Tipologias e Conservação de Documentos

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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL
CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 03 – Tipologias e Conservação de Documentos 
Olá mais uma vez! Tudo certo com os estudos? 
Vamos agora ao nosso último passo neste curso de Arquivologia.
Conforme já avisado a alguns de vocês, o edital foi publicado e tivemos 
algumas alterações no conteúdo do curso. Aliás, foi até melhor, pois o
conteúdo pedido foi bem menor do que o tratado neste curso. Ao final, vocês
estarão muito mais preparados para a prova! 
E considerando essas alterações, para esta aula vamos fechar o conteúdo
do edital com os assuntos que falta. Segundo nosso novo programa, vamos
finalizar com os seguintes temas: 
Tipologias documentais e suportes físicos: 
Microfilmagem; 
Automação; 
Preservação e conservação de documentos de arquivo. 
Ainda, atendendo ao pedido de um companheiro de vocês, vou comentar
aqui as questões que apareceram na prova de Papiloscopista. Mais adiante,
perto do dia da prova de Escrivão, vou comentar essa mesma prova na parte
aberta do site. 
Apesar de ser nossa última aula, estarei ainda disponível para ajudá-los
com suas dúvidas e Mais uma vez lembro a todos que estou disponível para
responder suas dúvidas, críticas e sugestões no fórum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Como sei que estão ansiosos para estudar, vamos começar logo! 
Prof. Mayko Gomes 
Junho/2012 
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Microfilmagem 
Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da
classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas
classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em
suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem. 
A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio
de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.
Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,
conseqüência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principal
objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado
pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala por
bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em
pequena escala. 
Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade
na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção
do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a
dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. 
Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta
pode receber nomes específicos: 
Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a
autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações
fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em
caso de danos irreparáveis ao mesmo. 
Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a
informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor
temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos
podem ser eliminados e a informação mantida. 
Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter
no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.
Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e
pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a
história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a
Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que
tinham colônias em outros continentes. 
Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o
manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos
muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam
preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob 
condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes. 
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Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atenção 
para dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para 
confundir o candidato quando se trata desse assunto: 
Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos 
documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele. 
Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério 
da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem 
ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, 
apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a 
destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e 
Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou 
não pouco importa para esse fim. 
Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que 
autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar 
em trâmite. 
Vamos a algumas questões: 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente 
de terem valor primário ou secundário. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado não é
suficiente para determinar se um documento pode ou não ser eliminado. Esse
fato pode até influenciar na decisão por manter ou não um documento, mas
não determina que deva ser eliminado. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, 
a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. 
Resolução 
O item está incorreto. Por meio de determinação legal, que veremos
mais adiante, todos os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal,
produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele, desde que observadas as
normas estabelecidas para o processo. 
Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as
duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar os 
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candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor
legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não é
fator para decidir sobre sua eliminação. 
A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituída
com objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 
50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto
nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então: 
A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais
importantes: 
Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentos
oficiais em todo o território nacional. 
Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirão
os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre
tentam confundir com esse assunto! 
Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para
outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,
em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos
microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados)e
que não possuam valor permanente. 
A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido
arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de
autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser
microfilmados documentos ainda em trâmite. 
Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática
da microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define
as etapas do processo de microfilmagem, que são: 
Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.
Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos
metálicos, e procedimentos similares. 
Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento
que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem
escolhidos dependerão de vários fatores. 
Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento
microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem 
do documento. 
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Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias 
serão guardadas em local diverso por motivo de segurança. 
O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também
levar este conceito para a prova! 
A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de
180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,
de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filme
cópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente
do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,
tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia. 
Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de
redução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da
reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado
para a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na
bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parte
da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa
identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas. 
