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Módulo 12 Gerenciamento Financeiro Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor. www.tiexames.com.br Módulo 12 Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI Objetivos do módulo Neste módulo, iremos apresentar o processo de Gerenciamento Financeiro para Serviços de TI que tem como objetivo controlar os gastos da TI e apoiar a TI nas decisões de investimentos. Durante este módulo iremos: � Apresentar o propósito do processo de Gerenciamento Financeiro � Apresentar os elementos que compõe este ambiente � Descrever as atividades de Orçamento, Contabilidade e Cobrança � Entender os relacionamentos com outros processos � Apresentar principais problemas e benefícios do processo Missão Gerenciar os custos da infra-estrutura de TI e fornecer uma base financeira sólida para as decisões de negócios relacionadas à TI, através da identificação e contabilização dos custos da entrega dos serviços. � Orçamento: prediz quanto $$$ será necessário para executar os serviços de TI � Contabilidade de TI: modelos de custos (custos por Cliente, Serviço, Atividade, etc) � Cobrança: TI opera como uma unidade de negócio (opcional) Sub-processos Orçamento Contabilidade de TI Cobrança Objetivos � Fornecer um custo efetivo dos Ativos de TI e recursos financeiros usados no fornecimento de serviços de TI � Prestação de contas dos gastos de TI � Atribuir (ratear) os custos de TI para os clientes � Apoiar nas decisões de investimentos relacionadas à TI � Equilibrar o custo, capacidade e requisitos de nível de serviço � Recuperar os custos quando necessário (cobrança) Ciclo do Gerenciamento Financeiro Necessidades do Negócio Necessidades do Negócio Metas Financeiras Modelos de Custos Política de Cobrança Feedback das cobranças propostas para o negócio Análise de Custo (contabilidade) Análise de Custo (contabilidade) CobrançaCobrança CobrançaCobrança Plano Operacional de TI (incluindo orçamento) Plano Operacional de TI (incluindo orçamento) externo interno Ciclo do Gerenciamento Financeiro Contabiliza os gastos e faz o rateio para os centros de custos / clientes / serviços Estabelece o custo unitário para cada recurso de TI Contabilidade de TI Consolida os gastos ocorridos por cliente e emite as faturas Gerencia as exceções no orçamento Operacional (mensalmente) Define a política de preços e divulga a lista de preços Define quanto que a TI precisará de recursos financeiros para manter os serviços de TI Planejamento (anualmente) CobrançaOrçamento Classificação dos Elementos de Custos Custos Variáveis São aqueles que variam de acordo com algum fator, tais como uso ou tempo. Custos Fixos Custos que não variam pelo uso. Exemplos destes podem ser contrato de manutenção de um servidor ou ERP Custo Indireto (overheads) são divididos por todos ou número de clientes, tais como suporte técnico ou de rede que tem que ser rateado para todos Custos Diretos Aqueles que são aplicados com clareza a um único cliente, tal como: manutenção de um sistema específico Custos Operacionais São aqueles oriundos das operações do dia- a-dia, tais como custo de pessoal, manutenção de hardware e eletricidade…. Custos Capitais Refere-se a compra dos ativos fixos. Exemplo: prédio, licenças, computadores, etc. Tipos de custos Elementos de custosTipos de custos Custos internos oriundos de outros centros de custos da organização (ex. serviço administrativo, segurança, recepção)Transferência Serviço de segurança, serviços de recuperação (disaster recovery), serviços terceirizadosServiço Externo Escritórios, armazéns, áreas de segurança, serviços públicosAcomodações Salários, benefícios, custos de recolocação, despesas, consultoria, hora extra. Pessoas Sistemas operacionais, aplicações, banco de dados, ferramentas de controle e gestão. Software Mainframes, storages, periféricos, redes, PCs, portáteis, servidores, etc. Hardware Depreciação É a forma como os ativos perdem valor ao longo do tempo ou uso. Linha reta 100% V a l o r 0% Tempo 100% V a l o r 0% Tempo 100% V a l o r 0% Páginas Balanço Reduzido Por uso Conceitos sobre Investimentos Compara-se o lucro obtido sobre o ativo com outras empresas para saber se o investimento é bom. Retorno do Capital Empregado (ROCE) É o lucro esperado de um projeto. É um dado que é usado para decidir quais projetos devem ser priorizados Retorno do Investimento (ROI) Custo completo de um item incluindo a depreciação, manutenções, salário de equipe, acomodação. Custo Total de propriedade (TCO) Elaboração do Orçamento É o processo de predizer e controlar os gastos em dinheiro dentro da organização e consiste de um ciclo de negociação periódico para criar orçamentos (normalmente anual) e monitoração diária dos orçamentos. Atividades: �Estimar o custo dos itens do orçamento (categorias de custo) �Estimar o custo da carga de trabalho dependente dos itens do orçamento �Acordar todas as despesas (periódico) �Tomar ações quando houver exceções do orçamento e custos alterados Elaborando o Orçamento � Durante esta atividade existe uma influencia dos planos estratégicos e táticos � É elaborado periodicamente (normalmente anualmente) em torno das negociações entre os departamentos da organização e o departamento de TI cobrindo planos de despesas e programas de investimentos acordados. � O orçamento final deve conter: �Limites nas