Fundamentos de Gestão aula 09

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Fundamentos de Gestão
Aula 9: PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO - Técnicas de Planejamento 
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Ao final dessa aula o aluno deverá ser capaz de:
 - Conhecer as técnicas de planejamento no âmbito empresarial;
 - Compreender a aplicabilidade das técnicas de planejamento.
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Já sabemos que o planejamento é uma forma de organizar ideias com relação a um certo tema e estabelecer objetivos e metas, com o propósito de se atingir um determinado resultado.
Nessa aula iremos abordar as técnicas de planejamento estratégico que contribuem no processo de análise das informações e cenários empresariais, sendo considerado ferramentas de grande valia no processo de tomada de decisão e suporte aos gestores.
Como discorremos na aula anterior o planejamento é fundamentado em três pilares: Estratégico, tático e operacional.
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O objetivo do planejamento estratégico é orientar e reorientar os negócios e produtos da empresas de modo que gere lucros e crescimento satisfatório.
Podemos nos questionar: Para orientar e reorientar é preciso o conhecimento, é preciso desmistificação da organização. Como proceder? Por onde começar?  
Vamos abordar três técnicas de planejamento que irão te dar um suporte e conhecimento para respondermos aos questionamentos anteriores, são eles: PDCA, 5W2H e SWOT.
PDCA (Plan, Do, Check, Action)? Nessa técnica utiliza-se o Planejamento ( Plan), o Fazer ( Do), a Verificação (Check) e a Ação (Action).
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Valentim (2015) destaca que a técnica de PDCA é importante por estabelecer com clareza aonde se quer chegar, levantando as informações para boa execução, verificando as causas que impedem, ou poderão impedir, de chegar ao resultado e propõe ações para cada causa considerada importante no processo.
Os passos para o Planejamento Estratégico utilizando a técnica PDCA, segundo Valentim (2015) são as seguintes:
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Plan(Planejamento)
Estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessárias para atingir os resultados.
Do (Fazer)
Realizar, executar e implementar as atividades, tarefas e ações.
Check (Verificar)
Monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, elaborando relatórios.
Action (Ação)
Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, se necessário reelaborar o plano de ação, de modo a melhorar a qualidade, a eficiência e a eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.
Fonte: Adaptado de Valentim (2015)
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É interessante que se estabeleça indicadores de resultados que possibilitarão a mensuração qualitativa e quantitativa dos resultados, considerando as ações desempenhadas no processo.
A técnica 5W2H, consiste nos seguintes questionamentos:
 - What - O que será feito (ações, etapas, descrição); 
 - Why - Por quê será feito (justificativa, motivo); 
 - Where - Onde será feito (local); 
 - When - Quando será feito (tempo, datas, prazos); 
 - Who - Por quem será feito (responsabilidade(s) pela(s) ação(ões)); 
 - How - Como será feito (métodos, processos); 
 - How much - Quanto custará (custo ou gastos envolvidos).
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Machado ( 2009) defende que a técnica 5W2H é importante para as organizações por ser muito simples, facilitando a  agilidade de todos os processos.
Para aplicar o método 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema a ser solucionado ou amenizado e realizar cada etapa de maneira cuidadosa e da melhor forma possível. A ideia é buscar respostas para cada um dos 5W e 2H expostos acima.
O método 5W2H refere-se basicamente a uma técnica para detalhar a execução de processos, atividades e tarefas, em que são atribuídas as responsabilidades de cada envolvido e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o local, o motivo, o prazo e os custos/gastos para sua efetividade. ( VALENTIM 2015, p. 21)
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Nas duas técnicas estudadas anteriormente percebemos que o Planejamento inicia com a definição dos objetivos. Em outras palavras podemos destacar a importância de conhecermos a Intenção Estratégica, nessa etapa é refletido sobre a missão, visão, valores, ou seja o propósito da empresa.
Faz-se necessário conhecer os fatores críticos de sucesso, ou seja quais as condições internas são essenciais para que a organização atinja seus objetivos.
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A definição das políticas da organização é a etapa de definição e orientações que expressam os limites das ações desempenhadas pelos integrantes da organização deve desenvolver. Ressaltamos a importância do embasamento ético em relação as políticas e a coerência com os valores pré estabelecidos.
É de fundamental importância no momento da elaboração do planejamento estratégico das organizações que tenhamos definido quais as estratégias e as metas que a organização almeja. Agindo assim, podemos envolver todos os integrantes do sistema empresa.
Não poderíamos deixar de contemplar a análise do ambiente, considerado fundamental no planejamento estratégico, servindo como base para a análise de cenário, levando em consideração os aspectos econômicos, políticos, legais, tecnológicos, socioculturais etc.
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Essas etapas nos remete a terceira técnica utilizada no processo de planejamento estratégico intitulado de SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats).
É uma técnica que auxilia a elaboração do planejamento estratégico das Organizações que começou a ser desenvolvido nos anos 60-70, nas escolas americanas. O objetivo é focalizar a combinação das forças e fraquezas da organização com as oportunidades e ameaças do mercado. ( ANDREUZA, 2012 p. 22)
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Uma das ferramentas utilizadas pelas organizações para elaborar o planejamento de ações estratégicas é o método denominado SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats), ou como é conhecido na língua portuguesa FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Esse método propicia à organização realizar uma análise dela mesma e de seu entorno, é uma maneira de conhecer a condição de partida antes de definir as estratégias de ação para o curto, médio e longo prazo.
O método SWOT analisa as forças internas em relação às oportunidades externas, bem como as fraquezas internas em relação às ameaças externas à organização, ou seja, analisa as condições de partida frente às tendências e cenários futuros. (VALENTIM, 2015 p. 23)
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Valentim (2015) discorre sobre as etapas para aplicabilidade da matriz SWOT, onde deve inicialmente realizar um brainstorm para descrevendo as forças e fraquezas. No segundo momento deve elaborar a listadas oportunidades e ameaças e priorizá-las. No terceiro momento deve-se criar uma matriz síntese selecionando forças a consolidar, fraquezas a superar, oportunidades a aproveitar e ameaças a evitar. Após todas as etapas anteriores executadas deve-se elaborar as estratégias de ação.
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Assuntos da próxima aula:
Na nossa próxima aula iremos abordar o Processo de Organização.
Até a próxima aula!
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