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1 RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO - OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL SEMESTRE 2017.3 Aluno (a): Maria da Gloria Marques da Silva Matrícula: 2014.0720.3835 Empresa: Socicam Administração Projetos e Repres. Ltda Endereço da empresa: Al 04 sala A Aeroporto Internacional Santa Genoveva Telefone da empresa: (62) 3265-1758 Site/e-mail da empresa:www.socicam.com.br/administração.ago@socicam.com.br APRESENTAÇÃO DA EMPRESA: A Socicam esta localizada na Alameda 04 Sala A, no aeroporto Internacional Santa Genoveva na Cidade de Goiania- GO. Com um quadro funcional de 46 funcionários, sendo 1 Gerente, 2 funcionários na administração, 36 na operação, 5 na manutenção e 2 aprendizes. Sua matriz foi fundada em 1972 na Rodoviária de Campinas-SP, e de lá pra cá, foi criando varias filias por todo território brasileiro, em 1999 foi inaugurada uma unidade em Puerto Montt – Chile, a unidade em que trabalho no momento como assistente administrativo foi inaugurada em 23/05/2016, no novo aeroporto de Goiania. A Socicam é uma empresa brasileira de tecnologia e serviços voltados a sistemas de integração de transportes. Responde pela administração, operação, manutenção, limpeza e desenvolvimento comercial de terminais de passageiros. Hoje a mesma possui 3.900 funcionários, atende em media 700 milhões de usuários por ano, possui 40 unidades de terminais rodoviários, 1 terminal internacional,8 unidades de terminais aeroportuário e 3 terminais hidroviários. O antigo terminal do aeroporto de Goiânia foi desativado em maio de 2016, quando foi inaugurado o novo Aeroporto Internacional de Goiânia. Inaugurado em 21 de Maio de 2016, o novo aeroporto tem capacidade para receber cerca de 6 milhões de passageiros por ano. Possui mais de 34 mil m², com dois andares, quatro pontes de embarque, onze elevadores, quatro escadas 2 rolantes, vias de serviços internos, acesso viário, estacionamento para automóveis com 971 vagas. A SOCICAM é a responsável pela limpeza e manutenção do aeroporto, e também pela gestão dos espaços comercias. A) PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO: Durante o período de trabalho estive em contato direto com todos os departamentos (administrativo, Recursos Humanos e financeiros) e colhi informações sobre o funcionamento de cada atividade desenvolvida na rotina de trabalho, favorecendo o desenvolvimento de tarefas eficientes e bem planejadas de maneira a cumprir com os objetivos organizacionais. O Departamento Financeiro é responsável por todo o processamento de pagamentos, registra e analisa todas as informações e documentos da Unidade. Já o Departamento de Recursos Humanos é responsável por todo o processo que envolve os direitos trabalhistas dos funcionários da empresa. Tarefas desempenhadas; Contratação Demissão Controle de frequência de funcionários Solicitação de segunda via de benefícios Lançamentos de Notas Fiscais. Organização de arquivos Contratação: Solicita-se a pessoa que será inserida na unidade os documentos necessários para a admissão, estabelece-se um prazo para a entrega de tais documentos. Encaminha-se o mesmo para a Clinica a fim de que seja feito o exame admissional. Com o resultado de aptidão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) em mãos, envia para a matriz a documentação do funcionário via digital (por e-mail), com prazo de 24 horas, o RH da matriz informa à data que o mesmo devera comparecer a unidade. Assim que a 3 matriz informa a data, anota-se na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver. Ao comparecer na unidade o funcionário é orientado na integração e no código de conduta sobre remuneração, normas disciplinares (carga horária, atraso, hora extra, falta etc.); registro do ponto, benefícios, data de pagamento, uniforme, Equipamento de Proteção Individual (EPI), data de entrega de benefícios e em seguida assina o contrato de trabalho. Período de 23/05/2016 á 01/01/2017 Demissão: O processo demissional inicia quando o encarregado solicita por e-mail o desligamento do colaborador X, em seguida é encaminhado o requerimento de aprovação do desligamento para o Gerente da unidade, assim que o requerimento é assinado, é encaminhado para o RH da Matriz em São Paulo. A Matriz encaminha para a unidade a carta de desligamento do aviso prévio, nesse momento entra em contato com o funcionário para que o mesmo compareça a unidade, para assinatura da carta, dos documentos rescisórios, entrega dos EPI e da CTPS, em seguida é encaminhado o funcionário para realização do exame demissional. Com o Aso em mãos, é enviada por malote à pasta desse colaborador para a matriz, e com prazo de 10 dias, a mesma encaminha para a Unidade a rescisão, para que seja homologada junto ao sindicato da categoria. Período de 01/06/2016 á 01/02/2017 Controle de frequência de funcionários: O RH utiliza o ponto eletrônico para controlar a frequência dos funcionários, há 6 meses utilizava-se a ficha de ponto, a ficha era passado para os Encarregados colher assinatura dos colaboradores e repassadas ao RH preenchidas e assinadas, o Rh verificava se o cartão de ponto não esteja