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UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA O USO DA INFORMAÇÃO NA FORMULAÇÃO DE AÇÕES ESTRATÉGICAS PELAS EMPRESAS BRASÍLIA 2017 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 6 2 GESTÃO DE INFORMAÇÃO .................................................................................. 7 2.1 DEFINIÇÃO, OBJETIVO, CICLO E OBJETO ...................................................... 7 3 GESTÃO DO CONHECIMENTO ........................................................................... 10 3.1 DEFINIÇÃO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO ............................................. 10 4 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ....................................................................... 13 4.1 PLANEJAMENTO E ESTRATÉGIA ................................................................... 13 4.2 ESTRATÉGIA, INFORMAÇÃO, CONHECIMENTO E INTELIGÊNCIA ............. 13 5 GESTÃO DO CONHECIMENTO ESTRATÉGICO ................................................ 16 5.1 CONCEITO ......................................................................................................... 17 5.2 OBJETIVO GERAL .............................................................................................. 17 5.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 17 6 CONCLUSÃO ........................................................................................................ 18 7 REFERÊNCIAS ...................................................................................................... 18 1 INTRODUÇÃO Vivemos na era da informação, e como o nome sugere, existe um volume imenso de informações, mas saber como utilizá-las é o grande desafio. As empresas, em sua maioria, falham nesse aspecto, pois muitas vezes elas não dispõem de estratégias para definir essa utilização e como ela será dada. Muitas empresas confundem dados com informações, não sabem classificá-las e organizá- las e isto se mostra um dos problemas principais. Primeiramente vamos definir o que é informação: “informação é quando os dados são classificados e organizados, gerando valor e conhecimento”. Um conjunto de dados não produz informação, como um conjunto de informações não produz conhecimento. Informações são registros ou fatos organizados, ou combinados, de forma significativa que gere conhecimento. O conhecimento são informações agregadas a outros elementos, podendo ser explícito ou tácito. Explícito quando pode ser documentado, rotineiro, gera treinamentos. Tácitos quando são difíceis de documentar, de registrar ou ensinar. O conhecimento está embutido em rotinas, processos, práticas e normas organizacionais, ele também é associado a uma consistência de relações que criam seu próprio contexto, permitindo obter um padrão associado tanto a repetitividade quanto a previsibilidade. O conhecimento é dependente do tipo de informação: o nível institucional, o nível intermediário e o nível operacional. No nível institucional, a informação serve para subsidiar o planejamento e a tomada de decisão de alto nível. No nível intermediário, a informação é utilizada para avaliar os processos, o planejamento e a tomada de decisão de nível gerencial. No nível operacional, a informação serve para monitorar o espaço geográfico e subsidiar o planejamento e a tomada de decisão de nível operacional. A fonte da informação pode ser formal e informal, sendo que a fonte formal são as que tem informações estruturadas, seguem um padrão previamente definido e a fonte informal não tem informações estruturadas, não segue um padrão pré- definido, é livre e pode variar conforme a época. A informação pode ser classificada como de atividade e de convívio. De atividade quando permite a organização garantir seu funcionamento, como por exemplo: as normas de rotinas. De convívio 7 quando possibilita aos indivíduos se relacionar e pode influenciar no comportamento, por exemplo: o código de ética. Percebemos que até certo ponto, o homem é capaz de processar, organizar e utilizar informações, mas com o crescente volume de dados, fica muito difícil guardar estas informações e transformá-las em conhecimento. Devido a isso, nas empresas acaba por ser necessário contratar um serviço de TI (Tecnologia da Informação), pois o volume dos dados, sem a devida classificação aumenta gradativamente os custos da mesma. Temos que recorrer aos sistemas de informação, que