Rotinas do Setor de Pessoal

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AULA 1
DEPARTAMENTO PESSOAL
Em todas as estruturas organizacionais, os Setores Profissionais têm o dever de se relacionar. Dessa forma, o sucesso absoluto das organizações será obtido. Essa integração está também ligada aos órgãos externos – Sindicatos – Bancos – Órgãos governamentais.
A Caixa Econômica Federal é a instituição bancária que administra o PIS – Programa de Integração Social; FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, assim, com tais responsabilidades, obrigatoriamente, faz-se necessário o relacionamento entre o Setor de Pessoal e essa instituição bancária.
Seguindo o mesmo apontamento, é muito comum e quase obrigatório que o Setor de Pessoal mantenha contatos também com as associações sindicais – Sindicato Representativo da Categoria Profissional e com o Sindicato Representativo da Classe Patronal.
Também hão de ser destacadas as relações profissionais entre o Setor de Pessoal e as DRTs – Delegacias Regionais do Trabalho. Esse órgão governamental é o responsável pelas Auditorias Trabalhistas – Fiscais do Trabalho - que periodicamente fazem fiscalizações nas empresas, buscando o cumprimento da legislação trabalhista. Encontrando alguma irregularidade, será aplicada uma penalidade à organização e são multas que têm um peso financeiro bastante considerável. “É muito importante evitá-las.” 
Custo da mão de obra trabalhista
Normalmente, quando um empresário faz a opção por uma determinada atividade econômica, nem sempre a faz sabendo dos custos da mão de obra operária, tendo apenas uma noção. Assim, nas rotinas que serão apresentadas, o aluno terá um amplo o conhecimento do custo médio de uma mão de obra trabalhista.
Principais rotinas do Setor de Pessoal
O Setor de Pessoal é a parada obrigatória para serem colhidas os documentos e as devidas anotações do empregado, 
depois de este ter sido selecionado.
Dentre tantas rotinas do Setor de Pessoal, destacamos algumas de maior importância. Veja:
Admissão de empregados
Registro e Anotações nas FRE/LRE – Ficha ou Livro de Registro de Empregado
Anotações nas CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social – dos empregados
Contratos de Trabalho – Contrato de Experiência
Aplicação e Manutenção da Legislação Trabalhista
Controle de Jornadas de Trabalho
Controle e Administração de Férias
Folha de Pagamento, mensal e 13º Salário
Vales Transportes
Demissões de empregados – Cálculo – Pagamento – Homologação.
Processo de admissões de empregados
Normalmente, as grandes empresas têm um departamento de recrutamento e seleção, onde são observados os 
procedimentos de contratação da mão de obra, no que se refere a identificação  dos documentos. 
 Já nas empresas de menor porte, é de responsabilidade do Departamento de Pessoal solicitar os documentos 
necessários à contratação.   
Nesse sentido, destacamos a relação dos principais documentos a serem apresentados no ato da contratação.
Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
Fotografias – pelo menos duas (2)
Carteira de identidade
Título de eleitor
Cadastro de pessoa física – CPF
Certificado de reservista – para homens
Comprovante de cadastramento no PIS, se já tiver sido cadastrado
Exame médico admissional – custeado pelo empregador
Comprovante de residência
Certidão de casamento, se for casado (a)
Certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos ou inválidos de qualquer 
idade, para o recebimento do salário-família
Cadernetas de Vacinação e comprovação escolar, até 06 anos de idade, sendo 
que, a partir dos 07 anos, comprovação semestral de frequência escolar
Declaração de dependentes, para fins de Imposto de Renda
Assim, para o processamento do registro de empregado, o candidato selecionado, de posse desses documentos, comparece ao Departamento de Pessoal para concretizar a contratação.
Registros e Anotações nas FRE/LRE – Ficha ou Livro de Registros de Empregados.
Nas FRE/LRE, o empregador fará as anotações pertinentes ao contrato de trabalho e, no decorrer do labor profissional, fará as anotações referentes às alterações contratuais, gozo de férias, afastamentos, controle de contribuição sindical, salários novos etc.
Anotações nas CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social – dos empregados
Por determinação legal, a CTPS é obrigatória para o exercício de qualquer emprego. A CTPS será emitida pelas DRTs – Delegacia Regional do Trabalho – ou, mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais das administrações direta e indireta.
