Análise e descrição de cargos

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Análise e descrição de cargos
Antes de realizar a seleção é preciso ter conhecimento atualizado do cargo a ser preenchido.
A análise de cargo lista as tarefas, deveres e responsabilidades do cargo, a capacitação, o conhecimento e a experiência necessária.
Identifica os requisitos/exigências que o cargo solicita ao seu ocupante.
Da análise resulta a descrição e a especificação do cargo.
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Análise e descrição de cargos
A descrição do cargo inclui as tarefas, equipamentos que devem ser utilizados, as condições das instalações, a autoridade supervisora, o horário de trabalho, o salário e a estrutura de promoções.
A especificação do cargo lista os requisitos:o conhecimento, as habilidades, as capacitações, nível de instrução e outras qualificações para o cargo, e suas responsabilidades.
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Tarefa: É a atividade executada por um indivíduo na organização. 
Ex.: atendimento telefônico ao cliente, arquivo de documentos, manutenção de equipamentos.
Função: conjunto de tarefas atribuídas a cada indivíduo na organização,
Ex.:serviços de secretaria da área comercial, serviços de secretaria da área de marketing.
Cargo: É o conjunto de funções idênticas em relação a sua natureza e complexidade e as especificações exigidas dos seus ocupantes.
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Análise e descrição de cargos
Avaliação de cargos
Identificar, organizar, oficializar, registrar os cargos existentes numa organização
Definir uma linha de trabalho para o ocupante do cargo, bem como as necessidades que este cargo exige
Identificar o sua importância para a organização
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Análise e descrição de cargos
Classificá-lo no organograma da organização
Mensurar seu Valor – Salário – e determinar suas faixas 
Definir linhas de autoridade
Dar suporte à formação de planos de carreira
Nortear a Avaliação de Desempenho
Estabelecer o valor de cada cargo, com o objetivo de ordená-los de acordo com sua importância na empresa. (Gil, 2001)
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Análise e descrição de cargos
Título do cargo: PINTOR OFICIAL I 
Unidade: Operacional 
Pintam as superfícies externas e internas de edifícios e outras obras civis, raspando-a , amassando-as e cobrindo-as com uma ou várias camadas de tinta; 
revestem tetos, paredes e outras partes de edificações com papel e materiais plásticos e para tanto, entre outras atividades, preparam as superfícies a revestir, combinam materiais etc. 
Descrição detalhada 
• utilizar lixadeira elétrica; 
• operar o compressor de ar; 
• passar fita para demarcar espaços de pintura; 
• preparar as tintas; 
• pintar com pincel; 
• pintar com pistola; 
• fazer texturas nas paredes. 
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Análise e descrição de cargos
Especificação 
1. Instrução: Ens. Fund. Inc.; curso Higiene e Segurança no Trabalho na Const. Civil. 
2. Conhecimentos: deve conhecer e saber utilizar todos os materiais e equipamentos exigidos pelo cargo e conhecer as tarefas a serem desempenhadas; 
 Deve conhecer os EPI’s necessários e utilizá-los. 
3. Experiência: de 1 a 2 anos. 
4. Complexidade/iniciativa: média complexidade; toma decisões rotineiras sozinho e para as demais consulta o superior hierárquico. 
5. Responsabilidade por máquinas e equipamentos: responsável por todas as máquinas e equipamentos que estiver operando na realização de seu trabalho. 
6. Responsabilidade por erros: responsável pelos erros cometidos no decorrer do exercício do cargo, conforme descrição detalhada; 
7. Esforço físico: trabalho em pé e agachado; peso leve frequente, médio e pesado ocasional. 
8. Esforço visual: ocasionalmente. 
9. Ambiente de trabalho: com poeira e exposição ao sol; exposição a riscos
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Análise e descrição de cargos
Etapas da Análise de Cargos 
Coleta de dados e descrição e especificação dos cargos.
A etapa da coleta de dados envolve a escolha da técnica e a coleta em si.
