Aula 02

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Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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8.1 Material de Consumo .........................................................................................................54
9.Protocolo ..............................................................................................................................60
7.1. Setor de Protocolo.............................................................................................................61
10. Avaliação e Destinação de Documentos ..............................................................................66
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação..........................................................................66
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) ..................67
10.3 Código de Classificação .....................................................................................................71
10.4 Transferência e Recolhimento...........................................................................................72
11. QUESTÕES COMENTADAS...................................................................................................72
12. Lista Completa de questões .............................................................................................. 113
12. Gabarito ........................................................................................................................... 133
13. Bibliografia....................................................................................................................... 135
1. Panorama da Aula
Vamos lá!
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões
para que você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível
que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas
FKDPHP�GH�³QRo}HV´��PXLWDV�YH]HV�FREUDP�WHPDV�SHVDGRV��3RU� LVVR��SURFXUH�
sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E também, por essa
razão, incluo alguns termos no Minidicionário. É importante que estude com
atenção.
Bom, a aula é grande? Um pouco...enfim, não adianta chorar -
Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios
e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um,
para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. Você vai
perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o conteúdo.
As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo!
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2.Dica de Coach
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria.
E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com
que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos
cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos).
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na
capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova.
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você
dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles
naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo
é insistir e manter a constância.
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no
computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo.
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4
https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8
3.Mini-dicionário de Arquivologia (MDA) ± continuação.
$QWHV�GH�DYDQoDUPRV��JRVWDULD�GH�DGLFLRQDU�PDLV�DOJXQV�WHUPRV�DR�QRVVR�³0'$´
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais
poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter
acesso aos documentos.
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma
instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física
no decurso de sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.
É tipo um átomo da arquivologia -.
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Detalhe importante e cobrado em provas Æ De acordo com a entidade
produtora, os arquivos são classificados em:
x Públicos
x Privados.
É só lembrar TXH�TXHP�352'8=�XP�DUTXLYR��SRGH�VHU�XP�³SURGXWRU´�S~EOLFR�RX�
privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em
provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades,
entre outros.
4.1Entidades Mantenedoras
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da
Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas
características individuais, seus arquivos gerados podem ser:
x Públicos (federal, estadual, municipal)
x Institucionais (igrejas, escolas...)
x Comerciais (empresas, firmas)
x Familiares ou pessoais
4.2Abrangência (Extensão de sua atuação)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e
descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída
nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua
documentação corrente.
Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou
jurídico.
Um exemplo é o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos
arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma
organização.
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geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova.
Vamos lá:
o Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das
atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
o Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,
pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma
nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação,
poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará,
telegrama, edital.
o Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos
visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
o Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de
fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila.
Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa,
D�JURVVR�PRGR��HOH�³DVVHQWD´�XPD�PXOWD��DXWR�GH�LQIUDomR���RX�VHMD��HOH�
UHJLVWUD�XP�IDWR��(�HVVH�WHUPR�³DSRVWLOD´"�e�XP�WHUPR�PDLV�DGPLQLVWUDWLYR��
ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente.
o Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,
como as certidões, atestados e traslados, por exemplo.
o Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a
Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo:
tratado, convênio, contrato.
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‡ Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima)
‡ Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a
informação (não exigência de motivação)
‡ Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação
de exceções)
‡ Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução
(gratuidade da informação)
‡ Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral
(transparência ativa)
‡ Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à
informação (transparência passiva)
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada
como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos
de restrição abaixo:
‡8OWUDVVHFUHWD� prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez)
‡Secreta: prazo de segredo - 15 anos
‡ Reservada: prazo de segredo - 5 anos
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser
prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo
de 50 anos)
ATENÇÃO!!!
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser
menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo
menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011).
Base legal:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,
conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data
de sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
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Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse bizu na internet! Se tiver uma palavra
é Espécie e se forem duas, Tipo, certo? NÃO!!!
Cuidado com isso! Você vai logo abaixo que existe uma Classificação dos
Documentos quanto à Espécie (continuação do que começamos a ver). Pois bem
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um dos exemplos de ato
de assentamento é o auto de infração��6H�YRFr�IRVVH�XVDU�HVVH�³EL]X�IXUDGR´�
na prova, iria errar. Auto de infração, apesar de ter duas palavras é exemplo de
Espécie e não de Tipo!
