Gestão da Informação e Documentação - Módulo 1 - Conceitos Básicos

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Módulo
Conceitos Básicos1
Brasília - 2015
Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
© Enap, 2015
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André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
 
1 Apresentação .............................................................................................. 5
2 Introdução ................................................................................................... 8
3 Conceitos básicos ...................................................................................... 15
4 Referências Bibliográficas .......................................................................... 26
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1 Apresentação
Módulo
Conceitos Básicos1
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8
2 Introdução
Essas são perguntas quase impossíveis de se responder, isso porque o 
homem registra as informações de seu dia a dia desde 4000 a.C. 
Os documentos em papel, com a forma como conhecemos hoje, 
tiveram seus primórdios nos primeiros manuscritos, sendo que, ao 
longo do tempo, foram se transformando até chegarem ao formato 
digital. O surgimento dos arquivos ocorreu em paralelo ao surgimento 
da escrita, e consequentemente à produção dos documentos.
A partir do Século XX, em virtude do enorme volume de documentos produzidos, a gestão da 
informação e documentação foi intensificada devido ao crescimento do setor privado e do 
setor público, ampliando a necessidade de gerenciar os arquivos de forma eficiente.
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Veja como o arquivista Eugênio Casanova (1867-1951) expressava o conceito de gerenciamento 
de arquivos:
A acumulação ordenada de documentos criados por 
uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e 
preservados para a consecução de seus objetivos políticos, 
legais e culturais, e pela referida instituição ou pessoa.
Com a civilização grega e com a fixação das populações, foram criados os primeiros Arquivos 
como instituição, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilísticos, 
tratados, textos literários, leis, relatos históricos, contratos, testamentos, etc. 
Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se “Tabularium” e situava-se no Fórum romano. Era 
o arquivo oficial da Roma Antiga e também alojava os escritórios dos vários funcionários 
públicos.
Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Português, funcionando 
como “guardador” de memórias de documentos como: forais, livros de chancelaria, 
sentenças judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de São Jorge, 
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu até 1755, ano em que 
um grande terremoto atingiu Lisboa.
Com o crescimento das civilizações e o aumento da demanda do 
Estado, a organização das informações tornou-se essencial. Os 
agentes públicos passaram a compreender o valor da informação e a 
utilizá-la como instrumento elementar de pesquisa e planejamento, 
fornecendo dados para o processo decisório das organizações.
Você Sabia?
O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionário Público, veja abaixo um trecho da 
biografia do autor:
Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do 
Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De 
uma família de fazendeiros em decadência, estudou na 
cidade de Belo Horizonte e com os jesuítas no Colégio 
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por 
“insubordinação mental”. De novo em Belo Horizonte, 
começou a carreira de escritor como colaborador do 
Diário de Minas, que aglutinava os adeptos locais do 
incipiente movimento modernista mineiro.
Ante a insistência familiar para que obtivesse um diploma, 
formou-se em farmácia na cidade de Ouro Preto, em 
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1925. Fundou com outros escritores “A Revista”, que, apesar da vida breve, foi importante 
veículo de afirmação do modernismo em Minas. Drummond ingressou no serviço público e, 
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema, 
ministro da Educação até 1945. Passou depois a trabalhar no Serviço do Patrimônio Histórico 
e Artístico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio 
da Manhã e, a partir do início de 1969, no Jornal do Brasil. 
Quer saber mais sobre o autor? Então acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
Como a informação está na base da geração do conhecimento no 
mundo atual, o acesso rápido e seguro constitui fase importante 
para o desenvolvimento integrado e para a consolidação da 
democracia, principalmente na esfera pública, na qual a informação 
permite a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao cidadão 
o exercício da cidadania.
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Gestão da Informação1 é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades 
de informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes 
ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem 
e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a 
tomada de decisão no ambiente corporativo.
Já a Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e ao 
acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à 
preservação e à integridadeglo dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a 
todo acervoglo documental.
A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências, em seu art. 3º, cita que:
“gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
1. Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos 
em qualquer meio, suporte ou formato.
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Você sabia que a Gestão da Informação e Documentação está prevista na Constituição Federal? 
Veja só:
Art. 5º, Inciso XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, 
sob pena de responsabilidade.
Art. 23 - É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: 
III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, 
os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da 
documentação governamental quanto as providências para franquear sua consulta a 
quantos dela necessitem.
A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados 
e dá outras providências, também prevê a Gestão da Informação e Documentação:
“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a 
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”
“Art.25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da 
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos devalor permanente 
ou considerado como de interesse público e social.”
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Dessa forma, as organizações públicas necessitam de uma normatização e padronização 
das formas de guarda e posterior recuperação da informação, adotando procedimentos de 
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de 
seu acesso contínuo, conferindo à organização a capacidade de: 
• Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o 
controle social das informações;
• Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
• Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros glo;
• Fornecer evidência em caso de litígios glo;
• Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos 
usuários ou clientes;
• Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem 
como a pesquisa histórica;
• Manter a memória corporativa e coletiva da organização.
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É fato que, em todas as épocas da história, a informação apresentou-
se como um instrumento importante para a sociedade, seja para a 
sua organização e funcionamento, para o aperfeiçoamento das suas 
instituições, para o exercício do poder ou para a conquista e ampliação 
de direitos.
Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e 
tecnológicas que o mundo vivencia, a informação vem se configurando como uma ferramenta 
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizações públicas.
A gestão da informação não pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os 
arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à disposição 
para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.
Uma boa gestão favorece a recuperação da informação e fornece subsídios à tomada de decisão, 
além de manter a memória institucional. Todavia, para garantir essa eficiência, é preciso 
estabelecer um conjunto de práticas que garantam a organização e a preservação dos arquivos. 
 
