AULA3 A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

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AULA 3
A organização e a 
rotina do assistente 
administrativo
CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio 
aos processos da organização
AULA 3
A organização e a 
rotina do assistente 
administrativo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1
Organizar e executar atividades de apoio 
aos processos da organização
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 1
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 1
AULA 3 - A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO .......... 05
CONTEXTUALIZANDO ....................................................................................... 05
1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES ........................... 06
1.1 TIPOLOGIA DE ETZIONI ............................................................................. 06
1.2 TIPOLOGIA DE BLAU E SCOTT ................................................................ 06
2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES .................................................... 07
3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO .................. 11
4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO .................... 13
5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS ................... 15
5.1 GESTÃO DE PESSOAS .............................................................................. 15
5.2 LOGÍSTICA .................................................................................................. 16
5.3 FINANÇAS ................................................................................................... 17
5.4 MARKETING E VENDAS .................................................................................. 18
5.5 JURÍDICO ..................................................................................................... 19
CONSIDERAÇÕES ............................................................................................... 20
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 21
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
AULA 3
A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
CONTEXTUALIZANDO
Nesta aula, você estudará um pouco mais sobre a 
organização, e esta será a oportunidade de conhecer 
melhor seu conceito, sua tipologia, sua classificação, 
sua natureza jurídica e seu organograma. 
Já abordamos o termo organização em diversos momentos 
neste curso (e o fizemos em um contexto empresarial). 
Mas qual é, de fato, o conceito de organização?
Conceito
Uma organização é fruto de esforços individuais que visam ao 
alcance de propósitos coletivos.
Nesta aula, você estudará, também, noções sobre as atribuições e responsabilidades 
de setores como o de gestão de pessoas, logística, finanças, marketing e venda e 
jurídico, que são as principais funções organizacionais. Além disso, apresentaremos 
elementos que contribuirão para que você se comunique de forma assertiva, mantendo 
uma postura profissional em seu ambiente de trabalho.
Ao trabalhar em uma organização, o assistente administrativo deve estar atento à 
importância de adotar uma boa apresentação pessoal – por isso, esse tema também 
estará aqui. Discutiremos, também, sua postura em relação aos departamentos com 
os quais interage, seu nível de comprometimento com os demais colegas e também 
em relação à necessidade de sigilo a respeito de informações organizacionais.
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UNIDADE CURRICULAR 1: ORgANIzAR E ExECUtAR AtIvIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS DA ORgANIzAçãO
1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
É importante esclarecer, logo no início, que uma escola, um hospital ou uma fábrica 
também são bons exemplos de organizações, já que podem ser formadas pela 
soma de pessoas, equipamentos, recursos financeiros, entre outras variáveis. 
A organização, nesse sentido, é o resultado do conjunto de todos esses elementos, 
orientados a um único objetivo. 
Existem duas principais tipologias relativas às organizações: a tipologia de Etzioni 
e a tipologia de Blau e Scott. Vamos começar pelo estudo da tipologia Etzioni.
1.1 tIPOLOgIA DE EtzIONI
Na tipologia de Etzioni, a organização é classificada de acordo com o uso da obediência. 
Para Etzioni, a estrutura de obediência é resultado das formas de controle aplicadas 
aos participantes da organização, estando assim organizadas:
 ` Organizações coercitivas: utilizam-se de poder imposto por força física 
ou controle baseado em prêmios e punições. 
Exemplos: instituições penais, prisões ou campos de concentração.
 ` Organizações utilitárias: são baseadas em controles por incentivos 
econômicos. Utilizam a remuneração como principal forma de controle. 
Exemplos: empresas e comércio.
 ` Organizações normativas: utilizam uma forma de poder baseada em 
consenso sobre métodos e objetivos da organização. Utilizam também um 
controle moral, com intuito de influenciar os participantes. 
Exemplos: hospitais e universidades públicas, igrejas.
1.2 tIPOLOgIA DE BLAU E SCOtt
Na tipologia de Blau e Scott, a organização é baseada em seus beneficiários. 
Para eles, existem quatro categorias de participantes que se beneficiam de uma 
organização formal:
1) os membros da organização;
2) os proprietários ou dirigentes da organização; 
3) os clientes; e
4) o público em geral.
Essa tipologia possui a vantagem de centrar a força da influência e o poder dos 
beneficiários sobre as organizações, condicionando, dessa forma, sua estrutura. 
