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LOGÍSTICA HOSPITALAR: UM ESTUDO EXPLORATÓRIO SOBRE PROCESSOS NA GESTÃO DE COMPRAS DE MEDICAMENTOS Stênio Lima Rodrigues, João Vitor de Oliveira Sousa (Universidade Federal do Piauí) Resumo: A logística modernamente tem se tornado função essencial para o fornecimento de serviços em hospitais, um erro de gerenciamento nas compras farmacêuticas pode causar sérios transtornos na promoção da saúde dos clientes internos destas organizações. O objetivo deste estudo foi demonstrar a importância da logística hospitalar através da análise de processos de compras farmacêuticas, para alcançar tal objetivo foram realizados mapeamento e análise de processos. A metodologia adotada foi o estudo de caso, realizado em um hospital da rede privada na cidade de Teresina através de estudos exploratórios descritivos. Os resultados revelaram a sistemática das compras de medicamentos, bem como as semelhanças e diferenças através do mapeamento dos processos de compras rotineiras, de alto custo, emergenciais e empréstimo de medicamentos. Palavras-chaves: Logística; hospitalar; compras; processos; sistema. ISSN 1984-9354 X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 2 1 Introdução Atualmente a logística configura-se uma função essencial no ambiente hospitalar através dos processos de aquisição, movimentação e distribuição. Percebe-se que o gerenciamento logístico organizações hospitalares deve ser realizado de forma que ocorra a satisfação dos interesses do cliente final, os pacientes. A medida que o grau de complexidade em que as pessoas se encontram em ambientes hospitalares aumenta, maior será a necessidade de rapidez de resposta por parte do hospital, principalmente no que se refere ao fornecimento de insumos necessários a recuperação de pacientes. Um erro no gerenciamento ou a demora na entrega dos suprimentos põe em risco a vida das pessoas que necessitam de determinados medicamentos ou serviços. Este trabalho teve como objeto de estudo uma farmácia de um hospital da rede privada na cidade de Teresina. Buscou-se através do método estudo de caso a resolução do seguinte problema de pesquisa: “Quais são as diferenças e similaridades existentes nos processos de gestão de compras em uma farmácia hospitalar?”. A pesquisa tem como objetivo geral de demonstrar a importância da logística hospitalar através da análise de processos de compras farmacêuticas, como objetivos específicos teve-se a realização de mapeamento dos processos de compras do setor de farmácia hospitalar e analise de processos e problemas mapeados. Os resultados são apresentados através da análise realizada sobre o mapeamento dos processos. Este artigo está organizado em cinco seções a serem apresentadas. No referencial teórico são explanados os temas: logística empresarial, logística hospitalar e gestão de compras. Em seguida são apresentados os procedimentos metodológicos, discutidos os resultados da pesquisa, a análise dos resultados e por fim, as considerações finais. 2 Referencial teórico 2.1 Logística empresarial A logística teve seu nascimento como disciplina do conhecimento humano a partir de grandes catástrofes e guerras que já assolaram o mundo. Em 1940 (mil, novecentos e quarenta) o conceito de logística era amplamente utilizado pelas forças armadas norte americanas durante a segunda guerra mundial, principalmente no fornecimento e aquisição de materiais (CHRISTOPHER, 2001). X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 3 Nas empresas, esta área do conhecimento começou a ser praticada sobre enfoques pontuais. As funções de aquisições, guardas, movimentação, manutenção, transportes, eram realizadas de forma isolada. A grande dificuldade era interligar os fluxos de informações internos e externos (CHING, 2010). Atualmente logística corresponde a área responsável por gerenciar de forma integrada os processos existentes na cadeia de suprimentos. Para Ballou (2006), a logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem, que visam facilitar o fluxo de produtos. O foco nos processos, que consiste na visão orientada ao cliente final, visto que é o objetivo primordial do gerenciamento da cadeia de suprimentos consiste em um diferencial competitivo para as organizações modernas (BALLOU, 2006 apud ZAGO ET. AL., 2008). Deduz-se que o fluxo logístico de materiais ou serviços, é uma sincronização de várias atividades interligadas, se alguma das etapas citadas anteriormente é realizada com menor dispêndio de esforços, menor será o nível geral de valor agregado na percepção do cliente final. Neste sentido Christopher (2001) conceitua a logística como o gerenciamento estratégico dos processos de aquisição, movimentação, armazenagem de materiais, produtos acabados e fluxos de informações. Pode-se inferir que a logística modernamente configura-se como atividade meio para alcançar uma vantagem competitiva. As empresas que agregam valor nos serviços oferecidos a um custo menor sobrepõem-se às demais no quesito estratégia competitiva. Bowersox e Closs 2001, p.19 apud Sakai, 2005 afirmam que o objetivo da logística é fornecer produtos ou serviços no local e momento esperados pelos clientes, e ressaltam que a implementação das melhores práticas logísticas é um dos grandes desafios das organizações na concorrência global. 