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TEXTO DE APOIO SOBRE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO APLICADO ÀS ORGANIZAÇÕES SEM FINS LUCRATIVOS Marcos Olímpio Gomes dos Santos Évora 28 de Junho de 2011 1 SIGLAS BSC – Balanced Score Card OSFL – Organizações Sem Fins Lucrativos PE – Planeamento Estratégico SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats 2 RESUMO Este artigo aborda a problemática do planeamento estratégico aplicado às Organizações Sem Fins Lucrativos (OSFL). Inicialmente releva-se a pertinência e a importância do Planeamento Estratégico e os modelos aplicáveis. Seguidamente tipifica-se as características da época actual no âmbito das quais se justifica a implementação dum processo deste tipo. Justifica-se depois a aplicação do PE às OSFL e refere-se quais são os traços a que devem hoje obedecer as OSFL (aprendentes, qualificantes, e ágeis) e o contributo do PE para se alcançar este desiderato. Palavras-chave: Planeamento estratégico; Carta de Missão; Balanced Score Card; Organizações Sem Fins Lucrativos 3 ÍNDICE Introdução……………………………………………………………………………………………... 04 Conceito e breve historial do Planeamento Estratégico…………………………………………. 08 Os modelos de Planeamento Estratégico aplicados às organizações do Terceiro Sector…... 12 Factores de sucesso e insucesso no processo de Planeamento Estratégico…..…………….. 21 O contexto actual e os desafios que se colocam às organizações do Terceiro Sector………. 24 As organizações do Terceiro Sector para o Século XXI…………………………………………. 27 Considerações Finais………………………………………………………………………………… 32 Bibliografia……………………………………………………………………………………………... 37 Anexos…………………………………………………………………………………………………. 41 4 INTRODUÇÃO Na época actual as Organizações do Terceiro Sector debatem-se com problemas e enfrentam desafios complexos, provenientes das envolventes em que se inserem. O grau de interacção entre uma organização e essas envolventes, segundo Paulo Vasconcelos (1979), pode ser positivo, neutro ou negativo, dependendo do comportamento (estratégico) assumido pela organização perante o contexto em que se insere. O referido autor ilustra os comportamentos opcionais de uma organização e as respectivas consequências conforme consta no quadro seguinte. Quadro 1 - comportamentos opcionais e respectivas consequências GRAUS DE INTERAÇÃO COMPORTAMENTO CONSEQÜÊNCIAS NEGATIVO (Dinossauro) Não Reagente Não Adaptativo Não inovativo Sobrevivência a curto prazo Extinção NEUTRO (Camaleão) Reagente Adaptativo Sobrevivência a longo prazo Estagnação POSITIVO (Homo Sapiens) Reagente Adaptativo Inovativo Sobrevivência a longo prazo Desenvolvimento Fonte: Vasconcellos (1979) Esses problemas encontram-se relacionados com as questões seguidamente formuladas. Onde estamos? Para onde vamos? Quem somos? O que deveremos e o que queremos ser? Para o que nos devemos preparar? O que deveremos fazer? Também Michel Godet, destaca as seguintes quatro questões básicas que se colocam em processos deste tipo: i) Que pode acontecer no futuro? ii) Que posso fazer? iii) Que vou fazer? iv) Como vou fazê-lo? e, ainda uma questão prévia e essencial: Quem sou eu? O autor esclarece que a prospectiva dá conta da primeira questão; os decisores, da segunda; e o processo de planeamento estratégico, das duas seguintes. A resposta à quinta questão, prévia e essencial, deve ser objecto de debate por parte de todos os actores envolvidos nos processos. 5 A propósito Michel Crozier sublinha que talvez seja esta a questão mais difícil, destacando que “o problema é o problema”, ao referir-se à dificuldade maior que consiste em definir exactamente o que queremos ou o que somos. Para dar resposta a questões surge assim a necessidade de elaboração dos planos estratégicos, inseridos no percurso do pensamento estratégico que seguidamente se explana. Figura 1 - Fases do pensamento estratégico 4. Gestão estratégica: Criar o futuro 3. Planejamento orientado externamente: Pensar estrategicamente Análise dinâmica Análise estática 2. Planejamento com base em previsões: Prever o futuro 1. Planejamento financeiro:Cumprir o orçamento anual Fonte: A. Neto (s/d) A utilidade dum processo de planeamento estratégico pode, segundo Bernard Viollier (Presidente da AFPLANE), resumir-se em cinco aspectos. 1. Analisar e gerir a mudança; 2. Traçar as via de desenvolvimento coerente; 3. Melhorar os resultados da organização; 4. Permitir a integração da organização 5. Constituir um instrumento de aprendizagem Num outro texto,1 é referido que o planeamento estratégico é um processo cuja implementação possibilita: 1. Agilizar decisões 1 Plano Estratégico da Universidade Federal de Vila Viçosa: www.cpd.ufv.br/planogestao/doc/apresenta_seminario.ppt 6 2. Melhorar a comunicação (interna e externa) 3. Aumentar a capacidade dos dirigentes para tomar decisões 4. Promover uma consciência colectiva 5. Adoptar uma visão de conjunto 6. Levar a cabo uma maior delegação de competências 7. Apontar uma direcção única para todos os intervenentes 8. Orientar programas de qualidade 9. Melhorar o relacionamento da organização com seu ambiente interno e externo Mas é P. Pfeiffer (2000) que explana de uma forma mais exaustiva as mudanças positivas específicas que podem advir da implementação dum processo de planeamento estratégico, as quais são na óptica desse autor as seguintes: � Fortalecimento da competência: a organização é capaz de cumprir com os compromissos que lhe foram atribuídos por meio de um mandato, de maneira mais rápida e melhor; � Aumento da eficiência: a organização alcança os mesmos ou melhores resultados com uma menor aplicação de recursos; � Melhoria da compreensão e da aprendizagem: a organização e os membros compreendem melhor a sua situação e o seu ambiente. A aplicação sistemática de instrumentos de gestão lhes capacita a aprender melhor. Com isso cria-se, por um lado, uma memória colectiva da organização e, por outro, aumenta a capacidade de aprendizagem individual; � Melhores decisões: as decisões que têm de ser tomadas passam a ter mais consistência e uma linha mais clara se os futuros impactos são suficientemente analisados; � Melhoria do desempenho organizacional: a reflexão sobre as debilidades e as forças organizacionais ajuda a os decisores a desenvolver estruturas e procedimentos mais adequados; � Aperfeiçoamento da comunicação interinstitucional e das relações públicas: Missão, Visão, Estratégias e Objectivos que foram elaborados conjuntamente pelos stakeholders orientam melhor todos os envolvidos na sua contribuição para o objectivo comum; � Fortalecimento do apoio institucional: um Plano Estratégico que se baseia num amplo consenso usufrui uma legitimação mais sólida e pode contar com um apoio supra institucional mais amplo. No entanto o autor chama a atenção para que os benefícios mencionados só poderão vir a ser alcançados se os instrumentos accionáveis forem aplicados de maneira séria e 7 competente, o que implica que tenha ocorrido uma transformação favorável no pensamento e na acção dos responsáveis por uma organização. Mas perante tais vantagens potenciais, P. Pfeiffer interroga-se acerca da reduzidaaplicação do Planeamento Estratégico, aduzindo que na maioria dos casos são expendidas desculpas esfarrapadas, salientando ainda que, existem também boas razões para não se iniciar um Planeamento Estratégico, as quais são: � Uma organização não dispor de nenhum recurso para realizar qualquer medida que seja considerada necessária pelo planeamento; � Uma organização não dispor de capacidade e competência técnica mínimas para conduzir o processo; � Os responsáveis políticos e administrativos da organização não assumirem o compromisso para levar o processo até ao planeamento operacional. É sobre este tema que incide o texto que segue, através do qual se procura contribuir para uma reflexão sobre este importante instrumento de actuação nos tempos que atravessamos. O texto ao longo do qual o autor sistematiza as reflexões efectuadas encontra-se estruturado através dos seguintes pontos: � Conceito e breve historial do planeamento estratégico � Os modelos de Planeamento Estratégico aplicados às organizações do Terceiro Sector � O contexto actual e os desafios que se colocam às organizações do Terceiro Sector � As organizações do Terceiro Sector para o século XXI � Considerações Finais � Bibliografia Nos Anexos constam remissões ou esclarecimentos sobre os seguintes tópicos: i) Definições de planeamento estratégico, ii) Fases do processo de Planeamento Estratégico, iii) Principais conceitos relacionados, iv) Exemplo de uma proposta apresentada para elaboração dum plano estratégico, v) Carta de Missão (Estrutura usual), vi) Balanced Score Card (Estrutura adaptada), vii) Mapas estratégicos – Exemplos, e, viii) Guião (longo) utilizado para complementar a informação inserida na Carta de Missão. 