Resumo de Arquivologia e direito administrativo

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Resumo de Arquivologia
Arquivologia
Arquivo: documentos produzidos e recebidos, naturalmente, em decorrência de suas atividades específicas. Reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais. Tem significado polissêmico:
         1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções;
          2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc);
          3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
          4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de
Arquivologia costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é possível afirmar que os arquivos, ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.
Documento: registra a informação que foi desenvolvida em atividade. No estado verbal a informação não se constitui de um instrumento confiável. A função para a qual o documento é criado determina seu uso e o destino de seu armazenamento.
Não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRÊNCIA DE SUAS ATIVIDADES”. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.
Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares (CESPE).
Arquivos públicos: reúnem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por diferentes organismos estatais ao longo do tempo. O arquivo público pode realizar atividades culturais, tais como palestras, debates, lançamentos de obras, exposição de documentos, comentários sobre conjuntos de documentos no próprio arquivo ou em meios de comunicação de massa e visitas exclusivas.
Classificação quanto às agências criadoras/entidades mantenedoras:
a)       Públicos: esferas federal, estadual, distrital e municipal do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário.
b)       Privados: institucionais, comerciais e pessoais. Com exceção de empresas privadas que prestam serviço público e documento que o Estado manifeste interesse público. Exemplo: arquivo de instituições eclesiásticas.
Cada esfera é responsável pelo seu arquivamento: Município/Arquivo municipal, DF/Arquivo distrital, Estado/Arquivo Estadual e União (Federal)/Arquivo Nacional.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Estrutura Organizacional do Arquivo pode ser:
a)       Centralizada:
b)       Descentralizada:
Quanto à natureza do documento:
a)       Arquivos especiais: vincula-se ao aspecto físico do documento, como por exemplo, fotografia, fita, microfilmagens. São aqueles que fogem do padrão “papel”.
b)       Arquivos especializados: são documentos que refletem a experiência de quem os produziu, como por exemplo, uma planta residencial.
Classificação quanto à extensão de atuação:
         Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
         Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
Função básica do arquivo: tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. À medida que os documentos perdem sua função serão descartados, não precisam ser mantidos eternamente.
- Naturalidade: característica do documento de arquivo que indica que ele foi acumulado espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado deliberadamente em razão de interesses específicos. A formação artificial, que não ocorre em “arquivo”, é aquela em que é opcional ou não a formação do acervo.
Teoria das 3 idades – ciclo de vida dos documentos:
(CESPE/ABIN/Oficial Técnico de Inteligência-Arquivista/2009) A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.
a)       Corrente/ativo/movimento/ primeira idade: documentos frequentemente consultados, devem estar fisicamente próximos de quem os está utilizando.
b)       Intermediário/semiativo/ limbo/purgatório/segunda idade: o documento ainda tem uso administrativo. Não é aberto ao público em geral.
c)       Permanente/inativo/custódia/terceira idade: já perdeu o uso administrativo, mas ainda possui algum potencial, informativo, probatório ou histórico. Quando o documento perdeu o uso administrativo ou ele será permanente ou será descartado. Documentos permanentes não podem ser descartados em nenhuma hipótese, pois são imprescritíveis e inalienáveis.
A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.
Valoração dos documentos:
         Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.
         Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daquelespara os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
No arquivo histórico, elabora-se um quadro que mostra um esquema do(s) arranjo(s) estabelecido(s) para o acervo, independentemente de quantos fundos existam e de que método tenha sido selecionado para o arranjo dos documentos.
 atividade arquivística que define séries documentais, como subdivisões de fundos documentais é denominada arranjo.
Informações mais que importantes:
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente);
Características:
a)       Suporte: material sobre o qual as informações são registradas, como por exemplo: acelato, papel, disco magnético, fita magnética, disco óptico, filme etc. Alguns suportes arquivísticos não são mais usados como argila, pedra, papiro, etc.
b)       Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado, como por exemplo: cartaz, livro, planta, folhas avulsas. OBS.: pode-se ter o mesmo suporte “papel”, mas com formato diferente.
c)       Forma: estágio de preparação e de transmissão de documentos, como por exemplo: rascunho ou minuta, original e cópia. O fato de ser manuscrito não torna o documento rascunho.
d)       Gênero: configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signosutilizado na comunicação de seu conteúdo, como por exemplo: audiovisual, fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
e)       Espécie: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas, como exemplo: boletim, certidão, relatório, ata, contrato, decreto-lei.
f)        Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, como por exemplo: boletim metereológico, boletim escolar, boletim médico, contrato de prestação de serviço, contrato de locação. O tipo documental é uma característica que vai além da questão meramente física ou externa. Ele revela tanto o conteúdo como sua estruturação no documento e é resultado da ação representada.