A descrição e especificação envolve a junção das funções de mesma natureza e especificação para formação dos cargos, descrição dos cargos e especificação dos cargos, e a classificação dos cargos conforme grupos ocupacionais da organização e catálogo de cargos. 
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Técnicas de coleta de dados
Observação local, questionário, entrevista ou métodos combinados, que podem incluir duas das técnicas mencionadas.
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Técnicas de coleta de dados
Observação
Acompanhar a execução dos trabalhos e anotar suas atividades
O método pode ser utilizado para esclarecimentos adicionais aos questionários.
 É utilizado para cargos cujas tarefas envolvam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas.
Em geral, é utilizado para cargos operacionais.
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Técnicas de coleta de dados
Vantagem : permitir verificar in loco as responsabilidades impostas ao trabalhador e as condições ambientais onde são desenvolvidos os trabalhos
O trabalho não precisa ser interrompido e para que os objetivos de cada tarefa, as relações do cargo com os outros e as operações envolvendo máquinas e equipamentos.possam ser compreendidos.
Desvantagem : método moroso e que exige muito tempo de observação. 
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Técnicas de coleta de dados
Um modelo já preenchido pode servir como exemplo e evitar dúvidas, já que muitas vezes o preenchimento é feito de forma incorreta ou incompleta 
Nem sempre são elaboradas boas descrições se for utilizado somente este método para a análise de cargos. 
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Técnicas de coleta de dados
Entrevista
A entrevista é considerada o melhor método para a obtenção dos dados 
o entrevistador colhe as informações e os dados pertinentes à elaboração da descrição e dos requisitos do cargo do trabalhador. 
É recomendável que a entrevista seja estruturada previamente e deve ser feita em etapas. 
A entrevista não bem estruturada pode gerar reações adversas por parte dos colaboradores. 
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Técnicas de coleta de dados
Vantagem de esclarecer dúvidas com o ocupante do cargo, obter dados mais confiáveis e poder ser aplicado a todos os grupos ocupacionais
O custo deste método é elevado, já que exige analistas de cargos com experiência nesse tipo de trabalho
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Técnicas de coleta de dados
Questionário
Muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais.
Consiste em solicitar aos ocupantes para que especifiquem suas atividades e respondam perguntas sobre requisitos, características, condições de trabalho, etc. Depende, portanto, da máxima clareza nas perguntas e da habilidade das pessoas em redigirem informações.
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Técnicas de coleta de dados
É importante que antes da distribuição dos questionários os colaboradores sejam devidamente esclarecidos quanto aos seus objetivos 
No método combinado de questionário e observação local, por exemplo, a gerência e o ocupante do cargo podem participar, assim como o pesquisador. 
Com base no questionário não preenchido, que serve como roteiro, o pesquisador observa o trabalho executado pelo ocupante e preenche o questionário. Normalmente, a gerência responde ao questionário sobre o cargo ocupado pelo subordinado. 
