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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ – UNIVALI CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO CENTRO DE EDUÇÃO DE BIGUAÇU CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SIMULADO EM ESCRITÓRIO CONTÁBIL FERNANDA VENTURA LOUREIRO Biguaçu (SC), julho de 2007 FERNANDA VENTURA LOUREIRO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SIMULADO EM ESCRITÓRIO CONTÁBIL Monografia apresentada ao Curso de Ciências Contábeis, do Centro de Educação Biguaçu, da Universidade do Vale do Itajaí, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Dr. Sérgio Murilo Petri Biguaçu (SC), julho de 2007 FERNANDA VENTURA LOUREIRO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SIMULADO EM ESCRITÓRIO CONTÁBIL Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de Ciências Contábeis da Universidade do Vale do Itajaí – Biguaçu e aprovada pela banca constituída pelo orientador e membros abaixo. Biguaçu, 05 Julho de 2007. Professores que compuseram a banca: ______________________________________ Professor Sergio Murilo Petri, Dr. Orientador ______________________________________ Professor Francisco Eugênio Pereira, M.Sc. Membro ______________________________________ Professor Silvio Osni Koerich, M.Sc. Membro Ao meu pai, Antônio, por toda confiança em mim depositada, que não hesitou em acreditar em meu potencial. AGRADECIMENTOS Primeiramente, agradeço a Deus, por ser a luz de minha vida guiando-me em todos os momentos; Aos meus pais, por todo amor e incentivo, principalmente pela atenção dedicada a minha filha Manuella, que em minha ausência foram para ela como segundos pais educando-a com o mesmo amor incondicional que me foi dado, para que eu pudesse chegar aonde cheguei; Ao amor da minha vida, meu companheiro, cúmplice e amante, André, por estar sempre ao meu lado, me incentivando a nunca desistir de meus, nossos sonhos e ideais; Ao meu anjo, Manuella, que mesmo sem compreender soube entender minha ausência recebendo-me sempre com um lindo sorriso, com abraços e beijos carinhosos, me dando mais força para continuar lutando; A minha grande família, que sempre esteve ao meu lado compreendendo sempre minha ausência; Aos meus amigos poucos, mas verdadeiros, que me apesar da distancia que nos separa, estão sempre comigo em pensamento, me apoiando. A empresa Construtábil Contabilidade, que acreditou em meu potencial e me deu oportunidade de ingressar no ramo da contabilidade sem nenhuma experiência na área a não ser o conhecimento acadêmico e principalmente em me apoiar nesta etapa final. Aos mestres que em toda minha caminhada acadêmica, me ensinaram com prazer e dedicação parte do que sei compartilhando conhecimentos e experiências vividas. Ao meu orientador Sergio Murilo Petri pela dedicação, profissionalismo e empenho demonstrado durante toda a etapa deste trabalho de conclusão de curso. Obrigados a todas as pessoas que direta ou indiretamente me apoiaram para a finalização de mais esta etapa de minha vida. “Tudo vale a pena se a alma não é pequena” (Fernando Pessoa) RESUMO O principal objetivo deste trabalho foi simular um Planejamento Estratégico para a empresa Construtábil Contabilidade Ltda. Para isso buscou-se um referencial teórico, abordando assuntos como Contabilidade Gerencial versus Contabilidade Tradicional, Ferramentas de Gestão e suas tipologias, bem como o estudo da execução do Planejamento Estratégico. Este por sua vez, auxilia na gestão empresarial, obtendo informações que até o momento não haviam sido detectadas, definindo assim as metas, bem como os objetivos que a empresa deseja alcançar. Utilizou-se de métodos científicos que forneceram informações precisas, definindo a melhor metodologia para este estudo, sendo explanados conceitos de autores renomados nesta área, apresentando não apenas os conceitos como também sua aplicação pratica na empresa em questão. Pode-se dizer, que a pesquisa resume-se em um estudo de caso, pois se pretendeu aprofundar conhecimentos específicos de determinado assunto, sendo este considerado o método mais eficaz e,m estudos realizados por meio do curso de Ciências Contábeis. Como resultado construiu-se o mapa estratégico bem como se estabeleceu o plano de metas iniciais. Palavras-chave: Contabilidade Gerencial. Ferramentas de Gestão. Planejamento Estratégico. LISTA DE FIGURAS FIGURA 1: ORGANOGRAMA CENTRADO NO CLIENTE ...................................................................21 FIGURA 2: DESEMPENHO DA FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO....................28 FIGURA 3: FASES DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO .................................................................32 FIGURA 4: ESTRUTURA DAS QUESTÕES INICIAR PROCESSO .....................................................49 FIGURA 5: RESUMO DA FASE 1 E 2 DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ...................................53 FIGURA 6:RESUMO DOS OBJETIVOS – 3 FASE ...............................................................................57 FIGURA 7: MAPA ESTRATÉGICO........................................................................................................58 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 10 1.1 JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TEMA................................................................. 11 1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA ..................................................................................... 11 1.3 OBJETIVOS ............................................................................................................... 12 1.4 SUPOSIÇÕES............................................................................................................ 13 1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO ................................................................................... 13 2 CONTABILIDADE GERENCIAL ................................................................................ 15 2.1 RAMOS DA CONTABILIDADE................................................................................... 15 2.1.1 Contabilidade tradicional ......................................................................................... 15 2.1.2 Contabilidade gerencial ........................................................................................... 16 2.2 CONTABILIDADE FINANCEIRA E CONTABILIDADE GERENCIAL .......................... 17 2.3 FUNÇÕES DA CONTABILIDADE GERENCIAL ......................................................... 19 2.4 EMPRESA DE PRESTAÇÃO SERVIÇOS CONTÁBIL................................................ 19 2.4.1 Estrutura organizacional.......................................................................................... 20 3 FERRAMENTAS DE GESTÃO .................................................................................. 22 3.1 CONCEITOS DE FERRAMENTAS DE GESTÃO ....................................................... 22 3.2 TIPOS DE FERRAMENTAS DE GESTÃO.................................................................. 23 3.2.1 Balanced Scorecard .................................................................................................24 3.2.2 Benchmarking........................................................................................................... 25 3.2.3 Gestão de relacionamentos com os clientes (CRM) .............................................. 26 3.2.4 Gestão de qualidade total ........................................................................................ 27 3.2.5 Planejamento estratégico ........................................................................................ 27 3.3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ............................................................................ 28 3.3.1 Elementos do planejamento estratégico................................................................. 30 3.3.2 Construção ou operacionalização do planejamento estratégico.......................... 31 3.3.3 Modelo de elaboração do planejamento estratégico ............................................. 39 4 METODOLOGIA......................................................................................................... 41 4.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA.......................................................................... 41 4.2 ESTUDO DE CASO.................................................................................................... 43 4.3 UNIDADE DE ANÁLISE.............................................................................................. 44 4.3.1 Caracterização da empresa ..................................................................................... 44 4.3.2 Instrumentos............................................................................................................. 45 4.3.3 Procedimentos metodológicos................................................................................ 46 5 APLICAÇÃO PRÁTICA.............................................................................................. 47 5.1 CONTEXTUALIZAÇÃO SOBRE A ORGANIZAÇÃO................................................... 