arquivologia + exercícios

Prévia do material em texto

�PAGE �
�PAGE �35�
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gênero
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fotográficos.
Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:
Ostensivo 
Sigiloso (ultra-secreto,	Secreto, Confidencial e Reservado)
2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei nº 8159�, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS
servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da História.
2.3 – FUNÇÃO
guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.
2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. 
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:
3.1 - Quanto à extensão de sua atuação
	
3.2 - Quanto à natureza dos documentos
3.3 - Quanto à entidade mantenedora
Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
- Quanto ao estágio de evolução
 ou
 ou
 ou
4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:
Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação:
Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.;
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. 
Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Para se alcançar tais objetivos é necessário à utilização de método que veremos mais à frente.
Empréstimo e consulta– sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no lugar, informando onde se encontra o documento. A utilização da “guia fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado.
Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. 
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:
5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.
Legislação pertinente:
âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos
âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos
âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
Organização
organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus órgãos.
Documentação
gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;
tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador;
volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
estado físico: necessidade de restauração.
Processos
rotinas e formulários em uso na empresa;
registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
arranjo e classificação documental.
Recursos
Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas, escolaridade);
físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
5.2. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado.
5.3. PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes:
1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação.
5.4. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu acompanhamento.
6. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.
Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.
6.1. Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
6.2. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação.
6.3. Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.).
8. MICROFILMAGEM
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias. 
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendoa documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fies do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas são as seguintes:
rolo de microfilme;
jaqueta;
microfichas;
cartão-janela.
A utilização da microfilmagem está prevista na Lei Federal n.º 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: 
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados:
BÁSICOS
9.1 - MÉTODO ALFABÉTICO
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes:
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: 	João Barbosa
 	Pedro Álvares Cabral
 	Paulo Santos
 	Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
	Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
	Exemplo: 	Aníbal Teixeira
 	Marilda Teixeira
 	Paulo Teixeira
 	Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal
 Teixeira, Marilda
 Teixeira, Paulo
 Teixeira, Vitor
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo: 	Camilo Castelo Branco
		Paulo Monte Verde
		Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
		 Monte Verde, Paulo
 Villa-Lobos, Heitor
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: 	Waldemar Santa Rita
		Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
	Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
			 Santo Cristo, Luciano
			 São Paulo, Carlos
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo: 	J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
	Arquivam-se: Vieira, J.
 Vieira, Jonas
 Vieira José
Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9)
Exemplo:	Pedro de Almeida
		Ricardo d’Andrade
		Lúcia da Câmara
		Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
		 Andrade, Ricardo d’
		 Câmara, Lúcia da
		 Couto, Arnaldo do
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:	Antônio Almeida Filha
		Paulo Ribeiro Júnior
		Joaquim Vasconcelos Sobrinho
		Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
		 Ribeiro Júnior, Paulo
		 Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
		 Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
Exemplo:	Jorge de Abreu Sobrinho
		Jorge de Abreu Neto
		Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
		 Abreu Sobrinho, Jorge
		 Abreu Neto, Jorge
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:	Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
	Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
			 Ferreira, André (Professor)
			 Pereira, Paulo (General)
			 Teixeira, Pedro (Dr.)
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:	Georges Aubert
		Winston Churchill
		Paul Müller
		Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
		 Churchill, Winston
		 Müller, Paul
		 Schmidt, Jorge
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúscula.
Exemplo:	Giulio di Capri
		Esteban De Penedo
		Charles Du Pont
		John Mac Adam
		Gordon O’Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
		 De Penedo, Chales
		 Du Pont, Chales
		 Mac Adam, John
		 O’Brien, Gordon
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo:	José de Oviedo y Baños
		Francisco de Pina de Mello
		Angel del Arco y Molinero
		Antonio de los Ríos
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del
		 Oviedo y Baños, José de
		 Pina de Mello, Francisco
		 Rios, Antonio de los
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:	Al Bem-Hur
		Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
		 Li Yutang
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: 	Embratel
		Álvaro Ramos & Cia.
		Fundação Getulio Vargas
		A Colegial
		The Library of Congress
		Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia.
		 Barbosa Santos Ltda.
			 Colegial (A)
		 Companhia Progresso Guanabara
 Embratel
		 Fundação Getulio Vargas
		 Library of Congress (The)
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo: 	II Conferência de Pintura Moderna
		Quino Congresso de Geografia
		3º Congresso de Geologia
Aquivam-se:	Conferência de Pintura Moderna (II)
		Congresso de Geografia (Quinto)
		Congresso de Geologia (3º)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.
Exemplo:	José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior
		José Félix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
		Peregrino Júnior, José
		Felix Pacheco, José
Colocam-se remissivas em:
		Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha
		Pacheco, José Felix Alves
9.2 - MÉTODO NUMÉRICO
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.
9.2.1. Numérico Simples	
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. 
9.2.2. Numérico Cronológico
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-setambém a data. É adotado em quase todas as repartições públicas.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.
9.3 - MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)
Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica.
9.3.1. Alfabético
Dicionário 
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.
Enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
9.3.2. Numérico
O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
Decimal
 A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.
A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou código.
	É necessário a organização de um índice alfabético.
Duplex
Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses. É preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.
9.4 - MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
	ESTADO
	CIDADE
	CORRESPONDENTE
	Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
	Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo (capital)
Lorena
	Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa, Gilson
Silva, Alberto
Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
	CIDADE
	ESTADO
	CORRESPONDENTE
	Campos
Itacoatiara
Lorena
Manaus
Rio de Janeiro
São Paulo
	Rio de Janeiro
Amazonas
São Paulo
Amazonas
Rio de Janeiro
São Paulo
	Almeida, José de
Santos, Antônio J.
Silva, Alberto
Sobreira, Luísa
Rodrigues, Isa
Corrêa, Gilson
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em diferentes estados.
Exemplo: 	Brasília (Distrito Federal)
		Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Exemplo:
	PAÍS
	CIDADE
	CORRESPONDENTE
	França
França
Portugal
Portugal
Portugal
	Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
	Unesco
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
	VANTAGEM
	DESVANTAGEM
	Busca direta.
Fácil manuseio.
	Exige duas classificações – local e nome do correspondente.
TERMINOLOGIA
ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo
ANÁLISE – confirmação ou não da codificação adotada pelo protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificação, este é o momento de classificá-lo); complementação da classificação por outros métodos de arquivamento (nome, local, data), se necessária; estabelecimento de referências cruzadas.
ARQUIVAMENTO - inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalização visível (projeções, etiquetas etc).
ARQUIVOLOGIA – disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
ATIVIDADE-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
AVALIAÇÃO – processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.
CLASSIFICAÇÃO: paralelo ao estudo, fazemos a classificação que é a interpretação do documento com base num código adotado;
CODIFICAÇÃO: colocação de símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado;
DESTINAÇÃO – encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou mudança de suporte.
DOCUMENTO: Unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte utilizado.
ELIMINAÇÃO: Destruição de documentação que, na avaliação, foram considerados sem valor peranente. Também chamada expurgo de documentos.
ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossiê);
FUNDO – é o acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa.
	 - principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
		- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o princípio da proveniência.
INSPEÇÃO: é feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para informação;
 verificação não só da presença do competente despacho de arquivamento, como também da existência de antecedentes, providenciando-se a devida reunião, se for o caso.
ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a classificação e a codificação dada.
OPERAÇÕES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no arquivo, a documentação passa por uma série de fases até o arquivamento, a consulta e o empréstimo.
SELEÇÃO: Separação de documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critério e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
EXERCÍCIOS
01) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administraçãopública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (CEFET/RJ)
os critérios estabelecidos por cada órgão;
a espécie documental.
a tipologia documental.
o regimento do organismo.
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.
02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos documentos de arquivo são: (CEFET/RJ)
número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento.
Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação.
Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de classificação.
Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, recolhimento
Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, transferência.
03) A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: (CEFET/RJ)
a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido posteriormente
a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexo
a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento utilizado por todos
a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado
a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária
04) As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes são chamados de: (CEFET/RJ)
planos de classificação de documentos
planos de classificação de documentos por assunto
tabela de temporalidade
instrumento de localização
instrumento de pesquisa
05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
programa de engenharia
programa de conservação
projeto de restauração
projeto de acondicionamento de acervo
programa de acervo
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: (CEFET/RJ)
conjunto de coleção de documentos
conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações, pessoas físicas ou jurídicas
conjunto de textos manuscritos
conjunto de documentos recebidos
conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de uma mesma pessoa física ou jurídica
07) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005)
encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercial
admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educação
parecer, comercial, matriz da empresa
referência, psicologia, trabalho e educação
Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado: (Eletrobrás)
intercâmbio
disseminação seletiva
transferência da informação
referência
recuperação da informação
09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: (Eletrobrás)
legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionais
preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação
relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de registros documentais nacionais e internacionais
comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticos
fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de registros documentais internacionais
10) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos documentos ér feita a partir das palavras chave.
	Auditoria Interna
	000
	001
	002
	003
	004
	005
	006
	007
	008
	009
	40
	31
	72
	13
	44
	15
	36
	07
	48
	19
	50
	71
	52
	83
	64
	185
	116
	97
	88
	39
	