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Especificação dos cargos
Os principais fatores de especificação dos cargos:
a) Instrução: instrução formal obtida em cursos oficiais e de extensão ou especialização; 
b) Conhecimento: conhecimentos essenciais exigidos para o exercício do cargo; 
c) Experiência: tempo para que o ocupante do cargo, que possui os conhecimentos necessários, desempenhe normalmente suas tarefas; 
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Especificação dos cargos
d) iniciativa/complexidade: relato da complexidade das tarefas, do grau de supervisão e do discernimento, julgamento ou decisão exigidos; 
e) responsabilidade por supervisão: relato da extensão da supervisão; 
f) responsabilidade por máquinas e equipamentos: responsabilidade exigida sobre o manejo, manutenção e guarda dos equipamentos e prevenção contra estragos; 
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Especificação dos cargos
g) responsabilidade por numerário: responsabilidade sobre guarda e manuseio de dinheiro, títulos e documentos; 
h) responsabilidade
por erros: considera o risco da ocorrência de erros no trabalho que possam afetar a imagem da empresa e trazer prejuízos; 
i) responsabilidade por materiais e produtos: responsabilidade por materiais e produtos sob a custódia do ocupante do cargo e possíveis prejuízos que possam ocorrer; 
j) responsabilidade por segurança de terceiros: responsabilidade do ocupante do cargo de não expor outros colaboradores a riscos e acidentes na realização das tarefas; 
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Especificação dos cargos
k) esforço mental e visual: exigência de concentração ou atenção mental ou visual requerida do ocupante do cargo, sendo que devem ser determinadas a frequência, a intensidade e a continuidade do esforço; 
l) responsabilidade por contatos: considera a natureza dos contatos efetuados, seu objetivo, freqüência e hierarquia das pessoas com quem são mantidos contatos;
m) esforço físico: exigências quanto a posições incômodas, carregamento de pesos, bem como a intensidade dessa exigência no trabalho; 
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Especificação dos cargos
n) risco: possibilidade de ocorrência de acidentes com o próprio ocupante do cargo, apesar da observância das normas de segurança, sendo que deve ser evidenciada a freqüência de exposição, a gravidade e probabilidade da ocorrência de lesões provenientes dos possíveis acidentes; 
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Especificação dos cargos
o) condições de trabalho: considera as condições físicas do ambiente de trabalho às quais está exposto o ocupante do cargo, tais como gases, fumaça, calor, ruído, vibrações, etc. 
Para o grupo ocupacional operacional, não são fatores comumente utilizados na análise dos cargos a especialização, e a responsabilidade por valores, contatos, subordinados e dados confidenciais. 
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Questionário
Modelo de Questionário para Descrição e Análise do Cargo
1. Sumário dos deveres (escreva com suas próprias palavras tudo aquilo que você faz) 2. Qualificações profissionais (relacione os conhecimentos que você utiliza em seu trabalho) 3. Equipamentos (relacione as máquinas ou instrumentos “calculadora, computador, motor” que você opera como parte de seu trabalho) 4. Responsabilidades (relacione todas as suas responsabilidades em ordem decrescente de importância e a percentagem de tempo a elas dedicada por mês) 5. Contatos (liste os contatos com outros departamentos ou empresas; defina os deveres e responsabilidades envolvidos nesses contatos internos e externos) 6. Supervisão exercida (seu cargo tem responsabilidades por supervisão de pessoas? SIM ou NÃO? Se a resposta for SIM, relacione abaixo os cargos sob sua supervisão direta) 
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Questionário
7. Supervisão recebida (qual a frequência da supervisão que você recebe de seu superior? Frequentemente, às vezes, raramente ou nunca?)
8. Decisões (explique abaixo as decisões que você toma no desempenho de seu cargo)
9. Condições de trabalho (descreva as condições sob as quais você trabalha, como ruídos, temperaturas quentes ou frias, trabalho externo, condições desagradáveis) 
10. Requisitos exigidos pelo cargo (indique os requisitos mínimos necessários ao cargo) Escolaridade: Experiência: Conhecimentos específicos: Habilidades: 
11. Informação adicional (descreva abaixo toda informação adicional não incluída nos itens anteriores). 
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Descrição de cargo
CARGO: ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO 
DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO: 
Dar suporte administrativo e técnico nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística; atender usuários, fornecendo e recebendo informações; tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; preparar relatórios e planilhas; executar serviços áreas de escritório. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão. 
 
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Descrição de cargo
 DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES TÍPICAS DO CARGO 
 Tratar documentos: 
Registrar a entrada e saída de documentos; triar, conferir e distribuir documentos; verificar documentos conforme normas; conferir notas fiscais e faturas de pagamentos; identificar irregularidades nos documentos; conferir cálculos; submeter pareceres para apreciação da chefia; classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos; arquivar documentos conforme procedimentos. 
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Descrição de cargos
É importante posicioná-lo na estrutura da organização: área da qual faz parte, superior imediato, colaboradores no mesmo nível, equipe, subordinados.