Exemplo desse tipo de organização são as associações filantrópicas.
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2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES
Com o intuito de tornar as estruturas organizacionais mais 
transparentes, as empresas investem em uma ferramenta 
estrutural denominada organograma. 
Conceito
Um organograma serve como uma representação gráfica da 
empresa, uma espécie de planta da corporação.
Seu objetivo é ilustrar, de forma clara e objetiva, os departamentos 
da empresa junto a seus colaboradores, esclarecendo, assim, 
as dúvidas de potenciais clientes, parceiros, fornecedores e, 
também, dos próprios funcionários.
A vantagem da existência de um organograma é a garantia de agilidade na percepção 
de áreas de negócios da organização, facilitando a compreensão a respeito de quem 
são os responsáveis por determinadas funções, quais departamentos possuem 
potencial de crescimento e qual é o futuro potencial dos colaboradores.
Alguns autores, como Cury (2005) e Hessel (1987), alegam que os organogramas 
também possuem aspectos negativos, como o engessamento das pessoas através 
de hierarquias predefinidas, o que, em muitos casos, 
pode atrapalhar o desenvolvimento de projetos devido 
a questões burocráticas.
Ao se criar um organograma, deve-se considerar 
que ele é uma representação da organização em um 
momento específico e que, por isso, pode sofrer altera-
ções. Para tanto, é importante que o organograma seja flexível e de fácil interpretação. 
Cabe lembrar que, embora um organograma sirva para deixar os papéis evidentes 
e bem definidos, éimportante que o assistente administrativo esteja preparado para 
colaborar com seus colegas e equipes de trabalho sempre que solicitado.
Agora vamos conhecer alguns tipos de organogramas e as características que 
diferenciam cada um.
CURY, Antonio. Organização e 
métodos: uma visão holística. 
8. ed. São Paulo: Atlas, 2005.
HESSEL, José Ribeiro. 
Organização e métodos. 2. ed. 
Porto Alegre: D.C. Luzzato, 1987.
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A Figura 1 apresenta um organograma vertical. Esse tipo de organograma é utilizado 
para demonstrar uma hierarquia clara na organização.
Figura 1 - Organograma vertical
Auxiliar
de Marketing
Serviço
Técnico
Auxiliar
de Contratos
Auxiliar
de Cobrança
Auxiliar
de Produção
Auxiliar
de Compras
Gerente
de Vendas
Gerente
de Marketing
Gerente
de Operações
Gerente
de Contratos
Gerente
de Cobrança
Gerente
de Produção
Gerente
de Compras
Vendedores
Caixa
Presidente
Diretor Comercial Diretor Administrativo Diretor de Produção
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 2 apresenta um organograma circular. Esse tipo de organograma é utilizado 
para enfatizar o trabalho em grupo, sem se preocupar com a hierarquia. 
Figura 2 - Organograma circular
DC
Dire
toria Comercial
Diretoria Administrativa /
 Fin
an
ce
ira
DA / FI
SGQ
Sist
ema
 de Gestão da Qualidade
VI
Ve
nd
as 
Int
ern
as VE
Vendas Externas
RH
Recursos
Hum
anos
STSuporte
Técnico
MPManutençãoPredial
BD
Bureau
Digital
PR
Pro
du
ção
LO
Lo
gís
tic
a
Conselho
Consultivo
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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A Figura 3 apresenta um organograma horizontal. Esse tipo de organograma possui 
base na hierarquia da organização, porém, de maneira menos acentuada (por exemplo, 
o cargo mais baixo na hierarquia não está necessariamente abaixo dos demais). 
Figura 3- Organograma horizontal
Gerência
de Finanças
Gerência
de Logística
Diretor
de Logística
Gerência
técnica
Gerência
administrativa
Secretária
da presidência
Gerência
de manutenção
Presidência
Operários
Controladoria
Pessoal
técnico
Pessoal
administrativo
Preparação
de material
Serviços
gerais
Departamento
de compras 
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A Figura 4 apresenta um organograma funcional. Esse tipo de organograma, 
semelhante ao organograma vertical, representa as relações funcionais da empresa. 
