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CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1 CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 1. Introdução O gerenciamento de projetos é uma das ferramentas de gestão que hoje mais cresce no mundo. Diversas pesquisas comprovam essa afirmação, mostrando que, a cada dia, mais organizações investem no desenvolvimento de metodologias, na aquisição de ferramentas, na capacitação de profissionais, no estabelecimento de Escritórios de Projetos e em diversas outras iniciativas para obter melhores resultados em seus projetos, em um ambiente que é cada vez mais competitivo. E é exatamente esse contexto global em que o mundo hoje está inserido, extremamente competitivo, onde as empresas precisam ter em seus empreendimentos (projetos) a tradução de seus objetivos estratégicos, a razão pela qual o gerenciamento de projetos se torna mais importante e eficiente. Isto ocorre porque a essência do gerenciamento de projetos é o planejamento. As organizações precisam que suas estimativas sejam precisas, necessitam entender o que pode sair errado em seus planos e se antecipar nas soluções dos desvios, para preservar suas margens de lucro. Quando se realiza um planejamento bem feito, com o tempo e os recursos necessários disponibilizados, a chance de sucesso nos projetos é significativamente maior. Associar o gerenciamento de projetos à estratégia do negócio é, então, o grande desafio das organizações e dos profissionais para os próximos anos. São os projetos que vão maximizar a contribuição das áreas de negócio, dar a sustentação aos objetivos organizacionais estratégicos e torná-los factíveis e concretos. Diante da importância que o tema desperta nada mais justo que, uma vez que uma empresa ou área se decida por fazer a gestão dos projetos, que busque fazer essa gestão com excelência. 2. Projetos 2.1. Definição de projeto O PMI define projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado que seja único. A palavra “temporário” significa que todos os projetos possuem um início e um final definidos; final este que é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos; quando se tornar claro que os objetivos do projeto não serão atingidos ou ainda quando não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado. O resultado “único” está associado à visão da singularidade de suas entregas (produtos, serviços ou resultados), que nunca serão as mesmas de outro projeto, pois sempre haverá diferenças nas circunstâncias envolvidas em sua realização. Diante dessa definição, é possível entender que a idéia de um projeto está associada ao nosso cotidiano, independente de estar se referindo a uma iniciativa simples ou complexa. Basta ter um objetivo, um prazo definido e gerar um resultado que seja único. Projeto, então, é algo simples e natural, inerente ao dia-a-dia de qualquer pessoa. 2.2. Requisitos de um projeto Um projeto possui requisitos para sua realização, estabelecidos a partir de definições do cliente, que precisam ser atendidos e verificados ao término de sua realização. Estes requisitos são, principalmente: escopo (aquilo que precisa ser entregue); prazo (o tempo que vai levar o projeto para ser concluído); custo (quanto vai custar o projeto) e qualidade, que consiste na entrega do projeto ao cliente no prazo, custo e escopo esperados, sem pendências e atendendo a todos os requisitos técnicos e legais. CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 2 A teoria associada aos requisitos de um projeto é a chamada “restrição tripla”, que mostra que a qualidade do projeto é afetada pelo balanceamento de escopo, prazo e custo. Se um dos fatores mudar, pelo menos outro será afetado. Figura 1 – Restrição tripla 2.3. Projetos e rotinas Projetos e rotinas (ou processos) fazem parte das atividades de qualquer organização, variando sua importância e a distribuição do esforço entre essas atividades de acordo com o tipo de negócio. Possuem características comuns, como a limitação de recursos, necessidade de gestão e o fato de ambos serem realizados por pessoas, porém, representam ações distintas. Os processos são as atividades diárias da organização, que mantêm seu funcionamento e sua eficiência. São necessários para a manutenção dos níveis atuais de desempenho e das funções do dia-a-dia. Já os projetos permitem mudanças, como ganhos de produtividade, redução