8 CONCEITO E BREVE HISTORIAL DO PLANEAMENTO ESTRATÉGICO Entende-se por Planeamento Estratégico o processo ou modo sistemático de gerir a mudança e de criar o melhor futuro possível para uma determinada organização, entidade, empresa ou território. É um processo criativo para identificar e realizar as acções mais importantes para a sustentabilidade do sistema, tendo em conta os respectivos pontos fortes e fracos, conjugados com as ameaças e as oportunidades futuras que se lhe apresentam. Numa outra definição pode ler-se que consiste num processo através do qual se tenta “definir objectivos concretos longínquos (médio e longo prazos) e objectivos concretos actuais (curto e médio prazos); definir a forma de os alcançar (com, quando e onde), o que pode incluir a ultrapassagem de ameaças ou obstáculos (acção estratégica em termos substanciais)" (L. Santos, 1983: 269).2 Segundo P. Pfeiffer (200), a implementação dum processo de planeamento estratégico assenta no pressuposto de que os problemas são inúmeros e que é impossível tratá-los ao mesmo tempo com eficiência. Por isso, é frequente que o planeamento tenha início com uma análise do ambiente, onde, através de técnicas adequadas, (nomeadamente a análise STEP e a análise SWOT) são identificadas as principais questões que afectam uma determinada organização. Através desse levantamento, são identificadas prioridades, considerando que alguns problemas têm um peso maior que outros, bem como, alguns são causas e outros são consequências. Este raciocínio implica a priorização dos problemas mais significativos e os que são causadores de outros problemas identificados na análise. A partir da escolha das prioridades, o papel atribuído ao planeamento, consiste em encontrar meios para eliminar ou diminuir os obstáculos ou ameaças ao desenvolvimento da organização. Isso será feito através da definição dos objectivos e da execução das actividades necessárias para alcançar tais objectivos. Desde a Antiguidade Clássica que o PE vinha sendo aplicado no âmbito militar e só na década de cinquenta do século XX é aplicado à prática da gestão empresarial,3 como resultante das duas seguintes correntes de pensamento, conforme referido numa publicação do programa Delnet (2002): 2 No Anexo ? constam várias definições de planeamento estratégico, que permitem ao leitor seleccionar a que considerar mais elucidativa. 3 Embora refira que a “sua aplicação na área da administração de empresas iniciou-se possivelmente pelo uso da expressão “business policy” em meados do século 20 (Hoskisson, 1999)”. 9 • A primeira corrente resultou do desenvolvimento da planificação de programas e orçamentos no começo da Segunda Guerra Mundial. Muitas empresas adoptaram o orçamento como uma ferramenta para melhorar o controlo das suas operações. Os orçamentos anuais converteram-se rapidamente em planos quinquenais dado o reconhecimento das consequências financeiras que muitas decisões empresariais implicavam a longo prazo. • A segunda corrente de pensamento teve origem na Escola de Negócios de Harvard, onde se destacava a importância de dispor de uma estratégia corporativa global. Até esse momento, a teoria da gestão empresarial havia-se concentrado no estudo separado de funções como a produção, as finanças, o marketing, a logística, etc. Contudo, à medida que as empresas cresceram e se tornaram mais complexas, necessitaram de um método sistemático para estabelecerem as suas estratégias. Tal como já referido, o planeamento estratégico começou a aplicar-se nas empresas privadas norte-americanas nos finais dos anos 50 como resposta aos problemas acima identificados, alargando-se a sua utilização nos anos 60 e 70, e no início dos anos oitenta começou a ser adaptado à resolução dos problemas das áreas urbanas, das regiões e às Organizações do Terceiro Sector. Assim, embora o planeamento estratégico venha sendo aplicado na administração pública e no sector privado, de acordo com Peter Pfeiffer (2000), apresenta algumas peculiaridades apresentadas no quadro seguinte. Quadro 2 – Diferenças da estratégia entre os sectores público e privado Dimensão Sector privado Sector público Missão • Limitada (a determinados produtos E/ou serviços) • Definida pela direcção ou pelos Proprietários • Ampla e não específica (muitas vezes implicitamente subentendida e não explicitamente definida) • Obrigatória na base de um mandato Visão • Baseada na missão e na análise do ambiente • Coerente com as próprias possibilidades • Determinada pela política • Ampla e não específica • Muitas vezes incoerente com os recursos disponíveis Organização • Funcional • Linhas claras de decisão • Relativamente simples • Parcialmente funcional • Superposição de funções e política • Complexa Clientela • Limitada ao campo de operação da empresa • Relação definida através de compra ou contrato • Ampla e diversificada • Relações mal definidas • “Cliente” não visto como tal Propósito de actuação • Realizar lucro • Cumprir missão • Servir ao púbico • Servir à política informalmente Forma de actuação • Tem de ser eficiente • Dinâmica • Não precisa ser eficiente • Geralmente lenta e burocrática Fonte: P. Pfeiffer, 2000, p.11 10 Saliente-se a propósito que, conforme F. Fragoso (2002) refere, de entre as 25 ferramentas de gestão conhecidas (nomeadamente no sector empresarial), as mais utilizadas no mundo,4 são segundo a Bain & Company (2000) as seguintes: i) Planeamento Estratégico (92%); ii) Missão/Visão (86%); iii) Aferição da Satisfação do Cliente (80%) e, iv) Benchmarking (79%). Em complemento do que já foi referido anteriormente, pode afirmar-se que a importância do processo de Planeamento Estratégico (e da Estratégia), reside para uma organização sem fins lucrativos (e para os intervenientes), nas seguintes resultantes:5 � Criação duma visão compartilhada; � Mobilização de pessoas e recursos para objectivoscomuns; � Definição de novos rumos e caminhos a seguir; � Desenvolvimento da interacção entre sectores e pessoas; � Incentivo ao pensamento a curto, médio e longo prazo; � Assunção de um maior controlo sobre o respectivo destino; � Percepção de oportunidades; � Transformação de ameaças em oportunidades; � Estímulo à interacção e negociação; � Desenvolvimento dum processo educacional; � Disseminação de ideias. Esta importância justifica-se segundo C.K. Prahalad e G. Hamel (2006), pela existência das seguintes traços que caracterizam a actual época de globalização: � A estabilidade foi substituída pela volatilidade; � O ambiente local tornou-se ambiente global; � As fronteiras sectoriais que eram claras serão incertas; � Os intermediários serão trocados pelo acesso directo; � As organizações especialistas substituem a integração vertical; � As tecnologias isoladas tornam-se tecnologias integradas. � A concorrência entre organizações similares será uma realidade; � O ambiente ainda “aconchegante” tende a tornar-se hipercompetitivo; 4 Conforme referido no texto consultado, são as indicadas seguidamente: ABM - Activity Based Management; Aferição da Satisfação dos Clientes; Alianças Estratégicas; Análise da Cadeia de Valor; Análise de Migração de Mercado; Análise de Portfólio; Análise do Valor para o Accionista; Balanced Scorecard; Benchmarking; Competências Essenciais; Equipes Autodirigidas; Equipes de Integração Pós-fusão; Estratégias de Crescimento; Gestão do Conhecimento; TQM; Groupware; Missão/Visão; Planeamento de Cenários; Planeamento Estratégico; Redução do Tempo de Ciclo; Reengenharia; Remuneração por Desempenho; Retenção do Cliente; Segmentação da Clientela; Terceirização. 