é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para atingir objetivos, sendo composto de entrada, processamento e saída. A CPU, ou computador, é um sistema de informações, dotado de entrada, processamento e saída, mas, por mais eficiente que sejam as máquinas, o fator humano jamais será descartado. O ser humano é o elemento primordial do sistema de informação, uma vez que é ele que otimiza o fluxo da informação, gera conhecimento e auxilia na tomada de decisão. A informação pode ser infinitamente compartilhada, quando é utilizada, aumenta o seu valor, mas quando replicada, eleva custos. A informação é relevante quando está devidamente armazenada, de fácil acesso e é útil, também deve ser quantificada, filtrada e qualificada. Ela deve ser adaptada aos diferentes indivíduos, no nível operacional, intermediário e alto nível. O data mining serve para gerar novas informações a partir dos dados disponíveis, gerando maior valor e conhecimento. Hoje temos banco de dados com bilhões de informações, e o que uma empresa faz com estas informações pode gerar conhecimento estratégico, nichos de mercado e subsidiar investimentos. O uso racional dos dados, transformados em informação, e a informação transformada em conhecimento, devidamente adaptado ao uso para os responsáveis de cada setor de uma empresa é o que vai aumentar a competitividade e a competência da mesma. 2 GESTÃO DE INFORMAÇÃO 2.1 DEFINIÇÃO, OBJETIVO, CICLO E OBJETO Preliminarmente, faz-se mister definir, demonstrar o objetivo e os ciclo de gestão da informação, assim como seu objeto. 8 Gestão da informação define-se como a aplicação de princípios administrativos à aquisição, organização, controle, disseminação e uso da informação para a operacionalização efetiva de organizações de todos os tipos, ou como “o gerenciamento de todo o ambiente informacional de uma organização”. FIGURA 1 – CICLO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO O principal objetivo da gestão da informação é identificar e potencializar recursos informacionais de uma organização ou empresa e sua capacidade de informação, ensinando-a a aprender e adaptar-se às mudanças ambientais. FIGURA 2 – CICLO INFORMACIONAL O ciclo de gestão da informação identifica-se, em grande parte, com o ciclo informacional utilizado pela biblioteconomia e ciência da informação. De forma simples, pode-se definir a gestão da informação como a aplicação do ciclo da informação (processo da Ciência da Informação) às organizações, conforme apresentado na figura 2. 9 O ciclo informacional é iniciado quando se detecta uma necessidade informacional, um problema a ser resolvido ou uma área ou assunto a ser analisado. É um processo que se inicia com a busca da solução a um problema, da necessidade de obter informações sobre algo, e passa pela identificação de quem gera o tipo de informação necessária, as fontes e o acesso, a seleção e aquisição, registro, representação, recuperação, análise e disseminação da informação, que, quando usada, aumenta o conhecimentoindividual e coletivo. São enfatizados nas aplicações da concepção, implementação e avaliação de sistemas de informação, os domínios ou assuntos de conhecimento específico, sobre os quais são aplicados os princípios da gestão da informação, como, por exemplo, o administrativo, o científico, o tecnológico, ou outra área. A gestão de recursos informacionais é um recurso legítimo que vem da necessidade de integrar e coordenar a heterogeneidade dos recursos informacionais que existem em uma organização (FRÖEHLICH, 1989). O objeto da área é a informação e o trabalho com a informação, transformando-a em produtos e serviços de utilidade (com valor agregado) para o cliente/usuário. Informação, no contexto da gestão da informação, refere-se a todos os tipos de informação de valor, tanto de origem interna quanto externa à organização. Inclui recursos que se originam na produção de dados, tais como de registros e arquivos, que vêm da gestão de pessoal, pesquisa de mercado, da observação e análise utilizando os princípios da inteligência competitiva, de uma vasta gama de fontes. Gestão da informação preocupa-se com o valor, qualidade, posse, uso e segurança da informação no contexto do desempenho organizacional (WILSON, 1997). A informação é um fator determinante para a melhoria de processos, produtos e serviços, tendo valor estratégico em organizações. A ideia da informação como ferramenta estratégica evoluiu depois que a gestão da informação mudou do seu foco inicial de gestão