de custos e aumento de rentabilidade. Os projetos, então, proporcionam as mudanças no patamar de competitividade das empresas. CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 3 3. Projetos, programas e portfólio Quando se amplia a visão de projetos e sua gestão, conduzindo o assunto para um cenário mais estratégico das organizações, não há como não abordar os conceitos de programa e portfólio de projetos. Sempre que houver um conjunto de projetos relacionados entre si, que justifique uma gestão integrada e coordenada para obter benefícios e controle que uma gestão individual das iniciativas não proporcionaria, temos um programa. Ou seja, além da gestão de cada projeto isoladamente, faz-se necessária a gestão desse grupo como um todo, incluindo as rotinas relacionadas à manutenção do programa. Porém, quando pensamos na gestão ainda mais ampla, de todos os projetos e programas de uma empresa, ou seja, toda a sua carteira de projetos, temos o chamado gerenciamento do portfólio de projetos. 4. Gerente de projetos O gerente de projetos é o personagem central para o desenvolvimento da gestão de projetos em uma organização. Quanto mais cedo for indicado, melhor para o resultado do projeto, pois haverá mais tempo para seu planejamento. Em última análise, ele é o responsável pelo resultado do projeto, pelas atividades atribuídas diretamente a ele e, mesmo para aquelas em que ele não é diretamente o executor, tem a responsabilidade pelo seu acompanhamento. Cabe ao gerente de projetos a coordenação do planejamento do projeto, a condução de sua implantação e o cuidado para a formalização de seu encerramento. A maior parte do tempo de um gerente de projeto está relacionada à comunicação, devendo este ponto ser o principal alvo de sua atenção dentro do projeto. Durante a realização das atividades de Monitoramento e Controle do projeto, cabe ao gerente de projeto a emissão de relatórios de status, a realização de reuniões e a atuação proativa na identificação de desvios e mudanças necessárias ao planejamento. O gerente de projeto também deve estar atento ao atendimento das necessidades das partes interessadas (stakeholders) de seu projeto. Os stakeholders são indivíduos positivamente ou negativamente afetados pelas atividades ou resultados finais de um projeto. Deve-se buscar sempre estruturar uma análise da influência e dos interesses dos stakeholders, a fim de garantir sua melhor participação na manutenção dos requisitos do projeto. Várias são as discussões relacionadas à função do gerente de projeto. A primeira delas é sua qualificação. O PMI (Project Management Institute), principal organização de fomento do gerenciamento de projetos no mundo, proporciona a certificação PMP (Project Management Professional). Hoje, este já é o quarto maior contingente certificado do mundo. Obviamente a certificação PMP não atesta sozinha a competência profissional, da mesma forma que em qualquer outra profissão, pois fatores como a experiência, por exemplo, são vitais na definição de um bom profissional. Porém, a certificação PMP é uma referência e aquele profissional que a obteve detém o conhecimento e todas as condições para desempenhar bem seu papel como gestor de projetos. Outro ponto importante de análise refere-se ao grau de autonomia que o gerente de projeto tem dentro da estrutura organizacional. Se a estrutura em questãotende a ser mais “funcional” (com projetos ocorrendo apenas dentro das áreas), o grau de autoridade sobre seu projeto e sua equipe será bem menor do que quando o gerente de projetos estiver trabalhando em uma empresa dita “projetizada”, onde as áreas funcionais são basicamente fornecedoras de recursos para os projetos. Por fim, outro debate importante é a questão das competências necessárias que o gerente de projeto precisa ter. A questão é saber se o gerente de projeto precisa ou não ser um especialista no negócio em que acontece seu projeto. Ou seja: se o projeto é de TI, o gerente de projeto precisa ser da área ou não? As opiniões são bastante controversas nesse ponto, mas o fato é que a competência do negócio do projeto é desejável, mas vai ficando menos importante à medida que gerente de projeto se distancia do operacional. A competência técnica em gerenciamento de projetos é fundamental, pois se trata de saber planejar, saber usar as técnicas e fazer a gestão do projeto. Porém, talvez a mais importante