5 Adaptado de Prefeitura de Tibaci (s/d). 11 Face às especificidades das Organizações do Terceiro Sector, os modelos utilizados pelas empresas foram adaptados por alguns autores de entre os quais se destacam entre outros John Bryson (1988) e a dupla Paul C. Nutt e Robert W. Backoff (1992). 12 OS MODELOS DE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO APLICADOS ÀS ORGANIZAÇÕES DO TERCEIRO SECTOR Vários são os autores que se têm debruçado sobre esta problemática.6 Deve-se porém a John Bryson (1988) e aos autores Paul C. Nutt e Robert W. Backoff (1992), alguns dos principais contributos para o avanço do planeamento estratégico aplicado às OSFL, com base nos modelos de análise e actuação que seguidamente se apresentam. Figura 2 - Modelo de Nutt & Backoff METÁFORA DO CAMPO DE TENSÃO 6 A título de exemplo pode referir-se G. Steiner (1979), J. Bracker e W. Pearson (1986), L. Goodstein, T. Nolan, J. Pfeiffer (1993), F. David (2001) e, R. Kaufman, J. Herman e K. Watters (2002), autores cujos modelos se encontram referenciados por Carlos Amorim (2004. Também I. Ansoff (1977); G. Johnson e K. Scholes, (1997); A. Thompson e M. Strickland (2000) e, D. Hussey (1996), deram contributos importantes para o aprofundamento do tema. SITUAÇÃO CORRENTE QUEM SOMOS? QUEM SÃO OS NOSSOS UTENTES? COMO SOMOS VISTOS POR AQUELES QUE SÃO IMPORTANTES PARA NÓS? QUE PERSONALIDADE TEMOS ACTUALMENTE COMO ORGANIZAÇÃO? + + + + FORÇAS - - - - FRAQUEZAS OPORTUNIDADES + + + + + + + - - - - - - AMEAÇAS SITUAÇÕES FUTURAS O QUE SEREMOS? QUAIS DEVERÃO SER OS NOSSOS UTENTES? O QUE DEVEREMOS FAZER? COMO QUEREMOS SER VISTOS? QUAL A IMAGEM QUE PENSAMOS SER IMPORTANTE PARA NÓS? QUE PERSONALIDADE TEREMOS? Fonte: Nutt & Backoff (1992), p. 158 13 Este modelo foi complementado por Nutt & Backoff através de uma grelha analítica apresentada abaixo. Figura 3 - Fases do Processo de Gestão Estratégica PASSOS FASE 1: CONTEXTO HISTÓRICO 1. Tendências e factos 2. Direcções 3. Ideais FASE II: AVALIAÇÃO SITUACIONAL 1. Forças 2. Fraquezas 3. Oportunidades 4. Ameaças FASE III: AGENDAMENTO DOS PROBLEMAS ESTRATÉGICOS FASE IV: OPÇÕES ESTRATÉGICAS 1. Seriação das acções 2. Temário estratégico FASE V: ANÁLISE DE VIABILIDADE 1. Análise de stackholders (internos e externos) 2. Análise de recursos FASE VI: IMPLEMENTAÇÃO 1. Gestão de recursos 2. Gestão de stackholders Fonte: Nutt & Backoff (1992), pp. 167 Estas propostas dos autores referidos foram antecedidas de uma outra, apresentada por por J. Bryson (1988), outro autor já mencionado, a qual inclui mais alguns tópicos fundamentais para conhecimento teórico do processo e actuação prática no terreno, e que se apresenta na página seguinte. PESQUISA DE: SÍNTESE DE: SELECÇÃO DE: 14 Figura 4 - Modelo de Bryson 1 ACORDO INICIAL (plano para planear) 2 MANDATOS 3 MISSÕES/ VALORES 6 PROBLEMAS ESTRATÉGICOS 7 ESTRATÉGIAS -Alternativas práticas -Barreiras -Propostas de fundo -Acções -Programa de trabalho 8 Descri- ção da Organi- zação no futuro (visão de sucesso) A C Ç Õ E S R E S U L T A D O S FORÇAS FRAQUEZAS INTERNAS OPORTUNIDADES AMEAÇAS 5 AMBIENTE INTERNO RECURSOS -Humanos -Económicos -Informação -Competência ESTRATÉGIA ACTUAL -Global -Funcional ou -Departamental PERFORMANCE -Resultados -História Formulação estratégica Implementação 4 AMBIENTE EXTERNO / ENVOLVENTE - CENÁRIOS FORÇAS/TENDÊNCIAS -Políticas -Económicas -Sociais -Tecnológicas UTENTES CONCORRENTES/ /PARCEIROS 15 De entre os autores já mencionados e outros não referidos, há os que adoptam modelos sucintos e circunscrevem o processo a um número bastante reduzido de sequências, até aos que utilizam um número mais alargado de passos. No modelo de Bryson (1988) conforme interpretação realizada por C. Silva (1995) cuja transcrição (com algumas adaptações) consta abaixo, os passos a percorrer são os seguintes: Etapa 1: Na qual é importante que haja um largo CONSENSO SOBRE O PROCESSO de planeamento estratégico, quer ao nível dos líderes e decisores internos, quer, se possível, também em consonância com agentes-chave externos, uma vez que o compromisso e apoio dos mesmos são vitais para o êxito. De facto, a inclusão de stakeholders (parceiros) exteriores é crucial para o sucesso pretendido, tanto mais quanto os aspectos práticos e as consequências inerentes à implementação do plano envolverem múltiplos interessados. São aspectos iniciais a concretizar, portanto, a identificação das pessoas, grupos ou organizações a envolver, e negociar e acordar com todos, ou parte, desses decisores: i) - a intenção e objectivos do plano; ii) - os passos preferenciais do processo; iii) - a forma e timing dos relatórios; iv) - o papel e função de cada grupo ou comissão empossado para concretizar o processo; v) - os recursos a adoptar ao longo do processo de planeamento. Etapa 2 - Importa identificar os MANDATOS organizacionais, as competências e atribuições. Estes constituem os deveres que a organização se encontra obrigada a cumprir, por legislação relevante, resoluções, despachos, directivas ou outras.Etapa 3 - É a fase de clarificação da MISSÃO, VOCAÇÃO, VALORES organizacionais. A Missão é a sua razão de ser e conjuntamente com os Mandatos constitui a justificação social da sua existência. No caso de um organismo estatal ou organização não governamental isso significa identificar as necessidades sociais e políticas, que a organização procura preencher. Mas, mais, a identificação da Missão significa o envolvimento dos agentes internos e externos para os quais essa organização é relevante. Neste caso, um parceiro (stakeholder), interno e externo, define-se como qualquer pessoa, grupo ou organização que mobiliza a atenção, os recursos e os resultados do trabalho de uma organização ou que pode ser afectado por ela. No caso de uma câmara municipal, os stakeholders são os cidadãos, funcionários, partidos políticos, sindicatos, associações empresariais, actores socioculturais, etc. A atenção 16 dedicada às preocupações dos parceiros é crucial, porque a chave do sucesso consiste precisamente na satisfação dos parceiros-chave. Analisados os parceiros-chave pela equipa responsável do processo de planeamento estratégico, a declaração de Missão é completada com a resposta a seis questões seguintes: 1ª.- Quem somos como organização/comunidade? 2ª.- Quais são as necessidades sociais básicas, ou necessidades políticas, que há que pre- encher junto da comunidade, ou que problemas sociais e políticos são endereçados à organização? 3ª.- O que fazemos, em geral, para reconhecer ou antecipar e responder a esses problemas? 4ª.- Como responderemos aos nossos parceiros-chave? 5ª.- Quais os nossos valores centrais e a nossa filosofia como organização que importa rele- var para manter a sua integridade? 6ª.- O que nos distingue, ou nos torna únicos? Se nada houver de único ou que distinga a organização, talvez se possa dizer que ela não existe. Todo este trabalho de reflexão deve, no entanto, desembocar numa declaração de missão, curta, mas o desenvolvimento da missão decorre das respostas a todas estas questões. Etapa 4 - Refere-se à análise do ambiente externo, à análise das OPORTUNIDADES e AMEAÇAS que a organização enfrenta. Os factores externos são aqueles sobre os quais a organização não exerce nenhum ou exerce um reduzido controle. As oportunidades e ameaças podem ser divisadas através da escrutinização de uma variedade de forças e tendências políticas, económicas, sociais e tecnológicas (a análise PEST - sigla das quatro tendências: Políticas, Económicas, Sociais e Tecnológicas). Importa evitar que as organizações se debrucem mais frequentemente sobre os aspectos negativos (Ameaças) das mudanças, e menos sobre as Oportunidades que se lhes apresentam. Os membros dos núcleos dirigentes de uma organização, particularmente se eleitos, frequentemente, são mais indicados para identificar e avaliar Ameaças e Oportunidades externas, do que os funcionários dessa organização, uma vez que são aqueles os responsáveis pela relação externa. Para a organização, é necessário apreender as primeiras manifestações dos acontecimentos e das tendências que estão a ocorrer no mundo à sua volta, e que provavelmente terão alguns efeitos sobre essa mesma organização, e na prossecução da sua missão. 