Proposta para uma Política de Indexação

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA
Ágila Garcia Bezerra
Alice dos Santos Vieira
Élyda Bárbara de Abreu Pacheco
Marciane de Carvalho Feio
Vanessa Almeida Ramos dos Reis
POLÍTICA DE INDEXAÇÃO DA BIBLIOTECA GEÓLOGO RAIMUNDO M.G. MONTALVÃO
 Belém
2017
Ágila Garcia Bezerra
Alice dos Santos Vieira
Élyda Barbara de Abreu Pacheco
Marciane de Carvalho Feio
Vanessa Almeida Ramos dos Reis
POLÍTICA DE INDEXAÇÃO DA BIBLIOTECA GEÓLOGO RAIMUNDO M.G. MONTALVÃO
Trabalho executado na disciplina Linguagem de Indexação ministrada pela Prof. Dr. ª Franciele Redigolo da Faculdade de Biblioteconomia do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal do Pará, para atividade avaliativa.
 
 
Belém
2017
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO................................................................................................ 4
2. IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO.......................................................... 5
3. IDENTIFICAÇÃO DA CLIENTELA................................................................. 6
4. IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS.............................................................. 7
4.1. FINANCEIROS............................................................................................. 7
4.2. HUMANOS................................................................................................... 8
4.3. MATERIAIS.................................................................................................. 8
5. DOMÍNIO DE ASSUNTO ESPECIALIZADO.................................................. 8
5.1. AVALIAÇÃO MEDIANTE BUSCA DO USUÁRIO..........................................8
5.1.1. Identificação do usuário e pesquisa...................................................... 8
5.1.2. Estratégia de busca do usuário.............................................................. 9
5.1.3. Estratégia de indexação.......................................................................... 9
6. AVALIAÇÃO DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO...............................................10
6.1. COBERTURA DE ASSUNTOS.................................................................... 10
6.2. SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DOS DOCUMENTOS FONTES......................... 11
6.3. PROCESSO DE INDEXAÇÃO......................................................................11
6.3.1. Análise de assunto.................................................................................. 12
6.3.2. Exaustividade............................................................................................12
6.3.2.1. Definição..................................................................................................12
6.3.2.2. Orientações............................................................................................ 12
6.3.3. Especificidade......................................................................................... 14
6.3.3.1. Definição.................................................................................................14
6.3.3.2. Orientações............................................................................................. 14
6.3.4.Linguagem Controlada............................................................................. 15
6.3.4.1.Definição.................................................................................................. 15
6.3.4.2.Orientações............................................................................................. 15
6.3.5. Revocação e precisão do sistema......................................................... 15
7. ESTRATÉGIA DE BUSCA........................................................................... 16
8. FORMA DE SAÍDA....................................................................................... 16
9. AVALIAÇÃO DO SISTEMA.......................................................................... 16
10. CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................ 17
 REFERÊNCIAS............................................................................................ 18
 APÊNDICE.................................................................................................. 20
 ANEXOS...................................................................................................... 21
 ANEXO A..................................................................................................... 21 
 ANEXO B...................................................................................................... 22
1 INTRODUÇÃO 
