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Administração de Compras e Suprimentos Década de 70, a função Compras era vista como uma função administrativa, burocrática, essencialmente operacional e que servia de apoio para assegurar que a qualidade do fornecimento se adequasse às necessidades de produção. Década de 80 Carr e Smeltzer (1997) destacam que a importância de Compras passou a ser mais reconhecida após 1980, a partir da publicação das 5 forças de Porter que destacava compradores e fornecedores como duas forças que afetam a lucratividade das empresas. Década de 90 consolidou-se a identificação da função Compras como tendo um papel crítico nas empresas. Monzcka (1992) enfatiza a importância da integração das ações de Compras no processo de planejamento estratégico da organização e da importância de suas ações estarem integradas com as estratégias corporativas. Função Compras: tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento em capital. Comprar materiais e insumos aos menores preços, de acordo com os padrões de quantidade e qualidade definidos e nos prazos satisfatórios. As principais atividades de uma organização de compras são: Administração, pesquisa de fornecedores, Aquisição. Organograma da seção de compras: Chefia de Compras -> estudar e analisar as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral,... Comprador de Materiais Diversos: efetuar e acompanhar pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; classificar e analisar requisições de compras remetidas por outros setores,... Comprador Técnico -> efetuar compras de materiais especiais de produção mediante a supervisão e orientação da chefia; classificar e analisar solicitações de compra,... Comprador de Matéria-prima -> efetuar compras de matérias-primas utilizadas em urna ou várias unidades fabris, sob supervisão da chefia da seção: classificar e analisar solicitação de compras oriundas de outro setor,... Auxiliar de Compras -> controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados,... Características gerais que o profissional da área de Compras deve possuir: Ser ético e íntegro, objetividade, idoneidade e organização, saber ouvir e agir sensatamente, habilidade para negociação e flexibilidade para mudança. O tempo transcorrido entre a colocação da solicitação de compras pelo cliente até a sua entrega é chamado de tempo de ciclo de pedido. o ciclo de pedido é a base das três dimensões identificadas com fundamental ao nível de serviço (disponibilidade, performance e confiabilidade). Solicitação de Compras ou Requisição: É o documento que desencadeia o processo de compras que dá autorização para o comprador executar uma compra de materiais ou contratação de serviço. Deve informar o nome do setor requisitante, o escopo ou especificação do produto ou serviço que se deve comprar ou contratar, a quantidade/unidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores e a conter a data e aprovação do requisitante. Coleta de preços ou edital da licitação: É o documento emitido por compras aos diversos fornecedores solicitando proposta de fornecimento em relação à requisição. Não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data em que foi realizada, deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de Auditoria quando for solicitada. Pedido de Compra: É um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade. É um documento legal, sujeito a disputa judicial. As alterações das condições iniciais também devem ser objeto de discussões e entendimentos, para que não surjam dúvidas e venha prejudicar a empresa com uma contestação pelos fornecedores envolvidos. O Pedido de Compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e local de entrega. Em geral, devem ser assinados pelas partes contratantes e por testemunhas. Os pedidos de compra, quando remetidos ao fornecedor, devem ser pôr intermédio de um protocolo para o qual se farão registros e controles. Acompanhamento de compra: É um sistema gerencial usado pelo setor de aquisição das empresas. Este sistema possibilita às pessoas envolvidas no processo de compras tomem decisões para a adequada entrega das mercadorias de acordo com o que foi pedido, ou seja, nos prazos corretos, nas quantidades corretas e de conformidade com a especificação dos produtos solicitados. Principais variáveis de compras: Conceito de compras na empresa: procurar e providenciar a entrega de materiais conforme os fatores abaixo: Qualidade certa, quantidade certa, no prazo estabelecido, na relação preço-custo, nas condições contratuais estabelecidas. Tolerância sobre a qualidade do produto; temos: Quantitativa -> dimensões, pesos, processo de fabricação, tratamentos térmicos, composições químicas,... Qualitativa -> Cheiro, sabor, cor, aspecto,... Em geral, na indústria, existem três grupos principais de custos: custo de fabricação, custo das vendas, custo de pesquisa e desenvolvimento. Há duas