17 Etapa 5 - Trata-se de analisar o ambiente interno: FORÇAS e FRAQUEZAS. Ao identificar forças e fraquezas internas, a organização deve sopesar os seus recursos (inputs), debruçar-se sobre a sua presente estratégia e, finalmente, sobre os resultados (outputs). Anote-se que a etapa 4 e 5 são, pura e simplesmente, o desdobramento do método SWOT,7 conhecido desde as primeiras contribuições dos investigadores da Harvard Business School, nos anos 60. Etapa 6 - Pretende IDENTIFICAR OS PROBLEMAS ESTRATÉGICOS enfrentados pela organização. As anteriores cinco etapas do processo de planeamento conduzem a identificar as questões fundamentais que afectam os mandatos, a missão, os valores, o nível dos serviços, os utentes, os custos, financiamento, ou gestão de uma determinada organização. Etapa 7 - Visa FORMULAR ESTRATÉGIAS para gerir os problemas. Bryson explicita que, em sua opinião, os passos a que deve obedecer o desenvolvimento da estratégia são: - Primeiro: Fazer a identificação de alternativas práticas, e sonhos ou visões para resolver problemas estratégicos; - Segundo: A equipa de planeamento deverá enumerar as barreiras que impedem a viabili- zação das alternativas, sonhos, visões, e que vão incidir directamente na sua concretização; - Terceira: Uma vez listadas as barreiras susceptíveis de prejudicar a realização de alter- nativas, sonhos, visões, a equipa desenvolve as propostas que permitam al- cançar essas alternativas, directamente ou não, para o que terá que vencer as barreiras referidas. - Quarta: Realizar a identificação das acções necessárias para, nos dois ou três próximos anos, se implementar as principais propostas. - Quinta: A elaboração do programa de trabalho para os próximos 6/12 meses é tarefa indispensável, com a finalidade de guiar a implementação das acções revistas. Em síntese, uma estratégia efectivamente formulada para gerir os problemas, deve obedecer a diversos critérios, como seja ser tecnicamente exequível, politicamente aceitável para os parceiros-chave, estar de acordo com a filosofia da organização e valores fundamentais, observar padrões éticos e legais, e abordar adequadamente os problemas para cuja resolução a organização se encontra direccionada. Etapa 8 - Visa estabelecer uma efectiva visão organizacional do futuro, ou VISÃO DE SUCESSO no futuro. A organização, neste passo final, descreve como pretende ser, caso 7 SWOT é a sigla em língua inglesa de Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Oportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). 18 consiga implementar, com êxito, as suas estratégias e colocar em acção todo o seu potencial. São incluídos em tal descrição, quando é feita, os seguintes tópicos: i) a missão, ii) as estratégias básicas, iii) os critérios de desempenho, iv) algumas decisões importantes e, v) padrões éticos esperados dos seus colaboradores. De uma forma também bastante descritiva, consta de seguida uma proposta de modelo que engloba um ciclo que pode decorrer ao longo das nove etapas seguintes: i) Pré-diagnóstico; ii) 2 Sensibilização; iii) Diagnóstico Estratégico; iv) Definição da base estratégica corporativa; v) Definição de estratégias; vi) Definição de Planos de Acção; vii) Definição de recursos; viii) Implementação; ix) Monitoração, Avaliação e Controle.8 Cada uma dessas etapas é seguidamente descrita. Etapa 1 – Pré-diagnóstico Esta etapa consiste num “primeiro olhar” sobre a organização e as suas envolventes. Através de conversas informais com os dirigentes concluir-se-á se: i) A organização precisa de implementar um processo de planeamento; ii) Quem poderá desenvolver esse planeamento, e iii) Quais as expectativas dos dirigentes com relação aos resultados. Os autores do texto consideram esta etapa como fundamental, permitindo se for o caso, evitar que não se inicie o processo de planeamento estratégico em momento errado. Esta avaliação pode ser feita numa reunião ou inquirindo alguns dos membros da organização. Etapa 2 – Sensibilização Caso seja identificada a necessidade de se desenvolver o processo de planeamento estratégico, é então fundamental sensibilizar os integrantes de toda a organização para a importância do planeamento, desmistificando os “fantasmas” que existem em torno de qualquer acção que provoque mudança. Etapa 3 – Diagnóstico Estratégico Após a etapa da sensibilização, segue-se o desenvolvimentode um diagnóstico estratégico mais detalhado da real situação da organização e de seu ambiente externo – meio social. É também chamado de análise situacional. Os autores chamam a atenção para que deve ser apenas um roteiro, podendo-se acrescentar variáveis e alterando o que se considerar interessante, a fim de adaptá-lo à realidade da organização na qual está sendo desenvolvido o diagnóstico estratégico. Para poder optimizar os resultados de qualquer diagnóstico deve-se considerar os conceitos seguintes: ponto forte, ponto fraco, oportunidade e ameaça. 8 Excerto adaptado do texto constante no seguinte site: www.senado.gov.br/.../PLANEJAMENTO%20ESTRATÉGICO.doc 19 Quadro 3 – Definição de ponto forte, ponto fraco, oportunidade e ameaça. Ponto Forte: é uma diferenciação da Organização que lhe proporciona uma vantagem competitiva. Oportunidade: é uma força ambiental externa que pode criar uma situação favorável para a organização. Ponto Fraco: é um aspecto negativo da organização que lhe proporciona uma desvantagem competitiva. Ameaça: é uma força ambiental externa que cria uma situação de risco para a organização e que não pode ser evitada. Para agilizar este procedimento poderá ser utilizado um roteiro no estilo de lista de verificação ou check list onde constem os itens que são comuns a várias organizações. Etapa 4 – Definição da base estratégica organizacional ou corporativa Nesta etapa é traçada a identidade da organização, sendo assim definidos os seguintes traços identitários: i) missão, ii) visão, iii) actividade (ou negócio), os quais deverão ser complementados com um slogan, valores e objectivos a alcançar. Nos parágrafos que se seguem aprofunda-se cada um desses temas. - A missão deve representar o que a organização quer ser. Tem uma conotação futura. Tal como sucede na etapa de sensibilização, a definição da missão pode ser feita a partir de uma reunião com os dirigentes da organização, com as testemunhas-chave ou até mesmo com todos os colaboradores. Há diversas vias de se desenvolver uma missão, se tivermos preparadas algumas questões, essa tarefa será simplificada. Questões essas que podem ser as seguintes: i) O que devemos fazer? ii) Qual o perfil de nosso “utente/cliente”?, iii) Como devemos atender nossos “utentes/clientes”? Quais meios devem ser escolhidos? e, iv) Qual a responsabilidade social que devemos assumir? - A visão deve representar um sonho a ser perseguido. Há organizações que querem sobressair qualidade de seus produtos e serviços, outras pela sua dimensão (porte) e outras pela e há ainda as que querem as duas coisas. Cabe a cada organização, e a seu dirigente ou dirigente, escolher o caminho e o seu sonho. A partir da definição de actividade ou negócio, referem os autores que de pode formular um slogan para a organização, que poderá e deverá ser usado como marketing institucional. - Os valores devem representar a forma de conduta de todas as pessoas da organização. Identificados os valores que os membros duma organização devem adoptar e seguir no relacionamento entre si, com os utentes e para com o seu local de trabalho, deverá especificar-se porque cada um desses valores é importante para a organização. - Os objectivos