de documentos e dados, para recursos informacionais, mostrando resultados em relação à eficiência operacional, evitando desperdício e automatizando processos. A nova visão se espalhou por grandes corporações privadas, que passaram a instituir uma estrutura formal, em geral ligada ao alto escalão hierárquico, para cuidar da gestão dos recursos informacionais. Como objeto de investigação, a gestão de recursos informacionais se configura como área de interesse de diferentes campos do conhecimento, entre eles 10 a administração de empresas e a ciência da computação. A primeira buscou desenhar fluxos informacionais para o melhor funcionamento e possibilidade de intervenção em unidades de produção, enquanto a última desenvolveu ferramentas em apoio à tomada de decisão e planejamento estratégico, a saber: sistemas gerenciais, inteligência artificial e sistemas especialistas. A gerência de recursos informacionais enfatiza a análise dos conteúdos das informações ambientais internas e externas gerando inteligência para a tomada de decisão nas organizações, baseando-se fortemente nas tecnologias de informação e comunicação. 3 GESTÃO DO CONHECIMENTO 3.1 DEFINIÇÃO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO O que é a gestão do conhecimento? Para encontrar uma resposta satisfatória para esta pergunta constatamos, logo de saída, que é difícil falar da Gestão de Conhecimento em sentido abstrato. Em sentido restrito, somente faria sentido falar de Gestão do Conhecimento no seio de uma organização. Mas o que se subentende pelo termo organização? Podemos entender por organização em sentido lato, toda a comunidade ou conjunto de indivíduos cujos membros se estruturam e se articulam para obter determinados objetivos. Com isso em mente é importante frisar que o paradigma da organização costuma ser a empresa, porém, na acepção de nossa definição pode considerar-se, também, como organizações, outras comunidades de indivíduos, tais como um hospital, uma organização não governamental (ONG), um centro educativo, um ministério, um centro de pesquisa, uma instituição política e até, forçando um pouco a definição, uma unidade familiar. Após o esclarecimento de como pode ser entendido o termo organização, é possível introduzir a definição de que a Gestão da Comunicação pode ser entendida como sendo a disciplina que se encarrega de projetar e implementar um sistema cujo objetivo é identificar, captar e compartilhar sistematicamente o conhecimento contido em uma organização, de modo tal que possa ser convertido em valor para a mesma. Em outras palavras, tem-se que a Gestão do Conhecimento trabalha sistematicamente a informação e o conhecimento visando ao aumento da 11 capacidade de resposta da empresa ao meio ambiente com inovação e competência, desenvolvendo a eficácia e o conhecimento corporativo. Considerando esta definição, bem como será visto do decorrer do trabalho, o uso da informação para fins estratégicos, com a intensificação do uso da informação para fins estratégicos percebeu-se que o valor da empresa, na percepção do usuário e do mercado, incorpora aspectos “intangíveis” tais como valor da marca, peso das patentes geradas, capacidade de inovação, talento dos funcionários (em especial dos executivos) e suas relações com os clientes, software, processos únicos, desenhos organizacionais e outros. Percebeu-se que se esperavam das empresas novas e melhores práticas e soluções, ideias novas, processos de descoberta, novos insights, algo que a informação, por si só, por mais bem administrada que seja, não pode fornecer. Desta percepção, derivou a expressão “gestão do conhecimento”, uma disciplina que trabalha sistematicamente a informação e o conhecimento visando ao aumento da capacidade de resposta da empresa ao meio ambiente com inovação e competência, desenvolvendo a eficácia e o conhecimento corporativo. No que tange ao conhecimento, o foco da gestão da informação é voltado para o gerenciamento do conhecimento “explícito”, enquanto a gestão do conhecimento preocupa-se com o gerenciamento do conhecimento “tácito”. FIGURA 3 – CICLO DO CONHECIMENTO Em outras palavras, no momento de sua explicitação, o conhecimento transforma-se em informação. Desta forma, derivando da informação estão envolvidos os processos mentais de compreensão, entendimento e aprendizado dos indivíduos, incorporando-os às suas estruturas cognitivas únicas. Lembrando que 12 cada estrutura cognitiva é determinada pelas vivências próprias (biografia) de