8 etapas para a seleção de fornecedores

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8 etapas para a seleção de fornecedores
Segundo o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), são oito os fatores que devem ser analisados na seleção de fornecedores:
Distância física
Referências
Custo do frete
Qualidade
Capacidade de fornecimento
Preço
Prazo
Forma de pagamento e de entrega.
Para entender melhor a importância de cada uma das etapas desse processo e montar a sua estratégia, vamos detalhar agora as principais dicas para ter no fornecedor um verdadeiro parceiro de negócios.
1. Esteja próximo do fornecedor
Sempre que possível, é interessante minimizar a distância entre o centro de distribuição do fornecedor da sua empresa. Se houver qualquer erro de planejamento ou uma demanda não prevista e você precisar de um retorno rápido, seu problema será muito menor se encontrar o parceiro na própria cidade ou próximo dela.
É claro que nem sempre isso é viável – basta lembrar que muitos negócios hoje importam da China. Caso o seu fornecedor esteja em outro estado ou país, mantenha uma opção mais próxima de você cadastrada. Ainda que tenha um custo mais alto que seu tradicional provedor, será essa alternativa que o salvará em uma situação emergencial.
2. Conheça bem o fornecedor
Quando o custo se sobrepõe totalmente à qualidade do serviço prestado, o erro na escolha do fornecedor é um caminho natural. É claro que você deseja economizar, mas não vá por esse caminho sem se informar bem sobre aquele que vende para você.
Ele tem um site? Quais informações estão disponíveis online sobre o fornecedor? E os seus colegas e concorrentes, o que sabem sobre ele? Você conhece mais alguém que já compra com ele e pode lhe passar referências?
Se pouco encontrar, pode ser uma empresa nova e não necessariamente uma escolha ruim. Nesse caso, faça várias perguntas para ter certeza de seus custos, prazos, qualidade e capacidade de atendimento.
3. Pesquise valores de frete
Vários são os fatores que alteram o custo do frete. Ele será terceirizado para uma transportadora ou realizado pelo próprio fornecedor? A mercadoria virá por via terrestre, aérea ou marítima? Essas são duas questões básicas a responder.
Fique atento também a diferenças de tributação, que variam de um estado para outro. Conforme o volume e o valor dos produtos transportados, o preço do frete também muda. Isso sem falar que o seu poder de negociação pode influenciar positivamente no custo final.
4. Verifique padrões de qualidade
De que forma seu fornecedor garante a qualidade prometida? Ele utiliza alguma metodologia, como a Six Sigma, que é capaz de tornar os processos mais eficientes? Ou talvez possua uma certificação ISO, que serve como atestado quanto à adoção das melhores práticas?
Durante a seleção de fornecedores, é importante conhecer os métodos praticados e obter alguma garantia de atendimento às suas especificações, principalmente se você estiver interessado em construir uma relação duradoura com seu novo parceiro de negócios.
5. Avalie a capacidade de fornecimento
Ao mesmo tempo em que pouco adianta à sua empresa receber mercadorias com defeito, um fornecedor que oferece itens de qualidade, mas em volume aquém do necessário, também não resolverá sua demanda.
A capacidade de fornecimento deve ser avaliada não apenas em cenários normais. É preciso averiguar como o provedor está preparado para responder a períodos críticos, especialmente aqueles provocados por fatores externos, como motivados pelas oscilações do mercado.
6. Fique atento ao preço
Quanto ao preço, a regra é básica: desconfie de valores muito baixos e evite um custo muito acima do que costuma ser praticado no mercado.
Ao abrir cotação para selecionar fornecedores, não perca tempo questionando os preços que destoam da média. Não há serviço diferenciado que justifique um gasto bastante superior para produtos iguais, assim como valores muito inferiores são um sinal de qualidade e capacidade deficitárias.
7. Certifique-se dos prazos
Se o fornecedor não consegue atender aos seus prazos, fuja dele. A não ser que você esteja exigindo algo impossível de ser cumprido por qualquer empresa, o tempo de espera entre o pedido e o recebimento deve ser adequado para nada faltar no estoque, o que poderia comprometer tanto a produção em uma indústria, quanto as vendas no comércio ou a prestação de serviços.
Para definir qual é o seu prazo, é preciso primeiro estabelecer quais mercadorias precisa, pois as necessidades mudam conforme o item – os de maior saída têm giro rápido e exigem velocidade de reposição.
8. Acerte o pagamento
O acerto quanto às formas de pagamento e de entrega consiste na derradeira etapa de negociação com o fornecedor, mas nem por isso é menos importante. É interessante que haja alguma flexibilidade da parte dele. Afinal, você é o cliente nessa relação e precisa pensar como um.
Aqueles que compram de você não aceitariam pagar todo o valor adiantado, sem receber a mercadoria, não é mesmo? Então, aja da mesma forma. Verifique condições de parcelamento, descontos por antecipação e meios utilizados para o pagamento.