Figura 4 - Organograma funcional
DMK
Departamento de 
Marketing
DAC
Departamento de 
Atendimento ao Cliente
DAU
Departamento
de Auditoria Interna
Serviços
Terceirizados
de Suporte
DiretoriaAssessoriaJurídica
Assessoria
Financeira
Soluções de Negócio
Casos de Sucesso
Contatos
Oportunidades
Relações Públicas
Mercados
Campanhas
Propaganda
Canais
Compras
Infraestrutura
Tecnologia da
Informação
Capacitação
Contabilidade
Fiscal
Logística
Recursos Humanos
Portfólio de Riscos
Qualidade
Segurança
Políticas e Normas
Processos
Registros
Não conformidades
Ativos
Métodos
Competências
Pro�ssionais
Informações
Portfólio de
Serviços
Contratos
Processos
Políticas
Cliente B
Proposta 3
Clientes
Cliente A
Projeto 1
Proposta 2
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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A Figura 5 apresenta um organograma matricial. Esse tipo de organograma é 
utilizado para representar estruturas que não apresentam definição objetiva das 
unidades funcionais, mas, sim, grupos relacionados a projetos específicos, que 
podem, inclusive, possuir um aspecto temporário.
Figura 5 - Organograma matricial
Finanças
R.H.
Operações
Marketing
Finanças
R.H.
Operações
Marketing
Finanças
R.H.
Operações
Marketing
Finanças
R.H.
Operações
Marketing
RJ SP MG RS
Presidência
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
A criação de um organograma exige um levantamento de dados da organização, 
bem como uma definição do que se pretende representar. É possível perceber 
que, nos últimos anos, tem havido uma tendência de mudanças nos organogramas 
empresariais. De uma forma geral, tem ocorrido uma diminuição de níveis hierárquicos 
nas empresas, objetivando aproximar os níveis da organização, bem como reduzir 
mão de obra e agilizar o processo de tomada de decisão. 
É por meio do organograma que podemos entender como a organização da qual 
fazemos parte está estruturada e quais são as pessoas com quem teremos que nos 
relacionar, direta ou indiretamente, dentro da hierarquia estabelecida. 
Para relacionar-se bem com os demais setores da 
organização, é preciso, além de conhecer a estrutura da 
empresa, adotar uma boa apresentação pessoal e 
conduzir as relações mantendo uma postura profissional, 
assunto que discutiremos a seguir.
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3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
Uma boa apresentação pessoal inclui vestir-se bem, o que significa escolher 
vestimentas apropriadas para cada situação. A pessoa que se veste com roupas 
que não condizem com a atividade na empresa poderá ser mal vista aos olhos de 
seus empregadores.
Vestir-se bem em cada ocasião da vida profissional e pessoal é muito importante 
para passar credibilidade desde o primeiro momento. Existem muitos motivos que 
justificam a preocupação que cada um de nós deve ter com a aparência, e um deles 
é que, quando você aprende a gerenciar sua imagem, passa impressões positivas 
às demais pessoas, ou seja, uma imagem autêntica e alinhada com seus objetivos 
profissionais. Portanto, alguns dos benefícios do gerenciamento da imagem estão 
no fato de que você:
 ` projeta profissionalismo, qualidade, confiabilidade e competência;
 ` ganha maior visibilidade;
 ` tem maior chance de crescimento; e
 ` tem maior vantagem competitiva.
Vivemos em uma sociedade altamente competitiva, na qual entrar para o mundo 
do trabalho é um grande desafio, assim como permanecer nele. Muitas vezes, 
a permanência numa empresa depende não só da competência técnica dos 
colaboradores, mas também de suas atitudes. Por isso, é importante demonstrar 
preocupação com a sua imagem, verificando, por exemplo, se a empresa adota 
alguma política de vestimenta e se ela é mais formal ou informal. 
No ambiente profissional, bastam 30 segundos para transmitir a imagem pessoal. 
Por isso, estar vestido adequadamente demonstrará segurança. Lembre-se de que, 
profissionalmente, é sempre melhor chamar a atenção pela elegância e adequação 
do que pela ousadia e irreverência.
Se a empresa adota o uso de uniformes, isso não dispensa a preocupação com a 
apresentação pessoal, pois os uniformes são adotados devido a algumas razões, 
como utilidade e diferenciação simbólica:
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 ` Utilidade: muitas vezes, o uso do uniforme tem uma finalidade específica, 
que pode incluir alguma proteção, por exemplo.
 ` Diferenciação simbólica: significa que o uso da roupa serve para 
diferenciá-lo no ambiente profissional, como se fosse uma identidade. É por 
meio do uniforme que verificamos quem trabalha no lugar e quem é cliente, 
por exemplo.