As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens de
abertura e de fechamento com os seguintes elementos: 
Abertura: 
- identificação do detentor dos documentos; 
- número do microfilme, se for o caso; 
- local e data da microfilmagem; 
- registro no Ministério da Justiça; 
- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem 
microfilmados; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem
microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; 
- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau
de redução; 
- nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do
detentor dos documentos a serem microfilmados; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de 
documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de 
redução e equipamento utilizado. 
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Resolução 
O item está correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas são
algumas das informações que devem constar na imagem de abertura do
microfilme. 
Fechamento: 
- identificação do detentor dos documentos microfilmados; 
- informações complementares relativas à identificação dos documentos 
microfilmados; 
- termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições
legais; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartórios
regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização deste
quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas e
cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que: 
 O processo foi realizado de acordo com as normas legais;
 Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido; 
 O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação
do microfilme. 
Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando
autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma
reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de
tradução oficial. 
Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de
seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ou
sujeitos à fiscalização 
A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decreto
estão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso 
de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidades
mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que 
apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema 
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou 
inserção no filme original. 
Resolução 
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O item está correto. Como os filmes não podem ser editáveis, não é
permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documento
tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas
anotações. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu 
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas 
de segurança obrigatórias. 
Resolução 
O item está correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do
processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma
cópia, que permanecerão guardados em locais diferentes. 
Resolução n° 10 
A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento
da Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO
9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos. 
Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus
significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam 
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mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar
desse assunto. 
Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo
de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados
conforme a necessidade da situação. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. 
Resolução 
O item está incorreto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e
não há mais imagens que pertença a aquela série microfilmada. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto 
ilegível no original. 
Resolução 
O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta
sinalética informa que o documento original está com numeraçãode folhas,
páginas ou datas incorretas. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento 
não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, 
continua no próximo rolo. 
Resolução 
O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa que
há páginas ou números em falta no documento original. 
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Automação 
A automação do arquivo refere-se à utilização das novas tecnologias
aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovações
aplicadas são as que trabalham com a Gestão de Documentos e suporte de
documentos eletrônicos. 
A partir dessa definição, podemos entender a própria microfilmagem
como uma parte integrante da automação de arquivos, uma vez que utiliza de
equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos. 
As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas
em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas. 
GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão
Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de
Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e
aumentar a qualidade de sua atuação. 
Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um
conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus
documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes
formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de
texto. Etc. 
As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são: 
Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema.
A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam
em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), como o
produtor, a data, o local, número, etc. 
Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em
entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata-
se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel)
para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através de
aparelhos de captura de imagens, como os scanners. 
Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre a
criação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia
recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca
e versão. 
COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a
Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados
das operações realizadas. 
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Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Os
formulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos. 
Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclo
de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de
Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do
sistema. 
Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito, pois
ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode ser
que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vai demorar
um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o candidato
saiba apenas o conceito para responder a questão. 
O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere uma
seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de
documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criação
até sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é
automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a serem
seguidos para a realização de uma atividade administrativa. 
Considerações sobre automação: 
GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro de
confundir esses dois conceitos pela semelhança da sigla. Então peço muita
atenção: O GED refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-se
à parte da gestão voltada exclusivamente para documentos eletrônicos. 
Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes em
uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais
comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais
utilizado em sistemas de protocolo). 
Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum
que o candidato acredite que todo documento inserido no computador é um
documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que
―nasce‖ em suporte eletrônico e em código binário (lembrar da classificação de
documentos quanto ao gênero). O documento que ―nasce‖ em suporte papel e 
depois é inserido no computador é o documento digitalizado. A diferença pode
parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia,
mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser
mantido para todos os efeitos. 
Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da
informação e identificam o documento, servindo para assegurar a
autenticidade, compreensão e uso do documento. 
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Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico,
aumento de produtividade e agilidade no acesso à informação. 
Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e
editados com mais facilidade, o que os deixa vulneráveis a intervenção
humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica
rápida, devendo haver constante migração de suportes. 
A automação de arquivos ainda não é um assunto muito comum em
provas, aparecendo de forma bem tímida. Não vai além do apresentado aqui.
