Slides de Gerenciamento das Aquisicoes do Projeto

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Título da apresentação 
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Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS 
 Curso Gestão de Projetos II 
Prof. Elton Siqueira Moura 
Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS 
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II 
Gerenciamento 
das Aquisições em 
Projetos 
Prof. Elton Siqueira Moura 
OBJETIVOS 
• Compreender a importância de uma boa gestão 
de compras/contratos; 
• Conhecer os processos de gerenciamento de 
aquisições em projetos; 
• Conhecer alguns tipos de contratos e suas 
vantagens e desvantagens. 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
O gerenciamento de aquisições do projeto inclui 
os processos para comprar ou adquirir os 
produtos, serviços ou resultados necessários de 
fora da equipe do projeto para realizar o 
trabalho 
 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Planejar aquisições 
• Realizar aquisições 
• Administrar as aquisições 
• Encerrar as aquisições 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Os processos envolvem contratos legais entre 
um comprador e fornecedor 
• É responsabilidade da equipe de 
gerenciamento do projeto assegurar que todas 
as aquisições atendam às necessidades 
específicas do projeto e, ao mesmo tempo, 
cumpram as políticas de aquisição da 
organização. 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Contrato = Acordo = Combinação = 
Subcontrato = Pedido de compra 
• Atentar para as políticas de compras da 
organização 
• Buscar apoio com os especialistas em 
contratos, compras, aspectos jurídicos e 
disciplinas técnicas 
• Elemento para identificar riscos 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Se a aquisição não for somente de materiais de 
prateleira, mercadorias ou produtos comuns, o 
fornecedor em geral vai gerenciar o trabalho 
como um projeto 
• Neste capítulo a equipe do projeto é a 
compradora, e os fornecedores são 
organizações externas à equipe do projeto 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Regras gerais: 
– Os contratos exigem formalidade 
– Todos os requisitos do produto e gerenciamento de 
projetos devem estar definidos no contrato 
– Se não estiver no contrato, só poderá ser feito se 
uma solicitação de mudança for emitida 
– Se estiver no contrato, deve ser feito 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Regras gerais: 
– As mudanças no contrato devem estar por escrito 
– Os contratos devem ajudar a reduzir o risco do 
projeto 
– Os contratos estabelecem uma relação legal 
– A maioria dos governos apoia todos os contratos, 
fornecendo um sistema judicial para resolução de 
disputas 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Função do gerente de projetos: 
– Conhecer o processo de aquisições 
– Entender os termos e as condições do contrato 
– Garantir que o contrato contenha todos os requisitos de 
gerenciamento de projeto considerados necessários, como 
comparecimento a reuniões, relatórios, ações e 
comunicações 
– Identificar riscos e incorporar mitigação e alocação de 
riscos no contrato 
– Ajudar a adaptar o contrato às necessidades exclusivas do 
projeto 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
• Função do gerente de projetos: 
– Estar envolvido durante a negociação do contrato para 
proteger o relacionamento com o fornecedor 
– Proteger a integridade do projeto e a capacidade de obter 
que o trabalho seja concluído 
– Exigir o cumprimento de todo o contrato e não apenas da 
declaração do trabalho do contrato 
– Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as 
mudanças no contrato 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
Vantagens Centralização Contratos Desvantagens 
Aumento dos conhecimentos sobre 
contratações 
Uma pessoa de contratos pode 
trabalhar em muitos projetos 
Um departamento de contratação fornecerá a 
seus empregados melhoria contínua, 
treinamento e compartilhamento das lições 
aprendidas 
Pode ser mais difícil obter ajuda 
sobre contratos, quando necessário 
Práticas padronizadas na empresa 
Os profissionais de contratações tem um 
caminho de carreira claramente definido na 
profissão de contratação 
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 
DO PROJETO 
Vantagens Descentralização Contratos Desvantagens 
Acesso mais fácil aos conhecimentos sobre 
contratações, porque os especialistas em contratos 
estão na equipe 
Não há departamento funcional para qual a 
pessoa de contrato volte depois da conclusão do 
projeto 
Mais fidelidade ao projeto Dificuldade para manter um alto nível de 
conhecimento sobre contratações na empresa 
Experiência em contratações com mais foco Duplicação de conhecimentos e uso ineficiente 
dos recursos de contratações entre os projetos 
Pouca padronização das práticas de contratações 
de um projeto para o seguinte 
Tendência para não haver um caminho de 
carreira definido na profissão de contratações 
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II 
Planejar as 
aquisições 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
É o processo de documentação das decisões de 
compras do projeto, especificando a 
abordagem e identificando fornecedores em 
potencial 
 