Sabendo que o ³EL]X´�p�PDUPHODGD�H�SDUD�TXH�YRFr�UHDOPHQWH�HQWHQGD�HVVD�
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia:
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer
igual ao Bart Simpson?
Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas
só depois de terminar de estudar, ok? -
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura:
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental
Termo de posse:
C
U
ID
A
D
O
!
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Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
Edital de abertura:
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
E olha como o ³bizu´ não funciona: ofício recebido é uma espécie documental
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não
está aí, correto? Então não é Tipo documental porque tipo é espécie + função.
Certinho? Vamos seguindo!
4.5 Classificação dos
Documentos Públicos -
Schellenberg
Antes de avançarmos,é importante anotar que, de acordo com Schellenberg,
os documentos públicos podem ser classificados em três tipos:
x Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na
instituição.
x Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado
campo do conhecimento.
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de
documento ou processo a outro processo. Aquela se dá em
caráter definitivo e esta, em caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação,
caráter temporário. Agora sim, os conceitos para fixação:
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QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do
gerenciamento e arquivamento de documentos
pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
Comentários:
Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,
Ronaldo? E precisa? Não. Precisaria se ela restringisse isso no
enunciado. Não foi o caso. É legal você tentar identificar onde se
encaixam esses exemplos. Estamos vendo exemplos da classificação
de documentos quanto ao Gênero.
Faltaram ainda o cartográfico, micrográfico e informático.
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e
informáticos são exemplos de classificação de documentos
quanto ao gênero.
Comentários:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
TXDQWR� DR� *rQHUR� SRVVXHP� D� OHWUD� ³*´, da mesma forma que a
SDODYUD�³*rQHUR´�
Veja:
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico
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Sobram esses três para você decorar:
Informático ± QmR�WHP�³*´��PDV�D�VRQRULGDGH�p�SDUHFLGD�
Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem à classificação dos
documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
sonoros, iconográficos, informáticos, escritos, cartográficos,
filmográficos e micrográficos.
Comentários:
Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos
documentos é quanto ao Gênero e não quanto à Natureza do
Assunto. Quanto à natureza do assunto teríamos os documentos
ostensivos ou sigilosos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
As jaquetas são exemplo de gênero documental
micrográfico.
Comentários:
Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?
Pois bem, esse é um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classificações. Na verdade, não é entender. Nesse
caso, é DECORAR!
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
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Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em
papel emulsionado ou não, contendo fotografias,
diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se:
a) cartográficos.
b) iconográficos.
c) micrográficos.
d) informáticos.
e) filmográficos.
Comentários:
Bom, primeira etapa é conseguir identificar características que
aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconográfico.
1) associe à Gênero
2) suporte sintético
3) Papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou não
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4) deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que nós guardamos em nosso arquivo pessoal, é um
documento classificado quanto ao gênero iconográfico.
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos são classificados segundo o gênero.
Diz-se de um documento filmográfico:
a) documento em formato e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução
de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
c) documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou
não, contendoimagens estáticas.
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d) documento em película cinematográfica e fitas magnéticas de
imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitola e
dimensões variáveis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Comentários:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na
classificação documental.
a) Cartográfico - documento em formato e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) Micrográfico - documento em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas.
c) Iconográfico - documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d) Filmográfico ± cuidado com HVVD�SDUWH�TXH�IDOD�VREUH�³FRQMXJDGRV�
RX�QmR�D�WULOKDV�VRQRUDV´��,VVR�TXHU�GL]HU�TXH�SRGH�VHU�XP�ILOPH�FRP�RX�
sem som? Os antigos filmes mudos de Charles Chaplin são documentos
filmográficos. Esse é nosso gabarito
e) Informático - documento produzido, tratado ou armazenado em
computador.
Gabarito: D
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,
respectivamente, exemplos de:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia
documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia
documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;
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d) gênero documental, tipologia documental e espécie
documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.
Comentários:
Essa é uma TXHVWmR�PDLV�DEUDQJHQWH�H�PDLV�³FKDWLQKD´��9RFr�SUHFLVD�
ter fixado bem a diferença entre espécie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como é a Classificação dos documentos
(Gênero/Espécie/Natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como
YRFr�WHUi�TXH�ID]HU�QR�³GLD�GD�YHUGDGH´�
Documentos filmográficos ± 1RWRX�R�³*´��Mi�SRGH�FRPHoDU�D�
desconfiar de que estamos falando de uma classificação dos
documentos quanto ao gênero.