A indexação segundo Chaumier (1988 p.63), “é a parte mais importante da análise documentária. Consequentemente, é ela que condiciona o valor de um sistema documentário”. Com isso, pode-se depreender que a Indexação permite acesso ao documento e a partir dela que se permite a caracterização de tal, através de etapas da informação que se dá a partir da análise, seleção e identificação de termos que melhor representem o conteúdo do documento para uma melhor recuperação da informação pelo usuário que buscá-lo quando for solicitado, e impedir sua recuperação quando não for útil, sendo assim, podemos inferir que a recuperação da informação é o efeito e objetivo da Indexação. 
Para cumprir esse objetivo é que se faz necessária uma Política de Indexação que de acordo com Rubi e Fujita: 
 [...] será norteadora de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões para otimização do serviço e racionalização dos processos. Pode-se dizer então, que a política de indexação é uma decisão administrativa indispensável a um sistema de recuperação de informação, pois, somente depois de seu estabelecimento, é que o sistema em questão poderá definir suas características principais. (RUBI, FUJITA, 2003, p.67)
Dessa forma, entende-se que a Política de Indexação é de suma importância, devido ser um guia em que afeta as decisões, serviços e processos da unidade onde for aplicada. Tendo o foco de suprir as necessidades informativas de um determinado sistema para uma melhor recuperação da informação de acordo com o contexto da organização, clientela e recursos, utilizando-se de elementos e instrumentos que possibilitem o real objetivo. Portanto, a Política de Indexação é de grande valia para as bibliotecas e sistemas de informação, pois possibilita a qualificação de bibliotecários e indexadores para uma maior excelência em seus serviços prestados.
Diante disso, o presente trabalho visa analisar os processos, métodos e criar uma Política de Indexação para a Biblioteca Geólogo Raimundo M.G Montalvão do Instituto de Geociências, (IG) da Universidade Federal do Pará, de acordo com seu contexto, suas necessidades informacionais e de seus usuários, utilizando elementos e instrumentos para que assim possa ocorrer uma eliminação de inconsistências nas entradas de assuntos de autoridades que refletem nos catálogos bibliográficos e que, consequentemente, afeta na recuperação da informação, pois a unidade não possui uma política própria seguindo uma de outra unidade: a da Biblioteca Central - UFPA.
Como metodologia foram realizadas visitas técnicas, entrevista com a bibliotecária responsável pela unidade e aplicação de questionário in loco com os usuários presentes.
2. IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 
A presente organização se trata de uma biblioteca universitária setorial especializada em Ciências Naturais e da Terra, ela é integrante do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal do Pará, nominada como Biblioteca Geólogo Raimundo Montenegro Garcia de Montalvão, localizada na Cidade Universitária Prof. José da Silveira Netto; Av. Augusto Corrêa, 1, Institutode Geociências - Campus Básico. Seu horário de funcionamento é de 2ª a 6ª das 8h às 18h.
Ela dispõe de apostilas, congressos, TCC’s, dissertações, teses, folhetos, livros, projetos e separatas em seu Acervo Geral; bem como periódicos nacionais e estrangeiros; materiais especiais (mapas, fotografias aéreas, foto índices, imagens de radar, disquetes, CD-ROM e DVD) e obras de referências (dicionários, catálogos e enciclopédias).
Por ser uma biblioteca especializada de uma Universidade, ela tem por objetivo disseminar a informação prestando serviços de apoio aos três eixos estruturantes de ensino, pesquisa e extensão, através de atividades como: empréstimo, treinamento de usuário, comutação bibliográfica e pesquisa local, sempre proporcionando as ferramentas necessárias para o acesso à informação técnico-científica. 
A consulta está sendo feita via terminal de computador direto no balcão de empréstimo e pelo Sistema Pergamum através do catálogo online da Biblioteca Central. Os CD´s de dissertações e teses dos Programas de Pós-Graduação em Geologia, Geoquímica e Ciências Ambientais podem ser consultados e copiados em CR-ROM nos terminais da biblioteca.
A biblioteca desfruta de uma área física de 600 m2, para atender especificamente, aos programas de Pesquisa e Pós-Graduação desenvolvidas pelo Instituto de Geociências da UFPA. Atualmente, o espaço possui um acervo de 19.221 títulos e 70.629 exemplares, constituído de livros, periódicos, materiais especiais, obras de referências etc. No Sistema Pergamun, estão inseridos 1.695 títulos e 3.385 ex. de livros, folhetos, projetos e 185 adicionais em CD-ROM. Toda aquisição é feita por compra através de projetos, doação ou permuta.
Obteve-se pelo sistema Pergamum, através da bibliotecária, a estatística de empréstimo e pesquisa da biblioteca e os dados obtidos foram de que os assuntos 
Ciências da Terra, Petrologia, Rochas Ígneas, Rochas Metamórficas e rochas 