 O empregado apresentará sua CTPS ao departamento de pessoal para que seja procedida a devida anotação em relação ao contrato de trabalho. Para todo e qualquer trabalho sob o regime da CLT – Consolidação das Leis do Trabalho – será obrigatório anotar a CTPS.
Na CTPS deverão ser registrados todos os dados do contrato de trabalho, que configurarão direitos básicos, amparados pela Justiça do Trabalho e direitos Previdenciários. 
Torna-se importante lembrar que a CTPS será obrigatoriamente apresentada como contra-recibo, pelo empregador, o qual terá o prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas para dar procedimento às anotações devidas pela contratação, como:
Dados do empregador: razão social, CNPJ, endereço completo e a atividade econômica.
Cargo e CBO – Classificação Brasileira de Ocupações
Data de admissão
Número de registro de empregado e, se for o caso, livro de registro e folhas
Remuneração – Salário
Assinatura do empregador ou seu preposto devidamente autorizado
Anotação quanto ao tipo de contrato de trabalho – Contrato de Experiência.
Depois de procedida a anotação na CTPS, esta será imediatamente devolvida ao empregado, respeitado o prazo das 48 horas, também contra-recibo, mas dessa vez, passado pelo empregado, declarando ter recebido de volta o documento.
O empregado contratado deverá apresentar o atestado médico admissional, a custo do empregador. O médico do trabalho irá declarar que ele está apto a exercer o cargo para o qual está sendo contratado.
O empregado do setor de pessoal solicitará ao empregado contratado que, sendo de seu desejo, forneça quais os meios de transportes mais adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa, para efeito de recebimento do vale-transporte. Esta declaração será renovada a cada período de um ano ou sempre que houver alterações, seja pelo meio de transporte ou por mudança de endereço.
Há de se destacar que a declaração falsa do empregado ou o uso indevido do vale-transporte, constituirá em falta grave, podendo dessa forma o empregador puni-lo ou até mesmo demiti-lo por justa causa.
No ato da admissão/contratação, será solicitado ao candidato que apresente o cartão ou comprovante de cadastramento no PIS – Programa de Integração Social. Caso o candidato não tenha sido ainda cadastrado, por ser o primeiro emprego, deverá o empregador efetuar o cadastramento junto à CEF – Caixa Econômica Federal.
Também, no ato da admissão/contratação, o empregado do setor/departamento de pessoal verificará se o empregado que está sendo contratado naquele ano já fez sua contribuição sindical, caso positivo, deverá anotar na ficha/livro de registro tal condição. Se não houve a contribuição, está deverá ser efetivada pelo empregador, depois de ser descontada do empregado no mês seguinte à contratação.
Com relação ao CADEG ( Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), o que deve observar o empregador quando admitir um trabalhador?
Com o advento da Portaria MTE nº 768/14, o empregador deve observar, no ato da admissão, se o empregado está em gozo do seguro desemprego ou se já deu entrada para requerê-lo. Em caso positivo, terá de informar a contratação imediatamente, por meio eletrônico e através do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Empregados – Lei 4.923 de 23/12/1965), ao Ministério do Trabalho e Emprego. Do contrário, o prazo para a comunicação de admissões, demissões e transferências continuam sendo o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de trabalhadores.
CONTRATO DE TRABALHO
Juridicamente, na forma do Art.442 da CLT, o conceito de contrato individual de trabalho é: Em sentido estrito, conforme doutrina do mestre Délio Maranhão, podemos conceituar o contrato individual de trabalho como:
“Negócio jurídico de direito privado, pelo qual uma pessoa física (empregado) se obriga à prestação pessoal, subordinada e não eventual de serviço, colocando sua força de trabalho à disposição de outra pessoa física ou jurídica, que assume os riscos de um empreendimento econômico (empregador) e que se obriga a uma contraprestação (salário)”. (O acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego.)
CONTRATO DE TRABALHO POR PRAZO DETERMINADO
Em sua concepção filosófica, tem-se que os contratos de trabalho firmados entre trabalhadores e empregadores não se encerrarão, serão por prazos indeterminados.