Quais produtos e serviços precisamos adquirir 
para este projeto? 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Análise de Fazer ou Comprar 
– As economias de custos com a compra podem ser 
excedidas pelo custo de gerenciar as aquisições 
– Um dos principais motivos para comprar é reduzir 
o risco para qualquer componente da “restrição 
tripla” 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Análise de Fazer ou Comprar 
– É melhor fazer se: 
• Você tem uma fábrica ou força de trabalho ociosa 
• Você quer manter o controle 
• O trabalho envolve informações ou procedimentos 
proprietários 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Análise de Fazer ou Comprar 
 
Você está tentando decidir entre locar ou comprar um 
item para o seu projeto. O custo diário da locação é 
$120. Para comprar o item, o custo do investimento é $ 
1.000 e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será 
necessário para que o custo da locação seja igual ao 
custo da compra? 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Análise de Fazer ou Comprar 
 
$ 120D = $ 1.000 + $20D 
$ 120D - $20D = $1.000 
$100D = $1.000 
D = 10 
 
E então? Você compraria ou alugaria? 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
Resposta 
 
Se você acha que precisará do item durante mais de 10 
dias, deve considerar a compra para reduzir o custo. 
 
Outras considerações: 
– Grau de risco a ser aceito pela empresa 
– Situação micro e macro da economia 
– Evolução tecnológica 
– Fluxo de caixa da empresa 
– ... 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Seleção do tipo de contrato 
– O objetivo é obter uma distribuição razoável do 
risco entre o comprador e o fornecedor, e o maior 
incentivo para o desempenho eficiente e 
econômico do fornecedor 
– Em geral existem 3 tipos de contratos: 
• Custos reembolsáveis (CR) 
• Tempo e material (T&M) 
• Preço fixo (F) 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Seleção do tipo de contrato 
– Fatores que influenciam a seleção 
• O quanto a declaração de trabalho do contrato é ou pode 
ser bem definida 
• A quantidade ou freqüência das mudanças esperadas 
após o início do projeto 
• O nível de esforço e conhecimentos que o comprador 
pode dedicar a gerenciar o fornecedor 
• Padrões do setor para o tipo de contrato usado 
• Quantidade de competição no mercado 
• Quantidade de risco 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Custos reembolsáveis 
• Os custos do fornecedorsão reembolsados, acrescidos 
de um valor adicional 
• Os custos são desconhecidos 
• O comprador tem maior risco de custos 
• O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe 
como fazer 
• O fornecedor descreverá o trabalho detalhado 
• Projetos de P&D, TI, ... 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Custos reembolsáveis 
• Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais 
percentual do custo (CMPC) 
– Normalmente os governos não o aceitam 
– O comprador paga todos os custos e ainda um percentual de 
custo como remuneração 
– Os fornecedores não são motivados a controlar os custos 
– Ex. Contrato = Custo + 10% dos custos como remuneração 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Custos reembolsáveis 
• Custo mais remuneração fixa (CMRF) 
– O comprador paga todos os custos, mas a remuneração (lucro) é 
fixada em um valor monetários específico 
– Ajuda a manter os custos do fornecedor sob controle 
– A remuneração só é alterada com pedidos de mudanças 
aprovadas 
– Ex. Contrato = Custo + remuneração de $ 100.000 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Custos reembolsáveis 
• Custo mais remuneração de incentivo (CMRI) 
– Este tipo paga todos os custos e uma remuneração acordada, 
