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Material para estudo da prova de Gestão de Processos. 1- Definição de processo: -Dicionário, refere-se a andar para frente. b) Processos são atividades previamente estabelecidas cujo objetivo é determinar como o trabalho será realizado em uma organização. Em outros termos, constituem um conjunto de ações relacionadas entre si de forma lógica e coerente a fim de promover um output favorável. 2- O que fazem os administradores? Nível estratégico: diretoria: comunicação e gestão de pessoas: definem objetivos e metas. Nível Tático: gerencia: motivação e liderança: estabelecem estratégias Nível Operacional: supervisores/coordenadores: solução de conflitos: desenvolvem planos para coordenar atividades. 3- Onde cada área administrativa atua no controle administrativo? N. Estratégico: Avalia o desempenho organizacional. N. Tático: avalia o desempenho departamental. N. Operacional: avalia o desempenho individual. 4- Quais as habilidades que um administrador precisa para ter sucesso na capacidade de negociação? Habilidades técnica, conceitual e humana. 5- Descreva as habilidades Técnica, Humana e Conceitual: Habilidades técnicas: utiliza o conhecimento em método, técnicas e equipamentos necessários para execução de tarefas específicas por meio da educação e experiência. (mais importância no nível operacional). Habilidades humanas: capacidade e facilidade pra trabalhar com pessoas, comunicação, compreensão das atitudes e motivações e liderar grupos. (importância em todos os níveis). Habilidades conceituais: compreender complexibilidades (importância em todos os níveis).de das organizações e ajustamentos de suas partes. Habilidades que permitem um comportamento de acordo com os objetivo da organização. (importante no nível institucional). 6- Defina uma estrutura organizacional: É a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. Criando um conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. 7- Cite algumas características das estruturas organizacionais informais. a) Surgem a partir da rede de relações pessoais. b) Emergidas sem planejamento. c) Não visível no organograma formal da empresa. d) Forte influencia na empresa. 8- Cite vantagens e desvantagens deste tipo de estrutura, informal: Vantagens: a) maior rapidez no processo. b) complementa a estrutura formal. c) reduz carga de comunicação entre os chefes. d) motiva e integra as pessoas. Desvantagens: a) dificuldade de controle b) possibilidade de atrito entre pessoas c) desconhecimento das chefias 9- Descreva os três níveis organizacionais: a) Nível institucional, são os diretores e assessores. b) Nível intermediário, são os gerentes. c) Nível operacional, são os supervisores 10- Como você definiria as diferenças entre os níveis organizacionais? Institucional, atua na área estratégica, sua abrangência envolve toda a organização, suas ações são de longo prazo. Intermediário, atua na área tática, envolve uma unidade especifica da organização e suas ações são de médio prazo. Operacional: atua na área operacional, envolve uma operação ou tarefa específica e sua ação é de curto prazo. 11- Como são representadas as estruturas formais? Em forma de organograma e representam principalmente a configuração de comando e a hierarquia da empresa. Contemplam órgãos de linha, órgãos de assessoria, estruturas achatadas e altas. 12- O que é um organograma? È o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e hierarquia dos órgãos. 13- Qual seus objetivos (organograma). Usado para representar as relações hierárquicas, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. 14- Qual os tipos de estrutura de organograma de uma empresa. Comente sobre cada um deles; Estrutura linear: baseado na antiga estrutura militar. A autoridade passa pelos níveis de gerenciamento e de supervisão para chegar ao trabalhador, operacionalizador da atividade. Vantagens: linha hierárquica claramente definida, fácil identificação de desvios, disciplina rígida, limitação de responsabilidade. Desvantagens: exigem chefes excepcionais, sobrecarga na direção, não favorece cooperação, processos burocráticos e dificulta a sucessão de cargos. Estrutura funcional: retrata a organização como conjunto de funções, podendo ser ou não inter-relacionadas. A autoridade passa pelos níveis de gerenciamento para ser compartilhada entre funções técnicas e administrativas. Vantagens: promovem aperfeiçoamento e especialização, diminui a projeção individual, promove cooperação e o trabalho em equipe. Desvantagens: Resistência dos subalternos a cooperação. Requer grande habilidade por parte dos gerentes. Estrutura Linha-Staff: combina a estrutura linear e funcional, com predomínio da linear. Incrementa as vantagens das duas estruturas visando diminuir as desvantagens. Coexistem órgãos em linha e órgãos de execução de assessoria com relações entre si, é o modelo mais usado. Vantagens: Assegura assessoria especializada e inovadora mantendo o principio de autoridade única. Atividade conjunta e coordenada dos órgãos de linha e órgãos da staff. Desvantagens: Conflitos entre órgãos de linha e staff, dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff. Estrutura matricial (matriz): combina duas formas de departamentalização, funcional e produto, na mesma estrutura organizada. Cada departamento passa a ter uma dupla subordinação, dos gerentes funcionais e de produto/projeto simultaneamente. Como visto é uma estrutura mista. Vantagens: Permite ganho das vantagens das estruturas: funcional e de produto/projeto, enquanto neutraliza as fraquezas de ambas. Seu desenho matricial emite satisfazer duas necessidades: especialização e coordenação. Desvantagens: Viola a unidade de comando e introduz conflitos de duplicidade de supervisão. 15- Defina fluxograma: È a representação gráfica sistematizada das fases ou etapas de um processo. 16- Conceitue fluxograma: Visualização gráfica de cada passo de uma rotina e a integração deste passo no contexto geral, facilitando a compreensão e analise das informações. (Que/Quem/Como -> que trabalho esta sendo feito, quem esta realizando o trabalho e como flui o trabalho entre os participantes e o processo). 17- Quais as principais características do fluxograma vertical: - Modelo mais conhecido e mais divulgado. - Pobreza na transmissão de mensagens. - Simplista em sua confecção e aprendizagem. - Mais indicado para rotinas com pequeno numero de passos. (desvantagens: o fluxo “vai e vem” não é visualizado graficamente) Simbologia: 18- Quais as principais características do fluxograma horizontal: - Bastante simples na sua confecção - Mais eficaz que o fluxograma vertical - Constituído por uma série de faias verticais, cada uma representando uma área ou um funcionário. - Visualização paralela da existência e inexistência dos trabalhos, ou seja simultaneidade de execução. - Fácil visão global (confecção textual, mais trabalhosa. Verificação de documentação “emissão e classificação” descrita textualmente).
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