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CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 1 Estratégia, Core Competence e Mudança Aula 4 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 2 Conversa Inicial Na Aula 3, vimos que os mapas estratégicos são ferramentas que nos auxiliam a ver como a estratégia pode afetar as diferentes áreas da organização e como cada uma delas pode contribuir na efetivação de estratégias organizacionais. Para Kaplan e Norton (1997) essas grandes áreas são: a financeira, a de processos internos, a de clientes e a de aprendizado e crescimento. Pois bem, nesta aula, vamos aprofundar mais na questão de como os indicadores de desempenho podem auxiliar-nos para que possamos acompanhar os efeitos das estratégias em cada uma das perspectivas. Vamos conhecer melhor o Balanced Scorecard (BSC), como gerenciar a estratégia utilizando indicadores de desempenho e como fazer a implementação de um programa de gerenciamento com o BSC. Contextualizando Na Antiguidade, a estratégia era “a arte do general”. Era usada em batalhas para subjugar exércitos inimigos. Mas os resultados das decisões tomadas pelos generais só podiam ser vistos ao fim das batalhas, contando-se os mortos. Nesse caso, a batalha já estava ganha. Ou perdida. No mundo corporativo, não podemos deixar para analisar resultados apenas no fim de um processo, pois lá não podemos fazer nada para mudar uma possível situação ruim. Assim, devemos estar cientes, se possível, em tempo real das decorrências de nossas decisões organizacionais. Pensando nisso, em meados da década de 1990, professores da Harvard Business School (HBS) Robert Kaplan e David Norton criaram uma metodologia de medição para auxiliar na implantação e acompanhamento de estratégias empresariais. Esse sistema ficou conhecido como Balanced Scorecard ou, simplesmente, BSC. Por meio dele, podemos medir a efetividade das decisões estratégicas. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 3 Tema 1: O Balanced Scorecard O BSC não é um conceito abstrato ou uma explicação de como as coisas poderiam ser feitas. É uma ferramenta de mensuração de desempenho, por isso, ela demanda um contexto de aplicação e tem uma finalidade. Em relação ao contexto, a empresa precisar ter definido as questões básicas: Missão, visão, valores. Diagnostico do ambiente externo e interno (análise SWOT). Formulação estratégica. Mapa estratégico. Em outras palavras, antes de começar a medir quantos passos demos em uma caminhada, precisamos saber onde estamos, para onde queremos ir e como será o caminho. A organização precisa saber quais são os pontos fortes e fracos e oportunidades e desafios no ambiente, também o que se pretende para o futuro antes de stabelecer estratégias. Figura 1.1 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 4 Fonte: Martins et al., 2014, p. 35. O papel do BSC é informar se estamos progredindo ou estacionados ou até mesmo regredindo em termos de objetivos. Se compararmos a uma caminhada é fácil, pois precisamos saber apenas quantos passos andamos ou quantos quilômetros percorremos. Se soubermos a distância total, podemos medir nosso progresso e fazer uma estimativa de quanto tempo levaremos para caminhar o percurso inteiro. Mas e em uma empresa? Em uma empresa, a tarefa é difícil, pois o ambiente empresarial é composto de muitas variáveis. Ao elaborar o BSC, Kaplan e Norton (1997) determinaram quatro áreas para se ter atenção. Os autores chamam de perspectivas e já abordamos esse assunto na Aula 3. Figura 1.2 – Áreas de atenção CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 5 Fonte: Kaplan; Norton, 1997, p. 10. Teremos um BSC quando, para cada uma dessas perspectivas tivermos um conjunto de objetivos, indicadores, metas e iniciativas quando estas atuarem para melhorar o desempenho organizacional de forma sistemática. O BSC começa quando a visão e a estratégia do negócio são traduzidas em objetivos parciais pelos administradores de topo. Esses objetivos devem ser, preferencialmente, definidos por consenso, mas não é necessário que seja geral e irrestrito. É importante que o processo seja claro e exija a participação de todos. Em seguida, faz-se a comunicação e estabelecem-se vinculações. É essencial que os envolvidos em cada objetivo tenham clareza deles e a vinculação entre atingi-los e obter recompensas. Tendo objetivos e sabendo quais serão os ganhos com eles, pode-se fazer o planejamento para o estabelecimento de metas e definição de meios para atingi-las. Eles incluem os recursos e as ações necessárias para treinamento de pessoas e investimentos em geral. O ciclo se fecha com feedback e aprendizado estratégico. Este destina- se à verificação de acertos e erros durante o processo, facilitando o aprendizado e as ações que favoreçam iniciativas mais eficientes e eficazes. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 6 Outra ferramenta que poderá ser útil, mas que não faz parte do BSC é o 5W2H. Ela pode auxiliar a traduzir objetivos em temos de o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto, o que deixa pouca brecha para equívocos. Tema 2: Gerenciado a estratégia Há um relativo consenso entre os executivos de que o BSC preenche uma lacuna que antes existia nas organizações: a separação ou falta de alinhamento entre a execução do plano estratégico e sua implantação efetiva. De acordo com Kaplan e Norton (1997), após a construção do balanced scorecard, a empresa deve incorporá-lo ao processo gerencial. Coordenar a estratégia é antecipar, prevenir ou contornar os problemas gerados no processo de construção e implantação do BSC. Esses problemas podem ocorrer sob forma de: problemas de criação e comunicação da estratégia; alocações de recursos; definição de metas e direcionamentos para pessoas, equipes e departamentos; falta de feedback. Figura 2.1 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 7 Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton, 1997, p. 201. Esses problemas poderão ser sanados com a incorporação do BSC ao processo de gerenciamento em um sistema de gestão estratégica. Visão estratégica não exequíveis A possibilidade ou não de execução de uma visão estratégica é importante. Algumas vezes, a criação dela está pautada em metas tão ambiciosas que nenhuma ação, por melhor que ela seja, será capaz de fazer com que a visão estratégia seja materializada. Nesse contexto, estamos falando de prazos, de custos, de viabilidade técnica e material, de recursos humanos e de condições de retorno sobre o investimento. Ser exequível significa ser viável considerando os recursos disponíveis e o retorno sobre os investimentos e esforços necessários para a execução do projeto. Associado a isso, a correta comunicação da estratégia também contribui para sua correta execução e para o engajamento das pessoas envolvidas. A estratégia precisa “fazer sentido” para as pessoas. Raramente nos dedicamos para coisas que não fazem sentido. É preciso haver clareza. A visão estratégica precisa ser coerente, clara e bem comunicada, assim, passará fazer sentido e as pessoas acreditarão no que estão fazendo e estabelecerão ligação entre seus trabalhos e o objetivo da organização. O estabelecimento de metas irreais poder fazer com que exista CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 8 desmotivação antes mesmo de tentar atingi-las. Quando a visão estratégica não faz sentido ou é irreal,o resultado provável é o não comprometimento das pessoas. Estratégias não associadas às metas de departamentos, equipes e pessoas A visão estratégica reflete objetivos de longo prazo. Estes são traduzidos em estratégias funcionais de médio prazo, as quais serão efetivadas por meio de um conjunto de ações operacionais detalhadas no curto prazo. A ideia é que um conjunto de ações operacionais exitosas atinjam um objetivo funcional e a soma dos objetivos consiga traduzir o objetivo organizacional principal. Figura 2.2 – As equipes e departamentos devem ter suas metas vinculadas às metas organizacionais. Nesse ponto, torna-se fundamental o trabalho dos administradores de nível médio que tem, entre outras funções, criar a sinergia necessária para que o trabalho das equipes seja mais produtivo do que a soma Ações operacionais (curto prazo) Estratégias funcionais (médio prazo) Visão organizacional (longo prazo) Ser empresa mais inovadora de seu setor em 6 anos RH - Providenciar capital humano e intelectual RH - Prospectar e contratar profissionais de referência MKT - Vincular a imagem organizacional à inovação Criar campanha de mídia CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 9 dos trabalhos individuais. Os gerentes precisam ter habilidades humanas e técnicas suficientes para que suas equipes consigam trabalhar de forma eficaz e eficiente visando metas departamentais, mas tendo em mente qual é o objetivo organizacional. Estratégias não associadas à alocação de recursos As ações organizacionais demandam recursos financeiros, físicos, humanos etc. Em geral, quanto mais ambicioso um objetivo organizacional, maior será