2.2 Logística hospitalar A literatura nesta área recente de conhecimento é escassa, considera-se a profissionalização da gestão logística no ambiente hospitalar através de atividades de aquisição, gerenciamento de estoques e distribuição de insumos para o processo produtivo. Hospitais são estabelecimentos de saúde destinados a prestar serviço, em regime ambulatorial e de internação. São sistemas de grande complexidade, cuja gestão deve estar voltada tanto à assistência à saúde quanto ao negócio, X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 4 com o objetivo de otimizar o uso de recursos financeiros a fim de oferecer atendimento de qualidade (CARETA ET. AL., 2011). Os serviços oferecidos em organizações de saúde necessitam de níveis elevados de qualificação das pessoas que lidam diretamente com os insumos necessários ao processo produtivo. É importante mão-de-obra qualificada para manuseio do sistema de gestão de materiais, que constitui de insumos cada vez mais sofisticados e numerosos, possuindo vultuosa variedade de itens, tornando-se essencial a informatização para controles eficazes em estoques (INFANTE E SANTOS, 2007). Tendo em vista os fatores: alto custo com estoques, a complexidade dos serviços oferecidos na área de saúde, a necessidade de se oferecer níveis adequados de serviços; tem-se exigido do gestor hospitalar na área de logística, uma certa proficiência para que não haja falta de quaisquer insumos ou recursos necessários ao processo produtivo hospitalar (ESQUIA, 2010). A logística no segmento hospitalarconsidera não somente o fluxo de materiais clássico da gestão de materiais, é necessário considerar o fluxo de pacientes e serviços oferecidos pelas organizações que compõem a cadeia logística de saúde. De acordo com Ribeiro (2005) apud Medeiros et. al. (2009), a logística hospitalar representa um dos maiores desafios da administração hospitalar, principalmente, quando se avalia o tamanho da sua importância em atender às necessidades do hospital, seja no serviço de apoio, higienização, lavanderia, manutenção, bem como os auxiliares de diagnósticos, hemodiálise, centro cirúrgico, banco de sangue, especialidades médicas e tantos outros (MEDEIROS ET. AL., 2009). Ainda sobre o assunto, Pereira, 2002, apud Medeiros et. al., 2009, comenta que a necessidade de se adotar inovações no sistema de logística de qualquer hospital, em última instância, está relacionada com um fato extremamente sensível: da eficiência e da eficácia dessa atividade depende, muitas vezes, a própria vida do paciente. Barbieri e Machline (2006) apud Medeiros et. al.(2009), sinalizam que a importância dos estoques na saúde é dimensionada não somente pelo seu valor monetário, mas também pela essencialidade à prestação de serviços a que dão suporte; logo, nesses estoques, não deve haver excessos de medicamentos (o que implica alto custo), nem a falta deles (com a possibilidade de ocasionar até o óbito de pacientes). Considera-se que é importante o gestor hospitalar definir algumas políticas no gerenciamento de estoques hospitalares para alcançar um nível aceitável de eficiência na promoção da saúde em X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 5 pacientes. Em tais políticas podem estar inseridas os níveis mínimos e máximos de estoques, a classificação desses materiais com base nos instrumentos curva ABC (classificação por custos) e XYZ (classificação por gravidade); estabelecimento de parcerias com fornecedores, otimização dos espaços disponíveis, treinamentos às pessoas que lidam diretamente com os materiais de consumo hospitalar. 2.3 Gestão de compras hospitalares O processo de aquisição tem a finalidade de obter matérias-primas para o processo produtivo do hospital, os quais podem ser componentes, acessórios ou serviços. As compras podem ser consideradas uma decisão estratégica, pois envolve custo, qualidade e velocidade de resposta gerando impactos globais. Bertaglia (2003) considera que este processo também inclui a seleção de fornecedores, os contratos de negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais. Segundo este mesmo autor as compras podem ser classificadas em centralizadas e descentralizadas. As primeiras caracterizam-se por aquisição de um maior volume de materiais, com menor número de fornecedores. Uma boa vantagem nesta modalidade é a obtenção de melhores preços e serviços, com menor custo com transporte. Na segunda modalidade de compras existem várias opções de fornecedores, gerando rapidez nas entregas, porém custos mais elevados. Para Barbieri e Machline (2006) apud Mattos (2008) em hospitais existem duas modalidades principais de compras, os bens de consumo e os bens patrimoniais. Os primeiros são os medicamentos, especialidades farmacêuticas, materiais fotográficos e radiológicos, fios cirúrgicos, gêneros alimentícios, gases hospitalares, reagentes para diagnósticos etc. Os segundos são ambulâncias, caldeiras, móveis, utensílios, autoclaves, compressores, maquinas etc. Para o autor a relação logística para a promoção da saúde é encontrada no tempo necessário para os bens de consumo estarem disponíveis aos profissionais e pacientes. Conforme Gaither & Frazier (2001), o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. É necessário que os gerentes de compras envolvam-se em várias atividades como manter um banco de dados e seleção de fornecedores, negociar contratos com os mesmos e agir como intermediário entre os fornecedores e a empresa (COLETTI, 2002). X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 6 Seguindo na mesma direção Dias e Costa (2003), consideram num amplo sentido que um departamento de compras tem como objetivos adquirir bens e serviços, na qualidade desejada, no momento preciso, pelo menor custo possível e na quantidade pedida. O consumo de medicamentos sofre variações em função do tipo e da quantidade de procedimentos, dos meses do ano, do nível de acuidade. A programação de compras desses insumos permite, permite que o pedido não seja resultado da demanda real, mas sim da antecipação a futuros eventos como cirurgias e outros procedimentos ( WANKE, 2004 apud MATTOS, 2008) 3 Metodologia A pesquisa tem natureza qualitativa exploratória sendo realizada através do método estudo de caso. Este método é considerado atualmente como delineamento mais adequado para a investigação de um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto real, onde os limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente percebidos (YIN, 2005 apud GIL, 2010). Para Gil (2010) o método estudo de caso consiste em estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento. O método se concretiza nesta pesquisa através de estudos exploratórios descritivos de processos de compras. O estudo foi realizado no setor de farmácia de um hospital privado localizado na cidade de Teresina. Previamente à coleta de dados, foi realizado uma revisão de literatura nas áreas de logística com ênfase em gestão de compras hospitalares. Foi proposto para a pesquisa o seguinte problema: “Quais são as diferenças e similaridades existentes nos processos de gestão de compras em uma farmácia hospitalar?” A solução deste problema envolve a análise dos processos de compras de medicamentos dentro da estrutura da farmácia hospitalar pesquisada. O objetivo geral do estudo foi demonstrar a importância da logística hospitalar através da análise de processos de compras farmacêuticas, teve-se como meios ou objetivos específicos a realização de mapeamento dos processos de compras do setor de farmácia hospitalar e analise de processos e problemas mapeados. A coleta de dados necessários para o mapeamento dos processos ocorreu através de entrevistas organizadas de forma semi-estruturada, com questões abertas. Martins (2008) considera que esta técnica de pesquisa tem por objetivo básico entender e compreender o significado que os X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 7 entrevistados atribuem a questões e situações, em contextos que não foram estruturados anteriormente, com base nas suposições e conjecturas do pesquisador. O mesmo autor ainda considera que esta forma de organização deve ser realizada quando se pretende buscar informações detalhadas sobre tema especifico, com objetivos de levantar motivações, percepções e atitudes. Os dados necessários a realização do mapeamento foram coletados através de formulários semiestruturadosde gestão de processos. Os resultados serão apresentados através da análise da cadeia logística de valor agregada e análise do mapeamento dos processos de compras farmacêuticas. O sistema de compras existente no hospital pesquisado é descentralizado, os setores de farmácia, possui autonomia para a realização das compras de medicamentos e equipamentos necessários para o funcionamento de sua estrutura. 