Gestão do Conhecimento Brainstorming

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Gestão do Conhecimento – Prof. Humberto 
Alunos: 
Carlos Vinícius
Daniel Costa 
Luciana Alves 
Rafael Sobral 
 
Brainstorming
Definição
Brainstorming significa tempestade cerebral ou tempestade de ideias. É uma expressão inglesa formada pela junção das palavras "brain", que significa cérebro, intelecto e "storm", que significa tempestade. É uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo.
Esse método foi criado nos Estados Unidos, pelo publicitário Alex Osborn, usado para testar e explorar a capacidade criativa de indivíduos ou grupos, principalmente nas áreas de relações humanas, dinâmicas de grupo e publicidade e propaganda.
Objetivo
A técnica de brainstorming propõe que um grupo de pessoas se reúnam e utilizem seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum, a fim de gerar ideias inovadoras que levem um determinado projeto adiante. Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou absurda, todas devem estar na compilação ou anotação de todas as ideias ocorridas no processo, para depois evoluir até a solução final.
Onde é utilizada?
- Desenvolvimento de novos produtos - obter ideias para novos produtos e efetuar melhoramentos aos produtos existentes.
- Publicidade - desenvolver ideias para campanhas de publicidade.
- Resolução de problemas - consequências, soluções alternativas, análise de impacto, avaliação.
- Gestão de processos - encontrar formas de melhorar os processos comerciais e de produção.
- Gestão de projetos - identificar objetivos dos clientes, riscos, entregas, pacotes de trabalho, recursos, tarefas e responsabilidades.
Como fazer um Brainstorming?
Brainstorming considera três fases distintas, onde a primeira é aquela em que as ideias são geradas, a segunda é destinada à realização dos esclarecimentos relativos aos processos, e a terceira presta-se à avaliação das ideias propostas.
Ocorre da seguinte maneira:
Passo 1: Escolhe-se um facilitador para o processo que definirá o objetivo; 
Passo 2: Formam-se grupos de até dez pessoas;
Passo 3: Escolhe-se um lugar estimulante para a geração de ideias;
Passo 4: Os participantes terão um prazo de até 10 minutos para fornecer suas ideias, que não devem ser censuradas.
Passo 5: As ideias deverão ser consideradas e revidadas, disseminando-se entre os participantes; 
Passo 6: O facilitador deverá registrar as ideias em local visível (quadro, cartaz etc).
Passo 7: Deverão ser eliminadas as ideias duplicadas;
Passo 8: Deverão ser eliminadas as ideias fora do propósito determinado;
Passo 9: Das ideias restantes devem ser selecionadas aquelas mais viáveis (se possível, por consenso entre os participantes).
Princípios e Regras
 