seja a competência gerencial e comportamental. Projetos são realizados por pessoas, logo, é CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 4 fundamental que o gerente de projeto saiba (e goste de) trabalhar em equipe, pois as interações com o time do projeto e as partes interessadas serão uma constante durante todo o ciclo de desenvolvimento do projeto. Não é possível ignorar o valor que técnica e a metodologia possuem no ambiente de gestão de projetos, porém, também se faz necessário reconhecer que quem está por trás de todo e qualquer projeto são pessoas. Logo, quanto melhor for a capacidade do gerente de projetos em lidar com pessoas, maiores as possibilidades de sucesso do projeto. O Estudo de Benchmarking em gerenciamento de projetos já citado confirmou essa visão no final de 2007. Liderança e capacidade de comunicação foram as características mais importantes para um gerente de projetos, apontadas pela maioria das 189 empresas entrevistadas. 5. Escritório de Projetos Um Escritório de Projetos, ou PMO (Project Management Office) é toda e qualquer estrutura (diretoria, departamento, gerência, coordenação, pessoa) que tenha como objetivo integrar as atividades de gerenciamento de projetos de uma organização, de acordo com as suas metas, estratégias, prioridades e recursos. Em outras palavras, que exerça a atividade de gerenciar por projetos. Um Escritório de Projetos deve ser capaz de apoiar a alta administração na execução de suas estratégias, caso contrário, não conseguirá justificar sua existência. As empresas buscam a implantação de um Escritório de Projetos por várias razões, que variam desde criar um padrão de gerenciamento de projetos a garantir competitividade através de um bom gerenciamento de todo o portfólio de projetos da organização, passando pela intenção de obter uma gestão uniforme e transparente de seus projetos, que seja capaz de apoiar a tomada de decisão. Dentre os benefícios obtidos pelas organizações que adotaram um Escritório de Projetos, relatados no último Estudo de Benchmarking, podemos destacar: a. Maior comprometimento com os objetivos da organização b. Maior apoio à tomada de decisões c. Promover maior integração entre as áreas São diversas as funções que podem ser desempenhadas por um Escritório de Projetos, mas seu desempenho eficiente vai depender diretamente de sua posição hierárquica na estrutura organizacional e do patrocínio que recebe da alta administração. Quanto mais estratégico, maior será o foco na visibilidade e na gestão da carteira de projetos como um todo, e quanto mais operacional, maior será o foco na gestão individual dos projetos. Dentre as principais funções de um Escritório de Projetos, de forma geral, podemos citar: a) Desenvolvimento e implantação de metodologia b) Criação de um ambiente tecnológico c) Suporte metodológico à gestão dos projetos d) Gestão do conhecimento nos projetos, através das lições aprendidas e) Visões gerenciais consolidadas do resultado dos projetos f) Capacitação dos gerentes de projeto e equipes em gestão de projetos g) Transferência de conhecimento h) Disseminação da cultura de gerenciamento de projetos na organização i) Centro de referência em gerenciamento de projetos Existe uma grande variedade de tipos de Escritórios de Projetos, desde um simples grupo de apoio para planejamento e controle até uma estrutura no nível de diretoria que seja responsável por toda a carteira de projetos da empresa. Porém, qualquer que seja o tipo, o Escritório de Projetos precisa buscar seu reconhecimento na organização atuando como um parceiro dos gerentes de projeto, agregando valor aos stakeholders e proporcionando condições para uma gestão de excelência dos projetos da organização. CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 5 6. Visão geral do gerenciamento de projetos 6.1. Conceituação básica Para que um projeto alcance seus objetivos, é preciso que seja gerenciado. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, dentro da ética, a fim de atender aos seus requisitos e às expectativas das partes envolvidas. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração de grupos de processos de gerenciamento de projetos, organizados de acordo com o momento e função que exercem em: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. É importante observar que muitos processos dentro do gerenciamento de projetos são iterativos, o que pode levar a uma elaboração progressiva, ou a uma revisão de seu planejamento, durante todo o ciclo de vida do projeto. Isto é, conforme a equipe de gerenciamento de projetos aprende mais sobre seu projeto, poderá gerenciar com um nível maior de detalhes e encontrar as melhores alternativas. Gerenciar um projeto inclui, entre outros aspectos: a) Identificação das necessidades b) Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis c) Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo d) Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas. Dentre os benefícios que o gerenciamento de projetos gera para a organização, podemos citar: a) Proporciona métodos, processos, controle de mudança e acompanhamento estruturados, aumentando o índice de sucesso nos projetos b) Aumenta a confiança dos interessados c) Melhora a comunicação e evita surpresas d) Agiliza a tomada de decisões e) Permite uma correta medição do desempenho f) Faz com que os orçamentos sejam mais precisos g) Possibilita a melhoria contínua pela revisão dos processos 6.2. Histórico do gerenciamento de projetos Já foi discutido que o gerenciamento de projetos é algo comum, que está relacionado desde atividades cotidianas às mais complexas na vida das pessoas. É natural do ser humano. E exatamente por ser comum, não é uma novidade, sendo aplicado desde as épocas mais antigas. Desde a construção das pirâmides no antigo Egito, por exemplo, problemas e conceitos relativos à gestão de projetos já eram percebidos. Porém, foi somente com a Segunda Guerra Mundial que o gerenciamento de projetos ganhou uma forma estruturada, estimulado inicialmente pelo Departamento de Defesa Norte Americano, que alavancou uma série de ferramentas e técnicas, como a diagramação de rede (PERT – Program Evaluation and Review Technique). Na seqüência, outros setores como o aeroespacial, cinematográfico e automobilístico funcionaram como patrocinadores do crescimento da disciplina, percebendo rapidamente seus benefícios. Assim, o gerenciamento de projetos assumiu contornos mais estruturados e passou a ocupar um lugar de destaque na gestãodas empresas, que vai ganhando mais espaço a cada dia. Hoje, a todo o momento são desenvolvidos novos estudos, conceitos, técnicas, ferramentas e abordagens para apoiar as áreas de conhecimento envolvidas no gerenciamento de projetos, tornando mais eficiente e eficaz essa ferramentas de gestão. 6.3. Ciclo de vida de um projeto CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 6 Todo projeto pode e deve ser subdividido em etapas de seu desenvolvimento, de forma a se obter um maior controle dos recursos para atingir as metas estabelecidas. A definição das etapas vai depender da natureza do projeto. Por exemplo, um projeto de construção de uma plataforma de exploração de petróleo tem um ciclo característico; um projeto de desenvolvimento de um sistema de TI tem outro, com suas etapas próprias. De forma genérica, temos: Iniciação ou concepção – É a etapa inicial do projeto, quando suas necessidades são identificadas. Nesta etapa são definidas as estratégias a serem adotadas e os objetivos do projeto são compreendidos. Planejamento – Etapa onde se realiza o detalhamento do projeto (cronogramas, análises de custos, recursos, planos auxiliares), de forma que sejam geradas todas as condições para que o desenvolvimento do projeto ocorra sem imprevistos. Planejamento de um projeto, portanto, é muito mais do que simplesmente a elaboração de um cronograma. Execução – Ocorre a materialização do planejamento e a geração do produto ou serviço alvo do projeto. Encerramento – É a etapa em que ocorre a verificação do trabalho executado em relação ao que foi planejado, aos objetivos do projeto e aos requisitos estabelecidos pelo cliente. Atividades de Monitoramento e Controle – Permeando todas as etapas, temos um conjunto de atividades de Monitoramento e Controle que ocorrem, principalmente, em paralelo às etapas de Planejamento e Desenvolvimento e Implantação (execução). Seus principais objetivos são acompanhar o trabalho que está sendo realizado, propor ações corretivas e preventivas na ocorrência de desvios e comparar o status do projeto com o que foi planejado, de forma a avaliar tendências de evolução. Durante o ciclo de vida de um projeto (figura 2), podemos analisar o nível de esforço realizado (quantidade de recursos utilizados, dispêndio