Aula 07 Pré Evento – Parte II

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Aula 7
Pré-Evento – Parte II 
Tema da Apresentação
PRÉ-EVENTO – PARTE II – AULA 7
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO DA AULA 
Captação de eventos para o núcleo receptor
Benefícios aos patrocinadores
Modelo de captação
Identificação, seleção e classificação de patrocinadores
Negociação e contratação
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A fase pré-evento é aquela que se segue imediatamente ao Planejamento Técnico. Ao final serão gerados documentos que revelarão os planos estratégicos, táticos e operacionais e transformar o evento em um produto. 
UMA INTRODUÇÃO 
É composta de três etapas: pré-produção, comercialização e comunicação. Nesta aula nos ocuparemos da segunda etapa: a comercialização. 
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 Durante a realização de evento na área de turismo de negócios, por exemplo, deve-se decidir o local, a data e quem será o organizador da próxima edição. 
 Nesse momento, se lançam as candidaturas e se escolhe a cidade-sede, através de licitação interna ou concorrência internacional 
CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR
 Também é nesta etapa que se apronta o programa definitivo e as comissões de trabalho. 
 Por fim são equacionados os controles administrativos e financeiros, observando as previsões de receitas estimadas.
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Outro caminho é se tornar o organizador de eventos oficial a serviço do proprietário da marca do evento 
É preciso ressaltar que as atividades desenvolvidas nestes dois processos de captação devem ser integradas com as metas de marketing do destino, e estas harmonizadas pelas regras internacionais que orientam a promoção de cidades com potencial turístico 
CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Benefícios: 
Redução da sazonalidade
Equilíbrio da balança comercial 
Melhoria da imagem da cidade-sede
Elevação do nível de empregos
Produtividade da cadeia do turismo
Prestigio internacional para as entidades investidoras e organizadoras
Elevação na arrecadação dos impostos 
CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Etapas da Captação (Embratur) 
 
Analise da estrutura do destino 
Pesquisa dos eventos com real potencial de captação
Pesquisa das principais entidades de turismo atuantes na região
Constituição das parcerias 
Pesquisa sobre a entidade promotora
Definição estratégica de atuação
Elaboração do book de apresentação
CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O NÚCLEO RECEPTOR
Tema da Apresentação
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES
Exposição da marca
Publicidade na mídia impressa e eletrônica
Patrocínios de transfers
Patrocínio do keynote speaker
Merchandising em palestras
Stand exclusivo
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES
Ações sociais e de entretenimento
Interação e relacionamento 
Salas de relaxamento e beleza
Patrocínio de pocket-shows
Cursos de aperfeiçoamento
Salas de jogos e internet
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
EXPLORANDO O TEMA:
Veja o que Marcelo Estraviz - empreendedor social e autor de livros sobre Captação de recursos - comenta no website dialogodigital.com.br sobre a conciliação de interesses que precisa existir entre o proponente e o eventual patrocinador.
Quer assistir novamente? 
http://www.youtube.com/watch?v=YFTS8kak6IE
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS 
	Modo Horizontal
	Divide o Plano de Custo em cotas publicitárias rigorosamente iguais entre os patrocinadores, que obtêm retornos iguais e proporcionalmente divididos nas peças publicitárias programadas. Ex: Festas, Mostras, exposições. 
Ver Quadro I 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS 
	Modo Vertical
	Retorno publicitário a um único investidor chamado “patrocinador exclusivo". 
	Assume a promoção do evento, apropriando-se do direito de uso de marca ou imagem. Ex: Hollywood Rock, Fórmula Uno, Kaiser Gold Sounds, Nescafe & Blues, Close up Planet, Copa Santander.
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
MODELOS DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS 
	Modo Americano
	Inicialmente utilizado na NBA (Liga de Basquete – EUA) permite dividir os investidores em dois grupos: cabeças de patrocínio (masters) e parceiros comerciais (partners). Ex: Rock in Rio, Copa do Mundo, Olimpíadas Rio 2016, NBA, congressos, feiras. Veja o Quadro II. 
Ver Quadro II 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS PATROCINADORES 
Do patrocinador cotista tradicional espera-se uma transferência fixa de recursos financeiros para uma ação exclusivamente publicitária ou de retorno institucional.
 
O co-patrocínio ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio do evento promovido e organizado por um terceiro. 
O patrocínio baseado em leis de incentivo fiscal é baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos devidos pela empresa aos órgãos públicos. 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
IDENTIFICAÇÃO, SELEÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DOS PATROCINADORES 
Passo 1. Identificação dos segmentos empresariais diretamente relacionados ao conteúdo do evento
Passo 2. Identificação dos segmentos sem relação direta
Passo 3. Relação das empresas-alvo
Passo 4. Identificação do potencial de arrecadação 
Passo 5. Seleção do universo de possíveis patrocinadores
Passo 6. Priorização das empresas 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
NEGOCIAÇÃO 
 Estudar o Projeto de captação com cuidado e possuir habilidade na arte de negociar as vantagens promocionais a serem adquiridas com as cotas de patrocínio.
 Conhecer a potencialidade local de patrocínio e obter informações “frescas” adicionais sobre as empresas que destinam regularmente verbas de seu projeto de marketing para eventos.
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
NEGOCIAÇÃO 
 Não aceitar intermediários. Não esperar respostas que não podem ser dadas a você pelas pessoas que decidem
 Definir os objetivos da negociação, observando o que cada um pode ceder. 
 Avaliar o grau de segurança na venda do patrocínio, o nível de ansiedade do potencial patrocinador e o tempo que se dispõe para a conclusão das negociações.
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
NEGOCIAÇÃO 
 Não demonstrar irritação. Prefira sugestões
 Mapear a responsabilidade de cada um na tomada de decisão final
 Entrar em contato, expor e negociar as condições com relatórios
 
 Os limites de negociação (mínimo e máximo) devem ser de acordo com o plano de receita estimado
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 CONTRATAÇÃO 
 A escolha definitiva deve ser o resultado do cruzamento qualidade x preço x custo. 
 Não perca a vista dos seus objetivos e o produto planejado.
 Elaborar um pré-contrato e discuti-lo com os fornecedores, produtores, artistas e/ou conferencistas selecionados. 
Negociar um sinal não ultrapassando 50% do orçamento
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 CONTRATAÇÃO 
 Não subtrair da planilha de custos, os serviços que ainda estejam sendo negociados com apoiadores, ainda pendentes. 
 Trocar informações técnicas documentadas(e-mail, skydrive) com compartilhamento até o texto definitivo do contrato que deverá ser aprovado por todas as partes envolvidas. 
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A Lei Rouanet pretende educar empresas a investir em cultura, e com o incentivo fiscal estimular o patrocínio de eventos, fomentar cultura e valorizar as marcas. 
TEMAS PARA DEBATE
A Lei tem sido criticada, porque em vez de ensinar empresas a investirem em cultura, ensina a fazer propaganda gratuita, e deixou que as próprias empresas decidissem qual forma de cultura merecia ser patrocinada. Há a possibilidade de fundos serem desviados.
Qual a sua opinião? As críticas tem fundamento?
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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
RESUMINDO
 Listou os benefícios para as empresas patrocinadoras. 
 Estabeleceu as diretrizes e os formatos pelos quais se pode executar a captação de recursos financeiros para o evento. 
 Identificou as técnicas e táticas de negociação. 
Nesta aula, você:
 Obteve uma visão geral do processo de captação de evento.
 Classificou os financiadores de recursos para a realização de eventos.
Tema da Apresentação