Vamos a um exemplo de questão. 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer 
operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, 
resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos 
documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no 
acesso ao conteúdo e significado desses documentos. 
Resolução 
O item está correto. O principal objetivo da automação em arquivos é a
facilidade em acesso e controle dos documentos. Ainda, uma de suas grandes
vantagens é o acesso simultâneo de vários usuários a vários documentos. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que 
servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da 
imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser 
suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. 
Resolução 
O item está incorreto. Os metadados são apenas dados de um
documento que são inseridos em um sistema de controle, como o de registro,
quando aquele é capturado. Em nada os metadados, apesar do nome, têm
relação com a informática de modo tão técnico. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a 
informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de 
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico. 
Resolução 
O item está correto. Vimos em nossa primeira aula que o documento,
para ser de arquivo, deve cumprir alguns requisitos. Além disso, vimos que os 
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documentos podem ser classificados como eletrônicos, informáticos ou digitais,
que tem a definição trazida no item. 
Considerando a automação e os documentos digitais, devemos falar
também sobre a Resolução CONARQ nº 20, que dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. 
Esta Resolução define documento digital (já estudado em nossa primeira
aula) como sendo o documento arquivístico codificado em dígitos binários,
produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, sendo
exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de
dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital. 
Especificamente a GDE deve ter espaço para a implantação de um
sistema eletrônico com requisitos funcionais, requisitos não funcionais e
metadados. 
São requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação,
avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança,
armazenamento e preservação. 
São requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos,
independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade
com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a
usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho. 
Os metadados são definidos, segundo a Resolução, como informações
estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender,
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas
informações referem-se a identificação e contexto documental (identificador
único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de
classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão,
documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo,
informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais),
contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências
de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e
localização física do documento. 
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Conservação, Preservação e Restauração 
A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é
fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder
suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a
durabilidade do material do documento. 
A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações
preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas. Vamos
estudar cada uma delas. 
Técnicas de Restauração: 
Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola
específica, aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de
ataque de fungos e bactérias. 
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas
ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. 
Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por
outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um
pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos
altos. 
Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha
de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em
uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre
145º a 155ºC. 
Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando
acetona à folha de acetato de celulose. 
Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster
e fita adesiva de duplo revestimento. 
Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são
muito comuns em provas. Vamos a elas: 
Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes
perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado
um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas
as áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no
equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra
nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter 
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espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do
tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga. 
Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original. 
Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e
tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com
lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do
documento. Só quando necessária. 
Planificação é a prensagem do documento. 
Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a
seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numeração do original. 
Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos
grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura. 
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações
corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o
método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de
sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os
documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas. 
Noções de Preservação: 
A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto
relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto
óbvias. 
As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas: 
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada. 
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo. 
Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16º e 22ºC. 
Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de 
fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível. 
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Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
riscos. 
Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de
papel livre de acidez. 
Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo. 
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes
devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedaço de papel. 
Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. 
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. 
Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de
deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos,
sujeira, desfiguração dos materiais). 
Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário
recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores. 
Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidasna posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. 
Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de 
poeira, umidade e temperaturas altas. 
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Exercícios 
01 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes
microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os
microfilmes os substituem. 
02 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) O suporte microfílmico por ser
extremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos
documentos digitais. 
03 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documento
original em cores. 
04 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o
início do rolo. 
05 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo sequinte para
indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros no
conjunto microfilmado. 
06 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos da
administração pública classificados como permanentes é proibida pela
legislação arquivística brasileira. 
07 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem de documentos de
arquivos é recomendada nos casos em que o volume documental é elevado e o
seu prazo de guarda, longo. 
08 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O filme cópia extraído do filme original
deve ser mantido, para sua preservação e conservação, no mesmo local do
filme original. 
09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A limitação do sistema informatizado de
gestão arquivística de documentos está no fato de gerenciar apenas os
documentos digitais. 