Por isso, se a empresa da qual você faz (ou venha a fazer) parte adota o uso de 
uniformes, lembre-se de mantê-los sempre limpose passados. Se o seu ambiente 
de trabalho permitir o uso de roupa própria, verifique 
se as que você possui estão de acordo. De forma 
geral, evite cores e estampas chamativas, e, no 
caso das mulheres, deve-se evitar decotes, roupas 
justas e curtas ou leggings. 
Os homens também devem perceber qual é o tipo de vestimenta adotado pela 
empresa da qual fazem parte e manter alguns cuidados. De maneira geral, deve-se 
evitar utilizar roupas que não combinem com a identidade corporativa da empresa: 
observe como se vestem seus colegas ou se há algum código de conduta na empresa. 
Evite cores chamativas e estampas exageradas, utilize bermudas somente se for 
permitido pela empresa (isso vale também para as roupas esportivas).
Manter uma boa apresentação significa, também, ter cuidados com a higiene pessoal, 
o que inclui tomar banho diariamente, escovar os dentes após as refeições, manter 
cabelos e unhas limpos e cuidar da pele. As mulheres devem evitar maquiagens 
e vestuário exagerado, mantendo sempre um equilíbrio visual e sendo discretas. 
Importante
É por meio da nossa imagem que imprimimos nossa marca pessoal 
e reforçamos quem somos. Lembre-se de que o gerenciamento da 
imagem não é feito de pequenas ações isoladas: é um processo 
contínuo, em que você se autoavalia, fazendo ajustes de acordo 
com a ocasião, objetivos e pessoas envolvidas. Um bom exemplo 
são as confraternizações da empresa. Nesse sentido, é importante 
que, junto à apresentação pessoal, se estabeleça uma postura 
profissional, ou seja, se adotem comportamentos condizentes com 
a imagem que se deseja projetar.
A maneira como falamos, caminhamos, sentamos e nos relacionamos com as pessoas 
ao nosso redor também diz muito sobre quem somos. Assim, aliada a uma boa 
imagem está a postura profissional, que deve ser adotada no ambiente de trabalho.
Leggings são calças justas que vão 
da cintura até o tornozelo. São utili-
zadas para atividades físicas.
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4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
Como você pôde ver anteriormente, cuidar de sua 
imagem pessoal, adequando-a ao ambiente de 
trabalho, pode passar uma boa mensagem profissional 
e influenciar positivamente suas interações com outras 
pessoas. Entretanto, além da apresentação pessoal, é 
preciso investir em boas maneiras, demonstrando boa 
postura profissional.
Como colaborador de uma organização, é preciso que 
você demonstre respeito em suas relações profissionais, 
pois isso contribuirá para uma boa imagem interna e externa, não só de seu trabalho 
e de seus colegas, como da organização como um todo.
Em sua vida profissional, é preciso se conscientizar de sua responsabilidade, tanto 
nos trabalhos individuais quanto naqueles realizados de forma coletiva. Assim, 
é imprescindível que você dedique suas horas de trabalho para alcançar os objetivos 
e as metas propostos pela organização.
Importante
A credibilidade tem relação com a imagem pessoal que se constrói 
ao longo do tempo através do profissionalismo, da ética e do ato 
de cumprir com a palavra. Essa é uma imagem que transmite 
confiança aos superiores, colegas e clientes.
Adotar uma postura profissional também significa demonstrar bom senso, respeito 
ao próximo, bom convívio no ambiente organizacional e social, delicadeza ao lidar 
com todas as pessoas e situações, e ética. 
A conduta ética, dentro das organizações, proporciona 
um ambiente de trabalho respeitável, contribuindo 
para o desenvolvimento pessoal e profissional dos 
colaboradores, bem como para a excelência nos 
resultados organizacionais. 
Lembre-se de que a imagem da organização está ligada à imagem do profissional, 
e vice-versa. Por isso, a postura profissional e ética da equipe ajuda a proporcionar 
um melhor clima organizacional. É importante que você esteja atento também às 
normas internas da empresa e à existência de algum manual ou código de conduta 
e ética profissional, já que, hoje, muitas organizações utilizam esses documentos, 
que têm por objetivo demonstrar, a todos os envolvidos, quais são os comportamentos 
e as atitudes esperados deles.