Sedimentares, respectivamente, são os mais pesquisados, sendo então, os assuntos de maior interesse da clientela que usufrui da unidade de informação em questão.
3. IDENTIFICAÇÃO DA CLIENTELA 
Para realizar a identificação dos usuários, foi utilizado um questionário (apêndice), elaborado de acordo com o entendimento do material disponibilizado em sala de aula para que, enfim, fosse realizado o mapeamento de informações acerca do perfil dos frequentadores do espaço.
A aplicação desse questionário foi realizada nos dias 06 e 07 de fevereiro de 2017, no horário de 14 às 17h, mediante um processo não probalístico constituído de 20 alunos que usufruem do espaço.
A partir disso, foram obtidas as seguintes informações: 
•	A área de maior interesse é a Geociências, uma vez que a biblioteca é especializada nesse campo e atende a graduandos dos cursos ligados a Ciências Naturais e da Terra, como: Geofísica, Geologia, Meteorologia e Oceanografia.
•	A clientela do espaço é homogênea, isto é, atende a um público específico. No levantamento realizado, a maior parte dos entrevistados eram graduandos da área, por isso, há necessidade de um vocabulário controlado que atenda a essa demanda.
•	Existe preferência por parte dos usuários no processo de busca de documento, pois não exige precisão de abrangência de temas, visto que a biblioteca é especializada. Isso influencia na escolha do Software utilizado no espaço que é variado e inclui: Google Acadêmico, Pergamum, RIUFPA e IBGE. Dentre eles, o mais utilizado é o Google Acadêmico, por ser mais simples e fácil manipular.
•	Quanto a busca, foi verificado a escolha do usuário em delegar ou ele próprio coordenar e grande parte opta por conduzi-la, pois eles acreditam que o tempo de busca reduza. Eles relatam que a procura pode variar de 3 a 60 min, dependendo da necessidade. 
•	Grande parte dos acadêmicos possuem conhecimento de Língua Estrangeira, em especial do Inglês. Sendo assim, existe a possibilidade de serem inseridos termos estrangeiros (vocábulos, termos de pesquisa) no processo de Indexação.
•	Para os clientes, o formato de saída da apresentação dos resultados de busca deve ser, preferencialmente, em forma de Referências, em razão de a localização tornar-se mais fácil e precisa, tanto na internet quanto no acervo. 
Por fim, os usuários relatam a insatisfação com o sistema de recuperação de informação, pois a Política de Aquisição de Materiais segue grande parte de doações e isso acarreta na “desatualização informacional”, uma vez que as descobertas no campo da Geociências encontram-se em expansão e renovação e eles que, futuramente, adentrarão no mercado de trabalho consideram de suma importância estarem ligados às novas descobertas relacionadas a área de atuação dos mesmos.
4. IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS
Com base na pesquisa executada, alguns dos fatores que contribuem para o funcionamento da biblioteca e para que as informações sejam organizadas e recuperadas faz-se necessário a utilização de recursos humanos, financeiros e de material, especificados abaixo segundo o contexto da unidade de informação do IG.
4.1. FINANCEIROS
A bibliotecária informou que a unidade de informação não possui recursos próprios para fazer orçamento e planejar as ações diretamente de compra e manutenção. Quando necessita de algum serviço referente ao sistema financeiro é passado por processos administrativos que através de memorando é feita a solicitação para a Instituição nos quais incluem a aquisição de computadores, ar condicionado, limpeza, reparos estruturais e manutenção de equipamentos e do sistema de recuperação, dentre outros. Havendo uma interligação entre a Instituição e o Instituto do IG. 
O único recurso próprio que a biblioteca tem acesso diretamente é advindo da venda de alguns livros que ficam nos expositores da mesma. Seu acervo é composto basicamente por doações de livros, mapas, periódicos e materiais repostos TCC’s, teses, dissertações. A obtenção de livros se dá quando existe algum projeto de pesquisa que, posteriormente, é doado para o acervo da biblioteca. 
4.2. HUMANOS
Ela dispõe de dois bibliotecários, três técnicos administrativos e quatro estagiários desempenhando suas atividades, viabilizando, assessorando e prestando serviço à comunidade usuária.
4.3. MATERIAIS
 	Após a visita técnica, observamos que a estrutura e os recursos oferecidos pela biblioteca universitária consistem em um ambiente refrigerado, bem iluminado, com câmeras de segurança, banheiros acessíveis, acesso à internet, sensores anti-furto, armários para os usuários e um aparato de materiais específicos dos cursos atendidos. Além de possuir os seguintes espaços: duas salas de estudo em grupo, salão com capacidade para 32 pessoas, 26 biombos individuais, três computadores para acesso ao Portal da Capes e outros sites de pesquisa, leitura de CD´s e DVD's da biblioteca.
