Arquivologia MPU

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Arquivologia 
Técnico 
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Cruzada 1 
ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS 
CORRENTES 
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de 
uma metodologia para o fim de ___12___ a criação, o uso, a 
manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, 
visando alcançar a ___1___ da informação e a disponibilizar para 
pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a 
___6___ de pessoal, espaço físico e equipamento (material 
permanente e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às atividades de ___4___, 
registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos 
correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional 
das ___2___ a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e 
Comunicação ou outras denominações similares. 
Embora as atividades de ___10___, expedição e arquivo corrente 
sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas 
à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores 
as atividades dos arquivos correntes: 
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: 
Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as 
correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de 
protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto 
superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data 
a primeira distribuição e o ___14___ de assunto, se for o caso; 
elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; 
encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; 
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas 
vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, 
espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, 
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primeira distribuição; ___8___ a segunda via da ficha ao documento 
encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do 
protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos 
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade 
competente; etc. 
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do 
protocolo; verificar se não faltam folhas ou ___13___; numerar e 
completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; 
expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, ___11___ 
ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. 
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as 
informações contidas nos documentos para tomada de decisão e 
___5___ de direitos e obrigações. Para se alcançar tais objetivos é 
necessário à utilização de método que veremos mais à frente. 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos 
arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao 
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e 
completa da informação. De modo geral, os documentos só podem 
ser consultados ou cedidos, por ___9___, aos órgãos que os 
receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades 
a que se referem os documentos e às ___3___ superiores, na 
mesma linha hierárquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os 
documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo, para 
facilitar o profissional deve colocar uma “Guia fora” no lugar, 
informando onde se encontra o documento. A utilização da “guia 
fora” facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas 
não devolvidas no prazo estipulado. 
e) Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como 
___7___, há outros aos quais se faz referência com menos 
frequência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a 
conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. 
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Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso 
dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de 
documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e 
implantadas. 
 
 
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Cruzada 2 
CONCEITO DE ARQUIVO 
Uma visão moderna de conceito de ___12___, segundo Solon 
Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de 
documentos oficialmente produzidos e ___11___ por um governo, 
organização ou firma, no decorrer de suas ___3___, arquivados e 
___15___ por si e seus sucessores para efeitos futuros 
Segundo a Lei nº 8159 , consideram-se arquivos os conjuntos 
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
___14___ de caráter público e entidades privadas, em decorrência 
do ___7___ de atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a ___2___ dos 
documentos. 
FINALIDADE DOS ARQUIVOS 
-servir à ___10___, constituindo-se, consequentemente, em 
base do conhecimento da ___6___. 
FUNÇÃO 
-guarda e ___1___ dos documentos, visando a sua utilização. 
IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais 
organizados compreenderam o valor dos documentos e 
começaram a reunir, conservar e ___4___ os materiais em que 
fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, 
econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. 
Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos 
___5___ culturais da época mas também com a finalidade de 
proteger a integridade dos documentos que atestavam a ___13___ 
de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história 
de sua grandeza. 
Em uma empresa, as informações existentes devem estar 
devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios 
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de prioridade quanto a sua ___9___ para decidir o que fazer no 
momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, 
seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo 
de fornecer informações ___8___ para a manutenção das 
necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
 
 
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Caça Palavras 1 
Arquivologia 
Especializado 
Permanentes 
Caixas 
Localizacao 
Corrente 
Fichas 
Setoriais 
Consultar 
Documentos 
Formularios 
Genero 
Projetos 
Arquivamento 
Hierarquicos 
Carimbar 
Decretos 
Manuais 
Organograma 
Audiovisuais 
Referencia
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Caça Palavras 2 
Arquivamento 
 
Recuperacao 
Autoridades 
Protocolo 
Anexar 
Recebimento 
Anexos 
Malotes 
Comprovacao 
Controlar 
Coordenacao 
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JOGO DA FORCA 
Jogue com os amigos 
As palavras respostas estão no final do encarte 
1. _ _ _ _ _ _ 
2. _ _ _ _ _ _ _ _ _ 
3. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 
 
 
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4. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 
5. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 
6. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 
7. _ _ _ _ _ _ _ _ 
 
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Respostas das cruzadas 
 
Cruzada 1 
 
 
Cruzada 2 
 
Respostas dos Jogos da Forca 
1. Fichas 
2. Setoriais 
3. Documentos 
4. Formularios 
5. Arquivamento 
6. Hierarquicos 
7. Carimbar 
8. Manuais 
9. Audiovisuais 
10. Protocolo 
11. Anexar 
 
 
 
 
Atualizações semanais de 
todos os editais e matérias 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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