A ética precisa ser percebida 
como um conjunto de princípios 
que visam disciplinar e ajustar a 
conduta, a moral e os costumes 
dos indivíduos.
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Como assistente administrativo, você se relacionará com diferentes setores. Por isso, 
é importante que você:
 ` mantenha sigilo ao tratar das informações da organização, dos colaboradores, 
dos fornecedores e clientes;
 ` seja discreto em relação aos assuntos profissionais; 
 ` seja honesto no ambiente de trabalho;
 ` seja responsável ao assumir tarefas e prazos;
 ` seja proativo, disponibilizando-se a ajudar quando possível; e
 ` aja com respeito e dignidade, mantendo uma comunicação direta e 
harmônica com os colegas de trabalho.
Por sua vez, atitudes como isolar pessoas, constranger colegas e assediar moral ou 
sexualmente outras pessoas são atitudes antiéticas e não devem ser admitidas no 
ambiente profissional. A competência de tratar desses assuntos, na maior parte das 
organizações, é do departamento de Recursos Humanos, que é responsável por criar 
estratégias a partir de diagnósticos, reuniões, planos de ação, ações motivacionais 
e acompanhamento constante de mudanças que se façam necessárias para que o 
ambiente profissional seja sempre saudável do ponto de vista ético e profissional.
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5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
As funções organizacionais têm o objetivo de 
segmentar e direcionar os esforços de seus 
colaboradores para a sua principal área de atuação. 
São funções organizacionais a gestão de pessoas, 
logística, financeira, de marketing e vendas, e também 
a gestão jurídica. Um assistente administrativo possui 
um papel fundamental no acompanhamento dessas 
funções, uma vez que auxilia os gestores dessas áreas a realizarem o trabalho de 
forma eficaz. Veja, a seguir, as principais características dessas funções. 
5.1 gEStãO DE PESSOAS
A gestão de pessoas dentro de uma empresa é uma prática que busca valorizar os 
funcionários dentro de uma organização. Como vimos anteriormente, as tendências 
administrativas evoluíram a ponto de conseguirem humanizar o trabalho dos operários, 
deixando de tratá-los como máquinas para enxergá-los como pessoas, colaboradores 
bem informados sobre seus direitos, atualizados com relação à atividade que 
exercem e com habilidades específicas. 
Essa mudança no cenário administrativo fez com que fosse preciso criar um setor 
que se preocupasse com a gestão dessas pessoas, ou seja, um setor que visasse 
gerir um ambiente altamente dinâmico e complexo. 
Vale lembrar que, ao trabalhar com pessoas, é fundamental que atitudes como 
uma boa apresentação pessoal e postura na forma de conduzir as relações estejam 
presentes no encaminhamento das atividades.
Para conseguir desempenhar esse papel com 
sucesso, primeiramente é preciso ter uma visão 
formada de pessoa. Para que possamos entender 
melhor o assunto, vamos imaginar o ser humano 
dividido em três camadas:
1) Camada biológica: características físicas herdadas ou adquiridas.
2) Camada psicológica: características afetivas, emocionais e de raciocínio 
que determinam a personalidade de cada um.
3) Camada social: valores, crenças e ambiente social em que cada indivíduo 
se encontra. 
Apesar de serem características específicas pertencentes a cada camada, elas serelacionam entre si e, consequentemente, interferem umas nas outras. Essa visão 
integrada do ser humano permite que as empresas estabeleçam melhores condições 
de trabalho, levando em consideração fatores como carga física e mental requerida 
para cada atividade (camada biológica e psicológica) e políticas e ideologias nos 
processos de liderança (camada social).
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A consciência sobre a existência das camadas biológicas, psicológicas e sociais 
como características pertencentes ao ambiente organizacional é essencial para 
que as empresas possam trabalhar de forma que essas camadas auxiliem no 
processo produtivo. Assim, as características individuais passam de empecilhos 
a oportunidades. 
Importante
A gestão de pessoas tem, portanto, o dever de trabalhar para 
que os indivíduos de uma organização possam adequar suas 
características individuais aos processos de produção.
5.2 LOgÍStICA
A função da logística no ambiente organizacional é absorver atividades que vão 
desde a aquisição de matéria-prima para a organização até os processos que 
envolvem o consumidor final de determinado produto 
ou serviço. 