categorias de custos: custos fixos – que não variam com a quantidade produzida. custos variáveis – que variam com a quantidade produzida. As condições que influem na composição do preço de um produto para o comprador são: Qualidade Quantidade Atendimento Utilidade Entrega Capacidade competitiva Integridade do fornecedor Termos de aceitação do pedido Política da empresa Condições de compra: As seguintes condições que influenciam na realização de uma compra são: prazo, frete, embalagem, condições de pagamento e descontos e negociação. Centralização e descentralização da função compras: Centralização: * Permite manter um melhor controle global das atividades de compras; * Possibilita a economia de escala mediante negociações para a contratação de fornecimento de grande vulto; * Otimiza a utilização do pessoal por meio da redução do quadro funcional; * Evita a concorrência entre os compradores regionais e disparidades de preços de compra de um mesmo produto por compradores diversos. Descentralização: Permite uma maior autonomia funcional das unidades regionais; Permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução dos problemas locais, assim como conhecimento das fontes de suprimentos, meios de transportes e armazenamento mais próximos da região Permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial Exerce um melhor gerenciamento das necessidades Fabricar ou comprar ou alugar: Há duas estratégias básicas: Verticalização e Horizontalização. Verticalização: Estratégia na qual a empresa tentará produzir internamente aquilo que precisa. Horizontalização: Consiste na estratégia de comprar de terceiros os itens que compõem o produto ou o serviço. Todo negócio exige a obtenção de diferentes tipos de recursos: Pessoas- fornecidas por escolas ou universidades. Matérias-primas – fornecidas por produtores, atacadistas e distribuidores. Capital – fornecido por bancos, acionistas ou outras fontes. Tipos de fornecedores: Monopolista – único no atendimento de determinado bem ou serviço. Habitual / tradicional– sempre consultado numa eventual compra. Fornecimento padronizados. Especial – pode fabricar produtos ou prestar serviços que necessitem de cuidadosespecíficos. Seleção e avaliação de fornecedores: Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um bom fornecedor: Tecnologia para fabricar com qualidade Capacidade para produzir quantidades necessárias Capacidade de atender os prazos Preços menores e ou competitivos com o mercado Melhores condições de pagamentos São considerados Programas de Resposta Rápida (PRR): JIT – Just in Time JIT II – Just in Time II QR – Quick Response – Resposta Rápida CR – Continuous Replenishment – Reposição Contínua CRP – Continuous Replenishment Program – Programa de Reposição Contínua VMI - Vendor Managed Inventory – Estoques Gerenciados pelo Fornecedor ECR – Efficient Consumer Response – Resposta Eficiente ao Consumidor CPFR - Collaborative Planning Forescasting and Replenishment – Planejamento, Previsão e Reposição Cooperativos. EDI – troca eletrônica de dados: Os Programas de Resposta Rápida utilizam a troca eletrônica de dados. EDI é o processo no qual os documentos relacionados com as transações comerciais e financeiras das empresas são trocados eletronicamente de acordo com um padrão reconhecido internacionalmente. Bnefícios: Maior competitividade, diminuição dos tempos e melhoria no serviço aos clientes e no relacionamento com fornecedores. Comércio colaborativo: Uso de tecnologias digitais para permitir que as empresas possam planejar, projetar, desenvolver, gerenciar, pesquisar produtos e serviços. A colaboração ocorre dentro das organizações ou entre elas. Uma plataforma de colaboração pode ser definida para auxiliar a comunicação e colaboração entre: - A empresa e suas unidades, divisões; - A empresa, seus parceiros, seus clientes. Benefícios: redução de custos, maior eficiência, maior retenção de clientes devido a estoques menores por toda cadeia, aumento das vendas, número reduzido de exceções, custo menor dos materiais e aumento da vantagem competitiva. Cadeia de Suprimento ( Supply Chain ) Vendas, compras, clientes, distribuição, e cadeia de suprimentos, atividades que em conjunto formam a “cadeia de suprimentos imediata”, que vão dos fornecedores até os clientes. A gestão dessas atividades de um modo integrado é o que se denomina “gestão da cadeia de suprimentos”, que pode trazer uma série de benefícios para a organização. Estoque: Estoque é a composição de materiais, materiais em processamento, materiais semiacabados e materiais acabados que não estão sendo utilizados em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades. Gestão de estoque é, basicamente, o ato de gerir recursos ociosos da empresa, possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material. Gesta de estoque envolve integração, planejamento e uso.
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