OBS.: O manuscrito é técnica de registro.
Natureza do assunto:
a)       Ostensivos/ ordinários: documentos cuja divulgação não prejudica a Administração.
b)       Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. Graus de sigilo ultrassecreto (U), secreto (S) ou reservado (R), com as iniciais na cor vermelha, quando possível.
         A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser doconhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.
         Consideram-se secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.
          A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes.
         Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
Quanto ao gênero do documento:
a)       Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
b)       Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
c)       Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d)       Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
e)       Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
f)        Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
g)       Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
Princípios Arquivísticos:
a)       Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Refletem o funcionamento da atividade da entidade que o produziu.
A qualidade chamada organicidade refere-se ao relacionamento estreito, à interdependência existente entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora, ou seja, do contexto de produção.
b)       Proveniência: princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O conceito de fundo de arquivo é resultado do princípio da proveniência, alguns autores usam os dois como sinônimos. O fundo arquivístico pode ser aberto ou fechado, se aberto quando a instituição está em funcionamento, se fechado quando a instituição não está mais em funcionamento. O fundo de arquivo não está completo até que esteja encerrado.
Segundo o princípio da proveniência cada documento deve ser identificado na relação com seu produtor, de forma que arquivos originários de diferentes instituições ou pessoas devem manter a respectiva individualidade, não podendo ser mesclados.
c)       Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
(DPF/2009 – Cespe/UnB) O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
d)       Unicidade: os documentos são únicos em decorrência de sua produção. Único em função de seu contexto de origem, a despeito de forma, espécie ou tipo.
e)       Pertinência: princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e aclassificação original. Também é chamado de princípio temático.
f)        Ordem original: princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Não se pode alterar o ordem em que os documentos foram recebidos.
g)       Integridade: Integridade arquivística é atributo segundo o qual um fundo deve se conservar indivisível e coeso.
Gestão documental: atividade que se preocupa com toda a documentação da empresa (da produção à destinação final – guarda permanente ou descarte). Está presente na legislação brasileira, abordada legalmente por lei.
De acordo com a legislação Brasileira, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos ligados à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos, nas duas primeiras fases do ciclo vital.
Fases da Gestão de documentos:
a)       Produção: decisão em torno da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
b)       Utilização: inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.
c)       Destinação: análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente ou descarte.
Temporalidade dos documentos:
a)       Avaliação dos documentos: identificar os valores dos documentos e definir prazos de guarda desses documentos. São dois os valores: a) primário ou imediato: relacionado ao uso administrativo do documento, possui relação direta com o arquivo corrente e intermediário. b) valor secundário ou mediato: atribui-se apenas ao arquivo permanente, não incluindo-se aqui o descarte.
OBS.: A tabela de temporalidade de documentos baseia-se na lei em vigor.
OBS.: A passagem de um documento do arquivo corrente ao intermediário é transferência e para o arquivo permanente é o recolhimento.
Na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo corrente e no arquivo intermediário é conhecida como prazo de retenção.
Prazos dos documentos:
a)       Prazo de vigência - Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
b)       Prazo de prescrição
c)       Prazo de precaução
OBS.: O documento digitalizado não tem valor probatório, apenas o valor informativo.
Diagnóstico em arquivos: é a coleta e análise de informações básicas acerca de um arquivo, tais como quantidade de documentos, localização, estado físico, condições de armazenamento, entre outras, que é frequentemente realizado com a finalidade de planejar e implantar sistemas arquivísticos.
Tipos de arquivamento:
         Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
          Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Métodos de Arquivamento:
         classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
         classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
Numérico  O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41
         41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
         67 – grupo secundário, indicando a guia
         25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.