Daí já eliminamos as opções A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres ± é necessário lembrar que um parecer é classificado como
um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. Além
disso, está na classificação dos documentos quanto à espécie.
Já daria para marcar o gabarito!
Planos de ação ± Ronaldo, seu *%#@, não vi esse exemplo na aula!!
Sim, foi intencional! Você vai se deparar com situação similar na
prova. Seja em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o
³PDFHWH´�GH�GXDV�SDODYUDV�TXH�UROD�SHOD�LQWHUQHW��1RWH�TXH�3ODQR��
pode ser: plano de ação, plano de investimento, plano de
intenções...enfim. Você pode perceber que o Plano de Ação é um
detalhamento de um Plano. E se é um detalhamento, é chamado de
7LSR�RX�7LSRORJLD��(�R�³3ODQR´��PDLV�JHQpULFR��p�D�HVSpFLH�
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: união
da espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento (...) não, não pare de ler!
Vamos mais uma vez: Tipo documental: união da espécie com a
função do documento! Pronto, está liberado(a)!
Gabarito: B
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Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do
suporte que a contém.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que
possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento
histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a
samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc.
Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de
Marilena Paes.
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria
das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento.
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração
da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias
desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou
extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor
consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de
recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,
Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
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de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade
analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
x Quais documentos serão arquivados permanentemente
x Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos
de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com
os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicionário) Æ Destinação é a decisão, com base na avaliação,
quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos,
busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases
com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se
segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos
na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase
ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz -.
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A
TXHVWmR�Vy�DFHUWRX�QD�³'HVWLQDomR´��
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta.
Releia a lei, é assim que VH�GHFRUD��1mR�SHQVH�DVVLP��³Mi�OL�HVVD�OHL�DTXL�QD�DXOD��
YRX�SXODU´��1mR�SXOH��/HLD�DWHQWDPHQWH�WRGDV�DV�YH]HV�TXH�VH�GHSDUDU�FRP�HOD��É assim que se memoriza ;).
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação
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Gabarito: Errado
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o
próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de
documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. É nessa fase que ele definirá se o documento deve se
PDQWHU�³YLYR´�RX�QmR��Vai que ele imagina que algo de elevado valor
científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e
sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e
eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as
atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das
organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
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Comentários:
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD ±
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
³o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre
as atividades de negócios e transações em fRUPD�GH�GRFXPHQWRV´
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão
é mais focada em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era
possível acertar a questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA
(o Dicionário) os define:
6. Métodos de Arquivamento
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos
de um arquivo.
Há dois grandes sistemas:
x Sistema de Arquivamento Direto
x Sistema de Arquivamento Indireto
Vamos voltar à doutrina de Paes para não haver chance de erro na prova!
Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde
está guardado.
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
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Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem
a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
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Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são
considerados!! (ver também a regra 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
5LFDUGR�G¶�$QGUDGH
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
$QGUDGH��5LFDUGR�G¶
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
33
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética!
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando
servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria
necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento!
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
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34
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o
nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,
exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11
para entender melhor ;)
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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35
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
John Mac Adam
Gordon O`Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Mac Adam, John
O`Brien, Gordon
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge
à regra a qual estamos acostumados)
Exemplo:
Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los11. Os nomes orientais ± japoneses, chineses e árabes ± são registrados
como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;)
Exemplo:
Chun Li
Al Ben-Hur
Ryu Akuma
Edomondo Honda
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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36
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Chun Li
Edomondo Honda
Ryu Akuma
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Estratégia Concursos
Trump Towers
The Library of Congress
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Estratégia Concursos
Library of Congress (The)
Trump Towers
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e
assemelhados Æ os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
6.2 Método Geográfico
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E,
relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao
documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
x Nome do estado, cidade e correspondente
x Nome da cidade, estado e correspondente
1)Nome do estado, cidade e correspondente ± quando o arquivo é
organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:
(1) Rio de Janeiro (capital)
(2) Campos
(3) Nova Iguaçu
(4) Petrópolis
(5) Teresópolis
(6) Xerém
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em
ordem alfabética? Não, então olhe de novo.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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38
2)Nome da cidade, estado e correspondente ± quando o arquivo é
organizado por cidade e não o estado, VHUHPRV�³WUDGLFLRQDLV´, ou seja, usar a
ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex. Organização de pasta por cidades:
(1) Campos (Rio de Janeiro)
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro)
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6) Xerém (Rio de Janeiro)
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades.