4 Resultados O sistema de compras existente no hospital pesquisado é descentralizado. Os setores de farmácia, manutenção e patrimônio, higiene, hotelaria e nutrição possuem autonomia para a realização de compras de acordo com suas respectivas áreas. O setor de almoxarifado realiza as demais compras. Santos et. al. (2008) ressalta que a descentralização em compras, tem como vantagem principal uma visão mais real do comprador, referente a problemas locais de abastecimento, gerando uma pesquisa avançada do que realmente a filial precisa para satisfazer seus clientes naquela região. Isso também facilitará para que o comprador efetivo de cada unidade atue de melhor forma em resolver respostas rápidas e urgentes na aquisição do estoque, gerando maior autoridade e responsabilidade para responder ao sucesso da empresa local. O setor de farmácia do hospital existe desde sua fundação. Este é essencial para o funcionamento do processo produtivo. Entre suas principais atividades referentes a gestão logística estão a realização de compras, armazenamento e distribuição aos postos de enfermagem, unidade de terapia intensiva e centro cirúrgico. A infraestrutura do setor pesquisado é composta por uma minicentral de abastecimento farmacêutico, seladoras de medicamentos, pessoal capacitado para manuseio de medicamentos e equipamentos. X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 8 4.1 Compras rotineiras Este processo compreende as atividades necessárias para realização de compras de medicamentos mensalmente, os quais incluem medicamentos listados na curva ABC, adotada como ferramenta de gestão de estoques. Para a realização dessa modalidade compras, é necessário planejamento de acordo com a previsão de demanda mensal. Utiliza-se um sistema de informação integrado, o ERP (Enterprise Resource Planning), para análise de relatórios com base nos estoques atuais, margens de segurança e tempo de entrega médio. A previsão de demanda é realizada com base na seguinte fórmula adotada pela politica de estoque do hospital: 2 x CM-EA sendo CM o Consumo Médio mensal e EA o Estoque Atual, de acordo com esta equação define-se a quantidade a ser comprada de cada medicamento. Os controles de estoques são contínuos em sistemas de informações, já que foi estimado que existe em média entre 300 (trezentos) e 400 (quatrocentos) itens. A solicitação de orçamentos ocorre através de um pregão em outro sistema denominado bionexo. Este sistema consiste em um cadastro de fornecedores do hospital, ocorre o lançamento manual das solicitações para cada medicamento a ser reposto. Os prazos são fixados entre 2(dois) a 3 (três) dias para os fornecedores apresentarem as propostas. Cada fornecedor oferece propostas por fatura mínima. Por exemplo, caso solicitado 100 (cem) dipironas, o fornecedor com menor preço pode apresentar uma proposta de no mínimo 150 (cento e cinquenta) unidades, neste caso o hospital escolhe a próxima proposta até a satisfação da sua exata necessidade, mesmo saindo um pouco mais cara. Os critérios adotados através da política de estoque para fornecimento de medicamentos são: preço, prazo de fornecimento, disposição das exatas quantidades solicitas, atendimento às especificações de cada medicamento. A aprovação das propostas de compras é realizada pela diretora financeira, em caso de falhas nos orçamentos, solicita-se que sejam reajustadas as propostas no sistema de cotação. 4.2 Compras de alto custo Compreende as atividades de compra de medicamento da “curva A” da classificação ABC. Esses medicamentos, geralmente são mantidos em estoque uma quantidade menor, já que podem não ser tão utilizados e possuem custos altos de aquisição. Também se considera alto custo, os montantes de medicamentos cujo valor ultrapasse R$ 1000,00 (mil reais). X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 9 O processo de compra de alto custo, necessita de uma observação melhor, pois são verificados com frequência os níveis de estoques. Os níveis de estoques podem sofrer alterações, de acordo com estado de saúde dos pacientes ou até mesmo hábitos de prescrição do quadro de médicos. Para a realização de previsão de demanda desses medicamentos considera-se as quantidades de compras mensais através do sistema ERP. Nesta modalidade, são adquiridos apenas os estoques de segurança desses medicamentos, que correspondem ao necessário para que não haja ruptura de estoque. Os pedidos são realizados geralmente em níveis de estoque mínimo, o qual, é considerado o estoque suficiente para 1 (um) mês de consumo médio. Assim como na compra rotineira, nesta modalidade utiliza-se o sistema ERP para análise de relatórios com base nos estoques atuais, margens de segurança e tempo de entrega médio. Os pedidos são faturados mediante análise e autorização da diretoria financeira. 4.3 Compras emergenciais Este processo consiste nas atividades de suprimento em caráter de urgência de medicamentos que sofreram alterações inesperadas no consumo. Estas alterações, ocorrem quando o estoque chega mais rápido ao nível de segurança. São portanto, compras mais caras pois são realizadas com rapidez através de fornecedores locais por meio de contato por telefone ou email, com prazo de resposta em no máximo 24 (vinte e quatro) horas. A demanda é identificada através da verificação da quantidade necessária no sistema ERP através da alerta do controle dos níveis de estoque. Os pedidos são realizados do tamanho do estoque de segurança. Os fornecedores são escolhidos de acordo com o preço disponível, considerando-se o prazo de entrega o mais rápido possível para que não haja ruptura de estoque. A compra é finalizada com a reposição de medicamentos na central de abastecimento farmacêutico, de acordo com o prazo estabelecido. Na impossibilidade de entrega de medicamentos por inexistência em fornecedores locais, o risco da falta de medicamentos é solucionado através do empréstimo de medicamentos. 