47 5.2 ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO............................................. 48 5.3 ANÁLISE DOS RESULTADOS................................................................................... 60 5.4 VANTAGENS E DESVANTAGENS ............................................................................ 61 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ....................................................................................... 62 6.1 GENERALIDADES..................................................................................................... 62 6.2 QUANTO AO ALCANCE DOS OBJETIVOS PROPOSTOS........................................ 63 6.3 LIMITAÇÕES.............................................................................................................. 64 6.4 RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS TRABALHOS ............................................... 64 REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 66 APÊNDICES........................................................................................................................ 69 1 INTRODUÇÃO As modificações político-econômicas dos países bem como as inovações tecnológicas vêm modificando constantemente o mundo dos negócios, globalização dos mercados, criações de blocos econômicos, meio ambientes, qualidade de vida dos colaboradores e clientes, passaram a fazer com que os empresários tivessem outras preocupações além do simples objetivo de obter lucro. No Brasil, até meados da década de 90, os empresários preocupavam-se apenas com a concorrência interna. Tal cenário se modificou após a abertura gradativa do mercado nacional, com a instalação de empresas internacionais que trouxeram para o país inovações tecnológicas e administrativas. Desta forma, as empresas brasileiras vêem se adaptando para manter-se no mercado sem perder participação, passando a investir em novas pesquisas tecnológicas, bem como buscando conhecimentos sobre novas ferramentas de gestão desenvolvidas e utilizadas por empresa internacionais visando agregar valor aos seus produtos, aumentando assim sua competitividade. Neste contexto, passou a existir nos últimos anos, por parte dos médios e pequenos empresários, o interesse em utilizar essas novas tecnologias e ferramentas de gestão com o mesmo objetivo das grandes empresas, ou seja, aumentar sua competitividade e agregar valor aos seus produtos e serviços. Tal preocupação torna-se visível com o crescente número de médias e pequenas empresas, dos mais variados ramos de atividade, que estão deixando o formato administrativo familiar, buscando sistemas de gestão mais eficazes e eficientes para obter um maior reconhecimento e participação no mercado nacional. Nos últimos anos, dentre os mais variados ramos de atividades, as empresas de prestação de serviços vêm se destacando pelo grande crescimento na participação do mercado nacional. Desta forma, deseja-se implantar na Construtábil Contabilidade Ltda., um planejamento estratégico (PE) com o objetivo de efetivar- se no mercado de forma sólida, garantindo sua longevidade. 11 1.1 JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TEMA Atualmente (2007), no cenário nacional, as pequenas empresas estão buscando, por meio de ferramentas de gestão, um diferencial no mercado, investindo mais na área gerencial, observando o ambiente interno e externo por meio de seus colaboradores, clientes e fornecedores, para uma análise mas profunda do mercado em que atuam. Assim, optou-se por realizar este estudo devido ao crescimento da utilização das ferramentas de gestão nas empresas. Por tratar-se de uma das mais antigas e que demonstra o resultado mais eficaz após sua aplicação, o Planejamento Estratégico está em primeiro lugar entre as 25 ferramentas mais utilizadas no mundo dos negócios, segundo Bain e Company (2004). Sendo o Planejamento Estratégico uma ferramenta que objetiva o futuro das empresas seu resultado é lento, mas extremamente eficaz. Capaz de demonstrar os pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades, proporciona aos empresários uma visão ampla de sua empresa, podendo realizar investimentos a médio e longo prazo com menor risco. Além de adquirir maiores conhecimentos na área e de estar atendendo a um requisito acadêmico, pretende-se também demonstrar como é possível um profissional da área contábil, auxiliar, ou até mesmo, implantar qualquer ferramenta de gestão, neste caso o Planejamento Estratégico em um escritório contábil de pequeno porte. Nessa perspectiva, apresenta-se a relevância da contribuição dessas ferramentas para a contabilidade, que auxiliam diretamente na gestão dos negócios. 1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Por serem as pequenas empresas, na sua maioria familiares, não havia a preocupação em implantar ou até mesmo conhecer quaisquer que fossem as 12 ferramentas de gestão, por aceitarem o mercado de qualquer forma, desde que não prejudicasse o sustento da empresa e da família. Atualmente este cenário vem se modificando gradativamente: médias e pequenas empresas vêm se preocupando, não somente com o sustento da empresa e da família, mas também com o reconhecimento desta empresa no mercado em que atua. Neste contexto questiona-se: • É possível simular o Planejamento Estratégico em um escritório de contabilidade? • Quais as dificuldades que podem ser sanadas com a implantação do Planejamento Estratégico em um escritório de contabilidade? 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo geral Simular a implantação do Planejamento Estratégico na empresa Construtábil Contabilidade Ltda. 1.3.2 Objetivos específicos • Identificar a estrutura organizacional da Empresa; • Disseminar o Planejamento Estratégico entre os colaboradores; • Definir a metodologia para orientaçãodo processo de Planejamento Estratégico; • Elaborar o Planejamento Estratégico na empresa em estudo. 13 • Acompanhar a implantação do Planejamento Estratégico na empresa Construtábil Contabilidade Ltda. 1.4 SUPOSIÇÕES Por se tratar de um estudo de caso e de uma pesquisa qualitativa optou-se pela antecipação de algumas suposições, baseadas em material bibliográfico com o objetivo de responder os problemas formulados na seção 1.2), ou seja, apresentar possíveis soluções. Sendo assim supõem-se: É viável a implantação do Planejamento Estratégico, na Construtábil Contabilidade Ltda, podendo assim expandir o negócio oferecendo aos seus clientes a implantação dessa ferramenta. As dificuldades estarão em obter as informações, haja vista que a empresa não tem nada estruturado e uma outra provável dificuldade será operacionalizar. 1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO O presente estudo foi motivado pela necessidade de se elaborar um Planejamento Estratégico de um escritório de contabilidade com o propósito de torná-lo mais competitivo. O trabalho está estruturado em cinco capítulos. O capítulo 1 aborda a introdução da pesquisa, contendo seus fatores relevantes para então executar o trabalho, a definição do contexto destacando os problemas focados neste trabalho, os objetivos gerais e específicos sendo a meta a atingir, as hipóteses de estudo obtendo possíveis melhoras. O capítulo 2 destaca a contabilidade tradicional ou financeira, que trabalha para usuários externos preocupando-se com o fisco, e a contabilidade gerencial trabalhando para usuários internos, obtendo o foco gerencial e não somente contábil, ou seja, preocupando-se com o desenvolvimento da organização. 14 O capítulo 3 fornece o conteúdo teórico do foco do estudo, destacando as ferramentas de avaliação de desempenho, selecionando em cinco avaliações: Balanced Scorecard, Benchmarking, Gestão de Relacionamentos com os Clientes (CRM), Gestão de Qualidade Total e Planejamento Estratégico. Já o capítulo 4 versa sobre a metodologia utilizada no presente trabalho, ou seja, como foram conduzidos os trabalhos de pesquisa. No capítulo 5, é apresentado o estudo de caso, que vem a ser a execução dos modelos propostos para esta organização, nela, aplicando tudo que foi abordado. O capítulo 6 demonstra as considerações finais apresentar-se-á quanto ao alcance dos objetivos (geral e específicos), bem como a identificação de limitações e possíveis recomendações para futuros trabalhos. Ao final relacionou-se as referências utilizadas no decorrer da elaboração deste trabalho, bem como os apêndices e anexos. 2 CONTABILIDADE GERENCIAL Neste capítulo buscou-se caracterizar a contabilidade gerencial, sua área de abrangência, sua importância no mercado, e, finalmente, procurou demonstrar as diferenças entre a Contabilidade Financeira e a Contabilidade Gerencial. 2.1 RAMOS DA CONTABILIDADE O propósito desta seção é definir contabilidade, por se tratar de um trabalho de conclusão de curso de Ciência Contábeis, estabelecendo um paralelo entre a contabilidade tradicional (financeira) e gerencial. Haussmann (2001, p. 18) restringe a contabilidade a uma fração do seu real propósito: A contabilidade é uma ciência que tem por finalidade registrar e controlar todos os fatos administrativos das empresas em geral, bem como demonstrar as variações qualitativas ocorridas no patrimônio, sob o ponto de vista econômico e financeiro. A seguir são apresentados dois ramos de contabilidade e a justificativa pela escolha da contabilidade gerencial. 