estratégicos representam um resultado a ser atingido 20 Etapa 5 – Definição de estratégias Para cada estratégia definida em função dos objectivos a atingir, defendem os autores que se deve atribuir uma nota aos factores, e que, quanto maior o valor atribuído, maior será o nível de gravidade, urgência ou tendência. Deverá então proceder-se à aplicação da matriz GUT. Etapa 6 – Definição de Planos de Acção Este instrumento acolhe: i) por cada estratégia definida, um conjunto de acções, ii) para cada acção uma meta exequível e um responsável pela respectiva execução. Esta fase envolve todos os níveis hierárquicos envolvidos no planeamento elaborado e inserido num cronograma de execução. Etapa 7 – Definição de recursos Todos os recursos, nomeadamente os financeiros devem ser calculados, mesmo que a organização não vá gastar além das despesas normais, refira-se neste caso as despesas mínimas correntes (As realizadas com a manutenção dos equipamentos e com o funcionamento dos órgãos). Etapa 8 – Implementação Segue-se então a fase na qual será dado cumprimento ao que se encontra vertido no plano (objectivos e metas). No princípio de cada ano (ou no final do ano antecedente) deverá ser elaborado um relatório detalhado do que a organização se propõe realizar (Plano de Actividades e Orçamento), e no final desse mesmo ano (ou nos próximos meses do ano seguinte) deverá ser elaborado o Relatório de Execução e Contas ou Relatório de Execução Físico-Financeira. Etapa 9 – Monitorização, Avaliação e Controle Ao longo da vigência do processo de planeamento deverão ocorrer momentos de monitorização (trimestral, quadrimestral ou em alguns casos semestral), e de avaliação (intercalar / formativa, final / sumativa e, de impactos). Para além destes são ainda referidos por J. Ramos e L. Ferraz (2006) o modelo Trevo e o modelo de Oster.9 9 Modelos a desenvolver em próximas actualizações a partir da publicação referida e de B. Oliveira et al. (2005). 21 FACTORES DE SUCESSO E INSUCESSO NO PROCESSO DE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO É consensual que o planeamento estratégico engloba um conjunto de ferramentas as quais por si só são insuficientes, mas quando é seguido de planeamentos tácticos e operacionais, consiste numa robusta ferramenta para implementar o pensamento estratégico da organização. Deverá porém ter-se em atenção que a maioria das estratégias de sucesso depende muito da descoberta de formas de atingir visões de futuro para a organização10. Neste quadro, A. Morgado e F. Pinho (2009) destacam de entre os factores que contribuem para o sucesso de um processo de planeamento estratégico, os seguintes: i) Consciência generalizada da sua necessidade; ii) Decisão pela sua utilização e concretização; iii) Envolvimento efectivo da direcção; iv) Disponibilização continuada de informações relevantes para o Planeamento; v) Inteligência competitiva; vi) Aprendizagem organizacional; vii) Comunicação interna; viii) Equipa multidisciplinar; ix) Metodologia de processos. Já quanto aos factores de insucesso, são referidos nomeadamente i) Falta de comunicação na empresa das estratégias a implementar; ii) Inexistência de metas e indicadores fiáveis; iii) Inexistência de mecanismos de avaliação e controlo; iv) Fraca compreensão da visão e das estratégias aprovadas11; v) Fraca aptidão do pessoal; vi) Muitos dirigentes delegam o processo para os seus subordinados, e, vii) Muitos planos são focados em números, projecções e orçamentos. Uma pesquisa realizada com 100 empresas brasileiras revelou que apenas 10% das estratégias são implementadas com sucesso12 sendo que a maioria das falhas não decorriam de uma estratégia ruim, mas sim de uma execução ruim. As principais razões 10 Fonte: http://qualidadeonline.wordpress.com/2009/12/23/planejamento-estrategico-2/ 11 De acordo com os resultados de uma investigação conduzida por Patrícia Molino (2010), sócia responsável pela área de People & Change da KPMG no Brasil, “As noções de visão, valores e cultura corporativa não são seguidas por 91% dos líderes” (cerca de 170 executivos da área de recursos humanos que responderam ao questionário online da entidade sobre a cultura das empresas de alta performance). A pesquisa revela ainda que 70% dos pesquisados consideram que são poucos os líderes inspiradores, justos e capazes de estimular o desenvolvimento individual edas equipes. Por sua vez P. Norton () refere que: i) 95% dos colaboradores de uma organização não compreendem a estratégia; ii) 70% das organizações não associa sistemas de incentivos da gestão intermédia à estratégia; iii) 60% das organizações não associa os orçamentos à estratégia; iv) 85% das equipas executivas passa menos de 1 hora por mês a discutir a estratégia. 12 Fonte: Symnetics (ver: www.cin.ufpe.br/.../Planejamento%20Estrategico%20-%20Cassio.ppt) 22 encontradas nas falhas de implementação de 90% das estratégias não estavam portanto na formulação em si, mas nas 4 barreiras seguidamente explicitadas. � Barreira da Visão (Somente 5% do nível operacional compreende a estratégia); � Barreira das Pessoas (Somente 25% do nível gerencial possui incentivos vinculados ao alcance da estratégia);13 � Barreira dos Recursos (60% das empresas não vinculam recursos financeiros à estratégia); � Barreira de Gestão (80% dos decisores passam menos de 1 hora por mês discutindo a estratégia). Complementarmente L. Fascioni (s/d), refere que podem ocorrer falhas nas seguintes elementos necessários para implementar uma estratégia: � 1. Metas [ausência de desafio]; � 2. Acções [início comprometido]; � 3. Competências [medo e insegurança]; � 4. Recursos [frustração]; � 5. Incentivos [desmotivação]; � 6. Informações [caos]. Para J. Vaz os obstáculos ao sucesso do planeamento estratégico são os seguintes: i) Métodos de planeamento superficiais, burocráticos ou superdetalhistas; ii) Falhas na coordenação do processo de planeamento; iii) Planeamento sem realismo: planos inexequíveis; iv) Desconsideração das características da organização; v) Falta de recursos para implementação; vi) Gestores pressionados pela urgência; vii) Despreparo dos gestores e demais recursos humanos; e viii) Falhas na monitorização e avaliação. A este propósito H. Mintzberg (1994), aponta três principais falácias no planeamento estratégico, referindo que são as seguintes: i) Falácia de que predição é possível (conduz a supor que o mundo se mantém parado enquanto os planos estão sendo desenvolvidos e que se movimenta de acordo com o predito enquanto os planos são implementados), ii) Falácia da separação que se refere ao facto dos estrategas poderem estar separados do objecto de suas estratégias, iii) Falácia da formalização, ou seja, que o processo de criação da estratégia pode ser formalizado, o que implica uma sequência racional, desde uma análise através do processo administrativo até uma eventual acção. 