5. DOMÍNIO DE ASSUNTO ESPECIALIZADO
A biblioteca a qual o sistema está vinculado reúne documentos da área de Ciências Naturais e da Terra, nesse contexto, foi selecionado a Geologia como o assunto a ser analisado dentro deste vasto campo que é a Geociência.
5.1. AVALIAÇÃO MEDIANTE A BUSCA DO USUÁRIO
A seguir estão descritas as etapas de avaliação do sistema de recuperação da informação analisado neste trabalho.
5.1.1 Identificação do usuário e pesquisa
O discente Luís Fernando Freitas de Sousa do curso de graduação em Geologia da UFPA, foi o usuário escolhido para realizar a busca na base de dados em avaliação. Foi solicitado que ele realizasse uma pesquisa no sistema, ao passo que o mesmo digitou no campo de busca do Sistema Pergamum o título de um livro que segundo o acadêmico, fora indicado no Plano de Ensino de determinada disciplina de sua graduação. Em seguida, os resultados obtidos na pesquisa foram três referências do livro Decifrando a Terra, a saber: 
Decifrando a Terra – 2 ed./2009 – (livro)
1. TEIXEIRA, Wilson (Org.) Decifrando a Terra. 2 ed. São Paulo: CompanhiaEditora Nacional, 2009. 623 p. ISBN 9788504014396. (broch.)
Decifrando a Terra/2000 – (livro)
2. TEIXEIRA, Wilson (Org.) Decifrando a Terra. São Paulo: Oficina de textos, 2000. Viii, 557 p. ISBN 8586238147 (broch.).
Decifrando a Terra/2000 – (livro)
3. TEIXEIRA, Wilson (Org.) Decifrando a Terra. São Paulo: Companhia Editora Nacional, c2000 viii, 557 p. ISBN 9788504014396. (broch.).
Logo após o usuário fez um breve resumo do conteúdo do livro e apontou algumas palavras chave sobre o documento, são: 
Composição do Planeta Terra;
Recursos Naturais;
Processos superficiais da Terra;
5.1.2 Estratégia de busca do usuário e da pesquisa 
Durante a busca no Sistema de Informação, o usuário demonstrou domínio da base de dados a qual efetuou a busca, portanto, não houve a necessidade de obter auxílio de terceiros para operar o sistema. Desse modo, a estratégia de busca foi a de caráter não delegada, em que o próprio estudante resgata as informações que lhe são pertinentes e úteis, conferindo maior liberdade ao pesquisador na escolha dos documentos de seu interesse.
O sistema não foi eficiente, pois durante a pesquisa, ele recuperou apenas três resultados, no entanto, ao procurar nas estantes do acervo geral onde se pode ter livre acesso às obras, foram encontrados aproximadamente seis exemplares que não foram recuperados na busca devido à má indexação e a falta de uma Política de Indexação própria da biblioteca.
5.1.3 Estratégia de Indexação
A partir das referências recuperadas foi solicitado para o bibliotecário sendo ele o responsável pelo processo, para refazer a catalogação de assunto do documento selecionado que foi no caso o livro: Decifrando a terra, ele se dispôs a mostrar passo a passo do processo que é feito através do sistema Pergamum utilizando o Marc 21.
Segundo ele, o primeiro passo é preencher os campos de autoridades, relacionados a autor, assunto, entre outros, depois de preencher os campos dentre eles possui um chamado assunto tópico que é o 650, onde pode consistir de um ou mais termos gerais atribuídos ao registro bibliográficos a fim de proporcionar acesso ao mesmo. Neste campo, existem espaços chamados de ordem para colocar escritores, sendo que não há uma quantidade específica de quantos termos podem ser inseridos e ainda possui um sub campo em que se preenche com o assunto principal representado pela letra “a”, área geográfica representado pela letra “z” e sub-assunto pela letra “x”. 
Com isso, a partir do material “Decifrando a Terra”, ele fez uma rápida leitura do documento e selecionou o termo “Geociências” onde, a partir disso foi pesquisar em outras bases de dados como Library of Congress, Biblioteca Nacional e PUC- Paraná, sendo recomendadas pela Biblioteca Central da UFPA, por seguir a Política de Indexação da mesma, e assim constatou-se que o termo é autorizado, podendo então ser utilizado.
Todo esse processo realizado, já havia sido executado antes com esse material, então ele selecionou apenas os descritores que já estavam indexados como, “Geociências” e “Geologia”. A partir dessas informações, constatou-se que o catalogador utilizou uma linguagem controlada, pós-coordenada.
6. AVALIAÇÃO DA POLÍTICA DE INDEXAÇÃO
	A seguir serão avaliados os elementos de Indexação que se encaixam no âmbito da biblioteca do Instituto, conforme o contexto, o local e o estudo de usuários.
6.1. COBERTURA DE ASSUNTOS
O conhecimento no espaço se desenvolve com especificidade, uma vez que a biblioteca tem seu público alvo específico que buscam por informações direcionadas a área da Geociências e por isso, não há necessidade em abranger temas.
Sendo assim, a cobertura de assunto possui um tratamento profundo, já que não existe generalidade nos temas, o assunto central está definido para atender a demanda dos cursos do Instituto que a biblioteca está inserida.
