Procedimentos

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Bruna Castro
Daniela Resende
Edimar Costa
Fernanda Costa
Jéssika Ferreira
Mariana Paolucci
Patriciana Nunes
UNIPAC – Universidade Presidente Antônio Carlos
5° Período Engenharia de Produção
Engenharia de Métodos e Processos
Professora: Jussara
Procedimentos
Manual:
 É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas objetivas, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
Razões Para Adoção de Manuais
Crescimento da organização - quando não é mais possível dar instruções particulares para cada empregado.
 Complexidade da Operação - quando não é mais possível dar explicações individuais. Nos Manuais estão previstos todos os casos.
Alta taxa de Turnover - quando a rotatividade de pessoal é grande, torna-se impraticável o treinamento exaustivo de cada novo funcionário.
Requisitos básicos de utilização de manuais administrativos
Necessidade real e efetiva da empresa
Diagramação estruturada e adequada para suas finalidades
Redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, bem como bom índice ou sumário
Instruções autenticas necessárias e suficientes
Distribuição a todos os funcionários que dele necessitem
Racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários dos sistemas abordados no manual
Adequada flexibilidade
Um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição
Tipos de manuais administrativos
Manual de organização
Manual de normas e procedimentos
Manual de políticas e diretrizes
Manual de instruções especializadas
Manual do empregado
Manual de finalidade múltipla
Manual de Organização
Também conhecido como manual de funções.
 Tem por finalidade estabelecer e definir os deveres e responsabilidades relacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa.
Finalidade
Estabelecer as unidades organizacionais da empresa
Identifica o plano de organização da empresa
Identificar como a empresa está organizada (de maneira clara)
Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional da empresa
Fazer com que as informações estejam em conformidade com as políticas e objetivos gerais da empresa
Conteúdo
Objetivos gerais e setoriais da empresa
Organograma geral e parcial
Relação das funções principais
Relações de linha e assessoria
Níveis hierárquicos e amplitude de controle
Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar
Aspectos de centralização e descentralização
Interação ao sistema de comunicações
Interação ao sistema de informações e decisões
Manual de Normas e procedimentos
Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.
Finalidade
Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos
Atribuir às unidades organizacionais,competência para definir as orientações a serem incluídas no manual.
Conteúdo
Normas: quem executa ou pode executar os trabalhos administrativos
Procedimentos: como estes trabalhos são executados
Formulários: indicação e manipulação dos documentos que circulam nos processos administrativos
Fluxogramas: indicação dos gráficos representativos dos diversos procedimentos descritos
Anexos.
Manual de políticas e diretrizes
Contém a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de decisões que levam ao alcance dos objetivos estabelecidos.
Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão.
As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes, baseadas numa explicação das relações de trabalho da organização
Finalidade
 
Oferecer condições para que os executivos concentrem-se em decisões que fujam aos padrões normais da organização 
Permitir um maior nível de delegação
Conteúdo
Políticas de Marketing
Políticas de Recursos Humanos
Políticas de Produção
Políticas de Finanças
Manual de Instruções Especializadas
Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa.
“Manual do vendedor” ou “Manual da telefonista”. Recomendável quando há um número de funcionários nas funções especificadas que justifique seu uso.
Finalidade
Melhor treinamento de um grupo específico de funcionários.
Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de funcionários.
Conteúdo
Objetivos básicos
Informações sobre o cargo/ função
Interação das tarefas com as demais
Instrução da execução de tarefas
Instrução para avaliação de tarefas 
Manual do Empregado
Particularmente importantes em médias e grandes organizações, principalmente nos níveis mais baixos destas. Serve para propiciar maior motivação no uso pelo empregado, deve ter boa diagramação,redação e impressão.
Finalidade
Permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização
Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário
Facilitar o treinamento do novo funcionário
Conteúdo
Atividades desenvolvidas pela empresa
Breve resumo histórico
Objetivos gerais da alta administração
Explicação do sistema de autoridade
Política de incentivos
Direitos e obrigações do empregado
Política de sanções
Canais de comunicação
Normas de conduta
Serviços que a empresa presta a seus empregados
Manual de finalidade múltipla
Em algumas situações pode ser interessante o uso de apenas um manual que atenda vários aspectos que ocorrem devido a:
Volume de atividades
Número de empregados
Simplicidade da estrutura organizacional.
Finalidade
Informar aos empregados sobre os mais variados aspectos da empresa
Servir como base de treinamento e avaliação do plano organizacional da empresa
Conteúdo
Título
Índice
Prefácio
Histórico da empresa
Políticas gerais da empresa
Aspectos básicos da organização
Unidades organizacionais da empresa, funções, autoridades e responsabilidades
Regulamento interno
Equipamentos disponíveis e sua manutenção
Observações sobre o pessoal, tais como: contratação, promoções, rescisões, faltas, benefícios e atividades sociais.
Vantagens do uso de Manuais
Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções
 Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas
 Facilitam o treinamento de funcionários; novos e antigos (reciclagem)
Permitem maior delegação de autoridade
Descentralização
Maior predisposição para assumir responsabilidades
Desvantagens do uso de Manuais
Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de problemas possíveis.
Custo normalmente alto.
Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis.
Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente.
Estrutura de um manual
Apresentação: Enfoca o objetivo
Índice numérico ou sumário: Indica o assunto e o n.ºda página.
Instruções para uso: disposição do conteúdo básico,princípios em que se baseiam os capítulos,codificação, utilização dos apêndices e glossário.
Conteúdo básico: a razão de ser do manual.
Apêndice: formulários, fluxogramas, organogramas,gráficos, exemplos, etc.
Glossário: dicionário de termos técnicos em ordem alfabética.
Índice temático: conjunto de temas relativos ao assunto e sua localização no conjunto.
Bibliografia.
Processos de atualização do manual
Revisão: é uma impressão das folhas corrigidas.Neste caso, as folhas revistas substituem as de número correspondente nas publicações existentes
Reemissão: é uma nova edição completa do corpo do manual e/ou dos elementos adicionais, que substitui a publicação original e inclui novas revisões
Cancelamento: através da publicação da folha de cancelamento
Fases para elaboração de um manual
Definição do objetivo do manual
Escolha do(s) responsável (eis) pela sua preparação
Análise preliminar da empresa
Planejamento
Levantamento de informações
Elaboração propriamente dita: Redação,Diagramação, Formato, Codificação, Impressão,Encadernação,
Teste-piloto;
Distribuição
Instrução aos usuários
Acompanhamento do uso
Resumo
Manuais é um conjunto de normas,procedimentos, funções, atividades e políticas.
Há cinco tipos de manuais (de organização,de políticas e diretrizes, normas e procedimentos,do empregado e informações especializadas)
Para a construção de um manual necessita-se seguir um roteiro
Os manuais necessitam de uma atualização com certa frequência, pois podem tornar-se obsoletos.
OBRIGADO!