Noções de protocolo e arquivo

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PROTOCOLO 
 
• Entende-se por protocolo o conjunto de operações 
visando o controle dos documentos que ainda 
tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata 
localização e recuperação dos mesmos, garantindo, 
assim, o acesso à informação. 
 
• A atividade de protocolo é típica da fase corrente, 
pois é nesta idade que os documentos tramitam 
bastante. 
 
 
PROTOCOLO 
• O protocolo realiza as seguintes atividades: 
 
• Recebimento; 
 
• Classificação; 
 
• Registro – Autuação; 
 
• Movimentação: Expedição – Distribuição; 
 
• Controle da tramitação / movimentação. 
 
 
PROTOCOLO 
 
• Recebimento 
 
• Os documentos a serem tramitados pela instituição 
devem ser apresentados ao protocolo para que este 
passe a controlar tal atividade. 
 
• É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os 
produzidos internamente quanto os encaminhados à 
instituição por outras empresas. 
 
 
PROTOCOLO 
• Classificação 
 
• Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará 
análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, 
classificando-os de acordo com os códigos existentes na 
Tabela de Temporalidade da instituição. 
 
• Os documentos que, porventura, forem recebidos em 
envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, 
para que seja realizada a classificação dos mesmos, 
desde que não sejam particulares (documentos não 
endereçados à instituição, e sim a um funcionário em 
particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou 
reservados - conforme Lei 12.527/11). 
 
 
Lei nº12.527/2011 
Classificação Duração do sigilo Renovável? 
Ultrassecreto 25 anos Sim. Por mais um 
período de 25 anos. 
Secreto 15 anos Não. 
Reservado 5 anos Não. 
Lei de acesso a informações públicas - Art. 24. “A informação 
em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu 
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da 
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta ou reservada.” 
 
 
PROTOCOLO 
• Classificação 
 
• Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser 
encaminhados diretamente aos respectivos 
destinatários, sem a necessidade de serem classificados, 
pois têm acesso restrito. 
 
• Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. 
 
• Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos 
nem particulares) deverão ser abertos e analisados, 
classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes 
de serem encaminhados aos seus destinatários. 
 
PROTOCOLO 
 
• Registro / Autuação 
 
• É o procedimento no qual o protocolo cadastra o 
documento em um sistema de controle 
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um 
número de acompanhamento (autuação ou 
protocolização). 
 
PROTOCOLO 
 
• Expedição / Distribuição 
 
• É a atividade que consiste em enviar o documento ao 
seu destinatário. 
 
• Chama-se distribuição quando é interna, e expedição 
quando direcionada a outra instituição. 
 
 
PROTOCOLO 
 
• Controle da tramitação / movimentação 
 
• É a atividade realizada pelo protocolo que consiste 
em identificar os setores por que passam os 
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, 
quando necessário, bem como identificar possíveis 
atrasos na tramitação destes. 
 
Teste 
• (FCC - TRE/AL – Técnico Judiciário – 2010) Aos 
serviços de protocolo cabe, entre outras atividades, 
• A) acondicionar documentos de valor histórico. 
• B) cuidar da tramitação dos documentos. 
• C) armazenar documentos em fase intermediária. 
• D) estabelecer regras de acesso aos documentos. 
• E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos. 
 
Gestão de documentos 
 
• Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao 
acondicionamento e ao armazenamento de documentos. 
 
• O método de arquivamento corresponderá à forma em que os 
documentos serão armazenados, visando sua localização 
futura. 
 
• O Plano de classificação é o esquema elaborado a 
partir do estudo das estruturas e funções da instituição 
e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se 
distribuem os documentos em classes, de acordo com 
métodos de arquivamento específicos. 
 
 
 
Métodos de Arquivamento 
• Sistema de Busca de Documentos 
 
• A busca de um documento pode ser feita por dois 
tipos de sistemas: 
 
• Sistema direto: é aquele em que a busca do 
documento é feita diretamente no local onde se acha 
guardado. 
 
• Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o 
documento, necessita-se antes consultar um índice ou 
um código. É o caso da utilização de fichários. 
 
 
Métodos de Arquivamento 
• Classes 
 
• Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: 
 
• - Básico: alfabético, numérico e ideográfico (assunto). 
• - Padronizado: variadex, automático, mnemônico, etc. 
 
• Obs.: o método alfanumérico – combinação de letras e 
números – não se inclui nas classes de métodos básicos e 
padronizados e é considerado um sistema semi-indireto. 
 
 
 
Métodos de Arquivamento 
• Métodos de arquivamento básicos 
 
• método alfabético simples - organizado a partir de 
nomes. 
 
• método geográfico - organizado pelo local ou 
procedência. 
 
Métodos de Arquivamento 
• Métodos de arquivamento básicos 
 
• Método numérico, o qual se divide em: 
 
• numérico simples (organizado por um número relativo ao 
documento), 
 
• cronológico (organizado por data) ou 
 
• dígito – terminal (os documentos são arquivados conforme 
uma sequência numérica de três pares. A leitura da sequência 
se dá da direita para a esquerda.) 
 
 
 
Métodos de Arquivamento 
• Métodos de arquivamento básicos 
 
• Método ideográfico - organizado pelo assunto do 
documento e podendo ser: 
 
• - Alfabético (Dicionário ou Enciclopédico); 
 
• - Numérico (Duplex, Decimal ou Unitermo). 
 
 
Teste 
• (FCC - ALESP – Ag. Legislativo de Serviços – 2010) Os 
métodos de arquivamento de documentos dividem-se 
em duas classes. São elas: 
• A) numérica e mnemônica. 
• B) direta e indireta. 
• C) básica e padronizada. 
• D) alfabética e numérica. 
• E) dicionário e indexação coordenada. 
 
Método Alfabético Simples 
• É o método que utiliza um nome existente no 
documento para organizá-lo de forma alfabética. 
 
• Em geral, o método alfabético é mais simples e 
barato, se comparado aos demais, além de 
dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo 
quando o volume de documentos for grande. 
 
• O arquivamento de nomes obedece a algumas regras 
chamadas de regras de alfabetação. 
 
Regras de Alfabetação 
 
 
• 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome. 
• Arquivam-se: 
• Menezes, Frank Maia 
• Santos, Edson Pereira dos 
• Silva, Marcos Roberto Araújo da 
 
 
Regras de Alfabetação 
 
 
• Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
• Arquivam-se: 
• Miranda, Carmem 
• Miranda, Fábio 
• Miranda, Luciano 
 
Regras de Alfabetação 
• 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e 
um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam, quando transpostos para o início. 
 
• Arquivam-se: 
• Barra Mansa, Joaquim de Souza 
• Castelo Branco, Camilo 
• Villa-Lobos, Heitor 
 
Regras de Alfabetação 
• 3. Os sobrenomes formados com as palavras 
Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo, ou seja, quando transpostos, 
devem ser acompanhados dos nomes que os 
sucedem. 
 
• Arquivam-se: 
• Santa Rita, Ricardo 
• Santo Cristo, Joãodo 
• São Paulo, José Carlos 
 
Regras de Alfabetação 
• 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm 
precedência na classificação de sobrenomes 
iguais. 
• Arquivam-se: 
• Silva, E. 
• Silva, Estevão 
• Silva, Everaldo 
 
Regras de Alfabetação 
 
• 5. Os artigos e preposições não são 
considerados. 
• Arquivam-se: 
• Almeida, Pedro de 
• Andrade, Ricardo d’ 
• Couto, Arnaldo do 
• Silva, José Ferreira 
• Silva, José dos Santos 
 
Regras de Alfabetação 
• 6. Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco são considerados parte integrante 
do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética. 
• Arquivam-se: 
• Cerqueira Sobrinho, Márcio 
• Miranda Júnior, Edison 
• Tavares Neto, Osório 
 
Regras de Alfabetação 
 
• 7. Os títulos não são considerados na 
alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses. 
• Arquivam-se: 
• Cardoso, Jorge (Ministro) 
• Fernandes, Carlos (Professor) 
• Pontes, Emerson (Coronel) 
 
Regras de Alfabetação 
• 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo 
último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais. 
 
• Arquivam-se: 
• Bush, George 
• Bush, George Walker 
• Chaplin, Charles 
• Smith, John Taylor 
 
 
 
 
Regras de Alfabetação 
• 9. Os nomes espanhóis ou hispânicos são 
registrados pelo penúltimo sobrenome, que, 
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome 
de família do pai. 
• Arquivam-se: 
• Gutierrez Salazar, Enrico 
• Pereira de la Fuente, Maria 
• Puentes Hernandez, Pablo 
 
 
 
Regras de Alfabetação 
 
• 10. Os nomes orientais – japoneses, chineses 
e árabes - são registrados como se 
apresentam. 
• Arquivam-se: 
• Li Yutang 
• Osama Bin Laden 
• Sasazaki Yonoyama 
 
 
Regras de Alfabetação 
• 11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser transcritos como se apresentam 
não se considerando, porém, para fins de ordenação, os 
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para 
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados 
entre parênteses após o nome. 
 
• Arquivam-se: 
• Antonio Silva & Cia. 
• Associação Educacional do DF 
• Associação dos Jornalistas do DF 
• Companhia Petrolífera Nacional 
• Embratel S/A 
• Tentação Móveis Ltda (A) 
 
Regras de Alfabetação 
• 12. Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembleias e assemelhados os números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
 
• Arquivam-se: 
• Congresso de Biblioteconomia (Quinto) 
• Curso de Ciências Contábeis (3º) 
• Encontro Nacional de Arquivistas (II) 
• Simpósio de História Natural (Nono) 
 
Teste 
• (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário – 2012) No 
Departamento de Recursos Humanos de uma 
instituição, há pastas correspondentes aos seguintes 
funcionários: 
• a. João Manuel de Souza 
• b. Luiz Alberto de Sousa 
• c. Maria Regina da Silva 
• d. José Dias Silva 
• e. Doroti Silveira 
• f. Sérgio Sampaio 
• g. Carlos Souza Silva 
Teste 
• (FCC - TRE/PE - Técnico Judiciário – 2012) (...). Se tais 
pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua 
disposição correta será 
• A) f, g, d, c, e, b, a. 
• B) f, c, b, d, a, c, g. 
• C) b, d, a, c, f, e, g. 
• D) g, e, f, c, a, d, b. 
• E) g, b, a, d, c, e, f.