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,
pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes.
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.
Olha aí outro exemplo:
esse é o nome de cidade
que mais se repete.
Isso aí é só para você não
esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.
Imagina fazer a utilização
do método geográfico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se
refere. Fracasso total. Vai
WHU�TXH�³URGDU´�FLQFR�
estados para tentar encontrar a cidade correta.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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44
Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização
dos documentos por esse método.
Pagamento de bônus
Desligamento de pessoal
Investimentos em treinamento
Anúncios
Pagamento de impostos
Manutenção Predial
Investimento em Ações
Conserto de elevadores
Propaganda
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa
está usando o método Ideográfico (ou por assunto).
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário
(olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabética. Perceba!
Anúncios
Conserto de Elevadores
Desligamento de pessoal
Investimento em Ações
Investimentos em treinamento
Manutenção Predial
Pagamento de bônus
Pagamento de impostos
Propaganda
Vamos para mais um modelo: o método Ideográfico Alfabético
Enciclopédico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação será feita por
grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados
alfabeticamente.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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46
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar,
como demonstro abaixo:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
3- MARKETING
3-1 Anúncios
3-2 Propaganda
4 - RECURSOS HUMANOS
4-1Desligamento de pessoal
4-2 Investimentos em treinamento
4-3 Pagamento de bônus
Obs. Repare que o Método Duplex��XVD�³WUDoRV�GH�XQLmR��RX�VHMD��XP�KtIHQ�
para separar os números. Outra característica relevante é que ele possui
classes ILIMITADAS.
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua
definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos,
subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é
finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.
Vejamos a definição do DBTA:
0HɍWRGR� GH� RUGHQDF ֚D 笀o�TXH� WHP� SRU� HL[R� XP� SODQR� SUHɍYLR� GH�
distribuic ֚D 笀o�GRV�GRFXPHQWRV�HP�dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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47
Obs. Repare que o Método DECIMAL�� XVD� SRQWRV� �³�´�� SDUD� VHSDUDU� RV�
números.
1.1/ 1.2/1.3...
Outra característica relevante é que ele possui classes LIMITADAS, mas
usa a base decimal (base dez)
6.5 Unitermo
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento.
Também é conhecida como método unitermo.
6.6 Métodos Padronizados
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não
são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber
que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo.
6.6.1 Variadex
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.
6.6.2 Automático
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um
detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos
brasileiros.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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48
6.6.3 Soundex
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não
é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros.Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
6.6.4 Mnemônico
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a
combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do
método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na
memorização por parte do arquivista.
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação
alfabético para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro
nome.
‡�$EHODUGR�&DUUDUD
‡�$GDOEHUWR�&DEUDO
‡�$EtOLR�&DVWLOKR
‡�$QtEDO�$OPDGD�GH�&DVWUR
‡�$GULDQR�GH�2OLYHLUD�&kPDUD
a) Abelardo Carrara
b) Abílio Castilho
c) Aníbal Almada de Castro
d) Adriano de Oliveira Câmara
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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49
e) Adalberto Cabral
Comentários:
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções. Basta
ver qual dos sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética. Lembre-
se de eliminar as preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de Castro
ou Adriano de Oliveira Câmara.
Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto é a resposta certa, pois a letra
³E´�YHP�DQWHV�GDV�GHPDLV��&Drrara, Castilho, Castro, Câmara)
Gabarito: E
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de
arquivo, julgue o item subsecutivo.
O método de sistema direto facilita a operação de
arquivamento dos documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre
diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição,
há pastas correspondentes aos seguintes funcionários:
a. João Manuel de Souza
b. Luiz Alberto de Sousa
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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50
c. Maria Regina da Silva
d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta
será
a) f, g, d, c, e, b, a.
b) f, c, b, d, a, c, g.
c) b, d, a, c, f, e, g.
d) g, e, f, c, a, d, b.
e) g, b, a, d, c, e, f.