a demanda por recursos. Uma empresa que pretenda ser referência em inovação em seu setor, por exemplo, deverá investir fortemente em pesquisa, desenvolvimento e em funcionário altamente qualificados para isso. Por mais que uma equipe seja comprometida e as pessoas sejam capacitadas, sem recursos mínimos não será possível executar um trabalho com o mínimo de qualidade. Um grande erro é estabelecer objetivos audaciosos, com prazos curtos e recursos escassos. Nesse cenário, a primeira consequência é a criação de um clima organizacional dominado pela incredulidade e sem comprometimento. Algumas sugestões para isso são: Estabelecer metas de superação quantificáveis e de longo prazo, mas usar as medidas do scorecard que tanto os executivos quanto os funcionários considerem realizáveis. Identificar iniciativas e recursos para essas iniciativas que permitam a realização das metas de longo prazo para as medidas estratégias previstas. Coordenar planos e iniciativas entre as unidades organizacionais envolvidas. Estabelecer referencias de curto prazo para associar às metas de longo prazo do scorecard às medidas de orçamento de curto prazo (Kaplan e Norton, 1997, p. 204). CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 10 Feedback O retorno sobre as ações de equipes ou indivíduos é uma forma de controle que permite à organização acompanhar o desenvolvimento de um determinado processo e uma forma de auxiliar pessoas e equipes a desenvolver melhor seus trabalhos. Contudo, feedbacks são dados em relação a questões operacionais tradicionalmente. No BSC, propõe-se que sejam dados feedbacks em relação à estratégia. Um processo de feedback e aprendizado estratégico baseando no BSC possui três componentes básicos: Uma visão estratégica estruturada e compartilhada, que comunica a estratégia e permite aos participantes ver como suas atividades individuais contribuem para a realização da estratégia global. Um processo de feedback que coleta dados de desempenho sobre a estratégia e permite que as hipóteses sobre inter-relações entre objetivos, iniciativas e estratégias sejam testadas. Um processo de solução de problemas em equipe que analisa e apreende com os dados de desempenho obtidos e adapta a estratégia às condições e situações que venho a surgir. O feedback poderá permitir que as pessoas e equipes saibam de forma objetiva se suas ações estão ou não contribuindo para a realização da visão estratégica. Tema 3: Indicadores Indicadores internos são dados quantificáveis das características da qualidade ou desempenho. Os indicadores devem estar orientados para os resultados do negócio, para direcionar as ações da organização. Eles devem ser utilizados como instrumento de gerenciamento da empresa, fornecendo subsídios para o planejamento do negócio, para a tomada de decisões, para a priorização da adoção de ações de melhorias. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 11 Veja um exemplo, o gráfico abaixo representa o faturamento de vendas de uma empresa. O que podemos ver nele? Pense por alguns minutos antes e prosseguir. Gráfico 3.1 – Faturamento de vendas de uma empresa Podemos ver que: É um gráfico de vendas medido em Reais e pelo período de um ano. Os dados são de vendas semanais (S1, S2 etc.). Há uma clara tendência de crescimento. Houve uma queda grande nos meses de junho e julho. De janeiro a dezembro, as vendas aumentaram em mais de três vezes. Veja quanta informação um único indicador nos deu. Nesse caso, o indicador é o FATURAMENTO SEMANAL. Analisando com atenção, poderemos retirar muitas outras informações. Combinado vários indicadores, podemos ter informações valiosas. Por exemplo, o que aconteceu nos meses de CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 12 junho e julho que pode ter influenciado na queda das vendas? Algum evento climático? Economia? Problemas internos da empresa? São quase infinitas as possiblidades, mas o que podemos concluir é: escolher os indicadores mais relevantes é fundamental. Os indicadores podem ser de controle ou, geralmente, de caráter operacional. Exemplo: Total de clientes atendidos. Total de reclamações. Total de devoluções. Total de horas de treinamento. Podem também ser indicadores de desempenho, que podem avaliar o desempenho de processos e o desempenho organizacional (estratégico). Exemplo: Rentabilidade. Inadimplência. Satisfação dos clientes. Eficácia dos treinamentos. Os indicadores devem ser objetivos. Eles devem captar uma característica importante da estratégia, processo ou produto. A seguir, são as principais características dos indicadores: Simplicidade e clareza. Fácil compreensão e aplicação em diversos níveis da organização em uma linguagem simples e acessível. Abrangência. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 13 Os indicadores devem ser suficientemente representativos em termos estatísticos, retratando o verdadeiro desempenho da estratégia, processo ou produto. Rastreabilidade: os indicadores devem permitir o registro e a adequada manutenção e disponibilidade dos dados, incluindo os responsáveis envolvidos. Compatibilidade: deve haver facilidade de se comparar com referenciais apropriados, tais como melhor concorrente, ramo de atividade, outros setores ou divisões da empresa. Estabilidade: os indicadores precisam ser gerados de forma disciplinada e com base em procedimentos padronizados incorporados às atividades da organização. Além daqueles indicadores que geramos internamente em nossas organizações, também podemos fazer uso de indicadores externos, como indicadores econômicos, sociais, ambientais etc., dependendo da atividade da empresa. Tema 4: Desempenho Podemos dizer que desempenho é a medida de quanto nos aproximamos deum objetivo ou mesmo o quanto superamos uma meta. Ele relaciona-se com resultado. Assim, não é possível medir o desempenho de uma ação organizacional quando não se sabe qual é o objetivo ou a meta desejada. Podemos medir o desempenho de: pessoas; equipes ; unidades de negócio. As pessoas em geral têm a ideia de que administradores e gestores CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 14 gostam de trabalhar com gráficos, quadros, planilhas, tabelas etc. Na verdade, não se trata apenas de um gosto pessoal, mas de uma questão objetiva: elementos gráficos conseguem nos passar muitas informações rapidamente e de maneira simples. Ao falar de indicadores, no tema anterior, apresentamos um gráfico de vendas que nos mostrava uma tendência de crescimento. Mas, naquele momento, não sabíamos se existia uma meta ou, qual era essa meta. Vamos olhar novamente nosso gráfico: Gráfico 4.1 – Faturamento de vendas de uma empresa Se considerarmos que a meta era de um crescimento nas vendas na ordem de 100% em um ano, como teria sido nosso desempenho? Teria sido ótimo! Afinal, essa meta foi alcançada em cerca de cinco meses. Mas veja, no sexto mês houve uma queda. Isso pode significar que houve um relaxamento após o atingimento da meta. Nesse exemplo, ela foi batida muito antes do prazo, mas isso não é comum. Normalmente, avalia-se as reais condições e propõe-se prazos desafiadores. Algumas vezes porque “quanto mais, melhor”; outras vezes porque precisamos vencer crises econômicas, financeiras ou lutar contra o mercado de concorrentes. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 15 Contudo, mesmo que a situação seja “quanto mais/maior, melhor”, é necessário ser realista ao propor-se metas de desempenho para suas equipes. Ao não fazer isso, poderemos incorrer nos seguintes problemas: desmotivar pessoas; criar clima de derrota nas equipes; criar uma visão equivocada do cenário interne e externo; gerar informações não confiáveis outros problemas relacionados. Por outro lado, algumas vezes é preciso desafiar, inovar, criar situações novas ou agir diante de problemas novos. Em situações estáveis ou confortáveis, o processo de desenvolvimento organizacional pode ficar comprometido. Seja como for, as metas de desempenho poderão estar relacionadas a: crescimento, aumento, incremento; manutenção, permanência, estabilização; decrescimento, desinvestimento. Metas de crescimento ou aumento de vendas, faturamento, fatias de mercado etc. são comuns no mundo dos negócios. Em situações de crise, entretanto, a manutenção de uma situação pode ser uma meta bem desafiadora para empresas. Podemos considerar: embora estejamos acostumados a trabalhar para que as cursas de nossos gráficos caminhem para frente e para cima, em algumas situações, ocorre ao contrário. Economistas como Tim Jackson sugerem que, atualmente, há a necessidade de se pensar em prosperidade sem crescimento econômico, pois atingimos limites preocupantes em termos de recursos naturais. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 16 Parece até estranho que uma empresa não tenha o desejo de crescer, não é mesmo? Caso queira entender melhor essa questão, dê uma pesquisada no termo “decrescimento”, na internet. Tema 5: Implantação de um programa de gerenciamento com o BSC Segundo Kaplan e Norton (1997), as empresas criam BSCs por diversas razões. Na figura abaixo, estão representados algumas razoes que deram início à sua criação em diversas empresas. Figura 5.1 Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton, 1997, p. 286. Em geral, executivos aderem ao uso do BSC para atingir objetivos específicos, mas a ferramenta acaba por alterar toda a estrutura organizacional C o n st ru ir u m B al an ce S co re ca rd Obter clareza e consenso em relação à estratégia Alcançar foco Desenvolver liderança Intervenção estratégica Educar a organização Estabelecer metas estratégicas Alinha programas e investimentos Criar um sistema de feedback CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 17 de modo que um novo sistema gerencial passa a funcionar na empresa. O BSC pode ser a pedra angular do sistema gerencial de uma organização, desde que alinhe e apoie processos-chave, como: esclarecimento e atualização da estratégia; comunicação da estratégia para toda a organização; alinhamento das metas de departamentos e indivíduos à estratégia; identificação e alinhamento das iniciativas estratégicas; associação dos objetivos estratégicos com metas de longo prazo e os orçamentos anuais; alinhamento das revisões estratégicas operacionais; obtenção de feedback para fins de conhecimento e aperfeiçoamento da estratégia. Além disso, integrando o BSC ao calendário gerencial, todos os processos gerenciais podem ser alinhados à implementação da estratégia organizacional de longo prazo e manterem-se nela focalizados (Kaplan; Norton, 1997, p. 305). A implantação de um BSC poderá acontecer em nível corporativo, abrangendo toda a organização ou limitar-se à uma ou mais unidades de negócio. No primeiro caso, poderá ser algo bastante complexo em grandes corporações diversificadas. A construção do primeiro BSC funcionará melhor quando aplicada à uma unidade estratégica de negócio, quando se tratar de uma grande e complexa corporação. Figura 5.2 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 18 Kaplan e Norton sugerem os seguintes passos para implantação de um BSC em uma grande corporação divisionada: Selecionar a unidade de negócio adequada. Identificar as relações entre a unidade de negócio e a corporação. Realizar a primeira série de entrevistas com executivos da unidade. Realizar síntese das informações das entrevistas. Workshop executivo para geração de consenso. Reuniões dos subgrupos específicos. Workshop executivo e alta direção. Desenvolver plano de implementação. Workshop executivo para definições finais. Finalizar plano de implantação. Considerando a realidade de uma pequena empresa, podemos considerar que o processo deverá ser mais simples: Traduzir a visão estratégica, esclarecer a visão e estabelecer consenso. Comunicar, educar, estabelecer metas vinculadas a recompensas. Construir o conjunto de objetivos, indicadores, metas e iniciativas para cada área. Construir um sistema de feedback. Nível III Nivel II Nivel I Corporação Divisao A Unidade 1 Unidade 2 Unidade 3 Divisão B Unidade 4 Unidade 5 Unidade 6 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 19 Finalizar plano de implantação. Síntese Vimos nesta aula a relevância do Balanced Scorecard como ferramenta de apoio à implantação da estratégia organizacional. Com o BSC, a estratégia passa a ser tratada não apenas como um plano ou desejo abstrato, mas como um sistema de ações composto de indicadores, metas, desempenho e ações objetivas. Vimos também que são muitas as razoes para se implantar um BSC, mas que ele sempre está associado à melhoria do posicionamento organizacional. CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico 20 Referências BARNEY, J. B.; HESTERLY, W. S. Administração estratégica e vantagem competitiva. São Paulo: Prentice-Hall do Brasil, 2011. CHIAVENATO, I. Teoria geral da Administração: abordagens prescritivas e normativas. 7. ed. Barueri: Manole, 2014. v. 1. KAPLAN, S. R. NORTON P. D. A estratégia em ação: balanced scorecard.4. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997. ______. A organização orientada para a estratégia. 16. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001. ______. Mapas estratégicos: convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis. 8. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. KOTLER, P. Administração de Marketing. 10. ed. São Paulo: Prentice-Hall do Brasil, 2000. MARTINS, T. S; GUINDANI, R. A; REIS, J. A. F.; CRUZ, J. A. W. Incrementando a estratégia: uma abordagem do balanced scorecard. 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