Gestão de Processos 10

Prévia do material em texto

AULA 10
PAGINA 2
PADRÕES PARA GESTÃO DE PROCESSOS
		Ao final desta aula, você será capaz de:
1- Identificar as técnicas de implantação da Gestão de Processos nas organizações;
2- Reconhecer os princípios da capacitação de pessoas.
	
Introdução
Nesta aula, você obterá conhecimentos sobre a implantação da Gestão de Processos nas organizações e os aspectos da hierarquia por processos.
Em seguida, você aprenderá a capacitar os colaboradores a assimilarem o conteúdo dessa importante técnica de trabalho.
Este trecho do filme Ratatouille exemplifica a importância do conhecimento por parte dos funcionários quanto à estrutura hierárquica da empresa
PAGINA 3
Importância das pessoas na Gestão de Projetos
Para dar início a esta aula, responda: você conhece os padrões que devem ser seguidos para obter uma Gestão de Processos bem-sucedida?
Se a resposta for negativa, aqui vai uma dica:
Um dos fatores importantes para a implantação da Gestão de Processos nas empresas são as pessoas envolvidas. Sem elas, os processos não são realizados adequadamente!
Todos os envolvidos no processo devem estar comprometidos e ter atividade de suas atividades.
Sendo assim, eles precisam conhecer o produto, os fornecedores e cada cliente, atuando em constante cooperação e interação com seus colegas e gestores.
ATENÇÃO
Para De Sordi, nas organizações que adotam a Administração por Processos, as pessoas são valorizadas e fortalecidas na execução de suas atividades.
Fonte
DE SORDI, J. O. Gestão por processos. 2. ed. rev. São Paulo: Saraiva, 2008. p. 28.
PAGINA 4
Dúvidas nas organizações estruturadas por processos
Quando as organizações estão estruturadas por processos, surgem algumas dúvidas. Vamos refletir sobre cada uma delas?
Fonte:
Revista de Administração de Empresas, 
São Paulo, v. 40, p. 12, out./dez. 2000.
Como o desempenho dos funcionários é avaliado?
Como gerir a carreira do profissional?
Como os funcionários desenvolvem suas atividades?
A quem se devem reportar?
Qual a prática de coordenação da equipe?
PAGINA 5
Importância do capital intelectual
Nas organizações gerenciadas por processos, é importante que haja um esforço maior para que os funcionários sejam mantidos na empresa.
Quando falamos de organização gerenciada por processos, entendemos as pessoas como uma espécie de “Capital Intelectual”.
Muitas vezes, a perda desse capital é difícil de ser reposta, o que atrasa o desenvolvimento da equipe e reduz o nível do serviço prestado.
O resultado é simples: Clientes Insatisfeitos!
ATENÇÃO
Sordi defende que a Gestão de Processos deve assegurar que todos os ativos estejam em sincronia, a fim de garantir sua eficiência.
Fonte
DE SORDI, J. O. Gestão por processos. 2. ed. rev. São Paulo: Saraiva, 2008.
PAGINA 6
Hierarquia dos controles de processos
A identificação de como os processos podem ser organizados e fisicamente estruturados – através de uma hierarquia – contribui para sua melhor compreensão.
Consequentemente, isso facilita a gestão da organização com foco nos processos.
Vamos entender como isso funciona na prática? O esquema ao lado o ajudará!
EMPRESA
Controles de fim de processo (interno): Atitude que contempla as necessidades do cliente e da empresa. 
Controles de subprocesso: Atitude que comanda as saídas dos subprocessos ou das funções.
Controle das fases críticas: Atitude que dirige as saídas de fases específicas.
CLIENTE
Controles das necessidades dos clientes (externo): Atitude que se relaciona diretamente às necessidades do cliente.
PAGINA 7
Macroprocesso e subprocesso
Além da hierarquia apresentada anteriormente, podemos classificar o controle dos processos pela condição de macroprocesso ou subprocesso. Veja: 
MARCOPROCESSO: Processo que, geralmente, envolve mais de uma função da organização, e cuja operação tem impacto significativos nos demais papeis exercidos pela empresa. Dependendo de sua complexidade, o processo pode ser dividido em subprocessos.
SUBPROCESSO: Divisões do macroprocesso que possuem objetivos específicos e se organizam de acordo com linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram saídas em um único departamento. Eles podem, ainda, ser distribuídos pelas diversas atividades que os compõe – como, por exemplo, em um nível mais detalhado, ou seja, nas tarefas.
ATENÇÃO
Um dos principais problemas para identificar a estrutura hierárquica dos processos é sua fragmentação dentro da organização, o que torna difícil determinar o início e o fim do macroprocesso.
Por conta dessa fragmentação no momento da seleção dos macroprocessos, devemos estabelecer, claramente, as fronteiras que o delimitam e sua importância relativa.
Essa é uma atividade interativa, já que tal escolha pode ser modificada ou negociada!
PAGINA 8
COMITÊ DE ANÁLISE E CONTROLE DOS PROCESSOS
O Comitê de Análise e Controle dos Processos deve-se reunir com frequência e conforme a necessidade da empresa, a fim de assegurar que as propostas de mudança sejam revisadas e organizadas de forma oportuna. 
A equipe de desenvolvimento, por sua vez, deve considerar esse grupo como uma entidade confiável para a resolução de problemas que podem travar o progresso do projeto.
As reuniões de controle devem convocar a participação dos vários atores dos processos.
O objetivo é obter todos os dados necessários para a construção do sistema desejado ou mesmo das melhorias contínuas.
Essa junção de pessoas precisa-se manter dentro de uma agenda previamente conhecida por todos. 
Além disso, seu resultado final deve ser apresentado em relatório escrito para o conhecimento e a crítica dos participantes.
Uma das vantagens dessas reuniões é o envolvimento e o comprometimento das pessoas, mas elas também podem gerar certos prejuízos à organização. São eles:
• A dispersão do grupo;
• O custo de aplicação;
• O fato de estarmos diante de um grupo formado por pessoas com diferentes culturas.
Conseguimos obter melhores resultados quando a reunião é liderada por uma pessoa neutra e as decisões são de consenso.
Podemos realizar vários tipos de reunião, desde que tenham SEMPRE um motivo específico a ser tratado, como, por exemplo: 
• Estratégia;
• Dados e processos;
• Relatórios;
• Comunicação;
• Normas;
• Consultoria;
• Deliberação.
O facilitador desempenha um papel muito importante, pois suas habilidades de interação e sua preparação são fundamentais ao sucesso da sessão.  
Esse profissional precisa:
• Ser comunicativo;
• Pensar rápido;
• Ser capaz de ouvir e perceber o que as pessoas estão querendo dizer.
Afinal, existe muito trabalho ANTES, DURANTE e DEPOIS da reunião. 
PAGINA 9
Capacitação da equipe
Devemos dedicar uma atenção especial ao treinamento de toda a equipe da organização para lidar com as diversas etapas da Gestão de Processos, principalmente pela mudança de características em relação aos modelos tradicionais. 
Muitos colaboradores vão sentir essa mudança como uma ameaça. 
Para evitar isso, eles precisam estar bem informados e capacitados diante das propostas desse outro modelo. O objetivo é que todos se sintam seguros e produtivos dentro de seu novo papel.
A estrutura ao lado em forma de pirâmide apresenta como realizar o processo de capacitação da equipe.
Apresentação de conceito
Trata-se de contextualizar a prática do sistema, através da apresentação de novos processos, políticas, procedimentos e conceitos.
Execução prática
Trata-se de simular uma situação real no novo sistema com o suporte de multiplicadores.
Avaliação
Trata-se de garantir o nível mínimo exigido de conhecimento quanto ao novo processo e sistema.
Manutenção do conhecimento
Trata-se de possibilitar, através de ferramentas de suporte, o reforço do conteúdo aprendido após o treinamento.
A capacitação de pessoal é uma das etapas que oferece um grande desafio à empresa, pois a resistência ao NOVO bloqueia seu entendimento e os benefícios que pode trazer à organização. 
Seu objetivo é garantir a correta utilização da metodologia de gerenciamento de processos e a percepçãode sua maturidade. Para dar conta dessa capacitação, podemos utilizar diversos recursos, tais como:
Sala de aula para praticar o novo sistema
Ensino a Distância (EAD)
Workshop
Treinamento  no Local de Trabalho (TLT)
Suporte online pós-treinamento
PAGINA 10
Reflexões
Estamos chegando ao fim da disciplina! Antes de encerrá-la, propomos algumas reflexões que o farão pensar um pouco sobre o ambiente organizacional em que atua:
O que você faz na empresa em que trabalha?
Como foi treinado?
Você conhece as entradas de seu processo de trabalho?
Como você sabe que a saída está boa?
Que tipo de feedback você recebe?
Quem são seus clientes?
O que o previne de cometer erros?
O que pode ser feito para tornar seu trabalho mais fácil?
Como você se comunica com seus fornecedores quanto ao material que recebe?
Como suas saídas são utilizadas?
O que aconteceria se você interrompesse seu trabalho?
Você tem revisado a descrição de seu trabalho?
O que aconteceria se cada um de seus fornecedores parassem de fornecer materiais para esse processo?
Se você ocupasse o cargo de gerente, o que mudaria na empresa?
ATENÇÃO
Devemos nos conscientizar de que as pessoas e as etapas dos processos precisam estar alinhados, unidos e integrados. Isso demonstra a maturidade da organização em relação à Gestão de Processos!
Realizar reuniões frequentes em todos os níveis, por intermédio das chefias imediatas, é um processo que ajuda na capacitação de profissionais, mantendo-os atualizados sobre as mudanças organizacionais.
Entretanto, pensar que os funcionários vão simplesmente reproduzir o que lhes foi transmitido em suas atividades diárias é uma utopia, na medida em que o trabalho em equipe só é garantido quando todos estão comprometidos com a missão da empresa e concordam com ela.
Nesse sentido, tais profissionais precisam ser estimulados e se sentir aptos a interferirem no planejamento organizacional, seja através de opiniões ou mesmo de pequenas atitudes empreendedoras. Logo, os gestores se equivocaram ao acreditarem que poderiam controlar os processos de sua empresa dessa maneira. 
Nesta aula:
Identificamos as informações necessárias para a implantação da Gestão de Processos nas empresas;
Conhecemos os elementos que deverão compor a preparação das equipes de trabalho.