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10 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se microfilme de substituição
o microfilme que serve à preservação das informações contidas em
documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o
aproveitamento de espaço. 
11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Uma das grandes vantagens do
microfilme é o acesso rápido aos documentos. 
12 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Páginas e(ou) números em falta são
sinalizados pelo símbolo abaixo. 
13 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica rascunho. 
14 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A continuidade do texto em outra
página é indicada pelo símbolo a seguir. 
15 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A microfilmagem é preferível à
digitalização de documentos, haja vista que possibilita acesso mais rápido à
informação. 
16 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação de microfilmagem em
documentos de arquivo é mais adequada em conjuntos documentais com
grande quantidade de uso e uso do tipo múltiplo e simultâneo. 
17 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os requisitos não funcionais de um sistema
eletrônico de gestão arquivística de documentos referem-se ao registro e
captura, classificação, tramitação, expedição, avaliação e destinação,
recuperação da informação, emulação, conservação e acessibilidade. 
18 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrônico
de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e
armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos
convencionais. 
19 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A digitalização de documentos de arquivo
pressupõe que já se tenha desenvolvido a organização arquivística desses 
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documentos e o estabelecimento de um programa de avaliação e seleção dos
conjuntos documentais a serem digitalizados. 
20 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital necessita
da introdução de novos conceitos, como o de precisão, o qual se refere ao grau
de confiabilidade de um documento como declaração de um fato. 
21 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de
restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço
inoxidável. 
22 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação
de conservação, demanda do profissional dela encarregado profundo
conhecimento a respeito de papéis e tintas. 
23 - (TRT-21/2011 – Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre
itens documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao
conjunto de documentos. 
24 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Nos acervos arquivísticos, as unidades de
acondicionamento devem ser armazenadas em mobiliário adequado, como
mapotecas e estantes de madeira e de metal. 
25 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de
temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a
infestação de cupins nesse acervo. 
26 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Os acervos arquivísticos são
constantemente atacados por diversos agentes de deterioração, sendo a
sujidade o mais danoso. 
27 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) As áreas de pesquisa, de trabalho e de
depósito devem receber o mesmo tratamento no que concerne às condições
climáticas. 
28 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico ser
infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo de
material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos
químicos, e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou a
modificação da atmosfera. 
29 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Índices elevados de umidade contribuem
para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele existentes. 
30 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados
na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental, o
tratamento físico e o químico. 
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Gabarito Comentado 
Item Resposta Comentário 
01 Errado 
O fato de estar ou não microfilmado não determina a eliminação do documento. O que determinará será a 
Tabela de Temporalidade, ou excepcional medida de segurança. 
02 Errado 
A extração de filme cópia é obrigatória por determinação legal, e deve ser realizada no momento da
produção do microfilme. 
03 Certo 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original possuir elementos 
em cores e não for possível fazer esta distinção no microfilme. 
04 Certo 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o rolo de microfilme for o início da
sequência de documentos microfilmados. Dica: o início sempre é indicado pela ―bitola‖ cheia. 
05 Errado 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar dano 
ou mal estado de conservação que comprometa a sua compreensão ou leitura. 
06 Errado 
A microfilmagem de documentos permanentes não só é permitida como é muito recomendada, para
ajudar na preservação. 
07 Certo 
O principal objetivo da microfilmagem é justamente a redução do volume de documentos. È recomendada 
para documentos com longos prazos de guarda, pois ajuda na preservação do mesmo. 
08 Errado 
POR DETERMINAÇÃO LEGAL e motivo de segurança, o filme cópia deve ser mantido em local sempre
diferente do local de guarda do filme original. 
09 Errado 
Os sistemas eletrônicos podem facilmente gerenciar tanto documentos eletrônicos quanto documentos 
tradicionais. Aliás, hoje o número de documentos tradicionais nesses sistemas é muito maior. 
10 Certo 
O microfilme de substituição tem a função de manter a informação acessível após a eliminação do
documento original. 
