Estruturas e processos Organizacionais Apostila 5

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Análise Administrativa
Danielle Stelzer
Análise Administrativa 2
Sumário
Introdução ....................................................................................................... 03
Objetivos ......................................................................................................... 04
Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04
Análise Administrativa
Tópico 1: Análise Administrativa ....................................................................... 05
Tópico 2: Conceito de Sistema ......................................................................... 06
Tópico 3: Componentes do Sistema ................................................................. 06
Tópico 4: Classificação de Sistemas ................................................................ 07
Tópico 5: Ambiente de um Sistema .................................................................. 07
Tópico 6: Níveis de um Sistema ....................................................................... 08
Tópico 7: Organizações como Sistemas Abertos ............................................. 09
Tópico 8: Programa de Trabalho ...................................................................... 09
 8.1 Fase I — Levantamento e Crítica ............................................... 10
 8.2 Fase II — Planejamento da Solução ........................................... 10
 8.3 Fase III — Implantação e Controle ............................................. 11
 8.4 Controle dos Resultados ............................................................. 12
Resumo ........................................................................................................... 13
Referências Bibliográficas ............................................................................ 14
Análise Administrativa 3
Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Análise Administrativa”.
As constantes transformações que acontecem em todo o mundo, principalmente na 
ordem econômica, fazem com que as empresas estejam em constante transformação e 
aprimoramento. A análise administrativa permite diagnosticar a situação atual da organi-
zação e estudar soluções para os problemas administrativos, contribuindo para o aperfei-
çoamento dos métodos e processos de trabalho.
Para tanto, as empresas devem ser consideradas sistemas abertos, vez que em todo 
o tempo efetuam trocas com o ambiente e dele precisam para processar as suas ativida-
des e, assim, traçar um programa de trabalho que permita analisar os problemas admi-
nistrativos.
Bons estudos!
Racionalização de Projetos
Análise Administrativa 4
Estrutura do Conteúdo
Objetivo
sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja 
capaz de:
1. Diagnosticar as causas e identificar solu-
ções para os problemas administrativos; 
2. Implantar melhorias nas práticas organiza-
cionais;
3. Executar mudanças planejadas na organi-
zação.
Para melhor compreensão do conteúdo estu-
dado, este material está dividido de acordo com os 
seguintes tópicos: 
1. Análise Administrativa
2. Conceito de Sistema
3. Componentes do Sistema
4. Classificação de Sistemas
5. Ambiente de um Sistema
6. Níveis de um Sistema
7. Organizações como Sistemas Abertos
8. Programa de Trabalho
Análise Administrativa 5
1. Análise Administrativa
Para Cury (2012), a análise administrativa é um “processo de trabalho, dinâmico e 
permanente, que tem como objetivo efetuar diagnósticos situacionais das causas e estu-
dar soluções integradas para os problemas administrativos”.
O diagnóstico situacional das causas está relacionado à identificação do clima e da 
estrutura da organização, além de seus métodos e processos de trabalho, enquanto a In-
tervenção Planejada estuda sua aplicação, fornece subsídios às diversas áreas da orga-
Soluções dos Problemas
Planejamento de Mudança
Implantação
Controle dos Resultados
Intervenção Planejada
nização, identificando gargalos e os solucionando, 
sendo responsável por:
• Permitir uma reorganização estrutural-funcional;
• Desenvolvimento de equipes;
• Identificar e planejar soluções de conflitos orga-
nizacionais;
• Avaliar, como feedback, pesquisas de climas or-
ganizacionais;
• Implantar novas técnicas gerenciais e operacio-
nais;
• Levantar necessidades de treinamento;
• Contribuir na implantação de práticas organiza-
cionais aperfeiçoadas;
• Preparar layouts para ocupação operacional e 
mais racional dos espaços e análise.
Para que haja condições para aplicação da análise administrativa, é necessário total 
apoio da administração estratégica, formação de uma equipe de trabalho responsável 
pelo projeto, integração das necessidades individuais e organizacionais e considerar a 
organização como um sistema aberto.