2.1.1 Contabilidade tradicional Nesta seção são abordados alguns conceitos de contabilidade tradicional, também conhecida como contabilidade financeira, de acordo com alguns autores reconhecidos pelo meio acadêmico e científico. (Iniciar com um parágrafo meu, é necessário?) Conforme Kaplan e Norton (1997, p. 7): O modelo vulnerável da contabilidade financeira ainda está sendo utilizado por empresas da era da informação, ao mesmo tempo em que tentam 16 construir ativos e capacidades internas e criar relações e alianças estratégicas com entidades externas. O ideal é que o modelo da contabilidade financeira se ampliasse de modo a incorporar a avaliação dos ativos intangíveis e intelectuais de uma empresa, como produtos e serviços de alta qualidade, funcionários motivados e habilitados, processos internos eficientes e consistentes, e clientes satisfeitos e fiéis. Já para Atkinson et al. (2000, p. 37): Contabilidade financeira lida com a elaboração e a comunicação de informações de uma empresa dirigidas a uma clientela externa: acionistas, credores (bancos, debenturistas e fornecedores), entidades reguladoras e autoridades governamentais tributárias. A informação contábil/financeira comunica aos agentes externos as conseqüências das decisões e das melhorias dos processos executadas pelos administradores e funcionários. Com isso, segundo Ensslin, L. Ensslin, S.R. e Petri (2006), contabilidade é definida como uma ciência que permite, por meio de suas técnicas, manter um controle permanente do patrimônio da sociedade ou entidade. 2.1.2 Contabilidade gerencial Com a constante evolução e ampliação dos mercados, as informações para as tomadas de decisões passaram a ser consideradas, um ponto vital à sobrevivência das empresas. Da mesma forma, as ferramentas para gerar essas informações também vêm sofrendo modificações. Segundo Neves (1999, p. 51): A contabilidade gerencial é um conceito de contabilidade que tomou corpo nos Estados Unidos, em resposta aos anseios do profissional contabilista no sentido de dar a sua contribuição efetiva, no processo de tomada de decisões na empresa, mais precisamente para aquelas decisões onde devem ser levados em conta parâmetros de caráter econômico-financeiro. Sendo assim, a ciência contábil vem evoluindo dia a dia, buscado cada vez mais a eficácia na execução das tarefas, bem como na geração de informações precisas para auxiliar no processo decisório, tornando-se um indispensável recurso para o bom desenvolvimento da organização. Segundo Iudícibus (1998), as características de identificar, interpretar, analisar e repassar informações utilizadas pela administração, para planejamento, 17 avaliação e controle da organização, auxiliando os gestores das empresas nas tomadas de decisões, são atribuídas a contabilidade gerencial. Desta forma a contabilidade gerencial vai muito além da contabilidade geral definida por Fabretti (2000, p. 28) como “a ciência que estuda, registra e controla o patrimônio e as mutações que nele operam”, devendo gerar informações precisas e aprofundadas dos diferentes aspectos relacionados às empresas. Para Atkinson et al. (2000, p. 23): A Contabilidade gerencial é a informação que cria valor, introduz a natureza da informação gerencial contábil e descreve como ela deve ser voltada às diferentes necessidades de seus usuários, os operadores de linha de frente, os gerentes intermediários e os executivos seniores”. Sendo assim, a contabilidade gerencial está voltada, principalmente, para os usuários internos que podem se utilizar das informações para melhorar seu desempenho e a execução de suas atividades. Ainda segundo Atkinson et al. (2000, p. 36), “o sistema de contabilidade gerencial capacita a empresa a coletar, processar e relatar informações para uma variedade de decisões operacionais e administrativas vitais”. Pode-se dizer que as informações geradas pela contabilidade gerencial são primordiais para os gestores, que se utilizam das mesmas, como suporte à tomada de decisão bem como definir parâmetros de mensuração e acompanhamento do desempenho da empresa. A seguir apresenta-se as divergências ou os propósitos dos doisramos de contabilidade apresentado. 2.2 CONTABILIDADE FINANCEIRA E CONTABILIDADE GERENCIAL Para melhor entender as divergências entre a contabilidade financeira e a contabilidade gerencial, são apresentadas a seguir, algumas características, tais como: clientela, propósito, data, restrições, tipo, natureza e escopo. Visto que a Contabilidade gerencial é mais adequada para atender aos 18 objetivos propostos para o presente trabalho de pesquisa, a seguir se pretende restringir à Contabilidade gerencial, deixando a Contabilidade Tradicional ou Financeira. Partindo destes conceitos relacionados, pode-se destacar que a Contabilidade gerencial abriga, desde a Contabilidade Tradicional até a avaliação de desempenho empresarial (que consiste o foco desta pesquisa), entrando nos sistemas de informações contábeis, nas análises e interpretação das demonstrações contábeis, nos sistemas de custos dentre diversas outras fontes em que consiste a contabilidade, Atkinson et al. (2000, p.38) compara a contabilidade gerencial e financeira conforme demonstrado no quadro a seguir: QUADRO 1: CARACTERÍSTICAS BÁSICAS JULGADAS RELEVANTES DA CONTABILIDADE FINANCEIRA E GERENCIAL. Contabilidade Financeira Contabilidade gerencial Clientela Externa: Acionistas, credores, autoridades tributárias. Interna: Funcionários, administradores, executivos. Propósito Reportar o desempenho passado às partes externas; contratos com proprietários e credores. Informar decisões internas tomadas pelos funcionários e gerentes; feedback e controle sobre desempenho operacional; contratos com proprietários e credores. Data Histórica, atrasada. Atual, orientada para o futuro. Restrições Regulamentada: dirigida por regras e princípios fundamentais da contabilidade e por autoridades governamentais Desregulamentada: sistemas e informações determinadas pela administração para satisfazer necessidades estratégicas e operacionais Tipo de informação Somente para mensuração financeira Mensuração física e operacional dos processos, tecnologia, fornecedores e competidores. Natureza da informação Objetiva, auditável, confiável, consistente, precisa. Mais subjetiva e sujeita a juízo de valor, válida, relevante, acurada. Escopo Muito agregado; reporta toda a empresa. Desagregada; informa as decisões e ações locais. Fonte: Atkinson et al. (2000, p. 38). Entretanto, a Contabilidade gerencial se utiliza, inclusive, das informações financeiras e econômicas da Contabilidade Tradicional para executar seus trabalhos de forma eficaz e eficiente, sendo que esta não participa no processo decisório, mas desencadeia suas informações para a tomada de decisão. Para tanto, a finalidade da Contabilidade gerencial é apresentar tais informações de forma transparente, resumida e operacional junto com informações voltadas para o sistema de custo e outros sistemas, unificando-os e aprimorando-os a outros conhecimentos, não necessariamente ligados à área contábil a fim de suprir as necessidades na tomada 19 de decisão, de acordo com Padoveze (1996). Desta forma, a contabilidade gerencial torna-se imprescindível para os gestores das empresas, por abordar informações claras e decisivas. 2.3 FUNÇÕES DA CONTABILIDADE GERENCIAL Esta vertente se alicerça no “algo mais”. Possui uma visão mais abrangente da contabilidade. Dentro dos conceitos, destaca-se o conjunto daqueles que se julgou ser mais apropriado ao presente trabalho. Para Haussmann (2001), sua principal função é detectar um problema e otimizar determinados procedimentos, por meio de várias opções de implantar ou de solucionar. Já Atkinson et al.(2000) direcionam para quatro áreas: o controle operacional que se preocupa com as atividades em si, sua maneira de executá-las e que objetivos alcançar. O custeio do produto e do cliente detalha os custos dos recursos utilizados na parte operacional e comercial dos produtos, para assim satisfazer a vontade e a necessidade do cliente individualmente. O controle administrativo enfoca o desenvolvimento administrativo relacionado às informações fornecidas auxiliando a tomada de decisão. O controle estratégico abrange a competitividade no mercado, tanto no aspecto tecnológico como no financeiro, objetivando aprimorar suas informações. As informações para uma determinada classificação provêm de diversas áreas e, talvez, até de diversos relatórios, sendo interligados a cada objetivo contábil, direcionando-se na decisão pertinente. 2.4 EMPRESA DE PRESTAÇÃO SERVIÇOS CONTÁBIL Nesta seção apresenta-se o conceito adaptado às organizações contábeis, onde a definição é dada somente pelo CRC - Conselho Federal de Contabilidade. 20 Para Ferreira (1988, p. 469), “organização dentre outros conceitos significa ato ou efeito de organizar-se, associação ou instituição com objetivos definidos. E contábil significa algo que faz menção à ciência da contabilidade”. Partindo deste princípio à impressão que se tem é de que só existe organização quando se tem duas ou mais pessoas, portanto uma organização contábil só existiria quando se tivesse uma sociedade. Porém segundo a resolução nº 825/98 do Conselho Federal de Contabilidade utiliza-se a expressão organização contábil tanto para a empresa como para o escritório individual. Em outras palavras, uma organização pode-se caracterizar como sendo uma empresa prestadora de serviços contábeis e/ou um escritório de contabilidade, tanto o individual como em forma de sociedade, sendo de suma importância sua estrutura organizacional. 2.4.1 Estrutura organizacional Quando se refere à estrutura é relevante apresentar que existe a estrutura física e a intelectual. A estrutura física de uma prestadora de serviços contábeis conta basicamente com os seguintes itens: o local, os equipamentos, as máquinas, os móveis, os utensílios, as instalações e os veículos. Já quando se fala em estrutura intelectual entenda-se os empregados e os sócios. Thomé (2001, p. 25), aborda que “em meu conceito, a estrutura representa a parte física da empresa contábil, ou seja: local, móveis, instalações, equipamentos, máquinas, utensílios”. Para Victorino (1999, p. 28): a estrutura de um escritório de contabilidade será formada pelo capital humano e intelectual e o capital estrutural. O primeiro seria representado pelo quadro técnico do escritório que seria dividido em departamentos e o segundo trata das instalações, equipamentos e softwares. Atualmente a estrutura de uma empresa de prestação de serviços contábeis deve estar focada no cliente, já que este “é o objetivo, sendo o centro de tudo, e é o fator de existência e da permanência da empresa de contabilidade no mercado 21 consumidor de serviços.” (VICTORINO, 1999, p. 29), conforme Figura 1. FIGURA 1: ORGANOGRAMA CENTRADO NO CLIENTE Fonte: Adaptado de VICTORINO (1999, p. 29). Conforme descreve Faria (2001 p. 10) A estrutura das empresas contábeis vem se mantendo as mesmas durante décadas, herança do comportamento empresarial que nunca valorizou a contabilidade como ferramenta de gestão. Assenta-se sobre vários pressupostos que estão superados e que vieram com base em empresas voltadas para dentro, para as suas próprias atividades, com estruturas pesadas e rígidas. Para permanecerem no mercado as empresas contábeis devem reciclar-se, buscando realizar profundas mudanças estratégicas no bom funcionamento de suas ações, bem como no comportamento de seus sócios e colaboradores. Desta forma, muitas organizaçoes utilizam-se do uso das ferramentas de gestão. Contábil Fiscal RH Adm CPDOperacional CLIENTE Diretoria Diretoria Técnica Auditoria 3 FERRAMENTAS DE GESTÃO O propósito deste capítulo é evidenciar o que está disponível na literatura referente as ferramentas de gestão, entendendo que esta é uma forma de tornar explícito os comportamentos da organização e das pessoas, já que cada uma tem características, vantagens e desvantagens, em relação a outras ferramentas. 3.1 CONCEITOS A busca constante pelo reconhecimento no mercado requer que os empresários observem mais seus negócios, estando diretamente envolvidos, obtendo conhecimento de todos os setores da empresa, tanto no ambiente interno como no ambiente externo. Chiavenato (1981, p.196), explica que existem “vários métodos de ferramentas de avaliação do desempenho e cada um apresenta vantagens e desvantagens e relativa adequação a determinados tipos de organizações". Esta aproximação permite com que as organizações, por meio de seus administradores, se preocupem em obter conhecimentos necessários referentes às ferramentas de gestão, possibilitando às empresas informações necessárias e inovadoras, buscando uma maior sobrevivência no mercado, bem como informações que auxiliem diretamente nas tomadas de decisões. Neste contexto, Giosa (1999, apud SILVA, 2006, p. 25) afirma que: As organizações precisam sobreviver, porém essa sobrevivência passa por um processo natural de busca permanente pelo aperfeiçoamento, pela prática de modelos de gestão modernos, pela utilização de tecnologia e pelo aprimoramento e desenvolvimento constante do corpo funcional das empresas. Para uma organização sobreviver é necessário a criação de estratégias, pois mediante estas às empresas buscarão ferramentas, que considerem mais adequadas, para projetar e implementar uma estratégia vencedora. Uma pesquisa realizada pela Bain e Company (2005), revelou que, dentre as 23 25 ferramentas apontadas na pesquisa, aproximadamente, 16,2 são utilizadas, sendo que 11,7 em empresas de pequeno porte. Este resultado evidencia que estas estão apostando nestas novas técnicas de gerenciamento, para assim, superar desafios que possam, por ventura, aparecer, tornando-se mais competitivas no mercado. Esta mesma pesquisa revela que a diferença está entre o sucesso e o modo como estas ferramentas são aplicadas, pois por melhor e eficaz que seja a ferramenta ela só proporcionará resultado se for aplicada adequadamente, buscando sempre informações precisas e necessárias para o bom desempenho e implantação das mesmas (BAIN; COMPANY, 2005). Tais ferramentas deverão ser analisadas com afinco, para que estas se adaptem com a necessidade da empresa, ou seja, verificando se este é o momento adequado para sua implantação, bem como a escolha acertada. Pois uma vez escolhida e aplicada de forma errônea, trará prejuízos à empresa, não apenas financeiros, mas também gerenciais. 3.2 TIPOS DE FERRAMENTAS DE GESTÃO As ferramentas de gestão, atualmente, apresentam-se como fator predominante para o bom desempenho das organizações, auxiliando diretamente na tomada de decisão, bem como no crescimento, perante seus concorrentes. As organizações destacam-se pelos julgamentos e percepções dos gestores, presentes na elaboração do planejamento estratégico. Esse papel é ainda mais realçado devido à importância que passou a ter a correta definição e execução das estratégias empresariais. Logo, quem alcançar esse estágio estará em vantagem competitiva em relação aos concorrentes, todavia isso exigirá a realização de avaliações de desempenho estratégicas. (PETRI 2005) Assim, serão explanados conceitos, vantagens e benefícios referentes às ferramentas de gestão julgadas aplicáveis a uma empresa de pequeno porte, tais como: Balanced Scorecard, Benchmarking,.Gestão de Relacionamentos com os 24 Clientes (CRM), Gestão de Qualidade Total e Planejamento Estratégico. 3.2.1 Balanced Scorecard A busca pela excelência profissional, em longo prazo, é uma das principais características desta ferramenta de gestão, almejando por meio de suas metas e objetivos previamente traçados, alcançar além de crescimento financeiro, estratégias para se manter no mercado mediante seus colaborados e clientes, aprimorando sempre seus conhecimentos. Segundo Kaplan e Norton (1997, p. 19): É um novo instrumento que integra as medidas derivadas da estratégia. Sem menosprezar as medidas financeiras do desempenho passado, ele incorpora os vetores do desempenho financeiro futuro. Esses vetores, que abrangem as perspectivas do cliente, dos processos internos, e do aprendizado e crescimento, nascem de um esforço consciente e rigoroso de tradução da estratégica organizacional em objetivos e medidas tangíveis. Para Bain e Company (2004), o Balanced Scorecard traduz a missão e a visão da empresa para um conjunto de metas e medidas de desempenho que podem ser mensuradas e avaliadas. Já para Oliveira et al (2002, p. 151): É uma nova ferramenta de medição de desempenho, baseada em dados financeiros e não financeiros, que proporciona uma gestão estratégica, nos diversos setores de uma organização, que busca a realização de metas estratégicas de longo prazo. O Balanced Scorecard por ser um sistema de desempenho organizacional, destaca-se por reconhecer os indicadores financeiros por meio de avaliações que são medidas sobre os clientes, buscando aprimoramento nos sistemas internos objetivando o crescimento da organização pelos processos gerenciais. Para Kaplan e Norton (1997) são processos gerenciais: esclarecer e traduzir a visão e a estratégia; comunicar a associar objetivos e medidas estratégicas; planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas e melhorar o feedback e o aprendizado estratégico. 25 3.2.2 Benchmarking O mercado competitivo tem levado as empresas a buscar sempre mais por informações precisas que contribuam diretamente no crescimento empresarial. Tais informações podem ser obtidas de diversas formas, e uma delas é utilizando a ferramenta de gestão nomeada de Benchmarking, ou seja, buscar em outras áreas, tanto internamente como externamente, idéias, processos de gerenciamento, entre outros, que implementados deram certos e que poderão ser desenvolvidas nas empresas. De acordo com Oakland (1994, p. 183) Benchmarking é: O processo contínuo de medir produtos, serviços e processos, comparando- os dos líderes das industrias ou dos mais fortes concorrentes. Isso resulta na procura de melhores práticas, que vão conduzir a um desempenho superior, utilizando a medição de desempenho, implementando continuamente mudanças e praticando emulação para realizar o melhor. Na visão de Leibfrind e Macnair (1994, p.1) Benchmarking trata-se de um: foco externo nas atividades, funções ou operações internas, de modo a alcançar a melhoria contínua com objetivo de compreender processos ou atividades existentes e, depois identificar um ponto de referencia externo, ou padrão, pelo qual essas atividades possam ser medidas ou até mesmo julgadas. Bain e Company (2004) resumem Benchmarking como uma comparação entre as atividades de um negócio as das melhores praticas existentes no mercado. Por ser uma ferramenta de gestão analítica, ou seja, antes de aplicá-la necessita-se analisar cuidadosamente os processos para que os mesmos possam ser aplicados de forma correta sem prejudicar o processo já existente, o Benchmarking tem como vantagens a introdução de novos conceitos de avaliação, a melhoria do conhecimento da própria organização estabelecendo objetivos viáveis e realistas, bem como o aprendizado constante utilizando o exemplo dos melhores no mercado. Na próxima seção é abordado, a Gestão de Relacionamentos com os Clientes (CRM), no qual se procura trabalhar com a visãode mercado por meio do seu relacionamento com o mesmo. 26 3.2.3 Gestão de relacionamentos com os clientes (CRM) Atualmente para uma empresa crescer se destacando no mercado e superar o índice de mortalidade é necessário uma maior preocupação com os clientes, que são parte essencial para o crescimento no mercado em que atuam. Na medida em que as empresas crescem, a capacidade de relacionamento com os clientes vai se tornando cada vez mais estreita, devido a uma maior preocupação com as áreas operacionais da organização e com seus colaboradores. Para isto, muitas vezes é necessário dispender de esforços, bem como aplicar recursos para que o relacionamento entre empresa e cliente seja sempre o melhor possível. Group (apud DOMINGUEZ, 2001, p. 2) define Gestão de Relacionamentos com os Clientes – CRM como: Uma estratégia de negócios voltada para otimizar a lucratividade, vendas e satisfação com os clientes, da adoção de comportamentos voltados para a satisfação dos clientes e da implementação de processos e tecnologias que suportam interações coordenadas com os clientes através de canais de relacionamento. Para Gummesson (apud SCHWEITZER, 2004, p. 23), a Gestão de Relacionamento com os Clientes – CRM é definida como uma “aplicação prática da filosofia e das estratégias do marketing de relacionamento, com ênfase no relacionamento com os clientes”. Tais estratégias podem ser entendidas como “um plano de ações, orientado as necessidades dos clientes, para desenvolver vantagem competitiva da organização, através do relacionamento com os clientes”. (SCHWEITZER, 2004 p. 24) Já para Bain e Company (2004), permite identificar e entender grupos de clientes e desenvolver estratégias para gerenciá-los de forma mais rentável. A integração entre empresa e cliente é fundamental para o bom desenvolvimento das mesmas. Esta integração se dará mediante um bom atendimento, objetivando sua satisfação e, conseqüentemente, sua fidelidade por meio de suas necessidades. 27 3.2.4 Gestão de qualidade total No atual cenário competitivo, as organizações para estarem à frente no mercado em que atuam necessitam primeiramente de qualidade. Qualidade em seus produtos ou em seus serviços dependendo do ramo da empresa, qualidade no atendimento aos seus clientes, qualidade no ambiente interno para com seus colaboradores, entre outros. Assim, para auxiliar as organizações na execução destas tarefas, utiliza-se a ferramenta de Gestão de Qualidade Total. A Gestão de Qualidade Total “é uma abordagem para melhorar a competitividade, a eficiência e a flexibilidade de toda uma organização”. (OAKLAND, 1994 p. 32). Na visão de Sashkin e Kiser (1994, p. 34) significa: que a cultura da organização é definida pela busca constante da satisfação do cliente através de um sistema integrado de ferramentas, técnicas e treinamento. Isso envolve a melhoria contínua dos processos organizacionais, resultando em produtos e serviços de alta qualidade. Já para Barçante (1998, p. 12), a gestão de qualidade total “envolve a aplicação progressiva da qualidade em todos os aspectos do negócio”, ou seja, a qualidade deverá abranger em todos os setores da organização não somente na área de produção. A eficácia e a eficiência são pontos principais na qualidade total, ou seja, eficácia em desenvolver os processos corretamente e eficiência em executar corretamente esses mesmos processos. Para que isso funcione, é necessário a cooperação de toda a organização, independentemente do nível hierárquico, onde todos trabalhem em prol do mesmo objetivo, a qualidade total em seus produtos e serviços prestados. 3.2.5 Planejamento estratégico O bom desenvolvimento das organizações implica diretamente na 28 construção de um planejamento, ou seja, construir etapas para alcançar objetivos traçados. Tais objetivos tendem a ser alcançados a curto ou a longo prazo, dependendo de sua complexidade. Para que esses objetivos possam ser alcançados deve existir uma intensa colaboração de todos na organização, principalmente dos níveis hierárquicos mais elevados. Este processo é denominado Planejamento Estratégico. Na visão de Lacombe e Heiborn (2003, p. 162) “é um processo administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado desejado”. Considerada a pioneira em uma pesquisa realizada pela Bain e Company, o planejamento estratégico vem se destacando como sendo uma das ferramentas que mantém o curso das empresas no mercado, é a melhor ferramenta de gestão quanto a satisfação no resultado e a eficácia em sua implantação. A seguir apresenta-se, por meio de uma figura, o seu desempenho. FIGURA 2: DESEMPENHO DA FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Fonte: Bain e Company (2007b) Para que o Planejamento Estratégico possa ser desenvolvido de forma clara e eficaz é necessário que se tenha um conhecimento mais aprofundado de todos os módulos operantes que o compõem. 3.3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Para conhecer o conceito do que é planejamento estratégico é necessário 29 obter o conhecimento dos conceitos das palavras que a compõem, ou seja, planejamento ou planejar e Estratégico ou estratégia. Planejar, segundo Beuren (1998, apud MEGGINSON, 2002 p. 18), “significa escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos e depois determinar diretrizes, projetos, programas, procedimentos, métodos, sistemas, orçamentos, padrões e estratégias necessárias para atingi-los”. Ou seja, consiste em estudar diversas alternativas de um objetivo pré-determinado pela organização a partir da situação momentânea. Estratégia, segundo Wright, Kroll e Parnell (2000, p. 24), “refere-se aos planos da alta administração para alcançar resultados consistentes com a missão e os objetivos gerais da organização”. Em outras palavras, são os meios utilizados para alcançar o tal objetivo. O Planejamento estratégico é definido por Oliveira (2001, p. 46) como “um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente”. Segundo Pagnocelli e Vasconcellos Filho (l992), planejamento estratégico é o processo mediante o qual a empresa se mobiliza para atingir o sucesso e construir o seu futuro, por meio de um comportamento proativo, considerando seu ambiente atual e futuro. Por ser um processo gerencial, por meio da análise dos pontos fortes e fracos do ambiente de uma organização e de suas oportunidades e ameaças, possibilita estabelecer o objetivo, as estratégias e a direção com o propósito de aumentar a competitividade empresarial. Pode-se também conceituar planejamento estratégico de uma maneira mais técnica, por meio de perguntas como: O que queremos ser? Quais nossas metas? Qual é a nossa missão? Para Oliveira (2001), há três tipos de planejamento: planejamento estratégico, como já abordado anteriormente, planejamento tático que tem como objetivo principal o de alcançar apenas um departamento da organização, e o planejamento operacional que objetiva alcançar os planos de ações ou planos operacionais destes mesmos departamentos. Sendo assim, o estudo será focado no planejamento estratégico por ser o mais completo e abrangente. 30 3.3.1 Elementos do planejamento estratégico Na construção de um planejamento estratégico pode-se obter a participação dos envolvidos, conhecido como planejamento estratégico participativo. Neste, se faz necessário seguir algumas etapas com o intuito de buscar um bom desenvolvimento. Conforme Pereira (2006), essas etapas são: a) Sensibilização: trata-se da conscientização dos participantes sobre o planejamento estratégico; b) Definição do Negócio: esta deve estarrelacionada com as atividades da organização. Qual é o negócio da empresa? c) Visão: trata-se das expectativas e dos desejos dos participantes com relação à organização. Que tipo de organização se deseja ser no futuro?; d) Missão: trata-se da razão de ser da empresa, ou seja, a que se destina ou ainda a atividade-fim (objetivo) da organização; e) Fatores chaves de sucesso: esta busca identificar os pontos fortes e fracos que a organização tem para ser bem representada; f) Ambiente interno: diz respeito aos pontos fortes e fracos de uma organização; g) Ambiente externo: consiste nas oportunidades e ameaças que a organização encontra; h) Objetivos: neste pode-se analisar todas as etapas anteriores para, a partir daí, definir seus objetivos; i) Metas: consiste nos desejos dos participantes junto com seu prazo para realizá-los; j) Estratégias: trata-se dos meios que a organização se utiliza para expressar e atingir as etapas anteriores; l) Acompanhamento: nesta faz-se necessário um acompanhamento, ou seja, um controle para avaliar se todos os planejamentos antes citados foram alcançados. 31 A seguir, apresenta-se o processo de construção ou elaboração do planejamento estratégico da empresa, partido da visão até a definição dos objetivos e metas organizacionais. 3.3.2 Construção ou operacionalização do planejamento estratégico O desenvolvimento de um planejamento estratégico em uma organização poderá proporcionar benefícios significativos, orientando as mesmas nas políticas necessárias para que suas metas sejam alcançadas, a curto, médio ou longo prazo, bem como na capacidade em oferecer com rapidez e eficiência produtos e serviços personalizados aos seus clientes. Assim, podendo competir diretamente com seus concorrentes, sejam eles de maior porte ou não. Um dos pontos mais importantes para a elaboração está na aceitação e na credibilidade do modelo formalmente estruturado, onde é necessário o apoio de todas as lideranças da empresa, pois são por meio de seus objetivos e sonhos, que o planejamento será elaborado, adequando sempre para a realidade da empresa, bem como do mercado em que atuam, respeitando, é claro, os processos e formas de estruturação já existentes. Para que o processo de elaboração do planejamento estratégico seja executado de forma eficaz é necessário, segundo Oliveira (2001), que se utilize uma estrutura metodológica adaptada às condições e realidades internas e ambientais da empresa. Ainda segundo Oliveira (2001 p. 62) têm-se três possibilidades na empresa como um todo: • onde se quer chegar” e depois se estabelece “como a empresa está para se chegar na situação desejada; ou • como a empresa está”e depois se estabelece “onde se quer chegar. • onde se quer chegar” juntamente com “como se está para chegar lá. A estrutura metodológica apresentada é de Oliveira (2001). Observa-se que para a elaboração e implementação do planejamento estratégico é necessária a utilização de algumas fases, conforme apresentado a seguir: 32 FASE I: Diagnóstico estratégico FASE II: Missão da empresa FASE III: Instrumentos prescritivos e quantitativos FASE IV: Controle e avaliação FIGURA 3: FASES DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Fonte: Oliveira (2001 p. 64) De uma maneira mais evidenciada e detalhada, as fases do planejamento estratégico podem ser representadas como segue: • FASE I – Diagnóstico estratégico Esta primeira fase para a implementação do planejamento estratégico em uma organização é de suma importância, pois é por meio dela que será observado o que a empresa tem de bom, no ambiente interno e no ambiente externo. Conhecido também como auditoria ou análise empresarial, o diagnóstico estratégico para Lacombe e Heiborn (2003, p. 168): é examinar a situação de uma empresa e determinar seus pontos fortes e fracos em relação a sua organização; sua capacidade gerencial; seu how técnico e tecnológico; sua capacidade de produção e de distribuição; suas perspectivas mercadológicas e resultados e perspectivas econômico- financeiras; emitindo um parecer com conclusões sobre cada um desses aspectos e sugestões do que se deve fazer. O diagnóstico estratégico deve ser realizado baseado na realidade da empresa, pois nesta fase qualquer tomada de posição errônea prejudicará todo o processo de desenvolvimento de implementação do planejamento estratégico na Missão da Empresa Controle e Avaliação Instrumentos Prescritivos e Quantitativos Diagnóstico Estratégico 33 empresa. Sendo assim, as informações obtidas pelos administradores tende a ser filtrada, buscando sempre inovações do mercado que a empresa atua. Esta fase é subdividida em quatro etapas: A) Identificação da visão Nesta etapa do diagnóstico estratégico são identificados quais as expectativas e os desejos a serem alcançados dos empresários, que por meio dessas expectativas e desejos projetam o planejamento estratégico a ser desenvolvido e implantado na organização. Segundo Quigley, (1993, apud OLIVEIRA, 2001 p. 82), visão é “algo que se vislumbre para o futuro desejado da empresa”. Para que se consiga obter a visão da empresa é necessário à opinião de todos, líderes e/ou empresários da empresa, pois a definição da visão é resultante do consenso e do bom-senso de todos. Por este motivo é necessário se observar algumas dicas apresentadas por Quigley (1993, apud OLIVEIRA, 2001, p. 83): • Estabeleça sua visão de forma clara quanto o objetivo de lucro; • Definia e respeite os direitos das pessoas; • Certifique-se de que a visão e os valores se direcionam aos focos básicos, ou seja, aos consumidores (são os mais importantes), funcionários e fornecedores; • Incremente sua participação de mercado e lucratividade pelo aumento da percepção pelos consumidores de seus produtos e serviços, em relação a seus concorrentes, e • Desenvolva uma cultura de atuação para resultados em sua empresa. Para se mensurar as expectativas e desejos que os empresários têm sobre suas empresas, é fundamental que as mesmas conheçam os ambientes externos, bem como internos o que é possível por meio das análises externas e internas. B) Análise externa Nesta etapa do diagnóstico estratégico, observa-se diretamente o ambiente externo da empresa, ou seja, as ameaças e as oportunidades, buscando meios para usufruir ou evitar qualquer situação que possa, por ventura, aparecer. Segundo Oliveira (2001 p. 83): As ameaças são as variáveis externas e não controláveis pela empresa que podem criar condições desfavoráveis para a mesma e as oportunidades são também as variáveis externas e não controláveis pela empresa, e que podem criar condições favoráveis para a empresa, desde que a mesma tenha condições e/ou interesse de usufruí-las. 34 Na análise externa deverá ser observada a empresa como um todo, considerando uma série de tópicos, segundo Oliveira (2001 p. 65) como segue: • mercado nacional e regional; • mercado internacional; • evolução tecnológica; • fornecedores; • aspectos econômicos e financeiros; • aspectos socioeconômicos e culturais; • aspectos políticos; • entidades de classe; • órgãos governamentais; • mercado de mão de obra; e • concorrentes. Segundo Kotler (1998 p. 87), “uma coisa é discernir as oportunidades atraentes do ambiente; outra coisa é possuir as competências necessárias para aproveitar bem essas oportunidades”. As oportunidades podem fornecer uma vantagem competitiva às organizações, se bem aproveitadas. Na visão de Kotler (2000, p. 77), “a chave de oportunidade de uma empresa repousa sobre a questão de se pode fazer mais por essa oportunidade que os concorrentes” Já as ameaças, por sua vez, são fatores que podem vir a perturbaro funcionamento da empresa, causando dificuldades para a sua gestão e desempenho. Entretanto, é importante salientar que o planejamento estratégico não deve ser definido com base em todas as oportunidades e ameaças identificadas. É preciso que o gestor faça uma seleção das oportunidades e ameaças mais importantes em relação à sua empresa. Essa triagem deve dar maior ênfase às oportunidades do ambiente que a empresa pode aproveitar com reais chances de sucesso, ou seja, as oportunidades para as quais a empresa possui as competências necessárias. C) Análise interna Nesta etapa do diagnóstico estratégico são observados e apontados os pontos fortes, fracos e neutros da organização. Segundo Oliveira (2001 p. 94) a análise interna: tem por finalidade colocar em evidência as deficiências e qualidades da empresa que está sendo analisada, ou seja, os pontos fortes e fracos da 35 empresa deverão ser determinados diante de sua atual posição produto- mercado. Essa análise deve tomar como perspectiva para comparação as outras empresas do seu setor de atuação, sejam elas concorrentes diretas ou apenas concorrentes potenciais. A análise interna objetiva identificar os principais pontos fortes e fracos de uma organização, orientando assim o processo de planejamento, pois por meio dessa análise poderá ser identificado os recursos que poderão ser utilizados e quais os pontos fracos no momento em que as estratégias forem estabelecidas. De acordo com Oliveira (2001 p. 83): Os pontos fortes são as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável para a empresa, em relação ao seu ambiente e os pontos fracos, são também as variáveis internas e controláveis que provocam uma situação desfavorável para a empresa, em relação ao seu ambiente.” Na análise interna têm-se os pontos fortes que propiciam uma condição favorável para a empresa, devendo assim ser potencializados para otimizar o desempenho na organização, e os pontos fracos que ao contrário dos fortes, são desfavoráveis as organizações e devendo assim ser minimizadas ou até mesmo eliminadas. Para que esta análise interna aconteça de forma eficaz é necessário que todas as pessoas que fazem parte da organização participem, pois são mediante seus conhecimentos que ela será executada. Ainda segundo Oliveira (2001 p. 96) o empresário deverá analisar uma série de aspectos, como: • funções a serem analisadas; • aspectos organizacionais; • abrangência do processo; • nível de controle; • critérios de avaliação; e • obtenção das informações. A seguir, é apresentada, detalhadamente, a análise dos concorrentes, sendo esta fase para a realização do planejamento estratégico, pois mediante está análise pode-se obter dados que modificarão o rumo da pesquisa. D) Análise dos concorrentes Nesta etapa final do diagnóstico estratégico é necessário que se elabore o 36 plano estratégico de cada um de seus principais concorrentes de uma forma mais detalhada. Para Oliveira (2001 p. 108), “quanto menor for o nível de conhecimento do concorrente, maior é o risco estratégico perante as estratégias desse concorrente; e vice-versa, quanto maior for o nível de conhecimento, menor o risco estratégico”. Na próxima fase é demonstrada a construção ou elaboração da missão da empresa. • FASE II – Missão da empresa Esta segunda fase do planejamento estratégico trata da missão da empresa, ou seja, qual é o papel que esta empresa desempenha e o modo de como deverá fornecer seus serviços/ produtos a seus clientes, bem como procura-se determinar qual é o verdadeiro negócio da empresa. Conforme Oliveira (2001 p. 71), a missão é a determinação do motivo central do planejamento estratégico, ou seja, a determinação de “onde a empresa quer ir”. Corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar Portanto, a missão representa a razão de ser da empresa. Uma declaração de missão bem preparada proporciona aos funcionários da empresa um senso único de propósito, direção e oportunidade, atua como uma “missão invisível” que os orienta a realizar coletivamente as metas da organização. (KOTLER, 1998). A missão exerce a função de orientadora e delimitadora, orientando e delimitando as metas e sonhos a serem alcançados pela organização, ou seja, ela é que “põe as cartas na mesa”, é a que “dita as regra no jogo”. Para Oliveira (2001 p.118) a missão tem como ponto de partida a análise de algumas questões como: • qual a razão de ser da nossa empresa? • qual a natureza do(s) negócio(s) da empresa? • quais são os tipos de atividades em que a empresa deve concentrar seus esforços no futuro? As respostas para estas questões é que auxiliarão no desenvolvimento da missão da empresa. 37 A missão pode ser composta por algumas etapas assim especificadas: Etapa I – Estabelecimento da missão da empresa; Etapa II - Estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais; Etapa III – Estruturação e debate de cenários; Etapa IV – Estabelecimento da postura estratégica Etapa V – Estabelecimento das macroestratégias e macropolíticas Pode-se concluir que a missão é um objetivo a ser perseguido por longo prazo, por isso é interessante que a empresa reflita muito sobre ela. • FASE III – Instrumentos prescritivos e quantitativos Nesta fase do planejamento estratégico, segue-se uma análise básica que é a de “como chegar na situação que se deseja?”. Divide-se esta fase em dois instrumentos, o Prescritivo e o Quantitativo, que estão perfeitamente ligados. • Instrumento prescritivo Este tipo de instrumento utiliza-se para identificar o que deve ser considerado na elaboração do planejamento estratégico. Segundo Oliveira (2001 p. 73): os instrumentos prescritivos vão proporcionar a explicação do que deve ser feito pela empresa para que se direcione ao alcance dos propósitos estabelecidos dentro da sua missão, de acordo com a sua proposta estratégica, respeitando as macropolíticas bem como as ações estabelecidas pelas macroestratégias. Depois de descrita a missão, a empresa deverá no processo de planejamento estratégico se atentar a como essa missão será conduzida, ou seja, que direções a empresa deverá tomar para que suas metas sejam alcançadas. Para que o instrumento prescritivo seja realizado no processo de planejamento estratégico de forma eficaz, é necessário conhecer as etapas que a compõem: Etapa I - Estabelecimento de objetivos, desafios e metas da empresa; Etapa II - Estabelecimento de estratégias e políticas funcionais da empresa; e 38 Etapa III - Estabelecimento dos projetos e planos de ação. Na seqüência apresenta-se os instrumentos quantitativos geralmente relacionados aos números econônimo-financeiros da organização. • Instrumento quantitativo Este está mais relacionado com simulações e projeções a respeito dos números econômico-financeiros. Segundo Oliveira (2001 p. 75): os instrumentos quantitativos consistem nas projeções econômico- financeiros do planejamento estratégico, devidamente associadas a estrutura organizacional da empresa, necessárias ao desenvolvimento dos planos de ação, projetos e atividades previstas. No instrumento quantitativo são observados e analisados quais serão os recursos que a empresa precisará gastar para que suas metas e objetivos sejam alcançados, representado assim pelo planejamento orçamentário que segundo Oliveira (2001 p. 75): Consolida os aspectos de realizações da empresa, quanto a receitas, despesas e investimentos; Normalmente é uma realidade estabelecida em qualquer empresa; e Está inserido no processo decisório do dia-a-dia da empresa. Instrumento quantitativo está mais interessado em monitorar se os objetivos e metas que serão definidosestão sendo perseguidos ou existe algum desvio, assim o processo de controle e avaliação pode ser mais eficaz, conforme a última fase do planejamento estratégico. • FASE IV – Controle e avaliação Na fase anterior é necessário que se faça uma análise de “como chegar na situação que se deseja”, já nesta última fase, a do Controle e Avaliação a análise a ser verificada é “como a empresa está indo?” para a mesma situação desejada. Para Oliveira (2001, p. 75), o controle pode ser definido como “a ação necessária para assegurar a realização das estratégias, objetivos, desafios, metas e projetos estabelecidos” Esta fase é na verdade utilizada para acompanhar e controlar as três fases anteriores, ou seja, certificar se o processo foi realmente realizado e que o mesmo 39 está sendo cumprido, verificando os objetivos, metas e anseios almejados durante todo o processo de planejamento estratégico. Na seção seguinte, apresenta-se um sumário do processo de elaboração do planejamento estratégico de maneira genérica, lembrando-se que certos tipos de sociedade devem ou podem fazer ajustes do processo. 3.3.3 Modelo de elaboração do planejamento estratégico Esta seção apresenta-se como reforço ao entendimento do processo de planejamento estratégico que segundo Oliveira (2001, p. 76), propiciará ao leitor uma visão macro do processo de construção ou elaboração do planejamento estratégico organizacional, conforme visualização no Quadro 2. 40 QUADRO 2: PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O processo Inicia-se a partir de: VISÃO Algumas vezes irrealista quanto aos "destinos" da empresa e submetida a uma avaliação racional e criteriosa das OPORTUNIDADES AMEAÇAS Em termos de: - mercados a explorar Que prejudicarão a empresa - recursos a aproveitar e suas oportunidades O processo Inicia-se a partir de: CONCORRENTES com seus PONTOS FORTES PONTOS FRACOS PONTOS NEUTROS Tudo isso "dentro"do horizonte estabelecido para MISSÃO E que deve conduzir a escolha de PROPÓSITOS A partir de detalhes de CENÁRIOS Respeitando a POSTURA ESTRATÉGICA Que possibilita o estabelecimento de MACROESTRATÉGIAS MACROPOLÍTICAS Que orientarão a formalização de OBJETIVOS GERAIS OBJETIVOS FUNCIONAIS Mais realistas que as expectativas e os desejos, como base para a formulação de DESAFIOS E METAS Quantificados, que permitirão o estabelecimento, em nível funcional, de ESTRATÉGIAS e POLÍTICAS Capazes de: ] - usar proveito dos pontos fortes e oportunidades - evitar ou eliminar os pontos fracos e ameaças da empresa e que devem ser traduzidas em PROJETOS e PLANOS DE AÇÃO Destinados a orientar a operacionalização do plano estratégico através do ORÇAMENTO ECONÔMICO-FINANCEIRO Fonte: Oliveira (2001, p. 76). 41 4 METODOLOGIA Neste capitulo serão abordados as ferramentas utilizadas para a realização da pesquisa, tais como sua caracterização, o estudo de caso,a unidade de análise, os instrumentos de coleta de dados, bem como os procedimentos metodológicos. 4.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA Para a realização dos objetivos propostos nesta pesquisa procurou-se seguir os passos do método cientifico, para assim descrever os procedimentos necessários para concretização dos mesmos. Ao se elaborar um Planejamento Estratégico percebe-se que para cada empresa este é desenvolvido de forma individual, respeitando assim, suas particularidades. Desta forma, neste trabalho foi utilizado o método indutivo que segundo Gil (1999), parte de dados particulares para o geral. Ou seja, foram observadas informações da empresa Construtábil Contabilidade Ltda. necessárias à elaboração do Planejamento Estratégico. Com relação aos fins, está foi uma pesquisa aplicada, pois de acordo com Vergara (2005), foi motivada pela necessidade de resolver problemas concretos e com finalidade prática, onde nesta pesquisa elaborou-se um Planejamento Estratégico na empresa. Esta pesquisa pode ser caracterizada também como uma pesquisa de campo, que para Vergara (2005, p. 47), “é uma investigação empírica realizada no local onde ocorreu ou ocorre um fenômeno ou que dispõe de elementos para explicá-lo”. Assim, foram realizadas investigações na empresa Construtábil Contabilidade Ltda., obtendo informações como um todo, que possibilitou o aprofundamento do estudo. Quanto aos objetivos foram utilizadas as pesquisas descritiva e exploratória. A descritiva teve a intenção de discorrer sobre os possíveis problemas que a 42 empresa Construtábil Contabilidade Ltda. possuía ao iniciar a elaboração e execução de um Planejamento Estratégico. Conforme explica Gil (2002, p. 42), “as pesquisas descritivas tem como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre as variáveis”. Andrade (2002, apud RAUPP; BEUREN, 2003, p. 81) acrescenta que “a pesquisa descritiva preocupa-se em observar os fatos, registrá- los, analisá-los, classificá-los e interpretá-los, e o pesquisador não interfere neles”, sendo assim estudados e analisados, porém sem haver manipulação. Já a pesquisa exploratória, pode ser definida como sendo uma busca completa de informações referente ao assunto, ou seja, Planejamento Estratégico. Para Raupp e Beuren (2003, p. 80), a pesquisa exploratória “(...) busca conhecer com maior profundidade o assunto, de modo a torná-lo mais claro ou construir questões importantes para a condução da pesquisa”. Na interpretação de Oliveira (1997, p. 134), “a pesquisa exploratória dá ênfase à descoberta de práticas ou diretrizes que precisam modificar-se e na elaboração de alternativas que possam ser substituídas”. Assim a investigação tornou-se necessária para conhecer a empresa, bem como suas necessidades. No tocante aos procedimentos, tratou-se de um estudo bibliográfico, inicialmente que segundo Raupp e Beuren (2003, p. 86), “objetiva recolher informações e conhecimentos prévios acerca de um problema para o qual se procura respostas ou acerca de uma hipótese que se quer experimentar”. Já para Gil (2002, p. 44), “a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos”. Assim, para a elaboração do Planejamento Estratégico, foi realizada, primeiramente, uma pesquisa com base em livros e revistas especializadas que abordam assuntos específicos ou afins, buscando conhecimentos já existentes, bem como soluções para os objetivos propostos. Como foi simulado um Planejamento Estratégico foram utilizados documentos da empresa. Portanto a pesquisa caracterizou-se também como documental, que para Grigolo (2002, apud RAUPP; BEUREN, 2003, p. 89): vale-se de materiais que ainda não receberam nenhuma análise aprofundada. Esse tipo de pesquisa visa,assim, selecionar, tratar e interpretar a informação bruta, buscando extrair dela algum sentido e introduzir-lhe algum valor, podendo, desse modo, contribuir com a 43 comunidade cientifica a fim de que outros possam voltar a desempenhar futuramente o mesmo papel. Já para Vergara (2005) a pesquisa documental é a realizada em documentos conservados na empresa, bem como registros, circulares, ofícios, balancetes, ou até mesmo comunicações informais, cartas pessoais e outros. Desta forma, a pesquisa, para a elaboração do Planejamento Estratégico, utilizou não apenas de documentos formais da empresa, como também de assuntos utilizados em reuniões e decisões da chefia da empresa. E por fim, com relação à abordagem da pesquisa, optou-se pela qualitativa, que de acordo com Silva e Menezes (2001, p. 20), “considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um veículo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números”. Já para Raupp e Beuren (2003, p. 92), “na pesquisa qualitativa concebe- se análise mais profunda em relação ao fenômeno que está sendo utilizado”. Pode- se dizer então, que esta pesquisa foi tão somente qualitativa, por não ter abordado dados estatísticos e sim, apenas dados e informações úteis, que após análises mais profundas, destacaram características, até então não observadas na vivência da organização. Com base nas técnicas mencionadas foi possível conduzir a pesquisa conforme os processos de criação cientifica, facilitando a organização e os conhecimentos para a realização do Estudo de Caso. 4.2 ESTUDO DE CASO Optou-se neste trabalho por realizar um estudo de caso, por ser uma técnica cujo objetivo principal é a análise de uma unidade; neste caso, da empresa Construtábil Contabilidade Ltda., para a efetiva elaboração do Planejamento Estratégico, pretendendo-se obter assim resultados com caráter de profundidade e detalhamento. Conforme Goldenberg (1999), em estudos de caso o pesquisador deve estar preparado para lidar com uma grande variedade de problemas teóricos , e também, 44 para reorientar seu estudo é freqüente que surjam novos problemas que não estavam previstos no início da pesquisa e que se tornam mais relevantes do que as questões formuladas inicialmente. Para Gil (2002, p. 54) “o estudo de caso consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante outros delineamentos já considerados”. Já na visão de Yin (1981, apud ROESCH 1999, p. 155), “estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que busca examinar um fenômeno contemporâneo dentro do seu contexto”. Assim, por ser este um estudo realizado com base na vivência de uma empresa, Construtábil Contabilidade Ltda., objetivando a análise e aplicação de uma ferramenta de gestão, nada melhor do que caracterizá-lo como tal. 4.3 UNIDADE DE ANÁLISE A análise será realizada na Construtábil Contabilidade Ltda, uma empresa de contabilidade localizada em São José. 4.3.1 Caracterização da empresa Em 21 de março de 2005 surgia em São José a Construtábil Contabilidade, empresa fundada com objetivo de prestar serviços contábeis especializados para empresas do ramo imobiliário. Há dois anos no mercado a empresa permanece com sua sede em São José, com uma equipe de seis profissionais e com uma carteira composta de 85% de clientes da área de construção civil. Apresentou, no último ano, um crescimento médio de 100% em sua carteira de clientes e conseqüentemente um aumento substancial em seu faturamento. 45 A Construtábil contabilidade Ltda tem por objetivo buscar reconhecimento e solidez na área da contabilidade para o ramo da atividade imobiliária. Para isto a empresa está em constante busca de novas ferramentas e estratégias bem como aprimoramento técnico e administrativo para atender às expectativas dos colaboradores e conseqüentemente de seus clientes. 4.3.2 Instrumentos Para melhor desenvolver a pesquisa, foram necessários a utilização de instrumentos de pesquisas, que ajudaram no desempenho desta. Segundo a concepção de Colauto e Beuren (2003) os instrumentos de pesquisas utilizados dependem principalmente dos objetivos que o pesquisador pretende alcançar, bem como o universo a ser pesquisado. Desta forma, além da utilização da pesquisa bibliográfica e documental, foi utilizada também a observação participante, que na visão de Gil (2002), ocorre quando o pesquisador pode atuar como membro do grupo em que está pesquisando. Para Vergara (2005, p. 54), “na observação participante, você já está engajado ou se engaja na vida do grupo ou na situação; é um ator ou um espectador interativo”. Em outras palavras, pode-se dizer que na pesquisa participante o pesquisador tem permissão da empresa para a realização da mesma. Assim, esta pesquisa se caracterizou como tal, uma vez que a empresa Construtábil Contabilidade Ltda, autorizou a realização da pesquisa, sendo que muitas vezes, o pesquisador trabalhou junto com os demais funcionários da empresa, conversando e interpretando os acontecimentos. Quanto às técnicas de coleta de dados, foram utilizadas entrevistas abertas, não estruturadas, que na visão de Colauto e Beuren (2003), possibilita ao entrevistado a liberdade de desenvolver cada situação na direção que considera mais adequada. Neste caso, teve como objetivo de trazer à tona aspectos que internamente os sócios levaram em conta, mas que são externalizados em forma de 46 objetivos estratégicos. Utilizou-se também o checklist, pois este se enquadra como um excelente instrumento de pesquisa. De acordo com Colauto e Beuren (2003), checklist é uma técnica de verificação, ou seja, verificar se a empresa dispõe dos elementos necessários para a aplicação de determinada proposta. Neste caso, verificou-se a empresa Construtábil Contabilidade Ltda. possuía os recursos mínimos necessários para implantar o Planejamento Estratégico, ou seja, tempo, instalações físicas, bem como recursos humanos. Assim, com base nos instrumentos e técnicas de pesquisa, pôde-se prever os procedimentos metodológicos, necessários à execução da mesma. 4.3.3 Procedimentos metodológicos O Estudo de Caso foi realizado na empresa Construtábil Contabilidade Ltda, utilizando os seguintes procedimentos metodológicos. As entrevistas foram transcritas com intuito de levantar ou coletar os aspectos julgados relevantes aos gestores da empresa. Esse conteúdo foi apresentado, na entrevista seguinte para os gestores legitimarem o processo, ou seja, para que reconhecessem que o planejamento estratégico que estava sendo construído era deles. � Levantamentos dos aspectos julgados relevantes pelos gestores; � Organização desses aspectos em forma de objetivos estratégicos; � Disposição dos objetivos estratégicos construídos em um mapa estratégico. 5 APLICAÇÃO PRÁTICA Este capítulo tem por objetivo demonstrar os resultados obtidos na simulação do Planejamento Estratégico na empresa Construtábil Contabilidade Ltda, por meio de todas as ferramentas utilizadas. A Construtábil Contabilidade Ltda atua na área de prestação de Serviços Contábeis tendo como foco principal a atividade Imobiliária e vem apresentando um crescimento considerável, em dois anos de existência. Devido a esse crescimento houve preocupação dos sócios em desenvolver ferramentas que auxiliassem diretamente na direção da empresa bem como na tomada de decisão. A seguir um breve relato sobre a história da Construtábil Contabilidade Ltda, uma empresa prestadora de serviços contábeis, que conseguiu superar as estatísticas de mortalidade das empresas com um ano de existência, pela
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