
• Desmontagem de pastas e processos (remover as folhas dos colchetes);
• Recuperação de páginas rasgadas;
• Numeração das páginas;
• Separação da documentação em lotes.
ATENÇÃO! A digitalização não deve ser feita de qualquer forma, pois há o risco de danificar os documentos e também de que sejam perdidos. Um bom trabalho de digitalização exige uma equipe qualificada e também a adoção de técnicas para que toda a documentação se mantenha intacta ao final do processo.
Captura das imagens:
• É a digitalização propriamente dita.
• Os documentos têm sua imagem capturada e gravada em sistema digital.
• Os equipamentos devem ser de boa qualidade.
• Devem ser definidos o formato dos arquivos a serem criados e a resolução a ser utilizada.
ATENÇÃO! Deve-se realizar um estudo para se definirem a resolução e o tipo de arquivo mais adequado à realidade do órgão/empresa. Arquivos de baixa qualidade são mais leves; contudo, podem ser de difícil visualização em ocasiões futuras. Por sua vez, os arquivos de maior qualidade são mais pesados e consequentemente geram maiores custos para o seu armazenamento.
Controle de qualidade:
• Cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente sua legibilidade;
• Recomenda-se que a inspeção seja realizada em imagens visualizadas 
numa proporção 1X1;
• É recomendável sala escura ou, pelo menos, com as luzes apagadas.
Defeitos que podem ocorrer na digitalização:
• Imagem com resolução incorreta;
• Formato de arquivo incorreto;
• Imagem muito clara ou muito escura;
• Falta de nitidez na imagem;
• Imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• Imagem distorcida ou não centralizada;
• Imagem fosca ou sem variação de cor.
Indexação das imagens:
É a etapa na qual são criados índices que permitirão localizar os documentos em um sistema, quando necessário. São extraídas palavras-chaves de cada documento, para o seu cadastro nesse sistema.
ATENÇÃO! Uma digitalização feita sem a correta indexação pode prejudicar todo o processo, pois será difícil encontrar um documento específico quando houver necessidade.
VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO
• Acessibilidade;
• Permite acesso múltiplo e simultâneo aos documentos;
• Conservação dos documentos originais.
DICA: A digitalização de documentos não garante o ganho de espaço físico no 
arquivo, pois a cópia digitalizada não possui validade jurídica e, por esse motivo, não é possível eliminar os documentos impressos. Essa é uma questão 
que, quando cobrada em prova, pode enganar a maioria dos candidatos.
CERTIFICAÇÃO DIGITAL
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e autentica o titular em sites e sistemas. Também pode ser utilizado para assinardigitalmente documentos eletrônicos com a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita.
Obs.: qualquer pessoa, física ou jurídica, pode ter a certificação digital. A certificação digital serve para identificar uma pessoa no mundo digital – é como uma carteira de identidade utilizada em sistemas digitais. Com essa certificação, é possível, inclusive, assinar documentos em meio digital, sem a necessidade de imprimir. 
Obs.: a imagem abaixo mostra cartões e o token, que são duas maneiras de uma pessoa ter a certificação digital. A certificação pode ser gravada em um token, que é semelhante a um pen drive, ou em formato de cartão. 
Além disso, existe a opção de ter a certificação gravada no computador.
 
Obs.: muitos órgãos públicos que têm implantado sistemas que aplicam a certificação digital já fornecem para os servidores a certificação digital, custeada pelos próprios órgãos.
A certificação digital é regulamentada no Brasil pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada pela Medida Provisória n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que tem como órgão fiscalizador o Instituto Nacional de Tecnologia da Informática, ITI.
De acordo com essa medida, todos os documentos eletrônicos certificados têm seus conteúdos presumidos como verdadeiros perante os signatários.
ATENÇÃO! Existe uma grande diferença entre digitalizar documentos e criar um documento com assinatura digital. Quando uma pessoa digitaliza um documento, ela pega um documento que já existe no papel e cria uma cópia no meio digital. Se ela cria um documento com certificação digital, ela cria um documento já no mundo digital, não sendo ele uma cópia. 
Exemplos de aplicações da certificação digital: Nota Fiscal eletrônica e Processo Judicial eletrônico
Se uma pessoa envia um documento anexado em meio eletrônico, isso, a princípio, é uma cópia. Se ela criar um documento e assiná-lo eletronicamente, ele será um documento original. O importante é que o documento seja original, criado e assinado. Isso permite que ela tenha um documento original encaminhado via correio eletrônico. 
O certificado digital é comparado a uma identidade no mundo digital.