Análise Administrativa 6
2. Conceito de Sistema
Sistema é um conjunto de elementos interligados para formar um todo, apresentando 
propriedades e características próprias que não são encontradas em nenhum dos ele-
mentos isolados. (CURY, 2012).
A figura abaixo ilustra o funcionamento de um sistema:
AMBIENTE
ENTRADA
PROCESSAMENTO
SAÍDA
AMBIENTE
OBJETIVOS
RETROAÇÃO
Fonte: elaboração própria
3. Componentes do Sistema
As entradas ou insumos (input) são o que o sistema recebe de fora: o material, a 
energia e a informação para a operação ou processo, que irão gerar saídas do sistema.
Processamento ou transformação constitui a operação interna do sistema, 
em que as entradas são processadas e transformadas em saídas ou resultados. 
Esse processador é a maneira pela qual os elementos componentes interagem no 
sentido de produzir as saídas desejadas.
As saídas ou resultados (output) são o que o 
sistema coloca para fora, ou seja, o resultado da 
operação. Devem ser coerentes com os objetivos 
do sistema. Por fim, retroação ou feedback 
significa o retorno ou influência que as sa-
ídas provocam sobre as entradas em 
forma de informação, a fim de equili-
brar o funcionamento do sistema.
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4. Classificação dos Sistemas
Os sistemas podem ser classificados de duas maneiras: abertos e fechados.
Sistema Aberto — são aqueles que efetuam trocas com o 
meio externo/ambiente. A interação da empresa com a socie-
dade e o ambiente onde ela atua caracteriza o sistema aberto.
Sistema Fechado — 
são aqueles que não efetuam 
trocas com o meio externo/ambiente, 
ou seja, o sistema fechado independe 
do meio externo para o desenvol-
vimento das suas funções. Os 
sistemas fechados são entendidos 
como os que não mantêm relação 
de interdependência com o ambiente 
externo. Exemplo: sistemas mecânicos.
5. Ambiente de um Sistema
Ambiente de um sistema é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, 
mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer 
alteração nos seus elementos pode mudar ou alterar o sistema.
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Mão de Obra
Concorrência
Consumidores
Comunidade
Tecnologia
Economia
Fornecedores
Governo
Empresa
6. Níveis de um Sistema
O sistema é composto de três níveis:
• Sistema: é o que se está estudando 
ou considerando.
• Subsistema: são as partes identifi-
cadas de forma estruturada, que inte-
gram o sistema.
• Supersistema ou ecossistema: é 
o todo e o sistema é um subsistema 
dele.
ECOSSISTEMA
SISTEMA
SUBSISTEMA
Comparando as organizações, o ecossistema seria o ambiente; o sistema, a própria 
organização; os subsistemas, os departamentos que compõem a empresa.
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7. Organizações como Sistemas Abertos
A empresa é um sistema que interage como am-
biente, sejam consumidores, sejam fornecedores ou 
até concorrentes e, consequentemente, dependem 
dos agentes externos para desenvolver soluções 
e trabalhar em harmonia. 
Utiliza a sinergia — esforço coordenado de 
vários subsistemas na realização de uma tarefa 
— para melhorar o desenvolvimento até alcançar 
os fins determinados pela organização, seja este o 
lucro, seja a satisfação do cliente.
8. Programa de Trabalho
Ao elaborar o processo de análise administrativa, é necessário estruturar o programa 
de trabalho, que deverá, obrigatoriamente, obedecer às seguintes fases:
Fase III — Implemen-
tação das mudanças
• Implantação
• Controle de resultados
Fase II — Estudo da 
solução dos problemas
• Planejamento da solução
• Crítica do planejamentoFase I — Diagnóstico
situacional das causas
• Levantamento
• Crítica do levantamento
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8.1 Fase I — Levantamento e Crítica
As técnicas mais comuns de levantamento de dados e informações são: revisão da 
literatura, observação pessoal, questionários e entrevistas. Tais ferramentas devem ser 
utilizadas para levantar informações para os possíveis diagnósticos das causas dos pro-
blemas administrativos.