cada indivíduo. O conhecimento, em uma organização, representa as habilidades, intuição e know-how que o indivíduo adquire no contato diário com as suas atividades. Este conhecimento tácito é personalizado, difícil de ser formalizado ou articulado. As organizações devem usar a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões, neste contexto a criação do conhecimento representa inovação e vantagem competitiva, onde novos conhecimentos podem ser criados pela conversão do conhecimento, pela construção do conhecimento e pela conexão do conhecimento. Na conversão do conhecimento, a organização busca converter o conhecimento tácito de indivíduos criativos em conhecimento explícito. Os conceitos criados são avaliados, testados e elaborados por meio de arquétipos e protótipos, segundo sua adequação aos propósitos da organização. Finalmente, são transferidos para outros níveis da empresa, para desencadear novos ciclos de criação de conhecimento. Entre as atividades capazes de construir conhecimento, está a de partilhar a solução de problemas – circunstância em que indivíduos com atribuições diversas trabalham juntos: experimentam, implementam, integram novos processos e ferramentas, e “importam” conhecimentos. A experimentação permite à organização ampliar suas habilidades e cria novas capacidades para o futuro. Para ser bem- sucedida, a implantação de novos processos e ferramentas requer adaptação e complementação entre usuários e tecnologias. Informações sobre novas tecnologias e sobre o mercado são importadas e absorvidas pela organização. Neste quesito, entrao processo de monitoramento ambiental, que é uma atividade largamente usada na gestão da informação e na inteligência competitiva. Na conexão do conhecimento, a organização constitui parcerias de aprendizagem com outras empresas, de modo a transferir conhecimentos compatíveis com a cultura de trabalho e o estilo operacional da organização parceira. A organização que for capaz de integrar eficientemente os processos de criação de significado, construção do conhecimento e tomada de decisões pode ser considerada uma organização do conhecimento. 13 4 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 4.1 PLANEJAMENTO E ESTRATÉGIA As organizações contemporâneas atuam em ambientes cada vez mais dinâmicos, complexos e competitivos. Nesse contexto, para sobreviver, as organizações necessitam de um rumo, de uma direção e é por meio do planejamento que os administradores definem para onde a organização deve caminhar e como chegar lá. Nem todas tem um planejamento formal, mas quer tenham um formal ou informal, o planejamento é fundamental para que as organizações sejam capazes de responder com eficácia aos desafios ambientais e, assim, manterem uma trajetória rumo ao sucesso. E para isso mostra-se necessário lembrar que das quatro funções da administração – planejamento, organização, direção e controle; a primeira é a mais importante de todas, até mesmo pelo fato de todas as outras surgem a partir dela e tem ela como suas bases. 4.2 Estratégia, informação, conhecimento e inteligência As pesquisas sobre teoria organizacional revelam que as empresas criam e utilizam a informação em três arenas estratégicas: 1º) a empresa interpreta a informação sobre o ambiente de modo a dar significado ao que está acontecendo à organização e ao que ela está fazendo (gestão da informação e inteligência competitiva); 2º) cria novos conhecimentos, combinando a experiência de seus membros, de modo a aprender e inovar (gestão do conhecimento); 3º) finalmente, processa e analisa a informação de modo a escolher e empreender cursos de ação apropriados (inteligência estratégica). O processo de gestão do conhecimento, em si, é uma atividade independente, mas, quando ligada ao processo decisório, torna-se fortemente relacionada ao processo de gestão da informação e ao trabalho e análise da informação. A inteligência (estratégia) pode ser considerada síntese do processo de trabalho da informação e do conhecimento, gerando conhecimento novo capaz de indicar novos caminhos para a empresa, a inovação em si é inteligência também. 