Não se admite que se tenha trabalhador sem contrato de trabalho.
Mas, como toda regra tem exceção, não poderia ser diferente para os contratos de trabalho. Senão, vejamos: Suponhamos que o empregado não se adaptou ao empregador e vice-versa; o empregador fez determinado investimento em seu seguimento econômico e não obteve êxito em uma licitação; o empregado foi contratado para uma colheita, uma safra e ao final da colheita ou da safra não soube como fazer; e assim tantas outras coisas que fogem o controle da previsibilidade.
A legislação do trabalho criou exceções para que se faça, entre trabalhador e empregador, um contrato a termo, por prazo certo, conforme previsto nos artigos 443, parágrafos 1º e 2º, 445, 451 e 452, todos da CLT.
Para os contratos por prazo determinado, desde o momento de sua celebração, as partes já estabelecem o seu término, ou seja, é uma modalidade de contrato que, no ato da assinatura, se determina a data de início e fim do contrato.
Como já informado, a regra geral é a de que o contrato de trabalho deve ser de prazo indeterminado e, somente por exceção, se admite a existência de contrato de prazo determinado, em casos especificamente previstos na lei. Se tratando de contrato de trabalho por prazo determinado, este não poderá ser estipulado por período superior a dois anos.
Os contratos por prazo certo não poderão suceder outro contrato por prazo certo, dentro de um período de 06 meses. O contrato de trabalho por prazo determinado poderá ser prorrogado uma única vez. Caso seja prorrogado mais de uma vez, passará a vigorar sem determinação de prazo(prazo indeterminado).
Outra observação que se faz necessária sobre contrato por prazo certo, que está previsto na legislação, é que o contrato só será válido em se tratando de:
Serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo.
Exemplo: contratação de um técnico para treinar os empregados a manusearem uma máquina nova da linha de produção da empresa.
Atividades empresariais de caráter transitório. 
Exemplo: empresas do ramo de recreações, em alta temporada, nas regiões de turismo.
Contrato de experiência.
Exemplo: contrato que, via de regra, as partes estarão se experimentando e cujo prazo máximo permitido por lei é de 90 (noventa) dias.
Contrato de aprendizagem 
Exemplo: a contratação de estudante, inscrito no programa de aprendizagem, menor de 18 anos e maior de l4 anos, sempre por escrito, cujo prazo máximo é de 02 anos e a natureza dos serviços prestados pelo menor aprendiz deverá ser uma extensão da aprendizagem metódica escolar.
Atrelado aos contratos por prazo determinado, identificamos os contratos de trabalho, que contém cláusula de prazo de experiência. Trata-se de um tipo de contrato de trabalho destinado à avaliação do empregado para o desempenho de funções dentro de uma empresa, bem como da avaliação subjetiva deste para com seu empregador.
O contrato de trabalho por prazo determinado deverá ser anotado na CTPS, ter um instrumento escrito e assinado pelas partes contratantes. Não observando esses requisitos, o contrato de trabalho será considerado por prazo indeterminado.
O contrato de experiência é também chamado de contrato de prova. Ele constitui uma das formas de contrato por prazo determinado, como afirmado anteriormente, sendo que sua duração é limitada ao prazo máximo de 90 (noventa) dias.
Tendo sido o contrato de experiência firmado por prazo inferior a 90 (noventa) dias, poderá haver prorrogação do prazo, mas, tal prorrogação será permitida por uma única vez, mesmo que ainda, após a prorrogação, tenhamos um prazo inferior aos 90 (noventa) dias.
A lei limitou o prazo máximo de duração do contrato de experiência, assim, nada impede que se celebre contrato de experiência por prazo menor.
Estabilidade ou Garantia de Emprego
O contrato de trabalho por prazo de experiência, como já afirmamos, é um contrato de trabalho por prazo determinado, portanto, ao celebrar o contrato, as partes já sabem a data do seu término. Com isso, vale dizer que o contrato de experiência de prazo determinado extingue-se no termo final, vencido o prazo estabelecido, independentemente de fatos ocorridos no curso do contrato de trabalho.