No Poder Judiciário, a certificação digital tem sido adotada para criar os processos judiciais eletrônicos. A tendência é que, em pouco tempo, todos os processos sejam em meio digital. 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
• Exige backups frequentes;
• Exige a migração de suportes;
• Exige a atualização de formatos.
Backup (cópia de segurança):
• Deve ser criada, regularmente, cópia de segurança dos arquivos em meio digital;
• Se possível, deve-se ter mais de uma cópia de segurança em meios diferentes.
Alteração ou migração de suporte:
• deve ser efetuada, regularmente, a alteração da mídia em que os documentos foram armazenados, em virtude da rápida obsolescência desta.
Atualização de formato:
• deve ser efetuada, regularmente, a atualização do formato do arquivo em meio digital, em virtude da obsolescência dos programas e linguagens utilizados;
• é importante se atentar para a utilização de formatos de maior durabilidade e mais difundidos no mercado.
É preciso fazer a migração do formato e a migração das mídias, pois, à medida em que a tecnologia muda, as mídias são adaptadas. 
É preciso definir um formato adequado que permita que a informação esteja acessível por longos prazos.
É necessário ter cuidado com a mídia, com o suporte, o formato, a linguagem, e toda a tecnologia que será necessária para acessar as informações. 
Arquivamento e ordenação de documentos são basicamente a forma de arquivar os documentos para guardá-los no Arquivo e as formas de ordenação desses documentos a fim de os localizar no futuro. 
Arquivamento = Acondicionamento + Armazenamento
ACONDICIONAMENTO 
• Refere-se à embalagem em que o documento foi inserido, com vistas a protegê-lo e facilitar seu manuseio. 
Exemplos de unidades de acondicionamento:
• pastas;
• caixas de arquivo;
• envelopes etc.
ARMAZENAMENTO
• Refere-se ao mobiliário em que o documento, já devidamente acondicionado (ou não) será guardado.
Obs: quando uma pessoa coloca no mobiliário adequado um documento que geralmente já foi acondicionado, ela está armazenando o seu documento. 
PEGADINHA DE CONCURSO: É preciso ter cuidado ao responder às questões de provas, pois os conceitos de armazenamento podem ser invertidos, dispondo que o armazenamento tem relação com embalagem, e o acondicionamento, com mobiliário. Nesse caso, a questão estará incorreta.
Exemplos de unidades de armazenamento:
• Estantes;
• Armários;
• Prateleiras;
• Arquivos de gavetas etc. 
Obs: cada tipo de material tem de ser estudado, para verificar a melhor forma de ser guardado. Existe um tipo de acondicionamento adequado para cada tipo de material. Não é adequado guardar papéis e mídias digitais no mesmo tipo de pasta, por exemplo. 
Arquivamento = acondicionamento + armazenamento. A questão da embalagem é relacionada apenas ao acondicionamento. 
O arquivamento envolve o acondicionamento e o armazenamento.
TIPOS DE PASTAS
Pastas suspensas
• São bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
Obs: a idade corrente caracteriza os documentos que estão dentro do próprio 
setor da instituição.
Pastas A-Z
• Também são bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
Pastas em L
• São utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores;
• Geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro de outras pastas.
Pastas sanfonadas
• São aquelas que apresentam várias divisórias, onde os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição.
TIPOS DE CAIXAS
Caixa-arquivo
• Muito utilizada na fase intermediária;
• A bibliografia recomenda a utilização das caixas de papelão, em vez das de plástico, para garantir maior durabilidade aos documentos.
MODELOS DE ARQUIVOS
Arquivo de gavetas
• Os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas;
• É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes;
• É bastante prático na busca dos documentos.
Fichário
• Próprio para guarda de documentos em formato de ficha;
• Com a informatização das empresas, tornou-se menos comum.
Arquivo deslizante 
• Formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na estante onde se deseja colocar ou buscar o documento;
• Permite a otimização do espaço disponível no arquivo.
Obs: a vantagem do arquivo deslizante é otimizar o espaço, apesar de ser um modelo de arquivo relativamente caro. 
As embalagens devem respeitar formatos padronizados para facilitar a organização e devem ser maiores do que os documentos, para não precisar dobrar e, assim, danificar os documentos. 
ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS CORRENTES:
Nos arquivos correntes, é muito comum o acondicionamento dos documentos em pastas suspensas armazenadas em armários ou arquivos de gavetas.
ARQUIVAMENTO NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS:
Nos arquivos intermediários, em geral, os documentos são acondicionados em caixas de arquivo de papelão, armazenadas em estantes de aço.
