PLANO DO PROJETO

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PLANO DO PROJETO
1. Título do Projeto:
 	Meu Negócio Legal!
2. Responsável pelo Projeto: 
Luiz Cláudio Gomes Machado.
3. Nome da Organização Proponente: 
Prefeitura Municipal de Xangri-Lá – Setor de Fiscalização Tributária.
4. Interessados: 
Proprietários de Comércio Fixo e Ambulante no Município de Xangri-Lá.
5. Programa que engloba o Projeto:
Esse projeto é uma iniciativa única no município e não possui vínculo com outro projeto da organização.
6. Contextualização do Projeto:
	O Código Tributário Municipal de Xangri-Lá determina, no Artigo 73, que nenhum contribuinte de atividades comerciais, industriais ou de prestação de serviços poderá localizar-se, funcionar ou operar no município, sem prévia licença da prefeitura. Logo, o Alvará de Localização e Funcionamento é documento fundamental para a operação de qualquer tipo de atividade comercial no município.
O Município de Xangri-Lá está localizado na região litorânea do Estado do Rio Grande do Sul, por esse motivo possuí grande fluxo de pessoas nos meses de dezembro a fevereiro, que são os meses mais quentes do ano. Essa concentração maior de pessoas faz aquecer o comércio local e consequentemente traz novos empreendedores a região.
	Por consequência esses empreendedores só se fixam no município nestes três meses, sendo assim, muitos acabam por abrir e fechar seu estabelecimento sem realizar a Inscrição Municipal e sem pagar as taxas para a atividade do comércio, gerando prejuízo a fazenda municipal.
	Para atender a grande demanda de verão o Setor de Fiscalização Tributária recebe, neste período, quatro fiscais contratados para conseguir fiscalizar toda a extensão do município. Na ação os fiscais relataram que muitos comércios não se regularizam por desconhecer as regras e a documentação necessária para fazer a Inscrição Municipal e trabalhar regularmente na cidade.
	Atendendo aos relatos o município pretende implantar o Projeto “Meu Negócio Legal!”, que consiste em distribuir folders com o passo a passo para regularizar os estabelecimentos comerciais e também quais as penalidades caso não se efetue a regularização em tempo hábil.
7. Importância e Justificativa:
Durante a ação da Fiscalização Tributária é observado que desconhecendo a aplicação das leis os empreendedores acabam levando multas e até respondendo processos de execução fiscal por não atenderem ao que determina a legislação.
Sendo assim, a distribuição de folders além de uma ação informativa também serviria de alerta para os comerciários, trazendo benefícios ao município que irá arrecadar mais, pois haverá mais comércios regulares, e haverá diminuição da demanda de execução fiscal reduzindo o trabalho realizado pela Procuradoria Fiscal.
Logo o Projeto “Meu Negócio Legal” resultará em duas boas ações: aumento da arrecadação e redução das demandas judiciais.
8. Objetivo do Projeto:
Devido ao curto tempo em que o comércio local está em atividade, ou seja, o período de três meses que compreende o verão, acredita-se que com este projeto a informação irá alcançar mais pessoas, e com os contribuintes informados mais estabelecimentos credenciados e regularizados teremos no município.
A ação será preventiva e informativa, atingindo tanto o comércio que já tem Inscrição Municipal mas possui débitos com o erário quanto os estabelecimentos que pretendem se estabelecer na cidade e não conhecem as leis. 
9. Metas ou Objetivos Específicos:
	As metas e objetivos específicos possuem a intenção de construir o material a ser entregue durante o projeto:
Descrever quais os alvarás que os estabelecimentos comerciais devem requerer na Prefeitura Municipal.
Informar quais os documentos necessários para a emissão dos alvarás.
Informar em qual local/secretaria deve ser solicitado o alvará.
Informar quais as penalidades que podem ser aplicadas aos estabelecimentos na falta de qualquer dos alvarás citados.