13 Sobre este assunto, ter em atenção que têm sido realizados estudos científicos que comprovam que os mecanismos de motivação tradicionais, baseados em recompensa e punição, têm, na verdade, impacto negativo nos resultados de trabalhadores de alto valor agregado, aqueles que dependem de criatividade e raciocínio abstrato na execução do seu trabalho, o que se encontra condensado no conceito “motivação 3.0” abordado no livro com o mesmo nome de Daniel Pink. 23 Também sobre esta temática Steiner (1979) apresenta uma lista de dez erros que ocorrem frequentemente no processo de planeamento: 1. A alta administração assume que pode delegar a função de planeamento para a figura de um planeador ou estratega; 2. A alta administração envolve-se em problemas do dia-a-dia, não dedicando suficiente tempo para a tarefa de planeamento; 3. Falha no desenvolvimento das metas adequadas para a organização; 4. Falha na tarefa de envolver o pessoal do nível operacional no processo de planeamento; 5. Falha no uso de planos padrões para medir o desempenho da gestão; 6. Falha na criação de um ambiente propício na organização, para que não exista resistência ao planeado; 7. Pretender que o processo de planeamento esteja separado do resto do processo de gestão; 8. Excessiva formalização dentro do sistema, perdendo flexibilidade, simplicidade e diminuindo a possibilidade de criatividade; 9. Falha na revisão do planeado pela alta administração em conjunto com os departamentos e pessoas envolvidas; 10. A alta administração rejeita os mecanismos formais de planeamento, tomando decisões intuitivas que estão em conflito com os planos formais. Robert Sutton14 reforça a ideia de que uma estratégia pode fracassar se não for conferida a devida importância à execução (pelo que está é pelo menos tão importante quanto aquela), sublinhando que existe portanto um gap entre saber e fazer (que se prende com a execução através das pessoas), referindo ainda que, nomeadamente em processos de planeamento, as organizações sofrerem da “armadilha do papo inteligente” (onde dizer coisas inteligentes é considerado substituto de fazer coisas inteligentes), e chamando a atenção para que a competição interna disfuncional constitui um dos maiores empecilhos para transformar conhecimento em acção e a dificuldade de transformar o conhecimento em acção (o que se prende com a resposta à questão: o que acontece quando as pessoas falham?) e a dificuldade de medir a lacuna entre o saber e o fazer. 14 Ph.D. em Psicologia Organizacional pela Universidade de Michigan e professor de Management Science da Stanford University e também líder do Center for Work, Technology and Organizaton dessa universidade. 24 O CONTEXTO ACTUAL E OS DESAFIOS QUE SE COLOCAM ÀS ORGANIZAÇÕES DO TERCEIRO SECTOR A época actual caracteriza-se por dinâmicas tais como: Globalização; Flexibilização; Personalização; Desactualização e Complexificação, seguidamente especificadas. Globalização, com consequências entre as quais a impossibilidade de pleno emprego, a necessidade de educar para o lazer já que o trabalho não esgota a actividade do homem na Sociedade de Informação e a imperiosidade de transmitir competências básicas; Flexibilização, que exige organizações não hierárquicas mas flexíveis, (as Organizações Aprendentes ou Learning Organizations de Peter Senge), associadas a novas perspectivas que mostrem ser reflexivas (Mestria Pessoal e Modelos Mentais), colaborativas (Visão Partilhada e Aprendizagem em Equipa) e sistémicas (Pensamento Sistémico) Personalização, pois ao mudar o bem mais apreciado e gerador de riqueza das matérias primas para a informação, a Sociedade de Informação valoriza a pessoa humana e opõe-se aos tratamentos massificados e/ou de linha de produção utilizados pela Sociedade Industrial em muitas das suas instituições. Desactualização acelerada do conhecimento e necessidade de adopção de: estratégias metacognitivas (aprender a aprender) e formação contínua (tão importante como a inicial) Complexificação, que implica as seguintes necessidades: i) de encarar o complexo, ii) de modelar os fenómenos complexos; iii) de grande rigor na medição por causa da hipersensibilidade às condições iniciais dos sistemas dinâmicos não lineares; iv) de automação e controlo para os sistemas complexos; v) do aparecimento de novas áreas do conhecimento derivadas da complexidade como a Geometria Fractal, a Teoria do Caos,... Neste contexto Vários autores defendem portanto que as organizações do futuro se vão construir em torno das pessoas o que significa que a tónica será colocada sobre as competências individuais. Desta forma, "Considerar os indivíduos como os elementos base da organização resulta na capitalização que eles trazem à função, ou seja, a sua competência." 25 Numa outra publicação (FNQ, 2006), são identificadas na época actual as seguintes mudanças de paradigmas que enquadram a existência das OSFL. Quadro 4 - Mudanças de paradigmas no contexto actual DIMENSÕES DE PARA Ambiente externo Estabilidade, mudança progressiva e linearidade Turbulência, descontinuidadee mudança exponencial Organizações Máquina, como metáfora, sistema isolado e independente Sistema vivo, ecossistema, interdependência e adaptabilidade Sociedade e meio ambiente Restrições sujeitas a considerações custo/benefício Partes integrantes do ecossistema da organização Interação Competição, regionalidade e relacionamento utilitário Competição e cooperação, “globalidade” e relacionamento de qualidade Estrutura Pirâmide e integração vertical Redes e integração horizontal Percepção de valor Avaliação objetiva de ativos tangíveis Avaliação subjetiva de ativos intangíveis Liderança Comando e controle, liderança centralizadora e restrita à organização Líder como mentor, focalizador e símbolo, com liderança distribuída e abrangendo o ecossistema Inovação Localizada, tarefa para experts Cultural, distribuída e abrangendo o ecossistema Conhecimento Crescimento linear e acesso restrito Crescimento exponencial e acesso universal Aprendizado/ educação Função da escola e que se aprende uma vez para o resto da vida Função da escola e organização. Aprendizado contínuo para toda a vida Tecnologia da Informação Automação Mais tecnologia, menos pessoas Informatização. Maior conteúdo intelectual e transformação do trabalho em experiência mais rica e desafiadora Fonte: Fundação Nacional da Qualidade (2006) Por sua vez Junior Faj (2010) no seu texto “Mu-dança.” Ou você muda ou você dança15, refere que no actual período de mudanças, deve ser tomada na devida atenção que, as acções internas e externas que norteiam o funcionamento operacional de uma organização são as seguintes: � A globalizACÇÃO; � A administrACÇÃO; � A articulACÇÃO; � A criACÇÃOO; � A determinACÇÃO; � A diferenciACÇÃO; 15 Ver em http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/administracao/mu-danca._ou_voce_muda_ou_voce_danca._ 26 � A imaginACÇÃO; � A incrementACÇÃO; � A informACÇÃO; � A inovACÇÃO; � A interACÇÃO; � A motivACÇÃO; � A organizACÇÃO; � A superACÇÃO. Acrescenta este autor, que o contexto de actuação não para, o tempo não para, a ACÇÃO é contínua, pelo que nos deparamos diariamente com diferentes direcções, e perante esta realidade, sem ACÇÃO, é provável que as consequências desfavoráveis pela falta das mudanças exigidas afectem qualquer sector de actividade em geral e qualquer organização em particular, seja ele de pequena, média ou grande dimensão. 27 AS ORGANIZAÇÕES DO TERCEIRO SECTOR PARA O SÉCULO XXI As organizações que queiram responder aos desafios que se lhes colocam nesta fase da Humanidade devem criar as seguintes condições internas que possibilitem estímulos para a aprendizagem: • Liderança (visão partilhada, consenso e expectativas) • Objectivos • Actores (apoio individual, estímulo intelectual, modelo de exercício profissional) • Descentralização (estrutura, responsabilidades e autonomia) • Cultura (promover uma cultura de colaboração). Têm também de desencadear processos de aprendizagem que catalisem factores facilitadores como sejam: • A importância das melhores práticas versus cultura, experiência e competência comum. • Conhecer o meio • Insatisfação com a situação actual • Preocupação com os resultados • Disposição para a experimentação • Clima de abertura • Formação contínua • Disposição para inovar • Liderança empenhada • Formas de gerir o conhecimento (aquisição, disseminação e utilização) Daí que se exija assim actualmente que as organizações (Organizações qualificantes), sejam sistemas de comunicação, onde se valorize a aprendizagem e a inovação permanentes, estejam centradas na inteligência e no domínio das situações de imprevisto; estejam abertas para a explicitação da estratégia organizacional, realizada pelos próprios colaboradores; favoreçam o desenvolvimento da co-responsabilidade em torno de objectivos comuns; proporcionem um conteúdo dinâmico à competência profissional, ou seja, permitam que os colaboradores invistam em projectos de melhoria permanente de tal modo que eles pensem o seu know-how não como um stock de conhecimentos a serem preservados, mas 28 como uma competência – acção, ao mesmo tempo pessoal e inserida num projecto colectivo (Fleury, 1996: 189).16 Estas organizações qualificantes delegam muita da responsabilidade nas camadas mais operacionais ou próximas da base da sua estrutura, e tentam reduzir as linhas divisórias da organização, ao fazer com que as pessoas trabalhem em diferentes departamentos.17 Para além destas, outra característica da organização qualificante é a necessidade de formação directa regular, de modo a estruturar o conhecimento adquirido através da experiência profissional e torná-lo mais claro e explícito.18 Devendo ter-se em atenção que embora nenhuma proposição mágica deve ser esperada no exercício de planeamento estratégico, segundo P. Pfeiffer (2000), uma coisa no entanto já foi constatada: as organizações que não perceberam as mudanças não sobreviveram para contar a história. Para o autor, se há alguma fórmula de sucesso, então consiste em examinar continuamente o ambiente para sentir as transformações que se aproximam, e mudar seus processos internos antes dos factos acontecerem. As organizações que triunfarão daqui por diante são, para P. Pfeiffer, aquelas que construirão um património de conhecimentos que lhe permitirão inovar em seus processos, produtos e serviços. Também na opinião de Vanda Nogueira (2005), as forças de natureza política, social, económica afectam de forma cada vez mais rápida as organizações e as decisões tomadas pelos respectivos responsáveis. Na opinião da autora, actores tais como os cidadãos, empresas, e organizações sem fins lucrativos, exigem serviços rápidos e mais personalizados, o que requer agilidade, uma visão e uma estratégia organizacional traduzida em rapidez, flexibilidade e capacidade de resposta. As organizações ágeis gerem de modo eficaz seis factores-chave: liderança, gestão de desempenho, serviço / atenção ao utente, cultura e valores organizacionais, gestão de mudança e inovação de operações19. Em suma, as organizações da nossa época para cumprir as suas funções sociais devem ser aprendentes, qualificantes e ágeis, assumindo os seguintes traços: • Pensamento Sistémico 16 Adaptado de http://www.rh.com.br/ler.php?cod=3299&org=2 17 Por exemplo, o pessoal do marketing trabalhará algumas vezes na área de desenvolvimento do produto ou da produção ou são criadas equipas que compostas por diversos profissionais de vários departamentos da empresa para um projecto comum. Também poderá introduzir-se uma circulação entre os postos de trabalho, para que as pessoas não façam sempre a mesma tarefa durante todo o tempo. 18 Adaptado de http://www.janelanaweb.com/reinv/lundvall.html 19 Também Tom Coelho (2010) destaca que invariavelmente a distância entre o sucesso e o fracasso das organizações é mensurada pela qualidade da gestão, e, que o êxito dessas organizações passa necessariamente pelos requisitos seguidamente referidos: i) Propósito definido (qual é a actividade a que a organização se dedica); ii) Valores e visão compartilhados; iii) Focalização no utente e na rentabilidade da actividade; iv) Metas factíveis, planeamento e monitorização sistemáticos; v) Produtos, serviços e atendimento excepcionais; vi) Equipe extraordinária e clima organizacional estimulante; vii) Marketing continuado; viii) Finanças controladas; ix) Responsabilidade social e sustentabilidade, e, x) Inovação e capacidade de se reinventar. 29 • Visão Partilhada • Decisão Partilhadae Criação Conjunta • Opiniões poderem vir de qualquer pessoa • Aprendizagem e ensino confundem-se e são tarefas de todos • Aprendizagem pela prática • Aprendizagem do que cada um julga necessário para atingir a missão • Convívio (todos juntos) em mesas redondas • Colaboração • Empowerment • Confiança • Equipes pluridisciplinares • Partilha de Informação Tais indicações são consideradas fulcrais porque se pretende através delas atingir patamares cada vez mais elevados que permitam: • Um desempenho superior e vantagens competitivas • Evitar o declínio • Melhorar a qualidade • Compreensão mais aprofundada dos riscos e da diversidade • Melhorar o relacionamento com os utentes • Incrementar a inovação • Melhorar o bem-estar pessoal e emocional dos recursos humanos • Aumentar a habilidade para lidar com a mudança • Melhorar a compreensão sobre a envolvente e a dinâmicas endógenas • Motivar os recursos humanos • Expandir as fronteiras de actuação • Empenhar-se na vida da comunidade • Conseguir mais autonomia e liberdade de actuação • Compreender a natureza crítica da interdependência e responder-lhe adequadamente • Porque os tempos assim o exigem O que se constata é que organizações como as descritas, constituem uma mais-valia para os territórios onde se inserem e para quem nelas trabalha, porque: • É mais gratificante para os recursos humanos trabalhar em organizações desse tipo; • As opiniões de cada um são satisfatoriamente valorizadas, e o volume desses contributos não é determinado pela posição de cada um na organização; 30 • Proporcionam aos que nelas trabalham a esperança de que a situação pode sempre ser melhorada; • Proporcionam um ambiente favorável às ideias criativas; • Proporcionam ainda um ambiente que favorece a disposição para se correr riscos associados a novas ideias e comportamentos e, aos desafios necessários para se avançar para lá dos limites convencionalmente percebidos. Organizações com um perfil deste tipo, exigem de colaboradores que cultivem as competências do Profissional Águia, que H. Ribeiro (2010) identificou como sendo das seguintes: 1) Autoestima 2) Autocrítica 3) Autodesenvolvimento 4) Comunicação 5) Trabalho em equipe 6) Superar Desafios 7) Resiliência 8) Inteligência Espiritual Há no entanto que acautelar importância da execução bem sucedida da estratégia, enquanto prática relevante para o bom desempenho organizacional.20 Nesse contexto, o alinhamento é um conceito central retratado pelas pesquisas na área de estratégia nos respectivos de processo de formulação quanto de implementação (Hrebiniak; Joyce, 2001; Venkatraman; Camillus, 1984;). Na formulação o conceito refere-se ao ajuste da estratégia ao ambiente exigente, e também está presente na ideia do consenso entre vários autores quanto ao resultado das decisões estratégicas, o que irá influenciar o grau de comprometimento e impulsionar a comunicação da estratégia aos demais níveis hierárquicos (Eisenhardt, 1999; Floyd; Wooldridge, 1992). Já no processo de implementação é requerida a integração entre vários elementos, em especial o alinhamento da estrutura, pessoas, sistema de informações, métricas e recompensas para viabilizar a proposta estratégica.21 A preocupação com a qualidade é também uma das características que as Organizações do Terceiro Sector devem perseguir com toda a perseverança. O modelo proposto pela 20 Recentemente, a propósito da estratégia e da excelência, Tom Peters sublinhou que uma organização de sucesso deve atender aos seguintes mandamentos da gestão: Desenvolvimento da comunicação interna, ii) Preocupação com a relação entre decisores e colaboradores, iii) Fixar-se em detalhes, iv) Ter em atenção de que, pequenas acções resultam em grandes resultados, e, v) Manter contacto com todos os membros ligados à organização. Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/noticia/os_mandamentos_do_guru_da_gestao_tom_peters 21 Questões estas abordadas detalhadamente por V. Prieto et al. (2009) 31 European Foundation for Quality Mangement (EFQM), é um dos instrumentos adoptados para a realização de momentos de auto avaliação e avaliação externa. E. Casado (2008) apresenta com detalhe o panorama observado em Espanha sobre esta temática. É este o quadro de referência que deve nortear o sentido da actuação a adoptar pelas Organizações do Terceiro Sector com vista a melhoria do seu desenvolvimento e modernização. 32 CONSIDERAÇÕES FINAIS Neste texto foram abordados vários temas que possibilitam aprofundar o conhecimento sobre algumas especificidades do Planeamento Estratégico aplicado às OSFL, instituições que se inserem no designado Terceiro Sector. Significado do conceito e breve historial; Modelos aplicados às organizações do Terceiro Sector; O contexto actual e os desafios que se colocam às organizações do Terceiro Sector; As organizações do Terceiro Sector para o Século XX, foram esses temas. Uma das considerações finais que pode ser expendida a este respeito consiste em sublinhar que as Organizações do Terceiro Sector devem submeter-se a uma avaliação, interna, tendo por referência o Modelo de Excelência da Gestão (MEG) o qual se encontra alicerçado sobre um conjunto de conceitos fundamentais e estruturado em critérios e requisitos inerentes à Excelência em Gestão. Os Fundamentos da Excelência expressam esses conceitos reconhecidos internacionalmente e são encontrados em organizações líderes de Classe Mundial. Além disso, o MEG utiliza o conceito de aprendizagem e melhoria contínua, segundo o ciclo de PDCL (Plan, Do, Check, Learn). Nos parágrafos seguintes, conforme consta num dos sites consultados22, são explicitados os conceitos de cada tópico, acompanhados de uma explicação de como são colocados em prática nas organizações de alto desempenho. • Pensamento Sistémico – Entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes de uma organização, bem como entre a organização e o ambiente externo. • Aprendizagem Organizacional – Procura e alcance de um novo patamar de conhecimento para a organização por meio da percepção, reflexão, avaliação e partilha de experiências. • Cultura de Inovação – Promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias que possam gerar um diferencial competitivo para a organização. • Liderança e Constância de Propósitos – Actuação de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas, visando o desenvolvimento da cultura da 22 Adaptado de: http://qualidadeonline.wordpress.com/2010/02/04/criterios-de-excelencia-da-fundacao-nacional- da-qualidade-fnq/ 33 excelência, a promoção de relações de qualidade e a protecção dos interesses das partes interessadas. • Orientação por Processos e Informações – Compreensão e segmentação do conjunto das actividades e processos da organização que agreguem valor para as partes interessadas, sendo que a tomada de decisões e execução de acções deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados. • Visão de Futuro – Compreensão dos factores que afectam a organização, seu ecossistema e o ambiente externo no curto e no longo prazo. • Geração de Valor – Alcance de resultados consistentes pelo aumento de valor tangível e intangível de forma sustentada para todas as partes interessadas. • Valorização das Pessoas – Criação de condições para que as pessoas se realizem profissional e humanamente, maximizando seu desempenho por meio do comprometimento, do desenvolvimento de competências e de espaçospara empreender. • Conhecimento sobre os Utentes e as Envolventes – Conhecimento e entendimento do utente e das envolventes, visando a criação de valor de forma sustentada para o utente e, consequentemente, gerando maior emulação nos segmentos de actividade. • Desenvolvimento de Parcerias – Desenvolvimento de actividades em conjunto com outras organizações, a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objectivando benefícios para ambas as partes. • Responsabilidade Social – Actuação que se define pela relação ética e transparente da organização com todos os públicos com os quais ela se relaciona. Refere-se também à inserção da empresa no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos ambientais e culturais para gerações futuras; respeitando a diversidade e promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da organização Devido às características e exigências colocadas pela época em que vivemos, o recurso ao PE por parte das OSFL é hoje portanto um imperativo incontornável, conforme foi advogado em pontos anteriores deste texto. No entanto, uma das questões que se colocam actualmente aos profissionais que trabalham em Planeamento Estratégico é a de simplificarem e adaptarem os métodos para realizarem com mais eficácia e eficiência o seu trabalho. Actualmente estão disponíveis alguns instrumentos que, utilizados conjugadamente no processo de Planeamento Estratégico podem ser testados para verificar da respectiva adequabilidade ao desiderato almejado. 34 Uma das pistas a explorar consiste na utilização da Carta de Missão (Anexo V), do Balanced Score Card (Anexo VI), e de um Mapa Estratégico (Anexo VII), como instrumentos que permitam testar uma aplicação metodológica mais expedita.23 A informação inserida nestes instrumentos deverá ser recolhida e complementada com a aplicação dum guião (Anexo VIII), elaborado com a finalidade de se conhecer com detalhe a organização e o seu contexto. Uma alternativa à utilização deste guião, consiste no preenchimento da análise SWOT e da análise de stakeholders, e, eventualmente duma análise STEP. Será esse o objecto duma próxima publicação, onde se descreverá os resultados dessa experiência, com base na aplicação deste modelo aos processos de PE a três OSFL com percursos, perfis, áreas de actividade e tempo de existência diferentes. No quadro que consta na página seguinte, apresenta-se um esquema com a sequência dos instrumentos a utilizar na experiência acima referida. 23 Sobre esta matéria, Francisco Pinto (da Univ. do Algarve) afirma o seguinte sobre “A necessária adaptação dos tradicionais modelos e ferramentas de gestão da performance quando aplicados no contexto das OSFL: a) A filosofia do Balanced Scorecard (BSC) assenta na estratégia das OSFL ser colocada no centro do modelo e apoiada em cinco perspectivas - Missão, Clientes e stakeholders, Processos internos, Aprendizagem e crescimento, e Finanças -, e para as quais são definidos objectivos devidamente relacionados entre si, para se atingir determinada prioridade estratégica; b) O enfoque está na Missão i.e. na definição de estratégias e alinhamento de operações; c) Os Clientes e stakeholders estão no topo e as Finanças na base; d) O Mapa Estratégico operacionaliza toda a filosofia do BSC, fixando metas, indicadores/métricas e iniciativas/acções em cada objectivo”. 35 Figura 5 - Alternativa metodológica aos modelos usuais Carta de Missão 1. Missão 2. Visão 3. Principais serviços prestados 4. Orientações estratégicas 5. Objectivos a atingir: 6. Recursos necessários Balanced Score Card Missão Quem somos? Porque existimos? Valores Em que acreditamos? Visão O que queremos ser Objectivos Estratégicos Que resultados queremos alcançar? Indicadores Que indicadores servem para medir a prossecução dos objectivos? Metas Que metas devemos fixar para os indicadores? Objectivos pessoais O que EU preciso fazer? Resultados estratégicos Tutela compensada / Unidade viável Utentes / Clientes / Parceiros Satisfeitos Processos eficientes e eficazes Recursos Humanos preparados e dedicados Evolução contínua Mapa Estratégico MISSÃO - VISÃO OBJECTIVOS CRÍTICOS DERIVADOS DA MISSÃO / VISÃO Perspectiva do Utente / Cliente “Quem é nosso utente / cliente? O que o utente / cliente espera da nossa organização?” Perspectiva da sustentabilidade “O que devemos fazer para satisfazer a tutela / financiadores? Quais são nossos desafios colocados pela sustentabilidade?” Perspectiva de Processos Internos “Para satisfazer os utente / clientes e os financiadores em quais processos internos / questões processuais devemos ser excelentes?” Perspectiva da Aprendizagem e Crescimento “Para ter processos excelentes, como é que o pessoal do Departamento deve aprender, inovar, comunicar e trabalhar juntos e qual a infra-estrutura necessária? Ou Ou Guião longo ACORDO INICIAL (plano para planear) QUEM É A ORGANIZAÇÃO? O QUE DEVERIA SER A ORGANIZAÇÃO? O QUE SE DEVE MANTER OU ALTERAR? O QUE PRETENDER SER A ORGANIZAÇÃO? ANÁLISE CONTEXTUAL (STEP/PEST) ANÁLISE TRANSACCIONAL (ANÁLISE DE STAKEHOLDERS) Análise SWOT Análise de stakeholders Análise STEP / Analise contextual Programação plurianual Momentos de monitorização e avaliação É este o modelo a submeter em breve prazo uma análise crítica para verificação da sua aplicabilidade. 36 BIBLIOGRAFIA ACKOFF, R. (1970), A concept of corporate planning. 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