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1 OSM – Organização, Sistemas e Métodos Aula 01 vídeo 01 Homero Pampolini Jr Apresentação da Disciplina Certamente há muitos assuntos que tratam da visão geral e dos princípios de sistemas organizacionais, ou ainda que abordam métodos e técnicas de gestão das empresas, que parecem serem muito complicados, mas na verdade não são tão complicados assim. Por exemplo: qual a diferença entre uma organização cujo sistema de gestão é baseado em normas rígidas e outra cujo sistema de gestão se baseia em normas mais flexíveis e com maior grau de participação das pessoas nas decisões? Será que se pode, genericamente, afirmar que uma delas é melhor do que a outra? Já deixo aqui um desafio para você ! Problematização O desafio agora é outro. Vou lhe fazer uma pergunta: escolha uma tarefa simples, que você faz no dia a dia, como por exemplo, tomar banho ou, ainda, trocar o pneu de um carro e me responda: Por que você toma banho do mesmo jeito todos os dias ? ou porque você troca o pneu do carro do mesmo jeito, sempre que você precisa fazê-lo? Você já tentou fazer de forma diferente? Eu tenho quase a certeza que não. Você jamais tentou fazer estas atividades tão simples de forma diferente. Sempre fez do mesmo jeito e deve achar e julgar estranho que alguém faça diferente. Problematização Mas você já se perguntou por qual razão você faz sempre as mesmas atividades do mesmo jeito e tem dificuldade de fazer de outra forma, que até poderia ser mais simples e mais eficaz? Certamente você terá com resposta algo como a resistência a mudança, ou mesmo a dificuldade em aprender novamente. Pois é este o segredo do sucesso de muitas empresas contemporâneas: fazer diferente aquilo que muitas já fazem para poderem, desta forma, serem percebidas como diferentes para seus clientes. E fazer diferente, significa adotar práticas de osm, ou seja, métodos, sistemas e forma de organização diferente para conseguir novos e eficazes resultados Objetivos da aula Conhecimento efetivo: Dominar as terminologias relacionadas a OSM – organização, sistemas e métodos, aplicados no ambiente organizacional. Conhecimento conceitual: Conhecer e diferenciar os conceitos de organização, sistemas e métodos, bem como de estruturas organizacionais e sistemas administrativos Conhecimento procedural: Distinguir os tipos de organização, analisar as características dos seus sistemas de funcionamento, identificar métodos e formas de atuação que compõem o seu sistema de gestão. Objetivos da aula Conhecimento metacognitivo: Integrar os conhecimentos com as diversas possibilidades de ação do administrador, seja como gestor, como colaborador, como empreendedor. Compreender e analisar se possui e em qual grau as características das organizações e de seus sistemas de gestão para poder tomar decisões a respeito de modelos de gestão e, finalmente Auto avaliar-se para compreender seu potencial para ser bom colaborador, ou gestor ou empresário. 2 RECORDAR É VIVER... O QUE É ADMINISTRAÇÃO ? Você já deve ter estudado o conceito de administração em outra disciplina estudada aqui no curso mas para reforçar os conceitos já estudados, vamos retomar brevemente o assunto. Administração, segundo o doutor Jose Claudinei Lombardi, representa o “ ato de gerir, de governar, de dirigir negócios públicos ou privados; entende-se a própria ação de administrar algo ou alguma coisa” Administrar significa ter direção, ou estar próximo, para agir com vistas a gerir, ou executar a função de agir em prol de alguma coisa, para se obter resultados que devem ser previamente planejados e estipulados, executando uma prestação de serviço, cumprindo ainda uma vinculação de servir ou de fornecer algo, no caso resultados. RECORDAR É VIVER .... O papel do administrador Este também é outro tema que você já deve ter estudado em outra disciplina aqui no curso, mas vamos reforçar o conceito para facilitar o entendimento. As funções do administrador ensejam tarefas que visam congregar ações, em primeiro lugar, para otimizar recursos para alcançar objetivos planejados e desejados, produzindo impacto nos ambientes organizacionais internos e externos. De outra forma, e não menos importante, determina-se como função essencial do administrador a capacidade de gerir e de compatibilizar recursos essenciais e interligados ao funcionamento da organização para que, de posse de outras competências técnicas e conceituais, ele possa tomar decisões com o fim de fazer produzir e atingir eficazmente os objetivos desejados. O papel do administrador Decisões – planejamento, organização, execução e direção e controle Objetivos Determinados Administrar, gestar, gerir, recursos – materiais, pessoas, financeiros, instalações, informação e conhecimentos Organização, sistemas e métodos O que é uma organização ? O autor KANAANE (1994, P.30) diz que uma organização é: “Um sistema socialmente estabelecido pelo conjunto de valores expressos pelos indivíduos que dela fazem parte, sendo assimiladas e transmitidas sucessivamente pelas mesmas, daí a importância e a responsabilidade diante dos outros, das novas gerações (KANAANE, 1994, P. 30). Organização, sistemas e métodos A organização é um sistema estabelecido por um conjunto de valores expressos por indivíduos que dela fazem parte e isto permite concluir que possam existir, para funcionamento das organizações, procedimentos que podem ser qualitativos e quantitativos, estabelecidos pelos indivíduos que as compõem, determinando valores e regras para seu funcionamento em busca de resultados. Para este conjunto de procedimentos se pode associar a ideia de um sistema, cujo estudo será em breve e posteriormente abordado. AS ORGANIZAÇÕES SEMPRE FORAM DO JEITO QUE ELAS SÃO HOJE? Você se lembra que no início desta aula eu lhe questionei sobre as razões pela quais você sempre faz as coisas do mesmo jeito? Pois é... As organizações, utilizando as técnicas de OSM aprenderam que elas precisam fazer coisas de forma diferente, ou seja: precisam inovar e isto é que faz que elas sobrevivam ao mercado competitivo. O autor Nelson b. Souza, em artigo intitulado historia e evolução da administração, sustenta registro de empresas e organizações desde ano 5.000 a.C 3 AS ORGANIZAÇÕES SEMPRE FORAM DO JEITO QUE ELAS SÃO HOJE? AINDA: A igreja, abstraindo-nos do aspecto da religiosidade, e aprofundando-se no forma de organização e gestão, é uma das precursoras do formato de funcionamento das empresas e organizações formais. Na igreja, desde seus primórdios, já se verificavam aspectos de autoridade (prelado), responsabilidade e sistema de administração empresarial com técnicas e modelos de gestão . AS ORGANIZAÇÕES SEMPRE FORAM DO JEITO QUE ELAS SÃO HOJE? AINDA: Outro histórico e bom exemplo refere-se as estruturas e ação das organizações militares, desde os mais remotos tempos. A conquista de novas terras e territórios, as invasões, as guerras, as grandes conquistas, dentre outras, sempre se apoiaram em técnicas de gestão e modelos estratégicos que, ainda hoje, servem de exemplo para as empresas. Os modelos estratégicos das organizações militares são ainda hoje copiados pelas empresas que adotam tais modelos em suas ações no dia a dia . AS ORGANIZAÇÕES SEMPRE FORAM DO JEITO QUE ELAS SÃO HOJE? A REVOLUÇÃO INDUSTRIAL Este é outro evento que marca uma mudança radical no modelo de administração e de gestão das organizações. Um fenômeno que introduziu nos modelos de gestão, técnicas, métodos e sistemas de produção mais aprimorados para poder dar conta de atender as novas demandas do mercado e das industrias. A produção em massa requerpadronização e para tanto se exigem metodos, sistemas e organização. AS ORGANIZAÇÕES SEMPRE FORAM DO JEITO QUE ELAS SÃO HOJE? A ADMINISTRAÇÃO CIENTIFICA Alguns anos depois da revolução industrial, Frederick Taylor, com suas ideias e propostas inovadoras, dá forma e modifica o pensamento sobre os sistemas, os métodos e as técnicas de gestão, dando inicio a nova era das escolas da administração; O administrador passa a se preocupar não apenas com a gestão, mas sim com o planejamento, com o comando e coordenação, com a ação e com o controle, como receita para o sucesso. O QUE É UM SISTEMA? Há maneiras diferentes de conceituar e entender um sistema, mas vamos direto a uma forma mais simples de entender um sistema que sustenta modelos de gestão organizacional. Pense, por exemplo, no sistema solar que é o sistema planetário onde você vive. Você consegue imaginar se continuaria vivendo se não houvesse o sol, ou a lua, no sistema planetário em que você vive? Certamente você não estaria mais aqui. O QUE É UM SISTEMA? A interferência e a influência do sol e/ou da lua no seu dia a dia é essencial para sua sobrevivência neste planeta. Isto é um sistema. Um sistema é um conjunto de partes iguais, ou diferentes, que interagem entre si para que o todo funcione adequadamente. O autor Oliveira (2002) ao definir sistema ensina que sistema é um conjunto de partes interagentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. 4 O QUE É UM SISTEMA? As empresas também funcionam como se fossem um “sistema” e neste caso elas tem como “núcleo” elementos diferentes, em função dos diversos interesses envolvidos. Os núcleos, ou interesses envolvidos, podem ser, por exemplo, o sistema de produção, ou o sistema de pessoas, ou o sistema de finanças, e daí por diante. O QUE É UM SISTEMA? Veja só como é interessante a observação de que se trata de um conjunto de partes interagentes, ou seja: Há diversos agentes que compõem o sistema Estes agentes são compostos por pessoas, fatos e situações, que não são necessariamente semelhantes requerendo, desta forma, de um espaço comum que permita a harmonização das diferenças; Este espaço comum é exatamente o sistema O QUE É UM SISTEMA? Assim a harmonização buscada no espaço do sistema visa atender interesse de todos, ou seja, da organização. Complementarmente eles formam um todo unitário que buscam resolução para determinados objetivos comuns, por intermédio da realização de determinadas funções. Assista o vídeo: O sistema organizacional Https://www.Youtube.Com/watch?V=uoyt31xye6 0 O QUE É UM SISTEMA ADMINISTRATIVO? Após entender o conceito de sistema, vamos evoluir um pouco mais no estudo e vamos entender o sistema no âmbito administrativo. Recente, nesta aula, quando conceituamos a organização, verificamos que se trata de um conjunto de valores que são assimilados e executados de forma a obter resultados em prol de objetivos comuns e desejados. Assim, por exemplo, em uma organização temos valores representados por áreas: administrativa, financeira, operacional, logística, ou seja: O QUE É UM SISTEMA ADMINISTRATIVO? A empresa é um grande sistema administrativo de negócios, e funciona como se fosse um “sistema solar” . Há diversas áreas (ou departamentos) na empresa que constituem os diversos sistemas administrativos, que separados por áreas de interesse ( valores ) e devem agir de forma compartilhada para obter convergentes aos objetivos comuns. NÍVEIS DE UM SISTEMA Como vimos um sistema é um conjunto de partes reunidos em torno de objetivos comuns. Estas partes, entretanto, podem ter tamanhos, funções e características diferentes, como no sistema solar, mas não deixam de ser importantes. À essa diversidade de tamanhos e funções, se estabelecem níveis diferentes de classificação dos sistemas, que são: 5 NÍVEIS DE UM SISTEMA Segundo Oliveira (2002), temos: - Sistema é o que se está estudando ou considerando; - Subsistema são as partes identificadas de forma estruturada, que integram o sistema - Supersistema, ou ecossistema, é o todo, e o sistema é o subsistema dele. NÍVEIS DE UM SISTEMA Assim, se considerarmos uma empresa, podemos identificar: - Subsistema são os departamentos, ou áreas de interesse (finanças, gestão de pessoas, produção, etc.) - Sistema é a empresa e - Supersistema, ou ecossistema, é o mercado do qual ela faz parte. NÍVEIS DE UM SISTEMA Já quanto a classificação, consideremos uma indústria de bens de consumo, por exemplo, cujo produto principal é negociado em supermercados: - Subsistema principal: subsistema técnico de produção ou subsistema mercadológico - Subsistema complementar: subsistema de finanças, de contabilidade, dentre outros - Subsistema de apoio: subsistema jurídico, de tecnologia de informação ou de serviços gerais, dentre outros. NÍVEIS DE UM SISTEMA Observa-se que todos os subsistemas são importantes e no exemplo dado, o subsistema principal esta relacionado ao objetivo empresarial principal da empresa – fabricação de bens de consumo comercializadas em supermercados. Se a empresa em questão fosse uma prestadora de serviços financeiros, por exemplo, o subsistema principal não seria necessariamente o sistema técnico de produção, mas sim o subsistema de finanças e o subsistema de tecnologia de engenharia financeira. Assim de acordo com o perfil da empresa mudam- se os subsistemas. MÉTODO Lembra-se que no inicio desta aula eu lhe perguntei sobre como você toma banho, ou troca o pneu de um carro, sempre do mesmo jeito? Pois é, vamos alterar a pergunta e acrescentar? Porque você não muda o seu método para fazer as coisas mais simples da vida? Ou ainda Porque algumas empresas não mudam seus métodos para fazer diferente aquilo que elas sabem fazer e passam a ser mais competitivas no mercado? Mais uma vez estamos diante das técnicas de OSM ou seja, organização, sistemas e métodos. MÉTODO Mas, afinal, o que um método? Vamos expandir mais este assunto. Primeiramente vamos ver o método sob o ponto de vista genérico e depois vamos aprimorar o conceito compatibilizando-o com características de uma empresa e suas demandas organizacionais. Se consultarmos um dicionário, veremos que método é um processo racional para se chegar a um determinado fim, ou uma maneira de proceder, ou ainda atividade que contem uma ordem de progressão lógica para se atingir um resultado. 6 MÉTODO Do ponto de vista da organização, pode-se compreender o método por meio das considerações que dizem respeito a - Ser um processo racional, para chegar a determinado fim - Ou uma maneira de proceder - Ou ainda um processo racional para chegar ao conhecimento - Ou demonstração da verdade A verdade ora referida está vinculada aos objetivos organizacionais planejados, pretendidos e desejados pela organização. MÉTODO Do ponto de vista conceitual, resgatamos o ensinamento do autor Trujillo Ferrari, que ensina que método é: - Procedimento racional arbitrário de como atingir determinados resultados (...) na ciência, os métodos constituem os instrumentos básicos que ordenam o inicio e o pensamento em sistemas, traçam de modo ordenado a forma de proceder do cientista ao longo de um percurso para alcançar um objetivo pré estabelecido. Viu só... O autor relaciona método a execução efetiva e eficaz do sistema. MÉTODO Assim, vamos compatibilizar nosso estudo: Um sistema, como vimos, é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente formam um todo unitário com determinado objetivo Um método é procedimento racional arbitrário de como atingirdeterminados resultados, constituído por instrumentos básicos que ordenam o inicio e o pensamento em sistemas e traçam modo ordenado e a forma de proceder ao longo de um percurso para alcançar um objetivo preestabelecido; MÉTODO Ou seja, o método é uma maneira organizada, racional, estabelecida para fazer funcionar o sistema ( partes interagentes) com o que se promoverá o funcionamento da organização. Novamente estamos diante de nosso tema principal, ou seja: OSM – a organização que funciona em função de sistemas e cujos procedimentos, para funcionar, estão estabelecidos por métodos racionais e organizados. Assista ao vídeo Https://www.Youtube.Com/watch?V=xplkjmwhc8 0 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Nos estudos anteriores vimos que a empresa pode ser analisada como um sistema constituída de elementos que a compõem. Transportando o exemplo para uma empresa hipotética, para que os sistemas que a compõem funcione é necessário que cada um deles também seja dotado de elementos e fenômenos específicos que façam com que ele funcione adequadamente.(Os métodos) Isto é necessário e sob este ponto de vista estrutural que vamos analisar a empresa, ou seja: - A estrutura organizacional ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS A estrutura organizacional , segundo afirma o autor Oliveira, (2002, 90) “ é um conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa”. Este conjunto de fenômenos, por exemplo o fenômeno da “autoridade”, ou o “fenômeno das comunicações” no ambiente organizacional, precisa funcionar para que, por intermédio deles, somados a outros fenômenos da estrutura organizacional, se possa validar os objetivos organizacionais com a eficácia desejada. Assista ao vídeo Https://www.Youtube.Com/watch?V=w5ek42xu3hm&i ndex=19&list=pliwokjwpkempjpntxd1ojxmpstwqhk1ix 7 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS – A ESTRUTURA FORMAL E INFORMAL A estrutura organizacional formal, segundo afirma o autor Oliveira, (2002), entende-se por: “É aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma”. Ou seja, é aquela estrutura que mais se conhece como sendo o retrato da organização. Nela encontramos as figuras do diretor, do gerente, do assistente administrativo, bem como de outros cargos, cujas funções estão devidamente descritas em um organograma. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS – A ESTRUTURA FORMAL E INFORMAL A estrutura organizacional informal o mesmo autor ensina que: É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS – A ESTRUTURA FORMAL E INFORMAL Então: identificou alguma coisa conhecida neste conceito? Este “fenômeno”, qual seja, o das estruturas informais, são muito conhecidos na empresa (a “rádio peão”, por exemplo) e produzem desdobramentos muitas vezes muito significativos. Isto faz com que as empresas devam sempre se preocupar que tais situações, pois elas não estão sob a mira de um controle efetivo e podem, pela ausência de controle, gerar desdobramentos importantes. OUTROS TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Outros tipos de estruturas organizacionais são formadas pelas diferentes áreas de atuação e funcionamento da empresa os quais, de acordo com sua abrangência, componentes e condicionantes operacionais, irão constituir as “células” de operação dos negócios da empresa. Assim teremos, por exemplo, empresas que são divididas em “células” denominadas departamentos, que podem ser subdivididos em função de critérios condicionantes da natureza de suas operações. OUTROS TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS Segundo Peter Drucker (apud Oliveira 2002) fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional de uma empresa, podem ser: “- A natureza dos objetivos estabelecidos para empresa e seus funcionários; - As atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos; - A sequência de passos necessária para proporcionar os produtos ou serviços que os funcionários e clientes desejam ou necessitam; - As funções administrativas a desempenhar; - As limitações da habilidade de cada pessoa na empresa, além das limitações tecnológicas; - As necessidades sociais dos executivos e funcionários da empresa e; - O tamanho da empresa. REVISÃO TEMÁTICA E CONCLUSÃO Nesta aula apresentamos, inicialmente, os conceitos básicos sobre OSM – organização, sistemas e métodos, para que possamos compreender as ferramentas mais especificas a respeito desta área de estudo e desenvolvimento das organizações. Esclarecemos os objetivos essenciais da aula para que você atinja o conhecimento efetivo, conceitual, procedural e metacognitivo, permitindo-lhe, assim, relacionar as teorias, técnicas e exemplos sobre os temas tratados na disciplina e suas aplicações no dia a dia. 8 REVISÃO TEMÁTICA E CONCLUSÃO Na sequencia recordamos, brevemente, os conceitos de administração e o papel do administrador na organização. Após isto abordamos, para melhor compreensão, os conceitos a respeito da organização, sobre sistema, sobre sistema administrativo, sobre os níveis de um sistema. Em seguida estudamos o conceito e o funcionamento a respeito de sistema, subsistema e supersistema. REVISÃO TEMÁTICA E CONCLUSÃO O estudo a respeito dos metodos foi acrescentado em seguida e Finalizamos com o estudo sobre as estruturas organizacional, formal e informal. Importante ressaltar que estes estudos preliminares, irão permitir um melhor embasamento e compreensão para o estudo dos demais temas a serem tratados na demais aulas da disciplina.
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