Assim,conclui-se que durante o contrato de trabalho por prazo determinado, com exceção da gestante (súmula 224 do TST), nenhuma outra estabilidade será alcançada pelo empregado, sendo que, ao final do prazo preestabelecido, será rescindido o contrato, será de forma normal, não cabendo nenhuma indenização ou garantia de emprego.
Rescisão antecipada nos contratos por prazo certo
Nos contratos de trabalho com prazo determinado, havendo rescisão antecipada, a parte que, sem justa causa, promover a sua rescisão, deverá indenizar a outra, a metade do tempo que estiver faltando para o prazo final.
Assim, um contrato de trabalho com cláusula de prazo de experiência de 90 (noventa dias) que venha a ser rescindido depois de decorridos 50 (cinquenta) dias, portanto, faltando 40 (quarenta) dias, deverá ser indenizado pela parte que deu causa, o equivalente a 20 (vinte) dias, a metade do tempo que faltava – 40 dias. A indenização será devida a outra parte, conforme disposto nos artigos 479 e 480 da CLT.
Será anotado na CTPS do empregado, na parte destinada a anotações gerais, o contrato de experiência com o seguinte dizer: “Contratado por” “x” dias em caráter experimental, a partir do dia “x”, na forma do documento assinado entre as partes.O empregado deverá ficar com uma cópia do contrato e outra é arquivada junto à empresa contratante. 
1. Celebração de contrato escrito
 2. Anotação do contrato na Carteira de Trabalho e Previdência Social
 3. Anotação do contrato no Livro de Registro de Empregados ou Ficha de Registro de Empregado.
OUTROS TIPOS DE TRABALHADORES QUE NÃO SE ENQUADRAM COMO EMPREGADOS CELETISTAS
O ESTAGIÁRIO 
Conceitualmente, estágio é:o ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de educandos que estejam frequentando o ensino regular em instituições de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos.
Há estágio obrigatório e estágio não obrigatório. Obrigatório é aquele exigido no projeto do curso, onde a carga horária é requisito para aprovação e obtenção de diploma. Já o estágio não obrigatório é aquele desenvolvido como atividade opcional, acrescida à carga horária regular e obrigatória.
TRABALHADOR TEMPORÁRIO/TERCEIROS – Regido pela Lei 6.019/74.
Assim, há que ser frisado que uma empresa tomadora de mão de obra não poderá terceirizar sua atividade-fim.
EXEMPLO: Uma empresa de ônibus (transporte de pessoas) não poderá contratar motoristas de forma temporária (terceiros), mas, por outro lado, poderá contratar pessoal de limpeza.
O trabalhador temporário é o empregado de uma empresa que presta serviços a outra empresa (tomadora), com a finalidade de atender às necessidades transitórias de substituição temporária da mão de obra efetiva ou ao acréscimo extraordinário de serviços.
Temos como conceito de empresa de trabalho temporárioa pessoa física ou jurídica urbana, cuja atividade consiste em colocar à disposição de outras empresas, temporariamente, trabalhadores devidamente qualificados e por elas remunerados e assistidos.
O contrato entre a empresa de trabalho temporário e a empresa tomadora de serviço ou cliente deverá ser obrigatoriamente escrito e nele deverá constar expressamente o motivo justificador da demanda de trabalho temporário, assim como as modalidades de remuneração da prestação de serviço.
O contrato de trabalho celebrado entre empresa de trabalho temporário e cada um dos assalariados colocados à disposição de uma empresa tomadora ou cliente será, obrigatoriamente, escrito e nele deverão constar, expressamente, os direitos conferidos aos trabalhadores por essa lei(Lei 6.019/74).
TRABALHADOR AUTÔNOMO
O trabalhador autônomo não possui vínculo empregatício, assim, não terá anotações em sua CTPS. O trabalhador autônomo é a uma pessoa física que exerce uma atividade profissional remunerada, habitual e por sua conta. Presta serviços de caráter eventual para uma ou mais empresas. O trabalhador autônomo, ao ser contratado, não estará subordinado à jornada de trabalho – horário para entrada e saída – não estará subordinado a nenhuma ordem hierárquica da empresa. Esse trabalhador não terá nenhuma direção sobre sua forma de trabalhar. Em suma, ele faz seu horário - trabalha no dia que quiser e não está subordinado à ordens.