GESTÃO DA QUALIDADE E PRODUTIVIDADE – III.pptx

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GESTÃO DA QUALIDADE E PRODUTIVIDADE –
III ESTÁGIO
Luiz Paulo Cavalcante (LÍDER)
Thayana Rodrigues
Klaus Rüter
Jerffeson Francisco
Thatiane Oliveira
Vanessa Nóbrega
‹#›
MACROFLUXO DOS PROCESSOS
Realizar Matrícula
Renovar Matrícula
Preencher cadastro do Passe Legal e encaminhar para a prefeitura.
Emitir declaração
Emitir histórico
Realizar o censo escolar
Emitir boletins
Atualizar a relação de alunos
Preencher os diários
Processo-chave
Organizar os diários
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
SIPOC
Processo: Elaboração dos Boletins
Responsável: Secretário geral
Finalidade: Disponibilização do desempenho escolar do aluno
Início e Fim: Fechamento de notas / Apresentação aos pais ou responsáveis
FORNECEDOR
Professor
INSUMOS
Diários Escolares
PROCESSOS
-Separar os diários por turma
-Sequenciar os diários de cada disciplina de acordo com o boletim
-Preencher os boletins com as notas
-Colocar os boletins em ordem alfabética
-Análise dos mesmos por especialistas
-Plantão pedagógico
-Entrega dos boletins
REQUISITOS DO CLIENTE
Letra legível
Bom atendimento
Entrega rápida
Organização
PRODUTO / SERVIÇO
Boletim escolar
CLIENTES
Pais ou responsáveis do aluno
REQUISITOS DA ESCOLA
-Notas nos diários nas datas estipuladas
-Registro de frequência do aluno
INDICADORES
-% de notas entregues no prazo
-% de frequências registradas
-% de boletins concluídos
EQUIPE
5 Secretários
EQUIPAMENTOS / ESTRUTURA
Duas salas
Um computador
Material de escritório
INDICADORES
-% de boletins entregues no prazo
-% de reuniões marcadas pela escola
-% de reclamações
-% de retorno à escola pelos pais
FLUXOGRAMA ATUAL
‹#›
FLUXOGRAMA MELHORADO 
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Nº:
VGM201701
REVISÃO Nº:
01
PÁGINA:
DATA APROVAÇÃO:
1/3
27/10/2017
TÍTULO:
ÁREA/ DEPARTAMENTO:
EMISSÃO DE BOLETINS
SECRETARIA
1. OBJETIVO
Padronizar os procedimentos relativos ao processo de emissão de boletins escolares.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este padrão aplica-se a secretaria da Escola Municipal VGM.
3. DIVULGAÇÃO
O POP será fixado na sala da secretaria, bem como haverá uma reunião para explicar o passo a passo e, esclarecer todos os funcionários sobre as operações.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
4. DOCUMENTOS REFERENCIADOS
Diário escolar
Ficha individual do aluno
Diretrizes escolares da Secretaria de Educação e Cultura do município
5. FUNÇÃO EXECUTANTE
Técnicos Administrativos da secretaria
6. DEFINIÇÕES
SCE - SISTEMA DE CONTROLE ESCOLAR
MEC - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
DTO - DIAGNÓSTICO DO TRABALHO OPERACIONAL
TODOS OS TERMOS E SIGLAS ABORDADOS NO PROCESSO
7. CONTEÚDO DO PADRÃO
Bimestralmente será realizada a auditoria pelo Diretora da instituição, com o objetivo de verificar o cumprimento das regras estabelecidas neste padrão. Cada técnico deve ser auditado pelo menos duas vezes ao ano, sendo obrigatório 100% dos funcionários que participam do processo de emissão dos boletins serem auditados. As auditorias serão realizadas in loco, através da aplicação de DTO. Caso sejam identificados anomalias, será necessário fazer o registro em relatório para criação de plano de ação de reversão.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
8. RECURSOS NECESSÁRIOS
Excel
Word
Sistema de Controle Escolar
9. RACI - EMISSÃO DOS BOLETOS
Diretora
Vice-Diretora
Tecnicos
Professores
Especialistas
Separar as turmas por secretário
R
I
I
Elaborar cronograma para recolhimento dos diários
R
I
A
Recolher os diários
I
I
R
C
A
Preencher os boletins
A
A
R
C
I
Encaminhar aos especialistas
R
I
Entregar aos pais/responsáveis
A
A
R
R
R - Responsável pela execução
A - Responsável pelo gerenciamento
C - Consultado
I - Recebe a Informação
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
10. PROCEDIMENTOS
10.1 SEPARAR AS TURMAS POR SECRETÁRIO
Conforme o número de turmas por turno, haverá a separação igualitária entre os secretários do turno.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Se não houver a separação das turmas igualitariamente entre os secretários, haverá sobrecarga de trabalho.