11 Errado 
Todas as operações que utilizam o microfilme são realizadas no sentido de EVITARo acesso aos 
documentos. O que facilita o acesso à informação é a digitalização. 
12 Certo 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento estiver incompleto, com a
falta de páginas ou folhas. 
13 Errado 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar uma 
imagem repetida (uma foto, gravura, página, etc). 
14 Errado 
A sinalética apresentada na questão deve ser empregada quando o documento original apresentar o texto
ilegível, ou algum dano que dificulte sua compreensão. 
15 Errado 
Mais uma vez, o que facilita o acesso aos documentos é a digitalização. O emprego da microfilmagem 
dificulta o acesso aos documentos. 
16 Errado 
Outra questão tratando do mesmo assunto. A microfilmagem não deve ser empregada para conjuntos
com ―grande quantidade de uso‖ (uso freqüente) e acesso ―múltiplo e simultâneo‖ (ágil). 
17 Errado 
Os itens listados referem-se aos requisitos funcionais, ou seja, os necessários para viabilizar o seu 
funcionamento. Os não funcionais são diretrizes a serem observadas. 
18 Errado 
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não é específico para documentos convencionais ou
tradicionais; e também não é específico para documentos digitais. Deve ser utilizada para os dois tipos. 
19 Certo 
Para realizar a digitalização de documentos, os mesmos devem estar organizados, higienizados, 
completos e identificados, ou seja, em ordem e prontos. 
20 Errado 
O documento digital não precisa de novos conceitos para ser aceito como documento de arquivo. Caso
este cumpra os requisitos (aula 01) poderá ser aceito como qualquer outro. 
21 Errado 
O alisamento não é uma técnica de restauração. A restauração, a limpeza, o alisamento e a desinfestação 
são técnicas de conservação corretiva. 
22 Certo 
È necessário um conhecimento muito grande, não só de papéis e tintas, mas de qualquer material que
componha a estrutura do suporte. 
23 Certo 
A preservação, sendo preventiva, se aplica a um conjunto inteiro. Já a restauração deve considerar as 
peculiaridades de cada documento (material do suporte, tamanho, etc.), assim como o dano específico. 
24 Errado 
Por questões de preservação, não é permitido o uso de mobiliários de madeira, pois esta apodrece,
favorecendo a aparição de microorganismos, além de ser combustível em caso de incêndios. 
25 Certo 
Um ambiente nessa condições favorece o aparecimento não só de cupins mas de outros insetos, além de 
interferir diretamente no estado dos suportes, especialmente do papel. 
26 Certo 
A sujidade, ou sujeira, é o aspecto que mais danifica os documentos. Não só os danifica diretamente,
como favorece a aparição de outros fatores, como microorganismos e reações químicas. 
27 Errado 
As áreas de depósitos devem oferecer condições climáticas favoráveis à preservação dos documentos; e 
as áreas de pesquisa devem oferecer condições favoráveis ao trânsito e permanência de pessoas. 
28 Errado 
Os tratamentos químicos são os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura do documento. Por
isso devem ser empregados como último recurso, a depender do grau de dano e do suporte. 
29 Errado 
Os índices elevados de umidade, como os de temperatura, contribuem para a deterioração do papel, 
afetando diretamente as suas fibras. 
30 Certo 
Todos esses recursos devem ser utilizados para auxiliar na conservação de documentos. Lembrando que
os processos químicos são o ―último recurso‖. 
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Papiloscopista da Polícia Federal (Questões de Arquivologia) 
Então segue, conforme prometido a vocês, um ―abre-aspas‖ no curso, onde
comento as questões de Arquivo para o cargo de Papiloscopista. Podem também conferir
um artigo publicado na parte aberta do site, onde eu comento esta prova. Antes do
gabarito definitivo, já havia alertado para a possibilidade de recurso no item nº 88, e o
mesmo foi anulado. 