Vamos começar a ordenar:
a. João Manuel de Souza Æ Souza, João Manuel de
b. Luiz Alberto de Sousa Æ Sousa, Luiz Alberto de
c. Maria Regina da Silva Æ Silva, Maria Regina da
d. José Dias Silva Æ Silva, José Dias
e. Doroti Silveira Æ Silveira, Doroti
f. Sérgio Sampaio Æ Sampaio, Sérgio
g. Carlos Souza Silva Æ Silva, Carlos Souza
Agora vamos colocar na ordem correta:
1- f) Sampaio, Sérgio
2- g) Silva, Carlos Souza
3- d) Silva, José Dias
4- c) Silva, Maria Regina da
5- e) Silveira, Doroti
6- b) Sousa, Luiz Alberto de
7- a) Souza, João manuel de
2EVHUYH�TXH�FRPR�Ki���³6LOYD´��FODVVLILFDPRV�R�QRPH�VHJXLQWH�
A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a
Gabarito: A
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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51
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Em um departamento de uma empresa são recebidos,
diariamente, muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos
deve, de forma inequívoca, optar pelo método de
arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se
seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na
combinação de letras e números, pertence ao sistema
indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é
considerado Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
Gabarito: Errada
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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52
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de
arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma
delas é o Ideográfico Æ Numérico, que se subdivide em Numérico Æ
Decimal, Duplex ou Unitermo.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes
de documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
Gabarito: Certa
7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo ± Operações de Arquivamento
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as
informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações. Mas isso só é possível se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fácil acesso.
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas de que adianta guardar
aquelas suas fotos históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-
las quando precisa? Ah, acho que não foi um bom exemplo... você deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante é que o acesso aos
documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em
que elas forem necessárias.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
53
Porém, antes de guardar os documentos, ou seja, arquivar em pastas, dossiês
ou móveis, o arquivista deve seguir uma sequência de etapas, de acordo com
as operações descritas abaixo
o INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele
realmente se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação
atribuída será alterada ou mantida. Nem sempre os documentos são
encaminhados ao arquivo para serem arquivados. Pode acontecer de
serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou apensados a outros
ou, simplesmente, de fornecerem uma informação
o ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3
que deverá ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de
antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
o CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o
arquivista passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada
e das referências cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é
responsável pela interpretação dos documentos. Logo, não é qualquer um
que pode fazer isso. O profissional precisa conhecer bem o funcionamento
e estrutura da instituição. Como reforça Paes, o todos os documentos de,
para, ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento, devem estar
classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando uma
unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma
atividade intelectual (grave isso)
o CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento
e localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos
documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento
adotado, usando: letras, números, letras e números e cores.
o ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a
classificação e acodificação recebidas. Na ordenação os documentos
podem ser organizados em escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto
as fichas devem ser separadas por guias. A ordenação serve para agilizar
o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso,
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos
os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os
3 Ponto de entrada de uma unidade de descrição em um índice.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
54
previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas
grandes vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A
ordenação é uma atividade intelectual (grave isso)
o GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do
documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo
com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um
documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem
possibilidades de recuperação caso venha a ser requisitado no futuro. O
arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma atividade
LQWHOHFWXDO��e�Vy�SHQVDU�TXH�p�XPD�DWLYLGDGH�PDLV�³EUDoDO´�
8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e
documentos estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos
de arquivamento: horizontal e vertical.
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros,
permitindo uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover
outras fichas ou documentos.
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros
e arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é
muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos
permanentes.
8.1 Material de Consumo
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as
fichas, guias, pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas
definições, extraídas da maior referência na disciplina, Marilena Leite Paes.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
61
7.1. Setor de Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.
Todo órgão público possui uma área que seja a responsável pelo registro e
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que
são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por
sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será
conhecido como o setor de Protocolos.
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,
sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que
precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos.
Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente
dos arquivos.
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
o Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)
o Separar a correspondência oficial da particular.
o Distribuir a correspondência particular.
o Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso.
o Abrir a correspondência ostensiva
o Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
o Elaboração de resumo do assunto
o Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.
Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao
que interessa!
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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63
D�³FDSD�YHUGH´��6LJQLILFD�TXH�HOH�VRIUHX�XPD�³DXWXDomR´�XP�H[SHGLHQWH�QRUPDO��
regular, virou um processo.
o Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido.
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou
semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
o Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição ± quando é INTERNA.
Expedição ± quando é EXTERNA
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de
Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
³GLVWULEXLomR´�SRVVXL�XP�PRQWH�GH�³,´ (3 no total). Gostou do bizu? -
o Controle da
Tramitação/Movimentação
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de
Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
64
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade
do Protocolo, seja por sistema manual ou de informático��2�REMHWLYR�p�³UDVWUHDU´��
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
³FRIUH´�QR�PXQGR�GRV�FRQFXUVRV��
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se
seguem.