A logística empresarial desempenha um importante 
papel dentro da organização, uma vez que dela 
dependem vários processos administrativos. Vamos conhecer mais sobre os 
processos da logística:
 ` Gerenciamento de estoque: consiste na gestão 
de recursos materiais que visa colaborar com o 
aumento de receitas da organização.
 ` Armazenagem: constitui-se nas atividades de 
recepção, descarga, carregamento, arrumação e 
conservação de produtos.
 ` Distribuição: responsável pela saída do produto 
da linha de produção até a entrega nas mãos do 
consumidor final.
 ` Gestão de compras: busca eficiência na obtenção de materiais, garantindo 
quantidades corretas, entregas no prazo e preços vantajosos.
 ` Gerenciamento de transporte: tem como objetivo a melhoria da qualidade 
e produtividade em todo o processo de distribuição.
 ` Gerenciamento de informações: sistema de informações que integra as 
atividades logísticas.
A função logística busca contribuir para o sucesso no processo de gerenciamento 
organizacional, tendo como principais objetivos a praticidade e a redução de custos. 
Consumidor final é o indivíduo 
que adquire um produto sem 
intenção de repassá-lo a outro.
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5.3 FINANçAS
Assim como os demais departamentos, 
o departamento financeiro é um dos mais 
importantes em uma organização, pois é ele 
que administra o capital da empresa, seus 
investimentos, seus riscos e também o seu 
relacionamento com os investidores. Além 
disso, o departamento financeiro também é 
responsável por estar interligado às áreas mais 
complexas, trabalhando diretamente com fatores como fluxo de caixa, taxa de 
câmbio, divisas, alterações de taxas de juros, entre 
outras funções.
As finanças, como função organizacional, representam 
um setor que executa um grande número de 
cálculos, exigindo de sua equipe bastante atenção 
e concentração, além da capacidade de raciocínio 
lógico e habilidade com matemática, que são fatores importantes para os profissionais 
dessa área.
Veremos, a seguir, as principais atividades desenvolvidas no departamento financeiro.
 ` Controle bancário: tem como responsabilidade controlar todas as 
movimentações bancárias da empresa, extratos, pagamentos, emissão de 
cheques, tarifas cobradas, investimentos, empréstimos, entre outros, 
sempre lembrando da importância do sigilo no tratamento das informações 
da organização.
 ` Planejamento financeiro: responsável 
por elaborar o fluxo de caixa, buscar alter-
nativas de investimentos e financiamentos 
para a organização. Além disso, analisa 
toda a estrutura de capital da empresa, ou 
seja, a forma como a empresa se financia.
 ` Contas a receber: controla todas as receitas (entradas de capital) geradas 
pela empresa.
 ` Contas a pagar: responsável por controlar os pagamentos realizados pela 
empresa (por exemplo: fornecedores, colaboradores, impostos, entre outros).
 ` Tesouraria: controla todo o dinheiro gerado, os gastos, as notas de gastos 
que entram e saem da empresa. Exemplo: quando um funcionário utiliza 
o carro da empresa para realizar um trabalho externo e precisa abastecer, 
o valor utilizado no abastecimento gera uma nota, que deverá ser entregue 
ao profissional da tesouraria para que seja lançado nos registros da empresa.
Taxa de câmbio é o preço de uma 
moeda estrangeira medido em 
unidades ou frações (centavos) 
da moeda nacional.
Divisas são recursos financeiros 
disponíveis.
O fluxo de caixa é um instrumento de 
gestão financeira utilizado para projetar 
períodos futuros e entradas e saídas de 
recursos financeiros da organização, 
indicando, inclusive, como estará o saldo 
de caixa para o período projetado.
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 ` Auditoria: averigua as atividades realizadas pela empresa, avaliando os 
registros de contabilidade ou de qualquer outra atividade que envolva 
recursos financeiros da empresa, com a finalidade de evitar que fraudes 
venham a ocorrer.
 ` Faturamento: área que cuida da preparação e do envio das contas geradas 
pelos demais setores ou departamentos.
O departamento financeiro de uma organização deve ser organizado de acordo com 
os padrões de qualidade predeterminados por uma equipe específica da empresa 
para o desenvolvimento do trabalho. Os profissionais que atuam nessa área precisam 
priorizar a ética e inspirar confiança, demonstrando prezar pelo compromisso de 
suas atividades, o que é fundamental para o bom andamento do setor.