Colocar o Setor de Fiscalização Tributária e Prefeitura Municipal de Xangri-Lá a disposição através da informação de e-mails, telefone e endereços.
Reunir as informações dos itens anteriores em material impresso para distribuição na cidade.
10. Definição do Escopo: 
	Para garantir que a execução do projeto seja satisfatória a necessário atender a diversos requisitos e contar com a participação de diversos profissionais para criar um folder com informações sucintas e pertinentes. Inicialmente devem ser realizados estudos minuciosos do Código Tributário Municipal e Código de Posturas, retirando deles as principais informações que devem constar no material a ser distribuído.
	O estudo deve ser feito preferencialmente pelo Secretário da Fazenda, Diretor Tributário e Fiscais Tributários que são os responsáveis e os executores das atividades de regulação do comércio municipal. Após ser apontado os pontos principais das leis citadas é necessário fazer um resumo destes pontos para só assim poder criam através de itens as ações que serão descritas no folder.
	Assim que forem determinados os assuntos a ser destacados no folder, os responsáveis pelos estudos devem escolher o layout de apresentação das informações facilitando assim a chegada de conhecimento aos contribuintes.
	Com as informações e o layout definido vem a etapa de definir orçamentos para definição de quantidade a ser impressa e também em qual gráfica que será realizado o serviço. A partir do momento que o material está na gráfica para impressão a mesma equipe que se reuniu para estudar as leis deve se reunir para estudar quais os pontos do município que são prioridades para a distribuição do material informativo.
	Devem ser observados neste momento: qual o bairro que há mais comércio irregular, qual o bairro que possui mais aglomeração de comércio e seguir o estudo por prioridades sempre focando quais os locais que trarão mais retorno a ação. Os folders podem ser distribuídos também pelos fiscais contratados de verão que podem entregar juntamente com as notificações realizadas o material informativo.
	Por fim, após a entrega do material, é necessário realizar uma análise de resultados, observando quais os resultados que o projeto obteve durante a aplicação dele, e se for satisfatório podendo ser estendido a outros setores como por exemplo a Fiscalização Ambiental, Fiscalização de Obras e até mesmo para o setor de IPTU. Contribuinte bem informado é garantia de retorno a fazenda municipal.
11. Não escopo:
	Os valores a serem cobrados a título de alvarás pelo município são assuntos pertinentes que poderiam ser inclusos no folder, porém os valores são calculados em PTM (Padrão Tributário Municipal) que varia a cada ano, e os mesmos ainda variam conforme o tipo de sociedade (MEI –Microempreendedor Individual, ME – Microempreendedor, EPP – Empresa de Pequeno Porte, etc) e também conforme a atividade que a empresa realiza.
Considerando estas variações os folders poderiam valer somente por um exercício financeiro, sendo assim entendeu-se ser mais correto deixar esta informação de fora e usar os folders por mais anos consecutivos.
12. Estudo Analítico do Projeto:
	Uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um instrumento que desmembra as fases que serão realizadas no projeto, é um desenho que permite as partes interessadas terem uma visão organizada estruturada e clara de todas as partes do Projeto. A seguir um EAP do Projeto “Meu Negócio Legal!”:
13. Cronograma de Execução Física:
	Um Cronograma de Execução Física acompanha todas as etapas de um plano, é uma organização que facilita a execução do projeto, pois é um aliado poderoso que ajuda a cumprir as datas e metas de equipe. A seguir o Cronograma de Execução Física do projeto “Meu Negócio Legal!” :
	CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO FÍSICA
	Atividade Desenvolvida
	Mai
	Jun
	Jul
	Ago
	Set
	Out
	Nov
	Dez
	Jan
	Fev
	Estudo do Código Tributário e Código de Posturas
	X
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Definição das principais Informações
	X
	X
	
	
	
	
	
	
	
	
	Resumo dos dados a serem incluídos no folder
	
	X
	X
	
	
	
	
	
	
	
	Montagemdo folder e definição do Layout
	
	
	X
	X
	
	
	
	
	
	
	Escolha da Gráfica e quantidade a ser impressa
	
	
	
	X
	
	
	
	
	
	
	Impressão dos folders
	
	
	
	X
	X
	
	
	
	
	
	Estudo dos locais com prioridade para entrega dos folders
	
	
	
	
	X
	X
	
	
	
	
	Distribuição dos folders
	
	
	
	
	
	
	X
	X
	X
	X
	Análise dos resultados obtidos
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	X
	Estudo para implantar o projeto em outros setores
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	X
14. Valor do Projeto:
	Como o estudo e a confecção dos folders serão realizadas por servidores públicos, e considerando que as reuniões ocorrerão durante o expediente de trabalho o único custo será com a impressão dos folders que dependem do número de material impresso e também qual o papel que será utilizado. O custo com impressão e arte do projeto será de R$5.000,00 (Cinco mil reais).
15. Gerenciamento de Qualidade:
	A seguir será discriminada cada ação e como será executada:
1ª Ação: Estudo do Código Tributário e Código de Posturas, serão realizadas duas reuniões por semana durante o mês de maio a fim de estudar as leis.
2ª Ação: Definição das principais Informações, durante as reuniões que ocorrerão em maio e junho serão apontados os pontos principais a serem incluídos nos folders.
3ª Ação: Resumo dos dados a serem incluídos no folder, dos pontos principais retirados das leis a comissão de estudos resumirá em itens os dados a serem impressos no folder.
4ª Ação: Montagem do folder e definição do Layout, com os dados já definidos haverá um momento para realização da distribuição das informações no material e o layout que será usado na impressão.
5ª Ação: Escolha da Gráfica e quantidade a ser impressa, será recolhido orçamentos em três gráficas do município e cidades vizinhas a fim de determinar qual delas terá o custo menor, neste momento também haverá a definição da quantidade a ser impressa.
6ª Ação: Impressão dos folders, neste momento o material estará na gráfica para impressão.
7ª Ação: Estudo dos locais com prioridade para entrega dos folders, a comissão se reunirá novamente e com base nos dados dos anos anteriores determinará quais os locais que serão visitados primeiro.
8ª Ação: Distribuição dos folders, com os locais já definidos o setor de fiscalização tributária realizará a entrega dos folders.
9ª Ação: Análise dos resultados obtidos, após o período de verão a comissão se reunirá novamente para verificar os resultados obtidos com a distribuição do material.
10ª Ação: Estudo para implantar o projeto em outros setores, após a análise dos resultados pode-se indicar a aplicação de projeto semelhante em outros setores da prefeitura.
16. Gerenciamento dos Recursos Humanos:
	Os recursos humanos necessários para o projeto são: o Secretário da Fazenda, a Diretora Tributária e um Fiscal Tributário. O Fiscal Tributário terá a função de apresentar a realidade que ocorre no comércio local pois é ele quem realiza as ações de rua. O Diretor Tributário vem apresentar as leis e a forma como se atende as demandas de alvarás dentro do setor de Fiscalização Tributária. E o Secretário da Fazenda é o portador da palavra final, apontando informações que achar pertinente, apresentando dotações orçamentárias para realizar o projeto e autorizando toda a realização do mesmo frente ao Prefeito Municipal.
	O fluxo de tomada de decisões será apresentado da seguinte forma:
	Uma matriz de responsabilidades (Matriz RACI) tem como objetivo atribuir as funções e responsabilidades dentro de um projeto, a atribuição de funções determina quem faz o que e a atribuição de responsabilidades determina quem decide o que. 
A seguir a Matriz de Responsabilidades do Projeto “Meu Negócio Legal!” que conta com somente três pessoas para desenvolver as atividades, Secretário da Fazenda (SF), Diretor Tributário (DT) e Fiscal Tributário (FT):
	MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
	Atividade Desenvolvida
	Responsável
	Aprovar
	Consultar
	Informar
	Estudo do Código Tributário e Código de Posturas
	DT
	SF
	FT
	FT
	Definição das principais Informações
	DT
	SF
	FT
	FT
	Resumo dos dados a serem incluídos no folder
	DT
	SF
	FT
	FT
	Montagem do folder e definição do Layout
	DT
	SF
	FT
	FT
	Escolha da Gráfica e quantidade a ser impressa
	SF
	DT
	DT
	FT
	Impressão dos folders
	SF
	SF
	DT
	FT
	Estudo dos locais com prioridade para entrega dos folders
	FT
	SF
	DT
	DT
	Distribuição dos folders
	FT
	DT
	SF
	SF
	Análise dos resultados obtidos
	DT
	SF
	FT
	FT
	Estudo para implantar o projeto em outros setores
	SF
	DT
	FT
	FT
17. Gerenciamento das Comunicações:
	O processo de gerenciamento das comunicações será realizado através de:
Documentos Impressos (Leis, Decretos, Relatórios, etc)
Reuniões
Atas de Reuniões
Correio Eletrônico
Através do sistema integrado da Prefeitura todos os participantes do projeto terão acesso as leis municipais e aos relatórios com as informações referentes ao comércio municipal. A partir dos documentos é que se realizará reuniões semanais com duração de aproximadamente uma hora e meia, durante o expediente de trabalho.
	As atas de reuniões serão padronizadas e conterá dia, local e hora do acontecimento, elas serão meios de comunicação que facilitarão o acesso a informação no caso de algum participante não puder participar do encontro e também meio que comprova a realização das atividades. Os e-mails serão mais uma forma de diálogo que facilitará a comunicação entre os responsáveis pela execução do projeto.
18. Gerenciamento dos Riscos:
	Qualquer projeto em execução está sujeito a riscos que são eventos que se apresentam em forma de ameaças ou oportunidades. O gerenciamento dos riscos alerta que existem fatores externos e internos que podem fazer alterar os objetivos do projeto.
	Quanto ao pessoal os gestores devem estar cientes de que podem haver desistências e até mesmo que algum dos participantes seja impedido de participar das reuniões por ser fundamental para o andamento do seu setor. Considerando isso, devem haver outras pessoas com possibilidade de participar do projeto.
	Referente a programação os gestores devem estar preparados para possíveis problemas com o sistema e também a possíveis alterações nas leis durante a execução do projeto. Sendo assim, os trabalhadores devem estar cientes as alterações nas normas e também garantir cópias extras do material analisado.
	Para garantir que não haja problemas quanto aos custos do projeto os gestores devem considerar uma margem de erro no cálculo dos custos, garantindo que o material possa ser adquirido. Os gestores devem estar preparados para possíveis atrasos na entrega do material, garantindo uma distância considerável entre as datas do início da entrega do material ao comércio e a impressão dos mesmos na gráfica.
	Os gestores devem estar preparados para eventos externos e internos, considerar todas as possibilidades para garantir que a execução do projeto seja satisfatória e não passa por dificuldade durante a efetivação do mesmo.
19. Aquisições:
	O planejamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar produtos ou serviços externos à equipe do projeto. O gerenciamento das aquisições ocorre em quatro fases: Planejamento, Aquisição, Controle e Encerramento.
	No projeto “Meu Negócio Legal!” as aquisições serão gerenciadas da seguinte maneira:
	Fase
	Atividade
	Planejamento
	Constitui a fase em que serão determinadas quais as quantidades e forma em que o material será impresso.
	Aquisição
	Será a fase em que se determinará em qual gráfica o serviço será prestado de forma mais vantajosa.
	Controle
	Após a entrega do material impresso será feito a distribuição do mesmo
	Encerramento
	Fase em que todo o material impresso foi destinado aos interessados.
20. Monitoramento e Avaliação:
	O monitoramento subsidia os gestores com informações mais simples e tempestivas sobre o projeto, já a avaliaçãotem o objetivo de prestar aos gestores informações mais aprofundadas e detalhadas sobre o funcionamento do programa.
	A cada período serão monitorados os processos, os servidores deverão receber o cronograma de reuniões logo no mês de Maio e os materiais a ser estudados devem estar separados e impressos a fim de agilizar o estudo. Os folders que serão distribuídos deverão estar prontos no início do mês de novembro para que haja tempo hábil de entregar em todo o comércio.
21. Procedimentos de Encerramento:
	O encerramento do projeto será feito com a análise dos resultados obtidos no mês de fevereiro, os efeitos do projeto serão levantados e apresentados em relatórios para o Prefeito Municipal e caso seja positivo será sugerido a implantação do mesmo em outros setores da Prefeitura.
BIBLIOGRAFIA
http://xangrila.cespro.com.br/. Acesso em 04/03/2017.
http://blog.luz.vc/como-fazer/cronograma-fisicofinanceiro/#sthash.MQvgjgGo.dpuf. Acesso em: 04/03/2017.
http://www.radardeprojetos.com.br/2015/03/o-que-e-uma-eap.html . Acesso em: 04/03/2017.
http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/projetos/matriz-de-responsabilidades-tudo-que-voce-precisa-saber. Acesso em: 06/03/2017