A compreensão das práticas que norteiam a gestão da informação e da documentação começa 
com a apreensão dos conceitos sobre produção, organização e preservação dos documentos, 
além do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam 
assimilados e incorporados pelos órgãos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os 
direitos e os deveres envolvidos na gestão dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos 
documentais produzidos e/ou acumulados são, em última instância, patrimônio da instituição.
Para fazer bom uso da informação, é preciso que ela esteja disponível!
A fim de viabilizar essas capacidades, a Administração Pública Federal criou o SIGA - Sistema 
de Gestão de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidadãos e 
aos órgãos e entidades do Poder Executivo, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos 
de arquivo e às informações neles contidas, resguardadas as restrições administrativas ou 
legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas 
pelos órgãos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas à gestão 
de documentos de arquivo; racionalizar a produção e armazenagem da documentação 
arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública 
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da 
informação pública federal.
Conheça o SIGA, clique no link e saiba mais!
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/siga
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E para que é importante conhecer os conceitos sobre Gestão Documental? 
Para compreender por completo as ações que fazem parte da Gestão Documental, a fim de 
executar a gestão de forma eficiente, é necessário, sobretudo, conhecer os conceitos, as 
características e os instrumentos utilizados no gerenciamento dos documentos.
A Gestão da Documentação exige dos executores glo um conhecimento prévio sobre diversas 
regras, definições e métodos. Pensando nisso, este curso oferecerá o arcabouço glo conceitual 
que você precisará durante suas atividades.
3 Conceitos básicos
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Com certeza você já deve ter visto alguns termos técnicos concernentes a esse tema. Agora, 
você terá a oportunidade de estudá-los de forma mais aprofundada. Vamos lá?
a) O que é informação?
Veja a diferença entre dado e informação:
Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido 
como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito 
geral, ele é definido como uma parte da informação.
Já informação é mais abrangente que o conceito de dado. Quando 
informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim, 
um conjunto de dados só se tornará uma informação se estiver organizado 
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem. 
A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos, 
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação 
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir à informação constante em um 
documento, o conceito de informação restringir-se-á a todo o conjunto de dados devidamente 
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.
Dado X Informação
Dado Informação
Observação objetiva sobre algo. Conjunto de dados com relevância e propósito.
Facilmente estruturado;
Facilmente obtido por máquinas;
Frequentemente quantificado;
Facilmente transferível.
Requer unidade de análise;
Exige consenso em relação ao significado;
Exige necessariamente a mediação humana.
Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18
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Então dados nunca serão informações? A resposta é: depende...
Muitas vezes, um dado isolado não é capaz de ser uma informação, contudo, quando o 
dado está inserido em um contexto, ele passa a representar uma informação. Veja um breve 
exemplo:
a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O número 18 é um dado isolado e 
não representa qualquer informação. 
b) Resultado da pesquisa sobre gêneros em uma instituição= 20 mulheres e 25 homens. 
Aqui, os dados quantitativos informam a existência de mais homens do que mulheres.
b) O que é documento?
De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, 
fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, 
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. Já quando 
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como 
o registro, em meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse 
da organização ou de um indivíduo. Trata-se de qualquer informação escrita, objeto ou fato 
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.
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É toda informação registrada em um suporte material, 
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois 
comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos 
do homem numa determinada época ou lugar.
Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informações das Organizações.
 
O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema “Palavras”, demonstra a procura pelas 
palavras e pela informação. Vejam abaixo:
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: http://www.releituras.com/
drummond_bio.asp
Mas o que vem a ser suporte material?
Conceito de SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais 
conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados 
antigamente, fita magnética, disco magnético, disco ótico, disquete, filme de nitrato).
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SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
c) O que é um arquivo?
O arquivo funciona comoo guardião das informações existentes. É o 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas 
em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza do documento.
Os arquivos abarcam a memória política, econômica, social e cultural de um país, e sua 
função deve ser não só de preservação, mas também a prestação de um serviço público, 
disponibilizando informação a todos aqueles que solicitarem.
Vimos até aqui a definição de DADO, INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo 
a ilustração do conteúdo estudado.
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d) O que é documento arquivístico?
O documento arquivístico é diferente de um documento comum. 
A palavra “arquivístico” dá ao documento a característica de estar 
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivístico é 
utilizado para prestação de contas, para o registro das atividades e para 
que o cidadão possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento 
arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa 
física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja 
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação 
produzida no exercício de suas competências.
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 Veja um exemplo:
Um Diário Oficial é um documento arquivístico, pois emitir o Diário Oficial é uma atividade 
desenvolvida pela Imprensa Nacional.
Contudo, esse mesmo Diário Oficial, ao ser utilizado em um Ministério como um documento 
de consulta, pode não se constituir como um documento arquivístico.
Para compreender melhor a diferença entre dado, informação, documento e documento 
arquivístico, vamos ver o diálogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionário, chamado Doc:
e) O que é documento eletrônico?
De acordo com o arquivo nacional, documento eletrônico é uma unidade 
de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos 
binários glo, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos. Existem 
documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas 
videomagnéticas em formato VHS e as páginas na web, respectivamente.
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 Veja um exemplo:
Mas lembre-se! Essa não é a única forma de criar um documento eletrônico!
Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em um 
dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através 
de um método eletrônico. 
Exemplos de documentos eletrônicos são os softwares, os bancos de dados, os arquivos 
de som, texto ou imagem disponíveis em CDs, discos ou fitas magnéticas, assim como as 
informações acessadas on-line — via Internet, o que inclui as mensagens eletrônicas pessoais 
(e-mails), fóruns de discussão, arquivos de hipertexto (http, em sítios da WWW), ou arquivos 
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus 
respectivos sítios.
f) O que é documento híbrido?
Toda informação, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada 
no exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo dessa 
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, também, documentos digitais.
O documento digital é um documento “... codificado em dígitos binários glo produzido, 
transmitido e armazenado por sistema computacional.” 
 
 Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, nesse caso:
• documentos analógicos (convencionais); 
• documentos digitais.
Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em 
disco óptico, um dossiê formado por documentos digitais natos e digitalizados.
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g) Diferença entre Documento digital e não digital:
A maior diferença entre documento digital e não digital está na forma 
de acesso. O documento digital é acessível e interpretável por meio de 
recursos computacionais, já um documento não digital é produzido, 
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, 
em papel.
São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em 
movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas 
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
Documento digital e documento digitalizado:
O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, 
já o digitalizado é o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo), 
capturado e transferido para sistema computacional.
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h) O que é Assinatura Digital?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado 
de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com 
segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar 
qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável, 
equivalendo a uma assinatura de próprio punho.
A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procurações, laudos, 
certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, 
declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de 
seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas.
i) O que é NUP?
Você certamente já deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reuniões, ou ainda em alguma 
conversa de escritório. Mas, por fim, o que significa essa sigla tão utilizada? Clique na imagem 
e veja o significado.
NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e 
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da 
Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do suporte. 
Esse código não terá distinção entre processos e documentos avulsos. É composto de vinte e 
um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).
Agora que você já descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse número.
 Veja um exemplo:
Quando um cidadão constitui uma demanda para o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, 
essa demanda gera um Número Único de Protocolo – NUP, que será respondido pelo órgão ou 
entidade responsável pelo esclarecimento.
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PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os 
documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de 
tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os 
seguintes procedimentos:
quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não 
haverá distinção entre processos e documentos avulsos
...
Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte 
e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito 
abaixo:
I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação 
da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do 
órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de 
oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, 
sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído 
de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou 
processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois 
dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos 
descritos no Anexo a esta Portaria.
 4 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento,ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924.