4.4 Empréstimo de medicamentos Este processo compreende as atividades necessárias para solicitação e recebimento de medicamentos em falta, através de hospitais parceiros. O empréstimo de medicamentos é guiado X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 10 pela falta de medicamentos de baixo ou alto custo, problema ocasionado por variações no consumo. Para a formalização do processo verifica-se a quantidade necessária de medicamentos para suprimento interno, considerando-se o prazo de espera por novos medicamentos. Existe uma relação de parceria entre as farmácias para empréstimos de medicamentos. Caso a farmácia de um outro hospital não possua, estoque suficiente para empréstimo, solicita-se a outros hospitais. A formalização de empréstimo ocorre atravésde documento em 2 (duas) vias, com discriminação adequada dos estoques a serem emprestados. Quando o estoque proveniente de empréstimo chega ao hospital solicitante, é realizado o lançamento imediatamente no sistema, para posterior devolução. 5 Análise dos resultados Conforme apresentado anteriormente os processos mapeados, formulou-se este fluxograma para apresentar a gestão logística através das compras farmacêuticas. Fluxograma 1- Cadeia de valor agregada Compras rotineiras Compras emergenciais Empréstimo de medicamentos Gestão Logistica Gestão de compras farmaceuticas Gerenciamento da falta de medicamentos Compras de alto custo Fonte: elaborado pelos autores Em uma breve análise desta cadeia de valor, pode-se constatar que o maior volume de medicamentos adquiridos estão alocados em compras rotineiras que são realizadas mensalmente, nestas incluem-se as compras de alto custo, cujo valor total impacta nos custos de estoques “A” da classificação ABC. Portanto o processo de compras de alto custo está inserido no processo de compras rotineiras. Como semelhanças entre esses dois processos, verificou-se que ambos X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 11 possuem sequências idênticas desde as previsões de demanda, a qual, são realizadas através dos mesmos sistemas de gestão de estoques e interação com fornecedores, sendo realizados simultaneamente no mesmo período com autorização da diretoria financeira. O que distingue essas duas modalidades de compras está justamente no custo agregado ao volume a ser adquirido. O gerenciamento da falta de medicamentos consiste na execução de atividades de manter os níveis de estoques quando há risco de falta de medicamentos. Desde processo decorrem o empréstimo de medicamentos ou as compras emergenciais. O primeiro tem como consequência o processo de empréstimo entre farmácias de hospitais parceiros através de procedimento formal. O segundo é ocasionado pelo risco ou falta de medicamentos, o qual ocorre com maior rapidez possível para se evitar a ruptura de estoques. As compras emergenciais pouco se assemelham às demais compras farmacêuticas, observou-se com esta pesquisa que esta modalidade possui um custo maior por está inserida em caráter emergencial. É utilizado o sistema ERP para monitoramento desses medicamentos, assegurando- se a compra em tempo hábil. As atividades de cotação de orçamentos e fechamento de compras são realizadas através de instrumentos diferentes das demais modalidades. 6 Considerações finais Os processos envolvidos na gestão de compras, estão sendo gerenciados e executados de forma interligada, encerrando-se com o recebimento de medicamentos. O principal problema identificado na análise dos processos mapeados foi a falta de medicamentos hospitalares. Tal problema, justificou-se pela sazonalidade no consumo, que é proporcionada por fatores incontroláveis do ambiente. Para a resolução desta situação, ocorre o processo de empréstimo de medicamentos, o qual, o setor de farmácia solicita empréstimo a outros hospitais parceiros, para reposição posterior. Percebeu-se que existe um dilema entre o custo de manter o estoque em excesso a um menor preço, e o custo de comprar exatamente o solicitado, a um preço mais caro, eliminando-se os estoques em excesso, de acordo com as cotações dos fornecedores. Sobre o fornecimento de medicamentos, pode-se constatar que se considera os padrões de qualidade definidos pela farmácia em conciliação com a politica financeira, bem como o menor preço, existindo fornecedores locais e regionais. O sistema de cotação pode ser considerado um diferencial competitivo na rede de suprimentos existente, porém identificou-se a necessidade da interligação entre este sistema e o ERP existente. X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014 12 REFERÊNCIAS BALLOU, R. H. 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