5.4 MARKETING E vENDAS
A promoção de vendas é uma outra 
função essencial de uma organização. 
Embora seja importante que um 
profissional formado em marketing 
cuide desse setor, é fundamental para 
um assistente administrativo saber 
como ocorre seu funcionamento, pois, 
eventualmente, poderá ser solicitado a 
colaborar com alguma tarefa. Para que as 
vendas ocorram da maneira mais produtiva possível, existe, dentro das organizações, 
uma equipe responsável pelo marketing de seus produtos ou serviços. 
Pode-se afirmar que o marketing é responsável por gerar demanda para que as 
vendas possam gerar negócios. Uma boa equipe de marketing deve ser aquela que 
é capaz de facilitar o trabalho do departamento de vendas, ou seja, faz com que 
os produtos da empresa aparentem possuir qualidade suficiente, a ponto de não 
exigir grandes esforços do vendedor. Esse trabalho objetiva vender os produtos da 
empresa com o menor custo possível, gerando, assim, bons negócios à empresa. 
Também é tarefa da equipe de marketing lidar com dados mercadológicos, com o 
intuito de otimizar ações estratégicas que visem aumentar o interesse de clientes 
potenciais sobre os produtos que a empresa oferece.
No mais, cabe à equipe de vendas oferecer a melhor qualidade em atendimento 
e otimizar o processo de vendas. A qualidade no atendimento compreende a 
capacidade que um produto ou serviço tem de satisfazer as expectativas do cliente, 
enquanto o processo de vendas envolve o planejamento, a execução, as ações de 
pós-venda e a fidelização do cliente. É o produto final do trabalho humano, feito 
com responsabilidade, boa vontade, dedicação, educação e simpatia.
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5.5 JURÍDICO
Na função organizacional jurídica, são tratados osassuntos de caráter legal da empresa. Se a empresa 
planeja dar um novo passo e precisa, por exemplo, 
fazer a análise de uma viabilidade técnica, financeira, 
ou mesmo verificar riscos à sua imagem, esse será o 
departamento encarregado de verificar tais questões, 
sempre zelando pelo sigilo das informações trocadas 
entre colaboradores, fornecedores e clientes.
Da mesma forma, o departamento jurídico verifica se existem leis que interferem 
na venda ou fabricação dos produtos e serviços fornecidos pela empresa, e também 
se as atividades exercidas pelos funcionários podem ser classificadas como 
insalubres.
Diversos outros aspectos de caráter legal são 
também de responsabilidade da área jurídica. 
De uma forma geral, pode-se dizer que essa área 
é responsável por defender a empresa de possíveis 
ações judiciais, assim como tentar que tais ações venham ocorrer, minimizando, 
sempre que possível, os focos de risco para essa ameaça.
As atividades insalubres são aquelas 
que, por sua natureza, condições 
ou métodos de trabalho, expõem os 
colaboradores da empresa a agentes 
nocivos à sua saúde.
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CONSIDERAÇÕES
No estudo da Aula 3, nossa intenção foi aprofundar seus conhecimentos acerca das 
organizações e seus departamentos, como, por exemplo, o de gestão de pessoas, 
de logística, financeiro, de marketing e vendas, e também o de gestão jurídica. 
Um assistente administrativo deve estar integrado com todas as áreas citadas, 
pois faz parte do seu papel conhecer e dar suporte a esses departamentos e 
seus profissionais. 
Entre as suas principais tarefas, estão o recebimento e encaminhamento de 
solicitações diversas, sempre observando os processos inseridos no contexto da 
tarefa. Ao conhecer melhor a forma de funcionamento dessas instituições, bem como 
a área que elas abrangem, você poderá escolher a área que mais está adequada 
ao seu perfil profissional.
Agora, você está convidado a participar 
da Aula 4 desta Unidade Curricular.
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REFERÊNCIAS
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Acesso em: 07 ago. 2015.
	AULA 3 - A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
	CONTEXTUALIZANDO
	1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
	1.1 TIPOLOGIA DE ETZIONI
	1.2 TIPOLOGIA DE BLAU E SCOTT
	2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES
	3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
	4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO
	5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS
	5.1 GESTÃO DE PESSOAS
	5.2 LOGÍSTICA
	5.3 FINANÇAS
	5.4 MARKETING E VENDAS
	5.5 JURÍDICO
	CONSIDERAÇÕES
	REFERÊNCIAS