Após a elaboração do relatório, de-
ve-se avaliar os dados coletados, con-
frontando as conclusões com o diagnós-
tico preliminar do problema. Nesta etapa, 
são identificados os principais problemas 
e dificuldades existentes na organização, 
cujas características exigem que seja tra-
tada como um sistema aberto, olhando o 
problema sob uma perspectiva mais am-
pla, ou seja, sob um ponto de vista holís-
tico.
8.2 Fase II — Planejamento da Solução
Esta fase visa planejar as modificações necessárias, retratando o plano ideal de orga-
nização. Dentre as modificações, podemos encontrar algumas das que seguem:
• Melhoria no clima e na 
estrutura organizacional;
• Melhoria nos méto-
dos, técnicas e pro-
cessos de trabalho;
• Novas técnicas geren-
ciais ou operacionais;
• Programa de treinamento;
• Projeto de layout;
• Criação de manuais, etc.
Análise Administrativa 11
É importante que todas as soluções propostas sejam avalia-
das, pois aspectos não tão visíveis para todos podem influenciar 
na análise.
Importante
Ainda que a mudança não tenha atingido toda a estrutura organizacional, é preciso 
avaliar o impacto em todas as áreas. Qualquer modificação sempre irá afetar a organi-
zação como um todo. Mudanças nos métodos e rotinas de trabalho envolvem pessoas e 
podem criar uma mudança de comportamento e resistência por parte dos colaboradores.
Não menos importante é a averiguação da disponibilização de tecnologia 
para a aplicação da mudança. O mundo é veloz, o avanço tecnológico caminha 
a passos largos e, para acompanhar esse progresso, é preciso que as organiza-
ções estejam preparadas operacionalmente e financeiramente.
8.3 Fase III — Implantação e Controle
A implantação das mudanças pode trazer alguns inconvenientes, tais como o au-
mento da carga de trabalho devido à mudança estrutural ou nos métodos e processos de 
trabalho e a tensão e risco de conflitos por conta da resistência à mudança.
Para evitar tais transtornos, deve-
-se preparar adequadamente a força 
de trabalho, distribuindo racionalmente 
as atividades e implantar a mudança de 
maneira gradual, gerando um menor im-
pacto.
Análise Administrativa 12
Ainda, programar implantações si-
muladas para aferir até que ponto a for-
ça de trabalho está apta a internalizar a 
mudança.
8.4 Controle dos Resultados
Como toda a fase de controle, tem como objetivo verificar se as soluções propostas 
são realmente as melhores. Trabalha-se com dois indicadores:
Quantitativo: o controle 
poderá ser encerrado quan-
do 50% das mudanças, por 
exemplo, tiverem sido imple-
mentadas;
Qualitativo: quando uma 
amostra significativa de opera-
dores, 60% por exemplo, estiver 
desenvolvendo seu trabalho nor-
malmente.
Muitas organizações, ao implementar mudanças de softwares 
de gestão, trabalham com a chamada “Fase de Homologação”, em 
que o sistema antigo e o sistema novo são utilizados simultanea-
mente, imputando os mesmos dados. Embora haja retrabalho, isso 
permite que sejam identificados possíveis desvios no momento da 
operacionalização.
Ainda, programar implantações si-
muladas para aferir até que ponto a for-
ça de trabalho está apta a internalizar a 
mudança.
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Neste material, observamos que a análise administrativa é uma ferramenta utilizada 
pelos administradores quando é necessário diagnosticar as causas dos problemas admi-
nistrativos e que cria, também, subsídios para indicações de soluções planejadas para 
esses problemas.
Para que se obtenha sucesso, é preciso considerar que organizações são sistemas 
abertos, pois efetuam trocas constantes com o ambiente, tais como mão de obra, maté-
ria- prima, informações etc. O processo terá início com o levantamento dos dados através 
da utilização de entrevistas, questionários, revisão da literatura e observação pessoal. 
Em seguida, as soluções propostas são implantadas e, como em qualquer processo ad-
ministrativo, a fase do controle é importante, pois através dela são identificados possíveis 
desvios, além de permitir alterações e correções.
Por fim, trabalhamos exercícios que fixaram o conteúdo abordado e avaliaram o co-
nhecimento adquirido.
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CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as 
rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009.
CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e 
abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012.