acrescida de um bônus por superação dos objetivos de 
desempenho definidos no contrato 
• Custo mais remuneração de prêmio (CMRP) 
– Este tipo paga todos os custos e uma proporção de bônus com 
base no desempenho 
– Semelhante ao CMRI, exceto que o montante do prêmio é 
determinado com antecedência e distribuição 
proporcionalmente dependendo do desempenho 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
Vantagens Desvantagens 
Declaração mais simples do trabalho do 
contrato 
Exige auditoria das faturas dos fornecedores 
Em geral, exige menos trabalho para 
escrever o escopo do que o preço fixo 
Requer que o comprador tenha mais trabalho 
para gerenciar 
Em geral, o custo é inferior ao preço fixo, 
porque o fornecedor não precisa fazer 
acréscimos para compensar os riscos 
Em geral, o fornecedor só tem um incentivo 
moderado para controlar os custos 
O preço total é desconhecido 
Custos Reembolsáveis 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Tempo e Material (T&M) 
• Geralmente usado para valores e períodos reduzidos 
• O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou 
por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e 
um contrato de custos reembolsáveis 
• Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais 
ao preço do custo 
• Ex. $5 por metro linear de madeira 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
Vantagens Desvantagens 
Rápido de criar O lucro está incluído em todas as horas 
cobradas 
A duração do contrato é breve O fornecedor não tem incentivos para 
controlar os custos 
É uma boa opção quando você está 
contratando “braços” ou pessoas para 
aumentar sua equipe 
Só é apropriado para projetos pequenos 
Exige mais supervisão de rotina de 
comprador 
Tempo & Material 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Preço Fixo (PF) ou preço global ou preço fixo 
garantido 
• Tipo de contrato mais comum no mundo 
• Um preço é acordado para todo o trabalho 
• O comprador tem o menor risco de custos, desde que o 
escopo seja completamente definido 
• O fornecedor tem o maior risco de custos 
• Ex. Contrato = $ 1.100.000 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Preço Fixo (PF) ou preço global ou preço fixo 
garantido 
• PFRI (reajuste de incentivo) 
– Ex. Contrato = $ 1.100.000. Para cada mês em que o projeto 
termine antes do prazo, $ 10.000 adicionais serão pagos ao 
fornecedor 
• PFAEP (ajuste econômico do preço) 
– Ex. Contrato = $ 1.100.000, mas um aumento de preço será 
permitido no segundo ano para compensar aumentos nos 
custos de materiais específicos 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
Vantagens Desvantagens 
Menos trabalho para ser gerenciado pelo 
comprador 
O fornecedor pode subestimar o preço do 
trabalho e tentar obter lucros com 
solicitações de mudanças 
O fornecedor tem um incentivo forte para 
controlar os custos 
O fornecedor pode não concluir parte da 
declaração do trabalho do contrato se 
começar a perder dinheiro 
As empresas tem experiência com esse tipo Mais trabalho para que o comprador escreva 
a declaração do trabalho do contrato 
O comprador sabe o preço total no início do 
projeto 
Pode ser mais caro do que CR se a 
declaração do trabalho do contrato estiver 
incompleta: o fornecedor precisar aumentar 
o preço para compensar o aumento do risco 
Preço Fixo 
PLANEJAR AS AQUISIÇÕES 
• Tipos de Contratos 
– Pedido de compra 
• Contrato de preço fixo 
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II 
Realizar as 
aquisições 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
É o processo de obtenção de respostas de 
fornecedores, seleção de um fornecedor e 
adjudicação de um contrato. 
 
