Aula 05 Planejamento Global Parte II

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Aula 5:Planejamento Global - Parte II
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO DA AULA 
Planejamento técnico - conceito e definição
Itens do planejamento técnico 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Conforme vimos a fase PLANEJAMENTO GLOBAL é composta de três etapas. Depois de se capturar dados importantes na etapa de pesquisa de marketing e de se analisar pela viabilidade do evento, a próxima etapa do planejamento global é elaborar o planejamento técnico. 
 
Esta aula tem como objetivo apontar uma lista de tarefas que devem compor o planejamento técnico de um evento ou de um calendário de eventos, detendo-se nos vinte pontos principais. É o que veremos a seguir.
UMA VISÃO GERAL? ... 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
O organizador de eventos é o responsável pelo processo de planejamento técnico, um esboço indispensável, uma listagem de atividades e tarefas que serão implementadas na fase pré-evento. 
Sugere-se a elaboração de dois parágrafos para cada item. Nestes parágrafos, recomenda-se identificar a melhor estratégia, avaliar os recursos técnicos e descrever as alternativas. Veja os 20 itens:
PLANEJAMENTO TÉCNICO 
CONCEITO 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
OS 20 ITENS DO PLANEJAMENTO TÉCNICO
01. Objetivos do evento
02. Tipo de Evento
03. Local e Data
04. Temário
05. Slogan
06. Programação
07. Identificação e Análise dos Participantes
08. Estratégia de Comunicação
09. Levantamento dos recursos do promotor e patrocinadores
10. Captação de recursos 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
11. Levantamento de transportes
12. Planejamento de transporte
13. Planejamento de atividades sociais
14. Planejamento de atividades turísticas
15. Planejamento de materiais, serviços e equipamentos
16. Planejamento de RH
17. Cronograma
18. Fluxograma
19. Organograma
20. pré-projeto de captação 
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
EXPLORANDO O TEMA:
Neste vídeo do Portal Educação, você terá uma visão geral da fase Planejamento de Eventos e conhecerá as etapas para que todos os passos correspondam aos objetivos formalizados nesta etapa.
 
Acesse
http://www.youtube.com/watch?v=uOpBLjOTZ34 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
OBJETIVOS
Objetivos de marketing
Baseado na lista vista na aula 1, chegou a hora de você consolidar o que sua empresa ou você pretendem com esse projeto. Quais os objetivos mercadológicos da sua empresa ou da empresa contratante?
	