	
	
	103
	
	215
	263
	477
	
	
	Proposta orçamentária
	000
	001
	002
	003
	004
	005
	006
	007
	008
	009
	20
	41
	12
	33
	54
	85
	76
	17
	28
	69
	50
	81
	32
	93
	94
	155
	116
	57
	68
	119
	
	121
	
	163
	104
	165
	246
	127
	148
	
Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: (CVM, 2005).
20 e 40
31 e 93
44 e 94
50 e 116
103 e 127
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é: (CVM, 2005)
solicitar a colaboração do diretor da empresa
fazer o levantamento documental
numerar o acervo para eliminar os documentos
arranjar sistematicamente a documentação
elaborar os instrumentos de pesquisa
12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)
fora da cidade, arquivo nacional
próxima ao corrente, lugar descentralizado
acima de estrutura, área de segurança
em torno da capital, perto do centro
junto ao produtor
13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentosproduzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos documentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: (UFRJ, 2004)
conjunto de classificações
método de arquivamento
sistema de notações
descarte de projeções
instrumento de pesquisa
15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)
cinco classes principais e cinco classes gerais
seis classes principais e quatro classes gerais
sete classes principais e três classes gerais
oito classes principais e duas classes gerais
nove classes principais e uma classe geral
16) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: (UFRJ, 2004)
enciclopédico
numérico
dicionário
unitermo
geográfico
17) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
onomástico
permanente
especializado
intermediário
estratégico
18) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: (UFRJ, 2004)
informação, reunião e ordinária
reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005
informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ
reunião ordinária, informação e orçamento para 2005
informação, UFRJ e ano 2005
19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: (UFRJ, 2004)
avaliação de documentos
incineração de documentos
restauração de documentos
movimentação de documentos
preservação de documentos
20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: (UFRJ, 2004)
operacionalidade
caducidade
organicidade
temporalidade
originalidade
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
monitoração
climatização
esterilização
fumigação
refrigeração
22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: (UFRJ, 2004)
temporalidade
prescrição
destinação
equivalência
conservação
23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)
primário
permanente
especial
intermediário
corrente
24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea aplicam-se: (MPEAm, 2002)
aos acervos arquivísticos públicos e privados
tanto aos arquivos como às bibliotecas
aos arquivos, às bibliotecas e aos museus
às coleções de particulares e de organismos privados
aos acervos hemorográficos por particulares
25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?(MPEAm, 2002)
um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente
um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes
um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada
um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos
um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição
26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que:
os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados
os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para o futuro
os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional
as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico
tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se:
os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante
os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo
os documentos de todos os tipos e valores
os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à preservação definitiva
os documentos que estão esperando a definição de suas situações
28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico
tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
é indicado somente para os arquivos correntes
torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos
é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural
29) a digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico: (MPEAm, 2002)
os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas
os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade
os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico preliminar, executado por profissionais
a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso
a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo
30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: (MPEAm, 2002)
o documento textual em papel e a fotografia
a correspondência e os dossiês funcionais
os microfilmes e os disquetes
o processo administrativo e a correspondência