Nesse processo a equipe receberá licitações ou 
propostas e aplicará critérios de seleção 
previamente definidos para escolher um ou 
mais fornecedores que sejam qualificados para 
realizar o trabalho 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
• Ferramentas e técnicas: 
– Reuniões com licitantes 
– Técnicas de avaliação de propostas 
– Estimativas independentes 
– Opinião especializada 
– Publicidade 
– Pesquisa na Internet 
– Negociações de aquisição 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
• Saídas principais: 
– Fornecedores selecionados 
– Adjudicação do contrato de aquisição 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
• Selecionar fornecedores: 
– Receber e analisar as propostas, e selecionar um 
fornecedor; 
– Aplicar os critérios de avaliação de capacidade 
identificados no plano de aquisições 
– O fornecedor escolhido pode com base nos métodos: 
• Ser solicitado a assinar um contrato padrão; 
• Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo funcionar, passar 
para as negociações; 
• Os fornecedores podem ser solicitados a fazer apresentações e o 
selecionado passar para as negociações; 
• O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores. 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
 
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REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
• Negociação 
– Objetivos: 
• Obter um preço justo e razoável 
• Desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor 
 
– Táticas de Negociação 
• Ataques – “Se você não está ciente dos detalhes da sua 
própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio!” 
• Insultos pessoais – “Se você não entende o que está 
fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego!” 
REALIZAR AS AQUISIÇÕES 
• Negociação 
– Táticas de Negociação 
• Prazo – “O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós 
precisamos concluir as negociações antes disso.” 
• Mentir – Não dizer a verdade. Isso pode ser óbvio ou 
dissimulado 
• Autoridade limitada – “Eu não posso aprovar uma 
redução de seis meses no cronograma. Só fui 
autorizado a oferecer três meses.” 
• Pessoa ausente – “Só o meu chefe pode aprovar essa 
solicitação e ele não está aqui. Por que não 
concordamos em fazer somente ____? Eu posso 
aprovar. 
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II 
Administrar as 
aquisições 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
É o processo de gerenciar as relações de 
aquisição, monitorar o desempenho do 
contrato e fazer mudanças e correções 
conforme necessário. 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
• Ações que precisam ocorrer: 
– Revisar faturas 
– Concluir o controle integrado de mudanças 
– Documentação 
– Fazer e gerenciar as mudanças 
– Autorizar pagamentos– Interpretar o que o contrato significa 
– Solucionar controvérsias 
– Realizar reuniões 
– Comunicar o desempenho 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
• Ações que precisam ocorrer: 
– Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o 
fornecedor 
– Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as 
mudanças e a conformidade com o contrato 
– Analisar as reclamações 
– Controlar a qualidade 
– Verificar o escopo 
– Identificar riscos 
– Monitorar e controlar os riscos 
– Divulgas as mudanças para as partes apropriadas 
– .... 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
Ações para contratos do tipo Custos Reembolsáveis 
Certifique-se de que todos os custos cobrados sejam aplicáveis ao projeto 
Audite todas as faturas 
Certifique-se de que o trabalho do fornecedor esteja progredindo com eficácia 
Esteja atento ao deslocamento de recursos em relação à proposta original (pessoas mais 
experientes propostas e menos experientes usadas, mas cobradas a um valor mais 
elevado) 
Esteja atento ao acréscimo pelo fornecedor de recursos que não agregam valor ou não 
realizam trabalho real 
Esteja atento a cobranças do fornecedor que não constavam no plano original 
Estime novamente o custo do projeto 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
Ações para contratos do tipo Tempo e Material 
Oriente o fornecedor no dia-a-dia 
Tente obter entregas concretas 
Certifique-se de que a duração do projeto não seja prorrogada 
Certifique-se de que o número de horas dedicadas ao trabalho seja razoável 
Procure identificar situações em que trocar para outra forma de contrato faz sentido (você 
determina a declaração do trabalho do contrato com um contrato de T&M e depois muda 
para um contrato de preço fixo para a realização do projeto) 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
Ações para contratos do tipo Preço Fixo 
Esteja atento a uma redução do escopo pelo fornecedor 
Esteja atento a uma redução da qualidade pelo fornecedor 
Esteja atento à cobrança pelo fornecedor de custos ainda não incorridos (a não ser que o 
contrato permita) 
Esteja atento a solicitações de mudança com preços excessivos 
Procure identificar equívocos no entendimento do escopo 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
• Avaliação de desempenho do fornecedor: 
– Reunião onde todos os dados disponíveis são reunidos para ver 
se o fornecedor está cumprindo os requisitos 
– O objetivo é identificar e recomendar ações corretivas e 
preventivas necessárias, e solicitar mudanças formais 
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES 
• Administração de reclamações: 
– Pode ser uma alegação de que o comprador fez algo que 
prejudicou o fornecedor e o fornecedor está solicitando uma 
compensação 
– É uma forma de solicitação de mudanças do fornecedor 
– Imagine trabalhar com um contrato de preço fixo e escopo 
incompleto 
CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS II 
Encerrar as 
aquisições 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 
É o processo de finalização de cada aquisição do 
projeto. 
 
• O encerramento é feito quando: 
– Um contrato termina 
– Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja 
concluído 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 
ENCERRAR AS AQUISIÇÕES 
• Trabalho a ser realizado durante o encerramento dos 
contratos: 
– Verificação do produto 
– Encerramento financeiro 
– Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros 
– Relatórios de desempenho finais do contrato 
– Arquivo do contrato 
– Auditorias de aquisições 
– Lições aprendidas 
– Aceitação formal e encerramento 
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
• PMBOK – 4ª edição – PMI – 2008 
• Mulcahy, R. Preparatório para o Exame de PMP 
• Kerzner, H., Saladis, Frank P. Bringing the PMBOK 
Guide to Life: a companion for the practicing project 
manager. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey. 2009. 
USA. 
• Heldman, K. Gerência de Projetos: Guia para o 
Exame Oficial do PMI, 3ª Edição. Rio de Janeiro. 
Elsevier. 2006