Plano de Classificação: esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos Correntes. Pode seguir dois critérios: a) funcional: tem por eixo as funçõesdesempenhadas pela entidade produtora do arquivo. b) estrutural: tem por eixo a estruturaadministrativa da entidade produtora do arquivo.
OBS.: Um plano de classificação deve ser simples, flexível e expansível.
Ordenação: tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, é em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. É realizada com base nos elementos informativos contidos nos documentos.
a)       Arranjo: sequência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos.
b)       Notação: código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado de cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, equivale a código de referência.
c)       Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fastama.
Quadro de arranjo: esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. Não confundir com arranjo. O método funcional de arranjo se baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva, já o método estrutural se baseia na estrutura organizacional.
Instrumentos de pesquisa:
a)       Guia: instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. É uma visão geral do arquivo.
b)       Inventário: instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Como instrumento de pesquisa, o inventário toma por unidade de descrição a série documental.
c)       Catálogo: instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos,cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizadade documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica. Diferencia-se do índice porque no catálogo há a descrição pormenorizada dos documentos e no índice há apenas a relação dos documentos.
d)       Repertório: instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.
Administração e Organização De Arquivos Correntes
a)       Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, númeroe data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
(CESPE/POLÍCIA FEDERAL/ESCRIVÃO/2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
 Questão de Prova - Protocolo: pode ser tratado tanto como setor ou atividade. É característica do arquivo corrente. Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição; controle de tramitação e expedição de documentos e autuação. É o único responsável pela abertura de processos.
Tramitação: atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
b) Expedição –como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
 e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
Documento sigiloso x ostensivo: Se o documento for sigiloso só serão registrados os dados básicos do recebimento e em seguida o documento será encaminhado a pessoa a que se destina. O documento ostensivo, por sua vez, pode ser aberto e o registro será de forma detalhada. Neste caso verificasse os antecedentes a esse documento.
(CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência, deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devolução desse documento ao remetente.
Uso de tecnologia na Arquivologia:
Tecnologia para a mudança de suporte:
a)       Microfilmagem: tem como foco a preservação, a fim de substituir (documento será descartado) ou preservar;
No processo de microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução das informações. A extração de um filme cópia é medida de segurança obrigatória, assim como seu armazenamento, que deve ser feito em local diferente daquele do filme original.
Decreto 1.799/96: Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
b)       Digitalização: tem como foco a acessibilidade. Documento produzido de forma digital é diferente de documento digitalizado.
OBS.: As duas tecnologias refletem no sentido de preservar o original uma vez que ele será menos utilizado.
OBS.: O sistema híbrido é a microfilmagem + digitalização, não importando a ordem dessas ações.
Dentre as estratégias de preservação e manutenção que garantem a possibilidade de acesso a documentos arquivísticos digitais, o uso de software que faz com que uma tecnologia se comporte como outra é conhecido como emolução.
Análise do valor legal: a digitalização não tem uma legislação que lhe dê valor legal. A microfilmagem por sua vez possui legislação que lhe dá valor legal. Por fim, o documento produzido digitalmente tem valor legal assegurado.
Elementos que devem ser considerados:
a)       Análise da relação custo/benefício.
b)       Necessidade de organização da documentação.
Preservação digital: vigilância tecnológica (hardware e software).
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).   
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a: - evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas; - ter limite de 200 m2 de área. - os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; - evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; - promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar; No planejamento do sistema de controle climático dos ambientes do arquivo, é recomendável optar-se, preferencialmente, pelos sistemas de climatização independentes que, ao contrário dos sistemas centralizados, permitem a adoção de diferentes parâmetros de controle para os diversos ambientes do arquivo, como os depósitos, as áreas de trabalho e as áreas de circulação de público. - evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; - manter suprimento elétrico de emergência.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
  Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.
Técnicas de Restauração:
         Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.
         Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas ao documento por uma pastade amido, para reparar pequenos danos.
         Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso, o material muito específico o deixa com custos altos.
         Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC. O método pelo qual se coloca a folha de papel a ser reforçada entre duas folhas transparentes de termoplástico.
         Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de celulose.
         Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. A técnica moderna empregada para dar suporte e proteção aos documentos de papel, tecido e fotografias frágeis ou submetidos a uso intensivo.
         Reintegração ou Reenfibragem - processo pelo qual partes perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.
         Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do documento. Só quando necessária.
         Planificação é a prensagem do documento.
         Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a sequência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numeração do original.
         Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura.
 Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestação NÃO SÃO técnicas de restauração! Elas estão no mesmo patamar, e as quatro são atividades de CONSERVAÇÃO CORRETIVA!
Processo de Recuperação: Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus temcorresponsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica tecnológica, cultural e social, bem como dos testemunhos jurídico e histórico.
Questões de Prova:
- A definição da política nacional de arquivos públicos e privados, bem como a orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos do arquivo são atribuições do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;
- As atividades técnicas ligadas ao processo de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e intermediário, com vistas ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a gestão de documentos.
- Cada instituição arquivística integrante do SINAR deve seguir as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central do sistema, embora mantenha a subordinação e vinculação administrativa original;
- Microficha é uma microforma em filme, cujas imagens ou fotogramas são dispostos em linhas paralelas ou colunas.
- Diplomática ciência documentária que estuda a estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial, dos documentos que, emanados de autoridade suprema , delegada ou legitimadora são submetidos, para efeito e validade, á sistematização imposta pelo direito
As modalidades previstas na Lei 8.666/1993 são:
Concorrência;
Tomada de Preços;
Convite;
Concurso;
Leilão.
Uma medida provisória foi criada para disciplinar outra modalidade de licitações, o nosso queridinho PREGÃO. Depois, essa MP foi regulamentada, transformando-se na Lei 10.520/2002 (a Lei do Pregão). Então, até agora, nós temos seis modalidades de licitação
I – para obras e serviços de engenharia:
a) convite – até R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais);
b) tomada de preços – até R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais);
c) concorrência: acima de R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais);
II – para compras e serviços não referidos no inciso anterior:
a) convite – até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais);
b) tomada de preços – até R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais);
c) concorrência – acima de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais).
§ 4º Nos casos em que couber convite, a Administração poderá utilizar a tomada de preços e, em qualquer caso, a concorrência.
4.1 Concorrência
A Concorrência é aquela modalidade que serve para contratações de qualquer valor. Por isso, nos procedimentos licitatórios, ela deve ser muito bem elaborada e deve ser tratada com bastante cautela. Lembrando que para as contratações acima de R$ 1,5 milhão (obras e serviços de engenharia) e de R$ 650 mil (demais casos), é obrigatório o uso desta modalidade, como você viu acima.
Via de regra, a Concorrência é utilizada nas seguintes situações (qualquer que seja o valor do contrato):
compra de imóveis;
alienação de imóveis públicos;
concessão de direito real de uso;
licitações internacionais;
celebração de contratos de concessão de serviços públicos;
celebração de contrados de parcerias público-privadas (PPP).
§ 1º Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
Os interessados em participar da Concorrência independem de serem cadastrados previamente no órgão. Veja que a lei diz que é uma modalidade entre QUAISQUER interessados que possuam os requisitos mínimos exigidos no edital.
 concorrência serve para contratações de qualquer valor.
A habilitação dos licitantes e o julgamento das propostas são feitos por uma comissão de no MÍNIMO 3 membros. Pelo menos dois membros devem ser servidores qualificados pertencentes aos quadros permanentes do órgão.
O instrumento do contrato é obrigatório.
A fase de habilitação da concorrência, em regra, é preliminar.
4.2 Tomada de Preços
Como sabemos, a Tomada de Preços fica naquela situação intermediária, servindo para contratos de até R$ 1.5 milhão (obras e serviços de engenharia) e até R$ 650 mil (demais casos).
Mas existem outras particularidades, é claro. Para começar, as provas adoram cobrar o conceito exato de Tomada de Preços dado pela Lei 8.666/1993 (art. 22, § 2º):
§ 2º Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.
Ou seja, Tomada de Preços (TP) é modalidade para quem já esteja cadastrado. Isso é muito importante. Também podem participar de uma TP quem atenda a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia antes de as propostas serem recebidas.
