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ARQUIVOLOGIA Classificação Dos Arquivos SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal. Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina. SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Arquivo especial Depende do SUPORTE Arquivo especializado Depende do ASSUNTO SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando divulgadas. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação. Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; O grau de sigilo divide-se em três categorias: ultra-secreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos. Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que regulamenta o Acesso a Informações. SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre. Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões gerais. O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma restrição decorrente de regulamentação. SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros. Tipos de Arquivos Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais. Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos, cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais. Competências dos Arquivos Setoriais: » racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados; » conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados; » manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos; » atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia; » participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central; » elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados; » elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos); » orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central; » zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia; » exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais. Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. Centraliza as atividades de um arquivo corrente. Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam reunidos em um único local, mas também há a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas atividades são realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso. Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à fase corrente de arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou próximos a estes. Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo central) as atividades do arquivo corrente. Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.
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