Realizar uma reunião antes de iniciar as atividades, para que sejam determinados os procedimentos a serem seguidos.
Responsável:Secretário Geral
10.2 ELABORAR CRONOGRAMA PARA RECOLHIMENTO DOS DIÁRIOS
Após definição do quantitativo de turmas por secretário, cada secretário irá definir o cronograma de recolhimento dos diários, para que os professores estejam cientes do dia em que os diários de determinada turma estará indisponível.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Se não houver divulgação do cronograma realizado pelo secretário, os professores podem não finalizar o diário de classe na data prevista, ou até mesmo, não deixá-lo disponível para recolhimento.
Divulgar com antecedência a data de recolhimento dos diários de cada turma e, qual será o secretário responsável por cada turma.
Responsável:Secretário Geral
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
10.3 RECOLHER OS DIÁRIOS
Cada secretário irá recolher os diários por turma na data determinada no cronograma, separá-los por ordem do lançamento das notas no boletim.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Caso o secretário não busque todos os diários da respectiva turma que irá preencher os boletins, terá que realizar diversas revisões para identificar as disciplinas que ainda não recolheu o diário. Salienta-se também, a necessidade de colocar os diários na sequência do boletim, tendo em vista que poderá confundir as notas na hora da transcrição.
Promover um cronograma de recolhimento de diários, a fim de que o professor possa organizar sua agenda de atualizações.
Responsável:Secretário Geral
10.4 PREENCHER OS BOLETINS
Com o recolhimento dos boletins e separação, teremos a etapa de preenchimento. Esta etapa consiste na transcrição das notas dos diários para os boletins com a máxima atenção, bem como contagem das faltas dos alunos a cada bimestre.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Caso o professor não tenha fechado as notas ou não tenha registrado a chamada no diário, será impossível concluir a tarefa com êxito.
Auditar quinzenalmente as atualizações nos diários, se constatada irregularidade, solicitar correção ao respectivo professor.
Responsável:Orientadora Escolar
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
10.5 ENCAMINHAR AOS ESPECIALISTAS
Com a finalização do preenchimento, leva-se os boletins para avaliação dos especialistas. Nesta etapa, os especialistas farão o levantamento de faltas dos alunos e quantidade de notas acima da média 7, para que avaliem a situação de cada turma em relação ao desenvolvimento do conteúdo ministrado pelo professor.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Possível desvio a ocorrer será o lançamento errado de uma nota ou o cálculo equivocado de um especialista em relação ao percentual de alunos acima ou abaixo da média.
Promover revisão do lançamento de dados.
Responsável:Orientadora Escolar
10.6 ENTREGAR AOS PAIS/RESPONSÁVEIS
Após a avaliação dos especialistas, marca-se a reunião com os pais, a fim de apresentar o desempenho do aluno, bem como ter contato direto com os professores para possíveis feedback sobre a situação do ensino aprendizagem.
DESVIOS POSSÍVEIS:
AÇÕES NECESSÁRIAS:
Falta de divulgação da reunião, bem como ausência de professores no dia marcado.
Desenvolver mecanismos de comunicação eficazes, como por exemplo ligação direta para os pais dos alunos emsituaçõescríticas, ou até mesmo e-mail para os pais que não podem atender telefone durante o horário comercial.
Responsável:Supervisora Escolar
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
11. FLUXOGRAMA
12. ELABORADORES
Luiz Paulo Cavalcante
Thayana Rodrigues
Thatiane Oliveira
Klaus Rüter
Jerfferson Francisco
Vanessa Nóbrega
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
13. APROVADORES
Edna Emanuele
14. RESPONSÁVEL
Katia Ayres
15. HISTÓRICO
Nº REVISÃO
Nome Responsável
Nome Aprovador
Descrição de Alteração
0.0
Luiz Paulo Cavalcante
Katia Ayres
Implantação do POP
1.0
Thatiane
Oliveira
Katia Ayres
Revisão da RACI e Layout