rasurado ou com datas não condizentes ao calendário. Após a conferência, analisava-se a frequência de cada colaborador, apontando em uma planilha as horas extras realizadas, juntamente com atrasos e faltas. Hoje com o ponto eletrônico, não utilizamos 4 mais o cartão de ponto, é encaminhado mensalmente um arquivo que e gerado no sistema Hexa Web Server, Em seguida e encaminhado para a Matriz, e os mesmo encaminha esses relatório para que a unidade junto com os funcionários possa justificar as ausências e horas extras marcadas em cada relatório. Depois de justificado os relatórios é anexado os atestados e declarações médicas apresentados, que estejam de acordo com os apontamentos no ponto eletrônico. Período de 23/05/2016 á 16/09/2017 Vale transporte: mensalmente, entre o dia 15 a 20 de cada mês, é solicitado o vale transporte dos funcionários da Unidade. É elaborada pelo o encarregado uma escala mensal, e por essa escala a feita à solicitação com a quantidade de VT para cada colaborador. Período de 23/05/2016 á 16/09/2017 Solicitação de segunda via de benefícios: A segunda via do vale- alimentação é solicitada por telefone para a Matriz da nossa unidade, que nos encaminha o cartão beneficio do colaborador por malote, esse cartão é entregue ao funcionário, e o mesmo providencia desbloqueio do cartão pelos 0800 da empresa, para que o cartão seja utilizado. Período de 01/12/2016 á 02/03/2017 Lançamentos de notas fiscais: todo nota fiscais de entrada e saída, é lançada no sistema informatizado Protheus, para que essas informações cheguem ao setor de contas a pagar e ao setor fiscal da matriz; Ao recebimento da nota fiscal, seja de entrada ou saída, é solicitado ao setor de compras pelo sistema Protheus um pedido de compras. Com esse pedido de compra, scanea a nota, o boleto e o pedido, todos na ordem citada, e lança no sistema para pagamento. Período de 23/05/2016 á 20/09/2017 Organização de Arquivos:Os documentos que não estão sendo utilizados são colocados dentro de uma caixa própria para arquivo (arquivo morto), e 5 feito o controle da identificação das caixas, seguindo sequência numérica e formulários próprios, que são enviadas para o arquivo na matriz, a fim de serem guardadas até a data de sua destruição. Geralmente esse arquivamento é feito semestralmente. E os arquivos correntes são arquivados diariamente (rotina), documentos como notas fiscais, contratos dos lojistas, cheklist da operação, memorandos, CI’s/CE’s recebidas e enviadas e protocolos. Dentro do RH, temos os arquivos dos funcionários, cada um tem sua pasta com toda documentação admissional, ficha de EPi, ficha de registro, capacitação, cheklist de desempenho, ordem de serviço. Período de 23/05/2016 á 20/07/2016 B) CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO: CHIAVENATO, 2005, p.63 “A missão funciona como o propósito orientador para as atividades da organização e para aglutinar os esforços dos seus membros. Serve para clarificar e comunicar os objetivos da organização, seus valores básicos e a estratégia organizacional”. A missão da Socicam é prestar serviços de gestão integrada no apoio ao transporte de passageiros e atendimento ao cidadão. O estágio na área administrativa tem como propósito expor ao acadêmico à realidade da profissão contábil de modo que o mesmo possa fazer um confronto entre o que foi estudado na teoria e na prática cotidiana da profissão. As atividades realizadas em uma administração pretendem suprir a necessidade de experiência prática do acadêmico e o período de estágio coloca-o a par da realidade do dia -a- dia da profissão contábil. Realizar atividades que trazem ao acadêmico um embasamento prático da contabilidade; Observar a realização de rotinas administrativas dentro de uma empresa Adquirir experiência com elucidações das teorias estudadas; 6 Conhecer as práticas, aplicativos e ferramentas utilizados no dia -a- dia da administração; Aprimorar relacionamento profissional e esclarecimento sobre as atividades executadas. C) RELACIONAR AS ORIENTAÇÕES E TREINAMENTOS RECEBIDOS E APRENDIZAGEM DECORRENTE Ao assumir a função de Assistente Administrativo na Socicam, fui direcionada pelo gerente de Unidade as áreas e funções a exercer. Recebi orientações do gerente, e de alguns funcionários que vieram de outras unidades da Socicam, nas áreas de Recursos Humanos e Financeiro, onde são passados os princípios básicos de cada atividade. Também recebi treinamentos externos da Infraero, como o curso de Avsec, que é um curso destinado a segurança do funcionário aeroportuário, esse curso é destinado para quem trabalha em aeroportos, ter o conhecimento sobre o que se torna suspeito dentro de um aeroportos, questões de malas que ficam expostas ou esquecidas por passageiros, pessoas suspeitas de terrorismo, o curso orienta a nunca se aproximar de objetos esquecidos dentro de aeroportos. D) RECURSOS UTILIZADOS NAS ATIVIDADES – MANUAIS E EQUIPAMENTOS Composta por grandes estruturas tecnológicas, com ótimos programas de lançamento financeiros, planilhas de controles e equipamentos que tem mais praticidade, agilidade e eficácia na prestação dos serviços. Para lançamentos diários de notas fiscais, utilizamos o sistema Protheus, A Microsiga Protheus é uma linha de software ERP/CRM, atualmente criada e desenvolvida pela TOTVS. Para se ter acesso a esse sistema utilizo um desktop com internet. No dia a dia utilizo também bloco de anotações, telefone, caneta, grampeador, carimbos e calculadora. 