(DPF/2012 – Cespe/UnB) A entrada ou a produção de um documento de arquivo
em uma instituição deve ser seguida do respectivo registro em protocolo, o que possibilita
a identificação dos metadados, para fins de acesso ao documento e controle de sua
tramitação. 
Certo - O protocolo tem a função de controlar todo o caminho que o documento
percorre quando está no ambiente interno da instituição, desde sua produção ou
recebimento até sua eliminação ou saída. Portanto todo documento deve ter um número
de registro, um protocolo (lembrar do contexto para empregar o significado correto do
termo). 
(DPF/2012 – Cespe/UnB) O acondicionamento — que consiste na guarda dos
documentos nos locais a eles designados — e o armazenamento — que se refere à
embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio — são
procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de
arquivo. 
Errado - Neste item o examinador inverteu os conceitos. O acondicionamento é a
―embalagem‖ do documento (pasta, caixa, envelope, etc), e o armazenamento é a
―guarda‖ (sala, estante, armário, depósito, etc). 
(DPF/2012 – Cespe/UnB - Anulada) Como medida preventiva contra o acúmulo de
poeira em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienização do
documento com uma borracha fina em pó. 
Conforme orientação já apresentada no site, esta questão seria passível de recurso. 
(DPF/2012 – Cespe/UnB) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se
de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse
órgão. 
Errado - Temos o aparecimento do termo chave ―colecionados‖, e vimos no curso
que este termo refere-se a documentos de biblioteca. Os documentos de arquivo são
―acumulados‖, sempre de forma natural e progressiva. 
(DPF/2012 – Cespe/UnB) O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização
consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com
longos prazos de guarda. A microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a
digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos. 
Certo - A utilização de tecnologias nos arquivos tem o objetivo de facilitar o
acesso, gerência e conservação do grande volume de informações. De acordo com a Lei,
os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal que os originais; e a principal
função da digitalização é possibilitar o acesso rápido, fácil e simultâneo aos documentos. 
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Bom, acabamos aqui esta nossa terceira e última aula. 
Conseguimos nos adequar ao edital, apesar de ser publicado quando o
curso estava em andamento, e aprender sobre o conteúdo programado, além
de responder a mais questões da banca sobre o assunto. 
Fico muito feliz em dizer que, apesar dos assuntos extras do curso (com
base em outros editais), acredito que estejam muito bem preparados para este
concurso! E afirmo isso com muita certeza depois de ler as várias mensagens
que recebo de vocês, sempre querendo saber mais e mais sobre a disciplina e
sobre o concurso! 
Espero que tenham gostado, e mais ainda que tenham aumentado seu
interesse pela disciplina. É muito gratificante saber que meu trabalho os está
ajudando a conseguir seus objetivos. Saibam que foi um grande honra
acompanhá-los nessa jornada. 
Mas este não é o fim: até o dia da prova, estaremos com o fórum ativo,
e eu vou continuar a responder suas dúvidas. Mais uma vez gostaria de dizer
quê estou sempre aberto a receber as críticas e sugestões de todos vocês, pois
me ajudam a elaborar um trabalho que atenda às suas expectativas. 
Estou sempre disponível para solução de dúvidas no fórumdo curso e
também no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Fiquem todos com as bênçãos de Deus e com os meus mais sinceros
desejos de sucesso! Não desanimem jamais, por que a vitória chega aos que a
perseguem. 
Um forte abraço a todos, bons estudos e boa sorte!!! 
Prof. Mayko Gomes 
Junho/2012 
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Exercícios Resolvidos na Aula 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente
de terem valor primário ou secundário. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos,
a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. 
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de
documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de
redução e equipamento utilizado. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que
apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou
inserção no filme original. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas
de segurança obrigatórias. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto
ilegível no original. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento
não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,
continua no próximo rolo. 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer
operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado,
resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos 
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documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no
acesso ao conteúdo e significado desses documentos. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que
servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da
imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser
suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a
informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico.