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Estudo de caso de uma empresa de médio de porte do segmento outsourcing e a terceirização de impressão e gerenciamento de documentos.
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO COMERCIAL
Universidade Anhanguera De São Paulo – Santo André – Unidade 3
2° Semestre
Nome do aluno RA
Projeto Interdisciplinar Aplicado ao Curso ____ (PROINTER __)
TUTOR(A) A DISTÂNCIA: 
TUTOR (A) PRESENCIAL: 
SANTO ANDRE/SP
2017
Sumario
RESUMO
Umas das maiores preocupações das organizações é a administração de custos e despesas. E o grande desafio da gestão empresarial é a definição de quais serviços operações ou processos serão terceirizados ou serão mantidos pela organização. São questões que devem ser consideradas em todos os processos, decisões e estratégias da empresa e que requer uma análise dos custos de outsourcing de serviços de impressão e gestão documental. Por muitos anos foi considerado perigosa a terceirização de qualquer tarefa dentro das organizações. Porém, a partir do início dos anos 90 tal ponto de vista mudou, na medida em que as empresas começaram a delegar funções centrais. Hoje, podemos afirmar que o outsourcing (terceirização) assume a condição de ferramenta estratégica no momento em que é utilizado para agregar valor, assim como também, transformar um negócio Com base nesse cenário, este estudo de caso tem como objetivo analisar os custos de um modelo de terceirização de equipamento de impressão, calculando os gastos diretos e indiretos o ponto de equilíbrio, definindo assim o melhor modelo para realizar o outsourcing de serviços de impressão e gestão documental. Este estudo também faz uma reflexão da Matrix Swot como uma ferramenta estratégica. A Analise SWOT propõe que qualquer organização de qualquer segmento, consiga ter uma visão clara e objetiva sobre quais são suas forças e fraquezas no ambiente interno, e suas oportunidades e ameaças no ambiente externo.
Palavras chaves: Outsourcing de Impressão – planejamento estratégico – Matriz SWOT
 
 
Estudo de caso de uma empresa de médio de porte do segmento outsourcing é a terceirização de impressão e gerenciamento de documentos.
1.INTRODUÇÃO
As organizações têm buscado com frequência focar em seu core business, deixando assim para parceiros especialistas a gestão de áreas com uma ligação não direta ao seu negócio mostrando que o outsourcing é a resposta para reduzir custos, aumentar a produtividade e incrementar mais ainda gestão estratégica da empresa. Esse é o caso do setor de tecnologia da informação. Diante a esse cenário, muitas organizações terceirizam parte de sua estrutura ou contratam serviços por meio da modalidade outsourcing, esse termo é oriundo da junção de duas palavras inglesas out (fora) e sourcing (origem). Por exemplo, pode-se ter desde uma simples locação de equipamentos à contratação de serviço mais complexo, com fornecimento de softwares e até mesmo recursos humanos inclusos.
Surge uma dúvida muito frequente, até que ponto para organizações públicas ou privada é viável a terceirização de serviços de tecnologia ou a administração com recursos próprios seria mais apropriado? Deve se levar em consideração as análises dos custos de investimento, os modelos de gestão do serviço que serão aplicados, os custos de manutenção a atualização tecnológica, os riscos e principalmente os benefícios de um processo de contratação terceirizado e por último e não menos importante a curva de depreciação dos ativos. Para daí sim toma a decisão de correto que efetuara em prejuízo no futuro.
Contextualizando o objetivo deste trabalho acadêmico é analisar os custos de outsourcing de serviços de impressão e gestão documental. Para tanto, serão apontadas as vantagens e desvantagens da contratação desse tipo de serviço e também serão apurados os custos diretos aplicado de acordo com necessidade da organização e se administração própria seria a mais adequada. Assim, essa pesquisa pretende apoiar a tomada de decisão em relação ao outsourcing de serviços de impressão.
A justificativa para a realização desse estudo de caso está no fato de as organizações encontrarem dificuldades em aplicar as melhores práticas para terceirização desse tipo de serviço. À tomada de decisão de outsourcing de impressão é relevante, pois a área de serviços de tecnologia da informação representa um custo significativo de boa parte das empresas e a velocidade de evolução deste setor dificulta um acompanhamento mais próximo.
2.Desenvolvimento:
2.1 Descrição da Empresa: 
Nome: ColorSisthem
Razão Social: RICOHLOR COMERCIO E SISTEMAS REPROGRAFICOS LTDA
Inscrição Estadual: 114.478.317.117
Inscrição Municipal: 2.402.761-0
CNPJ: 00.783.573/0001-39
Localização: Rua Antero Mendes Leite,76, Aclimação
Cep: 04108-040 – São Paulo – SP
Telefone: 11 5906 5000
Proprietário:
Diretor: Jose Pereira Vicente 
Formado em Comunicações pela Universidade Anhembi Morumbi
Matemática pela Universidade Mackenzie.
3. História Da empresa
RICOHLOR COMERCIO E SISTEMAS REPROGRAFICOS LTDA, atua no segmento de Tecnologia, a nível Nacional
Tem como público alvo empresas de Pequeno, Médio e Grande Porte a nível nacional com atendimento a toda empresa que desejam terceirizar seus serviços de impressão e Gestão Documental.
O nome Ricohlor foi escolhido como forma de homenagear a maior fabricante de impressoras e copiadoras do mundo chama Ricoh Printing Systems Ltda, uma empresa japonesa fundada em 1936 que atual no mercado mundial.
A Ricohlor já atua na área de impressão há mais 25 anos. Especializada no serviço Outsourcing de impressão e reprografia. Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (G.E.D), venda e aluguel de impressoras e equipamentos e Assistência técnica,
A Ricohlor Constantemente oferece produtos e serviços inovadores de forma sempre consciente com o meio ambiente. Conta com 12.000 equipamentos instalados no perímetro nacional. Nesses 25 anos de atual já são mais 6.000 clientes satisfeitos com seus produtos, serviços atendimento e suporte de impressoras, copiadoras e gestão de documentos. 
Possui atendimento de assistência em todo Brasil, com colaboradores ou profissionais altamente qualificados e treinados, além de acompanhamento periódico da parte da diretoria além de contar com a parceria das principais marcas do mercado, como Samsung, Ricoh, Lexmark, entre outros. 
A Ricohlor sempre preocupada em oferecer o melhor atendimento para seu cliente solucionando sempre seus problemas e suprindo suas necessidades. Mas do que, simples serviços na Ricohlor o cliente sempre vai encontrar soluções completas		
Com isso em mente, pode-se assim iniciar a problematização em que são abordados os pressupostos e objetivos deste trabalho.
A contratação dos serviços de impressão pode ocorrer de várias formas, isso dependente de cada empresa contratante e suas necessidades. Portanto, o órgão poderá contratar os serviços com fornecimento de equipamento, matérias consumíveis, inclusive papel, ficando a contratada responsável pelo suporte técnico e fornecimento de gerenciamento de sistema de controle de cópias.
O cenário do mercado dos serviços de Outsourcing tem como característica marcante a participação de empresas que atuam na área de tecnologia de informação.
Essa estratégia de contratação ou terceirização do serviço de impressão a ser adotada é que ela com certeza proporciona a redução dos gastos e uma gestão sustentável dos recursos de impressão, ou seja, menos consumo de papel.
Podemos definir os serviços de outsourcing e reprografia como prestação de serviços de impressão, reprodução, digitalização com disponibilização dos equipamentos, incluindo fornecimento de materiais consumíveis, ficando a contratada responsável pela prestação de suporte e manutenção dos equipamentos fornecidos.
3.1 Missão
O foco principal da organização é a total satisfação de seus clientes, transformando as suas necessidades em soluções com total apoio operacional e administrativo para todas as etapas dos serviçosprestado no mercado de outsourcing de impressão.
3.2 Visão 
Torna-se uma referência no seguimento de outsourcing de impressão.
3.3 Valores e Princípios
Comprometimento com transparência
Ética
Eficácia
Inovação
Compromisso com meio ambiente.
3.4 Estrutura Organizacional 
Matriz em São Paulo com suporte técnico;
Filiais também em São Paulo (Divisão Gráfica Digital e Divisão Canal de Negócios);
Oficinas próprias para atendimento a seus clientes;
Equipes técnicas para efetuar reparo no local sempre que possível;
Impressoras e Copiadoras substitutas;
Call Center para fornecimento de suprimentos e agendamento de manutenção das 08:00 ás 17:30.
3.5 Infraestrutura e Instalações
Infraestrutura e Tecnologia são artigos primordiais em uma organização, sabendo disso, programas de qualificações, aperfeiçoamento e evolução profissional fazem parte do dia a dia da Ricohlor. 
Com o objetivo de atender bem funcionários e clientes, a Ricohlor conta com um espaço composto por área de convivência, sala de treinamento, sala de feedback, sala de reuniões, cabine primaria de energia elétrica, sistemas de nobreak, ar condicionado, sistema de cabeamento estruturado, recepção, sistema de controle de acesso entrada e saída de pessoal com catracas e ponto eletrônico, sistema de monitoramento de circuito interno, sistema de alarme-incêndio-hidrantes.
Todos estes cuidados de infraestrutura consagram a Ricohlor, proporcionando satisfação máxima a todos os funcionários e clientes.
Trabalhar feliz, significa trabalhar com criatividade e disposição é sentir se integrado como parte de uma equipe que garante resultado e satisfação para o cliente.
4. Por acreditar na capacidade criativa, realizadora e transformadora do ser humano e com base nessa crença, a empresa desenvolveu uma política de gestão de pessoas, por meio da qual oferece subsídios para promover o crescimento de seus profissionais, de maneira solida e responsável
A Ricohlor hoje conta com 35 funcionários, todos qualificados e treinados para atender o cliente da melhor maneira, trazendo total satisfação.
4.1. Um ponto de total importância que tem chamado a atenção das empresas é que a tecnologia pode ajudar os profissionais a produzir amis e melhor sem perder qualidade de vida.
Esse estimulo causado pelas facilidades tecnológicas melhora o consideravelmente o engajamento dos colaboradores e refletindo no atendimento ao cliente.
Ao padronizar a execução de atividades, melhora a governança como um todo, é natural que qualidade dos produtos ou serviços também seja elevada.
Pensando nisso a organização querendo sempre melhorar, otimizar, agilizar e rentabilizar seus processos hoje conta com uma ferramenta de gestão conhecida como “Ótimo gestor”, essa solução constrói sistemas, processos e metodologia de gestão empresarial desburocratizando, automatizando e inovando, deixa os processos mais inteligentes.
5. Para que qualquer negócio seja bem-sucedido depende de alguns fatores. Dentre os mais significativos, podemos citar a analise precisa e a visão de futuro.
Conforme Castelanni (2013), Fatores Críticos de Sucesso são meios de identificar o progresso no sentido de um resultado bem-sucedido e existem dois tipos relevantes: fatores do processo e do projeto. Os Fatores Críticos de Sucesso do processo são aqueles associados à estratégia utilizada para alcançar o sucesso. Entre eles se incluem ferramentas, técnicas, processos e procedimentos usados para definir, planejar, executar e concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.
A empresa Ricohlor sempre preocupada com desempenho e os resultados da organização tem como os indicadores essenciais ao Planejamento e Controle dos processos da Organização.
A cada dia se torna mais necessário a análise e construção desses indicadores organizacionais, independentemente do tamanho do negócio ou a área de atuação.
Logicamente, existe diversos formas e modelos de indicadores disponíveis e compreender essa sinergia entre as diversas áreas que se relacionam com eles é fundamental.
Os indicadores podem ser, quantificados e objetivos e são utilizados para medir ou avaliar o desempenho organizacional.
Porém o fator crítico de sucesso que a organização considera de maior relevância é a redução de custos na manutenção dos equipamentos.
A empresa avalia ou mede um indicador de acordo com o cenário planejado e projetado versus o cenário atual, controlando 3 pontos chaves.
Resultados
Desempenho 
Fator crítico de sucesso
 Tabela 1 – analise fator Crítico de sucesso
Fonte: Elaborado através de informações coletadas na Richolor 
Perspectiva do Balanced Scorecard (BSC)
O BSC habilita a empresa a focar suas equipes, unidades de negócio, recursos humanos, tecnologia da informação e recursos financeiros para a sua estratégia organizacional, com alinhamento e foco.
FIGURA 1 – 
Fonte http://i1.wp.com/sutradi.com.br/wp-content/uploads/2014/10/bsc.png 
Para a empresa definir indicador é o que ela vai obter como resultado.
6. Principal serviço da organização
Como esclarecimento principal serviço da organização é outsourcing de impressão. 
Para iniciar este tema é necessário esclarecer que o outsourcing se trata da terceirização de processos não estratégicos para uma empresa, para que a mesma possa se focar nas suas atividades principais e estratégicas. 
O Outsourcing é uma prática fundamental para o sucesso da gestão empresarial, possibilitando assim um crescimento de foco e rentabilidade para a empresa contratante. Atividade essa que contribui para o melhor controle dos gastos e concede mais recursos humanos e tecnologia a empresa a contratante.
6.1 como funciona esse tipo de serviço?
Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo com impressão e cópias de uma organização. 
Este conceito é a nova tendência e vem crescendo cada vez mais no ramo empresarial. Baseando-se nessa modalidade inteligente, a empresa contratante aumenta o foco nos seus negócios e alcança os resultados satisfatórios.
O Outsourcing tem como principal finalidade reduzir os custos, permitindo a rentabilidade e a concentração nos seus principais investimentos de produção da empresa.
No cenário atual, 70% das empresas não sabem o quanto gastam com impressões “pode se dizer prejuízo para empresa” e essa problemática se dá justamente devido à falta de gerenciamento adequado e até mesmo pela falta de consciência dos colaboradores. 
Nesse caso, conhecer o ambiente de impressão, otimizar os equipamentos e processos para melhorar a produtividade, pode ser uma solução para reduzir custos gerais de suporte e dos processos da administração e de logística com impressão.
6.2 Objetivos de uma implantação de outsourcing de impressão
Reduzir custos diretos e indiretos;
Manter as áreas de informática focadas com a atividade fim da empresa;
Atualizar de forma automática o parque de equipamentos e o treinamento da equipe;
Planejar melhor os gastos (despesas e investimentos) da empresa;
Conseguir maior objetividade na análise custos x benefícios;
Acompanhar a evolução tecnológica, oferecer soluções cada vez mais eficientes e que possibilite o crescimento da empresa.
6.3 Etapas de um projeto de outsourcing de impressão
Para realizar um projeto de outsourcing de impressão é necessário um trabalho bem orquestrado e planejado, que normalmente é dividido em cinco etapas bem definida
Levantamento 
Análise dos volumes de impressão e custos atuais com a produção de documentos e configuração do parque de impressoras.
Proposta
Elabora-se o projeto com a solução mais viável para sua empresa.
Implantação
Instalação e configuração dos equipamentos e softwares.
Treinamento 
Conscientização e treinamento dos funcionários sobre o processo de utilização, evitando assim o desperdício e minimizando o tempo de trabalho
Operação 
Acompanhar e gerenciar serviços no ambiente de produção buscando evoluir e melhorar continuamente o processo de impressão.
7. A empresa entende quecada cliente tem uma necessidade. Pensando e entendo bem esse problema a mesma aplica o seguinte lema: 
“Clientes diferentes Soluções diferentes”.
Essa é a principal marca da organização que identifica seus serviços.
8. As principais características do serviço prestado.
Há garantia de satisfação e resultados com os equipamentos de ponta que são fornecidos aos seus clientes.
Esse é um dos principais motivos pela escolha frequente de grandes empresas em deixar a parte de impressão e cópias com uma empresa “de fora”.
A Ricohlor trabalha com as melhores impressoras disponíveis no mercado, e sempre procuram as constantes atualizações das fabricantes.
Desse modo, seus clientes contam com equipamentos que são capazes de digitalizar, imprimir, copiar, receber e enviar fax (dentro da empresa e de qualquer ponto dela), além de convergir documentos diversos, ou seja, trabalham com impressoras multifuncionais de alta qualidade e durabilidade.
Para atender variados setores, a Ricohlor procura apresentar um leque de equipamentos que visam todos os tipos de trabalho. 
É curioso saber que as características mais procuradas pelas grandes empresas são a alta performance, o baixo custo, excelente qualidade e longa durabilidade! Além disso, características especiais de cada impressora são encontradas para cada tipo de trabalho.
8.1 A matéria prima principal para prestação do serviço são os consumíveis “Toner”
9. Principais Fornecedores 
A Ricohlor impressoras e copiadoras representa no Brasil, diversas empresas de renome mundial, sendo todas elas, devidamente certificadas pelos mais altos padrões internacionais de qualidade.
A empresa acredita que uma constante troca de informação, serviços, negociações, e um bom relacionamento com os fornecedores, colaboradores, parceiros e amigos, auxilia no desenvolvimento tecnológico do pais, sempre com a preocupação de não agredir o meio ambiente.
10. Benefícios e facilidades oferecidos para o cliente
Esse é um ponto muito importante as vantagens que as empresas desfrutam ao terceirizarem o serviço de impressão e gestão documental da sua organização como estratégia de negócio conseguem resultados eficazes em relação a sua produtividade e são, na maioria das vezes, bem-sucedidas.
Segundo a Ricohlor, essas empresas adaptam-se melhor às mudanças que o mercado exige, garantindo sua sobrevivência no cenário competitivo.
Fornecer aos seus clientes, produtos e serviços (impressora, copiadoras e acessórios) atendendo todo o Brasil através de parcerias facilitando assim, ao acesso de seus clientes e equipamentos de última geração.
Ter para com seus clientes, o compromisso de oferecer um atendimento personalizado, atencioso e eficiente, disponibilizando profissionais competentes para o auxílio na aquisição e utilização das impressoras e copiadoras, serviços e equipamentos, pois acredita que este suporte, proporciona a ambos uma maior segurança e transparência.
Abaixo seguem alguns benefícios percebidos pelas empresas que contratam outsourcing de impressão:
Maior produtividade e eficiência;
Atualização tecnológica;
Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão;
Não imobilização de ativos;
Diminuição de TCO (Custo de propriedade);
Redução de fornecedores;
Manutenção e suporte padronizados;
Operação pró-ativa;
Aumento da velocidade de impressão;
Aumento da velocidade de processamento das impressoras;
Diminuição do tempo de impressão para a primeira página;
Atualização do parque de impressão;
Redução nos custos;
Gerenciamento de produtividade;
Levantamento e estudo do parque de impressões e seus respectivos custos.
11. Principais clientes
12. Diferencial competitivo em relação aos concorrentes.
O diferencial competitivo que Ricohlor tem está no atendimento ao cliente.
O foco é o cliente. Saber que ele quer? O que ele deseja? O que ele não quer?
Através destas respostas a empresa consegue oferecer uma oferta irresistível se diferenciando do mercado.
Outro diferencial é possuir uma assistência técnica que cobri toda área de venda do produto resolvendo defeitos de forma rápida e eficaz
Possui um serviço de apoio ao cliente que está sempre disponível, e conta com profissionais preparados para responder a todos os problemas. É mais um diferencial.
A qualidade do produto é um fator de grande relevância para seus clientes, pois se diferencia das melhores marcas das outras de “segunda linha”.  Pois a empresa consegue alinhar preço e qualidade conseguindo assim se diferenciar ainda mais da concorrência.
13. Ferramentas utilizadas para garantir a qualidade dos serviços prestados.
Para construir esse diferencial a empresa conta com ferramentas que auxilia em todos os processos da organização.
A empresa faz uso de software de gestão de processos BPM melhorando os processos mais complexo, integrando e otimizando a cadeia produtiva, automatizando as tarefas repetitivas, eliminando os desperdícios e os gargalos.
A empresa também conta com sistema de relacionamento com cliente Customer Relationship Management CRM. 
Esta ferramenta gerencia as relações entre a empresa e seus clientes, atuais e futuros. Esta tecnologia sincronizar as vendas, as estratégias de marketing utilizadas, o atendimento direto aos clientes e o suporte técnico. 
Este veículo de informações permite gravar e guardar dados de contatos feitos, clientes, prospects, contratos fechados, entre outros. 
Com o alinhamento desses processos, a organização torna-se capaz de atrair mais e reter seus clientes, melhorando a relação com essas pessoas e diminuindo o tempo necessário para fechar negócios.
14. analise Swot 
O termo SWOT é um acrônimo das palavras Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats que significam respectivamente: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. A Análise SWOT, também é conhecida e amplamente aplicada no Brasil, pelo nome Análise FOFA ou FFOA
A Análise da matriz SWOT é uma ferramenta de análise estratégica e tomada de decisão que ajuda a caracterizar o ambiente competitivo em que a organização opera e a identificar quer os recursos e as capacidades com que pode enfrentar esse ambiente quer também as vulnerabilidades que podem condicioná-la.
Mas para entendermos como colocar em prática a Análise SWOT precisamos entender seu conceito e o que cada palavra que compõe seu nome representa.
Figura 3– Analise da Matriz SWOT
Fonte: http://contaazul-prod-webserver.s3.amazonaws.com/contabilidade/blog/site/uploads/2015/10/Desenho-sem-t%C3%ADtulo-1.png?x97589 
Segundo Chiavenato e Sapiro (2003), sua função é cruzar as oportunidades e as ameaças externas à organização com seus pontos fortes e fracos. A avaliação estratégica realizada a partir da matriz SWOT é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão estratégica competitiva. Trata-se de relacionar as oportunidades e ameaças presentes no ambiente externo com as forças e fraquezas mapeadas no ambiente interno da organização. As quatro zonas servem como indicadores da situação da organização.
Para a constatação de forças e fraquezas, oportunidades e ameaças advêm sempre dos resultados de uma análise combinada, na qual as condições internas devem ser sobrepostas e confrontadas com as situações do ambiente de negócios da empresa (YANAZE, 2007).
A função da análise SWOT é compreender fatores influenciadores e apresentar como eles podem afetar a iniciativa organizacional, levando em consideração as quatro variáveis citadas (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), com base nas informações obtidas a empresa poderá elaborar novas estratégias.
 
Tabela 2 – Questões Potenciais a Considerar em Uma Análise SWOT
	FORÇAS INTERNAS POTENCIAIS
	FRAQUEZAS INTERNAS POTENCIAIS
	Recursos financeiros abundantes
Nome de marca bem conhecido
N° 1 do setor
Economias de escala
Tecnologia própria
Processos patenteados
Custos mais altos (matérias-primas ou processos)Imagem da companhia/produto/marca respeitada
Talento gerencial elevado
Melhor habilidade de marketing
Produto de qualidade superior
Alianças com outras empresas
Boa capacidade de distribuição
Empregados comprometidos
	Falta de orientação estratégica
Recursos financeiros limitados
Pouco investimento em pesquisa e desenvolvimento
Linha de produtos muito limitada
Distribuição limitada
Custos mais baixos (matérias-primas ou processos)
Produtos ou tecnologia desatualizados
Problemas operacionais internos
Problemas políticos internos
Imagem de mercado fraca
Pouca habilidade de marketing
Alianças com empresas fracas
Habilidades gerenciais limitadas
Empregados mal treinados
	OPORTUNIDADES EXTERNAS POTENIAIS
	AMEAÇAS EXTERNAS POTENCIAIS
	Rápido crescimento do mercado
Empresas rivais são complacentes
Mudança nas necessidades/gestos do consumidor
Abertura de mercados externos
Revés de empresa rival
Novas descobertas de produtos
Boom econômico
Desregulamentação governamental
Nova tecnologia
Mudanças demográficas
Outras empresas buscam alianças
Grande alteração de marca
Queda nas vendas de produto substituto
Mudança nos métodos de distribuição
	Entrada de concorrentes estrangeiros
Introdução de novos produtos substitutos
Ciclo de vida do produto em declínio
Mudança nas necessidades/gestos do consumidor
Declínio da confiança do consumidor
Empresas rivais adotam novas estratégias
Maior regulamentação governamental
Queda na atividade econômica
Mudança na política do Banco Central
Nova tecnologia
Mudanças demográficas
Barreiras no comercio exterior
Fraco desempenho de empresa aliada
Tumulto na política internacional
Enfraquecimento da taxa de câmbio da moeda corrente
	
	
 Fonte: adaptado FERRELL e HARTLINE (2009, p.134-135).
Forças
Está relacionada às vantagens que a empresa possui em relação aos concorrentes. São as aptidões mais fortes da empresa. 
As forças também podem ser elementos internos que trazem benefícios para o negócio. Uma outra maneira de pensar sobre isso é imaginar os elementos que estão sobre o seu controle, ou seja, você consegue decidir se mantém ou não
 Fraquezas
As fraquezas são as aptidões que interferem ou prejudicam de algum modo o andamento do negócio. É muito importante haver sinceridade nesta etapa da análise
As fraquezas encontradas precisam ser examinadas e observadas de forma isolada, para que assim, seja possível nulificar os problemas que ocasionam. Se não for possível corrigir as fraquezas a curto prazo, o ideal é que sejam estudados métodos para minimizar seus efeitos ou tentar contorná-los de modo que se tornem forças relevantes para o negócio.
Ameaças
Ao contrário das oportunidades, as ameaças são forças externas que influenciam negativamente a empresa e devem ser tratadas com muita cautela, pois podem prejudicar não somente o planejamento estratégico da companhia, como também, diretamente em seus resultados. 
As ameaças também podem significar os medos que existem por parte da gestão da empresa. Deve-se pensar, mesmo que por alto, maneiras de mitigá-las.
Oportunidades
São forças externas que influenciam positivamente a empresa. Não existe controle sobre essas forças, pois elas podem ocorrer de diversas formas, porém, devem ser feitas pesquisas ou planejamentos que prevejam minimamente o acontecimento desses fatos
As oportunidades estão relacionadas aos desejos dos gestores e embora elas estejam fora do controle da empresa, deve-se haver uma preparação mínima para o caso delas ocorrerem.
Resultados
Analise da Matriz Swot
Através da matriz da Swot da Empresa podem ser tomadas as seguintes ações 
Em relação às forças: Empresa tem maior diferencial o foco no cliente, assim tornando se referência no seu segmento. Outro ponto forte é estar a mais de 25 anos atua no seguimento criando credibilidade e consequemente alta confiabilidade junto ao seu público, O que torna a Ricohlor uma empresa fortemente reconhecida no mercado. A empresa possui um grande investimento na área técnica (qualidade na capacitação e formação de seus colaboradores) e no marketing onde divulga a sua prestação de serviço.
Em relação às fraquezas: A empresa deve evitar a troca de gestores dos departamentos, para que os processos e projetos da empresa não sofram com mudanças de perfil de gestão. A definição de funções precisa ser elaborada e seguida à risca, para que nenhum funcionário seja sobrecarregado e outros deixem de executar tarefas importantes, desta forma propiciando maior produtividade e rendimento de todos os departamentos, e assim elaborar um plano de carreira de acordo com as competências de cada colaborador. Um outro ponto observado foi que infraestrutura da empresa está passando por novos processos de melhorias com a implantação de novas tecnologias, assim eliminando fraquezas como tecnologias descontinuadas, melhorias do ambiente físico e no atendimento de serviços prestados com a contratação de mais colaboradores, com isso a organização visar maior retenção de seus clientes.
Em relação às oportunidades: implantar ações de joint venture, ou seja, fazer fusões ou parcerias com outras empresas além de divulgar a sua marca, atrair novos públicos e mercados mostrando a importância de implantar soluções que ajudam ainda mais na redução de custos, identificando novas possibilidades de inserir novos produtos e serviços.
Em relação às Ameaças: Atentar-se aos fatores econômicos que possam reduzir os contratos. Com relação à continuidade de projetos irá depender da contenção de custos, conforme a atuação de cada gestor da área determinar. A empresa deve estar sempre informada em relação as novas tecnologias, a imagem da empresa em está sempre se reinventado pois é responsabilidade da diretoria evitar o desinteresse do seu público perder mercado, evitando assim que os seus clientes migrem para concorrência. A tomada de decisão deve ser sempre com base em uma boa pesquisa de mercado. Através do resultado da pesquisa deve-se verificar como seus concorrentes estão atuando para que empresa possa melhorar cada vez mais seus processos e atender os seus clientes com eficiência.
Com base nos dados coletados pode-se verificar que a matriz SWOT da Empresa Ricohlor apresenta os tópicos descritos na tabela abaixo:
Tabela 3 – Análise Matriz SWOT da Ricohlor
	FORÇAS
	FRAQUEZAS
	Reconhecimento da marca;
Tempo de existência;
Tradição e credibilidade;
Foco na melhoria dos serviços prestados
Renovação técnica e tecnológicas;
Diferencial foco no atendimento ao cliente
	Mudança frequente de gestores;
Falta de definição de papéis e responsabilidades;
Plano de carreira não totalmente definido;
Comunicação organizacional e institucional confusa;
Estrutura e Infraestrutura, tecnologias ultrapassadas;
Retenção de seus clientes
	OPORTUNIDADES
	AMEAÇAS
	Explorar público alvo;
Aumentar as parcerias com empresas (públicas e privadas).
Criar / alterar os produtos ou serviços
	Não continuidade dos projetos;
Redução na economia e redução de contratos;
Tecnologia cada vez mais avançada 
Aumento da concorrência;
Tomadas de decisão sem a total análise de mercado;
Fonte: elaborado através de informações coletadas na Ricohlor Comercio e Sistemas Reprográficos Ltda
15. Considerações finais 
Esse estudo teve por objetivo analisar a terceirização e também os custos de impressão através de uma empresa especializada no segmento de outsourcing e de manter a administração com recursos próprios. Os resultados encontrados revelam que, do ponto de vista econômico, a administração própria não é viável
O ponto de equilíbrio revela os desperdícios de impressões mensais que empresa enfrenta, representando assim a decisão de contratar os serviços de outsourcing.
No decorrer dessa pesquisa, a segurasse que possam ser avaliados os custos indiretos da administração própria, a inclusão da análise qualitativa dos riscos, inclusão de simulações de outros perfis de equipamentos, além da criação deum modelo de comparação das formas de contratação existente no mercado.
Durante o estudo foi também foi analisado através do referencial teórico que a matriz SWOT tem papel fundamental na definição das estratégias e planos de ação, pois visa identificar os pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, levando em consideração o ambiente interno e externo. Na análise teórica nota-se que a matriz SWOT tem o intuito de compreender fatores influenciadores e apresentar como eles podem afetar o planejamento estratégico organizacional.
Para demonstrar a aplicação da matriz SWOT foi realizado estudo de caso da empresa Ricohlor através de pesquisa de campo, onde foi feita uma análise de como ela utiliza essa ferramenta para obter competitividade e permanência no mercado. Foram apresentados os indicadores estratégicos para cada variável utilizadas dentro do segmento que a empresa representa.
Através dessa pesquisa foi identificado que a empresa utiliza a SWOT como ferramenta dentro de seu planejamento estratégico, de maneira a orientar todos os setores da organização e seus respectivos gestores, analisando pontos a serem melhorados e explorando seus pontos fortes. 
Através da utilização da SWOT foi possível elaborar um plano de ação, a fim de ajudar a equilibrar e melhorar o desempenho da empresa Ricohlor, na análise foi observado que a empresa consegue dessa forma melhorar seus processos internos, investimentos, relacionamento com clientes, fornecedores e colaboradores, onde a empresa utiliza de suas forças e oportunidades para controlar suas fraquezas e minimizar as ameaças.
Com base nos resultados obtidos através dessa pesquisa, conclui-se que ao utilizar a matriz SWOT como ferramenta estratégica permite sim que empresa se mantenham competitivas no mercado. 
Porém deve-se ainda destacar que a Análise da matriz SWOT não é a única ferramenta para se obter vantagem competitiva, a empresa não só pode como deve utilizar de outras estratégias para potencializar seu desempenho.
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