Software para Gestão de Portfólio

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AULA 4: SOFTWARE PARA GESTÃO DE PORTFÓLIO 3 
INTRODUÇÃO 3 
CONTEÚDO 4 
SOFTWARES PARA GESTÃO DE PORTFÓLIO 4 
REFERÊNCIAS 13 
 
 
 
 
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Introdução 
Para gerenciar os portfólios da organização, os executivos necessitam de 
acesso a informações consistentes e comparáveis de todas as oportunidades 
de investimento da empresa, sejam elas ideias, projetos, produtos, ou algo 
que a empresa precise criar, planejar, programar, alocar recursos, analisar, 
comparar e acompanhar. No entanto, as ideias e os projetos geralmente 
espalhados por diversos departamentos bem como a falta de um método 
consistente, mensurável e objetivo para priorização, dificulta a tomada de 
decisão, principalmente quanto aos investimentos. Consequentemente, as 
decisões são sempre subjetivas. 
 
Um software para Gestão de Portfolio deve ser desenhado para ajudar a 
empresa a identificar, priorizar, equilibrar e gerenciar o mix de iniciativas que 
ofereça maior contribuição e valor agregado para os interesses estratégicos 
da organização. Além disso, o software deve auxiliar os executivos a 
determinar um método de pontuação (score) eficaz para priorização e 
avaliação dos investimentos concorrentes de forma a otimizar a aplicação de 
recursos nas oportunidades de maior valor. 
 
Objetivos: 
1. Apresentar aos participantes a importância de identificar um software 
para apoiar a Gestão de Portfólio; 
2. Conhecer algumas características necessárias ao software de Gestão 
de Portfólio. 
 
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Conteúdo 
Softwares para gestão de portfólio 
Conforme o assunto PPM avança dentro do ambiente corporativo, a demanda 
por ferramentas informatizadas (sejam elas disponibilizadas na nuvem ou em 
servidores internos) que centralizem e auxiliam as organizações a 
gerenciarem seus projetos e portfolios aumenta muito, pois todas essas 
empresas necessitam ter o controle total dos seus investimentos. 
 
 
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O objetivo principal de todos os softwares de gestão de portfólio é dar o 
suporte para os gestores de projeto e de portfólio monitorarem o andamento, 
capturar benefícios, priorizar, reportar e executar os projetos atuais. Além de 
permitir o monitoramento dos projetos em execução, os sistemas têm 
capacidade de armazenar resultados de projetos que já não estão mais em 
execução, sejam porque eles já foram finalizados, sejam porque em algum 
momento tiveram seus investimentos cancelados devido às restrições de 
orçamento ou pessoal. 
 
Uma forma muito usual de uso das ferramentas de Gestão de Portfólio hoje é 
através do uso conjunto com ferramentas específicas de gestão de projeto, 
como por exemplo MS Project. Nesse caso específico, os gestores de projeto 
utilizam a ferramenta Gestão de Portfólio apenas como um repositório de 
informações para reportar para o nível executivo, enquanto mantêm toda a 
gestão do projeto dentro de ferramentas mais adequadas para este fim. 
 
Com o avanço da maturidade das técnicas Gestão de Portfólio e dos 
processos de gestão dentro das empresas, cada vez mais é mais é necessário 
uma forma de gerenciar, otimizar e auxiliar a gestão em diversos fatores. 
Segundo o Gartner, as principais vantagens dos sistemas de Gestão de 
Portfólio são: 
 Possibilitar aos gestores administrar suas oportunidades de 
investimento por meio de avaliações, priorizações, balanceamento e 
aprovações, tanto das novas iniciativas, quanto das em andamento. 
 
 Oferecer maior visibilidade aos portfólios da organização: é possível 
monitorar e comunicar o progresso em termos de valores reais e 
previstos em critérios-chave, tais como custo, prazo, benefícios e 
riscos. Com a solução, é possível identificar, por meio de um ranking, 
os investimentos concorrentes e otimizar a aplicação dos recursos nas 
oportunidades de maior valor. 
 
 
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 Analisar diferentes cenários, por intermédio de simulações, e assegurar 
que estarão trabalhando nos projetos de inovação corretos nas áreas 
estratégicas corretas. 
 