de trabalho, complicações, etc). Verifica-se que o ponto máximo desse esforço e consumo de recursos está na etapa de execução (Desenvolvimento e Implantação), o que reforça a necessidade de se realizar um planejamento bem feito. Aquilo que não for bem planejado na hora devida terá que ser feito simultaneamente à execução, ou não será feito, comprometendo o alcance dos objetivos e requisitos do projeto. Figura 2 – Ciclo de vida de um projeto genérico 5.4. PMI (Project Management Institute) O PMI surgiu em 1969 e é a uma organização que visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações da área. A maior contribuição do PMI para o gerenciamento de projetos foi a sistematização desta disciplina. Hoje, com cerca de 250.000 filiados em todo o mundo, o PMI estabelece padrões de gerenciamento de projetos, provê seminários, programas educacionais, padrão de ética e conduta e certificação profissional. Para isto, o PMI apóia e fomenta a criação de redes de informação e de intercâmbio entre os profissionais no mundo CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 7 inteiro, através da formação de seções locais (chapters) e grupos de interesse (SIG - Specific Interest Group), para agregar interessados no mesmo ramo de atuação. Existem diversas outras organizações de gerenciamento de projetos em todo o mundo: IPA, IPMA, APM, etc, porém, nenhuma com o nível de aceitação de mercado e penetração mundial como o PMI. 5.5. PMBoK (Project Management Body of Knowledge) O PMBoK é o somatório de conhecimentos em gerenciamento de projetos, baseado na contribuição de profissionais gerentes de projeto de todo o mundo, que aplicam esses conhecimentos em seu dia-a-dia na gestão de seus projetos, estabelecendo uma linguagem comum. Logo, o PMBoK é o conjunto das melhores práticas de gerenciamento de projetos. Não deve ser considerado como uma metodologia, pois sempre caberá aos responsáveis pela gestão dos projetos nas empresas a escolha das práticas apresentadas mais apropriadas para a organização, considerando diversos aspectos, como sua história, cultura de gerenciamento de projeto e grau de maturidade em gestão. Existe, entretanto, um consenso em torno da aceitação e da utilização dessas melhores práticas, que são aplicáveis à maioria dos projetos, na maior parte do tempo. O PMBoK é periodicamente revisado e hoje está em sua terceira edição, com a próxima revisão prevista para o final do ano de 2008. O PMBoK é composto de 42 processos, com um detalhamento específico e uma abrangência própria, mas sempre interligados, formando um todo coeso. Os processos podem ser agrupados de duas formas: a primeira diz respeito à fase do projeto, de acordo com o momento e a função que exercem. São os chamados grupos de processos (figura 3): a. Iniciação – 2 processos b. Planejamento – 20 processos c. Execução – 8 processos d. Encerramento – 2 processos e. Monitoramento e Controle – 10 processos Figura 3 – PMBoK - Grupos de processos Os processos também estarão reunidos, segundo o PMBoK, em termos das áreas de conhecimentos, ou seja, de acordo com o que cada assunto se relacionam dentro da gestão do projeto (figura 4). São nove as áreas de conhecimento: a. Integração – 6 processos b. Escopo – 5 processos c. Tempo – 6 processos d. Custo – 3 processos e. Qualidade – 3 processos CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 8 f. Recursos Humanos – 4 processos g. Comunicação – 5 processos h. Riscos – 6 processos i. Aquisições – 4 processos Figura 4 – PMBoK – Áreas de conhecimento Portanto, para cada um dos 42 processos do PMBoK existe uma referência dupla. O processo “7.1 – Estimativa de custos”, por exemplo: é um processo de planejamento, pertencente à área de conhecimento de custos. No item 5.6, será apresentada uma breve descrição de cada uma das áreas de conhecimento e seus principais produtos. É importante perceber que os processos dentro do PMBoK, seja na percepção dos grupos ou das áreas de conhecimento, não ocorrem de forma isolada, mas através de uma interação constante que provoca a sobreposição dos grupos. Por exemplo, enquanto está ocorrendo o planejamento do projeto, já começam a acontecer processos de execução (figura 5). Figura 5 – PMBoK – Distribuição dos grupos de processos no tempo Da mesma forma, não se trabalha todos os processos de uma área de conhecimento para que depois se trabalhe outra. Há uma constante interação, conforme mostrado na figura 6. CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 9 figura 6 – PMBoK – Distribuição dos processos nas áreas de conhecimento Fonte: www.macrosolutions.com.br VER ARQUIVO NO PORTAL 5.6. Descrição das áreas de conhecimento Através da realização dos processos de cada área de conhecimento, são desenvolvidas atividades e gerados produtos. Serão descritas as funções básicas de cada uma das áreas e as principais atividades relacionadas. 5.6.1. Integração Esta área de conhecimento descreve os processos necessários para assegurar a perfeita integração e coordenação entre todos os grupos processos do gerenciamento de projetos, permeando todas elas, garantindo que o todo do projeto seja sempre beneficiado, assim como as necessidades de todos os envolvidos. Durante o processo de integração do projeto será desenvolvido o plano do projeto. Faz parte dosprocessos da área de conhecimento de integração do projeto: a. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto b. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto c. Gerenciar a execução do projeto e controlar seu trabalho d. Realizar o controle de mudanças e. Consolidar lições aprendidas f. Proceder ao encerramento do projeto g. Etc 5.6.2. Escopo O gerenciamento do escopo visa principalmente o controle do trabalho a ser realizado pelo projeto, de forma a assegurar que o produto ou serviço contratado seja obtido com a menor quantidade possível de trabalho, sem abandonar as premissas estabelecidas. Seus processos têm como objetivo principal, então, fazer com que no projeto esteja incluído todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido. Faz parte da gestão do escopo do projeto: a. Identificar os requisitos do projeto b. Definir escopo, através da Declaração de Escopo do projeto c. Elaborar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) d. Formalizar a aceitação dos produtos do projeto e. Etc 5.6.3. Tempo Tempo é a área de conhecimento que contém os processos necessários para garantir que o projeto esteja concluído no tempo definido pelo cliente, pois aqui se desenvolve o cronograma, fazendo com que gerenciamento do tempo seja uma das áreas de maior visibilidade na gestão do projeto. Faz parte da gestão do tempo: a. Definir e seqüenciar as atividades b. Estimar recursos e definir a duração das atividades c. Montar a diagramação da rede (PERT) d. Elaborar e controlar o cronograma e. Etc CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 10 5.6.4. Custo Descreve os processos envolvidos no planejamento, estimativa, detalhamento do orçamento e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do custo previamente aprovado. Ou seja, gerenciar os custos de um projeto visa assegurar que o capital disponível seja o bastante para obter os recursos para que se realizem todos os trabalhos planejados para a realização do projeto. Faz parte da gestão dos custos do projeto: a. Estimar os custos b. Distribuir os custos durante o desenvolvimento do projeto (processo de orçamentação) c. Etc 5.6.5. Qualidade Esta área de conhecimento aborda os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado, garantindo a satisfação das necessidades dos stakeholders. O Gerente do Projeto é o grande responsável pelo gerenciamento da qualidade, e deve dar prioridade a essa área tanto quanto tempo ou custos. Faz parte da gestão da qualidade do projeto: a. Identificar os padrões relevantes para a qualidade do projeto b. Determinar como alcançar esses padrões desejados c. Monitorar dos resultados d. Empregar atividades de qualidade, sistematicamente, para atender aos requisitos e. Etc 5.6.6. Recursos Humanos Em Recursos Humanos temos os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto, fazendo o uso mais efetivo dos envolvidos em sua realização. As pessoas devem ser o grande ponto de atenção no projeto, pois através de seus conhecimentos, habilidades e relacionamentos é que o projeto realmente irá ser desenvolvido e concluído com sucesso. Faz parte da gestão dos recursos humanos do projeto: a. Planejar os recursos humanos necessários b. Obter os recursos c. Aprimorar competências da equipe d. Solucionar problemas e. Etc 5.6.7. Comunicação Descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. A comunicação ocorrerá dessa forma apenas se houver um processo efetivo e economicamente viável. O Gerente de Projetos comunica-se