Os dois princípios basicamente são:
- Atraso do Julgamento: A maioria das más ideias são inicialmente boas ideias. Atrasando ou adiando o julgamento, é dada a hipótese de se gerarem muitas ideias antes de se decidir por uma. Embora, a maioria da educação nos ensine apenas a usar o julgamento. Nós apressamos o julgamento. Quando praticamos o atraso do julgamento, permitimo-nos usar a nossa mente criativa para gerar ideias sem as julgar. Primeiro, não parece natural, mas depois tem as suas recompensas. Quando geramos ideias, é necessário ignorar as considerações à importância da ideia, à sua usabilidade, à sua praticabilidade. Neste patamar, todas as ideias são iguais. É necessário atrasar o julgamento enquanto ainda não se terminou a geração das ideias.
- Criatividade em quantidade e qualidade: Quanto mais ideias forem geradas, será mais provável encontrar uma boa ideia. Por vezes, não conseguimos pensar num problema enquanto não houver algumas respostas. Brainstorming possibilita a hipótese de pôr as ideias que passam pela cabeça no papel, de maneira a conseguir obter as melhores delas.
Regras
As quatro principais regras do brainstorming são:
- Críticas são rejeitadas: Esta é provavelmente a regra mais importante. A não ser que a avaliação seja evitada, o princípio do julgamento não pode operar. A falha do grupo ao cumprir esta regra é a razão mais crítica para que a sessão de brainstorming não resulte. Esta regra é aquela que primariamente diferencia um brainstorming clássico dos métodos de conferência tradicionais.
- Criatividade é bem-vinda: Esta regra é utilizada para encorajar os participantes a sugerir qualquer ideia que lhe venha à mente, sem preconceitos e sem medo que isso o vá avaliar imediatamente. As ideias mais desejáveis são aquelas que inicialmente parecem ser sem domínio e muito longe do que poderá ser uma solução. É necessário deixar as inibições para trás enquanto se geram ideias. Quando se segue esta regra, cria-se automaticamente um clima de brainstorming apropriado. Isso aumenta também o número de ideias geradas.
- Quantidade é necessária: Quanto mais ideias forem geradas, mais hipótese há de encontrar uma boa ideia. Quantidade gera qualidade.
- Combinação e aperfeiçoamento são necessários: O objetivo desta regra é encorajar a geração de ideias adicionais para a construção e reconstrução sobre as ideias dos outros.
Estudo de caso
Geralmente o brainstorming surge da análise crítica de um indicador com meta não alcançada, de um risco iminente ou já ocorrido ou da necessidade de inovação de um processo. Em todos os casos dará origem a um projeto ou plano de ação, que deverão ser bem planejados e executados.
No exemplo abaixo demonstro como podemos utilizar as ferramentas da qualidade (Indicadores, 5w2h, swot, GUT, Paretto, MASP) a favor de um braisntorming eficaz.
O Callcenter da empresa de saúde abandona mais de 30% das chamadas recebidas no dia e o resultado são agendas médicas com “buracos” e metas não cumpridas. Como resolver?
Opção 1: Convencionalmente todas as áreas convergirão para o gestor do callcenter e ajudarão a diretoria na inquisição. Alguns darão opiniões sobre o que acham que pode estar errado e outros até darão as respostas, como por exemplo: falta pessoal, falta gestão, falta um sistema adequado... Resultado: O gestor da área terá de arrumar uma saída e todos aguardarão. Aqui não houve brainstorming e provavelmente perdeu-se muito tempo nesta discussão.
Opção 2: Aplicando a ferramenta, devemos eleger uma pessoa que conduzirá as perguntas/respostas para não perder a linha de raciocínio.
- Qual é o horário que mais se perde ligações? (Gestão dos indicadores) Resposta: Pela manhã.
- Por que se perde mais pela manhã? Resposta: Porque o volume de chamadas é maior
- Se o volume de chamadas é maior pela manhã, a equipe da manhã está corretamente dimensionada? (Gestão de pessoas/risco) Resposta: Sim, há mais operadores alocados nos horários de pico da manhã.
- Se as pessoas estão adequadas ao horário de pico, por que então continuam as perdas? Resposta: Porque faltam muitos operadores (alto absenteísmo)
OBS: Percebemos que a equipe está corretamente dimensionada, porém revelou-se um alto absenteísmo. Então, a proposta a partir daí é solucionar o problema de absenteísmo, aplicar o PDCA e validar a ação.
Desconsiderando a resposta da pergunta 4, apresento uma outra alternativa: Resposta alternativa: Porque o tempo gasto na chamada aumentou
E por que o tempo gasto nas chamadas aumentou? Resposta: Porque há muitos novatos.
Aqui poderíamos argumentar até entendermos os problemas dos novatos (falta de gestão que levou a este ciclo vicioso, falta de treinamento adequado, falta de suporte, etc). Ao fim de todas as perguntas deve-se encontrar uma causa-raiz (ou mais de uma), montar um plano de ação e utilizar a metodologia do PDCA para medir as etapas das ações.
Pelo exemplo dado, um Brainstorming eficaz direciona os gestores à causa raiz dos problemas que podem afetar sua operação e às suas possíveis soluções. Do contrário, gastariam se horas discutindo um problemapontual sem chegar a um consenso e com grande frustração para o gestor responsável
Linhas de Direção 
Embora universalmente não haja linhas de direção aceitas para passos específicos a implementar numa sessão de brainstorming, as seguintes atividades principais são bastante típicas:
Desenvolver um enunciado para o problema;
Selecionar um grupo de 6 a 12 participantes;
Enviar uma nota aos participantes falando-lhes acerca do problema. Deverá ser incluído o enunciado do problema, o contexto, bem como algumas soluções e outras coisas que se revelem úteis para o caso;
Começar por escrever o problema num quadro visível a todos os elementos pertencentes ao grupo;
Falar, novamente, sobre as 4 regras principais do brainstorming;
Requisitar novas ideias aos participantes pela ordem pela qual estes levantam a sua mão. Apenas uma ideia deve ser sugerida em cada momento;