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DE GRANDES DIMENSÕES:
• Deve-se evitar dobrá-los, acondicionando-os em pastas de grandes dimensões;
• O armazenamento deve ser feito em gavetas, de forma horizontal.
ARQUIVAMENTO VERTICAL 
• Os documentos são arquivados lado a lado;
• Facilita a busca, uma vez que, para se retirar um documento, não há necessidade de se retirar os outros;
• É recomendado para os arquivos correntes.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL:
• Os documentos são arquivados uns sobre os outros;
• Conserva melhor os documentos;
• É recomendado para os arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões (mapas, cartazes e plantas, por exemplo). 
O arquivamento do tipo vertical é o mais adequadopara arquivos correntes, pois facilita a busca. 
A pasta suspensa é arquivada em pé, diferentemente de plantas e mapas, que são guardados em gavetas maiores de forma horizontal.
O que geralmente é utilizado no arquivo intermediário é a caixa-arquivo.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS MÉTODO ALFABÉTICO
Arquivamento é acondicionar, armazenar e guardar o documento. Ordenação significa colocar os documentos em ordem dentro do arquivo, o que permite saber onde o documento está no momento em que é necessário. Existem várias técnicas para colocar os documentos em ordem. 
ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Métodos de arquivamento são maneiras que podem ser utilizadas para colocar os documentos em ordem. 
Métodos de arquivamento
• Alfabético (por nome);
• Geográfico (por local ou procedência);
• Numérico (por número);
• Ideográfico (por tema ou assunto).
Obs.: O que varia de um método para o outro é a informação destacada no documento para colocá-lo em ordem. 
Método alfabético
• O método alfabético é aquele que ordena os documentos por nome (de pessoas, instituições ou eventos), a partir das regras de alfabetação.
Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma sequência alfabética. 
A ordem correta, de acordo com o Padrão Internacional para Organização de Nomes, deverá ser: 
Almeida, Márcia Coutinho d ́
Lacerda, Fernando Gomes
Santo Cristo, Carlos
Silva Sobrinho, João Carvalho da
Silva Filho, Pedro d
REGRAS DE ALFABETAÇÃO: 
Existem 13 regras de alfabetação
1ª Regra de alfabetação
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Obs.: Se houver pessoas com sobrenomes iguais, considera-se o prenome.
2ª Regra de alfabetação
Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não podem ser separados na alfabetação.
Sobrenomes compostos não podem ser separados na alfabetação.
3ª Regra de alfabetação
Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não podem ser separados).
4ª Regra de alfabetação
Iniciais abreviadas têm precedência na alfabetação.
5ª Regra de alfabetação
Artigos, conjunções e preposições não devem ser considerados.
6ª Regra de alfabetação
Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome.
O sobrenome de parentesco não será considerado quando da ordenação alfabética, a não ser que seja o último elemento de distinção.
Miranda Neto, Alberto.
Miranda Júnior, Élvis Corrêa.
Miranda Júnior, Élvis Corrêa.
Miranda Neto, Élvis Corrêa.
7ª Regra de alfabetação
Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não devem ser considerados. O título deve ser colocado no final, entre parênteses.
8ª Regra de alfabetação
Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último sobrenome.
9ª Regra de alfabetação
Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem com letra maiúscula.
10ª Regra de alfabetação
Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.
11ª Regra de alfabetação
Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam
12ª Regra de alfabetação
Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.
13ª Regra de Alfabetação
Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses. 
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso não são considerados na alfabetação, eles vão para o final, entre parênteses.
Os títulos não são considerados e são colocados no final, entre parênteses.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS – MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Microfilmagem
É a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido”.
Decreto n. 1.799/1996 - Art. 3°: Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
• É uma técnica que permite criar uma cópia do documento, em película fotográfica, em tamanho altamente reduzido; 
• Foi criada por volta de 1839, na Inglaterra, e até hoje é utilizada no mundo inteiro.
ATENÇÃO! A microfilmagem de um documento é uma cópia do original, que é feita em película fotográfica em tamanho extremamente reduzido. Há o rolo de microfilme, no qual há cópias de vários documentos que são colocados na máquina, que é filmadora e produz uma cópia. 
TIPOS DE MICROFORMAS
• Rolo de microfilme
• Jaqueta (pequena película de poliéster onde são gravadas várias tiras de microfilme). 
• Microficha (tiras de microfilme que são cortadas e colocadas na jaqueta e que, a partir daí, produzem uma película única, formando a microficha).
Obs: A leitura da microficha é realizada por meio de uma máquina própria. 
VANTAGENS da microfilmagem:
• Ganho de espaço;
• Validade legal/jurídica;
• Preservação dos originais em papel;
• Durabilidade;
• Segurança na guarda dos originais (backup).
Ganho de espaço físico:
• Documentos microfilmados podem ser substituídos por sua cópia em microfilme, desde que não sejam permanentes.
ATENÇÃO! Se há um documento original e uma cópia de tamanho extremamente reduzido, é bem melhor guardar o documento reduzido do que o original. Mas só vale a pena se o original puder ser descartado.
Validade jurídica do microfilme
• Lei n. 5.433, de 1968 - Art. 1º: Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
Preservação dos documentos originais:
• Documentos permanentes não podem ser eliminados e substituídos por sua cópia em microfilme.
Lei n. 5.433, de 1968 - Art. 2º: Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Em regra, quando não é especificado o tipo de documento, supõe-se que se trata de documentos comuns, não de documentos permanentes. 
De acordo com a legislação, o microfilme tem validade jurídica e legal, ou seja, 
vale como se fosse original. 
Durabilidade dos microfilmes
• Se mantidos em ambientes climatizados, os microfilmes podem durar até 500 anos.
O papel não dura esse tempo todo, por mais que seja cuidadosamente conservado. Existem vários tipos de película de microfilme, a mais durável sendo feita com sais de prata, que dura até 500 anos se mantida em ambiente climatizado e bem conservado. 
Segurança na guarda dos documentos originais (Backup):
• A cópia em microfilme pode servir como backup de documentos importantes, que estão sujeitos a perda, extravio ou destruição;
No Brasil, uma das instituições que mais utiliza a microfilmagem é o cartório.
• Todo microfilme deve ser gerado em duas cópias, que deverão ser armazenadas em locais separados.
Isso é necessário porque, se houver acidente com uma, a outra servirá como garantia. 
DICA: As bancas podem tentar induzir o candidato ao erro perguntando se as duas vias podem ficar no mesmo local. O correto é permanecerem em locais separados. 
DESVANTAGENS DA MICROFILMAGEM
• Alto custo
Depende da quantidade de documentos a ser microfilmada, da qualidade e da empresa contratada para o serviço.
• Não permite acesso múltiplo, como a digitalização
Se a empresa quer disponibilizar o acesso em vários locais, simultaneamente, é mais interessante utilizar a digitalização. 
• Os equipamentos de leitura não são muito comuns nas instituições.
APLICAÇÕES DA MICROFILMAGEM
• Microfilmagem de substituição
Na microfilmagem de substituição, eliminam-se os originais.
• Microfilmagem de preservação
A ideia é preservar a documentação que não pode ser eliminada.
• Microfilmagem de segurança
A ideiaé guardar o original e a cópia do microfilme, utilizar o original no dia a dia e guardar o microfilme como BACKUP.
Quando se microfilma documentos que serão eliminados, trata-se de microfilmagem de substituição.
Lei n. 5.433/1968 – Lei do Microfilme: Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
ATENÇÃO! A microfilmagem é relativamente famosa porque é realizada com cheques em instituições bancárias.
Art. 1º, § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
A microfilmagem é uma técnica que tem validade legal.
Lei n. 5.433/1968 – Lei do Microfilme: Art. 1º , § 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
Atualmente, devido à questão da sustentabilidade, não é recomendada a incineração, mas a Lei ainda não mudou esse aspecto em seu contexto. 
A Lei prevê a incineração como forma de eliminar o microfilme também.
Lei n. 5.433/1968 – Lei do Microfilme: Art. 1º, § 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
Art. 1º, § 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.
ATENÇÃO! A ideia de microfilmar é para documentos que normalmente já foram resolvidos.
Art. 1º, § 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Decreto n. 1.799/1996 – Regulamenta a Lei do Microfilme: Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
Quando uma cópia em microfilme é criada, existem técnicas específicas para conferir a qualidade da imagem. Essa qualidade se dá por meio de linhas por milímetro, que são 180. 
Art. 5°, § 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
Art. 5°, § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.
Art. 5°, § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
O armazenamento deve ser feito em locais separados.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Art. 6°, parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Acontece em microfilmagens de documentos de grandes dimensões, como plantas, mapas, jornais etc. 
Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
Art. 12, parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que sejam microfilmados
A microfilmagem é permitida, só não é permitido eliminar os originais.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
Art. 15, parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I – que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS MÉTODO VARIADEX E MÉTODO GEOGRÁFICO
Métodos de Arquivamento
• Alfabético (por NOME)
• Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA)
• Numérico (por NÚMERO)
• Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).
Método Alfabético
• É o método que ordena os documentos por nome (de pessoas, instituições ou eventos), a partir das regras de alfabetação.
• Quando combinado com cores, recebe o nome de VARIADEX
ATENÇÃO! No método VARIADEX, os documentos são guardados por ordem alfabética e também por cores que permitam uma forma melhor de procurar os documentos no dia a dia e diminuam as chances de errar o arquivamento.
Obs.: o método VARIADEX, especificamente, é: ordem alfabética apenas somado com as cores. 
Método Variadex
• É uma variante do método alfabético
• Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.
O método VARIADEX está associado a letras e cores.
Método Geográfico
• Ordena os documentos por local ou procedência (Cidade, Estado ou País)
• É preciso ordenar os locais a partir de algumas regras.
No método geográfico, é preciso saber os nomes dos locais; não é preciso estudar característicasgeográficas específicas do local, como bacias hidrográficas, relevo, flora etc. 
ATENÇÃO! Para organizar os locais, o arquivo pode ser organizado por estado, país ou cidade.
Ordenação por Estado
• Os estados devem ser ordenados alfabeticamente
• Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética.
A regra exige que a primeira cidade do estado seja a capital, e as demais cidades estejam em ordem alfabética. 
Ordenação por País
• Os países devem ser ordenados alfabeticamente
• Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética.
Ordenação por Cidade
• As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente
• Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses.
Quando se organiza por cidade, não é preciso destacar a capital.
Quando a organização é por estado, destaca-se a capital.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES, CRONOLÓGICO E DÍGITO-TERMINAL
Métodos de Arquivamento:
• Alfabético (por nome).
• Geográfico (por local ou procedência).
• Numérico (por número).
• Ideográfico (por tema ou assunto).
Método Numérico
• É aquele que ordena os documentos por número.
• É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal.
Numérico Simples
• Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que receberam
ATENÇÃO! Normalmente, a organização de cheques pré-datados é feita pela data, mas pode-se organizar pelo número de identificação
Obs: No exemplo abaixo, a organização foi feita pelo número de identificação, não pelo nome. 
Vantagens do Método Numérico Simples
• É um método de fácil aplicação.
• Não exige treinamento prévio para sua utilização.
• A inserção de novos documentos é feita sempre no final do arquivo, o que evita o remanejamento dos documentos que já estão arquivados.
Obs: Se a organização for por ordem alfabética, as pessoas que entrarem em seguida serão encaixadas nas letras correspondentes à inicial de seus nomes, mas, se não houver espaço na gaveta, alguns documentos deverão ser remanejados para outras gavetas. Se for organizado por número, não haverá problema, pois o documento será acrescentado sempre no final
• Permite maior sigilo na guarda dos documentos, uma vez que a busca só é possível por meio de sistemas indexadores.
Se for organizado por número de matrícula, é mais dificultoso que pessoas não autorizadas tenham acesso aos documentos
O método numérico simples só admite números.
Numérico Cronológico:
• Organiza os documentos por data.
• É bastante utilizado para a ordenação de processos, em que pode ser combinado com o número destes.
Exemplo:
1948/2001
7896/2001
1406/2002
9874/2003
Numérico Dígito-Terminal:
• Os documentos são numerados.
• Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a esquerda.
• A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos.
Exemplo: 
746s350
128s968
45s879
341s901
215s950
VANTAGENS DO MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL:
• Maior agilidade no arquivamento de documentos cujo número seja formado por vários algarismos.
• Diminuição de erros de arquivamento
Não se deve utilizar o método numérico simples, pois não basta colocar em ordem crescente. A primeira coisa a ser feita é separar em grupo de dois algarismos e, em seguida, colocar em ordem, observando o final.
A adequada ordenação de tais prontuários é:
Nº do dossiê / Nome do funcionário 
021432 – Andréa Marques dos Santos 
907683 – Felipe Machado
356781 – Luciano Tavares de Melo 
287543 – Raimundo Nogueira 
420543 – Paulo Vinícius dos Santos.
Nº do dossiê / Nome do funcionário
02-14-32 – Andréa Marques dos Santos
90-76-83 – Felipe Machado
35-67-81 – Luciano Tavares de Melo 
28-75-43 – Raimundo Nogueira
42-05-43 – Paulo Vinícius dos Santo
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS MÉTODO IDEOGRÁFICO OU TEMÁTICO
Método Ideográfico
• Ordena os documentos por assunto ou tema
• Também é chamado de método temático ou, simplesmente, método por assunto.
No método geográfico, a localização é por meio de localidades; e o método ideográfico tem a ver com o assunto.
• Não é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o conhecimento dos assuntos nele tratados.
ATENÇÃO! De acordo com a bibliografia do assunto, organizar por tema ou por assunto é mais complicado que os outros métodos, pois exige muito mais da pessoa. 
É necessário que a pessoa que organiza pelo método ideográfico identifique o assunto que o documento trata. 
• Os assuntos podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.
Ideográfico Alfabético:
• Dicionário: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em um único nível;
• Enciclopédico: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados.
Obs: O dicionário separa as palavras em ordem alfabética; a enciclopédia, normalmente, é separada por áreas. 
Ideográfico Numérico
• Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição.
• Os documentos têm o seu código de classificação anotado na primeira folha quando entram na instituição
• A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto.
Criação do Plano de Classificação:
1 – Finanças
1–1 – Empréstimos
1–1–1 – Rurais
1–1–2 – Bancários
1–2 – Financiamentos
2 – Pessoal
2–1 – Férias
2–2 – Treinamento
2–2–1 – Estágios
2–2–2 – Cursos
ATENÇÃO! Cada empresa cria seu plano de classificação de acordo com suas necessidades.
Cada documento que chega à empresa tem seu assunto identificado e recebe um código. Normalmente, após identificação e numeração, também é gerado um protocolo. 
Ordenação no arquivo
ATENÇÃO! Quando um livro entra na biblioteca, é feita a identificação de seu assunto, anota-se um código no cantinho do livro que é disposto na estante, obedecendo à ordem do código.
Obs: Os códigos das bibliotecas são padronizados internacionalmente e são chamados de Código Decimal Universal. 
Esse é o método utilizado nas bibliotecas e também pode ser aplicado aos arquivos.
Nas bibliotecas, o código é padronizado internacionalmente. 
Nos arquivos, cada instituição criará o seu Plano de Classificação, de acordo com sua estrutura e suas atividades.
É preciso entender todo o funcionamento, estrutura e assuntos do dia a dia da instituição para criar seu plano de classificação. 
Na biblioteca, existe o padrão internacional, e, na arquivologia, cada empresa cria seus próprios códigos de classificação.
Ideográfico Numérico: A codificação dos documentos é feita quando da entrada destes na instituição (é feita no protocolo, na fase corrente).
O documento tem o código anotado a partir de sua entrada na instituição. 
É realizada na idade corrente (entrada), não na idade intermediária.
O documento é classificado logo na entrada e recebe um código que o acompanha por toda a sua existência. 
• A codificação dos documentos é feita quando da entrada destes na instituição (é feita no protocolo, na fase corrente);
• MÉTODO DECIMAL: limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes;
• MÉTODO DUPLEX: permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada.
ATENÇÃO! No método decimal, os níveis só podem ir de zero a nove; já no método duplex, não há limites. 
É o método decimal que limita as classes em dez.
É o método duplex que possibilita a expansão ilimitada de subdivisões.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS SISTEMA DE ARQUIVAMENTO DIRETO E INDIRETO
Sistemas de Arquivamento
• Sistema direto: compreende os métodos alfabético, geográfico e ideográfico alfabético;
• Sistema indireto: compreende os métodos numéricos simples, cronológico, dígito-terminal e ideográfico numérico.
Métodos Diretos
• São aqueles quenão precisam de índice auxiliar para localizar os documentos, ou seja, a BUSCA é feita DIRETAMENTE no local em que o docu
mento está arquivado;
• São eles: alfabético, geográfico e ideográfico alfabético.
Métodos Indiretos
• São aqueles que exigem a adoção de um índice auxiliar alfabético que remeta ao número em que o documento foi arquivado;
• São eles: numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e ideográfico numérico.
Sistema de Busca
• O solicitante, normalmente, informa o seu nome, o nome do local ou o nome do assunto a ser desarquivado
Se é direto, não há necessidade de consultar código ou índice.
A desvantagem é o fato de que a pessoa passa a depender desse índice para encontrar o arquivo. Portanto, se o sistema de uma instituição estiver fora do ar no dia da procura, não há como acessar o arquivo. 
Sempre que se tratar de método alfabético, o sistema será direto.
Escolha do método a ser adotado O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos :
• a natureza dos documentos a serem arquivados;
• a estrutura e o funcionamento da instituição.
Obs.: não existe um método melhor que o outro dentro do arquivo, tudo depende daquilo que será organizado. 