despesas de capital e operacional �Limites nas variações �Acordos no trato das exceções Item do Orçamento Capital Custo Compra Manutenção anual Gasto este ano Orçament o próximo ano Observações Custo atualizado Hardware UNIX Server Sim £80,000 £8,000 £8,000 £8,000 Sem mudanças £34,667 NT Server Sim £10,000 £1,000 £1,000 £1,000 Sem mudanças £4,333 Exemplo de orçamento Contabilidade de TI A Contabilidade de TI é um conjunto de atividades que possibilita a organização de TI contabilizar de que forma o dinheiro é gasto (particularmente identificando os custos por Cliente, Serviço e Atividade). Atividades: �Comparar os custos atuais com o orçamento �Apoiar no desenvolvimento de uma estratégia de investimento desempenhando análise de custo- benefício, ROI e ROCE. �Fornecer metas de custos para os serviços entregues �Definir prioridades para a utilização dos recursos Modelo de Custo por Cliente HardwareHardware Contabilidade por Centro de Custo C e n t r o s C u s t o s Centro de Custo CálculoCálculo Cobrança de custos indiretos extras Custos Diretos (custos individuais) Custos Indiretos Cálculo de custos por categoriaCálculo de custos por categoria Cálculo Produto (grupos) = lucro Receita - Custos Individuais - Custos Indiretos SoftwareSoftware PessoalPessoal AcomodaçãoAcomodação Serviços Externos Serviços Externos TransferênciaTransferência Modelo de Custo por Serviço HardwareHardware Cálculo de custos por categoriaCálculo de custos por categoria SoftwareSoftware PessoalPessoal AcomodaçãoAcomodação Serviços Externos Serviços Externos TransferênciaTransferência Custos Diretos Indiretos absorvidos Indiretos Não absorvidos ERP E-mail Intranet Cobrança Em um Centro de Lucro (onde a área de TI é o negócio fim) o objetivo é recuperar através de Cobrança os custos decorridos. Para um departamento de TI interno, o foco poderia ser recuperar de volta os custos de uma forma simples e clara. A Cobrançapode ser usada também para influenciar o comportamento do Cliente e seus usuários, influenciando desta forma a demanda e uso Atividades: �Estabelecer políticas de preços (periódico) �Publicar a lista de preços (periódico) �Emitir as faturas (mensalmente) Políticas de Cobrança e Preços � Determinar a Política de Cobrança � Itens que deverão ser cobrados � Política de Preços � Métodos para a formação de preços: �Preço por Custo �Preço por Custo + Margem �Taxas Existentes �Preço de Mercado �Preço Fixo Cobrança Diferenciada � Cobranças diferentes pra um serviço em períodos diferentes � Usado para influenciar na demanda de uso do serviço (Gerenciamento da Demana) Aplica-se a cobrança diferenciada Faturamento Devem: � Ser Simples � Ser de Fácil Compreensão � Conter informações que justifiquem o Faturamento Opções: � Somente para Informação � Nocional � Cobrança Efetiva e Completa Funções O Gerente de Finanças de TI pode ser uma pessoa da organização de TI ou do Departamento Financeiro. Uma alternativa seria que as tarefas associadas a esta função fossem compartilhadas entre ambos. As principais responsabilidades são: � Fiscalizar a implementação do processo de Gerenciamento Financeiro de TI e seus sub-processos (Elaboração de Orçamentos, Contabilidade de TI e Cobrança). � Assistir na elaboração dos orçamentos e planos de contabilidade. � Trabalhar, em um nível apropriado, com os diretores da empresa e departamento financeiro, para desenvolver as políticas de Orçamento, Contabilidade de TI e Cobrança. Relacionamentos Gerenciamento Financeiro de TI BDGC Informações sobre Ativos Gerenciamento de Nível Serviço Gerenciamento de Mudança Gerenciamento de Capacidade Gerenciamento de Disponibilidade Informações & Estratégias Problemas Comuns Para que o processo funcione de forma eficaz e eficiente as seguintes questões devem ser levadas em conta para evitar problemas nesta área: � Os Modelos de Custo que são usados para a Contabilidade de TI podem ser muito detalhados, criando um sobrecarga de trabalho administrativo. � Não há comprometimento dos Gerentes de TI e de Negócio. � O Gerenciamento Financeiro de TI não está alinhado com os procedimentos de finanças da organização. � Políticas de Cobrança não são comunicadas corretamente aos clientes causando um comportamento não bem vindo (exemplo são as ações dos usuários / clientes para tentar evitar cobranças emitidas). Principais Benefícios Os benefícios de implementar o processo de Gerenciamento Financeiro de TI incluem: � Aumento da segurança em elaborar e gerenciar orçamentos. � Uso mais eficiente dos recursos de TI na organização. � Aumento da satisfação dos Clientes a partir do momento em que eles souberem pelo que eles estão pagando. � Decisões de investimentos podem ser feitas através de informações precisas. � Aumento do profissionalismo da equipe dentro da organização de TI. IPDs – Indicadores Principais de Desempenho � Número ou percentual das atividades que possuem um orçamento relacionado � Existem procedimentos de escalonamento quando um orçamento é excedido? � Todos os custos, inclusive os não planejados, são contabilizados? � As Faturas são simples, claras, precisas e emitidas na data correta? Finalização Resumo do nosso trabalho: � 200 horas de edição do curso � 100 horas de gravação � 100 horas edição dos simulados � 80 horas desenvolvimento da apostila TOTAL = 480 horas
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