 Integrar a estratégia, as finanças, a operacionalização e a tecnologia 
maximizando a produtividade e a assertividade. Tabelas financeiras 
devem demonstrar claramente como os gerentes podem maximizar o 
ganho e reduzir custos. As tabelas podem ser customizadas para 
ajustá-las ao portfólio, com base nas necessidades da organização. 
Checklists podem ser aplicados na avaliação para elevar o nível de 
confiança e qualidade dos resultados. 
 
O software de Gestão do Portfolio deve organizar todos os portfólios em um 
único ambiente. Oferecer uma quantidade significativa de informações por 
meio de relatórios customizados e gráficos, oferecendo dados do desempenho 
de cada portfólio de forma fácil para toda a organização. A ferramenta de 
Business Intelligence (BI) permite uma maior capacidade de geração de 
relatórios mais complexos. 
 
A perfeita integração do Portfolio com outros componentes devem assegurar 
que sua iniciativa será comunicada, executada, entregue e acompanhada de 
forma eficiente. Permite a comunicação aos gerentes de projeto, produto e de 
estratégia corporativa das melhores decisões de investimento, para que façam 
o planejamento, a execução, a entrega e a avaliação dos investimentos 
aprovados. Além disso, é importante: 
 
 Auxiliar na seleção de Programas e Projetos, priorizando-os e 
executando-os no tempo certo. 
 
 Balancear os recursos (sejam eles humanos, dinheiro ou tempo) com a 
demanda (programas, projetos e trabalhos não planejados). 
 
 
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 Monitorar e reportar o status dos investimentos e os gastos até o 
momento. 
 
 Aumentar a eficiência na execução dos projetos. 
 
 Proativamente, endereçar as emergências dos projetos. 
 
 Auxiliar na adaptação dos projetos existentes às mudanças motivadas 
por alterações na direção do negócio. 
 
Em comum, esses softwares fornecem a funcionalidade de gestão de ideias, 
projetos e portfólios, além de possibilitar todo o controle financeiro e de custo 
dos projetos a partir da ferramenta. A mudança organizacional dentro da 
empresa é muito benéfica, visto que a maioria desses processos é gerida em 
planilhas ou manualmente. Trazer essas atividades para sistemas 
informatizados faz com que além da empresa cumpra com requisitos legais 
aumente o nível de maturidade em relação aos negócios. 
 
A avaliação do Gartner de Maio, 2013, apresentada abaixo, classifica as 
diversas ferramentas de Gestão de Portfólio oferecidas atualmente no 
mercado em quatro classificações, a saber: muito negativa, atenção, 
promissora, positiva e muito positiva. 
 
Todos os produtos aqui avaliados têm uma maturidade bem significativa e já 
existem no mercado há alguns anos, com um nome consolidado entre os 
grandes fornecedores de softwares PPM. Alguns existem a mais de uma 
década, o que prova que já existe uma tendência da gestão de portfólio de 
projetos há alguns anos, mas que agora ela tomou proporções muito grandes 
devido ao grande interesse do assunto e da sua ligação intrínseca com a 
governança de TI. 
 
 
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Cerca de metade dos produtos analisados pela Gartner são fornecidos por 
empresas de renome, como a Microsoft, HP, Computer Associates e 
Compuware. Apesar de as empresas grandes deterem uma parcela 
significativa do mercado, as empresas pequenas e médias de TI também 
possuem uma boa penetração nesse nicho, fornecendo soluções para PPM há 
alguns anos, que já se consolidaram no mercado como ferramentas estáveis e 
úteis na hora de priorizar, gerir e aumentara eficiência dos portfólios de 
projeto. 
 