As atividades de recebimento, classificação, registro,
distribuição e tramitação são de responsabilidade do
arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por
Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à
gestão de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuição da correspondência de cunho particular é
atribuição do protocolo.
Comentários:
É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos
servidores. Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a
atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
administrativa) - Aula 02
65
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do
arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Tramitação), de Expedição e de organizaçãoe arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo
corrente. Mas Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem
9HMD� TXH� QmR� Ki� QHQKXPD� DILUPDomR� HQIiWLFD� FRPR� ³H[FOXVLYDPHQWH´��
³VRPHQWH´�RX�³DSHQDV´��
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente
à movimentação de documentos entre unidades internas
do órgão.
Comentários:
(VVH�³H[FOXVLYDPHQWH´�Mi�GHYH�OLJDU�VHX�DOHUWD��)ique atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de
movimentação ou trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um
documento precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para
autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por
exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma atividade do Protocolo, a
Expedição/Distribuição. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não
esqueça da diferença que as bancas adoram.
Distribuição ± quando é INTERNA.
Expedição ± quando é EXTERNA
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Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente
à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
10. Avaliação e Destinação de Documentos
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor
permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997):
Há documentos que frequentemente são usados como referência, há
outros aos quais se faz referência com menos frequência ou quase
não são usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é
que deve haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de
documentos.
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste
no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido
que uma organização mantenha WRGRV�RV�GRFXPHQWRV�TXH�SURGX]�SDUD�³WRGD�D�
HWHUQLGDGH´��FRQFRUGD"�$OJXQV�GHYHUmR�LU�SDUD�R�OL[R��SRU�H[HPSOR��
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele
pode trazer e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em
relação ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais
para a instituição.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações
que contêm.
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento.
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas
rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar
os valores que são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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67
informações que ele carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de
decisão, a apresentação física ou a espécie documental a que ele pertença.
10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação)
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas
comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e
local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora,
começando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística):
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda,
tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de
documentos.
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos
arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos
documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora é a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, mais conhecida como
CPAD. Cada órgão e entidade deve possuir uma. Olha o que diz o Decreto nº
4.073/2002:
Art. 18 Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal
será constituída comissão permanente de avaliação de documentos,
que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor
$LQGD�VREUH�DV�&3$'¶V�
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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68
x As instituições só poderão eliminar documentos caso exista uma CPAD
porque é ela quem autoriza a eliminação, além da autoridade arquivística
competente;
x É uma comissão multidisciplinar, ou seja, é constituída de representantes
de várias áreas, dependendo da instituição e de suas atividades;
x Também é responsável pela confecção do Plano de Classificação;
x Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades desenvolvidas na
instituição e sua estrutura.
Voltando à Tabela de Temporalidade de Documentos...
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ4:
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de
suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
a destinação final ± eliminação ou guarda permanente ±, além de um
campo para observações necessárias DɌ sua compreensão e aplicação.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Conarq, elaborada para a área meio da administração pública:
4 http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf
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Figura 8: Tabela de Temporalidade de Documentos - Área Meio - Conarq
Como você pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermediária (2ª e 3ª coluna), além de estabelecer a sua destinação final (4ª
FROXQD���e�LPSRUWDQWH�TXH�YRFr�SHUFHED�D�H[LVWrQFLD�GR�FDPSR�³2EVHUYDo}HV´��
Nesse campo serão disponibilizadas informações adicionais do que fazer com
esses documentos.
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de
temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de área-meio e tabelas
elaboradas para as atividades de área-fim. A de área-meio pode ser utilizada
por várias instituições, como é o caso da do Conarq que apresentei. Já a tabela
de área-fim deve ser elaborada de acordo com as atividades finalísticas da
instituição, ou seja, cada um com a sua. Mas se as instituições compartilharem
atividades, como é o caso da Institutos Federais de Ensino, a tabela da área-fim
WDPEpP�SRGH�VHU�FRPSDUWLOKDGD��'i�XPD�³JRRJODGD´�H�REVHUYH�D�WDEHOD�ILP�GDV�
,)(¶V�
Bacana, não é? Pois é! Se você tiver a oportunidade, procure outras tabelas de
temporalidade das instituições. Ajuda a gravar quando temos a oportunidade de
observar e comparar vários exemplos.
oNoções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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70
Lista de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de
Eliminação
Lista de Eliminação: é uma relação específica de documentos a serem eliminados
em uma única operação e que necessita ser autorizada pela autoridade
competente. (VWRX�RXYLQGR�YRFr�IDODU�GDt��³7i�RN��5RQDGR��LVVR�HX�HQWHQGL��0DV�
IDOD�PDLV�VREUH�HVVD�WDO�/LVWD�GH�(OLPLQDomR"´�6HX�GHVHMR�p�XPD�RUGHP�
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Eliminação? A CPAD, as autoridades dos
órgãos e entidades a quem compete aprovar. E quem autoriza a eliminação? A
instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.
Repare que essa lista é feita antes da eliminação acontecer, assim como o Edital
de Eliminação mas o Termo de Eliminação é feito depois que os documentos já
foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ciência de eliminação: quando a Lista de Eliminação recebe autorização
para eliminar os documentos, um edital é elaborado e publicado, em periódico
oficial. Esse procedimento serve para dar ciência aos interessados de que tais e
tais documentos serão eliminados. Vai que alguém tem interesse neles!
Imagina! Dá tempo de salvar!
Bom, a Lista de Eliminação foi feita e autorizada, o Edital de ciência de
eliminação foi publicado e ninguém se interessou pelos documentos. Acabou?
Não! Ainda resta o Termo de Eliminação de Documentos. Olha só:
Termo de Eliminação de Documentos: serve para registrar as informações
relaWLYDV� DR� DWR� GH� HOLPLQDomR�� e� FRPR� VH� IRVVH� XP� ³IHFKDPHQWR� GR�
SURFHGLPHQWR´�SDUD�GL]HU�TXH�RV�GRFXPHQWRV�IRUDP�HOLPLQDGRV��
Os documentos podem ser eliminados
quando:
o os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido
impressos em sua totalidade
o os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas.
o São apenas formais, como convites;
o Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a
administração.
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A eiminacão, segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos
mais indicados são: a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a
desmagnetização e a reformatação.Paes informa que incineração não deve ser
mais utilizada, por não permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição
gerada.
A ReVROXomR�Qž����GH������GR�&RQDUT��HP�VHX�DUWLJR��ž��†��ƒ�GL]�TXH�³$�HVFROKD�
do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá
observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente
H�GD�VXVWHQWDELOLGDGH�´
10.3 Código de Classificação
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos
de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades e funções.
Veja como a banca CESPE define esse tema:
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um
código representativo do seu conteúdo informativo.
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo
tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relativas à:
x Avaliação
x Seleção
x Eliminação
x Transferência
x Recolhimento e Acesso
É importante saber que a classificação dos documentos define a organização
física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico
para sua posterior recuperação.
Plano de Classificação
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição
de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e análise do arquivo por ela produzido.
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10.4 Transferência e Recolhimento
Nesse ponto vamos sistematizar o funcionamento da Teoria das Três idades. A
primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no
momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado.
É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo
intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já
teriam sido eliminados, destruídos, vendidos...
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os
intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes)
são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento
possui!
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o
recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o
trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos
materiais.
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase
corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;).
Também não podemos esquecer que os documentos podem ser produzidos,
cumprir as razões pelas quais foram criados na fase corrente e, sem passar pela
fase intermediário, já serem eliminados na sua origem (de acordo com os
procedimentos previstos na legislação, é claro!).
11. QUESTÕES COMENTADAS
1. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
Comentários:
A lei 8.159/91 é a espinha dorsal da Arquivologia no Brasil. Mas não é ela a
responsável pela definição das categorias de sigilo dos documentos. Esse é o
papel da Lei de Acesso à Informação (LAI), n° 12.527/11.
Já comentei sobre a importância que vocês leiam a Lei nº 8.159/91 e adiciono
a LAI ao conselho. Leia, nem que seja uma passada de olho... mas leia!
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Gabarito: Errada
2. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Comentários:
É isso mesmo. A classificação dos documentos define a organização física dos
documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua
posterior recuperação. Você deve estar se perguntando: o que tem a ver a
classificação com arquivar documentos? Eu explico: a classificação atribui um
código aos documentos de acordo com a classe que ele representa. Vamos supor
que temos um monte de Relatório de Atividades. De acordo com a Tabela de
Temporalidade do Conarq (você pode visualizar voltando um pouco a aula), os
Relatórios de atividades são classificados na classe 003. Essa classe vai reunir
todos os Relatórios de Atividades da instituição em uma caixa (pensando bem
pequeno). Essa caixa vai ser arquivada a partir da codificação que recebeu,
percebeu? Aí está a relação classificação e arquivamento. -
Gabarito: Certa
3. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à
gestão de documentos.
Comentários:
Questão bem direta se você lembra do artigo 3° da lei 8.159/91.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Portanto, fica claro que a produção e avaliação documental fazem parte da
gestão de documentos.
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação
Gabarito: Certa
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4. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de
avaliação.
Comentários:
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinaçãoaprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em
vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Conforme diz a questão, realmente a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela.
Gabarito: Certa
5. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo
inferior a vinte e cinco anos.
Comentários:
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser
menores do que os estabelecidos.
Portanto, um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo
menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011)
Gabarito: Certa
6. (CESPE ± 2016 ± ANVISA ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e
movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermediário.
Comentários:
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Essa é a definição de Protocolo (recebimento, registro, distribuição e
movimentação). E a atividade de Protocolo é típica do arquivo corrente e não
do arquivo intermediário.
Gabarito: Errada
7. (CESPE ± 2016 ± ANVISA ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos
em documento classificado como reservado poderá ser restringido por
até cinco anos.
Comentários:
Veja a lei 12.527/2011, citada no enunciado:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o
seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1° Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a
classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são
os seguintes:
III ± reservada: 5 (cinco) anos.
Gabarito: Certa
8. (CESPE ± 2016 ± ANVISA ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino
final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária.
Comentários:
A questão está invertida: a aplicação da tabela de temporalidade não resulta
no destino final dos documentos, é o destino final que resulta da aplicação da
tabela de temporalidade. E veja bem: o destino final não é a guarda
permanente e intermediária e sim a eliminação ou guarda permanente.
A banca inverteu os conceitos e ainda ficou maluquete falando de guarda
corrente e intermediária na destinação final: nada a ver!
Gabarito: Errada
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9. (CESPE ± 2016 ± ANVISA ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação
atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
Comentários:
Lembrando que a questão é sobre gestão de documentos. A classificação está
diretamente ligada ao conteúdo do documento. Marilena Leite Paes (pág. 98)
até ressalta que é importante conhecer o funcionamento e atividade dos órgãos
que os recebem e produzem. Também cita que devem ser usados os códigos
determinados no plano de classificação. Lembra do código 003 da questão 2?
Então, o 003 é um código representativo do seu conteúdo informativo.
Gabarito: Certa
10. (CESPE ± 2016 ± DPU ± ANALISTA)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue
o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e
digitais.
Comentário:
Relembre que dentro da Classificação Documental possuímos a classificação
quanto ao Gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos,
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. São
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens
fixas.
Gabarito: Errada
11. (CESPE ± 2016 ± DPU ± AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos
documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser
ostensivos ou sigilosos.
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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77
Comentário:
É isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser
protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou
HP�YLJRU��SDVVRX�D�³YDOHU´��HP������
Vamos aproveitar para relembrar a diferença entre natureza do assunto e
natureza do documento.
Natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
Natureza do documento: especial ou especializado
Gabarito: Certo
12. (CESPE ± 2015 ± FUB ± ARQUIVISTA)
Acerca da implementação de programas de gestão de
documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização
e eliminação.
Comentários:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas).
A eliminação é uma consequência da destinação mas não está definida nas
fases da gestão de documentos. Gabarito: Errado
13. (CESPE ± MPOG ± 2015 ± ARQUIVISTA ± CARGO 3)
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de
documentos, julgue o seguinte item.
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de
funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
Comentários:
Hora de retornar ao PUAD!
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação
Noções de Arquivologia p/ STM (técnico judiciário ʹárea
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O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,
Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) (...)
Logo, a questão está errada, pois a fase de Produção trata da elaboração de
documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o
arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade
e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de
vias desnecessárias.
Gabarito: Errado
14. (CESPE ± 2014 ± ANTAQ ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do
programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos,
que depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definirá se o
GRFXPHQWR�GHYH�VH�PDQWHU�³YLYR´�RX�QmR��HOH�GHFLGD�HUUDGR��9DL�TXH�HOH�LPDJLQD�
que algo de elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse
eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação do
programa de gestão de documentos.
Gabarito: Errado
15. (CESPE ± 2014 ± ANATEL ± TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL
passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
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Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz -.
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização,