Resumo PCP

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A natureza do processo de planejamento e controle
A visão orçamentária não é uma ferramenta isolada na gestão da organização, ela se integra a
um escopo maior da gestão. Pensar em orçamentação na concepção atual de gestão nos remete
a integrá-la à visão de planejamento estratégico. Não existe muito sentido em pensar no
detalhamento contábil orçamentário, se este não for um desdobramento de um pensamento
estratégico maior.
Da mesma forma, distinguir o planejamento tradicional do estratégico, bem como perceber a
orçamentação com um subsistema da organização que contribui para o atingimento estratégico,
é requisito para uma boa modelagem, execução e controle orçamentário.
Falar de uma abordagem sistêmica, ou simplesmente de sistemas, envolve uma maneira de
ordenar o processo de pensar a respeito de coisas existentes, especialmente se forem entidades
complexas, a exemplo das organizações.
Conhecer esta abordagem tem por finalidade representar, de forma compreensiva e objetiva, a
inserção do orçamento em seu meio de existência, explicitando a construção conceitual que
efetua a ancoragem da tomada de decisões. Perceber fluxos e dinâmicas relacionais temporais
que permeiam a orçamentação possibilita uma descrição concreta e objetiva do sistema, dentro
do qual a decisão será tomada.
Princípios Gerais da Abordagem Sistêmica
Expansionismo: é o princípio que sustenta que todo o fenômeno é parte de um fenômeno
maior. O desempenho de um sistema depende de como ele se relaciona com o todo maior que
o envolve e do qual faz parte;
Pensamento Sintético: o fenômeno que se pretende explicar é visto como parte de um sistema
maior e é explicado em termos do papel que desempenha nesse sistema maior;
Teleologia: é o princípio segundo o qual a causa é uma condição necessária, mas nem sempre
suficiente para que surja o efeito. Em outras palavras causa e efeito é uma relação probabilística.
Conceito de Sistema
Um conjunto de partes interdependentes que forma um todo interagente com o ambiente
possuidor de objetivo comum as partes que o formam.
Abrangência de um sistema
A função: supre as necessidades do meio ambiente;
A estrutura: concretiza as funções e é formada por:
• Entradas;
• elementos transformadores (processo);
• relação entre os elementos transformadores;
• Saídas.
A teoria de sistemas no estudo da organização abstrata de fenômenos, independente de sua
formação e configuração presente, busca investigar todos os princípios comuns a todas as
entidades complexas, e modelos que podem ser utilizados para a sua descrição.
Principais Características dos Sistemas
Propósito ou Objetivo: todo sistema tem um ou alguns propósitos ou objetivos.
Globalismo ou Totalidade: todo sistema tem uma natureza orgânica, pela qual uma ação que
produza mudança em uma das unidades do sistema, com muita probabilidade deverá produzir
mudanças em todas as outras unidades deste.
Modelo Genérico de Sistema
• Entrada ou insumo ou impulso: (input)
• Saída ou produto ou resultado: (output)
• Processamento ou processador ou transformador: (throughput)
• Retroação, retroalimentação ou retroinformação: (feedback)
• Ambiente: é o meio que envolve externamente o sistema.
A Organização como um Sistema Aberto
Comportamento Probabilístico e Não-Determinístico das Organizações: O comportamento
humano nunca é totalmente previsível. As pessoas são complexas, respondendo a muitas
variáveis, que não são totalmente compreensíveis. Por estas razões, a Administração não pode
esperar que consumidores, fornecedores, agências reguladoras e outros tenham um
comportamento previsível.
As organizações como Partes de uma Sociedade Maior e Constituída de Partes Menores: As
organizações são vistas como sistemas dentro de sistemas. Os sistemas são complexos de
elementos colocados em interação. Essa interação entre os elementos produz um todo que não
pode ser compreendido pela simples investigação das várias partes tomadas isoladamente.
Interdependência das Partes: A organização é um sistema social com partes independentes e
inter-relacionadas. O sistema organizacional compartilha com os sistemas biológicos a
propriedade de uma intensa interdependência de suas partes, de modo que uma mudança em
uma das partes provoca um impacto sobre as outras.
Homeostase ou Estado Firme: A organização precisa conciliar dois processos opostos, ambos
imprescindíveis para a sua sobrevivência, a saber:
1. homeostasia, que é a tendência do sistema em permanecer estático ou em equilíbrio,
mantendo seu status quo interno;
2. adaptabilidade, que é a mudança na organização do sistema, na sua interação ou nos
padrões requeridos para conseguir um novo e diferente estado de equilíbrio com o
ambiente externo, mas alterando seu status quo.
A homeostasia garante a rotina do sistema, enquanto a adaptabilidade leva a ruptura, a
mudança e a inovação.
Fronteiras ou Limite: É a linha que serve para demarcar o que está dentro e o que está fora do
sistema. Nem sempre a fronteira de um sistema existe fisicamente.
Missão e Visão
A missão é a razão de ser da empresa. Neste ponto, procura-se determinar qual o negócio da
empresa, por que ela existe, ou ainda em que tipos de atividades a empresa deverá concentrar-
se no futuro. Aqui se procura responder à pergunta básica: “Onde se quer chegar com a
empresa?”
A visão pode ser considerada como o limite que os principais responsáveis pela empresa
conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla.
Ela deve ser resultante do consenso e do bom-senso de um grupo de líderes e não da vontade
de uma pessoa.
Através da visão é possível identificar quais são as expectativas e os desejos de quem controla a
organização, tendo em vista que esses aspectos proporcionam o grande delineamento do
planejamento estratégico a ser desenvolvido e implementado. Deve ser definido: “quem são”,
“o que fazem” e “para onde estão direcionados”, estabelecendo um curso para a organização.
• A visão de futuro consiste em olhar para o horizonte e visualizar qual é a imagem que
se tem da empresa quando se chegar lá.
• Isso permite que o empreendedor estabeleça objetivos e metas, indicadores de
desempenho e mensuradores de resultados futuros para saber se está ou não
alcançando aquilo que projetou.
• Assim a VISÃO é componente que permite desdobrar os objetivos a serem alcançados!!!
Valores
Representam os princípios éticos que norteiam todas as suas ações. Normalmente, os valores
são compostos de regras morais que simbolizam os atos de seus administradores, fundadores,
e colaboradores em geral.
Da mesma maneira que uma pessoa ou família tem seus valores estabelecidos, como
honestidade, ética, educação com os mais velhos, respeito ao próximo, etc., uma empresa não
é diferente.
A empresa deve pautar sua existência por valores semelhantes aos desejáveis em uma pessoa.
Resumidamente, os valores:
 São princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos,
atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas
responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Missão, na
direção da Visão.
 Definem as regras básicas que norteiam os comportamentos e atitudes de todos
empregados.
 São as regras do jogo para que, executando a Missão, alcancemos a Visão.
 São o suporte, o estofo moral e ético da empresa.
Planejamento Estratégico
O orçamento é projetado para o período de um ano, trata-se de um instrumento de
planejamento de curto prazo. Porém, é necessário também um planejamento de longo prazo,
mais conhecido como planejamento estratégico.
 Cinco ou mais anos;
 Abrange informações qualitativas:
 Decidir para onde a organização vai;
 Avalia o ambiente dentro do qual ela operará;
 Desenvolver estratégias para alcançar os objetivos definidos;
Planejamento Tático
 Três a cinco anos;
 Inclui objetivos qualitativos e quantitativos; Orientar o planejamento operacional;
 Avaliar o desempenho de gerentes e
 Metas para alcançar o objetivo pretendido.
Planejamento Operacional
 Geralmente um ano;
 Inclui informações quantitativas;
 Decide operações do dia a dia;
 Avalia o desempenho dos departamentos específicos e
 Desenvolve metas para alcançar os objetivos pretendidos.
A gestão organizacional considera o planejamento, a execução e o controle.
Na estrutura organizacional, quanto mais alta a posição do profissional, maior a ênfase de suas
atividades para o planejamento dos negócios e maior o tempo dedicado às decisões, ao
contrário, quanto menor a sua posição, a ênfase maior fica para o controle dos negócios.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard é uma técnica que visa a integração e balanceamento de todos os principais
indicadores de desempenho existentes em uma empresa, desde os financeiros/administrativos
até os relativos aos processos internos, estabelecendo objetivos da qualidade (indicadores) para
funções e níveis relevantes dentro da organização, ou seja, desdobramento dos indicadores
corporativos em setores, com metas claramente definidas.
O Balanced Scorecard está relacionado com as decisões estratégicas, que são as decisões que
estão voltadas para os problemas externos.
Conceito Geral de Orçamento
Um orçamento é o plano financeiro e estratégico de uma administração para determinado
exercício. Em tese, é a ferramenta que as empresas usam para determinar quanto esperam
faturar e, também, quanto pretendem ter de despesas e de investimento.
Orçamento empresarial é a expressão quantitativa de um plano de ação futuro da administração
da empresa e consiste em um resumo integrado dos diversos planos de uma empresa.
Modelos de Orçamento
Orçamento Empresarial: projeção dos resultados baseada na estrutura organizacional e
acompanhamento pelos departamentos.
Orçamento Contínuo: renovação do período concluído e acréscimo do mesmo período no
futuro.
Orçamento Flexível: projeção dos recursos para vários níveis de atividade.
Orçamento por Atividades: projeção dos recursos nas atividades por meio de direcionadores de
custos.
Beyond Budgeting: projeção dos recursos de forma descentralizada e flexível, guiado por um
conjuntos de princípios.
Orçamento Base Zero: projeção dos recursos baseada em pacotes de decisão da estaca zero e
com justificativa para todos os novos.
No processo orçamentário original, as projeções são feitas utilizando-se como base o passado.
Utiliza-se dados obtidos no mercado (inflação, taxa de juros, atuação de concorrentes, etc.) para
se desenhar o cenário futuro (que poderá ser otimista, estável ou pessimista) e projetar
aumento, manutenção ou redução de receitas e gastos.
Mas e se a base utilizada estiver contaminada?
O OBZ surge para tentar solucionar esse problema.
Tipos de Orçamento
Orçamento Administrativo: é aquele que é feito a priori e prevê os fatos administrativos de uma
empresa ou entidade.
Orçamento Anual: quadro com previsão da receita e despesa a serem realizados durante um
ano.
Orçamento Complementar: previsão adicional, isto é, que visa a complementação de um fato
patrimonial ou verba.
Orçamento de Aquisições: são cálculos para investimentos a serem realizados.
Orçamento de Custos: previsão das despesas a serem realizadas para a execução da tarefa
produtiva
Orçamento Público: é uma tabela da despesa e da receita, com suas fontes e origem legislativa.
É uma previsão das possibilidades financeiras do Estado e ao mesmo tempo uma autorização do
Poder Legislativo, para que os impostos possam ser arrecadados e as despesas efetuadas.
Um orçamento operacional de uma empresa compõe-se de vários sub orçamentos, que para
costumeiramente são designados como orçamentos, sendo alguns deles:
 Orçamento de vendas;
 Orçamento de quantidades a produzir;
 Orçamento de matérias-primas e compras;
 Orçamento de mão de obra direta;
 Orçamento das despesas do edifício (despesas fixas);
 Orçamento dos custos indiretos de fabricação;
 Orçamento das despesas comerciais e administrativas;
 Orçamento do ativo permanente; e
 Orçamento de caixa.
Diferenças entre Planejamento e Controle
O planejamento envolve:
• a fixação de objetivos; e
• a elaboração de vários orçamentos para alcançar esses objetivos.
O controle envolve:
• as medidas tomadas pela administração para aumentar a probabilidade de que os
objetivos fixados a etapa de planejamento sejam atingidos; e
• integração de todas as partes da organização estejam trabalhando juntas na direção
desses objetivos.
Planejamento e controle são duas faces de uma mesma moeda. As organizações que apenas
planejam, sem executar mecanismos de controle, têm menos chance de sucesso. As
organizações que apenas controlam, sem executar processos de planejamento, também têm
poucas chances de sucesso. Mas o exercício de práticas de planejamento e controle também
tem limitações.
O processo de planejamento envolve avaliação e tomada de decisões em cenários prováveis,
visando definir um plano para atingir uma situação futura desejada, com base nas informações
sobre as variáveis ambientais preestabelecidas que configuram a situação atual.
O planejamento orçamentário deve considerar antecipadamente três cenários, que possam
afetar o negócio da empresa, são eles: político, econômico e mercadológico, que correspondem,
respectivamente às leis, inflação e mercado (clientes).
A diretoria da empresa deve se envolver administrativamente e dedicar recursos ao
desenvolvimento do planejamento nos negócios, apoiando o instrumento em suas várias etapas
e cobrando resultados.
Um orçamento empresarial, geralmente, estabelece quantificação e valor das operações que a
empresa pretende efetivar. A construção de um sistema coerente com o sistema de orçamento,
implica também em um controle interno, para que se possa realizar um acompanhamento,
durante o período em exercício, que surge da importância de se monitorar entre outras relações,
os impactos ambientais do empreendimento.
Princípios Gerais do Planejamento
• Envolvimento administrativo;
• Adaptação organizacional;
• Contabilidade por área de responsabilidade;
• Orientação por objetivos;
• Comunicação integral;
• Expectativas realistas;
• Aplicação Flexível;
• Acompanhamento e
• Reconhecimento do esforço individual e coletivo.
O planejamento orçamentário é composto por três grandes segmentos e cada segmento deve
ser elaborado de forma detalhada.
São os três grandes segmentos do plano orçamentário:
1. Orçamento operacional de forma detalhada;
2. Orçamento de investimentos e financiamentos e
3. Projeções das demonstrações contábeis (Balanço Patrimonial, DRE e Fluxo de Caixa).
A concepção orçamentária deve estar alinhada com o controle do planejamento (controle da
ação programada) considerando como foco:
a) Simplificação do processo;
b) Previsão continua;
c) Planejamento contínuo e orientado para o resultado;
d) Conexão com o Balanced Scorecard (BSC);
e) Fixação de objetivos (objetivos relativos) através do benchmarking;
f) Adaptação dos sistemas de incentivos e de remuneração.
O orçamento empresarial poderá ser caracterizado através das seguintes premissas básicas:
a) projeção das estimativas de vendas, custos, matérias-primas, mão-de-obra, bem como
dos demais custos e despesas operacionais da empresa;
b) a flexibilidade na aplicação deverá ser adaptável às mudanças de mercado e cenários e
o envolvimento de todos no comprometimento em alcançar as metas fixadas no plano.
Vantagens da Elaboração de Orçamento
• Comunicam os planos da administração a toda a organização;
• Minimização de custos e despesas;
• Homogeneização e integração entre todos os objetivos setoriais;
• Redução de esforços no planejamento do fluxo de caixa;
• Facilitação na negociação para obtenção de recursos de fontes externas;
• Forçam os administradores a refletir sobre o futuro e planejá-lo;• Proporciona um instrumento de alocação de recursos às partes da organização nas quais
podem ser usados mais eficazmente.
• Ajuda a identificar possíveis pontos de estrangulamento antes de ocorrerem.
• Definem metas e objetivos que podem atuar como padrões de referência para a
avaliação de desempenho subsequente.
• Fornecem expectativas definidas, que são a melhor estrutura para julgar o desempenho
subsequente.
Desvantagens Conhecidas na Elaboração de Orçamento
• Os dados orçados são estimativas;
• A execução não é automática;
• O custo do sistema, caso não seja adaptado ao porte da empresa e às circunstâncias;
• Necessidade de revisões periódicas para adequar o orçamento as circunstâncias;
• Elaboração e execução realizadas por pessoas tecnicamente capacitadas e motivadas,
pois planejar é decidir antecipadamente;
• O plano não substitui a administração, não deve ser seguido à risca sem a avaliação e
observação, por parte dos gestores, das reais necessidades da empresa.
Cultura Organizacional e Orçamento
A cultura de uma organização pode ser entendida como um conjunto de pressuposições básicas
compartilhadas que o grupo de pessoas nela envolvido que aprendeu a resolver seus problemas
de adaptação externa e integração interna.
O Modelo dos Valores Competitivos (CVM – Competing Value Model - Robert Quinn e John
Rohbaugh – 1981), aborda:
a) a classificação descritiva do conteúdo de uma cultura organizacional;
b) sua avaliação face à identificação das diferenças culturais; e
c) as análises através de ferramentas disponíveis à mensuração e representação dos
resultados.
Elaboração do Orçamento
Elaborar um orçamento empresarial significa coletar dados de exercícios passados,
considerando as alterações definidas e projetar o próximo exercício com as informações
coletadas, analisando a viabilidade ou não desse orçamento, isto é, o orçamento empresarial
deve especificar quanto, quando e onde as atividades previstas acontecerão.
Na elaboração do orçamento devem ser considerada as variáveis endógenas (internas) que
dependem diretamente da ação da empresa, tais como, política de negócios, parâmetros dos
custos indiretos, especificação técnica dos produtos, normas e procedimentos administrativos,
etc., e as variáveis exógenas (externas) que independem da ação da empresa, cabendo a ela
apenas tomar decisões a fim de melhorar o impacto das variáveis positivas e minimizar o
impacto das variações negativas, como exemplo temos: políticas de governo (taxa de juros,
crédito, câmbio), fatores sazonais, oscilações na demanda, custos e níveis do fornecimento das
mercadorias, etc.
Etapas do processo:
• Etapa operacional: estão inseridos o plano de marketing, plano de produção,
suprimentos e estocagem, plano de investimentos no ativo permanente e o plano de
recursos humanos.
• Etapa financeira: são contemplados os investimentos, custos, despesas e perdas, o
custeio dos produtos e serviços, as demonstrações contábeis projetadas e os
indicadores financeiros e não financeiros.
• Etapa de controle orçamentário: remete ao acompanhamento das metas e finalidade
traçadas nas etapas anteriores (Frezatti - 2009).
Princípios para Implantação do Orçamento Empresarial
Envolvimento da Alta Administração: os funcionários só levarão o orçamento a sério e se
comprometerão com o processo caso a alta administração demonstre sua importância e os
cobrem constantemente.
Sistema de custeio bem definido: o sistema contábil deve ser organizado de acordo com a
estrutura de responsabilidades da organização, para que se saibam os gastos reais de cada um
dos departamentos.
Comunicação Integral: o processo de comunicação na organização deve ser ágil e eficiente (em
relação aos equipamentos de informática) e participativo e sem barreiras (em relação às
pessoas: chefes versus subordinados).
Comunicação Integral: o processo de comunicação na organização deve ser ágil e eficiente (em
relação aos equipamentos de informática) e participativo e sem barreiras (em relação às
pessoas: chefes versus subordinados).
Expectativas Realistas: na definição das metas de receitas e de gastos, deve ser evitado tanto o
conservadorismo exagerado (metas fáceis de acomodação) quanto o otimismo irracional (metas
extremamente difíceis geram estresse acentuado).
Destacar Diferenças Significativas: na comparação entre “orçado versus realizado”, devem ser
analisadas apenas as diferenças significativas; do contrário os chefes perderão muito tempo
analisando distorções insignificantes. Portanto, sugere-se que sejam estipuladas “faixas de
tolerância”.
Participação nos Lucros: o comprometimento e o envolvimento dos funcionários serão muito
mais significativos caso a organização desenvolva um programa de distribuição de resultados
associado ao cumprimento das metas, tanto individuais quanto departamentais, ou seja, deve-
se reconhecer o esforço individual dos funcionários e também do departamento do qual faz
parte.
Método de elaboração
1. A área de orçamento solicita ao departamento comercial a projeção anual de vendas
(quantidades e preços de cada um dos produtos);
2. A projeção de vendas é repassada aos outros departamentos, para que eles a utilizem
como base para projetar seus gastos anuais. Exemplo: o departamento de produção só
poderá projetar os gastos com a compra de matérias primas após saber o quanto será
vendido, ou seja, tendo em mãos a projeção de vendas;
3. Utilizando-se as projeções de receitas e gastos, o departamento de orçamento elabora
a projeção da Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) para o ano seguinte;
4. A DRE projetada é levada à alta administração para aprovação. Mudanças podem ser
sugeridas e negociadas com os departamentos;
5. Depois deste processo de “lapidação”, a projeção da DRE é aprovada pela alta
administração, e os orçamentos são distribuídos aos departamentos, ou seja, o
departamento comercial passa a saber quanto deverá vender durante o ano que irá se
iniciar, assim, como os outros departamentos saberão o quanto poderão gastar;
6. A execução dos orçamentos pelos departamentos é acompanhada pela área de
orçamento durante todo o exercício contábil.
O Processo Orçamentário também deve permitir:
• Assegurar o prosseguimento dos planos;
• Mensurar periodicamente em que medida os objetivos estão sendo atingidos;
• Analisar a economia, a eficiência e a eficácia dos gestores;
• Intervir para ratificar os planos;
• Reavaliar os objetivos e a estratégia da organização.