6.2. SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DOS DOCUMENTOS FONTES 
Esse processo é de relevante importância, pois é nessa quesito que ocorre a atualização das informações documentárias dos usuários. 
No caso da biblioteca do Instituto, foi verificado através do questionário e da entrevista com a bibliotecária responsável que a qualidade dos documentos do acervo físico então consideravelmente boas, porém há necessidade de novas aquisições, já que as informações contidas no espaço já não atendem a demanda que frequenta diariamente o espaço. 
Por não possuírem recursos financeiros próprios, já que são interligados com a Universidade, eles enfrentam diversos processos burocráticos para que haja a compra de materiais documentários e por isso, mantém o acervo físico por meio de doações e permuta.
6.3. PROCESSO DE INDEXAÇÃO 
Como é sabido, a indexação elucida-se pela maneira que se representa os conceitos presentes em um determinado documento, de forma que permita sua recuperação. 
O desígnio imprescindível da indexação é o de retratar tematicamente esses documentos, através de termos, organizadores em índices, que podem também ser denominados de descritores ou metadados. 
Tal atividade é indispensável em um centro de informação especializado de uma comunidade universitária por exemplo, como é o caso da Biblioteca do Instituto de geociências da Universidade Federal do Pará. 
Para colocar isso em prática necessita-se de normas, regras para regerem a prática desse exercício, uma Política de Indexação. 
Compreende-se por Política de Indexação um conjunto de condutas, métodos e mecanismos imergidos em um contexto de gestão e envolvidos pela cultura organizacional da biblioteca. 
A implementação de uma política de indexação para a Biblioteca do Instituto de Geociências, que é objeto de estudo desse trabalho, é de fundamental relevância. E para a criação dessa política sugere-se o uso de normas, como a NBR 12676 como principal fonte para auxiliar no processo de indexação. Segundo essa NBR, o processo de indexação consiste de três etapas: análise de assunto, identificação dos conceitos e tradução.
6.3.1. Análise de assunto 
A análise de assunto de um documento é o passo inicial do processo de indexação e constitui-se do mecanismo de leitura documental para percepção do seu conteúdo geral, para assim fazer a designação das concepções expressas nele. Segundo alguns autores é a etapa intelectual da indexação (Nunes, 2004). “O processo de ler um documento para extrair conceitos que traduzam a sua essência é conhecido como análise de assunto para alguns, análise temática para outros, ou, ainda, análise documental, análise de conceitos ou, mesmo, análise de conteúdo” (Naves, 2004, p. 5). 
Esse procedimento tem como propósito fundamental a relatação e a reprodução fiel do que contém nos documentos por meio de palavras compendiadas e estruturadas, concebendo em seu conjunto uma linguagem controlada e representativa das formulações contidas nos documentos (Silva, 2002)
	Portanto, o profissional da informação responsável por fazer o processo de indexação na biblioteca em questão, deve dar início à esse processo através uma leitura técnica que assegure que qualquer informação não seja ignorada; todo corpo do documento deve ser inspecionado, título, subtítulo, resumo, sumário, ilustrações, referências, palavras em destaque e os outros itens e tópicos contidos no material. 
Ou seja, é preciso compreender o conteúdo como um todo, identificar os conceitos que representam esses conteúdos e selecionar os conceitos válidos para a recuperação. O bibliotecário indexador da instituição deve desempenhar uma análise em todas as secções impertinentes do documento. Além disso, deve-se conhecer a clientela e buscar entender as suas necessidades. 
6.3.2 Exaustividade
A seguir serão definidos o conceito e alguns aspectos relativos a exaustividade.
6.3.2.1 Definição 
“[...] uma medida de extensão em que todos os assuntos discutidos em um certo documento são reconhecidos na operação de indexação e traduzidos na linguagem do sistema. ” (LANCASTER, 1968 apud CARNEIRO, 1985, p. 232). 
6.3.2.2Orientações
Esta Política orienta a aplicação dos níveis de exaustividade conforme os tipos de documentos presentes na biblioteca.
Será utilizado o quadro abaixo elaborado com base nas pesquisas sobre Indexação realizadas pelo Grupo de estudos de Indexação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, ele foi adaptado tendo em vista atender a necessidade da biblioteca, objeto deste trabalho, para definir o número de descritores que deverão ser utilizados no processo de indexação recomendados nessa Política. 
 Quadro 1- Número de descritores por tipo de documento
	Tipos de documentos
	Quantidade de descritores por documentos
	
	Até 2
	Até 3
	Até 4
	Até 5
	Até 8
	Anais de eventos
	
	
	
	X
	
	Apostilas
	
	
	X
	
	
	Atlas
	
	X
	
	
	
	Bibliografias
	X
	
	
	
	
	Capítulos de livros
	
	
	
	
	X
	Catálogos 
	X
	
	
	
	
	CD-ROM
	
	X
	
	
	
	Dicionários
	
	X
	
	
	
	Dissertações
	
	
	
	
	X
	Disquete
	
	X
	
	
	
	DVD 
	
	
	X
	
	
	Enciclopédias
	
	X
	
	
	
	Folhetos
	
	
	X
	
	
	Fotografias
	
	
	X
	
	
	Livros
	
	
	
	
	X
	Monografias de especialização
	
	
	X
	
	
	Mapas
	
	
	X
	
	
	Periódicos
	
	
	X
	
	
	Resenhas 
	
	X
	
	
	
	TCC’s
	
	X
	
	
	
	Teses
	
	
	
	
	X
	Trabalhos de eventos
	
	
	
	
	X
Fonte: elaborado pelo autor
Este quadro servirá como guia ao indexador para orientá-lo na escolha dos termos que irão representar a essência do conteúdo dos documentos, de acordo com o número máximo de descritores autorizados por esta Política.
Em se tratando da área Ciências Naturais e Terra, o indexador deverá fazer a indexação exaustiva, visto que a biblioteca em que o Sistema de informação está vinculado engloba os cursos de graduação e pós-graduação do Instituto de Geociências.
Quando o assunto não for da área que a biblioteca é especializada, a indexação se dará de forma menos exaustiva. 
6.3.3. Especificidade 
Abaixo serão definidos o conceito e alguns aspectos relativos a especificidade.
6.3.3.1 Definição
“[...] a extensão em que o sistema nos permite ser precisos ao especificarmos o assunto de um documento que estejamos processando. ” (FOSKET, 1973 apud CARNEIRO, 1985, p. 232).
6.3.3.2 Orientações
A partir do questionário aplicado com a comunidade acadêmica assistida pelos serviços da Unidade de Informação deste trabalho, pode-se avaliar que os assuntos devem ser tratados da maneira mais específica possível levando em conta o número de descritores fixados pelo quadro anteriormente apresentado. Os usuários da biblioteca do IG são em sua maioria estudantes de graduação, e pelo perfil dos usuários obtido mediante análise do questionário optou-se pela indexação específica, pois o pesquisador habitual da biblioteca possui conhecimento dos assuntos cobertos pelo sistema e sabe aquilo que está procurando.
Portanto, para temáticas particulares da área de Ciências Naturais e da Terra a indexação deverá ser específica, e se por ventura houver em algum documento assuntos não relacionados a esta área do conhecimento, estes, deverão ser indexados com termos mais genéricos, visto que não são requisitados com grande frequência em comparação com os relacionados à Geociência.
6.3.4. Linguagem Controlada pós-coordenada
A seguir serão definidos alguns aspectos relativos a linguagem escolhida para realizar o processo de indexação.
6.3.4.1 Definição
 “A linguagem controlada é aquela construída com o objetivo de eliminar possíveis problemas do vocabulário natural, como a ambiguidade, facilitar a entrada e a saída de dados de um sistema de informações e permitir uma maior consistência na indexação. ” (SILVA, et al.,2014)
6.3.4.2. Orientações 
Conforme estudo e análise da realidade da biblioteca do IG, preferiu-se empregar uma linguagem controlada pós- coordenada, já que no tópico 4 deste trabalho é possível constatar a limitação de recursos financeiros para fazer uso de outro tipo de linguagem. Nesse cenário, a alternativa mais viável é a utilização de uma linguagem controlada. Apesar de que com a linguagem controlada o processo de busca se torna mais lento, a vantagem é que há uma maior revocação dos documentos, o que evita com que ocorram os silêncios e ruídos mencionados por Chaumier.
Esta Política recomenda o uso de tesauros específicos da área de Ciências Naturais e da Terra para a realizar a validação dos termos que serão empregados na indexação, além de determinar ainda que se utilize as listas de termos da Biblioteca Nacional e da PUC-PR, para verificar se os termos selecionados na indexação são ou não autorizados. Pois como mencionado anteriormente seria dispendioso construir um vocabulário próprio para a biblioteca, pelas circunstâncias já expostas no tópico sobre os recursos disponíveis para o funcionamento da Unidade de informação. Dessa forma, o processo de indexação visará a economia de recursos financeiros visto que há todo um trâmite para aquisição desses.
6.3.5. Revocação e Precisão do Sistema
Sobre esse processo, devem- se investir recursos financeiros, físicos e humanos massivos no sistema tecnológico da Unidade de Informação, pois como foi analisado anteriormente, o atual não obteve um bom resultado na Revocação do Sistema, não assegurando um número relevante de documentos, mesmo que sua capacidade de Precisão tenha sido satisfatória em filtrar só os documentos significativos, continuou prejudicando o usuário que necessitava da informação.
Dessa maneira, a partir dos recursos humanos investidos, os profissionais que atuarem essa área sevem estar capacitado para realizar um bom trabalho, fazendo estudo dos usuários, do contexto e da unidade ao qual o sistema irá ser aplicado, para que assim, o sistema possa ter uma boa capacidade de Revocação e Precisão, facilitando o acesso à informação para o usuário.
7. ESTRATÉGIA DE BUSCA
A respeito desse tópico, a estratégia de busca fica a critério do usuário, se ele sabe manusear e se sistema está correspondendo a suas expectativas para realizar sua pesquisa com conforto, caso contrário, ele pode delegar essa busca a algum profissional que esteja disponível e esses profissionais, seja o bibliotecário, estagiário ou quem estiver responsável por essa função, deve estar preparado e capacitado para atender as necessidades informativas do usuário.
8. FORMA DE SAÍDA 
Depois dos documentos serem indexados são colocados no sistema em formato de referências bibliográficas ao qual o público alvo tem acesso que segundo um questionário feito com alguns alunos da biblioteca Geociências é a forma que eles preferem, porém no sistema de recuperação devem estar inseridos outras opções de recuperação como por exemplo em resumos e números de acesso.
9. AVALIAÇÃO DO SISTEMA
A avaliação do sistema consiste em saber quanto tempo o usuário faz a busca e se a recuperação dos resultados são satisfatórias para ele. Após esse processo de avaliação pode-se identificar o que ocorreu de errado para poder fazer as necessárias correções. Foi observado que o sistema da biblioteca Geociências apresentou falhas na busca como mencionado anteriormente não recuperando todas as referências que haviam no acervo apresentando ruídos na recuperação da informação.
Dentre os itens avaliados temos:
Tempo de resposta do sistema
Quantos documentos foram recuperados e quantos estavam no acervo que apresentaram silêncio.
Precisão 
Revocação
Considerando também que devem ser analisados alguns quesitos como: grau de experiência de usuários, assunto coberto pelo sistema, termos utilizadas para busca e quais estratégias o usuário utilizou.
Com base nestas observações é necessário inserir na base de dados todas as referências que estão no acervo possibilitando ao usuário saber o que está disponível para consulta e empréstimo, e oferecer para palestras,treinamentos promovendo a melhor interação deles com o sistema ao qual estão utilizando, além do mais, investimentos na qualificação de indexadores visando o aprimoramento na indexação para obter melhores resultados e satisfação dos usuários nas suas pesquisas e recuperação da informação.
10. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A partir do que foi exposto através de pesquisa em campo e materiais colhidos, pode-se depreender que a Política de Indexação é necessária e única para cada unidade de informação, pois toma como requisitos básicos para sua concretização um estudo do local, contexto e demanda, sendo assim cada unidade tem suas características particulares.
Este trabalho foi realizado com o intuito de criar uma Política de Indexação para a Biblioteca do IG, para melhor orientar os profissionais responsáveis no processo da indexação, reduzindo as inconsistências das entradas de assuntos no sistema e vir a contribuir nas práticas de seu trabalho, qualificando a recuperação da informação com foco no usuário.
REFERÊNCIAS
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 12676: Métodos para análise de documentos – Determinação de seus assuntos e seleção de termos de Indexação – elaboração. Rio de Janeiro, 2000.
CARNEIRO, Marília Vidigal. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v. 14, n. 2, p. 221-241, set. 1985.
CHAUMIER, Jacques. Indexação: conceitos, etapas e instrumentos. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v. 21, n.1/2: p.63-79, jan./jun. 1988.
FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. A identificação de conceitos no processo de análise de assunto para indexação. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v.1, n.1: p. 60-90, jul./dez. 2003.
GUIMARÃES, José Augusto Chaves. Abordagens teóricas de tratamento temático da informação: catalogação de assunto, indexação e análise documental. São Paulo: Ibersid, 2009.
NAVES, Madalena Martins Lopes. Curso de Indexação: Princípios e técnicas de indexação, com vistas à recuperação da informação. Belo Horizonte: Biblioteca da Universidade Federal de Minas Gerais, 2004. 22 p. Disponível em: http://www.finaltec.com.br/oicd/uploads/principios_tecnicas_de_indexacao.doc>. Acesso em: 09 mar. 2017.
NUNES, Cláudio Omar. Algumas considerações acerca da ausência de políticas de indexação em Bibliotecas brasileiras. in Biblos. Rio Grande: Biblos, 2004. 55-66 Pp.
RUBI, Milena Polsinelli; FUJITA, Mariângela Spotti Lopes. Elementos de política de indexação em manuais de indexação em sistemas de informação especializados. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 8, n. 1, p. 66-77, jan./jun. 2003. 
SILVA, Ana Cristina. A Biblioteca Escolar e o conhecimento: classificar e indexar, 2002. Disponível em: http://eprints.rclis.org/archive/00008962/01/A_Biblioteca_Escolar_e_o_acesso_ao_conhecimento.pdf>. Acesso em: 09 mar. 2017.
SILVA, Ana Paula Araújo Cabral da, et al. Política de indexação do sistema de bibliotecas da universidade federal do rio grande do sul (SBUFRGS), Porto Alegre: UFRS, 2014.
Disponível em: http://www.ufrgs.br/documenta/documentos/politica-de-indexacao-do-sistema-de-bibliotecas-da-universidade-federal-do-rio-grande-do-sul-sbufrgs.>. Acesso em: 10 mar. 2017.
APÊNDICE
Questionário respondido pelos usuários presentes no espaço
ANEXO
ANEXO A - Número de descritores por tipo de documento
	Tipos de documentos
	Quantidade de descritores por documentos
	
	Até 2
	Até 3
	Até 4
	Até 5
	Até 8
	Anais de eventos
	
	
	
	X
	
	Analíticas de periódicos 
	
	
	
	
	X
	Atlas
	
	X
	
	
	
	Bibliografias
	X
	
	
	
	
	Biografias
	
	X
	
	
	
	Capítulos de livros
	
	
	
	
	X
	Catálogos 
	X
	
	
	
	
	Compêndios
	
	
	X
	
	
	Dicionários
	
	X
	
	
	
	Dissertações
	
	
	
	
	X
	Enciclopédias
	
	X
	
	
	
	Entrevistas
	
	
	X
	
	
	Filmes
	
	
	X
	
	
	Folhetos
	
	
	X
	
	
	Fotografias
	
	X
	
	
	
	Guias
	X
	
	
	
	
	Legislação
	
	X
	
	
	
	Livros
	
	
	
	
	X
	Monografias de especialização
	
	
	X
	
	
	Manuais
	
	
	X
	
	
	Mapas
	
	
	X
	
	
	Normas
	
	X
	
	
	
	Patentes
	
	
	
	X
	
	Periódicos
	
	
	X
	
	
	Programas de computador
	X
	
	
	
	
	Relatórios
	
	
	X
	
	
	Resenhas 
	
	X
	
	
	
	Resumos 
	X
	
	
	
	
	TCCs
	
	X
	
	
	
	Teses
	
	
	
	
	X
	Tratados
	
	
	
	X
	
	Trabalhos de eventos
	
	
	
	
	X
Fonte: Grupo de estudos de indexação da UFRGS.
ANEXO B
Arquivos disponibilizados pela Bibliotecária do Instituto