14 Em uma organização, informação, conhecimento e inteligência estão presentes nos seus processos de gestão, que alimentam o processo de tomada de decisão e o planejamento estratégico. O planejamento estratégico visa desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e também as mudanças de oportunidades de mercado e são por meio das estratégias, as empresam utilizam os seus pontos fortes para melhor aproveitar as oportunidades e programar ações minimizando o impacto das ameaças sobre seus pontos fracos (gerem as informações que possuem). É preciso inteligência na fase de definição da estratégia, na sua execução e integração. Portanto as organizações devem criar sistemas de avaliação e feedback que aperfeiçoem o fluxo de informações entre definição e a implementação da estratégia, de forma a possibilitar o aprendizado a partir dos resultados de seus esforços de execução – como resultado, a estratégia pode ser avaliada e redefinida de forma confiável, assim como o posicionamento institucional. Não se chega à inteligência pelo acesso passivo à informação, por isso que a inteligência deve ser criada, e é ao longo desse processo de criação, o processo da gestão da informação e do conhecimento, que se vai elaborando um sistema útil às organizações, integrado em sua cultura e em seus cenários voltados ao futuro. O planejamento estratégico depende desses processos, e o resultado é a tomada de decisão. Estes elementos se integram e se realimentam. A união dessas forças, interdependentes, constitui-se na inteligência corporativa, representada na figura a seguir: FIGURA 4 – INTEGRAÇÃO DA GESTÃO DE INFORMAÇÃO E GESTÃO DO CONHECIMENTO AO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 15 Nesta concepção, a inteligência corporativa inclui tanto o conceito de gestão da informação, quanto o de gestão do conhecimento, apoiada no método/processo de monitoramento do ambiente, para o planejamento e gestão da organização/empresa e nas tecnologias de informação e comunicação. Desse modo, Gestão da Informação, do Conhecimento e Inteligência Competitiva subsidiam a decisão estratégica. É importante enfatizar que a inteligência obtida por meio da gestão da informação e do conhecimento só é possível quando esta se torna um ativo. Quando se cria uma ordem útil a partir da capacidade intelectual gerada, ou seja, quando assume uma forma coerente (um sistema de informações estratégicas, uma mala direta, um banco de dados, uma base de consultas, um cadastro de autores e/ou de especialistas...) e quando capturada de uma forma que seja descrita, compartilhada e explorada pela organização. Este processo só é útil quando pode ser aplicado a algo que não poderia ser realizado se continuasse fragmentado. O capital intelectual nada mais é do que o conhecimento útil em nova embalagem. Assim compreendido, o planejamento estratégico pode ser entendido como o planejamento da organização como um todo, um processo gerencial que permite definir os propósitos e prioridades organizacionais (seu "negócio", nicho de mercado, propósito social, usuários e "mix de mercado") de forma eficaz e efetiva, relacionando a organização com o ambiente externo. Em suma: o planejamento estratégico define em longo prazo a direção da organização em termos de missão, propósitos, produtos, mercados, pesquisa, produção e comercialização. 16 5 GESTÃO DO CONHECIMENTO ESTRATÉGICO Ao se buscar caracterizar e sistematizar a gestão do conhecimento estratégico (GCE) é necessário contextualizar esse tipo de conhecimento. Assim, enquadra-se o conhecimento estratégico (CE) como conhecimento organizacional, tomando-se o cuidado de particularizá-lo, considerando que o conhecimento estratégico tem vínculo específico com a geração de estratégias. Isto quer dizer que nem todo conhecimento gerado em uma organização é conhecimento estratégico. Por exemplo, o conhecimento acumulado no processo que vai da seleção à contratação de um novo colaborador não necessariamente é enquadrado como conhecimento estratégico, uma vez que é comum a todas as empresas e não subsidia especialmente uma estratégia. No caso de tratar-se de uma empresa cuja finalidade fosse a seleção e contratação de profissionais, caracterizando uma competência essencial da organização, ter-se-ia, então, uma caracterização como conhecimento estratégico. FIGURA 5 – POSIÇÃO DO CONHECIMENTO ESTRÁTEGICO Antes, porém, de se conceituar o conhecimento estratégico, vale assinalar suas características diferenciais: a) é parte do conhecimento organizacional, não se confundindo com todo o conhecimento gerado na organização; b) é formado do acúmulo do saber de especialistas em estratégias e do conjunto de informações (estratégicas e de acompanhamento) da organização; c) é utilizado por estrategistas e fundamenta a tomada de decisão estratégica dos decisores da alta administração. 