Análise dos documentos a serem arquivados:
• contratos;
• contas pagas;
• folhas de pagamento;
• cadastro de clientes;
• cadastro dos funcionários;
• contratos (por ns) – método simples;
• contas pagas (por assunto) – método ideográfico;
• folhas de pagamento (por data) – método cronológico;
• cadastro de clientes (por nome) – método alfabético;
• cadastro dos funcionários (por ns de matrícula) – método numérico sim
ples.
Escolha do Método a ser Adotado
Análise da entidade a ser organizada:
O método utilizado em uma empresa pode não ser a melhor opção para outra.
Ex: Cursinho preparatório para concursos, com filiais em todo o Brasil.
Na escolha do método a ser adotado o responsável deve conhecer e considerar dois aspectos:
• a natureza dos documentos a serem arquivados;
• a estrutura e o funcionamento da instituição;
A empresa pode adotar quantos métodos forem necessários;
Cada instituição adotará a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS ETAPAS DO ARQUIVAMENTO
Para receber e guardar o documento em arquivo, deve-se seguir algumas etapas citadas por Marilena Leite Paes. De acordo com a autora, são etapas do 
arquivamento:
• Inspeção.
• Estudo.
• Classificação.
• Codificação.
• Ordenação.
• Guarda dos documentos. 
A seguir, veja cada uma das etapas do arquivamento.
Inspeção
Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.
 
A atividade de inspeção tem como finalidade a análise do documento para definir se ele realmente deve ser arquivado. Geralmente, no documento, consta 
despacho indicando arquivamento. 
Estudo
O estudo do documento “consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas”.
O arquivamento do documento está vinculado a alguns dados, que devem ser observados ao guardá-lo para, posteriormente, localizá-lo.
Classificação
Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo. 
Essa fase classifica o assunto do documento para que ele seja arquivado junto aos documentos de mesmo assunto. Perceba que, para classificar um documento, é importante conhecer o funcionamento da empresa.
Codificação
Considerando que a empresa trabalha com plano de classificação e que cada assunto possui um código, o arquivo codifica os documentos de acordo com os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. “Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
Ordenação 
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação, os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.
Ordenar é colocar o documento em ordem. 
Guarda 
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da 
atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja 'guardado' dentro do móvel. 
De acordo com a definição abordada, a classificação determina a organização dos documentos arquivados. 
Inicialmente, define-se a classificação do documento e, em seguida, deve-se codificá-lo e ordená-lo. 
Como padrão, anota-se o código do documento no canto superior direito.
O arquivamento envolve etapas intelectuais, e a guarda é operação física.
Na inspeção, o arquivista examina cada documento para verificar se se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida. 
É importante estudar cada documento, a fim de verificar os dados por ele apresentados que precisam ser cadastrados. 
Estabelecer símbolos que correspondem ao método de arquivamento adotado (letras, números, letras e números e cores) denomina-se codificação. 
Consideram-se etapas do arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos. 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
A codificação é feita a partir do código de assunto do documento com base no Plano de Classificação da instituição. Cada instituição terá o seu plano de classificação, de acordo com suas atividades, sendo o plano de classificação por código o mais utilizado.
Cada empresa possui plano de classificação próprio.
Para organizar os documentos, utiliza-se o plano de classificação. Geralmente, as bancas examinadoras tentam confundir o plano de classificação com a tabela de temporalidade. 
O documento utilizado para classificar o documento denomina-se plano de classificação. 
Como mencionado, cada empresa possui seu plano de classificação.
O instrumento utilizado para organizar e recuperar um documento denomina-se plano de classificação. 
O código de classificação do arquivo é utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades
GUIA-FORA
É um formulário ou uma ficha colocada no local do documento desarquivado, para facilitar o seu rearquivamento. Ela indica o documento que está fora do arquivo. 
A guia-fora indica o documento que está fora do arquivo, facilita o rearquivamento e evita erro. 
Como mencionado, para indicar o documento retirado temporariamente, deve-se utilizar a guia-fora. 
Se o documento foi emprestado, posteriormente retornará ao seu devido lugar. 
Portanto, para facilitar o rearquivamento, deve-se utilizar a guia-fora.
No lugar de arquivamento do documento, consta uma ficha com informações sobre o empréstimo, denominada guia-fora. 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
• Organicidade.
• Proveniência ou respeito aos fundos.
• Territorialidade.
• Unicidade.
• Respeito à ordem original.
• Indivisibilidade ou integridade.
• Pertinência. 