Percebe? A Concorrência é a regra para licitações internacionais. Para que seja realizada a Tomada de Preços, o órgão ou entitdade (que realizará a licitação) deve dispor de cadastro internacional de fornecedores. E, obviamente, os limites máximos de valores da Tomada de Preços devem ser observados.
4.3 Convite
Você já sabe que o convite é uma modalidadede licitação para contratos de menor valor (até R$ 150.000,00 para obras e serviços de engenharia e até R$ 80.000,00 para os demais casos de contratação).
O conceito desta modalidade é o mais abrangente da Lei 8.666/1993. Ele estão no art. 22, § 3º:
§ 3o  Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.
Como você pode ver, é um conceito enorme. Então vamos vê-lo por partes:
“Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não”
Ou seja, não é preciso cadastro prévio no órgão para participar de licitações cuja modalidade é o convite.
Os cadastrados são:
“escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa”
Sendo assim, a unidade administrativa responsável pela licitação do órgão em questão deve convidar, no mínimo, três interessados. Podem ser mais convidados, desde que haja o mínimo de três. Entretanto, se houver 300 interessados cadastrados, o órgão não é obrigado a enviar o convite a todo mundo. A obrigação, vou repetir, é de ter no mínimo 3 convidados, sejam eles cadastrados ou não.
Há uma exceção lá no art. 22, § 7º, acerca do mínimo obrigatório de convidados:
§ 7o  Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, for impossível a obtenção do número mínimo de licitantes exigidos no § 3o deste artigo, essas circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo, sob pena de repetição do convite.
Sendo assim, caso seja impossível obter o número mínimo de interessados, pelas razões acima expostas, é possível enviar menos convites do que os três exigidos pelo § 3º do art. 22.
O instrumento convocatório enviado a cada convidado é a “carta convite”. Ou seja, enquanto todas as outras modalidades utilizam o edital, como instrumento convocatório, o convite usa a carta convite.
Agora, imagine que o órgão tenha feito uma licitação para a compra de um determinado objeto utilizando a modalidade Convite quatro anos atrás, convidado três interessados, na época. Este ano, o órgão vê a necessidade de realização de licitação na mesma modalidade (Convite), para o mesmo tipo de objeto, sendo que há 10 cadastrados possivelmente interessados em participar da licitação. O órgão pode enviar convite para as mesmas três entidades de quatro anos atrás?
Pode. Contudo, a Lei 8.666/1993 diz o seguinte, no art. 22, § 6º:
§ 6o  Na hipótese do § 3o deste artigo, existindo na praça mais de 3 (três) possíveis interessados, a cada novo convite, realizado para objeto idêntico ou assemelhado, é obrigatório o convite a, no mínimo, mais um interessado, enquanto existirem cadastrados não convidados nas últimas licitações.
Isso significa que pelo menos mais um interessado deve ser diferente dos que foram convidados 4 anos atrás, no exemplo que mostrei acima. Por isso a Lei diz que a cada novo convite realizado para objeto idêntico ou assemelhado é obrigatório convidar, no mínimo, mais um interessado, se ainda houver cadastrados não convidados nas últimas licitações.
Tranquilo até aqui, né? Vamos continuar a explicação do conceito, então.
A unidade administrativa:
“afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.”
Esta parte do conceito serve para assegurar o princípio da publicidade nas licitações públicas. Apesar de não ser obrigatório publicar a carta convite no respectivo diário oficial, é obrigatório fixá-la em local apropriado. Este local apropriado pode ser um mural físico dentro do órgão público, por exemplo.
Os interessados em participar da licitação que não forem convidados podem manifestar o interesse de participação até 24h antes de começar a apresentação das propostas. Este prazo é válido apenas para interessados que sejam cadastrados.
Este enorme conceito de convite pode ser expressado nos dois mapas mentais a seguir:
Mapa mental 9: conceito de Convite.
 
O convite serve para valores estimados de contratação de até R$ 150.000,00 (obras e serviços de engenharia) e R$ 80.000, (demais casos).
O instrumento convocatório do Convite é a carta convite.
Devem ser enviadas cartas convite para, no mínimo, 3 possivelmente interessados, a não ser que seja impossível chegar a esse número