17 5.1 CONCEITO Conceitua-se, então, o conhecimento estratégico como o tipo de conhecimento organizacionalque abarca saberes relacionados ao planejamento, à descrição, ao impacto, à predição, à avaliação e à geração de estratégias. É, portanto, o processo de criação, captura, assimilação e disseminação de conhecimento organizacional, sendo formado por informações estratégicas e de acompanhamento, bem como pela “intuição” de estrategistas e decisores nos processos de formulação e decisão estratégicas. Há de se estabelecer aqui a diferenciação entre formulação e decisão estratégicas. A formulação estratégica é o processo de desenvolvimento da reflexão estratégica, resultado de uma elaboração cognitiva (diagnóstico, avaliação das alternativas, escolha e implantação) e que sofre influência de fatores como a estrutura, a política e o poder, a cultura organizacional e mesmo as emoções. Trata- se do processo que precede a decisão estratégica e é realizada por estrategistas. Por outro lado, a decisão estratégica é a integração entre fins (os objetivos estratégicos) e meios (as ações estratégicas), sendo influenciada pelos limites cognitivos do decisor, da complexidade do problema e de conflitos entre os decisores. Ou seja, é a tomada de decisão sobre a estratégia a ser adotada, realizada pelo decisor detentor de autoridade formal dentro da organização. 5.2 OBJETIVO GERAL A Gestão do Conhecimento Estratégico tem por objetivo avaliar de forma sistêmica o contexto da gestão de todo o conhecimento relacionado à vantagem competitiva, à administração estratégica, a técnicas de planejamento estratégico e a temas correlatos, de forma a organizar e tratar essa informação, até que se transforme em conhecimento quando utilizado por especialistas em estratégia e decisores que dele necessitem. 5.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS São objetivos específicos da gestão do conhecimento estratégico: 18 a) estudar a elicitação, a transferência e a utilização de um tipo particular de conhecimento, buscando maior entendimento do conhecimento estratégico; b) estabelecer método de sistematização do conhecimento estratégico, de forma a auxiliar os novatos estrategistas e decisores na apreensão e no uso desse conhecimento em suas atividades; c) estabelecer mecanismos que possibilitem manter o conhecimento estratégico em base de conhecimento especializada, ainda que estrategistas e decisores experientes deixem a organização; d) avaliar a estratégia empresarial no contexto da gestão do conhecimento, voltando-se para a relação estratégia-conhecimento. 6 CONCLUSÃO A informação pode ser tanto um produto quanto uma ferramenta (conhecimento) para uma organização, mas ela precisa ser usada, analisada e tratada de uma maneira adequada senão mais prejudicaria do que ajudaria. No ambiente corporativo essa informação lapidada em inteligência (estratégia) ajudaria na elaboração e no planejamento estratégico, que, por sua vez, dariam uma direção para a empresa. Juntando todas as etapas anteriores chegasse a gestão do conhecimento estratégico. Nesta última etapa antes da decisão final é que um grupo que usa o conhecimento organizacional para formular estratégias. Portanto, antes de uma empresa tomar uma decisão ela dever vericar as informações filtradas e tratadas pela gestão da informação e do conhecimento, depois criar uma estratégia, está será mais desenvolvida através do planejamento estratégico, para só então o setor responsável pelo conhecimento estratégico conhecimento avaliar as medidas que devem ser tomadas. 7 REFERÊNCIAS TARAPANOFF, Kira (Organizadora). Inteligência, informação e conhecimento em corporações. Brasília: IBICT, UNESCO, 2006. 456 p. 19 SOBRAL, Filipe; PECI, ALKETA. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. 398 p. CAVALCANTE, Carlos Eduardo. Gestão do conhecimento na administração central da empresa brasileira de correios e telégrafos. XVI Congresso Brasileiro de Custos. Fortaleza, CE, Brasil, 03 a 05 de novembro de 2009. MIRANDA, Roberto Campos da Rocha. O uso da informação na formulação de ações estratégicas pelas empresas. Brasília, set./dez. 1999, v. 28, n. 3, 286-292 p. TARAPANOFF, Kira. MACROPLANEJAMENTO E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: a metodologia de cenários e outros métodos de previsão – estudo de casos. Brasília: Departamento de Ciência da Informação e Documentação, Universidade de Brasília. 23-24 p.
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