Princípio da Organicidade 
Os documentos de arquivo são acumulados naturalmente ao longo das atividades da pessoa (física ou jurídica), mantendo relação de dependência com a entidade acumuladora e com os demais documentos do conjunto.Organicidade é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. 
Sabe-se que arquivo é um conjunto de documentos acumulado em determinado tempo. Porém nem todos os documentos acumulados fazem parte de um arquivo. Na verdade, há dois conjuntos de documentos: orgânico, denominado arquivo, e não orgânico, intitulado biblioteca. Este acumula material para estudo e pesquisa, aquele vincula-se às entidades produtora e receptora
ATENÇÃO! O arquivo é uma ação orgânica de documentos, pois pertence às entidades produtora e receptora. Já os documentos de biblioteca são acumulados de forma não orgânica, constituindo uma coleção.
Os documentos vinculados à mesma entidade receptora estão relacionados ao processo de trabalho e à sua atividade.
A estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora referem-se ao princípio da organicidade
Como mencionado no item anterior, a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora referem-se ao princípio da organicidade.
Os documentos vinculam-se à mesma pessoa, arquivo, e ao mesmo conjunto orgânico. 
Princípio da Proveniência ou Respeito aos Fundos 
O arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. 
Obs.: Não se deve misturar arquivos de entidades diferentes.
O termo "fundo de arquivo" refere-se ao conjunto de documentos de uma mesma entidade. Esse termo é bastante adotado em arquivos permanentes que guardam documentos de entidades distintas para diferenciar os arquivos ali depositados. 
Observe o exemplo a seguir:
Tecnicamente, há os termos:
• Fundo aberto – vinculado a entidades ativas (em funcionamento), sujeito a novos acréscimos de documento. 
• Fundo fechado – vinculado a entidades extintas, não sujeito a novos acréscimos de documentos. 
O fundo da Anatel consta dos documentos produzidos e recebidos por esse órgão, de acordo com as atividades desenvolvidas. 
O princípio da proveniência estabelece que os fundos constituem uma formação progressiva e natural, decorrente das funções de um organismo. 
Cada documento vinculado a uma pessoa denomina-se fundo de arquivo.
No fundo aberto, a entidade produtora continua em atividade.
O fundo fechado é aquele em que a unidade produtora foi suprimido.
O princípio de proveniência ou respeito aos fundos menciona que não se deve misturar os arquivos de entidades diferentes
Princípio da Territorialidade 
Os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua produção. Esse local pode ser nacional, regional e institucional.
 
Um arquivo permanente pertence ao patrimônio histórico nacional e, como tal, deve ser mantido no país ou nação em que foi acumulado. 
O arquivo guardado no local acumulado diz respeito à territorialidade.
A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da territorialidade. 
A territorialidade preocupa-se com o local de guarda dos arquivos.
Princípio da Unicidade 
Os documentos de arquivos devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte”. Trata-se do contexto de produção do arquivo, pois o documento é único. 
A unicidade diz respeito a arquivo de caráter único, em função do contexto em 
que foram produzidos. 
A unicidade não diz respeito à quantidade de vias em que o documento foi reproduzido, mas, sim, ao contexto de produção. 
Princípio do Respeito à Ordem Original 
O arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 
O arranjo diz respeito à forma de organização do arquivo, de acordo com a necessidade e conveniência. O respeito à ordem original refere-se a cuidar do arquivo de outrem sem alterá-lo. 
O respeito à ordem original diz respeito à conservação do arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que produziu os documentos. 
Como mencionado anteriormente, o respeito à ordem original refere-se à conservação do arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 
De acordo com o respeito à ordem original, princípio arquivístico, “um arquivo deve conser var o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o 
produziu”.
Princípio da Indivisibilidade 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
 
Sabe-se que cada arquivo está vinculado a uma entidade específica, seja física, seja jurídica. Assim, o arquivo reflete as atividades desenvolvidas pela entidade.
Esse princípio tem como premissa manter a integridade da entidade, sem destruição, evitando inserir arquivo indevido.
O princípio da indivisibilidade ou integridade tem como objetivo manter os fundos, evitando destruição não autorizada ou adição indevida. 
Como mencionado, no princípio da indivisibilidade ou integridade, os arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição, acréscimos indevidos ou não autorizados. 
Princípio da Pertinência 
Os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
 
Na arquivística, existem princípios que se contradizem, como o princípio da pertinência e o da territorialidade. Não há um princípio correto ou errado, sendo necessário adotar aquele que supre as necessidades da entidade. 
O princípio da pertinência vincula-se à necessidade de reclassificar os documentos do arquivo por assunto.