as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos
31) A análiseacerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: (TJDFT, 2000)
plano de ação
plano de gestão
plano de classificação
programa de gestão documental
diagnóstico do acervo
32) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: (TJDFT, 2000)
I – original ilegível
II – texto manchado
III – numeração incorreta
IV – data-limite atribuída
V – repetição de imagem
Estão certos apenas os itens:
I, II e IV
I, II e V
I, III e V
II, III e IV
III, IV e V
33) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: (TJDFT, 2000)
ordenação
destinação
classificação
arquivamento
armazenamento
34) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT, 2000)
análise
ordenação
descrição
arquivamento
empréstimo
35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à:
duplex
enciclopédica
alfabética
dicionário
decimal
36) O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: (TJDFT, 2000)
a catalogação
o arranjo
a análise
a avaliação
a descrição
37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:
destinação
arquivamento
armazenamento
classificação
descrição
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: (TJDFT, 2000)
o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados
no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental
[o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos]
um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento
o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente
39) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: (TJDFT, 2000)
catálogo
inventário
guia
repertório
índice
40) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005)
os critérios estabelecidos por cada órgão
espécie documental
a tipologia documental
o regimento do organismo
as funções desempenhadas pelo órgão.
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas
( )Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares
( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo
( )Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade.
V-V-F-V
V-V-F-F
V-F-V-V
F-F-V-F
F-V-F-V
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritórios
Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüente
São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”
Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente
Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados
43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).
I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado.
II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.
III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.
I, apenas
II, apenas
III, apenas
I e II, apenas
II e III, apenas
44) As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa
II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da Informação
III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina
IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação Jurídica
V – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica
I – III – IV – V – II
I – IV – II – V – III
II – IV – V – I – III
II – V – IV – I – III
IV – V – II – III – I
45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes
Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados
Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam
Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação
Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se apresentam. 
	1E
	2A
	3D
	4E
	5B
	6E
	7B
	8D
	9B
	10D
	11B
	12E
	13B
	14B
	15E
	16B
	17D
	18B
	19A
	20D
	21B
	22D
	23B
	24A
	25A
	26C
	27B
	28E
	29C
	30D
	31E
	32C
	33D
	34C
	35B
	36B
	37C
	38B
	39A
	40E
	41C
	42E
	43A
	44C
	45D
Atividades específicas do arquivo
Organizar os documentos
Receber os documentos
Preservar os documentos
Disponibilizar os documentos
Arquivos gerais ou centrais
Arquivos setoriais
Arquivo especial
Arquivo especializado
Familiar ou pessoal
Institucional
Comercial
Público
Corrente
Arquivo 1ª idade
Intermediário
Arquivo 2ª idade
Arquivo 3ª idade
Permanente
Direto
Sistemas
Indireto
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
Ilmo. Sr. Silva e Silva
Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro – RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondências e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para início imediato na matriz da nossa empresa.
Ressalto que as vagassão referentes à Psicologia do Trabalho e da Educação.
Atenciosamente
Monteiro e Monteiro
Diretor Assistente
�
Dissertações
	Antropologia
		Antropologia Cultural
		Teoria Antropológica
	História
	Sociologia
Monografia
	Antropologia
Historia
	Historia Antiga
	Historia Moderna
Sociologia
Teses
	Antropologia
	História
	Sociologia
		Sociologia da Educação
		Sociologia Rural
�
� Material sobre o qual as informações são registradas.
Apostila de Noções de Arquivo – Prof. José Fernando
e-mail: � HYPERLINK "mailto:prof.jfernando@yahoo.com.br" ��prof.jfernando@yahoo.com.br� MSN: prof.jfernando@hotmail.com