Esta é a lista completa dos softwares analisados: 
 Augeo6 (Fornecedor: Augeo Software). 
 BMC IT Business Management Suite (Fornecedor: BMC Software). 
 Cardinis Suite (Fornecedor: Cardinis Solutions). 
 CA Clarity PPM (Fornecedor: CA Technologies). 
 Changepoint (Fornecedor: Compuware). 
 Genius Project (Fornecedor: Genius Inside). 
 HP PPM (Fornecedor: HP). 
 Microsoft Project Server 2010 (Fornecedor: Microsoft). 
 Primavera Enterprise Project Portfolio Manamegement (Fornecedor: 
Oracle). 
 Plaisnware (Fornecedor: Plainsware). 
 Plainview (Fornecedor: Plainview). 
 Project Invision (Fornecedor: Project Invision). 
 Project.net (Fornecedor: Project.net). 
 SAP Portfolio and Project Management (Fornecedor: SAP). 
 Sciforma 5.0 (Fornecedor: Sciforma 5.0). 
 PPM Studio (Fornecedor: SemanticSpace Technologies). 
 
 
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De forma geral, os softwares PPM têm evoluído bastante nos últimos anos. 
Tendo iniciado o desenvolvimento como simples ferramentas de 
armazenamento de dados e de priorização, os mesmos evoluíram para hoje 
ter diversos módulos dentro da mesma aplicação, como, por exemplo, 
módulos financeiros, gestão de tempo, gestão de projetos, gestão de 
recursos, entre outros. 
 
A maioria dos sistemas oferece também a possibilidade de customização de 
todas ou quase todas as configurações, para que o sistema fique de acordo 
com as particularidades dos processos da empresa que está implantando o 
software. 
 
Frequentemente, esses mesmos softwares PPM fornecem também interfaces 
para integrações com outros sistemas das empresas para que as informações 
trafeguem e a consistência seja mantida. 
As integrações mais comuns de softwares PPM com outros sistemas são as 
seguintes: 
 Software PPM integra com base de autenticação (por exemplo: 
Active Directory): nesse caso, o software PPM consulta a base de 
autenticação dos usuários para manter a consistência de senha e 
rastreadas as solicitações de acesso ao sistema (para fins de 
auditoria). 
 
 Software PPM integra com ERP (por exemplo: SAP): esse tipo de 
integração visa ao registro de todas as transações financeiras dos 
projetos dentro da base de dados do ERP. O software PPM funciona 
capturando todos os gastos financeiros dos projetos (notas fiscais, 
gastos operacionais, etc) e replica as informações para o ERP da 
companhia. 
 
 
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 Software PPM integra com softwares planejadores de projeto (por 
exemplo: Microsof Project): frequentemente a mudança cultural na 
empresa que implanta o software PPM é vista como uma barreira. 
Uma das principais mudanças se dá no modo como os gerentes irão 
planejar e rastrear as atividades do projeto. Muitos deles já estão 
acostumados com outros softwares. Por esse motivo, algumas 
aplicações PPM fornecem integradores entre o sistema e os 
softwares planejadores, para que os gerentes de projeto não 
sintam tanto a mudança. 
 
Além das funcionalidades aqui já citadas, nos últimos anos, alguns dos 
fornecedores vêm dando importância para a inclusão de módulos para 
gerenciamento ágil de projeto, que é uma tendência nova no mercado de 
gestão mas que não entra no escopo desse trabalho. Muitas empresas vêm 
dando valor a esses aspectos dentro dos softwares de Gestão de Portfólio. 
Como principais fatores de sucesso e visibilidade do mercado para um 
software PPM, podemos citar a quantidade de clientes, a solidez do sistema 
no mercado, o número de funcionalidades oferecidas e o preço da licença 
para os usuários. 
 
 
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Material complementar 
 
Visite o site: Gestão Estratégica, Planejamento e Triatlon e 
conheça mais sobre o tema da aula. 
 
Endereço: 
<http://gestaonotriathlon.blogspot.com.br/2014/02/planejando-
tudo-o-que-envolve-sua-prova.html>. 
 
Referências 
PMBOK. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento 
de projetos (Guia PMBOK). 5. ed. Project Management Ins tute. Four 
Campus Boulevard, Newton Square, EUA, 2012. 
 
PMI. The Standard for Portfólio Management. 3. ed. Project 
Management Ins tute. Four Campus Boulevard, Newton Square, EUA, 2012. 
 
KERZNER, H. Gestão de projetos. Porto Alegre: Bookman, 2002. 
 
VALERIANO, D. L. Gerenciamento estratégico e administração de 
projetos. São Paulo: Makron Books, 2001. 
 
 
 
 
 
 
Atualizado em: 07 jul. 2014