7 E) RESULTADOS ESPERADOS EM RELAÇÃO AS SUAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA: A Socicam determina que eu auxilie os funcionários, dando suporte necessários, tirando duvidas, relatando qualquer ocorrência que tiver com pagamentos, faltas, acidente de trabalho e todas as atividades relacionadas ao departamento de Recursos Humanos e financeiro, apoiando as questões administrativas o Gerente da Unidade. F) RESULTADOS ALCANÇADOS: O resultado da pratica realizado por mim na Socicam Administração, fez com que contribuísse com a realização de algumas atividades importantes para o funcionamento da empresa. Tive oportunidade de propor ideias e aprender com as experiências dos colaboradores e da Gerencia, principalmente com o meu superior, que me ajudou a realizar o trabalho de pesquisa sobre o clima organizacional da Unidade. Cada aspecto teve seus pontos positivos e negativos, que foram analisados pela Gerencia da empresa. É algo que foi medido num determinado momento, resultante de fatores internos, decisões tomadas e da maneira como o pessoal é administrado pelos chefes. Possibilitou analisar cada aspecto para elevar a motivação de qualquer colaborador sem discriminações. Então, a experiência que obtive servirá para que eu desenvolva bem melhor o meu lado profissional futuramente. G) INDICADORES RELACIONADOS AO SEU DESEMPENHO PROFISSIONAL Semestralmente é realizado um cheklist de desempenho de cada colaborador, é feita uma avaliação do conhecimento que obtive durante o período que exerci as atividades, a organização, o atendimento, o relacionamento com os demais colegas de trabalho, comunicação e o comprometimento. Para que tenhamos o padrão de desempenho perfeitamente adequado. É necessário que seja realizado as atividades de acordo com as normas padrões da empresa. 8 H) DIFICULDADES ENCONTRADAS X OPORTUNIDADES: De modo geral não tive dificuldade para executar as tarefas propostas. As principais dificuldades e desafios são as situações ainda não vivenciadas como, por exemplo, um funcionário com um problema não frequente e de difícil solução. Pois, em determinados casos nem mesmo o gerente encontra uma solução imediata. Outra dificuldade é com fatores incomuns como a falta de sistema, internet ou queda de energia, onde é necessário adequação e manobra para conduzir os clientes a outros meios de atendimento. I) FATORES OBSERVADOS: Remuneração: Adequada e atrativa. Supervisão: Realizada pelo gerente dos setores específicos através de relatório. Autonomia: Recebi autonomia para realização das tarefas e soluções de problemas. Sempre com suporte e apoio do Gerente. Diferenciação: As atividades desenvolvidas variam de acordo com a necessidade e problema de cada situação, não sendo possível uma mesma sequencia lógica para todos os atendimentos. Participação: Existe total liberdade para opinar e apresentar soluções novas. Todas as ideias e reivindicações sempre são ouvidas com paciência e atenção. Clima da organização: No geral o clima da organização é bom, existe na maioria das vezes colaboração entre os funcionários. Relações de poder: É respeitada a hierarquia formalizada no organograma. Liderança: O estilo de liderança é democrático, tendo o gerente de Unidade reconhecimento de todos pela competência e respeito demonstrado aos outros funcionários. Satisfação com o trabalho: A experiênciaconquistada exercendo a função de Assistente Administrativa é muito positiva. Na minha posição como já estou trabalhando na área e bem mais proveitosa. O aprendizado ocorre quando nos dedicamos a realizar algo. Deixar a teoria vivenciada 9 em sala de aula e partir para prática dentro de um ambiente de trabalho é muito gratificante. Harmonizar a teoria a pratica é importante para a vida profissional de qualquer pessoa, pois possibilita realizar atividades eficientes e buscar solucionar problemas e tomar decisões. Essa capacidade é uma habilidade que o mercado exige de pessoas inteligentes e ágeis. Significado do trabalho: O setor de Recursos Humanos é de suma importância, tanto como o departamento financeiro, o RH assegura a aplicação das leis trabalhistas, tendo dessa forma um grau de relevância muito alto, tanto para a empresa, quanto para os funcionários. Já administração financeira tem como principal objetivo, controlar e analisar a situação financeira da unidade. J) CRÍTICAS: Remuneração baixa para algumas funções, o que gera desmotivação dos funcionários, centralização das atividades, o que sobrecarrega alguns setores. L) SUGESTÕES DE MELHORIAS: Descentralizar as atividades dos setores, realizar um plano de cargo e salários, oferecer mais benefícios para os colaboradores. M) CATEGORIA DO PROFISSIONAL ORIENTADOR: O responsável pela supervisão do meu estagio, é um profissional formado na área de administração e devidamente registrado no conselho de classe.
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