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Material para estudo da prova de Gestão de Processos

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Material para estudo da prova de Gestão de Processos.
1- Definição de processo:
-Dicionário, refere-se a andar para frente.
b) Processos são atividades previamente estabelecidas cujo objetivo é determinar como o trabalho será realizado em uma organização. 
Em outros termos, constituem um conjunto de ações relacionadas entre si de forma lógica e coerente a fim de promover um output favorável. 
2- O que fazem os administradores?
Nível estratégico: diretoria: comunicação e gestão de pessoas: definem objetivos e metas.
Nível Tático: gerencia: motivação e liderança: estabelecem estratégias
Nível Operacional: supervisores/coordenadores: solução de conflitos: desenvolvem planos para coordenar atividades.
3- Onde cada área administrativa atua no controle administrativo?
N. Estratégico: Avalia o desempenho organizacional.
N. Tático: avalia o desempenho departamental.
N. Operacional: avalia o desempenho individual.
4- Quais as habilidades que um administrador precisa para ter sucesso na capacidade de negociação?
Habilidades técnica, conceitual e humana.
5- Descreva as habilidades Técnica, Humana e Conceitual:
Habilidades técnicas: utiliza o conhecimento em método, técnicas e equipamentos necessários para execução de tarefas específicas por meio da educação e experiência. (mais importância no nível operacional).
Habilidades humanas: capacidade e facilidade pra trabalhar com pessoas, comunicação, compreensão das atitudes e motivações e liderar grupos. (importância em todos os níveis).
Habilidades conceituais: compreender complexibilidades (importância em todos os níveis).de das organizações e ajustamentos de suas partes. Habilidades que permitem um comportamento de acordo com os objetivo da organização. (importante no nível institucional).
6- Defina uma estrutura organizacional:
É a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. Criando um conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.
7- Cite algumas características das estruturas organizacionais informais.
a) Surgem a partir da rede de relações pessoais.
b) Emergidas sem planejamento.
c) Não visível no organograma formal da empresa.
d) Forte influencia na empresa.
8- Cite vantagens e desvantagens deste tipo de estrutura, informal:
Vantagens:
a) maior rapidez no processo.
b) complementa a estrutura formal.
c) reduz carga de comunicação entre os chefes.
d) motiva e integra as pessoas.
Desvantagens:
a) dificuldade de controle
b) possibilidade de atrito entre pessoas
c) desconhecimento das chefias
9- Descreva os três níveis organizacionais:
a) Nível institucional, são os diretores e assessores.
b) Nível intermediário, são os gerentes.
c) Nível operacional, são os supervisores
10- Como você definiria as diferenças entre os níveis organizacionais?
Institucional, atua na área estratégica, sua abrangência envolve toda a organização, suas ações são de longo prazo.
Intermediário, atua na área tática, envolve uma unidade especifica da organização e suas ações são de médio prazo.
Operacional: atua na área operacional, envolve uma operação ou tarefa específica e sua ação é de curto prazo.
11- Como são representadas as estruturas formais?
Em forma de organograma e representam principalmente a configuração de comando e a hierarquia da empresa. Contemplam órgãos de linha, órgãos de assessoria, estruturas achatadas e altas.
12- O que é um organograma?
È o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e hierarquia dos órgãos.
13- Qual seus objetivos (organograma).
Usado para representar as relações hierárquicas, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.
14- Qual os tipos de estrutura de organograma de uma empresa. Comente sobre cada um deles;
Estrutura linear: baseado na antiga estrutura militar. A autoridade passa pelos níveis de gerenciamento e de supervisão para chegar ao trabalhador, operacionalizador da atividade.
Vantagens: linha hierárquica claramente definida, fácil identificação de desvios, disciplina rígida, limitação de responsabilidade.
Desvantagens: exigem chefes excepcionais, sobrecarga na direção, não favorece cooperação, processos burocráticos e dificulta a sucessão de cargos.
Estrutura funcional: retrata a organização como conjunto de funções, podendo ser ou não inter-relacionadas. A autoridade passa pelos níveis de gerenciamento para ser compartilhada entre funções técnicas e administrativas.
Vantagens: promovem aperfeiçoamento e especialização, diminui a projeção individual, promove cooperação e o trabalho em equipe.
Desvantagens: Resistência dos subalternos a cooperação. Requer grande habilidade por parte dos gerentes.
Estrutura Linha-Staff: combina a estrutura linear e funcional, com predomínio da linear. Incrementa as vantagens das duas estruturas visando diminuir as desvantagens.
Coexistem órgãos em linha e órgãos de execução de assessoria com relações entre si, é o modelo mais usado.
Vantagens: Assegura assessoria especializada e inovadora mantendo o principio de autoridade única. Atividade conjunta e coordenada dos órgãos de linha e órgãos da staff.
Desvantagens: Conflitos entre órgãos de linha e staff, dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
Estrutura matricial
(matriz): combina duas formas de departamentalização, funcional e produto, na mesma estrutura organizada.
Cada departamento passa a ter uma dupla subordinação, dos gerentes funcionais e de produto/projeto simultaneamente. Como visto é uma estrutura mista.
Vantagens: Permite ganho das vantagens das estruturas: funcional e de produto/projeto, enquanto neutraliza as fraquezas de ambas. Seu desenho matricial emite satisfazer duas necessidades: especialização e coordenação.
Desvantagens: Viola a unidade de comando e introduz conflitos de duplicidade de supervisão.
15- Defina fluxograma:
È a representação gráfica sistematizada das fases ou etapas de um processo.
16- Conceitue fluxograma:
Visualização gráfica de cada passo de uma rotina e a integração deste passo no contexto geral, facilitando a compreensão e analise das informações. 
(Que/Quem/Como -> que trabalho esta sendo feito, quem esta realizando o trabalho e como flui o trabalho entre os participantes e o processo).
17- Quais as principais características do fluxograma vertical:
- Modelo mais conhecido e mais divulgado.
- Pobreza na transmissão de mensagens.
- Simplista em sua confecção e aprendizagem.
- Mais indicado para rotinas com pequeno numero de passos.
(desvantagens: o fluxo “vai e vem” não é visualizado graficamente)
Simbologia:
18- Quais as principais características do fluxograma horizontal:
- Bastante simples na sua confecção
- Mais eficaz que o fluxograma vertical
- Constituído por uma série de faias verticais, cada uma representando uma área ou um funcionário.
- Visualização paralela da existência e inexistência dos trabalhos, ou seja simultaneidade de execução.
- Fácil visão global
(confecção textual, mais trabalhosa. Verificação de documentação “emissão e classificação” descrita textualmente).

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