o tempo todo com a equipe, e precisa da comunicação eficiente para assegurar que o time trabalhe de forma integrada para resolver problemas e aproveitar oportunidades. Faz parte da gestão das comunicações do projeto: a. Identificar as partes interessadas do projeto e suas necessidades de comunicação b. Disponibilizar as informações através de relatórios CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 11 c. Fazer a gestão das partes envolvidas no projeto (stakeholders) 5.6.8. Riscos Ao lidar com a incerteza que envolve qualquer projeto, sem exceção, esta área de conhecimento descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos envolvidos em um projeto e que podem comprometer ou potencializar seus resultados. Os seis processos dessa área permitem uma melhor compreensão do projeto, pois envolvem todo o time na identificação e respostas às potenciais forças e riscos do projeto. As respostas aos riscos sempre deverão estar levando em consideração tempo, qualidade e custos. Faz parte da gestão dos riscos no projeto: a. Identificar os riscos envolvidos no projeto b. Fazer análises qualitativas e quantitativas dos riscos c. Designar responsáveis pelo acompanhamento dos riscos d. Desenvolver ações para reduzir as ameaças e maximizar as oportunidades e. Traçar planos de contingência f. Acompanhar a ocorrência dos riscos g. Etc 5.6.9. Aquisições Descreve os processos que envolvem compra ou aquisição de produtos ou, serviços para o projeto, além dos processos de gerenciamento de contratos. Os processos do gerenciamento de aquisições têm como principal objetivo dar garantia ao projeto de que todo elemento externo participante irá garantir o fornecimento de seu produto ou serviço conforme planejado. Faz parte da gestão das aquisições do projeto: a. Planejar aquisições e contratações b. Selecionar fornecedores c. Administrar e encerrar contratos d. Etc Metodologia de gerenciamento de projetos Uma metodologia de gerenciamento de projetos pode ser definida como um conjunto de técnicas e processos utilizados com a finalidade de tornar o trabalho de gestão de projetos em uma organização mais eficiente. Ou seja, a metodologia precisa estar aderente à cultura da área onde será realizada a gestão dos projetos, contendo os processos e as melhores práticas que melhor se adaptem ao momento da organização e sejam capazes de gerar os melhores resultados. Consiste em detalhar as etapas de como os projetos são planejados e controlados, através de uma abordagem estruturada para guiar o gerente de projeto e sua equipe durante todo o desenvolvimento do ciclo de vida do projeto. Considerações Finais Muito mais do que uma simples tendência, a gestão dos projetos tem se revelado uma das ferramentas mais eficazes no contexto organizacional atual. Pesquisas e estudos no Brasil e em todo o mundo comprovam essa afirmação, mostrando que as empresas que têm utilizado as práticas e processos de gerenciamento de projetos em seus empreendimentos têm obtido melhores resultados. A última edição do Estudo de Benchmarking do PMI-Rio é um exemplo. As empresas entrevistadas apontaram entre os benefícios percebidos com a adoção de práticas de gerenciamento de projetos: maior comprometimento de todos com objetivos e resultados, informação disponível para a tomada de decisão, melhoria de qualidade nos resultados dos projetos e aumento na satisfação dos clientes (internos e externos). CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS 12 Porém, implantar a gestão de projetos em qualquer organização ou área é, antes de qualquer coisa, um efetivo processo de mudança. Não acontece simplesmente por desejo da alta administração, de uma hora para outra, com a utilização de soluções imediatistas. Mudanças geram resistências naturais que precisam ser compreendidas e gerenciadas. A implantação de uma cultura de projetos é algo que precisa ser construído de forma gradativa, com a participação das pessoas, das áreas envolvidas, principalmente considerandoa cultura da organização. As iniciativas precisam estar coordenadas para não se confundirem com eventos isolados, que por não surtirem o efeito desejado possam levar ao descrédito de todo o trabalho. É preciso método, processos, capacitação e uma estrutura adequada, suportados por um ambiente tecnológico simples e que atenda às necessidades de gestão.
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