 Lançar um produto?
 Construir lista de clientes?
 Vender através do evento?
 Utilizar o banco de dados?
 Lançar sua empresa?
 Gerar noticiário?
 Treinar a equipe?
 Construir relacionamento?
 Propagar uma idéia inédita?
 Promover imagem do produto?
 Desenvolver ação social?
 Incentivar trocas monetárias?
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
OBJETIVOS CULTURAIS, SOCIAIS E ECONÕMICOS 
Ainda com base na lista geral da aula 1, após as metas de mercado, os objetivos culturais, sociais ou econômicos se relacionam ao evento em si, e se dirigem aos patrocinadores. Veja:
 Atrair investidores na área
 Aumentar arrecadação de impostos
 Criar oportunidades mercadológicas no segmento do turismo
 Incentivar trocas monetárias
 Revitalizar espaços decadentes
 Criar corredores culturais
 Estimular trocas culturais (multiculturalismo)
 Incentivar modelos de comportamento de consumo cultural 
 Estimular programas sócio-comunitários
 Criar conscientização de cidadania e sociabilidade
 Organizar projetos de inclusão social
 Oferecer alternativas de entretenimento e lazer para os turistas
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
ÂMBITO EXTERNO
Condições de acesso
Estrutura hoteleira
Correios, bancos, restaurantes, shopping
Equipamentos de apoio
Segurança no entorno
Estacionamento
ÂMBITO INTERNO
Conforto e capacidade
Recursos logísticos
Extintores
Entradas e Saídas amplas
Recursos técnicos
Imagem da casa
Eventos paralelos
LOCAL
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Selecionar três datas por ordem de preferência
Pesquisar a coincidência de datas, sem esquecer das comemorações cívicas e religiosas
Escolher a melhor data e consultar para pré-reserva
DATA
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PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
É provável que o evento que tinha em mente, possa ser reclassificado em função da pesquisa de marketing.
Há eventos principais, periféricos e contemporâneos, conforme vimos na aula 2. 
TIPO
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
O tema central deve ser claro e objetivo
Deve haver sub-temas que expliquem o tema, podendo ser mais longos
Não adianta ter um bom assunto, é necessário ter relevância.
Tema: 
“O impacto da violência no turismo do Rio de Janeiro”. 
Sub-temas: 
A imagem no exterior
A amplificação da mídia
Perspectivas na hotelaria
TEMÁRIO
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
SLOGAN
Resumo do evento em três palavras no máximo e que lidera a campanha publicitária ou os textos de comunicação. Representa o foco do encontro:
Ex: “Rock in Rio: por um mundo melhor!”
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Distribuição de horários e temas com equilíbrio
Intervalos mínimos: 20’ para coffee-break, 20’ para troca de palco, 30’ entre série de palestras, 2h para almoço ou banho
Time limit: 50’ para palestra,1h30 para teatro ou shows, 30’ para discursos, Happy-hour termina à meia-noite
Elaboração de atividades paralelas atraem mais público
Em congressos, 1/3 do tempo dever ser dedicado ao turismo e lazer
Feiras e exposições normalmente abrem após 12h
Shows devem ter os “sets” definidos: passagem de som, troca de palco 
Aos domingos deve haver uma programação abreviada
PROGRAMAÇÃO
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Sexo (masculino, feminino, LGBT)
Faixa etária (10-14, 15-19, 20-29, 30-49, 50-69, acima de 70)
Classe (alta, média alta, média média, média baixa, baixa)
Área geográfica (cidade, bairro, região, estado, periferia)
Perfil profissional (executivo, esportivo)
Psicologia (ansiedade, hedonismo, auto-afirmação, status, prestígio)
IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS PARTICIPANTES
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Indicar as estratégias a utilizar:
Promoção indireta: propaganda ou publicidade em mídia eletrônica e impressa
Promoção direta: e-mail marketing, promoção de vendas, telemarketing, mala-direta, filipeta, cartaz, mobile marketing, buzz marketing
Merchandising: camisetas, adesivos, bonés, móbiles, pórticos, displays
ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Identificar os recursos do promotor
Listar pelo menos 10 patrocinadores e apoiadores
Organizar banco de dados das empresas: nome do gerente que decide, telefone, email, nome da secretária ou assessor, histórico de apoios culturais e prazos para análise de projetos
LEVANTAMENTO DOS RECURSOS 
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
BILHETERIA
COTAS
DE PATROCÍNIO (CROWDFUNDING)
DOAÇÕES
VERBAS DO PROMOTOR
VENDA DE STANDS
MERCHANDISING
FUNDOS DE INCENTIVO FISCAL
CAPTAÇÃO DE RECURSOS
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Quantidade de ônibus circulantes e condições de manter o fluxo
Conexões aéreas
Distância da rodoviária e alternativas
Viabilidade de transporte ferroviário
Acessibilidade ao estacionamento do evento
Condições das vias e congestionamentos
LEVANTAMENTO DE TRANSPORTES
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Estudar a possibilidade de utilizar locadoras para produção e convidados
Especificar a contratação de empresas de transporte de equipamentos de palco ou que utilizem materiais e equipamentos mais sensíveis
Programar horários e ações de serviço de acordo com a chegada dos convidados, palestrantes e artistas
Listar as empresas prestadoras de serviço de transporte
Verificar a possibilidade de programar uma complementação de oferta de transporte coletivo (ônibus, metrô e utilitários)
PLANEJAMENTO DE TRANSPORTES
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Atividades paralelas que possam servir como complemento de receita.
Coquetéis, jantares, teatro, by nights.
PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES SOCIAIS 
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Conveniar-se com agência de viagens
Viabilizar a inclusão de city-tours
Estabelecer as cotas porcentuais de repasse da agência:
“Over price”
Comissão
PLANEJAMENTO DE 
ATIVIDADES TURÍSTICAS
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Análise quantitativa de material necessário tais como: pastas, canetas, blocos, material de secretaria, etiquetas, crachás, impressos.
Estabelecer a política de filmagens e fotografias.
Verificar necessidade de consultoria técnica para melhor aproveitamento do espaço
Relacionar as empresas para concorrência (alimentação, bebidas, comunicação)
PLANEJAMENTO DE MATERIAIS, SERVIÇOS E EQUIPAMENTOS
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Relacionar as funções necessárias (recepcionista, segurança, assistentes de palco)
Identificá-las nas fases de produção
Estabelecer aproximadamente a quantidade de pessoas necessárias
PLANEJAMENTO DE RH
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CRONOGRAMA
Veja o exemplo de um cronograma no modelo de Gantt
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
GRÁFICO DE GANTT (adaptado)
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
PLANEJAMENTO COMERCIAL
Captação de recursos
 Plano A	
Plano B
Plano C
FLUXOGRAMA
Exemplo
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
ORGANOGRAMA
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PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
ELABORAÇÃO DE PRÉ-PROJETO
SEÇÕES
Objetivos
Público-alvo
Justificativa
Retorno publicitário
Programa
O pré-projeto ganha uma redação final na fase seguinte (pré-evento), quando serão acrescentadas outras seções, entre elas, a planilha de custos. 
Tema da Apresentação
PLANEJAMENTO GLOBAL (PARTE II) – AULA 5
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Programas de Incentivo fiscal como Lei Rouanet ou as leis estaduais e municipais ganham um espaço cada vez maior no planejamento técnico de recursos financeiros de eventos. 
TEMAS PARA DEBATE
Você acha válidas essas iniciativas? Você tem percebido os resultados destes incentivos no mercado turístico? Qual a importância destes programas para o segmento de eventos turísticos?
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
RESUMINDO
Nesta aula, você:
Analisou a etapa Planejamento técnico, a última parte da 
fase I - Planejamento de Eventos.
 
Avaliou os vinte itens do planejamento técnico, observando os procedimentos quanto às atividades previstas para a execução da fase seguinte. 
Tema da Apresentação